DigiOffice in de praktijk Voorbeelden hiervan zijn: • Timertaken die controleren of een taak niet te lang openstaat. Verloopt deze timer dan wordt er automatisch een bericht verstuurd naar de werkstroomcoördinator. • Zodra het offertebedrag bekend is, worden alle vestigingsmanagers automatisch via een email geïnformeerd zodat men op de hoogte is van elkaars offertetrajecten. • Afhankelijk van het offertebedrag dient een offerte nog gecontroleerd en getekend te worden door bepaalde personen. Wanneer het secretariaat een offerte heeft gecompleteerd en de projectleider deze heeft geaccordeerd, controleert het werkstroomproces automatisch de hoogte van het offertebedrag. Op basis van die controle wordt de daaropvolgende controletaak automatisch aan de juiste persoon toegekend. Een aantal dagen na het versturen van de offerte krijgt het secretariaat de taak om de status van deze offerte bij de klant te controleren. Dit kan tot gevolg hebben dat er nog een of meerdere taken gestart worden voor aanvullingen of wijzigingen aan de offerte. Ook deze taken zijn onderdeel van de werkstroom. Pas als het offertetraject is afgesloten, stopt de werkstroom. Het ontwerpen van een werkstroomproces gebeurt met behulp van een Petrinet. Dat is een schematische weergave van het proces waarbij elke documenttaak een ‘transitie’ en elke processtatus een ‘plaats’ wordt genoemd. Transities en plaatsen zijn met elkaar verbonden via verbindingen. Deze verbindingen bepalen de richting van de werkstroom.
Plaats 1
Tranditie
Plaats 2
Een transitie (taak) kan meerdere ingaande en uitgaande verbindingen hebben. Een taak kan een goed- en afkeurknop hebben waarbij, afhankelijk van de keuze, de werkstroom een route kiest en een bijbehorende taak wordt toegekend.
Start
Tranditie 1
Goed
Tranditie 2
Fout
Tranditie 3
Einde
Een werkstroomproces kan ook automatische taken bevatten die geen gebruikersinteractie benodigd hebben. Het is mogelijk om een taak een e-mailbericht te laten sturen, informatie te laten sturen naar een webservice of te laten controleren of aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Dit kan dan weer bepalend zijn voor de route die de werkstroom neemt.
Start
Gevuld
BTW nr. gevuld
Leeg BTW nr. leeg
Webservice financieel pakket
Einde
E-mail gestuurd E-mail naar administratie
BTW nr vullen
Als het werkstroomproces voor een vastgestelde tijd gepauzeerd moet worden, kunnen ook zogenaamde timertaken worden opgenomen. Die pauzeren de werkstroom voor een vastgestelde tijd alvorens de volgende taak te starten.
Start
Offerte maken en versturen
Verstuurd
Timer
Timer verlopen
Nabellen
Einde
Uitstellen
DigiZine
13