Klant in beeld zit over afzonderlijke werklocaties op diverse verdiepingen. Dat werkt veel efficiënter.” Wat daarnaast aan de samenwerking bijdroeg, was dat Korteweg Bouw in 2014 van Breda naar Vught verhuisde. Haar twee zusterbedrijven waren daar al gevestigd. De verbouwing, de verhuizing en de daarbij behorende efficiëntieslag hebben volgens Van Dongen het werkklimaat aantrekkelijker gemaakt. Dat kan volgens hem positief uitwerken in de nabije toekomst. Van Dongen: “Als we weer gaan groeien, kunnen we een aantrekkelijke werkomgeving bieden aan nieuwe medewerkers.” Het Nieuwe Werken Hoe de verbouwing in Vught werd uitgevoerd, had alles te maken met het invoeren van Het Nieuwe Werken. Volgens Van Dongen verliep de overstap naar Het Nieuwe Werken relatief soepel. “Dat kwam omdat we al veel met een digitaal archief werkten. In 2005 werd al het Document Registratie Systeem bij Korteweg in Breda ingevoerd omdat we een efficiencyslag wilden maken”, herinnert Van Dongen zich, die daar destijds werkte. Dit systeem is de voorloper van DigiOffice. “We begonnen met het inscannen van facturen. Die werden vervolgens via een vaste workflow langs verantwoordelijken geleid om ten slotte geboekt te worden in de financiële en projectadministratie.” Snel daarna kozen ook Bouwbedrijf Hazenberg en Nico de Bont voor deze aanpak. Dit was de opstap naar het digitaliseren van meer werkstromen. Uiteindelijk werd in 2012 DigiOffice DMS ingevoerd. Van Dongen: “We kunnen nu overal en altijd bij al onze stukken. Ik merk dat de collega’s creatief omgaan met het digitaliseren. Daar worden ze toe gestimuleerd doordat ze allemaal nog maar maximaal twee meter kastruimte
mogen gebruiken. Daardoor zijn ze gedwongen steeds meer digitaal te werken. Daarbij komt dat medewerkers die aan eenzelfde project werken nu een projectdossier delen. Door de nieuwe indeling van het kantoor werken we nu op ongeveer 1.600 m2, waar we dat voorheen deden vanuit bijna 3.000 m2.” Juist door de introductie van flexplekken is digitaal werken bevorderd, meent ook secretaresse Monique Vermeulen. Zij is voor veel van haar collega’s de vraagbaak waar het op het werken met digitale werkstromen aankomt. Ook daarin toont Het Nieuwe Werken zijn nut. Vermeulen: “Dat ik steeds op verschillende flexwerkplekken zit, werkt voor veel collega’s drempelverlagend. Ze komen makkelijker even bij mij langs om iets te vragen. Hoe vaak hoor ik niet: “Hé Monique, nu je hier toch zit….”, om vervolgens met een praktische vraag te komen. Af en toe hoor ik mensen ook wat zeggen waarop ik kan reageren. De kennisoverdracht over digitaal werken en DigiOffice is door het flexen veel beter.” Draagvlak creëren Het digitaliseren van werkstromen werd niet door alle medewerkers zonder slag of stoot geaccepteerd. “De belangrijkste les die we hebben geleerd, is hoe belangrijk het is om draagvlak te hebben binnen de organisatie”, blikt Van Dongen terug. “Daarvoor was steun van het management essentieel.” Dat bleek vooral bij de digitalisering van de poststromen. “Het probleem bij het digitaliseren van post is dat alle stukken een afwijkende route door het bedrijf afleggen”, legt Van Dongen uit. “Het koste dan ook heel wat denkwerk om per soort poststuk te bepalen welke digitale werkstroom die moest volgen.” Ook nadat de werkstroom eenmaal
Antoine van Dongen operationeel was, bleef alertheid geboden. “Een digitaal archief vraagt misschien nog wel meer discipline dan een papieren archief”, stelt Van Dongen. “Het accorderen van papieren stukken verloopt toch anders dan bij digitale. Het risico bestaat dat een medewerker die een lange lijst digitale stukken afwerkt, te snel een akkoord geeft.” Het grote voordeel is daarentegen dat alle post voor iedereen digitaal beschikbaar blijft. “Dat neemt niet weg dat het voor sommige collega’s wel ‘een ding is geweest’ dat ze geen fysieke post meer op hun bureau kregen”, zegt Vermeulen. “Daarover zijn weleens discussies geweest”. Soms moest ze dan wel wat dwingend optreden. Vooral dan is steun van het management belangrijk. Zowel volgens Van Dongen als Vermeulen is het vooral aan de directie van Korteweg en later van Hazenberg te danken dat de digitalisering van de post werd doorgezet. In eerste instantie werkte
DigiZine
27