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MANUAL DE RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO


INDICE INTRODUCCIÓN JUSTIFICACIÓN

TEMA 1 IMPORTANCIA DE LAS RELACIONES PÚBLICAS

TEMA 2 LOGÍSTICA CON MEDIOS DE COMUNICACIÓN 2.1

MODELOS DE COMUNICACIÓN

2.2

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN

2.3

TÉCNICAS Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN

2.4

COMUNICACIÓN INTERNA

2.5

OFICINA DE PRENSA Y DIFUSIÓN

TEMA 3 PROTOCOLO,

REGLAS Y ESQUEMAS DE OPERACIÓN

3.1

ASPECTOS GENERALES

3.2

PROTOCOLO DEFINICIÓN

3.3

PROTOCOLO INTERNACIONAL

3.4

PROTOCOLO DIPLOMATICO

3.5

PROTOCOLO UNIVERSITARIO

3.6

PROTOCOLO MILITAR

3.7

PROTOCOLO EMPRESARIAL

3.8

PROTOCOLO RELIGIOSO

3.9

PROTOCOLO EN EL DEPORTE

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TEMA 4 PRECEDENCIAS Y PRESIDENCIAS 4.1.

ASPECTOS GENERALES

4.2

CRITERIOS BASE

4.3

PRESIDENCIAS Y PRECEDENCIAS DE PERSONALIDADES EN ACTOS

4.4

PROTOCOLO PARA AUTORIDADES MILITARES, ECLESIÁSTICAS Y DIPLOMÁTICAS

4.5

VEXILOLOGÍA

TEMA 5 ETIQUETA 5.1

PRECEDENCIA EN LOS DIFERENTES MONTAJES

5.2

ESTILOS DE MESAS

5.3

RECEPCIONES, COMIDAS O BANQUETES EN SALONES

5.4

PROTOCOLO PARA INVITADOS

5.5

ETIQUETA SOCIAL, MONTAJE DE MESA

5.6

ETIQUETA Y MODALES EN LA MESA

5.7

FORMATOS DE APOYO LOGISTÍCO

TEMA 6 PROCESOS EN LA PLANEACIÓN DE UN EVENTO 6.1

FASES DE UN EVENTO

6.2

COFORMACIÓN DE COMISIONES

6.3

MANEJO DE CRISIS

6.4

PATORCINADORES

6.5

TABLA DE EVENTOS

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INTRODUCCIÓN

El presente manual surge como resultado de los conocimientos adquiridos en el Diplomado de Relaciones Públicas y Protocolo, impartido por la Universidad Autónoma de Guadalajara, versa sobre la importancia de las relaciones públicas y el protocolo, cuyo conocimiento y aplicación en la práctica se encuentran íntimamente ligados, y forman una herramienta efectiva para establecer y mantener líneas de comunicación inteligente, que propician comprensión, aceptación y cooperación entre la dependencia y su público.

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JUSTIFICACIÓN

En este manual, encontrarán los elementos necesarios para organizar y dirigir las actividades de las relaciones públicas y protocolo de la Secretaría General de Gobierno, que darán la pauta para mantener la comunicación y contacto permanente con las dependencias Públicas, los medios de comunicación y con los sectores social y privado; además contiene herramientas básicas de protocolo para la realización de los diversos actos y ceremonias que realiza el Gobierno del Estado, con el objeto de darles la uniformidad y solemnidad que corresponden a la imagen institucional. El presente trabajo tiene como objetivo, el unificar los criterios del ceremonial de protocolo y la aplicación de las normas de etiqueta en los distintos eventos que realiza la Secretaría General de Gobierno del Estado de Jalisco, observando el contenido del Manual de Relaciones Públicas y Protocolo del Gobierno del Estado, ya que establece los parámetros y homologa los criterios que rigen los actos solemnes del Poder Ejecutivo.

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TEMA 1 IMPORTANCIA DE LAS RELACIONES PÚBLICAS Las Relaciones Públicas revisten una gran importancia en el ámbito del sector público, son una herramienta de comunicación dinámica que nos apoya para colocar nuestros servicios, programas en la conciencia del púbico. DEFINICIÓN Se conoce como relaciones públicas o RRPP a la ciencia que se encarga de gestionar la comunicación entre una organización y la sociedad, con el objetivo de construir, administrar y mantener su imagen positiva. Se dice que sus orígenes se remontan a la antigüedad, cuando las sociedades tribales intentaban promover el respeto a la autoridad del jefe. Se trata de una disciplina planificada que se desarrolla de modo estratégico y que apela a una comunicación bidireccional, ya que se dirige a un público (interno y externo) pero también escucha y atiende las necesidades de éste. Entre las principales tareas de las relaciones públicas, aparecen la gestión de las comunicaciones internas (para conocer a los recursos humanos de la organización y que éstos comprendan las políticas institucionales), la gestión de las comunicaciones externas (para darse a conocer a sí misma), las funciones humanísticas (intenta ganar la confianza del público) y el análisis y comprensión de la opinión pública (para después actuar sobre ella). Las relaciones públicas trabajan en conjunto con otras disciplinas y áreas, como la psicología, la sociología y el marketing. Dependencia

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La importancia de las relaciones públicas radica en el trabajo con recursos intangibles como la identidad (lo que caracteriza a la organización y la diferencia del resto), la filosofía (el objetivo global de la organización), la cultura (su modo de actuar), la imagen (su representación) y la reputación (la representación mental que genera en el público). El profesional en relaciones públicas indaga la información para interpretarla y determinar cómo y por qué es relevante para la toma de decisiones en la organización. Monitorea a través de la investigación permanente los aspectos relevantes de la información para asesorar a la dirección sobre cómo adecuar las metas y objetivos hacia los públicos. FUNCIONES DE LAS RELACIONES PÚBLICAS  Cambiar las opiniones hostiles  Neutralizar las opiniones contrarias  Conservar las opiniones favorables  Hacer que las opiniones latentes se inclinen a nuestro favor ÁREAS DE ATENCIÓN DE LAS RELACIONES PÚBLICAS  Medios de comunicación  Investigación  Opinión pública  Motivación y actitud  Ética  Persuasión y manipulación Dependencia

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 Eventos  Programa de Relaciones Públicas  Mercadotecnia  Agencias y servicios  Imagen organizacional  Relaciones Públicas Internacionales.

TIPOS DE PÚBLICOS OBJETIVOS DE LAS RELACIONES PÚBLICAS En las relaciones públicas se encontrarán distintos tipos de públicos, sin embargo es preciso tener presente la importancia en la atención del público interno, ya que esta primera acción facilitará la imagen que se proyectará con los demás actores involucrados, además de fortalecer la congruencia que será finalmente el éxito de los objetivos buscados.  Interno: se considera a las autoridades del Gobierno del Estado de Jalisco así como sus servidores públicos.  Externo: son aquellas personas o grupos con los cuales interactúa el gobierno del estado sin que forman parte de su estructura organizacional.

LA INVESTIGACIÓN EN LAS RELACIONES PÚBLICAS Es un importante trabajo básico de cualquier programa de relaciones públicas, implica la recopilación e interpretación de información. La investigación se utiliza en todas las fases de un programa de comunicación. La investigación nos ayuda a resolver cuestionamientos ante una situación: Dependencia

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-

¿Cuál es el problema?

-

¿Qué tipo de información se necesita?

-

¿Cómo se utilizarán los resultados de la investigación?

-

¿Qué público hay que analizar?

-

¿Tendrá que contratarse ayuda externa?

-

¿Cuánto tiempo tenemos para obtener los resultados?

-

¿Cuánto costará la investigación?

PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LAS RELACIONES PÚBLICAS 

Asesoría

Investigación

Relaciones con los medios de comunicación

Publicity

Relaciones con los trabajadores/miembros

Relaciones con la comunidad

Asuntos públicos

Asuntos gubernamentales

Gestión de conflictos potenciales

Relaciones financieras

Relaciones sectoriales

Desarrollo/capacitación de fondos

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Relaciones multiculturales del ligar de trabajo

Acontecimientos especiales

Comunicación de marketing

FUNCIÓN DE LA PUBLICITY La publicity es la información divulgada por una empresa, entidad y organismo público o privado, con el fin de crear un clima favorable hacia ellos, y que es difundida total o parcialmente por un medio de comunicación.  Elaborada con criterios periodísticos y llegar al público casi en su forma original.  Divulga mensajes planeados a través de medios de comunicación elegidos para fomentar los intereses de la organización.  La publicity es un recurso valioso y útil que permite a las empresas, entidades y organismos, disponer de forma gratuita de un medio de difusión de mensajes de carácter corporativo, institucional.

OPINIÓN PÚBLICA La opinión pública es un fenómeno social que se manifiesta a través de los grupos afectados.  Es un conjunto de actitudes de personas reunidas en torno a un tema central.  Juicio del pueblo ante los problemas de interés social.  Conjunto de ideas, sentimiento e impulsos que mueven a la acción y que son comunes entre el grupo. Dependencia

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En este sentido, tenemos que opinar gratuitamente, “sin razón de ser” la opinión se convierte en una actividad ociosa y vacía. La opinión debe ser producto del ejercicio de la inteligencia, no aceptar o rechazar una postura con base en un mínimo esfuerzo de razonamiento. Asumir una opinión sobre algo desconocido es fruto de prejuicios. Lo realmente válido a nivel de opinión, es informarnos, analizar y determinar una postura ideológica argumentada. LÍDERES DE OPINIÓN Es una persona que genera opinión pública, con jerarquía para ubicarse como líderes de opinión, pueden ser representantes de: el gobierno, la iglesia, instituciones educativas, grupos de poder (asociaciones, cámaras o sindicatos), los grupos de intelectuales y hasta ídolos, como los personajes históricos, mitológicos o religiosos, los artistas, periodistas y demás personas que destaquen y tengan ascendencia sobre los demás.

PAPEL DE LOS LÍDERES DE OPINIÓN El principal catalizador en la formación de la opinión pública es el debate público, las personas con conocimientos y capacidad oratoria sobre determinados temas pueden ser líderes de opinión formales o líderes de opinión informales. La opinión fluye de estos líderes al público, a menudo a través de los medios de comunicación.

MOTIVACIÓN Y ACTITUD La motivación es el estímulo interior que mueve la voluntad, a los estímulos externos se les denominan incentivos: bonos, premios, viajes, reconocimientos, ascensos, entre otros.

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La generación de la actitud se origina en la motivación como: pensamiento, sentimiento (emoción), comportamiento (conducta) = actitud.

CICLO DE LA MOTIVACIÓN Analizar la situación. Medir fuerzas y debilidades, definir tu objetivo y saber que deseas realmente. Desarrollar un plan y fijar un plazo. Utilizar los recursos con los que cuentas: habilidades, materiales y económicos, tiempo, herramientas, etc. Prever obstáculos, como afrontarlos, actividades y tiempo para cumplirlas, y seguimiento y avances. Estimular los logros. Celebrar las metas alcanzadas y etapas. ¿Vale la pena el sacrificio? Tener la confianza en si mismo y en la capacidad para lograrlo, perseverar contra todas las pruebas, ser firme y constante. Es una decisión.

PERSUASIÓN Y MANIPULACIÓN Persuasión sugestionar,

es una postura sincera y argumentada para convencer, no es envolver

o

manipular.

Cuando

la

emoción

se

despierta

el

convencimiento se convierte en acción. Las limitaciones de la persuasión eficaz son la falta de percepción del mensaje, los mensajes contradictorios, la selección propia y la experiencia propia. Los mensajes persuasivos deben incluir información de interés propio del público. FACTORES DE LA COMUNICACIÓN PERSUASIVA Los factores de la comunicación persuasiva son:  Análisis del público Dependencia

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 Credibilidad de la fuente  Interés para el público  Claridad del mensaje: contenido, estructura y discursos persuasivos  Momento y contexto histórico  Participación del público  Sugerencias de acción ECUACIÓN DE LA IMAGEN 

Estímulo + receptor = Percepción

Percepción + mente = Imagen

Imagen + opinión = Identidad

Identidad + tiempo = Reputación.

GESTIÓN DE CONFLICTOS DE IMAGEN  Potenciales. Planteamiento sistemático y proactivo para predecir problemas, anticipar amenazas, minimizar sorpresas, resolver temas potencialmente conflictivos y prevenir crisis. -

Identificación

-

Análisis

-

Opciones estratégicas

-

Plan de acción

-

Evaluación de resultados  Comunicación en situaciones de riesgo

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-

Transmite información relativa a riesgos de salud pública, seguridad y medio ambiente

-

Identificar y abordar aquello que preocupa al público.

-

Anticipar la hostilidad, responder a las necesidades de los medios de comunicación.  Comunicación en situaciones de crisis

-

Problema de ausencia de planes de gestión de crisis

-

Respuestas defensivas

-

Cultura corporativa y restricciones  Gestión de la reputación

-

Depende del trato en conflictos, sobre todo en casos de crisis

-

Se utiliza la investigación para dar seguimiento de la reputación y proceder en su caso a minimizar los daños.

RRPP INTERNACIONALES Establece relaciones de beneficio mutuo con públicos de otros países. No tienen fronteras, se basa en la comprensión solidaria, aceptación y colaboración. Supera las diferencias lingüísticas, culturales y legales. Su crecimiento es fuerte en Estados Unidos, Europa, Asia y sobre todo en China. OBJETIVOS -

Proteger la reputación general de las empresas y su proyección a nivel internacional

-

Reforzar la reputación de las empresas integrantes de una determinada región o ramo.

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TEMA 2 LOGÍSTICA CON MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN

2.1 Los Medios de Comunicación y las RRPP Los medios de comunicación más empleados como herramienta de las relaciones públicas son:  Impresos: periódicos, revistas, epistolar (momos, cartas, oficios) folletos, carteles, libros, fax, telégrafo.  Audiovisuales: Radio, televisión, cable, cine, fotografías, teléfono.  En línea: páginas web, redes sociales, correo electrónico e Internet. En medios impresos el espacio publicitario tiene tres elementos:  Título. Que invite a leer el texto, con letras de mayor tamaño  Gráfico. Dibujos, fotografías, mapas, etc.  Texto. Corto y conciso con información completa.

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LA PRENSA Y LAS RRPP La comunicación en la prensa escrita, es más efectiva si se manejan mensajes completos con información clara y precisa, incluir contexto, gráficas, casos prácticos para darle mayor movimiento a

sus notas así como estadísticas para hacer

comparativos visuales, el área de comunicación social será la responsable, en el caso de la Secretaría General de Gobierno existe un área especifica que se encarga de los comunicados del Secretario.  Notas o comunicados de prensa: puede incluir comentarios fotografías, cuadros, logros, etc. Su redacción es en tiempo pasado y extenso.  Conferencia de prensa: reuniones donde participan todos los medios, se da algún anuncio y se contestan inquietudes de los periodistas.  Entrevistas: Diálogo dirigido.  Boletín o Gacetilla de prensa: es un texto corto enviado por la empresa a un medio de comunicación para lograr su publicación. Deberá ser de interés y dar cuenta de un hecho que esta por suceder (entregada en la rueda de prensa). Responde preguntas básicas: qué quién, dónde, cuándo y porqué. Su publicación es gratuita. RECOMENDACIONES PARA ENVIAR INVITACIONES A LA PRENSA:  Enviar 24 horas antes  Sirve para agendar también entrevistas antes y después del evento  Se debe confirmar si llegó la invitación  Revisar todos los datos correctos antes de enviar  No hacerlo, confunde y pierde a la prensa, se infiere desorganización  Debe llevar fecha de envío, logotipo de institución  Señalar textualmente que se trata de una INVITACIÓN  Reseña del evento Dependencia

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 Invitados especiales, quién presidirá  Lugar (domicilio exacto, aún cuando es conocido)  Horario  Especificaciones en caso necesario de hacer inscripción por acreditación, ropa, horario, transporte  Teléfono y responsable para confirmar asistencia o aclarar dudas.

RRPP EN TELEVISIÓN La comunicación en la televisión, será más efectiva si se manejan mensajes concretos, buenas imágenes, rostros agradables, buena iluminación, datos sobre escenas relevantes, gráficos, estadísticas para complementar la nota.  Apariciones estelares en informativos y debates (publicidad institucional)  Comunicados de prensa y propuesta de temas para los telediarios de las grandes cadenas  Videocomunicados, infomerciales.  Ideas para programas. Programas esenciales.  Publicity silenciosa (con imagen dentro de programas)  Anuncios de servicio público.

RRPP EN LA RADIO La comunicación en la radio, será más efectiva si se maneja información relevante al momento, fresca, actual; no interesa (al menos en un primer momento) toda la fundamentación; requiere buenos sonidos, gente que sepa hablar con claridad, buena dicción, buen tono de voz, que haga la nota con su declaración inmediata. Dependencia

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 Noticiarios. Para informar sobre acontecimientos y eventos de la institución  Agenda de la comunidad. Anuncios a favor del desarrollo comunitario.  Conexiones. Transmisiones directas desde la dependencia.  Talk shows. Con manejo de invitados sobre un tema común.  Editoriales. Similares a las que aparecen en los periódicos.  Programación musical. Patrocinando programas  Acontecimientos locales. Patrocinio de eventos especiales de la localidad.  Anuncios de servicio público.

2.2 RUEDA DE PRENSA En la rueda de prensa se convoca a representantes de los medios seleccionados en un lugar determinado para darles a conocer información relevante. Se sigue un programa previamente enviado a través de un boletín y se hace una declaración directa con opción a que se formulen preguntas sobre el tema. ASPECTOS A CONSIDERAR -

Análisis de la información que se va a proporcionar

-

Seleccionar los medios de difusión

-

Organización con respecto a la hora, lugar, fecha y materiales de apoyo a utilizar.

-

Invitación de las personas elegidas.

-

Elaboración del Boletín de Prensa (gacetilla).

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-

Exposición del programa o motivo de la reunión.

-

Preguntas por parte de los periodistas acompañados por elementos de apoyo promocional como folletos, carpetas, muestras, etc.

RECOMENDACIONES: PREVIAS A LA RUEDA DE PRENSA  La Rueda de Prensa debe ser encabezada por una persona con autoridad o cargo legítimo  Convocarse en tiempo y forma, de acuerdo con la noticia y sus implicaciones  Abierta a todos los medios  En lugar accesible o con facilidad de transportación de parte del que convoca  En horario lógico para los medios de comunicación: mañanas

DURANTE LA RUEDA DE PRENSA:  La idea principal debe haberse expresado con claridad y reiteración para que quede reflejada en la titulación  Responder claramente a las cinco “w”, (que, como, cuando, donde y porque) Incorporar un resumen de los más relevante para el comunicador que asiste a cubrirla  La verbalización debe tener estructura de pirámide invertida, tal y como se pretende que sea publicada posteriormente  Se deben mencionar los antecedentes con un repaso de lo ocurrido con  antelación, para que el periodista comprenda el contexto en el que se produce;  así como las reacciones que entonces se originaron sobre el tema  Entregar ficha informativa al finalizar la sesión confirma la recepción del mensaje

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CHECK LIST DE LA RUEDA DE PRENSA  Lista de invitados  Fecha y hora adecuados  Invitaciones  Notas para medios de comunicación  Fotografías  Confirmación de asistencia  Carpeta de prensa (boletín, información adicional, etc.)  Banderas, logotipos, manteles, agua, micrófono, lap top, cañón, pantalla, etc.  Lugar ventilado  Bien iluminado  Fechas, de preferencia entre semana  Fines de semana siempre y cuando no interfiera con actividades deportivas o culturales que atrapen la atención de la gente  Sirve para posicionar mensajes a lo largo de la semana

TEMA 3 PROTOCOLO, REGLAS Y ESQUEMAS DE OPERACIÓN 3.1 ASPECTOS GENERALES Se considera que la etiqueta es el ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben observar en los actos públicos sociales. Manejo de colores, arreglos florales, vexilología, emblemas, etc. En tanto que la cortesía es la demostración o acto para manifestar la atención, el respeto ante las personas. La cortesía es la base del ceremonial. Aplicación del manual de entrenamiento de oficiales de enlace.

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El ceremonial es considerado como el conjunto de formalidades para los actos públicos y solemnes de acuerdo a la cultura del país.

3.2

PROTOCOLO DEIFICIÓN

Proviene del latín “protocollum”, que significa serie ordenada de escrituras y documentos, a su vez procede del griego (en griego deviene de protos, primero y kollom, pegar, y refiere a la primera hoja pegada con engrudo). También hace referencia a actas y custodias de libros. El protocolo es aquella disciplina que con realismo, técnica y arte determina las estructuras o formas bajo las cuales se realiza una actividad humana. Conjunto de normas tradicionales, costumbres y técnicas que la sociedad y los individuos disponen para la organización de sus actos, su convivencia y sus relaciones internas y externas. El protocolo es un instrumento más de los que se utilizan para la proyección de la imagen pública de las instituciones u organizaciones, puesto que la sociedad se sirve de él para establecer ordenamientos espacio-temporales en un grupo determinado de personas, físicas o jurídicas, de distinto o igual rango.

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DIVISIÓN DEL PROTOCOLO Por la naturaleza de su función:  Protocolo estructural: Determina sólo la estructura y jerarquías necesarias para el correcto desarrollo de un acto a celebrar, es la etapa material del protocolo en la que se crea la organización de todos los elementos necesarios para que el acto se desarrolle conforme a lo planeado

(contempla

aspectos

como

ambientación,

escenarios,

mobiliario, presidium, tarimas, colores, sonido, iluminación, lugares especiales, etc).  Protocolo de gestión: Determina la estructura y gestiona la acción realizada en su seno, se controla y conduce todas las acciones que se van a llevar a cabo, es la gestión que tiene lugar antes, durante y después del evento (sus acciones se ajustan al presupuesto otorgado, gestiona con proveedores, patrocinios, realiza la planeación del evento, delega funciones a través de la creación de comisiones y n general la planeación de toda la logística del evento).  Protocolo de atención a personalidades: Determina la asistencia y atención

integral

a

personalidades

(implica

la

realización

de

investigación puntual de la personalidad de donde viene, perfil, usos y costumbres,

etc)

personalidades.

diferencia

Determina

entre la

protocolo

asistencia

y

y

atención

atención

a

integral

las a

personalidades.  Protocolo de la eficacia personal: Gestiona y perfecciona la eficacia de la persona en sus relaciones con los demás (interpretes, se auxilia con la elaboración de fichas técnicas personales, elabora cuestionarios que apoyen para detectar aspectos personales y de usos y costumbres

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como enfermedades, alergias, medicamentos, etc. Programación de visitas de interés, asignación de personal de seguridad, entre otros). Por el colectivo al que va dirigido:  Protocolo religioso y laico.  Civil y militar.  Protocolo del estado.  Protocolo social. *Bajar a bibliografía: Para José A.. Urbina

CLASIFICACIÓN DEL PROTOCOLO  De Cancillería: se aplica a los integrantes de la Secretaría de Relación Exteriores de un país.  De Bandera o vexilológico: Se aplica en todos los actos en que intervengan los símbolos patrios nacionales y/o extranjeros.  De empresa: Se aplica en los actos solemnes de los corporativos y en sus relaciones con sus públicos.  Universitario: Se aplica a las instituciones educativas de nivel superior. Cada institución tiene su propia normatividad.  Religioso: Se aplica a los actos públicos o privados en los diferentes credos.  Deportivo: Se aplica en las competencias y en los actos nacidos de las mismas. 3.3.

PROTOCOLO INTERNACIONAL

En el ámbito internacional, las RR PP y el Protocolo revisten una gran importancia, en la actividad gubernamental nos encontramos con una gran proliferación en su aplicación en las visitas de estado, firma de tratados y relaciones internacionales, Dependencia

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enfrentándonos a la existencia de diferencias socioculturales entre los distintos países, y palpamos que uno de los mayores problemas de la comunicación intercultural es que todas las culturas se creen superiores a las demás. La actividad con otras culturas o países se puede dar en dos vertientes, como anfitrión o como invitado, por lo que es de vital importancia estar perfectamente informados del país y del personaje visitante o del lugar que visitamos como invitados, de aspectos como: RECOMENDACIONES:  Datos básicos: población, forma de estado o gobierno, divisa, idioma oficial y de negocios, religión, principales ciudades.  Entorno económico: descripción de la situación económica y empresarial.  Estrategias de negociación: estilo de negociación, pautas de negociación y escucha, negociación de acuerdos y contratos.  Normas de protocolo: saludos y presentaciones, nombres y títulos, temas tabú, puntualidad y horarios, comportamientos en la mesa, gestos y comunicación no verbal, regalos.

3.4. PROTOCOLO DIPLOMÁTICO El protocolo diplomático es el conjunto de reglas que, aceptadas por toda la comunidad internacional, rigen las relaciones entre los diferentes estados y entre éstos y las organizaciones internacionales. En 1815, en el Congreso de Viena se acordaron estas normas, que, con algunas modificaciones o ampliaciones, permanecen vigentes hoy en día. Dependencia

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El protocolo diplomático está sometido a una regla básica. Esta norma determina la igualdad de todos los estados en las relaciones internacionales, con independencia de la capacidad económica, el tamaño o el nivel de desarrollo de los países. Esa igualdad jurídica se traslada, también, a los jefes de estado, presidentes y monarcas de cada una de las naciones. De esta forma, todos los jefes de estado poseen el mismo rango, con independencia del nombre de su cargo (presidente de república, rey etc). La determinación de la precedencia deriva de la antigüedad en el puesto. En el caso de los estados, se ha impuesto la organización alfabética en el idioma del país anfitrión (inglés en la ONU o francés en la OCDE, por ejemplo). De igual manera, las precedencias entre funcionarios diplomáticos y entre embajadores se establecen en atención a la fecha de antigüedad en el respectivo cargo.

AUTORIDADES DIPLOMÁTICAS Se consideran autoridades diplomáticas a Presidentes ó Primeros Ministros de las Naciones, Embajadores, Cónsules, Agregados Diplomáticos, Enviados a Misiones y Acreditados Militares.

DERECHO DE LEGACIÓN Es la facultad que tienen los estados en el Derecho Internacional para enviar y recibir enviados oficiales residentes (llámese agentes diplomáticos o agentes especiales) que lleven la representación de si gobierno.

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RESPONSABILIDADES 1. La elección de los agentes diplomáticos, cualquiera que sea su categoría pertenece al dominio de la soberanía interna del Estado que representan e incumbe a la autoridad suprema de éste. 2. La categoría de los agentes diplomáticos es fijada de común acuerdo por lo gobiernos interesados. 3. El Estado puede acreditar a su agente ante uno o más gobiernos extranjeros. 4. Ningún Estado puede mantener, simultáneamente, relaciones diplomáticas con más de un gobierno de otro Estado. 5. La elección del agente diplomático depende del pedido previo del beneplácito al gobierno del país receptor ante el cual va a ser acreditado. 6. El estado tiene el derecho de rechazar la propuesta de un agente diplomático extranjero. 7. El Estado que recibe puede en cualquier momento pedir la retirada de cualquier miembro de la misión, si se le considera persona non grata. 8. El derecho de legación acompaña a los gobiernos legalmente constituidos que se expatrían en caso de guerra, para no caer en poder extranjero. 9. El Estado de guerra interrumpe el ejercicio del derecho de legación entre los Estados beligerantes, más no afecta el derecho de legación de los países neutros que pueden ocuparse de los intereses de los beligerantes. Las principales facultades del Servicio Exterior Mexicano, son las de Desarrollar, aplicar y nutrir la política exterior que determine el ejecutivo.

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EL JEFE DE LA MISIÓN: 

Representa a su país

Transmite la información de país a país

Protege los intereses de sus conciudadanos y de su estado

Es ejemplo de la imagen de su país.

REQUISITOS PARA SER EMBAJADOR: En México artículo 1º de la Ley Orgánica del Servicio Exterior Mexicano. 

Función Pública (en cuanto a sus atribuciones)

 Diplomático

(relaciones

internacionales,

intercambios,

firma

de

convenios)  Consular (realiza las funciones administrativas, Aduna, visas, derechos Notariales)  Como actividad:  Permanente  Transitoria (por un periodo determinado, misión especifica) PROHIBICIONES A LOS MIEMBROS DE UNA MISIÓN DIPLOMÁTICA 

Ningún miembro de una misión diplomática podrá ausentarse de su sede para trasladarse a otro país, ni a un al que esta acreditado sin previa autorización de la Secretaría o del Jefe de Misión.

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Debe respetar la soberanía del Estado, no inmiscuirse en política del país y acatar sus leyes.

No tratará asuntos oficiales o diplomáticos de países extranjeros son permiso de su ministerio.

No podrá colaborar con publicaciones ni tener un puesto en empresas privadas sin la autorización de su Secretaría o Cancillería.

Cuidar la correspondencia oficial.

No pueden aceptar un grado que constituya una acción legal, ejemplo: No pueden tener funciones de Abogado.

No se puede aceptar el cargo ni renunciar al cargo de decano sin previa autorización de su Cancillería.

No ejercer ninguna profesión en el país de residencia, ni dedicarse a operaciones mercantiles, ni tener intereses en el país donde este acreditado, ni negocios que se relacionen con el.

No representar en el extranjero firmas comerciales o intereses privados del país donde se ejerce.

No puede recibir ningún trabajo remunerado que no tenga relación con su cargo.

No aceptar condecoraciones extranjeras sin permiso de su gobierno.

FORMAS DE TERMINAR UNA MISIÓN  Término del período presidencial  Rompimiento de Relaciones Diplomáticas Dependencia

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 Muerte del Jefe de Misión  Persona Non Grata. TRATAMIENTO EN CORRESPONDENCIA DIPLOMÁTICA  Embajador Sr. Embajador Excelentísimo Sr. Embajador Excelencia Vuestra Excelencia  Ministros Sr. Ministro Excelencia Vuestra Excelencia  Encargado de negocios Sr. Encargado Señoría Vuestra Excelencia  Papa Su Santidad (No católicos) Santo Padre (Católicos) Vuestra Santidad Dependencia

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 Reyes / Reinas Su Majestad Vuestra Majestad  Emperadores Majestad imperial  Príncipes Su alteza Su alteza real  Cardenales Eminentísimo Reverendísimo Sr. Cardenal  Nuncios Católicos Reverendo Padre Reverendo Presbítero.

DESPEDIDA DE LA CORRESPONDENCIA DIPLOMÁTICA  Aprovecho la oportunidad para expresar (reiterar) a vuestra excelencia, el testimonio de mi más alta consideración.  Aprovecho la oportunidad para expresar (reiterar) a vuestra señoría, de mi más distinguida consideración. Dependencia

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 Siglas más comunes: a mano derecha en lápiz: p.p. para presentar p.f. para felicitar p.c. para condolencia p.r. para agradecer p.p.c. para despedirse p.f.f.n. para felicitar por fiesta nacional r.s.v.p. impresa en invitación para petición de confirmación p.m. para recordar t.s.v.p. tenga la bondad de mirar al reverso.

3.5. PROTOCOLO UNIVERSITARIO En el ámbito universitario se celebran actos que cuentan con un gran componente ceremonioso, y que guardan tradiciones y costumbres centenarias. Los actos como apertura del curso universitario o el nombramiento de Doctor Honoris Causa, son alguno de los más representativos. Sus protocolos están regidos por su:  Organigrama Forma de gobierno de cada universidad (ejemplo: rectoría, consejo, áreas, decanatos, etc)  Dependencia

Ceremonias Secretaría General de Gobierno

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Se manejan diferentes ceremonias pero las principales son doctorados honoris causa, graduaciones, inauguraciones, conferencias, entre otras. 3.6. PROTOCOLO MILITAR

Las Fuerzas Armadas de México están integradas por tres instituciones

militares

permanentes

agrupadas

en

dos

dependencias

gubernamentales que son: Secretaría de la Defensa Nacional: 1. Ejército Mexicano 2. Fuerza Aérea Mexicana

Secretaría de la Marina: Armada de México.

La máxima autoridad en el ejército mexicano es el Secretario de la Defensa Nacional ; sin embargo; el Comandante Supremo de las Fuerzas Armadas del País es el Presidente de la República. Esta dividido en 12 regiones militares, a su vez subdividido en 45 zonas militares, y 23 Guarniciones militares, en Jalisco se encuentra la V Región Militar abarca los estados de Aguascalientes, Colima, Jalisco, Nayarit y Zacatecas. También tenemos de la XV zona militar, en La Mojonera y la XLI zona militar ubicada en Puerto Vallarta, Jalisco. Existe una Guarnición militar en Melaque. Dependencia

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El ceremonial militar tiene por objeto, dar solemnidad a ciertos acontecimientos de la vida militar.

CEREMONIALES MILITARES: 

Himno Nacional (modalidades para su ejecución).

Honores militares:

Honores a la bandera. Honores al cargo. Honores a la jerarquía. Honores especiales. Honores fúnebres. Revistas de desfiles, etc. 

Demostraciones de respeto.

Formalidades del servicio.

Servicio Naval Mexicano 

Saludo Militar

Saludo a la Bandera al abordar un buque

El sable

Saludos de cañón

Botadura de un buque.

PROTOCOLO NAVAL Dependencia

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Todas las actividades y rutinas de la Armada, desde el arribar rutinariamente al buque, el pasar bandera, la repartición de faenas, portar el uniforme, pasar al comedor, el convivir o dirigirse a un superior jerárquico se rige por un estricto protocolo y un ceremonial común a casi todas las marinas de guerra del mundo. COSTUMBRES Y TRADICIONES Para que tenga validez de una costumbre naval: 

Debe ser de largo tiempo continua

Debe ser específica y uniforme

Debe ser consistente

Debe ser General

Debe ser conocida

No debe de oponerse a estatuto o reglamento existente.

El saludo militar es un gesto de cortesía y observancia obligatoria. Es un gesto de reconocimiento de la subordinación militar a un rango superior.

3.7.

PROTOCOLO EMPRESARIAL

Se puede definir como el compendio de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente para propiciar la “Eficacia de la empresa”, definiendo claramente su historia, su misión, visión y su organigrama, con el objetivo de crear relaciones positivas y de éxito con otras empresas, gobierno, público externo, relaciones nacionales e internacionales y público interno.

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PRIMERAS MANIFESTACIONES DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL Las Primeras Jornadas sobre Protocolo y Empresa, celebradas en Madrid en 1996, recogieron una serie de recomendaciones con la finalidad de unificar criterios

para la aplicación del protocolo dentro de la empresa que, efectivamente, se están observando y difundiendo paulatinamente entre la clase empresarial. Los principales acuerdos a los que se llegó en dichas Jornadas han sido recogidos por el autor Francisco López-Nieto y Mallo en su Manual de Protocolo. Son las siguientes:  Manifestar la progresiva sensibilización de las empresas privadas, por la consolidación de unas pautas concernientes a la organización de sus actos públicos internos.  Respetar, en la medida de lo posible, la prelación de las autoridades asistentes a los actos de naturaleza mixta (actos promovidos por la empresa privada a los que

asisten

como

invitados

determinadas

autoridades),

intercalando

autoridades y miembros de la directiva.  Los actos que celebra la empresa privada serán presididos por el máximo responsable de ésta, normalmente el presidente. Como excepción, en caso de que asistiera como invitado algún miembro de la Familia Real o primeras autoridades, se cedería la presidencia o se aplicaría la doble presidencia: la autoridad y el presidente de la empresa se ubicarían en los dos puestos centrales, quedando el de la derecha para la autoridad.  Con respecto a las banderas en los actos organizados por la empresa, únicamente, si se desea, figurarán las propias de la empresa. En el caso de que asista alguna alta autoridad, se colocarán las banderas oficiales, siempre separadas de las de la empresa. Las banderas oficiales quedarán a la derecha de la presidencia alineadas por detrás de ésta y las banderas de la empresa, a la izquierda de la presidencia. Dependencia

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 Cuando el patrocinador asista al evento, será la empresa patrocinadora quién dictamine el trato y precedencia que se le dispensará a su representante.  Las empresas privadas deberán tener presente y acatar el ordenamiento de autoridades establecido en el Real Decreto 2099/83, por el que se establece el orden de precedencias del Estado.  Se recomienda que las empresas dictaminen sus propios reglamentos de

conducta interna partiendo de estas recomendaciones, con objeto de sentar unas bases y establecer unos criterios con una vigencia permanente que dé coherencia e identidad a sus actuaciones.

RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO INTERNACIONAL En la actualidad la globalización y la apertura generalizada de los mercados de bienes y capitales, la creciente privatización de los sectores económicos, el auge de las empresas multinacionales, el aumento de la competencia y el acceso a mercados internacionales así como el intercambio cultural, están a la orden del día en las negociaciones y relaciones comerciales. La actividad empresarial, requiere de más expansión y relación con empresas y empleados de otros países, y por tanto, de diversas culturas. Las costumbres culturales se trasladan paralelamente al ámbito empresarial, siendo necesario el conocimiento de sus culturas para lograr la coordinación de las estrategias comerciales, de igual forma el conocimiento de las normas de Protocolo y buenas maneras. Las reglas de oro de un “Buen Negociador” que deben observar los empresarios, profesionistas y ejecutivos son:  Educación  Cortesía Dependencia

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 Urbanidad  Buenas maneras

Un buen negociador internacional, es: –

Persona sensible al cuadro de referencia cultural de sus interlocutores

Capaz de ver el mundo como otros lo ven

Capaz de prever comportamientos y ruidos comunicativos.

CONSIDERACIONES

EN EL TRATO CON OTROS PAÍSES O CULTURAS EN AMBOS SUPUESTOS

COMO ANFITRIONES O COMO INVITADOS.

Modelo oriental:  Se basan en el SILENCIO como modelo de negociación  Circularidad de las conversaciones  La sutileza es el medio y la armonía el fin

Modelo americano:  El silencio resulta muy incómodo  Conversaciones directas  Gran sentido del tiempo  Importancia de la franqueza y la ética

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Modelo europeo:  En equilibrio entre: Modelo asiático Modelo norteamericano  Grandes variaciones entre el norte y el sur.

Modelo africano:  Muy reciente  Difícil de definir  Negociaciones paralelas, de igual a igual.  Valoran: o la continuidad o tradición o y cooperación  Es común el regateo.

CONSIDERAR ASPECTOS COMO:

5 calendarios diferentes:

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Musulmán: 355 días

Judío: 354 días, con siete años bisiestos

Chino: calendario luni-solar sobre un diclo de 19 años

Juliano: comienza arbitrariamente el 13 enero

Gregoriano: Vigente en toda la cultura occidental

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Forma de dirigirse a las personas 

Por norma general saludaremos con el apretón de manos

Distancias personales, varían en función de la latitud de los países.

Hora local de negocios

La Proxémica 

Gestos con las manos

Sentados y de pie

En las comidas

La Gastronomía, religión y la indumentaria y el papel de la mujer 

Afecta en muchos casos a todas las actividades de la vida, incluyendo el protocolo institucional y en los negocios

Comportamiento ante otras culturas 

Ignorar las diferencias

Conocer sus valores esenciales

para disminuir dificultades de

comunicación 

Aceptar sistemas diferentes de valores y actuar en consecuencia

Requisitos para una buena imagen internacional 

Ser puntual

Ser educado y positivo

Mostrar consideración por los demás

Vestirse apropiadamente

Hablar y escribir bien

Debemos superar las diferencias interculturales

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Informándonos de sus usos y costumbres

Cuidando las primeras impresiones

Eliminando interferencias en la comunicación: intérpretes Secretaría General de Gobierno

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Conocer sus jerarquías y técnicas de negociación

Aprender a recibir y ser recibido

3.8. PROTOCOLO RELIGIOSO

En el mundo existen diversas ceremonias y manifestaciones religiosas que tienen su propio protocolo. En este apartado se presentan, algunos aspectos importantes sobre los diversos protocolos religiosos.

PROTOCOLO CATÓLICO

Partiendo de lo que representan los sacramentos en la vida católica, por

podemos él,

se

han

relacionarlo

un ido

conjunto estableciendo

con de por

el

protocolo

reglas las

o

religioso,

entendiendo

procedimientos

costumbres

religiosas,

perduran en el tiempo.

LOS SACRAMENTOS (PROTOCOLOS) MÁS TRADICIONALES SON:  Eucaristía  Bautismo  Confirmación  Primera Comunión Dependencia

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que que


 Matrimonio  Inhumación

TRATAMIENTOS PROTOCOLARIOS:  Papa: Beatísimo o Santísimo Padre, Padre Santo, Romano Pontífice, Sumo Pontífice, Vicario de Jesucristo  Cardenal: Eminencia Reverendísima  Arzobispo, obispos patriarcas, nuncios, internuncios, decano del tribunal de Rota: Excelencia Reverendísima  Auditores, fiscal y defensor del vinculo: Ilustrísima Reverendísima  Nuncios y delegados pontificios: Monseñor  Vicarios diocesanos y canónigos catedráticos: Muy ilustre Señor  Dignidades eclesiásticas y monásticas: Reverendo  Abadesas mitradas: Reverenda Madre.

PROTOCOLO EN EL VATICANO  Audiencia Privada (10:30 – 13:30 hrs) Duración 10 a 30 min. Fotografías Regalos (mujeres: rosario, hombre: medallas o sellos conmemorativos) Cobertura (medios de comunicación vaticano)  Visita de Estado La prefectura de la casa pontificia elabora el programa de la visita oficial editado en italiano, francés y el idioma del visitante estrictamente bajo las normas del vaticano.

COMITIVA DE VISITA DE ESTADO AL VATICANO

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Su Excelencia el Sr. Presidente

Su excelencia el Sr. Secretario de asuntos exteriores Secretaría General de Gobierno

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Su excelencia el Sr. Embajador del país ante la santa sede

Porta voz de la presidencia

Jefe de protocolo, y resto de los miembros del séquito.

VIAJES PAPALES El Papa viaja con la doble condición de jefe de Estado y de jefe de la iglesia católica por lo que ha de hacerlo con invitaciones dobles la del Estado y la de la Iglesia. En cuanto al protocolo que ha de seguirse en el país de destino, este se pacta previamente. Detalles protocolarios: El vaticano nunca realiza banquetes.

PROTOCOLO JUDÍO Q

El Sabbath: día sagrado de los judíos ortodoxos suspenden cualquier actividad del viernes por la tarde Kosher: la religión no permite comer puerco.  Ni tener contacto físico con el sexo opuesto  No comen carne de puerco, conejo, rana, tiburón y ningún crustáceo.

ISLÁMICO Islam es una religión monoteísta abrahámica cuyo dogma se basa en el libro del Corán, el cual establece como premisa fundamental para sus creyentes que "No hay más Dios que Alá y que Mahoma es el mensajero de Alá".  Ramadam: Festividad del Islam en la que la persona ayuna durante un mes. Se debe considerar para cualquier reunión de negocios que: Dependencia

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Los musulmanes rezan en 5 momentos del día, comúnmente buscan un lugar adecuado para hacerlo

La mano izquierda es impura

No se muestra la suela del zapato en presencia de los musulmanes

No se toma ningún tipo de licor

Las mujeres deben de cubrirse la cabeza en público y en presencia de hombres

No se les da la mano ni se saluda a personas del sexo opuesto

No “hala” (carne pura).

HINDUISMO

Se debe de considerar para cualquier reunión de negocios que:  No comen res (para ellos es sagrada) no consumen carne de puerco  Sus meditaciones son el inicio del día  No consumen alcohol.

3.9. PROTOCOLO EN EL DEPORTE El protocolo deportivo cada día está más en uso debido a la gran cantidad de eventos que se suceden diariamente relacionados con el deporte. JUEGOS OLÍMPICOS

El movimiento olímpico agrupa bajo la autoridad suprema del comité olímpico internacional a las organizaciones, los atletas y otras personas que aceptan guiarse por la carta

olímpica. La

actividad del movimiento olímpico es permanente y universal.

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Las Olimpiadas y los Juegos de Invierno se realizan cada 4 años. El Comité Olímpico Internacional fue creado por el congreso de parís el 23 de junio de 1849. La primera olimpiada de los tiempos modernos tuvo lugar en Atenas en 1896.  Sede: El Consejo Federal Suizo  Himno Olímpico: Creado en 1958  Símbolo Olímpico: Diseñado por Piere Coubertín en 1913, es un emblema internacional que representa la unión de los 5 continentes con fondo blanco.  Bandera Olímpica: Fue presentada oficialmente en 1914 en París pero fue usada en estadio olímpico en 1920 en los juegos celebrados en Amberes.  Carta Olímpica: Es el código que recoge los principios fundamentales las normas y los textos de aplicación para la celebración de os juegos olímpicos.  Idiomas oficiales: Francés y el Inglés.  Llama Olímpica: Es encendida solo en las olimpiadas.

JUEGOS PANAMERICANOS

La celebración de los Juegos Panamericanos se remonta a los Juegos Olímpicos de Verano 1932 en Los Ángeles, Estados Unidos.

Los

representantes latinoamericanos del Comité Olímpico Internacional (COI) fueron inspirados por la celebración de los primeros Juegos de América Central en 1926, y propusieron la creación de una competencia que incluyera a todos los países de las Dependencia

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Américas, con el propósito de fortalecer las actividades deportivas de la región. La celebración de los Juegos abarca muchos rituales y símbolos como la bandera y la antorcha, así como las ceremonias de apertura y cierre. Se realizan cada 4 años  Símbolo Panamericano: logotipo de la ODEPA en un campo blanco. aprobado en 1954, se compone de cinco círculos concéntricos de color amarillo, verde, blanco, rojo y azul (del centro) en torno a un disco de color azul claro. Una antorcha se superpone a los anillos y discos. El lema de los juegos "América, Espíritu, Sport, Fraternité" está escrito en negro en un círculo alrededor del borde exterior del disco central. El lema significa "el espíritu americano de amistad a través del Deporte".  Carta Panamericana: Inspirada en la Carta Olímpica que contiene el código que rige los principios fundamentales las normas y los textos de aplicación para la celebración de los juegos.  Idiomas oficiales: Los que se hablan en América: español, francés, portugués y el Inglés.

TEMA 4 PRECEDENCIAS Y PRESIDENCIAS En la organización de un evento protocolario es necesario definir un orden de precedencias y presidencias, en algunas ocasiones los criterios se encuentran especificados en normas (ley), para los casos de eventos del gobierno estatal los criterios se encuentran en el Manual de Relaciones Públicas y Protocolo del Estado, sin embrago, tenemos que observar otros criterios, pues no todos los cargos ni todos los rangos están descritos; y menos aún cuando intervienen personas del sector público y del sector privado.

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Es por ello, que tenemos que contar con otros elementos para establecer un orden correcto y adecuado para cada ocasión. 4.1 ASPECTOS GENERALES En primer término definiremos el significado de Precedencia y Presidencia: 

La Precedencia es el orden establecido por el que se colocan a las personas asistentes a un acto en función de su jerarquía, rango o categoría.

Es la preferencia en el lugar de asiento.

Previo establecimiento de un orden entre las personas que realizan o participan en una actividad, en función de su preeminencia, primacía, rango, nivel, o relevancia establecida por una norma, tradición o uso, en el ámbito de una estructura cualquiera, para obtener la máxima eficacia de la mencionada actividad.

 Precedencia Oficial: La dictada y recogida por ley para todo tipo de actos (en la que se detalla la colocación de invitados desde el de mayor rango hasta el invitado de menor rango).  Precedencia Social o Privada: La establecida por costumbre o por norma social, atendiendo a criterios menos estrictos que los recogidos por ley, y que puede dar lugar a diversas interpretaciones por tradiciones o costumbres locales. 

La Presidencia de acuerdo al diccionario de la Real Academia Española, entre otras acepciones, es la persona o conjunto de personas que presiden algo.

Es el conjunto de personas que ocupan el lugar más prominente y destacado de un acto.

Está claramente distinguida, generalmente mira hacia los participantes o público.

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En un evento donde participan uno o más personalidades se les debe entregar una agenda o cronograma con la participación específica de cada persona en el acto.

LA PRESIDENCIA PUEDE SER:  Unipersonal: Acto en el que hay una sola presidencia. Para una mejor distribución de los sitios en la mesa, lo mejor es que haya un número impar de personas.

PRESIDIUM

 Bipersonal: Es aquel acto en el que hay dos presidencias, es decir una presidencia compartida. La presidencia suele ocupar un lugar destacado en cualquier tipo de sala o recinto. Una mesa distinta en tamaño a las demás, una mesa situada en un lugar más elevado o privilegiado, etc. Cualquier motivo que la haga diferenciarse de las demás. En cuanto a la presidencia, también se suele destacar dentro de la mesa a la/s presidencia/s con unas sillas distintas en diseño o de mayor tamaño (por ejemplo, de respaldo más alto).

PRESIDIUM

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LEY DE LA DERECHA Dentro de las precedencias, existe la denominada "Ley de la derecha" o principio de la derecha. En su aplicación más remota la observamos en:  Roma: Vuelo de las aves para resolver preguntas  Grecia: Los dioses otorgaban la derecha a los favorecidos.  Biblia: La derecha como lugar de honor. “Jesús está sentado a la derecha del Padre”.

Este principio nos indica que el sitio de honor o preferente es el que se sitúa a la derecha de la persona de la más alta jerarquía en cualquier tipo de acto o evento. Según este principio, si el sitio de honor está situado en el sitio central, respetando este principio, el sitio de más jerarquía debe situarse a su izquierda (para que quede a su derecha el sitio de honor). Este principio es de aplicación tantos en actos donde las personas están sentadas como en actos donde se está en pie. Como en todo, caben excepciones a cualquier norma escrita o no, por razones de cortesía, siempre dentro de unos límites razonables y dependiendo del momento, de las características y de las circunstancias particulares que cada acto o evento tienen.

En el caso de los actos celebrados en el Poder Ejecutivo en los que participa el Gobernador del Estado, el Manual de Relaciones Públicas y Protocolo señala que el Gobernador Presidirá el acto y el representante de la instancia o institución organizadora tomará el lugar de honor (a la derecha).

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4.2 CRITERIOS BASE

Criterios base que nos pueden apoyar para definir con anticipación las precedencias y presidencias tanto en presídium como del uso de la primera fila, en los casos que aplique:

CRITERIO DE ANTIGÜEDAD. Hay actos en los que pueden coincidir dos oficiales del mismo rango, por lo que por razones de antigüedad uno tendrá precedencia sobre el otro. Lo mismo ocurre en el caso de que concurran dos representantes de igual rango de dos instituciones iguales; suele aplicarse el principio de antigüedad, por ejemplo si son del ámbito universitario, la Universidad de primera creación, la más antigua, es la que debería tener la mayor precedencia.

En el caso de los actos oficiales en los que intervengan dependencias del gobierno del estado este criterio procede durante los eventos vinculados con autoridades diplomáticas y en su vexilología.

CRITERIO DE REPRESENTATIVIDAD. Si coinciden cargos iguales, por ejemplo el director de una empresa privada y una pública, tiene precedencia los organismos del Estado u oficiales, sobre los privados. En este caso predomina lo que la persona representa y no el cargo que tiene. Pues puede darse el caso que su cargo sea inferior, pero representa a una institución del Estado que también tenga mayor precedencia. Claro todo depende de varios factores: habría que saber donde se organiza el acto, quien lo organiza, etc.

En el Gobierno de Jalisco y sus Dependencias se sigue este criterio cuando coinciden representantes del sector Privado y Publico dando prioridad a los cargos Públicos aunque sean de menor rango que los del sector privado. Dependencia

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Por ejemplo:  Al anunciarse el patrocinio de una marca comercial para un programa de gobierno especifico.  Al desarrollar eventos conjuntos con fundaciones, empresas o asociaciones.  Al acudir a inauguraciones de instalaciones, primeras piedras etc., de iniciativa Privada.  Cambios de presidencias de cúpulas empresariales, colegios de profesionistas, asociaciones, etc.

CRITERIO ALFABÉTICO Es uno de los criterios más utilizados para evitar confrontaciones en las precedencias. El mismo consiste en utilizar el orden alfabético, en el idioma del país donde se celebra el acto, para proceder al ordenamiento de los asistentes. Es muy utilizado cuando concurren muchos países, en los que sería muy problemático establecer su orden de importancia (¿en qué basaríamos ese orden? en su nivel económico, en su número de habitantes, etc.). En estos casos, se ordenan los países por orden alfabético en el idioma del país donde se encuentran. Hay otros casos, donde se internacionaliza este concepto, por ejemplo, la bandera en la sede de la ONU, y se opta por hacer este orden en el idioma inglés.

En el Gobierno del Estado este criterio es utilizado en eventos donde participan de 2 o más: diplomáticos, presidentes municipales, cúpulas empresariales, directores de medios de comunicación, empresas, autoridades eclesiásticas, países y estado.

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CRITERIO DE ALTERNADO Basado en el Derecho Internacional Público e Instituciones Internacionales, y más concretamente en la firma de tratados bilaterales. Este sistema alternado consiste en: cuando se firma un tratado si el país A tiene su firma a la izquierda y el B a la derecha, en un ejemplar, en el otro el país B tiene su firma a la izquierda y el A a la derecha.

Acuerdo 1:

Orden de precedencia. Criterios para establecer las precedencias.

Acuerdo 2:

Orden de precedencia. Criterios para establecer las precedencias.

Este principio también es válido, si una de las firmas esta encima y la otra debajo. En el otro documento se invertirán las posiciones.

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En el Gobierno del Estado este criterio es utilizado en eventos donde una autoridad de gobierno recibe a algún funcionario de otro país, las banderas se intercambian de posición quedando la bandera de Jalisco tras el visitante extranjero y la bandera extranjera tras el funcionario de Jalisco.

BANDERA VISITANTE

BANDERA JALISCO

BANDERA JALISCO

BANDERA

VISITANTE CRITERIO DE ASIMILACIÓN La dama asimila la jerarquía o rango de su marido. Este principio solamente tiene efecto para cuestiones protocolares, pero no para otras situaciones que no tengan carácter protocolario, como son las cuestiones administrativas. A la inversa no ocurre lo mismo. El hombre no toma el rango o jerarquía de la mujer, aunque por cuestiones de cortesía, hay actos en los que se acepta mantener este criterio.

En el Manual de Relaciones Públicas del Gobierno del Estado, este criterio es utilizado principalmente en eventos de índole social como cenas y desfiles.

CRITERIO DE JURISDICCIONALIDAD. Cuando un acto entra dentro de la "jurisdicción" de un cargo, este máximo representante de ese "territorio" es el que tiene la mayor precedencia o el sitio de honor.

CRITERIO DE RESPONSABILIDAD Hay ocasiones, en que algunos eventos son organizados por el responsable de una institución u organismo. Aplicando este criterio, se indica que la máxima precedencia o sitio de honor debe ser ostentado por este responsable.

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En el Gobierno del Estado este criterio se aplica cuando una instancia o dependencia perteneciente a determinada secretaría es la organizadora principal del evento.

CRITERIO DEL SENTIDO COMÚN Cuando todos los demás criterios son de difícil aplicación nos queda el mejor consejero que podemos tener: el sentido común. Los encargados del departamento de protocolo, gracias a su experiencia, sabrán salir airosos de cualquier imprevisto, utilizando los criterios anteriores y una pequeña dosis de sentido común. En el Gobierno del Estado este criterio es altamente utilizado ya que influyen en la determinación de las precedencias.

En España existe una Ley de Precedencias, y es el mecanismo utilizado para los actos oficiales, sin embargo ante la diversidad de normas existentes manejan lo que denominan “Principios Generales” para designar las precedencias en los actos públicos oficiales.

EL ORDEN LINEAL. PRINCIPIO LINEAL Este principio nos indica los lugares de preferencia en el caso de una hilera o línea de personas. Utilizado en actos en los que se camina. Según este principio la persona de mayor jerarquía o precedencia va delante y en orden decreciente hacia atrás van el resto de personas por orden de importancia.

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Este principio no ha sido utilizado en Gobierno hasta el momento.

PRINCIPIO DE LATERALIDAD. El sitio de mayor honor es el centro, y de forma alternativa se van colocando a derecha e izquierda de él.

Este principio aplica la "lateralidad" en el orden de las jerarquías, estableciendo un ordenamiento alterno y lateral a los invitados de cualquier evento, partiendo de un punto central y en orden decreciente. Cuando hablamos de cuatro personas. En este caso, algunos expertos en protocolo aconsejan que el sitio de honor sea el del extremo derecho mirando de frente a las personas, al público (si mirásemos hacia ellos sería solamente invertirlo).

En este caso, en vez de una colocación alternativa, se da una colocación lateral descendente a la izquierda de la persona de mayor jerarquía o rango. Es decir, si tenemos por orden de importancia persona A, persona B, persona C y persona D, la colocación quedaría así:

Principio del orden lateral. Lateralidad en el orden de jerarquías Dependencia

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El Gobierno del Estado, utiliza este criterios cuando participan autoridades Municipales, Diplomáticas, Eclesiásticas, Cúpulas Empresariales, Directores de Medios, conforme lo señala el Manual de Relaciones Públicas y Protocolo.

4.3 PRECEDENCIAS Y PRESIDENCIAS DE PERSONALIDADES EN ACTOS En la celebración de los actos públicos o privados se pueden dar diversos escenarios en los que se requiera una estructura en las que exista un Podium o Presídium pudiendo desarrollarse en lugares abiertos o cerrados, para esto es necesario conocer las reglas para la utilización de este tipo de estructuras y definir correctamente las precedencias y presidencias de los evento. Atendiendo a la prioridad del:  Del centro  De la derecha  De la izquierda  De proximidad

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En es te sentido, tenemos que el Pódium es una espacio de dimensiones apropiadas para ser empelado por una persona para hablar en público, integrado por micrófono y lámpara.

Mientras que el Presídium es un espacio designado en una sala para ubicar una mesa que servirá para que cierto número de personas, ocupen sus puestos designados previamente. Generalmente el presídium se coloca sobre una plataforma sobre el nivel del piso para una mejor visión del auditorio; además se adapta con sillas, paños, micrófonos y personificadotes. El fondo del presídium normalmente se decora con el nombre del evento que se realiza.

En los actos oficiales del Gobierno del Estado el Manual de Relaciones Públicas y Protocolo del Gobierno nos marca las reglas para la utilización de estas estructuras señalando que:

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PODIUM En los eventos a los que asiste el Presidente de la República se utiliza exclusivamente el podium presidencial que lo trae Estado Mayor, pero habrá excepciones donde se podrá utilizar una placa con el nombre e imagen del evento sobre la parte superior del escudo nacional siendo esto autorizado exclusivamente por Estado Mayor Presidencial.

Para los eventos de gobierno del estado con la presencia del Gobernador procederá el uso del pódium con el escudo oficial, pudiendo variar el material del mismo. Para los eventos de las diferentes dependencias puede variar el uso del pódium.

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UBICACIÓN DEL PODIUM La ubicación que tendrá el pódium en el escenario es a la derecha de las autoridades sentadas en presídium. (es decir a la izquierda mirando al frente de la mesa presidencial). Con algunas excepciones se podrá utilizar doble pódium, sólo en el caso de la presencia de dos maestros de ceremonias durante el evento que lo amerite. En el caso de eventos cívicos los podiums deberán portar el escudo oficial de

gobierno. PRESÍDIUM Es importante conocer las precedencias- categorías para determinar a quién voy a subir y a quien no voy a subir. En un presídium deben estar las personas de mayor importancia. El número tiene que ser impar, para resaltar a la máxima autoridad, se puede considerar como excepción la presencia de dos homólogos de muy alta jerarquía para que este sea par, como se mostró en el apartado de precedencias y presidencias del presente manual. La precedencia puede estar determinado dependiendo de las autoridades y del tipo de evento.

En los organismos empresariales, se deben subir por antigüedad en que se constituyeron dichos organismos.

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Por jerarquía una mujer puede estar a la orilla, pero por cortesía es recomendable evitarlo. Los Personificadores es lo único que debe estar en el presídium, si es prolongada la sesión se puede poner botellas con agua.

4.4 PROTOCOLO PARA AUTORIDADES MILITARES, ECLESIÁSTICAS Y DIPLOMÁTICAS En la práctica, las dependencias del gobierno del estado, en diversas ocasiones trabajan en conjunto con autoridades militares, eclesiásticas ó diplomáticas y cada una de ellas tiene reglas protocolarias que se deben observar. Conforme al Manual de Relaciones Públicas y Protocolo del Gobierno del Estado se recomienda: cuando 2 autoridades militares asisten a un evento (ej. XV zona y V Región) no se les asigna lugar en presídium juntos. A la derecha va el militar de mayor rango y a la izquierda el de menor rango. En cuanto a las Autoridades Eclesiásticas con las cuales el gobierno del estado y sus dependencias tendrían tratamiento en ciertos eventos podrían ser: Papa, Arzobispo

Primado,

Cardenal,

Obispo,

así

como

sus

representantes

administrativos en las cuales se deberán observar los protocolos respectivos.

EJÉRCITO, FUERZA AÉREA Y ARMADA Los gráficos muestran los rangos de las autoridades militares de México que son nombradas como “Fuerzas Armadas Mexicanas”, integradas por: la Armada de México (fuerzas de mar), Fuerzas Aéreas (de aire) y el Ejército (fuerzas de tierra).

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Insignias Ejército Mexicano

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Fuerza Aérea Mexicana

Armada de México

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Armas

SERVICIOS

CUERPOS ESPECIALES

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4.5 VEXILOLOGÍA La vexilología es el estudio de las banderas en su más amplio sentido. Es una disciplina auxiliar de la historia, aunque hoy día se entiende también su relevancia como parte de la semiótica. A la persona dedicada a esta actividad se la denomina vexilólogo. En México existe la Ley sobre el Escudo, la Bandera y el Himno Nacionales, regula sus características y difusión, así como el uso del Escudo y de la Bandera, los honores a esta última y la ejecución del Himno.

PROTOCOLO DE LAS BANDERAS OFICIALES (PRECEDENCIA Y COLOCACIÓN) El Protocolo de Bandera o vexilológico se aplicará en todos los actos en que intervengan los símbolos patrios nacionales y/o extranjeros. Los criterios utilizados en Gobierno del Estado generalmente son los alfabéticos y el alternado. USO DEL ESCUDO, LA BANDERA Y EL HIMNO NACIONAL Durante los eventos oficiales y cívicos del Gobierno del Estado y sus dependencias se aplicará la Ley sobre el Escudo, la Bandera y el Himno Nacionales, de acuerdo a los artículos 2, 3, 4, 5, 6 y demás relativos y aplicables. USO DEL ESCUDO, LA BANDERA Y EL HIMNO DE JALISCO La Bandera del Jalisco deberá de ser utilizada en todos los eventos protocolarios del ejecutivo y sus secretarías, y en su caso el Himno del Estado, observando lo señalado por la Ley de los Símbolos Oficiales del Estado de Jalisco. A continuación se muestra la bandera. Ésta nunca deberá de estar al mismo nivel que la Bandera Nacional, Jalisco deberá de estar por lo menos 30 cms. más atrás que la nacional conforme lo señalado por el Manual de Relaciones Públicas y Protocolo del Gobierno del Estado. Dependencia

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COLOCACIÓN DE BANDERAS NACIONALES Cuando tenemos que colocar las banderas para un encuentro o reunión, éstas deben tener un orden determinado. En el caso de que solo exista una posición central (detrás de una mesa presidencial, en un escenario, etc.) se colocarán como se explica a continuación: La Bandera Nacional, siempre debe ocupar el lugar de mayor honor, es decir, el de máxima preeminencia. Y como en el caso de las precedencias, se colocan de mayor a menor importancia.

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Si el número de banderas es par, entonces la de mayor importancia se coloca en el centro y empezando por su izquierda (¡ojo! recuerde que no se colocan como en el caso de banderas impares), se van colocando por orden de importancia y de forma alternante a izquierda y derecha de la bandera nacional.

Colocación banderas. Uso nacional. Disposición de banderas en lugares de honor.

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Como en el caso anterior, da lo mismo el número de banderas que haya que colocar. Se van alternando los sitios.

Colocación banderas. Uso nacional. Disposición de banderas en lugares de honor.

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En el caso de que el número de banderas sea impar, se coloca en el centro la bandera nacional, y a continuación el resto (partiendo de su derecha) alternando las posiciones derecha e izquierda del resto de banderas.

Colocación banderas. Uso nacional. Disposición de banderas en lugares de honor.

Da lo mismo el número de banderas que sean, siempre que su número sea impar.

Colocación banderas. Uso nacional. Disposición de banderas en lugares de honor.

En los gráficos adjuntos podemos ver su colocación siendo 1 la de mayor preeminencia y 5 la de menor Dependencia

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. Como podemos ver en el gráfico adjunto, la colocación varía respecto a la colocación de banderas en número impar. Si las banderas se encuentran a la puerta de un edificio, como por ejemplo, un hotel, se puede encontrar dispuestas en una línea única, situada a la derecha o la izquierda, o bien puede darse que haya una línea doble de banderas, es decir, dos líneas de banderas idénticas, una a la izquierda y otra a la derecha. Si solamente hay una línea de banderas, estas se colocan de la siguiente manera: empezando por la derecha la de mayor importancia hasta terminar por la de menor, desplazándonos hacia la izquierda.

Colocación banderas. Uso nacional. Disposición de banderas en lugares de honor.

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Si hay dos líneas de banderas, la colocación será idéntica a la anterior, pero guardado una simetría. Es decir. Dos líneas iguales empezando y terminado por la misma bandera.

Colocación banderas. Uso nacional. Disposición de banderas en lugares de honor.

En cualquier lugar que luzca la bandera nacional. No podrá haber otras de mayor tamaño. Aunque todas las banderas deberían guardar el mismo tamaño, en caso de que no fuera así, ninguna de las banderas colocadas puede ser de mayor tamaño que la bandera nacional. COLOCACIÓN DE BANDERAS, USO PRIVADO Las Empresas u Organizaciones tienen su propia enseña. Al no tener un carácter oficial, no deben ondear nunca junto a la ordenación de las Banderas Oficiales (aunque lo podamos ver en algunos concesionarios de coches, y otras empresas, no es correcto). Deberían figurar aparte de las Banderas Oficiales. Si celebra un acto privado en el que las Banderas expuestas son todas de empresa, éstas pueden colocarse juntas, empezando por la Empresa organizadora (anfitriona) y seguida del resto de Empresas por dos tipos de orden: o por orden alfabético o también, por orden de antigüedad de creación de las Empresas. Dependencia

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Si los actos que organiza o una empresa o institución privada no cuenta con una presencia de autoridades, no deberían figurar Banderas Oficiales. Si hay invitados nacionales y/o de otros países, se pueden colocar las Banderas de sus respectivos países, empezando por el país anfitrión, y colocando el resto por orden alfabético.

TEMA 5 ETIQUETA La etiqueta comprende el conjunto de reglas y costumbres que se deben usar en la vida diaria (social, profesional) y nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Se constituye en una herramienta fundamental del protocolo que define las reglas que gobiernan y guían el comportamiento humano. 5.1 PRECEDENCIAS EN LOS DIFERENTES MONTAJES Cuando hablamos de montajes nos referimos a los diferentes tipos de mesas que se pueden utilizar en actos oficiales o sociales, para le celebración de estos actos se requiere de una correcta planeación y tener claro el tipo de montaje que se requiere, para definir las precedencias y presidencias en una mesa de trabajo, de negociación, Dependencia

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un panel para exposiciones, o para la celebración de recepción social o una de carácter oficial, En este caso, el Manual de Relaciones Públicas y Protocolo del Gobierno del Estado nos marca una serie de pasos a seguir para definir las precedencias señalando que: Tanto para una comida de negocios como para una recepción social o una de carácter oficial, la distribución de los comensales, depende del formato de la mesa y de la posición de la cabecera (o las cabeceras si hay más de una), pues desde allí se define el resto de las ubicaciones. Además, se tienen en cuenta las aberturas del salón, ya que por una tradición referida a la seguridad, el huésped no debe sentarse de espaldas a la puerta de entrada ni a las ventanas. En cada evento se elige el estilo más conveniente: Para determinar el tipo de mesa para una comida o un banquete, es preciso analizar el carácter de la recepción, la cantidad de invitados, las dimensiones y las características del salón, y la disposición de las puertas. Se recomienda destinar 70 centímetros por persona para ubicar con holgura los elementos de cada comensal. Luego, se fijará el lugar de la cabecera pues desde esa posición se asignarán las ubicaciones de los invitados; se reservará el sitio de honor a la derecha de la presidencia y se distribuirá al resto de los asistentes según el orden de precedencia establecido. Cuando se organizan comidas formales ó recepciones oficiales, la mesa debe quedar equilibrada con igual cantidad de caballeros y de damas; en caso de que a último momento falte algún comensal se recurre a personas de confianza para cubrir el lugar. El Jefe de Estado tiene precedencia sobre el resto de las autoridades en cualquier ámbito dentro del territorio nacional y en las embajadas y consulados radicados en el exterior. Siempre llega último a las recepciones y se retira primero. Dependencia

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5.2. ESTILOS DE MESAS A continuación analizaremos los estilos de mesa más comunes y que podrán ser utilizadas en los eventos de la Secretaría: Estilo Inglés: Sitúan a dos personas principales en los extremos de la mesa, por lo que difícilmente pueden conversar.  En este estilo se organizan así dos grupos de conversación principal, uno en cada extremo de la mesa, compuesto por las autoridades de mayor rango, o familiares mayores o amistades más allegados, quedando en el centro las personalidades de menor rango o edad.  Este esquema rara vez se utiliza en comidas o mesas de trabajo profesionales.  Es un modelo más apropiado para festividades privadas, en la que los anfitriones o dueños de la casa reciben a sus familiares y amistades y cada uno de ellos puede atender a un grupo situado en casa extremo de la mesa.

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Estilo Francés: Es la más habitual puesto que permite a las personas de mayor rango ubicarse en el centro de la mesa y compartir una conversación principal.  En los extremos quedan dos o más núcleos de conversación secundarios protagonizados por los niveles inferiores del orden de los invitados.  Se utiliza por lo general en banquetes oficiales, comidas de negocios y mesas de trabajo, donde es necesario que anfitriones e invitados puedan interrelacionarse.

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Mesa imperial con una sola cabecera “a la inglesa”: La persona que preside la mesa se ubica en uno de los extremos (el otro extremo queda libre), y los invitados se ubican a derecha e izquierda de la cabecera siguiendo el orden de precedencia.

Mesa imperial con doble cabecera “a la inglesa”: Las cabeceras están en los extremos y los invitados se ubican de acuerdo con el orden de precedencias a derecha e izquierda, pero hay que tener en cuenta las dos cabeceras; es decir ambas

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derechas y ambas izquierdas: el N° 1 a la derecha del 0, el N°2 a la derecha del 00, el N°3 a la izquierda del 0, el N°4 a la izquierda del 00 y así sucesivamente.

Mesa imperial mixta con doble cabecera “a la inglesa”: Es la disposición habitual de un matrimonio anfitrión. Cada uno se ubica en un extremo de la mesa; los caballeros Nº 1 y Nº 2 se sientan a derecha e izquierda de la anfitriona; las damas Nº 1 y Nº 2 a derecha e izquierda del anfitrión; luego, la dama Nº 3 a la derecha del caballero Nº 1 y la Nº 4 a la izquierda del caballero Nº 2; con el mismo criterio, el caballero Nº 3 a la derecha de la dama Nº 1 y el Nº 4 a la izquierda de la dama Nº 2; y el resto de los invitados se alterna con el mismo procedimiento.

Mesa imperial con una cabecera “a la francesa”: La presidencia se dispone en el centro de uno de los laterales de la mesa. El espacio que lo enfrenta queda libre, como falsa cabecera. Los invitados Nº 1 y 2 se ubican a derecha e izquierda del anfitrión; los Nº 3 y 4 también a derecha e izquierda del anfitrión pero en el otro Dependencia

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lateral, a ambos lados del sitio vacío que quedó enfrente; los Nº 5 y 6 nuevamente a derecha e izquierda del Nº 1 y del Nº 2, respectivamente, y los Nº 7 y 8 a derecha e izquierda de los Nº 3 y 4; y así con el resto de los comensales.

Mesa imperial con doble cabecera “a la francesa”: Una cabecera en el medio de uno de los laterales de la mesa; la segunda, en el centro de la otra banda. Para el resto de las ubicaciones se consideran las derechas e izquierdas de ambas cabeceras en forma alternada: el caballero Nº 1 a la derecha de la cabecera Nº 0 y el caballero Nº 2 a derecha de la cabecera Nº 00; luego, las posiciones a la izquierda de ambos, así hasta el último comensal. Esta disposición permite ofrecer la segunda cabecera al invitado de honor y la cercanía favorece el diálogo. Mesa redonda con una sola cabecera: Es la mesa de ejecutivos que comparten también las mujeres en función de su jerarquía laboral. La cabecera se orienta en la posición ideal, de forma que el que preside pueda ver la puerta de entrada al salón. Los invitados se ubican de derecha a izquierda alternadamente según el listado de precedencias, y se deja libre el espacio frente a la cabecera.

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Mesa redonda con doble cabecera: Luego de asignar las cabeceras, los invitados se ubican de acuerdo con el orden de precedencia; el primero, a la derecha de la cabecera Nº 1 y el segundo a la derecha de la cabecera Nº 2; el tercero y el cuarto del listado a izquierda de cada cabecera. Y así hasta ubicar a todos los comensales.

Mesas múltiples: Son varias mesas rectangulares combinadas en distintas posiciones que se disponen según las características del salón. Las más comunes so las mesas “T” y las mesas “U”.

Mesa “T”: es la mesa indicada para comidas de trabajo entre dos partes, colocándose cada parte a un lado del brazo y en la parte central de la presidencia, se ubicarán representantes de las dos partes. Al igual que en otros tipos de mesa ni se ocupará la parte de enfrente de la presidencia, ni el extremo corto del brazo.

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Mesa “U”: Son tres mesas rectangulares; a la mesa presidencial se unen perpendicularmente dos mesas que forman una U o una herradura; si es necesario, también se arman dos Mesas “U” enfrentadas, con una cabecera en cada una.

Mesas “peine”: En fechas especiales, algunas instituciones necesitan contar con un gran número de plazas para cubrir una gran cantidad de invitados. Una opción es armar las llamadas mesas “peine”. El modelo consta de varias mesas rectangulares o en su defecto largas tablas (según la cantidad de comensales) apoyadas sobre algún Dependencia

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soporte que se oculta con los manteles. La que esté dispuesta de frente a la puerta de entrada será la mesa que presidirá la comida; el resto se dispone perpendicularmente con respecto a la primera, como si formaran los “dientes” de un peine. En estas mesas múltiples también se considera el criterio de proximidad, de modo que tienen prioridad los lugares más cercanos a la mesa presidencial y con mejor visión de la cabecera.

5.3. RECEPCIONES, COMIDAS O BANQUETES EN SALONES Es frecuente que se realicen eventos gubernamentales en los que se ofrezcan recepciones, comidas o banquetes en salones en las que asisten representantes de Dependencia

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distintas actividades, lo ideal es utilizar mesas redondas y destinar la cabecera a una autoridad o personalidad destacada. Un ejemplo sería en una comida de gabinete ampliado, los titulares de cada secretaría presiden una mesa y en esta se reúne a los invitados previamente seleccionados para dialogar sobre los temas que comparten. (SEDEUR con representantes de las cámaras de la construcción). En este tipo de eventos es común que se destine una mesa para que presidan los anfitriones y los principales invitados; en este caso se destina solamente una de las bandas de la mesa para sentar a los comensales de frente al resto de los invitados, de forma que nadie les da la espalda. La distribución de la presidencia depende de la situación que ha dado lugar a la recepción.

CABECERAS PRESIDENCIALES

Los diversos estudiosos de protocolo y etiqueta nos marcan las formas más habituales en estos casos, siendo las más comunes: a) Invitado de honor y preside el anfitrión; este se sienta en el centro de la mesa y a continuación se ubican los invitados alternadamente, de derecha a izquierda, de acuerdo con el orden de precedencia. Es el caso habitual de una comida donde la máxima autoridad preside la mesa.

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b) Anfitrión e invitado de honor comparten la presidencia en una sola cabecera, el dueño de casa se sienta a la izquierda del punto medio y ofrece la derecha al homenajeado. A partir de esta posición se sentarán los demás invitados según el orden de precedencia, de derecha a izquierda, en forma alternada.

c) Mesa mixta y no hay nadie que tenga una alta precedencia, por ejemplo cuando el dueño de una empresa ofrece una comida a sus empleados, preside el matrimonio anfitrión. En estos casos, el caballero se ubica a la izquierda del punto medio de la mesa y ofrece la derecha a su esposa, pues no hay nadie con jerarquía suficiente como para resignar esta posición.

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d) Mesa mixta y presiden anfitriones e invitados de honor, como cuando un Jefe de Estado ofrece una comida en honor de otro Jefe de Estado y ambos están acompañados por sus esposas, el anfitrión ocupa la izquierda del centro métrico de la mesa y a su derecha se ubica el Presidente invitado. La dama anfitriona (esposa del Jefe de Estado local) se sienta a la derecha del invitado de honor y la dama invitada (esposa del Jefe de Estado visitante) a la izquierda del anfitrión. A continuación se ubican los invitados según el orden de precedencia, de forma que queden intercalados hombres y mujeres.

5.4. PROTOCOLO PARA INVITADOS En la planeación de un evento el acomodo de los invitados es fundamental, una vez que se tiene definido las precedencias y presidencias pasaremos al orden de los invitados, tratándose de eventos oficiales se deben observar las reglas de precedencias, y en el caso de los eventos en donde acuden diversos sectores, se debe ser muy cuidadoso a la ahora de la designación de lugares. Los especialistas nos señalan diversos sistemas de orden de invitados conforme a las necesidades como eventos en salones con varias filas en los que es necesario la designación de lugares en las primeras filas solo por citar algunos casos. A continuación se presentan los sistemas más comunes para el

orden de los

invitados conforme a los diversos escenarios. Sistema de Reloj: Es la forma más fácil de ubicar a los invitados en un evento. Dependencia

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 El objetivo es que los comensales interrelacionen entre sí, y por tanto la tendencia es a intercalarlos para que puedan comunicarse con facilidad.  En primer lugar han de ordenarse en una (comida o reunión de gobierno o de empresa o familiar) o dos listas (comida entre grupos bien definidos como invitados y parejas, o de dos empresas o países), para proceder a continuación a ir colocándolos según el orden establecido.  Si es una sola lista procederemos a ubicarlos siguiendo la numeración.  Si son dos listas las diferenciaremos dándole a una de ellas números y a otra letras, números pares o impares o diferentes colores.  Independientemente de que las presidencias se coloquen a la inglesa (en los extremos) o a la francesa (en el centro) iremos situando a los comensales a derecha e izquierda de las dos presidencias empezando por la primera y formando unos anillos interrelacionados o círculos concéntricos.  Los anillos hacen el recorrido de las agujas del reloj y marcan los distintos niveles de precedencias y consecuentemente de proximidad a las presidencias.

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Sistema cartesiano o aspas: En el sistema o técnica cartesiana se realiza una cruz en aspa que va de la derecha de la primera presidencia a la derecha de la segunda, y a continuación de la izquierda de la primera a la izquierda de la segunda.  Este método de ubicar a los comensales en un banquete es más complicado de organizar. Sobretodo si es necesario modificarlo en el caso de tener que realizar alguna sustitución de última hora. Sin embargo, sus resultados son siempre más equilibrados y armónicos que cuando usamos las agujas del reloj, ya que distribuye el peso de los invitados principales entre las dos presidencias o entre el anfitrión y el invitado de honor. Si para ordenar por las agujas del reloj hacíamos círculos concéntricos a derecha e izquierda de cada presidencia consecutivamente.  Cuando tenemos dos listas que intercalar la ordenación cartesiana se complica enormemente, porque hay que ir alternando los dos listados en aspa de la misma manera que ya hemos indicado para la técnica de las agujas del reloj. Dependencia

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Mesas de Negociación o de trabajo: Se trata de reuniones en las que hay que disponer la mesa con una funcionalidad específica que ayude a la negociación. a) Varias delegaciones: este tipo de orden se realiza en mesas de trabajo.  Sistema de encuentro o delegaciones: Las mesas de negociación se organizan entre dos delegaciones que han de discutir y enfrentarse, por lo que la misma disposición física debe indicar ese enfrentamiento inicial que solo en el caso de llegar a buen término puede celebrarse con una comida en la que sí sería conveniente utilizar el orden del reloj o de aspa. Las presidencias, que en este tipo de mesas siempre están colocadas

a

la

francesa,

para

que

los

interlocutores

puedan

comunicarse con facilidad, y la disposición sería la de dos presidencias unipersonales enfrentadas, ya que cada delegación se ordena independientemente de la otra.

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 Sistema del espejo: Permite una negociación frente por frente entre las personas de las dos delegaciones que comparten una misma responsabilidad, área o cargo. La delegación primera en el orden de precedencia (por ser anfitriona, más antigua, con mayores activos, etc.…) se sitúa respetando su orden de precedencias interno. La otra se coloca frente por frente situando al presidente frente al presidente, al secretario general frente a su homólogo, y de la misma manera a los otros participantes. De ahí la denominación “en espejo”

b) Cabecera única: Mesas de trabajo que están presididas por una sola persona, bien por tratarse del líder indiscutible de la reunión, bien por su carácter de observador o moderador. En raras ocasiones puede darse también en algún banquete que otorgue el protagonismo absoluto al anfitrión por su alto rango, descartando una co-presidencia frontal para incidir en ese carácter único.

 Sistema jerárquico: Se da cuando la mesa está presidida por el líder único de la reunión, que encabeza uno de los laterales estrechos de la mesa. A sus lados vamos colocando al resto de invitados Los vamos alternando de derecha a izquierda, por orden de precedencias de una sola lista. Con este sistema se marcan con total claridad las diferencias Dependencia

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de rango entre los participantes en la mesa, quedando más cerca de la presidencia los primeros (1 y 2) y más lejos los últimos (15 y 16).

 Sistema equilibrado: Se utiliza también para ubicar a una sola lista de un solo colectivo en una reunión, pero a diferencia de la ordenación anterior, ésta los sitúa consecutivamente comenzando por la derecha de la presidencia y finalizando por su izquierda. Implica una mayor igualdad entre los asistentes, ya que el primero (1) y el último (16) flanquean al líder en igualdad de circunstancias prácticamente.

 Sistema simétrico: Frente a los anteriores, esta ordenación es la idónea para colocar a dos colectivos en una reunión de trabajo presidida Dependencia

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por un anfitrión o coordinador de carácter neutral. Las dos listas, ordenadas por su propio sistema de precedencias, se colocan independientemente, en el lateral derecho de la presidencia la primera y en el izquierdo la segunda. De este modo, los primeros componentes de cada delegación (1 y 1) quedan ubicados inmediatos a la presidencia. Este orden entre ellas dos se decide utilizando el criterio que la norma o la

costumbre

determinen

(antigüedad,

número

de

miembros,

precedencia oficial, etc.…)

c) Mesas para arbitraje: Son exactamente igual que las mesas de encuentro y las de sistema de espejo, con un excepción, la presidencia es una persona de un organismo ajeno a las delegaciones y no se siente en el centro si no en una de las cabeceras.

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Sistema combinado: Para ordenar dos listas de invitados claramente diferenciadas y que no se quieren mezclar. A ambos lados de la presidencia se sitúan de forma lineal los representantes de cada lista 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 Autoridades Civiles Autoridades Militares Autoridades de Gobierno.

PROTOCOLO PARA INVITADOS EN PRIMERAS FILAS Fila única impar: se trata de filas de sillas colocadas frente al presídium, en donde se ubicaran los invitados especiales de mayor rango o jerarquía, se recomienda llamar está área como de “protocolo” y colocar un número impar de sillas conforme a las necesidades del salón o auditorio, en este caso, la silla que queda frente al Presidente del presídium será designada para el invitado de mayor jerarquía, y se colocarán los demás invitados especiales de forma alterna a su derecha e izquierda siguiendo la precedencia. Recordando que en caso de que asista la esposa del Presidente del presídium se colocará en esta posición o a la derecha del invitado de mayor jerarquía.

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Fila única par: en este caso la ubicación del invitado especial de mayor jerarquía se ubicara casi en el del Presidente del presídium siguiendo las mismas reglas del caso de fila única impar.

Fila doble: en este caso existen dos áreas de filas en las que la primera línea se reservará para los invitados especiales y la regla es viendo de frente al presídium la fila del lado derecho se reservará para invitados especiales reservando la primer silla del centro para el invitado especial de mayor jerarquía o rango, y la fila del lado izquierdo en la primera línea para las cortesías de las esposas de los miembros del presídium y a continuación de forma intercalada de izquierda a derecha.

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Fila triple: en este caso tenemos tres filas de sillas en donde viendo de frente al presídium la fila del centro se reservará para los invitados especiales de mayor jerarquía y en la silla del centro frente al presidente del presídium se ubicará al invitado especial de mayor jerarquía o rango, en la fila del lado izquierdo se ubicarán a los invitados importantes y así hasta ubicar a los invitados en la fila del lado derecho.

ASPECTOS A CONSIDERAR PRESIDENCIAS:  No subir a los cónyuges de los cargos en los actos oficiales Reuniones y comidas de trabajo.  Todos los participantes en la reunión o comensales deben ser ordenados por sus regímenes de precedencias independientemente de su sexo, y es indiferente que coincidan varios hombres juntos o varias mujeres juntas.  Cada cual ocupa el lugar que le corresponde por su rango o nivel dentro de su lista, así como en el peinado entre varios listados.

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BANQUETES Y COMIDAS SOCIALES: INVITADOS + SUS PAREJAS.  Usamos las normas tradicionales (planteamientos de seguridad o carácter práctico que se han mantenido a lo largo de los tiempos)  Protocolariamente no es aceptado que una señora quede al extremo de la mesa. Ha de ocuparlo un hombre.  Presidencias Pareja anfitriona: Uno frente al otro, con la pareja invitada de honor de sexo contrario a su derecha El anfitrión preside frente a su invitado de honor, ubicando a sus derechas a la invitada de honor y la anfitriona respectivamente.  La decisión dependerá de los objetivos y las circunstancias del acto. BANQUETES Y COMIDAS SOCIALES: INVITADOS + SUS PAREJAS. RESTO DE COMENSALES:  Deben alternarse damas y caballeros siempre que sea posible.  Todos los tipos de mesas y ordenación son correctos  Podemos decidir usar presidencias a la francesa o a la inglesa y ubicación de invitados por las agujas del reloj o por el sistema del aspa o cartesiano. Es válida una gran mesa imperial y son válidas pequeñas mesas redondas, salones con la presidencia en el centro o en un extremo. REGLAS DE ORO PARA EL PROTOCOLO: 1. La regla de la especialización. El adecuado “Peinado” Confección de una serie de listas de autoridades y representaciones, según la naturaleza del acto a ordenar 2. La regla de la ponderación Aplicando criterios de evaluación de la valencia de cada entidad o representante en función de la propia Dependencia

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importancia objetiva y representatividad de la institución o la persona que vamos a colocar en una lista de protocolo. El contexto pondera o reduce la importancia de cada persona. 3. La regla del equilibrio Además de las autoridades tradicionales, las representaciones de la vida civil deben ser adecuadamente tratadas y ordenadas con criterios de escrupulosa cortesía. 4. La regla de la vinculación Tener en cuenta a los patrocinadores de los eventos y darles el lugar que les corresponde en el mismo. 5. La regla de la tradición Costumbres y tradiciones son fuentes de Derecho.

5.5. ETIQUETA SOCIAL: MONTAJE DE MESA

El montaje de la mesa reviste una atención especial y su decorado dependerá del evento que se realizará considerando aspectos como la hora, si es desayuno, comida o cena, teniendo perfectamente definida la finalidad, si es una reunión de trabajo, negociación o una recepción oficial. Para su decoración debemos considerar el tipo de mesa elegido, en el caso de las mesas imperial y la rectangular exigen un mayor esfuerzo decorativo, pero siempre Dependencia

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desde una elegante sencillez. Las mesas redondas son más fáciles, pero no por ello nos olvidemos, el mejor adorno de una mesa es el mantel. MANTEL  Se recomienda utilizar el color Blanco si es una comida o cena de gala.  Blanco o de colores lisos suaves, si es un almuerzo de gala.  Azul marino o Tinto si se trata de una recepción oficial de trabajo.  No deben ser de colores fuertes ni con estampados llamativos, salvo que se trate de una comida típica o tradicional o si se trata de un restaurante típico o tradicional.  El mantel debe cubrir la mesa casi hasta el suelo.

CENTRO DE MESA  Lo recomendable es un bouquet de flores, peo también es válido otros elementos ornamentales como los adornos frutales u otros elementos, o bien, la combinación de ambas posibilidades.  Si es una cena de gala, los candelabros con las velas encendidas es lo clásico. Las velas no se renuevan, por lo que deberán durar toda la cena (salvo que se prolongue excesivamente).  No valen las velas eléctricas porque no son elegantes y son de mal gusto. Dependencia

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 Las velas deben estar encendidas cuando lleguen los comensales. Los candelabros con las velas en una mesa imperial o rectangular se distribuyen a lo largo de la misma con estricta simetría.  En una mesa redonda pequeña, bien en el centro de la mesa o en ambos lados del centro.  Los centros florales deben ser discretos y bajos, para permitir la visión entre los invitados.  Se debe procurar que no sean flores muy olorosas ni de colores fuertes.  Las flores pueden ser típicas de la región o país.  Es muy elegante el centro de mesa floral con colores vinculados al país del invitado de honor.  Si es para un almuerzo las flores elegidas deben ser variadas, lo que se denomina un centro primaveral de alegre colorido, y haciendo juego con el mantel.  Si se trata de una cena de gala se puede elegir un solo tipo de flor, por ejemplo rosas, en un centro más clásico.  Las mesas redondas solo admiten un motivo ornamental.  Si la mesa es redonda, el centro de flores puede llevar dentro de él la vela.

Si

es

una

mesa

rectangular puede llevar varios centros de flores con los candelabros intercalados, según el tamaño de la mesa. En este caso el centro más Dependencia

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grande iría colocado al centro de la mesa; a ambos lados del mismo colocaríamos los candelabros y, si el tamaño de la mesa lo permite, otros dos centros de flores más pequeños, colocados cada uno a continuación de cada candelabro.  El centro floral puede cambiarse por otros motivos vinculados a la tierra o a la actividad de la institución anfitriona.  Puede también sustituirse por alguna escultura de bronce o porcelana digna, o una vela ancha envuelta en otros adornos. En definitiva esta decoración forma parte del buen gusto del anfitrión.  Tanto centros como candelabros tienen que ser del mismo material, plata, cristal, etc. TENER EN CUENTA QUE EN LA MESA:  No se ponen ceniceros.  Las tazas de café se colocan hasta llegado el momento y el vino se sirve antes del plato fuerte.  Forman parte de la decoración de la mesa el letrero con el número o nombre de la mesa (más aconsejable), y debe verse por los dos lados y enfocado a la entrada principal.

ELEMENTOS PARA VESTIR LA MESA Bajo mantel o muletón: en primer término se recomienda utilizar un bajo-mantel o muletón antes del mantel que se colocará sobre él, sirve para evitar que el mantel resbale, proteger la mesa de comidas calientes, evitar humedades por el derrame de líquidos, proteger la mesa de golpes y evitar ruidos durante el servicio de mesa. El muletón o bajo-mantel nunca debe ser mayor que el tamaño del mantel, para que no sobresalga. Tampoco debe ser muy grueso, para que no haga el efecto de estar debajo de una "colchoneta". Dependencia

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El mantel y servilleta: Posteriormente colocaremos el mantel, lo recomendable es elegir un color de acuerdo a la vajilla, ya que la armonía entre los colores es esencial.

Es más elegante el mantel único. Debe de cubrir la mesa completamente el largo en una mesa cuadrada o rectangular debe de colgar de 40 a 50 cm., por cada lado, las puntas caerán coincidiendo con las patas de la mesa. Preferentemente las servilletas deben estar a juego con el mantel, o al menos ir conjuntadas con el (si no pertenecen al mismo juego). Éstas se colocan a la derecha del plato, aunque en diversos libros de protocolo las sitúan a la izquierda también. Encima del plato, no se debería aunque también se hace.

La vajilla: continuamos con la vajilla, en su formato básico una vajilla debe contener, platos hondos, platos llanos y platos de postre.

Las vajillas más completas pueden llegar a tener un número de piezas elevado, aunque muchas de ellas no se suelen utilizar nada más que en contadas ocasiones. Podemos encontrarnos vajillas con: platos y tazas de consomé, sopera, salseras, fuentes de los más diversos tamaños y formas, platos especiales para espárragos, caracoles, cuencos diversos, etc. Cuidado con utilizar Dependencia

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elementos extraños o poco comunes de la vajilla que puedan poner en un compromiso a nuestros invitados.  La vajilla, se pone comenzando por el bajo plato, si disponemos de él. El bajo plato puede ser de plata, alpaca, loza porcelana, etc. haciendo juego con la vajilla, y no es una pieza necesaria. Si no disponemos de él se coloca un plato llano.  Encima del bajo plato colocamos un plato llano.  Si hay que poner un plato sopero, éste se sitúa encima del plato llano.  Nunca se pone un plato sopero encima del mantel, ni encima del bajo plato.  Si hay que poner taza para consomé, ésta se coloca con su plato encima del plato llano.  Nunca se ponen dos platos llanos juntos, es decir uno encima del otro.  Si es posible entre el bajo plato y el plato llano se puede colocar un pequeño tapetito redondo para evitar el ruido al cambiar de plato y, sobre todo evitar que el bajo plato se raye si es de plata.  El bajo plato no se quita durante toda la comida.

LOS MEDIOS PARA LA COMIDA

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Son el conjunto de elementos que se presentan en la mesa y que se ponen a disposición del invitado para la degustación de los alimentos. Se colocarán como mínimo:

 Copas: Colocaremos en la mesa tantas como bebidas distintas se vayan a ofrecer; puede evitarse el vaso de licor que se dará a quines lo vayan a consumir.  Bajo Plato o plato de presentación: plato especial, de mayor medida que el plato llano o trinchero, deseable haciendo juego con la vajilla.  Plato llano: es el siguiente que colocaremos sobre el bajo plato.  Cubiertos: tantos como se vayan a necesitar y en el lado de la mano correspondiente.  Plato para el pan.  Plato para la mantequilla (opcional).  Servilleta.  Minuta (tarjeta con el menú y carta de vinos).

A continuación analizaremos cada uno de los medios para la comida y conoceremos aspectos importantes a considerar:

Las Copas: La cristalería, es uno de los elementos al igual que la vajilla, que pueden transformar por completo una mesa. El cristal fino y transparente en las copas la hace elegante mientras que el color, puede aportar calidez en algunas ocasiones más

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informales. No obstante, la tendencia apunta hacia la sencillez y a modelos que tengan asegurada la reposición.

La copa idónea para champagne, cava o vinos espumosos es la llamada de “Copa flauta”, esbelta, alta y con interior. Su capacidad será de menos el borde recto o levemente curvado hacia el de 200 ml., y se debe llenar hasta aproximadamente un centímetro de distancia del borde para facilitar la formación de la atractiva corona de burbujas en la superficie del líquido.

La clásica copa chata dificulta la observación de las burbujas y acelera su desarrollo.

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Para los vinos generosos, la copa idónea es el “Catavinos de jerez”, el auténtico, con una capacidad de 100 ml., que proporciona una magnífica percepción de los aromas de esos vinos.

Para el resto de los vinos, ya se trate de blancos, rozados o tintos se utilizará una copa de capacidad media, unos 200 ml., con forma esférica o ligeramente alargada y con el borde curvado hacia el interior. De esta forma los aromas se concentran en la boca del recipiente, facilitando considerablemente su análisis o simple disfrute.

En resumen presentamos las piezas básicas con las que deberíamos contar y hasta donde se deberíamos servirlas: 

copas de agua (se deben llenar como máximo hasta 4/5 de su capacidad);

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copas de vino tinto (hasta poco más de 1/3 de su capacidad para permitir una óptima oxigenación);

copas de vino blanco (hasta 1/3 de su capacidad como máximo, dado que es preferible servir menor cantidad varias veces para ayudar a mantener su temperatura óptima de servicio);

copas de champagne (hasta 2/3 de su capacidad);

Las copas se colocan de mayor a menor de izquierda a derecha y el orden es: copa de agua, vino tinto, vino blanco, y la de champagne deberá estar detrás de las otras copas, entre la del agua y la del vino tinto.

ASPECTOS A CONSIDERAR:  Todas las copas deberán ser de distintos tamaños por las características de los líquidos y para favorecer el servicio por parte de los camareros.

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 La copa de agua no se retira en ningún momento a diferencia de las de los vinos que se deben retirar una vez terminada la comida.  El vino blanco es especial para acompañar pescado.  El tinto para carnes rojas, aunque no debe descartarse las preferencias de algún invitado.  Puede utilizarse también el champagne o cava para acompañar las comidas.  Y puede ser servida antes o después del postre. LOS PLATOS

Utilizaremos aquellos que más se ajuste a nuestras necesidades. Cuanto más formal sea nuestro evento, es recomendable utilizar estilos clásicos y de colores claros.  Los platos se van poniendo a medida que se sirva la comida (no se presenta la mesa con tantos platos como van a ser necesarios).  Se van poniendo a medida que se retira el usado.  Sólo se coloca el plato de presentación.  Los platos se colocan y retiran por la derecha del comensal.  Según la tradición, los platos no se deben servir con la comida en ellos, (comida emplatada) pero en la actualidad es más rápido el servicio, además

pudiera

ser

que

algún

invitado

no

supiera

servirse

correctamente de la fuente y hacerle pasar un mal momento. Dependencia

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BAJO PLATO O PLATO DE PRESENTACIÓN

Esta pieza es la base de la vajilla. Sobre él se dispondrán el resto de platos. Es de un tamaño superior al resto y es frecuente verlos de distintas calidades, metálicos, cristal, de loza, porcelana, etc. La razón de ser de ésta pieza es para que entre servicio y servicio, no se quede un comensal sin plato delante, ya que esto no es correcto en protocolo.  No es correcto depositar en él restos de la comida.  Se retira tras el postre y antes de servir las tazas de café.

CUBIERTOS

Al igual que la vajilla,

los cubiertos son un elemento

imprescindible en cualquier mesa, ya sea formal o informal. La forma correcta de colocar los cubiertos es por orden de utilización, en el lado correspondiente a la mano con que se va a manejar (en protocolo no se considera a los zurdos). En virtud a ello, de fuera hacia dentro:

A LA DERECHA DEL PLATO: El tenedor de frutas de mar con las puntas hacia arriba Dependencia

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Las cucharas (sopa, crema y purés, repostería, café, té) con la concavidad hacia arriba.

La pala de pescado con el filo hacia adentro El cuchillo de carne con el filo hacia adentro El cuchillo para ensalada con el filo hacia adentro

A LA IZQUIERDA DEL PLATO:

Los tenedores se colocan con las puntas hacia arriba. Tenedor para pescado Tenedor para carne Tenedor para ensalada

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CUBIERTOS DEL POSTRE

se sitúan tras los platos, frente al comensal.

Para dulces y pasteles se colocan dos cubiertos, cuchara y tenedor.  La cuchara en el lado de fuera, con el mango hacia la derecha.  El tenedor hacia dentro, con el mango hacia a la izquierda.

Si el postre consistiera en fruta:  Los cubiertos serán cuchillo y tenedor,  el cuchillo en el lado de fuera, con el mango hacia la derecha, y  el tenedor hacia dentro, con el mango hacia la izquierda.  Cuando un cubierto no tiene compañero se coloca del lado derecho del comensal, aunque sea un tenedor como el tenedorcillo para la langosta.

PLATO DEL PAN

Es un plato pequeño que puede ser de plata, alpaca, loza porcelana, de paja, etc, (conforme a la decoración de la mesa) se coloca en la parte superior de los cubiertos de la izquierda, para servir panes individuales, el pan debe servirse una vez iniciada la comida, no antes.

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PLATO MANTEQUILLERO / MERMELADA

No es habitual, sin embargo cuando se disponga, se coloca al lado derecho, en posición simétrica al plato del pan. Debe acompañarse de la pala correspondiente, apoyada en el mismo plato y se coloca al iniciar la comida. SERVILLETA Se puede colocar a la derecha o izquierda del plato, también puede ubicarse sobre el plato, la servilleta debe presentarse plegada, en la forma que el buen gusto del anfitrión disponga, no debe presentarse enroscada y apoyada sobre una copa.  Lo primero que hace un comensal al sentarse a la mesa es tomar la servilleta y colocársela sobre los muslos.  Al levantarse la dejará sobre la mesa, sin esmerarse en volver a colocarla como estaba. MINUTA O MENÚ Forma parte de la decoración, su función principal es informar el contenido de los platos, por si algún invitado fuera alérgico a algún alimento, deberá comentarlo al maître para un probable sustituto. Se puede colocar:  a un lado de los cubiertos,  sobre el plato de presentación, o  tras las copas,  debe ser un lugar próximo al plato, que no tape ningún elemento y que no desdibuje la decoración de la mesa. Una vez analizado cada elemento, se presenta el siguiente gráfico que nos muestra la correcta distribución y colocación de los medios de la comida sobre la mesa, Dependencia

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recordando que sólo usaremos los medios que necesitemos de acuerdo a la clase de menú y tomando en consideración el tratamiento si es un evento formal o informal.

4.6 ETIQUETA Y MODALES EN LA MESA Las prácticas sobre el comportamiento social en la mesa han evolucionado extraordinariamente, haciendo la comida más flexible y cómoda para los invitados. Pero existen normas de obligado cumplimiento, más propias de la buena educación de cada persona, que de protocolo. En las relaciones sociales, las buenas maneras a la mesa son más evidentes, sobre todo, la falta de ellas. Aplicar las buenas maneras es la mejor forma de manifestar la cortesía, el respeto y sobre todo la buena educación.

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O RDEN

AL SERVIR LA ME SA

El orden de servicio puede ser diverso en función del tipo de reunión o evento. 

En unos casos se sirve en primer lugar al invitado de mayor

honor y luego se continúa por orden a partir de este invitado. 

En otros casos se sirve primero a las señoras y luego a los

caballeros cuando la comida es entre amigos y familiares. 

En otras ocasiones, se elige a la persona de mayor edad como

inicio para comenzar el servicio.

El servicio de mesa, en la mayor parte de los casos, se hace en el sentido contrario a las agujas del reloj, aunque dependiendo de la disposición de las mesas y su ubicaci ón en otros casos este tipo de orden ya no es tenido demasiado en cuenta y se sirve de forma menos ordenada. Si es una comida en casa, sin servicio, será el anfitrión o anfitriona, quien servirá desde su puesto de comensal, puesto en pie, previa petición del plato correspondiente. En este caso, la fuente con la comida permanecerá en el centro de la mesa, a la vista de todos. En las mesas de presidencias clásicas, rectangulares y ocupadas por un solo lado, es aconsejable que haya dos camareros para que sirvan cada uno del centro hacia los lados. En las mesas imperiales serían cuatro para que avancen al mismo tiempo desde el centro hacia los extremos. Es obligado que el maître, antes de ordenar el acceso a los comedores de los camareros, solicite la respectiva autorización del anfitrión, así cuando reciba el permiso, ordenará el acceso a los camareros que servirán primero el agua seguido del primer vino, retirada del plato de presentación y ofrecimiento del primer plato. Dependencia

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El agua, el vino o el champagne, así como cualquier otra bebida se sirve por la derecha, procurando no distanciar la botella de la copa para no salpicar, la bebida debe reponerse cada vez que una copa o un vaso se vacíen.

Los platos se retiran por la derecha. No se deben amontonar en el mueble auxiliar, sino que deben retirarse de la vista de los comensales inmediatamente. Los muebles auxiliares son de tránsito no de almacenamiento (y menos de platos, cubiertos y cristalería sucia). Solo se mantienen en él servicios limpios. Los colores recomendados para vestir las mesas en los eventos de trabajo son: Verde botella, azul marino y tinto. Las botellas de vino nunca deberán estar sobre las mesas. Aunque no se deba fumar en un evento de etiqueta social, siempre se debe de tener un cenicero a la mano en caso de que se necesite. El uso de los cubiertos está determinado por un código o leguaje, según la forma de colocarlos sobre el plato indicaremos si aún se está comiendo, si desea repetir o si ya ha terminado de comer. En base a esto el servicio puede hacer su trabajo sin interrumpir la conversación de la mesa. Se presentan algunos consejos para sobre el uso de los cubiertos y un grafico en el que se muestra la forma correcta de colocarlos: 1. Una vez que se levantan los cubiertos de la mesa, no se vuelven a colocar en ella ésta es una regla de oro. 2. Los cubiertos que no se usen por estar escuchando la conversación, por ejemplo, se dejan en el plato cruzados el tenedor hacia la izquierda boca abajo y el cuchillo debajo del tenedor. Dependencia

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3. Para pedir una repetición del plato se indica colocando los cubiertos separados en el plato de modo vertical. 4. Cuando se finalizó la comida se colocan ambos cubiertos uno al lado del otro en el centro del plato y como si fueran las manecillas de un reloj indicando las 6:30, en forma paralela juntos -no angular.

CORTESÍA EN LA MESA En la mesa debemos observar y aplicar la cortesía permanente, a continuación se describen algunas normas de cortesía con la intención de orientar sobre las tendencias más generalizadas y naturales:  Saber hablar y dejar hablar,  Atender a quienes nos acompañan,  el uso correcto de los cubiertos y normas de buena conducta. Dependencia

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 Los brazos han de estar siempre a la vista. No es elegante meterlos bajo la mesa o sobre las piernas.  No deben apoyarse los codos sobre la mesa, ni cruzarse de brazos, ni pasar el codo por encima del plato del vecino.  No se debe comer con las manos (salvo platillos tradicionales autorizados).  Si el comensal no sabe utilizar los cubiertos para un plato especial (una  langosta por ejemplo) lo mejor es no intentarlo (es válido preguntar al camarero).  Así mismo, si no hay donde dejar el hueso de una aceituna o alguna cáscara, lo mejor es abstenerse.  En alguna situación especial, si un comensal come algún platillo con la  mano (un camarón por ejemplo), no es cortés hacerlo notorio y para no evidenciar más la situación lo mejor es no dar importancia al "desajuste".  En algunas regiones, hay platillos que si no se comen con las manos, es la mejor forma de quedar mal con los demás, por lo que hay que conocer las costumbres de los lugares que visitemos.  Nunca debemos dejar objetos personales sobre la mesa como por ejemplo una cajetilla de cigarros, un encendedor, un sombrero o un bolso de mano.  Es correcto esperar a que se haya servido a todos los compañeros de mesa para empezar a degustar.  No se debe tocar el cabello estando a la mesa.  No se debe llevar la mano a la boca, ni chuparse los dedos.  Si la máxima autoridad o el anfitrión fuma es permitido hacerlo, pero durante la comida no se debe fumar.

TEMA 5 PROCESOS DE PLANEACIÓN DE UN EVENTO Dependencia

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La organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones Públicas más delicadas que existen, estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen institucional que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles. 5.1 FASES DE UN EVENTO 1. PLANEACIÓN: se desarrolla conforme a la agenda del titular que organiza el evento, en esta etapa se definen:  Objetivos, estrategias, expectativas  A quién va dirigido?: público interno o externo  Establecimiento de costos y presupuestos  Establecimientos de recursos  Definición del programa de actividades  Cronograma de actividades En el Gobierno del estado, las áreas responsables del desarrollo de un evento son:  Evento encabezado por el Gobernador o el Secretario General encabeza en representación del Gobernador: Direcciones de Relaciones Públicas, de giras y eventos y comunicación social del despacho del gobernador.  Evento encabezado por el titular de una secretaría será el área de relaciones públicas de dicha dependencia, puede variar el apoyo con la Dirección de comunicación social.  El presupuesto utilizado para el desarrollo de los eventos de la Secretaría General de Gobierno es asignado por la Ofíciala Mayor de Gobierno, y en su caso, las áreas administrativas de cada dependencia.

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2. PRE

EVENTO:

en esta etapa establecemos las tácticas publicitarias y de promoción

para el evento, enfocados al posicionamiento y motivación del público a quién va dirigido, respaldando las estrategias y objetivos establecidos. La Dirección de comunicación social es la encargada de realizar las campañas publicitarias y promociónales, así como la validación de gráficos e impresos de la imagen institucional. La participación o representatividad de autoridades en medios masivos será autorizado y coordinado por comunicación social. 3. DESARROLLO

DEL EVENTO:

es la coordinación, supervisión, ejecución de las

actividades planeadas, tomando en cuenta el programa establecido. Esta etapa es coordinada por la Dirección de Relaciones Públicas y en caso de que asista el gobernador, participa la Dirección de Girar y Eventos. 4. POSTEVENTO: se realiza la evaluación y seguimiento. Es recomendable realizar una evaluación interna del evento en la que se revise el trabajo del equipo en cuanto a la coordinación, resultados generales del evento y externa para avaluar el impacto de la estrategia utilizada. Utilizando herramientas como: encuestas personalizadas, cibernéticas, impacto o comentarios en medios de comunicación y publicity. 5.2 CONFORMACIÓN DE COMISIONES Es un mecanismo de trabajo que nos ayudara a tener una adecuada organización y coordinación para ejecutar y poner en movimiento el plan de acción elaborado con anticipación. En Gobierno del Estado, la coordinación de los eventos se da a través de la asignación de tareas a cada dependencia de acuerdo a los requerimientos del evento.

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Tabla designación de comisiones Un ejemplo de las comisiones que se podrían crear para efectuar esta coordinación serían las siguientes recordando que se aplicarían conforme a los requerimientos del evento, se recomienda agregar los datos de los encargados y datos de localización : Comisión

Funciones

Coordinación General

Área de toma decisiones, distribución de funciones y relaciones públicas.

Vinculación

Realiza la avanzada para verificar los inmuebles para la celebración de los eventos y su contratación.

Programa General (Académico)

Integra el programa del evento, detecta las necesidades para los ponentes como: presentaciones, pantallas, cañones, traductores, etc. Realiza el programa, actividades, horarios, cambios de última hora, recursos necesarios para ponentes, maestro de ceremonia, guiones, son los únicos autorizados para realizar propuestas de cambio de orden del día.

Relaciones publicas y atención VIPS

Atención a los invitados VIPS, registros, regalos, coordinación de traslados aeropuerto-hoteles y sede del evento, acompañamiento social, despedida.

Registro

Logística para el registro del evento, asistentes, prensa, (formato de registro) Diseño de bases de datos, capacitación al personal, realización del preregistro (físico o virtual) instalación de toda la logística necesaria (mesas, sillas equipo de computo), entrega del Kit, impresión de diplomas, cierre del registro desde el punto de vista económico, diseño y entrega de gafete.

Transporte

Encargados de la logística para la atención y traslados de invitados en aviones, barcos, camiones brindados, autos, camiones, señalética de las vías, colocación de logotipos, convenios con estacionamientos y pagos, distribución de camiones a los lugares clave, valet parking, organización de traslados y conexiones, traslados de aeropuerto-hoteles y sede del evento, traslados a eventos alternos.

Recepción Hospitalidad

Medios comunicación

Encargado

y

Encargados de la atención de los asistentes al evento, instalación de módulos de información colocados estratégicamente en hoteles y sede del evento, capacitación del personal, dotación de los videos para promoción en medios de transporte del evento.

de

Realizan el contacto con medios de comunicación, elaboran boletines de prensa, entrega de memorias, atención durante el evento, certificaciones y/o acreditación, carta de agradecimiento y despedida, montaje de la sala de prensa, gestiones para solicitar satélites SCT, registro y control de equipos que ingresen, control de la sala de prensa, líneas abiertas con larga distancia, sistema con claves, Internet,

Publicidad

Diseño de imagen del evento, diseño de slogan, artículos promociónales (kit del evento, pluma, carpeta, hojas), impresión de logotipos de las empresas patrocinadoras, diseño de página Web, mercadotecnia cibernética (Face y twitter, etc) Video promocional, Permisos, licencias y gestiones para colocación de la estrategia de la campaña publicitaria.

Logística interna

Encargados de todo el mobiliario del evento, mesas, escenario, sillas, ornato, equipo de audio, tarimas, y traslados de equipos, permisos especiales para el traslado de equipos.

Seguridad

Atenderán lo relativo a la seguridad y salud de los asistentes durante el

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Teléfonos

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evento, contratación de seguridad privada, armada, permisos y licencias para uso de armas, seguridad d cateo, contratación de equipo de seguridad (arcos, bandas, detectores de metales), manejo de guardaespaldas, seguridad civil, franco tiradores, entrega de alimentos para equipo de seguridad. equipo médico, ambulancias, etc. Médico

Coordina todo el apoyo médico necesario, que de definirá de acuerdo al perfil de los asistentes, se define los especialistas que estarán disponibles, botiquín de primeros auxilios, determinan las alianzas con hospitales de atención privados, tipos de sangre, verifica los medicamentos y su receta.

Patrocinio

Son los encargados de la elaboración de las bases de datos, elaboración y presentación de las cartas de petición y visitas, elaborar la presentación del evento, control de ingreso del producto y atención del stand, elaborara las políticas de patrocinio, Apoyos con insumos, convenios con patrocinadores y acuerdos para la aportación de productos durante el congreso. Apoyo con lugares para el Congreso.

5.3 MANEJO DE CRISIS En el Gobierno del Estado el manejo de crisis o situaciones de riesgos se realiza en coordinación con las dependencias estatales de la Dirección General de Protección Civil, las Secretarías de Seguridad Pública, Vialidad y Transporte y Salud, así como municipios según sea el caso. Cuando asiste el Presidente de la República y Presidentes de otros países, el Estado Mayor Presidencial se encarga de la coordinación de las instncias.

5.4 PATROCINADORES Los patrocinadores pueden ser persona o empresas, la elección es según el evento, el insumo a patrocinar. PASOS:  Lista detallada de insumos a patrocinar señalando cantidades y especificaciones  Lista de posibles patrocinadores por rubro o insumo Dependencia

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 Lista de beneficios a ofrecer  Especificar requerimientos como: -

Recibo deducible de impuestos

-

Intercambios

-

Patrocinio de expositores y/o especialistas

-

Imagen corporativa: stands, edecanes, publicidad

-

Venta directa o indirecta.

5.5 TIPOS DE EVENTOS El manual de relaciones públicas y protocolo del gobierno del estado, establece una tabla de los diferentes tipos de eventos y sus especificaciones más comunes. A continuación se presentan una serie gráficos detallados de eventos.

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5.7 FICHAS DE APOYO LOGÍSTICO

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ASPECTOS A CONSIDERAR DISCURSOS Preparar varias copias del discurso, se sugiere que la letra de este, sea en fuente Arial o Tahoma de 16 puntos, con interlineado mínimo de 1.5. FIRMA DE CONVENIOS Durante los eventos de Firmas de convenio, entrega de reconocimientos y/o recursos la edecán deberá entregarlos a la autoridad siempre por su lado izquierdo y se deberá recoger por la derecha en caso que sea documento. ( la edecán deberá estar a espaldas de la autoridad) Se recomienda citar a los invitados treinta minutos antes del inicio del evento. REGALOS Cuando se va a dar un presente, este tiene que ser o debe ser típico y hecho en Jalisco. Los regalos deben de estar clasificados dependiendo la jerarquía por A B C. A: Presidente y su Esposa, Primer Ministros, Reyes y/o equivalentes B:

Cardenales

y Obispos,

Secretarios Federales,

Gobernadores,

Ministros,

Diplomáticos C: Todos los demás. Categorías de los Regalos:  Arte (pinturas, esculturas, arte objeto, 100% nacional)  Libros (ediciones especiales)  Artesanías Finas Los regalos deben ser de fácil y seguro traslado. Dependencia

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Finalmente, se anexa un formato de registro de asistentes en el que se incluyen los aspectos más relevantes y que nos pueden apoyar en el desarrollo de la logística de nuestra dependencia. Datos Generales NOMBRE(S)

APELLIDO(S)

NOMBRE QUE DESEA APAREZCA EN SU GAFETE

INSTITUCIÓN / EMPRESA

FORMA QUE DESEA QUE APAREZCA EN SU GAFETE

TELÉFONO DE OFICINA

TELÉFONO PARTICULAR

CELULAR

(LADA)

(LADA)

(LADA)

EMAIL

ACOMPAÑANTES NOMBRE(S)

APELLIDO(S)

ASISTIRÁ AL CONGRESO SI___ NO____ NOMBRE QUE DESEA APAREZCA EN SU GAFETE(EN CASO DE QUE ASISTA AL CONGRESO)

INFORMACIÓN DE LLEGADA VÍA

HORA

TERRESTRE(ESPECIFIQUE) __

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DE

ARRIBO

(LLEGADA)

LÍNEA______ VUELO______

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DESEA TRASLADO AL HOTEL SI__ NO__

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AÉREA________ OTRO__________

INFORMACIÓN DE HOSPEDAJE HOTEL

EN

QUE

SE

HOSPEDA_____________

HABITACIONES

HABITACIONES

NÚMERO

NÚMERO DE ASISTENTES/

REQUERIDAS

DOBLES,

TRIPLES,

ACOMPAÑANTES

CAUDRUPLES CLAVE

DE

RESERVACIÓN_________

INFORMACIÓN PERSONAL RELIGIÓN QUE PROFESA

TIPO DE COMIDA QUE CONSUME

ASPECTOS MÉDICOS TIPO DE SANGRE

ALERGIAS QUE PADECE

TRATAMIENTO MÉDICO EN EL QUE ESTA ACTUALMENTE

PERSONA A CONTACTAR EN CASO DE EMERGENCIA NOMBRE COMPLETO: DOMICILIO: TELÉFONO OFICINA

TELÉFONO PARTICULAR

CELULAR:

LADA:

LADA:

LADA:

EMAIL:

REQUERIMIENTOS PARA DISCAPACITADOS SILLAS DE RUEDAS

MULETAS

OTROS

FORMA DE PAGO NÚMERO DE CHEQUE

NÚMERO DE TARJETA DE

EFECTIVO

CRÉDITO Dependencia

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BANCO

BANCO

HACER DEPSITO A NOMBRE DE

DATOS DE FACTURACIÓN NOMBRE

O

RAZÓN

RFC

DOMICILIO

VIGENCIA SHCP

SOCIAL

AGRADECEMOS ENVIAR ESTE FORMATO ANEXANDO LA COPIA DE LA FICHA DE DÉPOSITO BANCARIA (SELLO DE FRENTE) CON LA ATENCIÓN A:

________________________, O AL EMAIL:____________________ A MÁS

TARDAR EL DÍA ___________ DEL AÑO 2012.

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AGRADECIMIENTO LIC. CIRENIA LÓPEZ NAVARRO DR. JUAN MIGUEL TOSCANO GARCÍA DE QUEVEDO LIC. TALINA RADILLO LEDÓN SRA. NEDELKA ISABEL ESCALA PACHECO MTRA. LETICIA AMEZCUA TERRAZO

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Bibliografía:

Global Marketing Negociación Internacional. Urbina, José Antonio de. El protocolo en los negocios.. Sánchez Correa, Gerardo. Ediciones Protocolo .La empresa y su protocolo. Nieto-López Francisco. Honores y Protocolo. Vilarrubias Felio. Protocolo en las corporaciones públicas y las empresas. Manual de Relaciones Públicas y Protocolo del Gobierno del Estado de Jalisco Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco Ley del Escudo, la Bandera y el Himno Nacionales Ley de los Símbolos Oficiales del Estado de Jalisco Guía de estilo en mampara para eventos oficiales del Gobierno Federal Guía de estilo en mampara para eventos oficiales del Gobierno del Estado

Páginas Web: www.sedena.gob.mx www.protocolo.org www.lalogiadelvino.es www.etiquetaenmesa.blogspot.com www.elfogondelaperlagris.blogspot.com

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MANUAL DE RELACIONES PUBLICAS Y PROTOCOLO  

Proyecto de manual Elaborado por: Claudia Díaz

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