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La conservazione diretta delle fatture passive E.D.I.

Milano 11 Novembre 2009

Avv. Giorgio Confente giorgio@studioconfente.eu

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Le fatture E.D.I.: normativa di riferimento

Direttiva dell’Unione europea 2006/112/CE Raccomandazione della Commissione CE n. 94/820/Ce del 19 ottobre 1994 Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 Decreto del Presidente della Repubblica 26 Ottobre 1972, n. 633 Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 52 - Codice della Pubblica Amministrazione Digitale Decreto del Ministero dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004 Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11

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L’emissione fatture E.D.I.: normativa comunitaria (articoli 232 e 233 della direttiva 2006/112/CE)

TRASMISSIONE FATTURE EMESSE

PER VIA ELETTRONICA, PREVIO ACCORDO CON IL DESTINATARIO

SU CARTA

FIRMA ELETTRONICA

AUTENTICITA’ DELL’ORIGINE • INTEGRITA’ DEL CONTENUTO

TRASMISSIONE ELETTRONICA DI DATI (EDI)

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L’emissione fatture E.D.I.: normativa interna (articolo 21 del DPR 633/72)

FATTURA trasmessa per via elettronica, previo accordo con il destinatario, con attestazione della data e garanzia di autenticità e integrità del contenuto

MEDIANTE APPOSIZIONE SU CIASCUNA FATTURA O SUL LOTTO DI FATTURE

MEDIANTE SISTEMI EDI DI TRASMISSIONE ELETTRONICA

RIFERIMENTO TEMPORALE FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA

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Fatture elettroniche E.D.I. (art. comma 3, del D.P.R 26 ottobre 1972)

Trattamento differente a seconda che siano osservati o meno i requisiti di autenticità e integrità

Fattura EDI “elettronica”

Obbligo di conservazione sostitutiva

Fattura EDI “analogica”

Obbligo di stampa Facoltà di conservazione

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Conservazione dei documenti analogici (articolo 4 del DM 23 gennaio 2004)

Conservazione dei documenti ANALOGICI

Il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa immagine, seguendo poi le stesse regole previste per i documenti informatici

Si è sempre discusso se la memorizzazione dell’immagine: - potesse avvenire con modalità libere - dovesse transitare necessariamente dalla scansione del documento analogico

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Conservazione diretta delle fatture passive EDI - prima Risoluzione 161 del 9 luglio 2007

RM 161/E/2007

Prima della risoluzione 158/2009 NON era possibile

DOCUMENTO PRIVO DI FIRMA DIGITALE FIN DALL’ORIGINE = DOCUMENTO ANALOGICO

necessaria materializzazione su supporto cartaceo e successiva acquisizione immagine (sottinteso: tramite scansione)

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Conservazione diretta dei documenti analogici - adesso Risoluzione 158/E del 15 giugno 2009

RM 158/E/2009 … il documento creato con strumenti informatici, ma privo, fin dal momento della sua formazione, del riferimento temporale e della firma digitale, ai fini delle disposizioni fiscali è da considerare come un documento analogico, per la cui esistenza è necessario la materializzazione su di un supporto fisico

ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti non immediatamente Statici … per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool

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Conservazione diretta delle fatture passive E.D.I. - adesso Risoluzione 158/E del 15 giugno 2009

RM 158/E/2009

FATTURE PASSIVE E.D.I. “ANALOGICHE”

È possibile procedere all’acquisizione dell’immagine di un documento trasmesso in via elettronica (senza firma digitale) a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento.

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Conservazione diretta delle fatture passive E.D.I. - adesso Risoluzione 318/E del 7 Novembre 2007

RM 318/E/2007 necessaria CORRELAZIONE tra protocollo di arrivo e protocollo Iva

NON NECESSARIA apposizione fisica del

“numero progressivo IVA” sul documento originale …

La correlazione può essere realizzata se, ad esempio, nel registro IVA, con riferimento a ciascun documento, è riportato anche il numero progressivo di “protocollo di arrivo”

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Il “contenuto rappresentativo” delle fatture (articolo 226 della direttiva 2006/112/CE art. 21, comma 2, DPR 633/72)

CONTENUTO CONTENUTOMINIMO MINIMODA DAGARANTIRE GARANTIREDELLE DELLEFATTURE FATTUREPASSIVE PASSIVE

1.1. 2.2. 3.3. 4.4. 5. 5. 6.6. 7.7. 8. 8. 9.9.

Data DataeeNumero Numero Dati anagrafici Dati anagraficifornitore fornitoreeecliente; cliente; Elementi identificativi della fornitura: Elementi identificativi della fornitura:natura, natura,qualità qualitàeequantità quantitàdei deibeni; beni; Ammontare dei corrispettivi e degli altri importi che partecipano alla Ammontare dei corrispettivi e degli altri importi che partecipano alladeterminazione determinazionedella dellabase base imponibile; imponibile; Il prezzo di mercato, dei beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono, che non concorrono a Il prezzo di mercato, dei beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono, che non concorrono a formare formarelalabase baseimponibile; imponibile; Imponibile, imposta Imponibile, impostaeealiquota aliquotaootitolo titolodidiesenzione; esenzione; Numero Numerodidipartita partitaIVA IVAdel delcliente cliente(per (perreverse reversecharge); charge); Particolari indicazioni: acquisti di mezzi di trasporto, regimi speciali; Particolari indicazioni: acquisti di mezzi di trasporto, regimi speciali; Annotazione Annotazionedel delcliente cliente(self-billing) (self-billing)oodel delterzo terzo(outsourcing (outsourcingdidifatturazione); fatturazione);

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La conservazione del pregresso (Risoluzione 158/E del 15 giugno 2009)

Sulla Sullabase basedelle delleprecisazioni precisazionicontenute contenutenella nellarisoluzione risoluzione158/2009 158/2009

E’E’POSSIBILE POSSIBILELA LACONSERVAZIONE CONSERVAZIONESOSITUTIVA SOSITUTIVA“DIRETTA” “DIRETTA”(SENZA (SENZA SCANSIONE) SCANSIONE)DOCUMENTAZIONE DOCUMENTAZIONERIFERITA RIFERITAAD ADANNI ANNI PRECEDENTI, PRECEDENTI,SENZA SENZATRANSITARE TRANSITAREDALLA DALLASCANSIONE SCANSIONE

ESEMPI: ESEMPI:Fatture Fattureanalogiche analogicheattive attiveeepassive, passive,note notedidivariazione, variazione,DDT, DDT, registri registricontabili, contabili,schede schededidiconto, conto,libro librogiornale, giornale,registri registriIVA, IVA, registro registrodidimagazzino, magazzino,documenti documentididitrasporto, trasporto,eccetera eccetera

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Gli ultimi chiarimenti (Risoluzione 194, 195 e 196 del 30 luglio 2009)

E’ possibile procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture ricevute da un unico fornitore (risoluzione 195/E del 2009)

Non esiste alcun vincolo temporale per l'acquisizione dell'immagine dei documenti analogici da conservare (es. fatture passive analogiche) – risoluzione 196/E del 2009.

E’ possibile revocare la decisione di effettuare la conservazione sostitutiva. La revoca dell’opzione non è di ostacolo ad una successiva r-iadozione della conservazione sostitutiva dei documenti analogici (risoluzione 196/E del 2009)

Avv. Giorgio Confente giorgio@studioconfente.eu

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Presentazione Evento Metel 2009 - Giorgio Confente