Page 1

Παρασκευή 15 Νοεμβρίου 2013 | ΤΕΥΧΟΣ156 156 Παρασκευή 15 Νοεμβρίου 2013 | ΤΕΥΧΟΣ

Η σημασία της Διοίκησης Εφοδιασμού Σε όλους τους τύπους των οικονομικών μονάδων η διοίκηση των δραστηριοτήτων, που σχετίζονται με τη διαχείριση εισροών, εκροών και των πάσης φύσεως υποπροϊόντων της αλυσίδας εφοδιασμού έχει βαρύνουσα σημασία και πολλαπλές επιπτώσεις στην ανταγωνιστικότητα και την αποτελεσματικότητα. Οι δραστηριότητες αυτές απαντώνται αφενός στο στάδιο της απόκτησης των κάθε είδους εισροών (υλικών, εξοπλισμού και υπηρεσιών) για την παραγωγή προϊόντων και υπηρεσιών, και αφετέρου στο στάδιο της διάθεσης των αντίστοιχων εκροών στους πελάτες. Οι επιμέρους αυτές δραστηριότητες ενοποιούνται κάτω από μια ομπρέλα που ονομάζεται «διοίκηση εφοδιασμού». Η διοίκηση εφοδιασμού στοχεύει στον καλύτερο συντονισμό και στην ελαχιστοποίηση του ολικού κόστους των εισροών, έτσι ώστε να παράγονται προϊόντα και υπηρεσίες υψηλής ποιοτικής στάθμης με όσο το δυνατόν μικρότερο κόστος.


Η σημασία της Διοίκησης Εφοδιασμού Σε όλους τους τύπους των οικονομικών μονάδων η διοίκηση των δραστηριοτήτων, που σχετίζονται με τη διαχείριση εισροών, εκροών και των πάσης φύσεως υποπροϊόντων της αλυσίδας εφοδιασμού έχει βαρύνουσα σημασία και πολλαπλές επιπτώσεις στην ανταγωνιστικότητα και την αποτελεσματικότητα. Οι δραστηριότητες αυτές απαντώνται αφενός στο στάδιο της απόκτησης των κάθε είδους εισροών (υλικών, εξοπλισμού και υπηρεσιών) για την παραγωγή προϊόντων και υπηρεσιών, και αφετέρου στο στάδιο της διάθεσης των αντίστοιχων εκροών στους πελάτες. Οι επιμέρους αυτές δραστηριότητες ενοποιούνται κάτω από μια ομπρέλα που ονομάζεται «διοίκηση εφοδιασμού». Η διοίκηση εφοδιασμού στοχεύει στον καλύτερο συντονισμό και στην ελαχιστοποίηση του ολικού κόστους των εισροών, έτσι ώστε να παράγονται προϊόντα και υπηρεσίες υψηλής ποιοτικής στάθμης με όσο το δυνατόν μικρότερο κόστος. Στις μέρες μας οι συνεχείς αλλαγές στις δομές των αγορών, η συμπίεση τόσο του χρόνου ζωής των προϊόντων όσο και του χρόνου ανάπτυξης νέων προϊόντων αλλά και οι δυναμικές εξελίξεις στη τεχνολογία επιβάλλουν τη ριζική αναδιοργάνωση του τρόπου λειτουργίας των επιχειρήσεων. Δεδομένης της τάσης των επιχειρήσεων να «κατασκευάζουν λιγότερα και να αγοράζουν περισσότερα», δαπανώνται τεράστια ποσά για προμήθειες, τα οποία μειώνουν δραστικά τα έσοδα των επιχειρήσεων. Χαρακτηριστικά αναφέρεται ότι οι βιομηχανικές επιχειρήσεις δαπανούν πάνω από το 60% των εσόδων τους για προμήθειες, ποσοστό ακόμη μεγαλύτερο στις λιγότερο αναπτυγμένες χώρες. Λαμβάνοντας υπόψη ότι το μερίδιο του εργατικού κόστους στο συνολικό κόστος συνεχώς μειώνεται, λόγω της εισαγωγής νέων τεχνολογιών, ενώ το αντίστοιχο κόστος των εισροών αυξάνεται, γίνεται εύκολα αντιληπτός ο πρωταγωνιστικός ρόλος και η σημασία της διοίκησης εφοδιασμού στην σύγχρονη επιχείρηση. Όταν η ολοκλήρωση μεταξύ του εφοδιασμού και των άλλων λειτουργιών μιας επιχείρησης δεν είναι απόλυτη, προκαλούνται αύξηση των προμηθευτικών δαπανών, διακοπές στην παραγωγή, απώλεια εσόδων και κατ’ επέκταση μείωση της ανταγωνιστικότητας. Συγχρόνως, η διοίκηση εφοδιασμού μπορεί να συνεισφέρει στο σχεδιασμό βελτιωμένων και πιο ανταγωνιστικών προϊόντων. Τέλος, οι προμήθειες του δημόσιου τομέα αξιοποιούνται από τις κυβερνήσεις για την ανάπτυξη της εθνικής βιομηχανίας, για την προώθηση των διεθνών εμπορικών σχέσεων και για την υποστήριξη της εξωτερικής πολιτικής.


Η έννοια της Διοίκησης Εφοδιασμού Η διοίκηση εφοδιασμού ορίζεται ως ένα σύνολο ενοποιημένων δραστηριοτήτων που καθιστούν δυνατή την απόκτηση υλικών, εξοπλισμού και υπηρεσιών που απαιτούνται για την εκπλήρωση της αποστολής κάθε οικονομικής μονάδας. Έτσι, έχει την ευθύνη για το σχεδιασμό, την εφαρμογή, τη βελτιστοποίηση και τη διαχείριση των εξωτερικών και των εσωτερικών συνιστωσών που συγκροτούν το σύστημα εφοδιασμού μιας επιχείρησης ή ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού.

ΣΕ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΌ ΕΠΊΠΕΔΟ Η ΔΙΟΊΚΗΣΗ ΕΦΟΔΙΑΣΜΟΎ:

ΣΕ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΌ ΕΠΊΠΕΔΟ Η ΔΙΟΊΚΗΣΗ ΕΦΟΔΙΑΣΜΟΎ:

Ανιχνεύει ευκαιρίες και απειλές από το περιβάλλον εφοδιασμού (Ανάλυση Αγορών Εφοδιασμού)

Μετατρέπει τα πάσης φύσεως αιτήματα των χρηστών σε σαφείς περιγραφές αγορών (Περιγραφή απαιτήσεων και σχεδιασμός προδιαγραφών)

Καθορίζει στρατηγικές για την προμήθεια όλων των βασικών εισροών (Σχεδιασμός προμηθευτικής βάσης και στρατηγικών εφοδιασμού)

Εντοπίζει και επιλέγει τους καταλληλότερους προμηθευτές (Έρευνα πηγών, λήψη προσφορών και επιλογή προμηθευτών)

Διαμορφώνει τις σχέσεις μεταξύ της Διαχειρίζεται και καλλιεργεί τις σωστές επιχείρησης και των προμηθευτών (Διαχείριση σχέσεις με τους προμηθευτές (Προετοιμασία, σχέσεων με προμηθευτές) κατάρτιση, τιμολόγηση και διαχείριση συμβάσεων και διαπραγματεύσεις) Καθορίζει την αλυσίδα προστιθέμενης αξίας των προϊόντων (Σχεδιασμός προϊόντων) Ελαχιστοποιεί το κόστος της αλυσίδας εφοδιασμού τόσο εκτός επιχείρησης σε επίπεδο Συμμετέχει ενεργά στην ομάδα επιχειρησιακού προμηθευτών όσο και εντός επιχείρησης κατά προγραμματισμού (Στρατηγική δικτύων την μετατροπή των εισροών σε προϊόντα ή/ εφοδιασμού και εταιρικές στρατηγικές) και υπηρεσίες (Προβλέψεις, προγραμματισμός εφοδιασμού, διαχείριση αποθεμάτων και προγραμματισμός απαιτήσεων υλικών) Ελαχιστοποιεί τους κινδύνους διακοπών εφοδιασμού αλλά και υπέρμετρων αυξήσεων κόστους αγορών (Ανάλυση τιμών και κόστους, αγορές παγίων, ολικό κόστος)


Ο εφοδιασμός ως λειτουργία παρουσιάζει πολλές ομοιότητες με τη λειτουργία του μάρκετινγκ διότι αμφότερες διατηρούν συνεχή επαφή με τις αγορές. Ο εφοδιασμός διενεργεί «έρευνα πηγών προμήθειας» σε αντιστοιχία με το μάρκετινγκ που διενεργεί «έρευνα πελατών». Επίσης, η διαχείριση των προμηθευτών και των πελατών εμφανίζουν πολλές ομοιότητες, ενώ παρόμοιες αναλογίες εντοπίζονται σε όλες σχεδόν τις επί μέρους δραστηριότητες των παραπάνω επιχειρησιακών λειτουργιών. Είναι προφανές ότι ένας έμπορος για να είναι επιτυχημένος πρέπει να συνδυάζει τόσο ικανότητες πωλητή όσο και αγοραστή. Εν τούτοις, μόνο τα τελευταία χρόνια ο εφοδιασμός έχει κατακτήσει την ίδια θέση με το μάρκετινγκ ως προς την εκτίμηση και την βαρύτητα. Δυστυχώς στο παρελθόν ο εφοδιασμός αντιμετωπίστηκε ως λειτουργία δεύτερης γραμμής με διεκπεραιωτικό χαρακτήρα. Στις σύγχρονες επιχειρήσεις η λειτουργία του εφοδιασμού αντιμετωπίζεται πλέον ως «ανάστροφο μάρκετινγκ», αφού τα υπεύθυνα στελέχη του εφοδιασμού εφαρμόζουν στρατηγικές προσέλκυσης προμηθευτών υψηλής στάθμης. Η συνεργασία με προμηθευτές υψηλής στάθμης ανυψώνει την αξία των προϊόντων της επιχείρησης, ενώ ο προσεταιρισμός τους είναι ιδιαίτερα κρίσιμος σε συνθήκες που παρουσιάζονται ελλείψεις πρώτων υλών ή συχνές τεχνολογικές καινοτομίες. Η συνεχώς αυξανόμενη σημασία των προμηθειών μεταξύ των επιχειρήσεων προκύπτει από το γεγονός ότι υπερβαίνουν κατά 3,5 φορές σε δαπάνες τις πωλήσεις που γίνονται κατευθείαν σε μεμονωμένους καταναλωτές.


Κατηγορίες υλικών και υπηρεσιών Κάθε επιχείρηση για την εκπλήρωση της αποστολής της χρειάζεται μεγάλη ποικιλία υλικών, παγίων και υπηρεσιών. Για παράδειγμα, μικρομεσαίες βιομηχανικές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν από 2.000 έως 15.000 κωδικούς υλικών ενώ μεγάλες επιχειρήσεις από 50.000 έως 250.000 κωδικούς υλικών. Τυπικές κατηγορίες αγορών είναι:Πρώτες ύλες (π.χ. μέταλλα και χημικές ουσίες) - Αγοραζόμενα εξαρτήματα (π.χ. Chips ημιαγωγών) - Ημι-επεξεργασμένα είδη (π.χ. χυτά αντικείμενα) - Υλικά συσκευασίας (π.χ. χαρτί, πλαστικό, γυαλί) - Υλικά συντήρησης, επιδιόρθωσης και λειτουργίας (π.χ. χρώματα, ανταλλακτικά, λιπαντικά και γραφική ύλη) - Υπηρεσίες (π.χ. καθαρισμοί, ασφάλεια, σύμβουλοι, logistics τρίτων-3PL, κέντρα κλήσεων-call centers) - Υπεργολαβίες (π.χ. κατασκευαστικά έργα, μέρη προϊόντων και τελικά προϊόντα) - Πάγια (π.χ. μηχανήματα, εξοπλισμοί γραφείων και οχήματα) - Μεταπωλούμενα αγαθά (π.χ. τελικά προϊόντα) Οι παραπάνω κατηγορίες αγαθών και υπηρεσιών, σε συνάρτηση με την αποστολή μιας οικονομικής μονάδας, διαφοροποιούν σημαντικά τη δομή των διαδικασιών εφοδιασμού. Ένας βασικός διαχωρισμός είναι αυτός μεταξύ του εφοδιασμού με σκοπό την «μεταπώληση» και του εφοδιασμού με σκοπό την «μετατροπή». Στην πρώτη περίπτωση, ο εφοδιασμός γίνεται από τους λεγόμενους «εμπορικούς αγοραστές», οι οποίοι αφού διαπιστώσουν τις ανάγκες των πελατών τους, αγοράζουν κάποια αγαθά σε μια τιμή, προσθέτουν ένα κέρδος και τα πωλούν προσφέροντας ένα ικανοποιητικό επίπεδο ποιότητας και εξυπηρέτησης. Αντίθετα, τα στελέχη εφοδιασμού που αγοράζουν υλικά για κατανάλωση ή για μετατροπή εντός μιας επιχείρησης ονομάζονται «βιομηχανικοί αγοραστές». Οι εμπορικοί αγοραστές είναι συνήθως διευθυντές τμημάτων σε πολυκαταστήματα ή σε μεγάλες αλυσίδες λιανικής πώλησης. Τα τμήματα αυτά αποτελούν μονάδες κόστους και κέρδους, και για το λόγο αυτό οι διευθυντές τους θεωρούνται υπεύθυνοι τόσο για τα κέρδη όσο και για τις ζημιές. Αρμοδιότητά τους είναι να κατανοούν τι θέλουν οι πελάτες και να αγοράζουν ότι ζητείται σε τιμές που επιτρέπουν μεταπώληση με κέρδος, ενώ παράλληλα βρίσκονται σε μια συνεχή αναζήτηση για νέες πηγές αγαθών. Η τελευταία άλλωστε ιστορικά ήταν η βασική αιτία, που ώθησε τους εξερευνητές στην ανακάλυψη της Αμερικής. Από την άλλη πλευρά, τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι βιομηχανικοί αγοραστές είναι αρκετά πιο σύνθετα και πολύπλοκα. Δεν αρκεί μόνο να γνωρίζουν τις ανάγκες της επιχείρησής τους, αλλά και ποια προϊόντα θα πρέπει να κατασκευαστούν, ποια μέρη των προϊόντων πρέπει να αγοραστούν από εξωτερικές πηγές και ποια εξ αυτών πρέπει να κατασκευαστούν εσωτερικά. Επιπλέον, καλούνται να εναρμονίσουν τα προμηθευτικά τους προγράμματα με αυτά των πωλήσεων και της παραγωγής, να επιλέξουν προμηθευτές με στόχο τη διαρκή και συμφέρουσα συνεργασία μαζί τους και τέλος να συντονίσουν τις δραστηριότητές τους με αυτές των άλλων τμημάτων της επιχείρησης. Στις ενότητες που ακολουθούν θα δοθεί έμφαση στις προμήθειες βιομηχανικών επιχειρήσεων. Ωστόσο, γενικά ότι ισχύει για τις βιομηχανικές επιχειρήσεις εφαρμόζεται εξίσου καλά τόσο σε εμπορικές επιχειρήσεις όσο και σε δημοσίους φορείς και μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, όπως για παράδειγμα νοσοκομεία, εκπαιδευτικά ιδρύματα και κυβερνητικές υπηρεσίες.


Οι συνιστώσες της Διοίκησης Εφοδιασμού Η διοίκηση εφοδιασμού είναι πολύ ευρύτερη από τις συνήθεις δραστηριότητες ενός τμήματος προμηθειών ή αγορών, διότι περιλαμβάνει δραστηριότητες που εκτελούνται σε περισσότερα του ενός τμήματα μιας επιχείρησης. Με τη σειρά του ένα τμήμα αγορών αποτελεί υποσύνολο ενός τμήματος προμηθειών. Κατά βάση, ένα τμήμα αγορών ασχολείται με τη διεκπεραίωση εντολών που προέρχονται από άλλα τμήματα της επιχείρησης (εσωτερικοί πελάτες - χρήστες). Με άλλα λόγια ασχολείται με τις ενέργειες που αποσκοπούν στην απόκτηση υλικών, εξοπλισμού και υπηρεσιών εντός μιας επιχείρησης. Οι επιχειρήσεις που κατανοούν το δυναμικό του τμήματος αγορών και τις προοπτικές από την αξιοποίησή του, εμπλουτίζουν το χαρτοφυλάκιο των αρμοδιοτήτων του. Τυπικές δραστηριότητες και λειτουργίες ενός τμήματος αγορών είναι: Η συνεργασία με χρήστες και άλλα τμήματα της επιχείρησης για τον εντοπισμό αγοραστικών αναγκών

Οι επαφές με πωλητές Οι μελέτες αγοράς σημαντικών υλικών Η ανίχνευση δυνητικών προμηθευτών Οι διαπραγματεύσεις με προμηθευτές Η αξιολόγηση προσφορών Η επιλογή προμηθευτών Η έκδοση εντολών παραγγελιών Η διαχείριση συμβάσεων Η παρακολούθηση εκτέλεσης των παραγγελιών Η τήρηση προμηθευτικών αρχείων

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ένα τμήμα προμηθειών περιλαμβάνει ένα ευρύτερο χαρτοφυλάκιο αρμοδιοτήτων. Συγκεκριμένα, έχει πιο αυξημένη συμμετοχή, κύρος και δυνατότητες λήψης αποφάσεων σε δραστηριότητες που σχετίζονται με την απόκτηση αγαθών και υπηρεσιών. Τυπικές δραστηριότητες και λειτουργίες ενός τμήματος προμηθειών είναι:

Όλες οι αγοραστικές ενέργειες ενός τμήματος αγορών Ο καθορισμός απαιτήσεων και η κατάρτιση προδιαγραφών Οι μελέτες υλικών και οι αναλύσεις αξίας Εκτεταμένες έρευνες πηγών προμήθειας υλικών Η διοίκηση ποιότητας προμηθευτών Η προμήθεια μεταφορικών υπηρεσιών Η διοίκηση ανάκτησης επενδύσεων


Τέλος, ένα τμήμα διοίκησης εφοδιασμού έχει την ευθύνη ολόκληρου του δικτύου εφοδιασμού τόσο εντός όσο και εκτός μιας επιχείρησης. Σε επιχειρησιακό επίπεδο πραγματοποιεί όλες τις αγοραστικές και προμηθευτικές ενέργειες και δραστηριότητες. Η εστίασή του είναι κατά βάση στρατηγική εφόσον ασχολείται με δραστηριότητες που έχουν σημαντικές επιπτώσεις στην ανάπτυξη της επιχείρησης. Έτσι, οι εργασίες του είναι κατά βάση διατμηματικές και στοχεύουν στον συντονισμό και στην ολοκλήρωση των ενεργειών όλων των τμημάτων που συμμετέχουν ή επηρεάζονται από τις δραστηριότητες εφοδιασμού. Τυπικές δραστηριότητες και λειτουργίες ενός τμήματος διοίκησης εφοδιασμού είναι: Όλες οι αγοραστικές και προμηθευτικές ενέργειες Οι ενέργειες έγκαιρης συμμετοχής στελεχών αγορών (Early Purchasing Involvement - EΡΙ) και προμηθευτών (Early Supplier Involvement - ESI) κατά το σχεδιασμό προϊόντων και υπηρεσιών Η πιστοποίηση και ο συντονισμός ομάδων επιλογής προμηθευτών Ο σχεδιασμός εταιρικών συμφωνιών με προμηθευτές Η ανίχνευση απειλών και ευκαιριών στο προμηθευτικό περιβάλλον Η ανάπτυξη σχεδίων απόκτησης στρατηγικών υλικών Η παρακολούθηση προγραμμάτων συνεχούς βελτίωσης Η συμμετοχή στον εταιρικό προγραμματισμό

Πηγή: Διοίκηση Εφοδιασμού Λάμπρος Λάιος, Πειραιάς 2010

Purchasing week #156  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you