Page 1

1

white paper

Perfecte pensioencommunicatie Van werkgeversplicht naar communicatiekans

Door Jitse Talsma

Ravestein

Zwart

[ R E D A C T I O N E L E C O M M U N I C AT I E ]


2 Pensioen in een notendop

Werkgeversplicht

Een pensioen moet zekerheid bieden. De zekerheid dat ook na de pensionering het inkomen op peil blijft. Dat alle rekeningen betaald kunnen worden. En dat werknemers met een gerust hart kunnen genieten van hun oude dag. Maar juist over het pensioen bestaat veel onzekerheid. Werknemers zijn slecht op de hoogte van de regelingen waaraan ze deelnemen en nemen daardoor ongefundeerde beslissingen. Goede pensioencommunicatie is daarom van belang. Maar niet alleen voor werknemers, zeker ook voor werkgevers. Omdat het een werkgeversplicht is. Omdat het betrokkenheid toont. Omdat het medewerkers kan binden aan de organisatie.

Pensioenen zijn voor veel medewerkers ingewikkeld en ondoorzichtig. De Pensioenwet van 2007 moet hierin verandering brengen. De werkgever en de pensioenuitvoerder moeten er dankzij deze wet voor zorgen dat de werknemer ‘duidelijke en begrijpelijke’ informatie krijgt over zijn pensioen. De werkgever is hier verantwoordelijk voor. Hij moet er vooral op toezien dat de pensioenuitvoerder alle verplichte informatie aan de werknemer doorgeeft. Het meeste contact loopt namelijk direct tussen de werknemer en de pensioenuitvoerder.

eig en zieninvoor gen -

wer kg pen ever sioen s-

AOW

Inkomen na pensionering

In Nederland bestaat het pensioen uit drie pijlers. De AOW, de voorzieningen die een werknemer zelf treft en de regeling die de werkgever aanbiedt. Dit werkgeverspensioen is weliswaar niet altijd verplicht, maar wel een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Biedt een werkgever geen pensioenregeling aan? Dan zal hij dit moeten compenseren om zichzelf niet uit de markt te prijzen. Meestal met een hoger loon. Hiermee kunnen werknemers vervolgens zelf een pensioenvoorziening treffen. Dit is lastig,

onvoordelig voor de werknemer en het toont weinig betrokkenheid. Een goede werkgever biedt daarom een goed werkgeverspensioen. Soms ligt het werkgeverspensioen helemaal vast. Dan neemt de werkgever verplicht deel aan een bedrijfstakpensioenfonds. Deze regeling is collectief en geldt voor alle werknemers binnen de branche. Zo kunnen werkgevers elkaar niet beconcurreren met betere pensioenen als arbeidsvoorwaarde. In de andere gevallen kan de werkgever via een ondernemingspensioenfonds of een pensioenverzekeraar een regeling aanbieden. Hoewel een verzekeraar altijd een winstoogmerk heeft, bieden ze de werkgever ook meer keuzevrijheid en individuele mogelijkheden. De werkgever kan namelijk ‘shoppen’ naar de meest geschikte aanbieding voor zijn werknemers.

Bij elke pensioenregeling zijn drie partijen betrokken: de werknemer, de werkgever en de pensioenuitvoerder. De Pensioenwet legt de rechten en plichten van deze partijen vast. De werkgever heeft een wettelijke informatieplicht. Het is zijn verantwoordelijkheid dat werknemers op de hoogte zijn van een aantal cruciale pensioengegevens. Alleen maar voldoen aan deze plicht onderscheidt de werkgever niet van concurrenten. Met de juiste communicatie kan de plicht evenwel veel meer worden. Een manier om werknemers aan te trekken. Om werknemers te betrekken bij de organisatie. En het werkgeversmerk te versterken.

De belangrijkste contactmomenten tussen pensioenuitvoerder en werknemer: • Startbrief en stopbrief • Offerte uitkeringsfase en uitkeringsoverzicht • Uniform pensioenoverzicht (UPO)

De pensioenuitvoerder moet de werknemer binnen drie maanden na indiensttreding informeren over zijn pensioenregeling. Dit gebeurt in de startbrief. De startbrief vat het pensioenreglement samen en geeft de werknemer een helder beeld van zijn pensioen. Stapt de werknemer over naar een andere pensioenaanbieder, dan stuurt de pensioenuitvoerder een stopbrief. Ook de stopbrief moet helder zijn. Zodra de pensioenleeftijd nadert, heeft de werknemer bovendien recht op een offerte voor de uitkeringsfase en een uitkeringsoverzicht. Verder legt de wet vast dat werknemers jaarlijks een uniform pensioenoverzicht (UPO) van de pensioenuitvoerder krijgen. Dit UPO ziet er altijd hetzelfde uit. Op pensioenkijker.nl staat een mooi voorbeeld met een leeswijzer. Verplichte contactmomenten tussen de werkgever en de werknemer: • pensioenaanbod • waardeoverdracht

De meeste informatie over het pensioen krijgt de werknemer dus van de pensioenuitvoerder. De werkgever moet er goed op letten dat dit ook gebeurt. Hiernaast zijn er twee momenten waar de werkgever zelf de werknemer moet informeren. De eerste keer is binnen een maand nadat de werknemer in dienst komt. Dan moet de werkgever hem informeren of hij een pensioenaanbod doet. En zo ja, welk aanbod dit is. Binnen drie maanden moet de nieuwe werknemer ook horen hoe hij eventuele waardeoverdracht kan regelen. Het is namelijk mogelijk om het werkgeverspensioen dat de werknemer ergens anders heeft opgebouwd, over te dragen naar de nieuwe regeling. Dit is niet altijd financieel voordeliger! Daarom is het belangrijk dat de werknemer hier een verstandig en geïnformeerd besluit over neemt. Alle pensioeninformatie moet ‘duidelijk en begrijpelijk’ gecommuniceerd worden. Vanuit de werkgever en vanuit de pensioenuitvoerder. De Pensioenwet is dus een stap in de goede richting. Toch blijft het pensioen een communicatieprobleem. Werknemers zijn niet geïnteresseerd. Ze stoppen brieven ongeopend weg. En


3 blijven onzeker. Pensioenzaken zijn toch te ingewikkeld. Een goede werkgever kan die onzekerheid wegnemen. En hiervan profiteren. Dan wordt de informatieplicht veel meer dan een plicht.

Klare taal Pensioencommunicatie begint op papier. De Pensioenwet verplicht de pensioenuitvoerder en de werkgever tot het sturen van brieven en documenten. Met ‘duidelijke en begrijpelijke’ informatie. Begrijpen werknemers de informatie die ze krijgen niet? Zijn brieven onduidelijk? Dan verzaakt de werkgever zijn plicht. Vol-

doen aan de wet betekent dus klare taal schrijven. Helder schrijven is niet altijd eenvoudig. Helemaal niet wanneer het over complexe onderwerpen gaat. Via de website van OnzeTaal zijn schrijftrainingen te vinden. Ook Ravestein & Zwart biedt trainingen aan. De belangrijkste tips voor duidelijke schriftelijke communicatie: • voorkom jargon waar het kan • spreek de lezer direct aan • gebruik korte zinnen • vermijd passieve vormen • leg moeilijke begrippen uit

Pensioencommunicatie die verder gaat dan de wettelijke plicht kan de werkgever veel opleveren. Het toont betrokkenheid. De werkgever laat zien dat hij het beste voor heeft met zijn werknemers. Zij moeten ook na hun werkzame leven goed terechtkomen en een fatsoenlijke oudedagsvoorziening genieten. Daarvoor moeten werknemers wel hun financiële zaakjes op orde hebben.

Dit is ook een maatschappelijke verantwoordelijkheid van de werkgever. Wie onderneemt met het oog op people, planet en profit, let namelijk net zo goed op de werknemers, op de eigen ‘people’. Een mooi voorbeeld van pensioencommunicatie is deze video van BPF Schilders. Stap voor stap wordt uitgelegd hoe het UPO gelezen moet worden. Waaruit het pensioen wordt opgebouwd. En wat de werknemers die deelnemen aan het pensioenfonds moeten weten.

Voor veel werknemers is pensioen een lastig onderwerp. Informerende teksten moeten daarom in de eerste plaats de lezer geruststellen. Ook jij kunt dit begrijpen. Dat moet elke brief uitstralen. Blijft de tekst laagdrempelig, dan kan de ergste schrik wegebben. Daarom is het belangrijk om werknemers direct aan te spreken. Met actieve, begrijpelijke, korte zinnen. Zonder jargon en met een aparte uitleg bij moeilijke begrippen die niet te ontwijken zijn. Dan staat er klare taal.

Bij veel werknemers staat het pensioen echter niet hoog op de agenda. Pensioen is iets voor later. De werkgever moet daarom het onderwerp bij hen onder de aandacht brengen. Vervolgens kan de werkgever de angst voor het onderwerp wegnemen. Wat moeten werknemers weten over hun pensioen? Hoe moeten ze brieven en documenten die ze ontvangen eigenlijk gebruiken?

De pensioenuitvoerder stelt de meeste brieven en documenten op. Maar de werkgever is verantwoordelijk voor ‘duidelijke en begrijpelijke’ informatie. De werkgever moet daarom de communicatie van de pensioenuitvoerder controleren. Zodat die tijdig, correct, duidelijk en begrijpelijk is.

Goede pensioencommunicatie beoogt dus een gedragsverandering. Onzekere en passieve werknemers moeten zich geïnformeerd en assertief gaan opstellen. Een communicatieplan opstellen is verstandig. Hierbij zijn de communicatiemomenten en de communicatiemiddelen van belang.

Binden met betrokkenheid Zijn alle brieven in orde? Ontvangen werknemers duidelijke documenten van de werkgever en de pensioenuitvoerder? Dan voldoet de werkgever aan zijn informatieplicht. En toch laten werk-

Pensioencommunicatie moet in ieder geval op de verplichte momenten plaatsvinden. Hiernaast doet de werkgever er goed aan om extra, vaste communicatiemomenten in te stellen. Denk bijvoorbeeld aan een kick-off, een wekelijks of maandelijks terugkerend item en een jaarlijks moment waar het pensioen centraal staat. Dit agendeert het onderwerp en houdt het daar-

na in de aandacht.

nemers de brieven ongeopend op een stapel liggen. Onzekerheid over het pensioen wegnemen vraagt daarom meer dan schriftelijk eenrichtingsverkeer. Het vraagt om dialoog. Maar waarom zou een werkgever zich hiervoor inspannen? Perfecte pensioencommunicatie. Waarom eigenlijk? (1) • Betrokkenheid tonen • Maatschappelijk verantwoord ondernemen • Loyaliteit vergroten

Uiteindelijk blijven pensioenzaken ingewikkeld. Werknemers hebben veel vragen over het onderwerp. Pensioencommunica-

tie vraagt om interactie, om mondelinge toelichting, om dialoog. De werkgever doet er daarom goed aan om fysieke contactmomenten in te stellen. Na een bedrijfsbrede presentatie, bij een teambijeenkomst of tijdens een inloopspreekuur kunnen werknemers bijvoorbeeld vragen stellen aan een pensioenexpert. Ook sociale media zoals Yammer zijn uitstekende middelen, omdat ze dialoog mogelijk maken.


4 De duit in het zakje De werkgever kan zich met goede pensioencommunicatie van zijn beste kant tonen. Ook als het gaat over arbeidsvoorwaarden.

Veel werknemers vinden een pensioenregeling vanzelfsprekend. Zelfs bij het arbeidsvoorwaardengesprek komt het lang niet altijd ter sprake! Werkgevers die vrijwillig een pensioenregeling aanbieden, doen er goed aan hier expliciet over te communiceren. Het vestigt namelijk meteen de aandacht op de gunstige secundaire arbeidsvoorwaarde. De werkgever betaalt namelijk fors mee aan het werkgeverspensioen. Tot wel twee derde ervan kan van de werkgever komen. Pensioencommunicatie zet deze forse duit in het zakje in de schijnwerpers. En dat kan nooit kwaad. Perfecte pensioencommunicatie. Waarom eigenlijk? (2) • Werkgeversbijdrage zichtbaar maken • Werknemers binden

Voor de werkgever is het dus gunstig als het pensioen ter sprake komt. Om te beginnen bij het arbeidsvoorwaardengesprek. Tot wel twintig procent van de beloning van werknemers bestaat uit de pensioenbijdrage van de werkgever. Een sterk argument in een open onderhandeling. Ook bij latere salarisonderhandelingen kan dit onderwerp terugkomen. Het loon is voor werkgevers natuurlijk een van de belangrijkste manieren om werknemers aan zich te binden. Door deze bijdrage volledig transparant te maken, gaan werkgever en werknemer een meer gelijkwaardige relatie aan. Een houding die steeds meer bij deze tijd past. Werknemers willen liever zelfstandig en resultaatgericht werken, dan in een control-and-commandstructuur dienen. Zo draagt openheid over het pensioen bij aan de verbinding van werknemers aan de organisatie.

Een voorbeeld. De werkgever is verplicht nieuwe werknemers te informeren over de mogelijkheid tot waardeoverdracht. Maar is waardeoverdracht de meest voordelige optie voor de werknemer? Niet altijd. Helpt de werkgever zijn werknemer aan een betrouwbare adviseur, dan toont de werkgever zich van zijn beste kant. Als eerlijke en betrokken werkgever. En dat vertellen werknemers graag verder.

Mijn werkgever heeft mijn pensioen goed geregeld. Dat is de indruk die een werkgever wil achterlaten. Op de huidige werknemers, maar ook op de omgeving. Mond-tot-mondreclame blijft een van de meest effectieve manieren om een imago te breken. En te maken. Een sterk werkgeversmerk is daarom zeker gebaat bij goede pensioencommunicatie.

Perfecte pensioencommunicatie De Pensioenwet verplicht werkgevers om de pensioencommunicatie op orde te hebben. Brieven en documenten moeten in ieder geval ‘duidelijk en begrijpelijk’ zijn. Een lastige opgave, die vraagt om goed geschreven teksten. Met de tips uit dit white paper

kan de werkgever voldoen aan zijn wettelijke plicht. Het loont echter de moeite om meer aandacht te besteden aan pensioencommunicatie en boven deze kale plicht uit te stijgen. Perfecte pensioencommunicatie. Waarom eigenlijk? • Betrokkenheid tonen • Maatschappelijk verantwoord ondernemen • Loyaliteit vergroten • Beloning zichtbaar maken • Werkgeversmerk versterken • Werknemers vinden • Werknemers binden

Versterk het merk Werknemers zoeken goede arbeidsvoorwaarden. Een beperkte reistijd. Leuke collega’s en een gezonde werkomgeving. En ze zoeken een goede werkgever. Het werkgeversmerk speelt hierbij een grote rol. Een organisatie die het imago van prettige werkgever heeft, trekt gemakkelijker nieuwe werknemers aan. Ook aan dit imago kan pensioencommunicatie bijdragen. Perfecte pensioencommunicatie. Waarom eigenlijk? (3) • Werkgeversmerk versterken • Werknemers vinden

Goede pensioencommunicatie is zeldzaam. Veel werkgevers zijn nog maar net gewend aan de nieuwe informatieplicht. Soms

vertrouwen ze zelfs nog te veel op de pensioenuitvoerder. Het is daarom zeer onderscheidend wanneer een werkgever de tijd en moeite neemt om zijn werknemers mee te nemen in deze complexe materie. Als zijn werknemers goed op de hoogte blijven. Als zijn werknemers zich zeker voelen over hun pensioen.

Perfecte pensioencommunicatie vraagt om een slim communicatieplan. Met de juiste middelen en momenten kan de werkgever onzekerheid over het pensioen wegnemen bij zijn werknemers. En zich al doende profileren als een betrokken, verantwoordelijke werkgever. Goed voor de werknemers, goed voor het werkgeversmerk. Pensioencommunicatie. Van werkgeversplicht naar

communicatiekans.


5 Jitse Talsma is sinds 2010 redacteur bij Ravestein & Zwart en studeerde in dat jaar af in de wijsbegeerte aan de Radboud Universiteit Nijmegen. Sindsdien schrijft hij over diverse complexe onderwerpen, altijd met het oog op eenvoud. LinkedIn: Twitter: E-mail:

tinyurl.com/GJTLinkedIn twitter.com/jitsetalsma jt@ravestein-zwart.nl

Handige tools & websites Meer algemene vragen beantwoorden? www.pensioenkijker.nl Overzichtspagina voor pensioenzaken? pensioen.startpagina.nl Uitrekenen hoeveel kapitaal nodig is? www.pensioenkijker.nl/home/infa-rekentool Informatie van de bedrijfstakpensioenfondsen? www.samenstajijsterk.nl Wat te doen in welke levensfase? www.wijzeringeldzaken.nl Weten hoe het zit met uw eigen pensioen? www.mijnpensioenoverzicht.nl

HR-Communicatie Netwerk is een platform voor professionals op het snijvlak van HR en communicatie. Hoe informeer, motiveer en verbind je (toekomstige) medewerkers? Blog, interactie en nieuws, op initiatief van Ravestein & Zwart en Inge Beckers, geassocieerd adviseur HR-Communicatie. Meedoen? Schrijf je in via www.hr-communicatie.nl

Ravestein & Zwart is expert op het gebied van redactionele communicatie. We kennen het effect van een strategisch verhaal, het belang van heldere informatieve teksten, de mogelijkheden van sociale media. Elke organisatie heeft een goed verhaal nodig. Om zichzelf te profileren. Om de relatie met doelgroepen te versterken, om ambities te verwezenlijken. Wij beschikken over de inhoudelijke kennis, de nieuwsgierigheid en de politieke antenne waar een goed verhaal om vraagt. Zo zorgen wij dat u uw doel bereikt. LinkedIn: Twitter: Facebook: YouTube:

tinyurl.com/RZLinkedIn twitter.com/ravezwart facebook.com/ravezwart www.youtube.com/user/ravezwart


Perfecte pensioencommunicatie  

Wat is de ‘informatieplicht' van de werkgever? En hoe kunt u die plicht gebruiken om medewerkers aan de organisatie te binden? Dit white pap...

Advertisement
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you