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MINISTERIO DE SALUD DIRECCIÓN DE SALUD V LIMA CIUDAD

HOSPITAL PUENTE PIEDRA Y SERVICIOS BÁSICOS DE SALUD

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Según Directiva Nº 007 – MINSA/OGPP-V.02 Aprobado con la R. M. Nº 603 – 2006/MINSA Lima, 28 de Junio del 2006. Actualizada el 18 de Abril

LIMA – PERÚ 2007

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del 2007


INDICE Pág. Carátula……................................................................................................. 1 Índice……………………………………………………………………………… 2 Capitulo I: Objetivo y alcance del MOF 1.1 Objetivo del Manual................................................................................ 4 1.2 Alcance del Manual….............................................................................. 4 Capitulo II: Base Legal 2.1 Base Legal.............................................................................................. 5 Capitulo III: Criterios del Diseño 3.1 Criterios de Diseño…………………………………………………………. Capitulo IV: Estructura Orgánica y Organigrama estructural y funcional 4.1 Estructura Orgánica…………………........................................................ 5 4.2 Organigrama Estructural………………….................................................. 6 4.3 Estructura Funcional………………………................................................ 7 Capitulo V: Cuadro Orgánico de Cargos 5.1 Cuadro Orgánico de Cargos de la Oficina de Administración………....... Capitulo VI: Descripción de Funciones de los Cargos 6.1 Descripción de Funciones de la Oficina de Administración..................... Capitulo VII Comités y/o Comisiones de Trabajo 7.1 Comités y/o Comisiones de Trabajo.......................................................... Capitulo VIII Anexos y glosario de términos 8.1 Anexos y Glosario de Términos……………………………………………...

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CAPITULO I: OBJETIVO ALCANCE DEL MOF OBJETIVO DEL MANUAL El Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Administración del Hospital Puente Piedra, es un documento técnico normativo de gestión, que tiene los siguientes objetivos: 1. 1

Definir y establecer las responsabilidades, atribuciones, funciones, relaciones internas y externas y los requisitos de los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal y contribuir al cumplimiento de los objetivos funcionales establecidos en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital “Puente Piedra”

1.2

Facilitar el desarrollo de las funciones operativas y administrativas, así como la coordinación y la comunicación de todos sus integrantes, eliminando la duplicidad de esfuerzos, confusión e incertidumbre para el cumplimiento de las funciones asignadas a los cargos o puestos de trabajo

1.3

Servir como instrumento de comunicación y medio de capacitación e información para entrenar, capacitar y orientar permanentemente al personal.

1.4

Establecer las bases para mantener un efectivo sistema de control interno y facilitar el control de las tareas delegadas.

ALCANCE DEL MANUAL El presente Manual de Organización y Funciones es de aplicación obligatoria en las unidades orgánicas que conforman la Oficina de Administración del Hospital Puente Piedra.

CAPITULO II: BASE LEGAL La aplicación de la presente Directiva se sujeta a lo prescrito en las siguientes normas: -

Ley Nº 27657 – Ley del Ministerio de Salud. Ley Nº 27658 – Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. Ley Nº 27444 – Ley de Procedimiento Administrativo General Decreto Supremo Nº 013-2001-SA – Aprueba el Reglamento de la Ley Nº 27657- Ley del Ministerio de Salud. Decreto Supremo Nº 023-2005-SA Aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud y modifica el Reglamento de la Ley 27657. Decreto Supremo Nº 043-2004-PCM – Lineamientos para la formulación 3


-

y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal – CAP, de la Institución de la Administración Pública. Decreto Supremo Nº 005-90-PCM – Reglamento de la Ley de Carrera Administrativa. Decreto Supremo Nº 74-95-PCM – Disposiciones referidas a la transferencia de funciones desempeñadas por el INAP. Decreto Legislativo Nº 276- Ley de Bases de la Carrera Administrativo y de Remuneraciones del Sector Público. Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/ DNR – Aprueba la Directiva Nº 001-95-INAP/DNR – Normas par la Formulación del Manual de Organización y Funciones. Resolución Jefatural Nº 109-95-INAP/ DNR – Aprueba la Directiva Nº 002-95-INAP/DNR Lineamientos Técnicos para Formular los Documentos de Gestión en un Marco de Modernización Administrativa. Resolución Ministerial Nº 1160-2004/ MINSA – Aprueba Disposiciones Complementarias para la elaboración y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal. Resolución Ministerial Nº 566-2005/MINSA – Aprueba los Lineamientos para la Adecuación de la Organización de las DIRESAS en el marco del Proceso de Descentralización. Resolución Ministerial Nº 069-2006/ MINSA – Aprueba el Cuadro para Asignación de Personal del Hospital “Puente Piedra”. Resolución Ministerial Nª 603-2006/MINSA: Directiva Nª 007MINSA/OGPP-V02 “Directiva para la formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional”

-

CAPITULO III: CRITERIO DE DISEÑO Para el desarrollo del presente manual se ha aplicado los criterios que a continuación se mencionan: EFICACIA Y EFICIENCIA La eficacia expresada como la capacidad de los directivos y servidores para alcanzar las metas y resultados planificados, por lo cual las funciones se distribuyen en la Oficina de Administración adecuadamente, asegurando el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando al máximo los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluación de los resultados. RACIONALIDAD Se ha rediseñado los Servicios de la Oficina de Administración , por tanto las funciones corresponden a un diseño de calidad a fin de trabajar con la mayor efectividad y al menor costo posible.

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UNIDAD DE MANDO Todo lo establecido en el presente manual depende jerárquicamente de un solo superior. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD En la Oficina de Administración la definición de las líneas de autoridad, así como los niveles de mando y responsabilidad funcional, están definidas adecuadamente de manera gerencial, a fin de que los cargos de nivel superior puedan delegar autoridad necesaria en los niveles inferiores y se puedan adoptar decisiones según las responsabilidades asignadas. Se ha establecido las responsabilidades claramente, a fin de que no exista el riesgo que pueda ser evadida o excedida por algún funcionario o servidor. La delegación de funciones es controlada, de manera tal que se establece su cumplimiento funcional y tareas asignadas. De igual modo, todo empleado está obligado a informar a su superior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en función a lo que espera lograr.

SEGREGACION DE FUNCIONES Las funciones y tareas de los servidores están bien definidas en el presente Manual de Organización y Funciones, asimismo, están limitadas de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles que, entre otras, son: autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y control de las operaciones. Dichas actividades se distribuyen, a varios cargos evitando que todos los aspectos fundamentales de una transacción u operación se concentren en manos de una sola persona o unidad operativa, dado que por tratarse de funciones incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse SISTEMATIZACIÓN En la Oficina de Administración se ha definido coordinadamente las funciones y tareas las mismas que forman parte de un sistema, procesos, sub proceso ó actividades establecidas. TRABAJO EN EQUIPO La conformación de equipos de trabajo, para simplificar y flexibilizar la organización, acortando y agilizando la cadena de mando y facilitando preferentemente la ubicación en esos niveles a personal profesional, para disminuir costos al requerirse menos cargos jefaturales, así como facilitar la coordinación horizontal y las comunicaciones directas y el uso del correo electrónico, reduciendo el papeleo y la formalidad burocrática.

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CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGANICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DEL HOSPITAL “PUENTE PIEDRA”. 4.1.

Estructura Orgánica: La Oficina de Administración es la Unidad Orgánica encargada de lograr que el Hospital cuente con los recursos humanos, materiales y económicos necesarios, así como del mantenimiento y servicios generales, para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos y funcionales asignados, depende de la Dirección Ejecutiva. La Oficina de Administración tiene la siguiente estructura orgánica: ORGANO DE DIRECCIÓN DIRECTOR DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION ORGANO DE APOYO • • UNIDAD DE PERSONAL • UNIDAD DE ECONOMIA • UNIDAD DE LOGISTICA • UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIIENTO • SECRETARIA

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4.2

Organigrama Estructural Oficina de Administraci贸n

DIRECCION EJECUTIVA HOSPITAL PUENTE PIEDRA

OFICINA DE ADMINISTRACION

SECRETARIA

ORGANOS DE APOYO

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4.3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL:

JEFATURA DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION

-Lograr en la Oficina de Administración y en el ámbito de su competencia fluidez de la documentación y el control de calidad de la información previa, simultánea y posterior.

-Planificar, organizar, coordinar, supervisar y evaluar las acciones de las Áreas inherentes a la Oficina -Dirigir la ejecución de programas del Sistema Administrativo del Hospital.

SECRETARIA

ORGANOS DE APOYO

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-Unidad de Personal -Unidad de Economía, -Unidad de Logística y -Unidad de Servicios Generales y Mantenimiento.


CAPITULO V: CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS 5.1 Cuadro Orgánico de Cargos de la Oficina de Administración

ENTIDAD SECTOR VII.

HOSPITAL DE PUENTE PIEDRA Y SBS SALUD DENOMINACIÓN DEL ORGANO: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

VIII.3

DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Nº ORDEN

024 025

CARGO ESTRUCTURAL

CODIGO

DIRECTOR DE PROGRAMA SECTORIAL I

D3-05-295-1

SECRETARIA I

T1-05-675-1

TOTAL UNIDAD ORGANICA

CLASIF SITUACIÓN CARGO DE IOBSERV. TOTAL DEL CARGO CONFIANZA CACIÓ O P N

1 1

1

1 2

9

1 1

1

1


FICHA DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL CARGO

UNIDAD ORGÁNICA: OFICINA DE ADMINISTRACION

CARGO CLASIFICADO:

Nº DE CARGOS

DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D3-05-295-1

1.

CODIGO CORRELATIVO: 1 024

FUNCION BASICA

Planificar, organizar, coordinar, supervisar y evaluar las acciones de las Áreas inherentes a la Unidad.

2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas : Relación de dependencia: Orgánicamente depende del Director de Programa Sectorial II Relación de Autoridad: Ejerce autoridad sobre el personal de las Unidades de Personal, Economía, Logística y Servicios Generales y Mantenimiento. De Coordinación: • Con el Director de Programa Sectorial I • Con los Directores de Sistema Administrativo I. • Con los Supervisores de Programa Sectorial I, y • Personal en general. Relaciones externas : • Ministerio de Salud • Ministerio de Economía y Finanzas • Otras instituciones públicas y privadas afines con la institución.

3. ATRIBUCIONES DEL CARGO

Representa a la Institución ante organismos públicos y privados, en asuntos de su competencia.

4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Fijar los objetivos institucionales y determinar los medios adecuados, asegurándose de que en cada caso se utilicen las técnicas y procedimientos más idóneos. 4.2. Desarrollar una perspectiva clara del futuro y escoger las estrategias más adecuadas y efectivas. 4.3. Plantear las preguntas pertinentes en torno a la dirección de las cosas, ideas y personas que trabajan juntas y para con él. 4.4. Sustraer los puntos fundamentales de una discusión, lo importante de un proyecto, la idea esencial de un informe. 4.5. Dirigir la ejecución de programas del Sistema Administrativo del Hospital. 4.6. Asesorar a la Dirección en la formulación de la Política Institucional para el desarrollo, de acuerdo a la política Sectorial. 4.7. Dirigir y coordinar la formulación de documentos técnico-normativos para la correcta aplicación de cada Sistema Administrativo. 4.8. Coordinar y controlar la aplicación de Normas Técnico-Administrativas y dispositivos legales vigentes del Sistema. 4.9. Revisar y aprobar estudios, proyectos y/o trabajos de investigación en el área de su competencia. 4.10 Asesorar y orientar sobre métodos, normas y otros dispositivos propios del sistema. 4.11Expedir resoluciones de carácter administrativo y representar a la institución en eventos sectoriales e intersectoriales. 4.12Conducir el proceso de planificación en concordancia con la realidad presupuestaria hospitalaria actual y con organismos del sector. 4.13Evaluar y analizar cuantitativa y cualitativamente los métodos de trabajo. 4.14Descargar aquella gestión que pueda ser delegable, asumiendo la responsabilidad propia que le compete como líder y guía de la organización. 4.15Ofrecer confianza y respaldo a los supervisores y demás empleados, asegurándoles que, si solicitan su ayuda la encontrarán.

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4.16Desarrollar labor docente y promover estudios e investigación en el marco de los Convenios Interinstitucionales. 4.17Participar en la elaboración del Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Operativo Institucional (POI), Metas Físicas y Presupuestarias, para su implementación, seguimiento y cumplimiento. 4.18Participar en la elaboración del Reglamento de Organización y Funciones (ROF), Cuadro para Asignación de Personal (CAP), Manual de Organización y Funciones (MOF) y Manual de Procedimientos (MAPRO). 4.19Programar y ejecutar actividades que conlleven a cumplir las Metas Físicas y Presupuestarias, Plan Operativo Institucional y Plan Estratégico. 4.20Formular, elaborar y/o actualizar los Manuales de Procedimientos. 4.21Conocer y socializar el Plan Hospitalario de Evacuación y Comportamiento en caso de Desastres. 4.22Velar por la seguridad y conservación de los equipos, materiales e insumos. 4.23Cumplir con la normatividad vigente relacionadas al área de su competencia. 4.24Acceder permanentemente a las Normas Legales de la Página Web del MINSA y Diario Oficial “El Peruano”, a fin de mantenerse informado de las Normas Legales vigentes para su aplicación y estricto cumplimiento. 4.25Las demás funciones que le asigne la Dirección Ejecutiva.

4. REQUISITOS MINIMOS Educación • Título profesional universitario en Administración de Empresas. • Estudios relacionados con la especialidad. Experiencia • Amplia experiencia en la conducción de programas de un sistema administrativo con un tiempo no menor de tres (03) años. Capacidades, habilidades y actitudes • Capacidad de análisis, expresión, síntesis, de dirección y organización. • Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión • Capacidad para concretar resultados en el tiempo oportuno • Capacidad de vocación y responsabilidad frente a la labor encomendada. • Capacidad de Liderazgo para el logro de objetivos institucionales.

APROBACION

ULTIMA

VIGENCIA

MODIFICACION FECHA:

FECHA:

FECHA:

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FICHA DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL CARGO

UNIDAD ORGÁNICA: OFICINA DE ADMINISTRACION

CARGO CLASIFICADO: SECRETARIA I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T1-05-675-1

1.

Nº DE CARGOS

CODIGO CORRELATIVO: 1 029

FUNCION BASICA Lograr en la Oficina de Administración y en el ámbito de su competencia fluidez de la documentación y el control de calidad de la información previa, simultánea y posterior.

2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones Internas: De dependencia: Orgánicamente depende del Director de Programa Sectorial I de la Unidad. De Autoridad: No tiene personal a su cargo que dependa de su autoridad. De Coordinación: • Con el personal de las Unidad, servicios y Departamentos Con el personal de la institución.

3. ATRIBUCIONES DEL CARGO Ninguna

4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Recibir la documentación, clasificar, registrar y distribuir a las áreas correspondientes. 4.2 Elaborar documentos para las diferentes áreas. 4.3 Clasificar y archivar la documentación de acuerdo a sus características. 4.4 Realizar el seguimiento de los expedientes que ingresan a la Unidad. 4.5 Cautelar el carácter reservado y/o confidencial de las actividades y documentación de la Unidad. 4.6 Comunicación vía telefónica o fax. 4.7 Mantener la existencia de útiles de oficina y encargase de su distribución 4.8 Brindar apoyo a las áreas internas de la unidad. 4.9 Conocer el Plan Hospitalario de Evacuación y Comportamiento en caso de Desastres. 4.10 Velar por la integridad y buen funcionamiento de los equipos, materiales, insumos y enseres del servicio, responsabilizándose por su deterioro o uso indebido. 4.11 Cumplir con la normatividad vigente relacionada al área de su competencia. 4.12Orientar al publico en general sobre gestiones a realizar y la situación de los documentos que tengan interés 4.13 Las demás funciones que le asigne su jefe inmediato.

5.REQUISITOS MINIMOS Educación •

Título de Secretaria Ejecutiva computarizada, egresada de Instituto Superior Tecnológico, con estudios no menores de 6 semestres académicos. • Estudios de especialización en el área. Experiencia • Experiencia en labores secretariales • Conocimiento de manejo de documentación. • Conocimiento de Archivos. Capacidades, habilidades y actitudes •

Habilidad para el manejo de paquetes informáticos.

Elaborado por

Revisado por

Aprobado por

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Ultima Modificación

Vigencia


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MANUAL