Page 1

STURING GEVEN AAN CAPACITEIT Op naar een duurzaam capaciteitsmanagement in de zorg.


Dit boekje is een uitgave van HOTflo Health Capacity Management Professionals


Voldoende capaciteit is een voorwaarde om de toegankelijkheid en kwaliteit van de zorg in ons ziekenhuis te garanderen. Als er te weinig capaciteit is, schaadt dat de zorg- en dienstverlening aan onze patiënten. Tegelijkertijd zijn al die capaciteiten die we inzetten kostbaar. Dit betekent dat we er verantwoord mee om moeten gaan en deze niet moeten verspillen. Hierin ligt de waarde van capaciteitsmanagement voor ziekenhuizen. Toch ervaren veel ziekenhuizen dagelijks problemen die een ad hoc en soms een meer structureel karakter hebben. Veel van deze ervaren problemen zijn gerelateerd aan de beschikbaarheid van capaciteit en hebben allerlei ongewenste effecten voor de patiënten, de kwaliteit van de zorg en de mate waarin doelmatig gebruik wordt gemaakt van de capaciteit. Het leidt tot ontevreden patiënten, frustraties bij artsen en personeel, onnodige werkdruk, onveilige situaties, inefficiëntie, onnodige wachttijden, annuleringen en ga zo maar door. Om financieel gezond te blijven staan veel ziekenhuizen voor de uitdaging structureel minder kosten te maken met behoud, of verbetering, van kwaliteit van zorg. In de wetenschap dat ruim meer dan de helft van de ziekenhuisbegroting direct gerelateerd is aan de kosten voor capaciteiten (personeel, ruimtes, middelen, materialen), vormt capaciteitsmanagement een interessant aangrijpingspunt om tot structurele verbetering te komen van de bedrijfsvoering binnen ziekenhuizen.   Het is voor ziekenhuizen dan ook van groot belang om kritisch te kijken naar de wijze waarop met de schaarse en kostbare capaciteit wordt omgaan. Hoe dit te plannen en hoe hier sturing aan te geven. Het is onze overtuiging dat capaciteitsmanagement ziekenhuizen gaat helpen de kwaliteit en doelmatigheid van de zorg duurzaam te verbeteren. Dit in het belang van patiënten, artsen en alle zorgprofessionals, die zich dagelijks inspannen om de beste zorg te leveren. Dit boekje geeft richting aan ziekenhuizen die willen bouwen aan een duurzame inrichting van capaciteitsmanagement. Marcel de Jong Directeur


Inleiding

Ontwikkelingen in de zorg noodzaken ziekenhuizen kritisch te kijken naar hun bedrijfsvoering. De wereld om ons heen verandert in hoog tempo. Als ziekenhuizen ook in de toekomst hoogwaardige kwaliteit van zorg willen blijven leveren, dan is het noodzakelijk om als ziekenhuis aansluiting te vinden bij deze veranderingen. De veranderingen in de maatschappij, de digitalisering, ontwikkelingen op medisch inhoudelijk gebied, wijzigingen in het financieringsstelsel, toenemende marktwerking et cetera. Het vormt de uitdaging om de toegankelijkheid, kwaliteit en doelmatigheid van de zorg duurzaam te verbeteren. Er ligt een maatschappelijke opgaaf om kwetsbare patiënten toegang te blijven bieden tot hoogwaardige, veilige en betrouwbare zorg. Tegelijkertijd ligt er de opgaaf deze zorg betaalbaar te houden, door efficiënt te werken en te voorkomen dat we kostbare en schaarse capaciteit onnodig verspillen. Gegeven de complexiteit en dynamiek van de zorg moeten we onze schaarse capaciteiten verantwoord inzetten. Dit vereist sturing. De tijd dat we blind konden varen op de historie is definitief verleden tijd. Jaarlijks worden er met verzekeraars afspraken gemaakt over het volume en de prijs van de in te kopen zorg. Dit betekent dat ziekenhuizen jaarlijks voor de vraag staan: “hoeveel capaciteit hebben we nodig?”. Deze vraag vormt een nieuwe dimensie binnen de bedrijfsvoering van ziekenhuizen die van oudsher kijken naar het verleden. Het dwingt ziekenhuizen tot een meer productie- en vraaggerichte bedrijfsvoering, en leidt tot talloze nieuwe vragen over hoe onze mensen- en middelencapaciteit in te zetten, te plannen en te sturen. Dit vereist een besturingsraamwerk voor capaciteitsmanagement. In essentie is het heel simpel. Zonder capaciteit, is er geen zorg. Artsen, zorgprofessionals, ruimtes, materialen, middelen, tijd et cetera zijn nodig om zorg te kunnen leveren aan patiënten. Wanneer deze capaciteiten niet op het juiste moment en in de juiste hoedanigheid beschikbaar zijn, dan lopen we reëel risico in de kwaliteit en continuïteit van de zorg. Anderzijds als we onze kostbare capaciteit niet verantwoord inzetten dan leidt dit tot onnodige verspilling van kosten, wat bedrijfseconomisch niet te verantwoorden is. In dit boekje is een besturingsraamwerk voor capaciteitsmanagement voor ziekenhuizen uitgewerkt. Dit besturingsraamwerk biedt vorm en inhoud aan de wijze waarop ziekenhuizen sturing kunnen geven aan hun schaarse capaciteiten en vormt een passend antwoord op de uitdagingen waar ziekenhuis vandaag de dag voor staan.


1 Strategische capaciteitsplanning

H

IS

N FI 2

Systematisch verbeteren

Tactische capaciteitsplanning

6

BESTURINGSRAAMWERK CAPACITEITSMANAGEMENT

3 Operationele capaciteitsplanning

Beoordelen van prestaties

5 4 Leveren van patiĂŤntenzorg

Operationele capaciteitssturing


Sturing geven aan capaciteit

Een besturingsraamwerk vormt een richtinggevend kader voor de inrichting, planning en sturing van alle capaciteiten die benodigd zijn om zorg te leveren aan onze patiënten. Het besturingsraamwerk omvat alle zorg gerelateerde capaciteiten. Met dit raamwerk wordt beoogd op een meer uniforme wijze sturing te geven aan capaciteit in ziekenhuizen met als doel in-control te zijn, de toegankelijkheid, kwaliteit en doelmatigheid van de zorg te verbeteren, en een constant prestatieniveau te garanderen. Het is immers het streven om patiënten niet langer op zorg te laten wachten dan noodzakelijk is, korte doorlooptijden te garanderen, een bed te bieden op de juiste verpleegafdelingen en gemaakte afspraken na te komen. Het is ook het streven om specialismen de garantie te bieden dat de capaciteit die benodigd is, ook daadwerkelijk beschikbaar is. En dat productiedoelstellingen behaald kunnen worden. Daarnaast ligt het streven om een prettig arbeidsklimaat te creëren waarin zorgprofessionals onder verantwoorde omstandigheden en met een beheerste werkdruk hun zorgtaken uit kunnen voeren. Het besturingsraamwerk biedt de structuur om deze doelen te realiseren.


6 niveaus voor capaciteitssturing 1

H

IS

3

N FI

2

Niveau 1: Strategische capaciteitsplanning Op dit niveau wordt bepaald hoeveel capaciteit het ziekenhuis benodigd heeft om de beoogde productie te realiseren. Strategische capaciteitsbepaling vormt een integraal onderdeel van de jaarlijkse plannings- en controle cyclus, waarbij op grond van een productiebegroting voor het komende jaar, bepaald wordt hoeveel capaciteit er benodigd is, hoe deze capaciteit toe te wijzen aan patiëntenstromen en/of specialismen en of dit past binnen de financiële begroting. Het resultaat van dit niveau betreft een capaciteitsbegroting en een jaarplan waarbij productie, capaciteit en financiën optimaal op elkaar afgestemd zijn.   Niveau 2: Tactische capaciteitsplanning Op strategisch niveau is bepaald hoeveel capaciteit er benodigd is in relatie tot productie en financiën. Op tactisch niveau wordt de capaciteit vrijgegeven voor uitvoering. Periodiek wordt op basis van actuele productieontwikkelingen en –realisatie, actueel prestatieniveau, ontwikkeling van toegangs- en wachttijden per patiëntenstromen en/of specialisme hoeveel capaciteit er de komende periode benodigd is, teneinde deze capaciteit voor productie definitief toe te wijzen en vrij te geven.   Niveau 3: Operationele capaciteitsplanning Vanaf het moment dat de capaciteit voor de komende periode definitief vrijgegeven is, vangt de operationele planning aan. De operationele planning van de artsen, het personeel en de zorg (patiëntenplanning), wordt op een systematische wijze en in onderlinge samenhang opgesteld. Afspraken en opnames worden concreet gepland, de roosters voor het personeel worden definitief gemaakt en de artsenroosters worden eveneens definitief vastgesteld. Dit alles op een dusdanige wijze dat de zorg, artsencapaciteit en personele capaciteit onderling optimaal op elkaar zijn afgestemd.

Systematisch verbeteren

6

BESTURINGS CAPACITEITSM Beoordelen van prestaties

5

Leveren van patiëntenzorg


4 1 Strategische capaciteitsplanning

2

Tactische capaciteitsplanning

SRAAMWERK MANAGEMENT

5

3

Niveau 4: Operationele capaciteitssturing De zorg is complex en deels onvoorspelbaar. Ondanks alle zorgvuldigheid die is betracht bij de operationele planning, zullen er urgente of onvoorziene omstandigheden zijn die bijsturing vereisen. De operationele sturing geeft vorm en inhoud aan de dagelijkse en meerdaagse sturing van capaciteit. Dit niveau is erop gericht tijdig knelpunten te signaleren in de capaciteit en adequaat bij te sturen, zodat een ongestoorde zorguitvoering onder optimale condities gegarandeerd kan worden.   Niveau 5: Beoordelen van prestaties Prestaties worden continu gemonitord om vinger aan de pols te houden. Aan de hand van capaciteitsrapportages wordt inzage gegeven in ontwikkelingen, trends en prestaties. De resultaten worden periodiek besproken en kunnen aanleiding vormen voor verbeteracties.  

Operationele capaciteitsplanning

4 Operationele capaciteitssturing

6

Niveau 6: Systematisch verbeteren Capaciteitsmanagement is een proces van continu verbeteren. Via kleine verbeteracties, verbeterprogramma’s of periodieke capaciteitsmanagement audits wordt er continu geïnvesteerd in het verbeteren van de kwaliteit en doelmatigheid van de zorg. Op dit niveau wordt vorm en inhoud gegeven aan een structuur dat erin voorziet dat we op het gebied van capaciteitsmanagement steeds beter gaan presteren.


3 FINANCIËN Financiële begroting

1 PRODUCTIE

Productiebegroting

2 CAPACITEIT Capaciteitsbegroting


Strategische capaciteitsplanning Strategische capaciteitsplanning is erop gericht op productiegrondslagen en als geïntegreerd onderdeel van de financiële begroting, te bepalen hoeveel capaciteit er benodigd is om de gewenste zorg te kunnen leveren. Strategische capaciteitsplanning vormt de brug tussen productie en financiën en draagt er zorg voor dat er voldoende capaciteit beschikbaar is voor productierealisatie en dat het tevens past binnen de financiële kaders van het ziekenhuis. De strategische capaciteitsplanning legt het fundament voor de tactische en operationele planning en creëert de basisvoorwaarden voor een optimale zorgverlening, waarbij de beschikbaarheid van voldoende capaciteit en bijbehorende budgetten wordt gegarandeerd. Aan de hand van een productiebegroting en vooraf gedefinieerde en overeengekomen prestatiemaatstaven en uitgangspunten, wordt vanuit een integraal perspectief ziekenhuisbreed door bepaald hoeveel capaciteit er per patiëntenstroom en/of specialisme benodigd is en toegewezen wordt. Het resultaat betreft een vastgesteld capaciteitsjaarplan waarin een initiële toewijzing van de capaciteit aan patiëntengroepen, specialismen en/of het lijnmanagement heeft plaatsgevonden.


Strategische capacititeitsplanning Stap voor stap

Strategische capaciteitsplanning

Tactische capaciteitsplanning

Operationele capaciteitsplanning

FINISH

6

Operationele capaciteitssturing

5 Beoordelen van prestaties

Systematisch verbeteren

De capaciteitsjaarplannen worden definitief goedgekeurd en overgedragen aan de lijn met bijbehorende productiedoelstellingen en een toekenning van de budgetten. Op grond van de goedgekeurde capaciteitsbegroting wordt capaciteit initieel toegewezen aan patiĂŤntenstromen, specialismen en vertaald naar capaciteitsjaarplannen (master schedules).

Overdracht van capaciteit aan de lijn

Beoordelen van prestaties

6

Toewijzen van capaciteit aan 5 patiĂŤntenstromen en/of specialismen


1

1 START Productiebegroting

2

2

Opstellen capaciteitsbegroting o.b.v. productie en prestatie maatstaven

3 Toetsen capaciteitsbegroting aan financiële begroting

3

4 Goedkeuren capaciteitsbegroting

4

De productiebegroting vormt een raming van het volume te leveren zorg voor het komende jaar per DBC, diagnose, patiëntenstroom en of specialisme. Op grond van de productiebegroting wordt aan de hand van vastgestelde prestatiemaatstaven en begrotingsuitgangspunten bepaald hoeveel capaciteit er per DBC, diagnose, patiëntenstroom en of specialisme benodigd is. Het resultaat vormt een capaciteitsbegroting. De capaciteitsbegroting wordt getoetst aan de financiële kaders om te beoordelen of de begrote capaciteit ook financieel en budgettair realiseerbaar is. Als er een sluitende begroting ligt tussen de drie-eenheid productie, capaciteit en financiën, wordt de capaciteitsbegroting goedgekeurd.


1 START Capaciteitsjaarplan

2 Beoordelen trends, ontwikkelingen en prestaties

FINISH Overdracht van capaciteit en start operationele planning

3 Vrijgeven van kritische capaciteit voor uitvoering

Prognostiseren benodigde capaciteit per patiĂŤntenstroom/ specialismen

6 4 Toewijzen van 5 kritische capaciteit aan patiĂŤntenstromen/ specialismen

Tactisch planningsoverleg


Tactische capaciteitsplanning De tactische capaciteitsplanning is erop gericht om op grond van het capaciteitsjaarplan tot een vrijgave te komen van de capaciteit voor uitvoering. Op dit sturingsniveau wordt er een aantal weken tot maanden vooruitgeblikt en beoordeeld of het initiële capaciteitsjaarplan ongewijzigd gevolgd kan worden, of dat actuele ontwikkelingen in de zorgvraag, toegangs- en wachttijden en het prestatieniveau aanleiding vormen voor bijstelling. Het resultaat betreft een definitieve toewijzing van capaciteit voor uitvoering aan patiëntenstromen en specialismen. Het OK-schema, de spreekuurschema’s, de bedden et cetera, worden definitief vrijgegeven. De vrijgave van capaciteit vormt het startpunt voor de operationele planning, zodat zorg, personeel, artsen, ruimtes, faciliteiten ingepland kunnen worden.


Tactische capacititeitsplanning Stap voor stap

Strategische capaciteitsplanning

Tactische capaciteitsplanning

FINISH Overdracht van capaciteit en start operationele planning

Operationele capaciteitsplanning

6

Capaciteit wordt vrijgegeven voor uitvoering. Uitsluitend urgente en onvoorziene omstandigheden kunnen nog aanleiding vormen voor wijziging.

Operationele capaciteitssturing

5 Beoordelen van prestaties

Systematisch verbeteren

Capaciteit wordt definitief toegewezen en het OKschema, spreekuurschema, de beddencapaciteit en dergelijke worden definitief gemaakt.

Vrijgeven van kritische capaciteit voor uitvoering

6

Toewijzen van 5 kritische capaciteit aan patiĂŤntenstromen/ specialismen


1

1

START Capaciteitsjaarplan

Kan het capaciteitsjaarplan ongewijzigd gevolgd worden de komende periode?

2 Beoordelen trends, ontwikkelingen en prestaties

3

2

3

Prognostiseren benodigde capaciteit per patiĂŤntenstroom/ specialismen

4

4 Tactisch planningsoverleg

Ligt er een noodzaak om op basis van trends, ontwikkelingen in de zorgvraag en het actuele prestatieniveau in de toewijzing van capaciteit bij te sturen?

Hoeveel capaciteit is er per patiĂŤntenstroom en/ of specialisme benodigd om het gewenste kwaliteits- en doelmatigheidsniveau te garanderen.

Besluitvorming hoe de capaciteiten definitief toewijzen voor de komende periode.


1

2

START Vastgestelde vereiste capaciteit per patiëntenstroom komende periode

FREEZE OK SCHEMA EN BEDDENPLAN

3

Integraal vaststellen OKschema en beddenplan

5

FREEZE ROOSTERS PERSONEEL

Artsenrooster wordt vastgesteld

4

Roosters personeel OK, poli en verpl. personeel definitief vaststellen Arts en personeel is beschikbaar

6

OPENSTELLEN PLANNING Openstellen afsprakenplanning poli en opnameplanning

FINISH

8 Start operationele sturing

VRIJGAVE PLANNING Planning wordt vrijgegeven voor uitvoering en gaat over naar de operationele sturing

FREEZE ARTSENROOSTER

FREEZE SU-SCHEMA

Bekend is welke arts wanneer opereert en spreekuur draait

Definitief vaststellen spreekuurschema

7

PLANNEN PATIËNTEN Plannen van afspraken voor de poli en opnamen voor OK

Planning wordt opgesteld volgens eenduidige criteria en prestatiemaatstaven die een goede kwaliteit van planning garanderen.


Operationele capaciteitsplanning De operationele planning start aan na vrijgave van de capaciteit voor uitvoering. De artsenplanning, personele planning en de planning van de zorg (afsprakenplanning, opnameplanning) vangt nu aan. Het doel is om al deze planning gesynchroniseerd plaatst te laten vinden en optimaal op elkaar af te stemmen. Hiermee wordt gegarandeerd dat alle capaciteiten op het juiste moment en in de juiste hoedanigheid beschikbaar zijn voor de zorg en dat verspilling door een suboptimale afstemming tot een minimum wordt beperkt. Het proces van operationele planning eindigt op het moment dat de planning gereed is en overgedragen wordt voor coรถrdinatie. Dit is het moment waarop de operationele capaciteitssturing start.


Operationele capacititeitsplanning Stap voor stap

1

Vastgestelde vereiste capaciteit per patiëntenstroom komende periode

Strategische capaciteitsplanning

Tactische capaciteitsplanning

Operationele capaciteitsplanning

Beoordelen van prestaties

Systematisch verbeteren

7

8

OK-capaciteit, spreekuurcapaciteit, artsencapaciteit en personele capaciteit is gepland en creëren de voorwaarden voor de zorg. De planning voor het plannen van de zorg (afsprakenplanning, opnameplanning) kan worden opengesteld. Patiënten worden gepland en eventuele afspraken die voor openstelling van de planning al zijn gemaakt worden definitief bevestigd. Als de patiëntenplanning gereed is, wordt deze gefiatteerd en overgedragen ten behoeve van de coördinatie en operationele sturing.

FREEZE OK SCHEMA EN BEDDENPLAN

Integraal vaststellen O schema en beddenpla

5

FREEZE ROOSTERS PERSONEEL

Roosters personeel O poli en verpl. personee definitief vaststellen Arts en personeel is beschikbaar

6

OPENSTELLEN PLANNING

Openstellen afsprakenplanning pol en opnameplanning

8 FINISH

6

Operationele capaciteitssturing

2

START

Start operationele sturing

VRIJGAVE PLANNING

Planning wordt vrijgeg uitvoering en gaat ove operationele sturing


2 3

OKan

Artsenrooster wordt vastgesteld

4

OK, el

li

geven voor er naar de

FREEZE ARTSENROOSTER

FREEZE SU-SCHEMA

Bekend is welke arts wanneer opereert en spreekuur draait

3

Definitief vaststellen spreekuurschema

7

4

PLANNEN PATIËNTEN Plannen van afspraken voor de poli en opnamen voor OK

Planning wordt opgesteld volgens eenduidige criteria en prestatiemaatstaven die een goede kwaliteit van planning garanderen.

5

De nauwe samenhang tussen OK en beddenhuis maakt dat operationele planning start bij het ‘bevriezen’ van het OK-schema en de beddencapaciteit.

Zodra het OK-schema bekend is, starten de vakgroepen met het definitief maken van het artsenrooster. Zodra het artsenrooster bekend is, is ook bekend hoe het spreekuurschema er voor de komende periode uitziet. Deze wordt ook ‘bevroren’. Het personeel kan nu worden ingeroosterd op de OK, de verpleegafdelingen en de polikliniek.


1 START 2-weekse sturing; hoe ziet de situatie eruit voor de komende 14 dagen?

2 Weekstart; hoe ziet de situatie eruit voor de komende 7 dagen?

FINISH Beheerste en ‘ongestoorde’ zorgverlening

3 Dagstart; hoe gaat de dag lopen?

Dagcoördinatie; oplossen van issues die zich gedurende de dag aandienen

4


Operationele capaciteitssturing Ondanks het feit dat alles gepland en op elkaar afgestemd is, kunnen er zich altijd acute en onvoorziene omstandigheden voordoen die bijsturing in de capaciteit vereisen. Dit noemen we operationeel sturen. Hierbij is het niet de bedoeling om alles op de dag zelf aan te laten komen, maar tijdig te signaleren wanneer er problemen dreigen en op grond van de beschikbare informatie de juiste afwegingen en beslissingen te nemen. Operationeel sturen kent dan ook verschillende sturingsniveaus. Een meerdaagse sturing (14 dagen, 7 dagen en/of 3 รก 4 dagen vooruit), een dagsturing (24 uur vooruit) en de coรถrdinatie gedurende de dag zelf. De meerdaagse sturing is erop gericht om tijdig capaciteitsproblemen in de uitvoering te signaleren en op te lossen. Daarnaast dient het om de afstemming binnen een capaciteitseenheid/afdeling en de samenhang met andere afdelingen te borgen. Denk hierbij aan de afstemming tussen OK en beddenhuis, maar ook aan de poli long met de longfunctieafdeling, de poli MDL met het scopiecentrum, de poli orthopedie met de radiologie et cetera. Deze afdelingen kennen een nauwe onderlinge samenhang, waarbij het van elementair belang is dat de processen optimaal op elkaar afgestemd zijn. De dagsturing is erop gericht om eventuele issues te signaleren en op te lossen aan het begin van de dag. De dagcoรถrdinatie voorziet erin dat issues die zich toch nog gedurende de dag aandienen en coรถrdinatie van capaciteit vereisen adequaat worden opgelost. Aan de hand van checklists en beslisbomen, wordt voorzien in een gestructureerde sturing en coรถrdinatie. De checklists worden gehanteerd om te beoordelen of er operationeel capaciteitsproblemen dreigen. De beslisbomen schetsen het repertoire aan stuur- en oplossingsmogelijkheden en ondersteunen bij het nemen van de juiste beslissingen.


Operationele capaciteitssturing Stap voor stap

Strategische capaciteitsplanning

Tactische capaciteitsplanning

FINISH Beheerste en ‘ongestoorde’ zorgverlening

Operationele capaciteitsplanning

4 Operationele capaciteitssturing

Beoordelen van prestaties

Systematisch verbeteren

Onvoorziene situaties die zich gedurende de dag aandienen worden effectief en geprotocolleerd opgelost.

DagcoĂśrdinatie; oplossen van issues die zich gedurende de dag aandienen

4


1 START 2-weekse sturing; hoe ziet de situatie eruit voor de komende 14 dagen?

1 2 2 Weekstart; hoe ziet de situatie eruit voor de komende 7 dagen?

3 Dagstart; hoe gaat de dag lopen?

3

Aan de hand van een checklist wordt voor de komende 7 en/ of 14 dagen beoordeeld of er capaciteitsproblemen zijn of dreigen. Indien benodigd worden passende maatregelen genomen om deze te voorkomen. Tevens wordt van de afdelingen en/of processen die nauw met elkaar samenhangen beoordeeld of de capaciteit optimaal op elkaar afgestemd is, zodat de zorguitvoering onbelemmerd kan plaatsvinden. Aan de hand van een checklist wordt voor de komende 24 uur beoordeeld of er capaciteitsproblemen zijn of dreigen. Indien benodigd worden passende maatregelen genomen om deze te voorkomen.


3 LEREN & VERBETEREN Wat leren we hiervan en hoe kunnen we nog beter presteren?

1 VERWACHTING

2 REALISATIE Hoe hebben we gepresteerd?

Hoeveel capaciteit benodigd en hoe verwachten we te presteren?


Beoordelen van prestaties en systematisch verbeteren Het besturingsmodel capaciteitsmanagement geeft structuur aan de sturing van de beschikbare capaciteit in het ziekenhuis. Vanaf strategisch tot operationeel niveau wordt geborgd dat zorg en capaciteit optimaal op elkaar afgestemd zijn. Natuurlijk willen we ook weten of we op het gebied van capaciteitsmanagement goed presteren en of er aangrijpingspunten liggen voor verbetering. Om die reden worden systematisch de prestaties gemeten en beoordeeld. Aan de hand van een basis indicatoren- en normenset worden de prestaties beoordeeld. Hiermee wordt het mogelijk ontwikkelingen, trends en afwijkingen van het prestatieniveau te signaleren en met elkaar de dialoog aan te gaan om te beoordelen wat de consequenties zijn, wat de oorzaak is en welke acties of verbetermaatregelen er benodigd zijn. Het besturingsraamwerk voorziet in een systematische beoordeling van prestaties door op elk sturingsniveau (strategisch, tactisch en operationeel), niet uitsluitend vooruit te blikken maar ook systematisch terug te kijken. Met dezelfde horizon als waarmee vooruit gekeken wordt, worden de ontwikkelingen en prestaties beoordeeld over de afgelopen periode. Dus op strategisch sturingsniveau wordt ziekenhuisbreed de prestaties van het afgelopen jaar beoordeeld, op tactisch niveau wordt gekeken naar de prestaties over de afgelopen 12 weken, bij de operationele capaciteitsplanning wordt de kwaliteit van de planning beoordeeld, bij de meerdaagse operationele sturing wordt 7 tot 14 dagen teruggeblikt en tijdens de dagsturing worden de prestaties van de vorige dag besproken. Door systematisch terug te blikken en prestaties te beoordelen, worden de voorwaarden gecreĂŤerd om continu te verbeteren en grip te houden op de prestaties, de zorg en de capaciteit.


Beoordelen van prestaties en systematisch verbeteren Een continu proces van terugblikken

Retrospectief

Rapportage van gerealiseerde prestaties Strategische capaciteitsplanning

Tactische capaciteitsplanning

12 - 24 maanden terug

12 weken terug

Operationele capaciteitsplanning

1- 12 weken terug Operationele capaciteitssturing

7 - 14 dagen terug Beoordelen van prestaties

24 uur terug Systematisch verbeteren


Prospectief

Begroting, forecasting, indicatie van prestaties

Strategische capaciteitsplanning

12 - 24 maanden vooruit

Tactische capaciteitsplanning

12 weken vooruit

Operationele capaciteitsplanning

1- 12 weken vooruit

Operationele capaciteitscoรถrdinatie (meerdaags)

Operationele capaciteitscoรถrdinatie (dagstart)

7 - 14 dagen vooruit

24 uur vooruit


Tot slot Een goed capaciteitsmanagement is strategisch van elementair belang voor de toekomstbestendigheid van ziekenhuizen en de waarde van de zorg die we leveren aan patiënten. Iedereen realiseert zich dat een ziekenhuis een complex logistiek bedrijf en waar alles met elkaar samenhangt. Waarin de zorg niet altijd voorspelbaar is en geen dag hetzelfde is. In deze context speelt de vraag hoeveel capaciteit er benodigd is? Hoe onze capaciteiten te plannen en te sturen? Ziekenhuisbreed én soms over meerdere locaties! De capaciteit die een ziekenhuis beschikbaar heeft om zorg te leveren is niet ongelimiteerd. Dit betekent dat capaciteit een schaars goed is en dat we er verstandig mee om moeten gaan. Het streven is immers de beste zorg te leveren aan patiënten, tegen aanvaardbare kosten. Nu en in de toekomst. Dit betekent ziekenhuizen niet alleen invulling moeten geven aan de inrichting van het capaciteitsmanagement, maar ook aan de borging hiervan. Het beoordelen van prestaties en het systematisch verbeteren vormt een eerste belangrijke stap op weg naar borging. Daarnaast is er een belangrijke rol weggelegd voor de Raad van Bestuur, de Medische Staf, het lijnmanagement en het medisch management. Echter vereist een professioneel capaciteitsmanagement ook specifieke deskundigheid en het vermogen om vanuit een integraal perspectief ziekenhuisbreed tot een optimale gebruik van de capaciteit te komen. Hierin ligt de waarde voor een bureau capaciteitsmanagement of een capaciteit expertise centrum, dat het ziekenhuis en de lijn expertmatig en vanuit een onafhankelijke rol ondersteunt bij de toepassing van capaciteitsmanagement en het realiseren van haar taakstelling en ambities. Capaciteitsmanagement biedt ons de handvatten om grip te houden op de capaciteit, patiëntprocessen optimaal op elkaar af te stemmen en onder verantwoorde en georganiseerde omstandigheden te komen tot de beste zorg voor onze patiënten. Want is het niet fijn als alles soepel loopt en we in staat zijn onder optimale omstandigheden zorg te kunnen leveren aan patiënten? Capaciteitsmanagement biedt u die mogelijkheid.


Health Capacity Management Professionals www.hotflo.net

HOTflo Capaciteitsmanagement  

HOTflo - Health Capacity Management Professionals

HOTflo Capaciteitsmanagement  

HOTflo - Health Capacity Management Professionals

Advertisement