Hilfe auf Zeit: Interim Manager - Ein Gastbeitrag im HR Manager Magazin

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PRAXIS

Hilfe auf Zeit Mitten im verschärften Lockdown müssen einige Unternehmen Menschen entlassen, restrukturieren und Kurzarbeit managen. Da kann befristete Unterstützung durch Interims-Manager und -Managerinnen helfen. Sie sind so etwas wie die Feuerwehr für Unternehmen. Was müssen HRVerantwortliche bedenken, wenn sie jemanden interimistisch anheuern?

Ein Gastbeitrag von Christof Kerscher, ­Alexandra Meister und ­Robert Knemeyer

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ie Pandemie fordert Unternehmen gleichermaßen kulturell wie logistisch heraus. Das notwendige Maß an Digitalisierung ist in vielen Fällen noch nicht erreicht, Versäumnisse aus der Vergangenheit werden zutage befördert. Das bedeutet: Neben den ohnehin schon herausfordernden Aufgaben müssen abrupte Veränderungen im Notfallmodus gesteuert werden, um das Geschäft trotz der pandemiebedingten Einschränkungen und Besonderheiten aufrechtzuerhalten.

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Hiervon sind nicht nur Produkte und Prozesse betroffen, sondern gerade auch kulturelle Themen wie beispielsweise Führung, Kommunikation, Entscheidungsfindung und die Art und Weise der täglichen Zusammenarbeit. Dies führt zu einem großen Mehraufwand und fordert alle Beteiligten vor allem auf emotionaler Ebene heraus. Es ist die vornehmliche Aufgabe des Personalbereichs, die Defizite mit dem gebotenen Fingerspitzengefühl und dennoch mit großer Klarheit aufzuzeigen, den Veränderungsprozess zu steuern und insbesondere das Management zu unterstützen, die notwendigen Maßnahmen mutig und professionell umzusetzen. Dieser Aufgabe ist die Abteilung jedoch nicht in jedem Fall gewachsen. Und nicht jeder HR-Verantwortliche ist ein Spezialist im Personalabbau. Dabei geht es weniger um Kompetenz als um den Grad der eigenen emotionalen Betroffenheit, aber auch um Kapazitäten, die durch das operative Geschäft und zusätzliche Projekte häufig bereits ausgeschöpft sind. Interim-Managerinnen und -Manager hingegen sind erfahren und geschult darin, disruptive Veränderungsprozesse sachlich zu steuern und Notfallmanagement zu betreiben. Sie haben zudem den Vorteil, unvoreingenommen zu sein. Als Externe haben sie politisch eher als involvierte Menschen die Erlaubnis, Defizite aufzuzeigen. Ein wesentlicher Vorteil: Sie sind flexibel einsetzbar. Das gilt zum einen für die zeitliche Einsetzbarkeit, zum anderen für das Einsatzgebiet. Interim-Managerinnen und Manager wissen, wie sie binnen kürzester Zeit produktiv sind. Sie haben ein begrenztes Einsatzgebiet. Sie holen sich die für das jeweilige Projekt notwendigen Informationen vom Kollegium.

Restrukturierungen und Kündigungen Leider sind Restrukturierungen, Schließungen von Niederlassungen oder auch Kündigungen einige der Konsequenzen der Corona-Pandemie, mit denen die Personalabteilungen derzeit umgehen müssen. Eine Kündigung kann eine sehr einschneidende negative Erfahrung für Mitarbeitende sein, die zu existenziellen Ängsten führen

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kann. Die meisten Mitarbeitenden akzeptieren die unternehmerische Entscheidung als solche, auch wenn diese für sie negative Konsequenzen hat. Sie nehmen jedoch die Art und Weise, wie die Entscheidung umgesetzt wird, sehr sensibel wahr. Sicher können es einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so wahrnehmen, dass das Unternehmen unangenehme Aufgaben an eine unbekannte Person delegiert. Umso wichtiger ist es für das Unternehmen wie für die Betroffenen, diese Aufgabe in die Hände eines Interim-Managers zu geben, der sowohl über entsprechende Erfahrung als auch ein hohes Maß an Empathie verfügt. Ein Interim-Manager kann die Umsetzung unvoreingenommen, ohne eigene Betroffenheit und ohne die damit einhergehende emotionale Verwicklung steuern. Das ermöglicht ihm, Mitarbeitenden Halt zu geben und sie in der für sie schwierigen Situation zu stabilisieren. Hinzu kommt, dass die Restrukturierung als solche mit einem enormen Mehraufwand einhergeht und die vorhandene Personaldecke für das operative Geschäft in der Regel dünn ist. Dies erhöht das Risiko einer Überlastung der HR-Abteilung, die dann eher in Stressmuster verfällt und an Professionalität verliert. Durch ein professionelles Vorgehen hingegen wird das Risiko kostenintensiver Kündigungsschutzprozesse minimiert.

Sind Interimslösungen zu teuer?

Sechs Tipps für die Auswahl: Fachliche Eignung Die fachliche Eignung von Interim-Managerinnen und -Managern ist selbstverständlich das Wichtigste. Manchmal erscheint das Profil für eine Aufgabe überqualifiziert. Das sollte Sie nicht daran hindern, zuzugreifen, denn die Kernkompetenz von Interim-Managern und -Managerinnen liegt in der Flexibilität, auch bezüglich der Aufgaben. Sie denken nicht in Titeln. Erfahrene Personalleiterinnen und -leiter sehen ein interessantes Interim-Mandat nicht als Karriereknick an, nur weil sie einmal keine Führungsverantwortung haben, sondern eher operativ arbeiten. Sehen Sie in einer Überqualifizierung daher eher einen Vorteil, der uns zum zweiten Aspekt bringt: Über den Tellerrand schauen In einem Unternehmen gibt es oft nicht nur eine einzige offene Baustelle, sondern eine Vielzahl, für die niemand Zeit hat. Warum also nicht schon vor oder während des Projekts schauen, für welche anderen Projekte die Interim-Mana-

Foto: irontrybex / Getty Images

Gerade die Neutralität externer Beratenden führt oft dazu, dass weniger emotional agiert wird, keine alten Rechnungen beglichen werden und man sich deutlich öfter außergerichtlich, also schneller und weniger nervenaufreibend, einigt. Sind die Interim-Managerinnen und -Manager dann auch noch arbeitsrechtlich sehr versiert, werden möglicherweise auch externe Anwaltskosten gespart. CEOs müssen sich immer auch die Frage stellen: Was kostet es in der Gesamtrechnung, wenn keine externe Unterstützung hinzugezogen wird? Wenn notwendige Projekte also entweder gar nicht bearbeitet werden oder nicht die erhofften Ergebnisse bringen, weil es intern einfach an Spezialwissen oder schlicht an zeitlichen Ressourcen der

meist schon durch das Tagesgeschäft überlasteten Angestellten fehlt? Ein aktuelles Beispiel der Praxis ist die Einführung von Kurzarbeitergeld, die die meisten Unternehmen völlig unerwartet und unvorbereitet getroffen hat. Sie mussten schnell sehr viel richtig machen – und gerade beim Thema Sozialversicherung muss es präzise zugehen. Es gibt einige Firmen, die heute noch zu dem Thema nachjustieren – sei es wegen fehlerhafter Berechnungen oder zu korrigierender Zuordnung von Lohnarten. Auch gehört die Abrechnung von Kurzarbeitergeld in IT-Systemen nicht immer zum Standard, so dass Unternehmen entsprechende Module nachkaufen und einrichten mussten. Sie haben dadurch viel Zeit und Geld verloren. Eine Person für interimistische Aufgaben auszuwählen, ist nicht dasselbe, wie festangestellte Mitarbeitende einzustellen. Folgendes sollten HR-Verantwortliche bei der Auswahl beachten:

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Persönlichkeit Wenn die Persönlichkeit nicht ins Unternehmen passt, ist ein Scheitern meist programmiert. Denn die meisten Aufgaben setzen zwingend voraus, dass die Interim-Managerin oder der -Manager und die festangestellten Teams eng zusammenarbeiten müssen. Das funktioniert nur, wenn die Interim-Managerinnen und -Manager zur Kultur passen, häufig sind ihre Aufgaben so komplex, dass ein Verstellen auch gar nicht möglich ist. Achten Sie vor allem auch auf weiche Faktoren, wie beispielsweise die Fähigkeit, sich schnell auf neue Situationen einstellen zu können, sich auf das Wesentliche zu fokussieren, sofort produktiv zu sein und eine gesunde Abwägung aus kritischer Außensicht und loyaler Auftragserfüllung herstellen zu können. Ein guter Interim-Manager erfragt die Situation und berichtet von Erfahrungen, die dazu passen. Dazu gehören auch kritische Nachfragen und das Benennen von Punkten, die er oder sie mitzugehen bereit ist oder auch nicht. Arbeitsweise Lassen Sie sich die Herangehensweise ihrer Interim-Managerinnen und -Manager gut erklären und beurteilen sie dann, ob diese wirklich in das eigene Unternehmen passen. Jene, die beispielsweise vorwiegend die Arbeitsweise aus Internet-Unternehmen kennen, tun sich in einem Unternehmen mit starren Prozessen und Abläufen womöglich schwer. Interim-Manager sind besonders gut in Starts und Landungen. Das heißt: Sie gehen aufgrund ihrer Erfahrung sehr strukturiert vor und arbeiten sich auf Grundlage nur weniger Information selbst ein.

gerinnen und -Manager entscheiden und Ihnen darlegen, ob sie passend für dieses Projekt sind. Aber gerade beim Interim-Management, wo es fast immer schnell gehen muss, ist das ein dynamischer Prozess, der sich rasch verändern kann. Trotzdem ist es sinnvoll, sich grundlegende Gedanken zu machen. Zum Beispiel über die Einbindung in die Organisation – wird jemand operativ, strategisch, mit Führung oder beratend benötigt – und darüber, welche Aufgaben übernommen oder welche Ziele erreicht werden sollen. Kosten Oft führt es zu Überraschungen, dass eine hochqualifizierte Dienstleistung auch etwas kostet. Die Menschen dahinter haben viel dafür getan, so weit zu kommen. Auch hier gilt der Grundsatz: Sie bekommen das, was sie bezahlen. Bei den Vertragsgesprächen sollte der Grundsatz lauten, dass sich alle Beteiligten fair behandelt fühlen. Sie sollten eine realistische Erwartungshaltung haben und angemessen entlohnen, dann bekommen Sie auch Qualität und Engagement zurück.

Christof Kerscher ist Geschäftsführer von HR-Consultants, einer Personalberatung für Interim-Management und Festanstellungen in HR- und Finance-Funktionen. Nach dem Studium der Sprachen, Kultur und Wirtschaft war er viele Jahre im Management internationaler

Auftragsklärung Schon in der Anbahnungsphase ist es wichtig, den Auftrag klar zu erklären, denn nur dann können die Interim-Mana-

HR-Dienstleister tätig. Alexandra Meister ist langjährige HR-Interim-Managerin und studierte Juristin. Robert Knemeyer ist HR-Interim-Manager und Inhaber der KPI-Personalberatung.

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Fotos: HR-Consultants – Die Business Fotografen; Karl Kramer Pictureman; Mathias Friedrich; Hintergrundbild: irontrybex / Getty Images

gerin oder der -Manager noch geeignet wäre? Schließlich lernen sie während des Einstiegsprojekts das Unternehmen, die Menschen und wie diese zusammenarbeiten gut kennen. Dies sollte genutzt werden, um dann selbst mehr Zeit für die eigenen Aufgaben zu haben.