Page 102

01 2013

in zaken

Wat kan een reden zijn om een evenement te (laten) organiseren? 1 Een jubileum (het bedrijf bestaat bijvoorbeeld 10,25 50 of 75 jaar) 2 De opening van een nieuw pand of een nieuwe locatie. 3 Teambuilding. Alle neuzen weer dezelfde kant op. 4 Een jaarlijks terugkerende gebeurtenis, zoals de presentatie van de jaarcijfers e.d. (dit kan vaak veel creatiever worden georganiseerd, dan het doorgaans gebeurt.) 5 Je wilt Sales een boost geven.

Als je iets wilt organiseren: welke 5 vragen moet je jezelf dan stellen? 1 Hoe groot(s) moet het evenement zijn? Is het alleen intern of ook voor externe relaties? 2 Bepaal het budget 3 Vraag jezelf af: ‘Kijken we naar het verleden of richten we ons op de toekomst?’ 4 Toets het evenement aan de communicatiedoelstellingen van het bedrijf. 5 Past het gekozen thema bij de bedrijfscultuur?

geweest. Been there, done that. Daar loop je dus niet meer zo warm voor. Althans, het voelt niet meer bijzonder aan. Precies daarom gaan wij voorafgaand aan het evenement intensief in gesprek met onze opdrachtgevers. En ook daar merkt men al aan ons dat we niets aan het toeval overlaten.” Corina legt uit dat eerst zo goed mogelijk het doel van de bijeenkomst moet worden bepaald. “Wordt er bijvoorbeeld een interne of externe boodschap gecommuniceerd? Welke ideeën zijn er al? Hoe vindt de reguliere communicatie plaats? Wat is er in het verleden al georganiseerd? En, niet onbelangrijk: welk budget heeft de opdrachtgever vrijgemaakt voor het evenement?” “We duiken als het ware dus in de genen van de opdrachtgever. Wij zijn er namelijk van overtuigd dat een feest of evenement intrinsiek moet passen bij het bedrijf én bij de doelstellingen. Om

102

Zelf organiseren?

vragen zijn voorgelegd. Wij kunnen een opdrachtgever vrijwel altijd budget besparen en onszelf dus voor een aanzirnlijk deel terug verdienen door scherp naar offertes te kijken.

Corina erkent dat veel bedrijven natuurlijk ook prima zélf een evenement kunnen organiseren. “Toch zit daar ergens een beperking. Zo moet meestal een groep medewerkers worden vrijgemaakt van de reguliere werkzaamheden. En daar zit een bedrijf ook niet altijd op te wachten. Dat kost dubbelop geld. Het is op dat moment immers ‘een dingetje’ erbij. En precies daar worden dan kansen gemist. Als een bedrijf namelijk zelf helemaal moet uitzoeken wat bijvoorbeeld de beste inkoop is op het gebied van catering, dan weet je nooit zeker of je écht bij het beste bent uitgekomen. Bovendien is het organiseren van een event voor medewerkers niet een dagelijkse klus; de vraag is dan of werkelijk aan alles is gedacht en of ook echt aan potentiële leveranciers alle

De referentieportefeuille van Event Department is imposant. Zo zijn Corina en haar medewerkers betrokken bij praktisch elke filmpremière in Amsterdam. “Van Skyfall van James Bond tot aan The Fast and the Furious, Harry Potter en De Smurfen ….. Elke première heeft natuurlijk zijn eigen stijl en elke filmmaatschappij heeft zijn eigen wensen. Soms krijgen we pas 2 weken van te voren te horen dat er een première wordt georganiseerd en dat de grote acteurs uit Amerika overkomen. En ja, dan is het dus rennen voor ons. Hard werken! Maar ook hier geldt dat we altijd de belangrijkste doelstelling in de gaten moeten houden en bij filmpremières is dit natuurlijk de PR-waarde; elke film moet gepromoot worden. Deze moet stan-

creatief succesvol van start te gaan, proberen we de achtergrond – en misschien zelfs wel de bedrijfscultuur! - te duiden.”

Sport & Life 2013 Zomer editie  
Sport & Life 2013 Zomer editie  
Advertisement