Issuu on Google+

Purchasing Week

HUMANTEC PURCHASING ll SUPPLY MANAGEMENT CONSULTANTS

Παρασκευή 25 Οκτωβρίου 2013 | ΤΕΥΧΟΣ 153

Η αξιολόγηση του προμηθευτή και η διαδικασία επιλογής του Οι περισσότεροι ειδικοί αγορών θα συμφωνήσουν ότι δεν είναι ξεκάθαρο ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να αξιολογήσουν και να επιλέξουν τους προμηθευτές, και για αυτό τον λόγο οι οργανισμοί χρησιμοποιούν μια ποικιλία διαφορετικών προσεγγίσεων. Ανεξάρτητα από την προσέγγιση που χρησιμοποιεί ο καθένας, ο συνολικός στόχος της διαδικασίας αξιολόγησης θα πρέπει να είναι η μείωση του κινδύνου αγοράς και η μεγιστοποίηση της συνολικής αξίας για τον αγοραστή. Ένας οργανισμός πρέπει να επιλέξει τους προμηθευτές και έτσι να μπορεί να συνεργαστεί με αυτούς για ένα μεγάλο χρονικό διάστημα. Ο βαθμός της προσπάθειας που σχετίζεται με την επιλογή αφορά στην σημασία των απαιτούμενων αγαθών ή υπηρεσιών. Ανάλογα με την προσέγγιση της αξιολόγησης προμηθευτή που χρησιμοποιείται, η διαδικασία μπορεί να είναι μια εντατική προσπάθεια που απαιτεί μια σημαντική δέσμευση πόρων.


Αναγνώριση της ανάγκης για την επιλογή προμηθευτή Το πρώτο βήμα της διαδικασίας αξιολόγησης και επιλογής προμηθευτών συνήθως περιλαμβάνει αναγνώριση ότι υπάρχει ανάγκη αξιολόγησης και επιλογής ενός προμηθευτή για ένα προϊόν ή μια υπηρεσία. Ένας διευθυντής αγορών θα μπορούσε να ξεκινήσει την διαδικασία αξιολόγησης των προμηθευτών εν αναμονή της απαίτησης μιας μελλοντικής αγοράς. Η Αγορά μπορεί να έχει σχέδια ανάπτυξης νέων προϊόντων μέσω της συμμετοχής σε μια ομάδα ανάπτυξης προϊόντος. Στην περίπτωση αυτή, το προσωπικό του τμήματος μηχανικής μπορεί να παρέχει κάποιες προκαταρκτικές προδιαγραφές για το είδος των υλικών, υπηρεσιών ή διαδικασιών που απαιτούνται, αλλά δεν θα έχουν ακόμη συγκεκριμένες λεπτομέρειες. Αυτές οι προκαταρκτικές πληροφορίες μπορεί να είναι αρκετές για να δικαιολογήσουν την έναρξη μιας ετήσιας αξιολόγησης των πιθανών πηγών εφοδιασμού.

Προσδιορισμός των βασικών απαιτήσεων προμηθειών Μέσω της διαδικασίας αξιολόγησης και επιλογής προμηθευτών, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τις απαιτήσεις που είναι σημαντικές στην αγορά. Αυτές οι απαιτήσεις που καθορίζονται συχνά από τους εσωτερικούς και εξωτερικούς πελάτες, μπορεί να διαφέρουν σημαντικά από το ένα στοιχείο στο άλλο. Επίσης σημαντικό στοιχείο είναι οι διάφοροι τομείς των επιδόσεων προμηθευτή, όπου ένας αγοραστής θα πρέπει να καθορίσει τις κρίσιμες απαιτήσεις προμηθειών του. Αν και διαφορετικές απαιτήσεις μπορεί να υπάρχουν για κάθε αξιολόγηση, ορισμένες κατηγορίες όπως ποιότητα προμηθευτή, κόστος και εκτέλεση παράδοσης συνήθως περιλαμβάνονται στην αξιολόγηση.

Καθορισμός στρατιγικής προμηθειών Μια ενιαία προσέγγιση στρατηγικής προμηθειών θα ικανοποιήσει τις απαιτήσεις όλων των αγορών. Για το λόγο αυτό η στρατηγική αγοράς υιοθέτησε ένα συγκεκριμένο προϊον ή υπηρεσία και θα επηρεάσει την προσέγγιση που πάρθηκε κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης και επιλογής των προμηθευτών. Οι σκέψεις που αναπτύσσονται κατά τη φάση της στρατηγικής θα πρέπει να αξιολογηθούν εκ νέου κατά τη διαδικασία επιλογής. Οι επιλογές στρατηγικής που συλλέχθηκαν θα επηρεάσουν σε μεγάλο βαθμό την επιλογή προμηθευτή και τη διαδικασία αξιολόγησης του. Αυτές οι βασικές αποφάσεις περιλαμβάνουν τα ακόλουθα: - Ενιαία σχέση με πολλαπλές πηγές προμήθειας - Βραχυπρόθεσμες έναντι μακροπρόθεσμων συμβάσεων αγοράς - Επιλογή των προμηθευτών που παρέχουν την υποστήριξη του σχεδιασμού σε σχέση με εκείνους που στερούνται ικανότητας σχεδιασμού - Εγχώριοι ενάντια αλλοδαπών προμηθευτών - Προσδοκία μιας στενής εργασιακής σχέσης έναντι του πλήρους ανταγωνισμού αγορών


Προσδιορισμός πιθανών πηγών εφοδιασμού Οι αγοραστές βασίζονται σε διάφορες πηγές εφοδιασμού κατά τον προσδιορισμό των πιθανών πηγών εφοδιασμού. Ο βαθμός στον οποίο ένας αγοραστής πρέπει να ψάξει για πληροφορίες ή η προσπάθεια για να προχωρήσει στην αναζήτηση είναι συνάρτηση πολλών μεταβλητών, συμπεριλαμβανομένου του πόσο καλά οι υπάρχοντες προμηθευτές μπορούν να ικανοποιήσουν το κόστος, την ποιότητα ή άλλες μεταβλητές απόδοσης. Η σημασία της στρατηγικής ή η τεχνική πολυπλοκότητα της απαίτησης αγοράς επηρεάζει επίσης την ένταση της αναζήτησης. Το ακόλουθο προσφέρει μερικές οδηγίες που αφορούν την προσπάθεια αναζήτησης που απαιτείται κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης των προμηθευτών:

· υψηλή ικανότητα των σημερινών προμηθευτών + υψηλή σημασία στρατηγικής της απαίτησης = αναζήτηση ασήμαντων έως μέτριων πληροφοριών · υψηλή ικανότητα των σημερινών προμηθευτών + χαμηλή σημασία στρατηγικής των απαιτήσεων = αναζήτηση ασήμαντων πληροφοριών · χαμηλή ικανότητα των σημερινών προμηθευτών + υψηλή σημασία στρατηγικής της απαίτησης = αναζήτηση σημαντικών πληροφοριών · χαμηλή ικανότητα των σημερινών προμηθευτών+ χαμηλή σημασία στρατηγικής των απαιτήσεων = αναζήτηση ασήμαντων έως μέτριων πληροφοριών

Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν διάφορους πόρους που μπορεί να είναι καλές πηγές πληροφόρησης κατά την διάρκεια αναζήτησης πιθανών πηγών εφοδιασμού

Σημερινοί προμηθευτές

Μια σημαντική πηγή πληροφοριών είναι οι σημερινοί ή υφιστάμενοι προμηθευτές. Οι αγοραστές συχνάπαρακολουθούν τους υπάρχοντες προμηθευτές να πληρούν μια νέα απαίτηση αγοράς. Το πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι ότι ο αγοραστής δεν χρειάζεται να προσθέτει και να υποστηρίζει ένα επιπλέον προμηθευτή. Επίσης, ο αγοραστής μπορεί να συνεργαστεί με ένα ήδη γνωστό προμηθευτή που μπορεί να περιορίσει το χρόνο και τους πόρους που απαιτούνται για την αξιολόγηση των δυνατοτήτων ενός νέου προμηθευτή. Από την άλλη πλευρά, χρησιμοποιώντας τους υπάρχοντες προμηθευτές, αν και είναι ίσως πιο εύκολη και γρήγορη προσέγγιση μπορεί να μην είναι πάντα η καλύτερη μακροπρόθεσμη προσέγγιση.

Ένας διευθυντής αγοράς δεν μπορεί ποτέ να ξέρει αν είναι καλύτερα οι προμηθευτές να είναι διαθέσιμοι χωρίς πληροφορία από άλλες πηγές. Για το λόγο αυτό, οι περισσότεροι οργανισμοί αναζητούν συνεχώς νέες πηγές εφοδιασμού και επεκτείνουν αυτή την αναζήτηση για να συμπεριλάβουν προμηθευτές από όλο τον κόσμο.

Επιλέγοντας έναν υπάρχον προμηθευτή για μια νέα ανάγκη αγοράς μπορεί να είναι μια ελκυστική επιλογή, αν μια λίστα των προτιμώμενων προμηθευτών διατηρείται. Ο Χαρακτηρισμός «προτιμώμενος προμηθευτής» σημαίνει ότι ένας προμηθευτής ικανοποιεί με συνέπεια τα πρότυπα απόδοσης και των υπηρεσιών που ορίζονται από τον αγοραστή. Το κύρος ενός «προτιμώμενου προμηθευτή» μεταφέρει άμεση ενημέρωση σχετικά με τη συνολική απόδοση και ικανότητα του προμηθευτή. Ωστόσο, ο αγοραστής πρέπει να εξακολουθεί να καθορίζει εάν ένας «προτιμώμενος προμηθευτής» είναι σε θέση να παρέχει μια συγκεκριμένη ανάγκη αγοράς.


Αντιπρόσωποι πωλήσεων Όλοι οι αγοραστές λαμβάνουν πληροφορίες πωλήσεων και marketing από τους αντιπροσώπους πωλήσεων. Οι επαφές αυτές μπορεί να αποδειχθούν μια πολύτιμη πηγή Πληροφόρησης σχετικά με πιθανές πηγές. Ακόμη και αν μια άμεση ανάγκη δεν υπάρχει για τις υπηρεσίες του προμηθευτή, ο αγοραστής μπορεί να υποβάλει τις πληροφορίες για μελλοντική αναφορά.

Μια επίσκεψη στο γραφείο του διευθυντή προμηθειών θα αποκαλύψει πιθανώς μια σειρά από ντουλάπια ή συρτάρια που περιέχουν πληροφορίες πωλήσεων και marketing.

Βάσεις δεδομένων

Ορισμένες εταιρείες διατηρούν βάσεις δεδομένων των προμηθευτών που είναι σε θέση να υποστηρίζουν μια βιομηχανία ή σειρά προϊόντων. Η NCR για παράδειγμα, διατηρεί στοιχεία για περίπου 30.000 εταιρείες που εξυπηρετούν τη βιομηχανία των υπολογιστών. Η εταιρεία αναζητά εμπορικές και οικονομικές εφημερίδες για πληροφορίες σχετικά με τους πιθανούς προμηθευτές. Η χρήση μιας αυτοματοποιημένης βάσης δεδομένων ή αποθήκης δεδομένων μπορεί να εντοπίσει γρήγορα τους προμηθευτές οι οποίοι έχουν τα προσόντα για να υποστηρίξουν μια ανάγκη. Η διατήρηση μιας βάσης δεδομένων ενός προμηθευτή είναι ιδιαίτερα σημαντική στις βιομηχανίες όπου η τεχνολογία αλλάζει με ταχείς ρυθμούς. Η βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τα τρέχοντα προϊόντα, τον μελλοντικό χάρτη πορείας της τεχνολογίας του προμηθευτή, δείκτες ικανότητας της διαδικασίας, και προηγούμενες αποδόσεις. Οι βάσεις δεδομένων των πιθανών πηγών εφοδιασμού είναι επίσης διαθέσιμες για αγορά από εξωτερικούς φορείς. Αυτές μπορεί να είναι ιδιαίτερα πολύτιμες, όταν ψάχνουν για ξένες πηγές προμήθειας.

Εμπειρία Το Έμπειρο προσωπικό αγορών συνήθως έχει ισχυρή γνώση σχετικά με τους πιθανούς προμηθευτές. Ο αγοραστής μπορεί να εργαστεί μέσα σε μια βιομηχανία για πολλά χρόνια και μπορεί να είναι εξοικειωμένος με τους προμηθευτές, ενδεχομένως με διεθνείς προμηθευτές. Ένα επιχείρημα ενάντια των εκ περιτροπής αγοραστών μεταξύ των γραμμών προϊόντων ή τα είδη των αγορών είναι ότι ο αγοραστής μπορεί να χάσει την εμπειρογνωμοσύνη που έχει αναπτύξει με την πάροδο των χρόνων. Η εμπειρία και η γνώση γίνονται πολύτιμες, επειδή μερικοί οργανισμοί αγοράς έχουν αναπτύξει μια βάση δεδομένων πληροφοριών για τους προμηθευτές

Περιοδικά εμπορίου Οι περισσότερες βιομηχανίες έχουν μια ομάδα ή ένα συμβούλιο που εκδίδει ένα περιοδικό του εμπορίου ή ένα περιοδικό που παρουσιάζει τακτικά άρθρα σχετικά με ��ιάφορες εταιρείες. Τα άρθρα αυτά συχνά επικεντρώνονται στα τεχνικά ζητήματα μιας εταιρείας ή στην καινοτόμο ανάπτυξη ενός υλικού, συστατικού, προϊόντος, διαδικασίας ή υπηρεσίας. Οι προμηθευτές επίσης χρησιμοποιούν περιοδικά εμπορίου για να διαφημίζουν τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες τους. Οι περισσότεροι αγοραστές ακολουθούν περιοδικά εμπορίου.


Κατάλογοι του εμπορίου Σχεδόν όλες οι βιομηχανίες δημοσιεύουν καταλόγους των εταιρειών που παράγουν προϊόντα ή παρέχουν υπηρεσίες μέσα σε μια βιομηχανία. Οι εν λόγω κατάλογοι μπορεί να είναι μια πολύτιμη πηγή της αρχικής πληροφορίας για έναν αγοραστή ο οποίος δεν είναι εξοικειωμένος με τη βιομηχανία και τους προμηθευτές της.

Εμπορικές εκθέσεις Οι εμπορικές εκθέσεις μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για ένα μεγάλο αριθμό προμηθευτών σε ένα χρόνο.Ομάδες όπως οι Chemical Manufacturers Association και η American Society of Automotive Suppliers συχνά υποστηρίζουν εμπορικές εκθέσεις. H National Machine Tool Builders Show στο Σικάγο αποτελεί μια από τις μεγαλύτερες εμπορικές εκθέσεις που πραγματοποιήθηκαν στις Ηνωμένες Πολιτείες. Οι Αγοραστές που παρευρίσκονται σε εμπορικές εκθέσεις μπορούν να συλλέξουν πληροφορίες σχετικά με τους πιθανούς προμηθευτές, ενώ αξιολογούν επίσης τις τελευταίες τεχνολογικές εξελίξεις. Πολλές επαφές ξεκίνησαν μεταξύ των βιομηχανικών αγοραστών και πωλητών σε εμπορικές εκθέσεις.

Second-party ή έμμεσες πληροφορίες Αυτή η πηγή των πληροφοριών περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα επαφών που δεν είναι άμεσα μέρος της οργάνωσης του αγοραστή. Ο αγοραστής μπορεί να συλλέξει πληροφορίες από άλλους προμηθευτές, όπως η γνώση για έναν μη ανταγωνιστή που θα μπορούσε να είναι πολύτιμη. Άλλοι αγοραστές είναι ένα άλλο second-party δεύτερη πηγή πληροφοριών. Οι συμμετέχοντες στις συνεδριάσεις του Ινστιτούτου Διευθυντών Προμηθειών μπορεί να αναπτύξουν άτυπα δίκτυα που παρέχουν πληροφορίες σχετικά με πιθανές πηγές εφοδιασμού. Άλλες επαγγελματικές ομάδες περιλαμβάνουν την αμερικανική Παραγωγή και Κοινωνία Ελέγχου Αποθεμάτων, το Συμβούλιο Επαγγελματιών Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας και την Αμερικανική Εταιρεία Ελέγχου Ποιότητας. Μερικοί αγοραστές αναγνωρίζουν δημοσίως τους καλύτερους προμηθευτές τους. Η αναγνώριση μπορεί να έρθει με τη μορφή μιας διαφήμισης εφημερίδας που αναδεικνύει την επίτευξη των ανώτερων προμηθευτών. Η Ford Motor Corporation για παράδειγμα, αγοράζει μια ολοσέλιδη διαφήμιση στην Wall Street Jounal εκφράζοντας την εκτίμηση και την αναγνώριση των καλύτερων προμηθευτών της. Στη διαφήμιση, η Ford καταγράφει κάθε προμηθευτή με το όνομα και αυτό γίνεται για να είναι εύκολο να αναγνωριστεί. Λόγω της προσέγγισης της Ford για την αναγνώριση καλύτερων προμηθευτών της, ο αγοραστής αποκτά ορατότητα σε μια ομάδα των blue-chip προμηθευτών.

Εσωτερικές πηγές Πολλές μεγάλες εταιρείες χωρίζουν τον οργανισμό σε μονάδες το καθένα με ξεχωριστή λειτουργία αγορών. Η ανταλλαγή πληροφοριών σε μονάδες μπορεί να προκύψει μέσα από άτυπες συναντήσεις, συνεδρίες ανάπτυξης στρατηγικής, τα ενημερωτικά δελτία της αγοράς, ή την ανάπτυξη μιας ολοκληρωμένης βάσης δεδομένων που περιέχει πληροφορίες για πιθανές πηγές εφοδιασμού.


Αναζητήσεις στο διαδίκτυο Οι αγοραστές χρησιμοποιούν όλο και περισσότερο το Διαδίκτυο για να βοηθήσουν στον εντοπισμό των πιθανών πηγών που θα μπορούσαν να πληρούν τις προϋποθέσεις για περαιτέρω αξιολόγηση. Οι πωλητές χρησιμοποιούν όλο και περισσότερο το διαδίκτυο ως ένα σημαντικό μέρος των άμεσων προσπαθειών της εμπορίας τους. Μετά τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με πιθανές πηγές εφοδιασμού, ο διαχειριστής αγοράς πρέπει να αρχίσει να ελέγχει και την ενοποίηση των πληροφοριών. Αυτό μπορεί να είναι ένα τεράστιο έργο, ανάλογα με τον αριθμό των προμηθευτών και των πληροφοριών που αποκτώνται. Κατά τη διάρκεια της αναζήτησης παγκόσμιων προμηθευτών για ένα προϊόν, ο Mack Trucks μπόρεσε να συλλέξει ή να ζητήσει πληροφορίες από 500 προμηθευτές. Αυτό κατηγοριοποιεί αυτή την πληροφορία και την βάζει σε μια παγκόσμια βάση δεδομένων για την τρέχουσα μελλοντική αναφορά διαφημίσεων. Σε αυτό το σημείο χρειάζεται να αναφέρουμε ότι οι εταιρείες πρέπει να απομακρύνουν τους προμηθευτές που δεν έχουν μια καλή σχέση με τον αγοραστή.

npo9EOIJLa YrroBoA~<; EW<; 1 NOEIJBplOU 2013 .. ,,,., j"!!!.!.. !it.!.. .__ ..--·--

,, ~~. ,

.,_,.._.._

.., . .,.......

H UMAN T EC PUI.QIAIS. . a SUPPLY MAIIAGIMIIn COIISUI.TAMTS


Purchasing week #153