Page 1

Organizujesz konferencję ? Oto lista rzeczy, o których warto pamiętać ! Blog prowadzony przez Hotel Witek Blog z aktualnościami: http://blog.hotelwitek.pl/ Facebook: https://www.facebook.com/hotelwitek e-mail: hotel@hotelwitek.com.pl, recepcja@hotelwitek.com.pl, Centrum Hotelowo – Konferencyjne Witek, Kraków ul. Handlowców 14, 32-085 Modlniczka, ©Hotel Witek


Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie, wymagające umiejętności zgrania wielu czynników, planowania wszystkiego dużo wcześniej, realizowania i koordynowania działań. Często w natłoku pracy zdarza się zapomnieć o rzeczach oczywistych, a niekiedy również nie myślimy o pewnych sprawach, które teoretycznie „nie należą do nas”. Co tak naprawdę musimy wiedzieć przed organizacją profesjonalnej konferencji?

Oto najważniejsze rzeczy, o których naprawdę warto pamiętać przed organizacją profesjonalnego wydarzenia:

Cel, temat, miejsce. Po raz pierwszy przyszło Ci zorganizować konferencję dla swoich pracowników. Nie wiesz od czego zacząć? Przede wszystkim określ cel takiego wydarzenia, opracuj wstępny, schematyczny plan imprezy. Czy organizujesz konferencję stricte ze względów zarobkowych? Czy przyniesie ona zyski firmie, ze względu na kontakty i zaproszone na nią osoby? A może bardziej zależy Ci na motywacji, czy integracji swoich podwładnych? Jak już ustalisz po co organizujesz daną konferencję i jakie korzyści przyniesie ona firmie (materialne lub niematerialne), będzie Ci na pewno łatwiej określić tematykę, czy chociażby ustalić budżet takiego przedsięwzięcia. Pamiętaj, że za organizację profesjonalnej konferencji trzeba zabrać się odpowiednio wcześnie, tak aby wszystkie biorące w niej udział sektory miały czas na zrealizowanie wyznaczonych im zadań. Jak już zdołasz określić cel konferencji przyjdzie czas na wymyślenie tematyki spotkania. Jest to bardzo ważne, gdyż określona tematyka dostarcza wiele informacji podwykonawcom takim jak Hotele, a co za tym idzie, usprawnia pracę i określa rangę wydarzenia. Gdy już określiłeś cel i tematykę konferencji należy się zastanowić jakie miejsce będzie najodpowiedniejsze. Jeżeli organizowane przez Ciebie wydarzenie będzie miało charakter stricte biznesowo zarobkowy, warto pomyśleć o ciekawym miejscu, które będzie miało w swojej ofercie dodatkowe atrakcje, jak chociażby duży ogród, saunę, czy siłownię, a także będzie oferować swobodny Blog z aktualnościami: http://blog.hotelwitek.pl/ Facebook: https://www.facebook.com/hotelwitek e-mail: hotel@hotelwitek.com.pl, recepcja@hotelwitek.com.pl, Centrum Hotelowo – Konferencyjne Witek, Kraków ul. Handlowców 14, 32-085 Modlniczka, ©Hotel Witek


dojazd i możliwość zorganizowania rozrywek towarzyszących, chociażby takich jak wieczorny grill. Z punktu widzenia marketingowca, na organizację konferencji, czy wszelkiego rodzaju innych wydarzeń, z całego serca zawsze polecam Hotele. Dlaczego? Przede wszystkim ze względów praktycznych. Organizując konferencję w Hotelu mamy pewność, że załatwimy wszystko kompleksowo. I o to przecież chodzi prawda? Mamy zaplecze konferencyjne, gastronomiczne, noclegowe, a i rozrywkę nam zorganizują jak będzie takie zapotrzebowanie. Składamy zamówienie na ręce miłego pracownika działu marketingu i śpimy spokojnie, bo na pewno wszystkim się zaopiekuje. Oczywiście nie zawsze tak jest, ze strony Hoteli również zdarzają się wpadki, wynikające chociażby z błędów w komunikacji między działami. Jednak, gdy mamy wszystko z góry zaplanowane, możemy być pewni, że wszystko będzie dopięte na ostatni guzik. Warto również pomyśleć o dodatkowym wabiku jakim jest zaproszenie na konferencję osoby rozpoznawalnej, chociażby w świecie biznesu lub w mediach. Jest to świetny chwyt marketingowy, który nie tylko wpływa na frekwencję uczestników, ale także diametralnie podnosi rangę wydarzenia. Określając te wszystkie rzeczy, możemy przejść dalej, do rozbudowywania naszego wstępnego planu.

Blog z aktualnościami: http://blog.hotelwitek.pl/ Facebook: https://www.facebook.com/hotelwitek e-mail: hotel@hotelwitek.com.pl, recepcja@hotelwitek.com.pl, Centrum Hotelowo – Konferencyjne Witek, Kraków ul. Handlowców 14, 32-085 Modlniczka, ©Hotel Witek


Termin, liczba uczestników, budżet

Spójrzmy zatem w kalendarz i zastanówmy się jaki termin najbardziej nam odpowiada. Jaki termin byłby najodpowiedniejszy dla uczestników konferencji? Zwracaj uwagę na dni świąteczne i wolne od pracy – nikt nie będzie zachwycony konferencją 2 Maja, kiedy ma zaplanowany długi weekend. Spróbuj przewidzieć również liczbę uczestników. Zrób listę osób, które chcesz zaprosić wraz z prelegentami, możesz również wstępnie podpytać, czy osoby te byłyby zainteresowane tematem. Jeśli znamy już odpowiadający nam termin oraz szacunkową liczbę uczestników, możemy określić budżet imprezy. I to jest kluczowa część organizacji konferencji. Od strony Hotelu, który wszystko dla Ciebie organizuje, bardzo pomocnym jest jeśli z góry określisz jaki budżet przewidujesz na wynajem Sali Konferencyjnej, gastronomię, noclegi. Konkretne kwoty bardzo ułatwiają sporządzenie przez marketingowca odpowiedniego kosztorysu, z uwzględnieniem Twoich możliwości finansowych. Przy ustalaniu budżetu bardzo ważne jest obliczenie tzw. progu rentowności konferencji, czyli określenie, kiedy przychody pokryją koszty poniesione na jej organizację. Należy tu wziąć pod uwagę dwa elementy: koszty stałe i zmienne. Do kosztów stałych należą: cena za wynajem sal konferencyjnych, opłaty poniesione na rzecz pobytu wykładowców – zakwaterowania, podróży i wyżywienia. Kosztami stałymi są także: wynagrodzenia dla personelu organizującego konferencję, a także kwoty przeznaczone na wynajem sprzętu multimedialnego i biurowego, oprawę plastyczną, zorganizowanie marketingu oraz strategii promocyjnej. Do kosztów zmiennych zaliczamy: wyżywienie i napoje, ceny pakietów konferencyjnych (np. teczek, ulotek). Na podstawie przewidywanych kosztów można obliczyć, ile każdy uczestnik powinien zapłacić za udział w konferencji, by firma organizująca nie poniosła strat. Jeżeli okaże się, że koszt uczestnictwa byłby za wysoki, trzeba znaleźć sposób, by go obniżyć. Dobrym sposobem zmniejszenia kosztów jest znalezienie sponsorów lub zwiększenie liczby uczestników.

Blog z aktualnościami: http://blog.hotelwitek.pl/ Facebook: https://www.facebook.com/hotelwitek e-mail: hotel@hotelwitek.com.pl, recepcja@hotelwitek.com.pl, Centrum Hotelowo – Konferencyjne Witek, Kraków ul. Handlowców 14, 32-085 Modlniczka, ©Hotel Witek


Jakie informacje są ważne dla Hoteli?

Dotarliśmy do punktu, kiedy mamy już ustalony cel, temat, szacunkową liczbę uczestników, miejsce i termin konferencji, wstępny program oraz określony budżet. Co dalej? Jeżeli na miejsce organizacji konferencji wybrałeś Hotel (co szczerze polecam) to musisz pamiętać o kilku ważnych rzeczach: 1. Zawsze podawaj konkretne godziny: rozpoczęcia konferencji, przerw kawowych, czy lunchu. Jeżeli zlecasz hotelowi dodatkowo organizację jakiejś wycieczki lub transportu, pamiętaj aby również podać godziny realizacji. Staraj się informować na bieżąco odpowiednią osobę o przesunięciu czegoś w czasie, czy ewentualnych spóźnieniach. Bardzo przydatnym będzie, jeśli prześlesz Hotelowi cały program imprezy. 2. Pamiętaj, żeby poinformować organizatorów o potrzebnym Ci sprzęcie multimedialnym i wymaganiach technicznych. To samo dotyczy układu Sali. Pamiętaj, aby dobrze przemyśleć rejestrację uczestników – w którym miejscu ma być stolik rejestracyjny, jak to sprawnie przeprowadzić itd. Warto również pamiętać o aranżacji sal sprzyjających nawiązywaniu kontaktów i realizacji celów konferencji (np. wyróżnienie liderów, gości specjalnych, ustawienia sprzyjające integracji). 3. Przy wyborze gastronomii warto pamiętać o ocenie zapotrzebowania na posiłki i napoje podczas przerw w zajęciach oraz uwzględnienie ich w programie konferencji, określić menu z uwzględnieniem wymogów programu, względów dietetycznych i budżetu. Postaraj się również o zapewnienie oprawy posiłków (muzyka, scenografia, atrakcje) 4.

Zadbaj również o materiały konferencyjne i oprawę plastyczną. Bardzo ważne, by konferencja miała spójny wizerunek plastyczny. Składają się na to zarówno materiały konferencyjne, które otrzymuje każdy uczestnik: identyfikatory, certyfikaty, teczki konferencyjne z programem, jak i elementy oprawy plastycznej: loga, oznakowanie, bannery informacyjne. Zwróć uwagę, aby wszystkie materiały zostały dostarczone wcześniej do hotelu, tak aby personel miał czas je porozkładać w wyznaczonych miejscach. Pamiętaj! Budynek w którym odbywa się impreza musi być dobrze oznakowany zarówno na zewnątrz, jak i w środku – by nikt nie miał ani wątpliwości, gdzie odbywa się konferencja ani problemów ze znalezieniem właściwej sali. Pamiętaj również, aby przynajmniej kilka dni przed konferencją wysłać organizatorom logo swojej firmy – potrzebne ono będzie do oznaczenia wybranej Sali konferencyjnej oraz sporządzenia strzałek informacyjnych. Często zdarza się bowiem tak, że logo znalezione w Internecie lub ściągnięte ze strony danej firmy jest w bardzo małej rozdzielczości i źle wygląda na wydrukowanych materiałach informacyjnych. 5. Ważne są szczegóły. Dokładnie przemyśl kwestie związane z transportem uczestników konferencji, którzy nie są zmotoryzowani – odpowiednio wcześniej zamów taksówki lub inny transport zbiorowy. Albo zleć zamówienie transportu recepcji hotelu – musisz tylko pamiętać o podaniu konkretnych godzin. Jeżeli chodzi o zakwaterowanie, dobrze jest wcześniej ustalić kto będzie korzystał z noclegu i jaki preferuje typ pokoju. Bardzo przydatną informacją chociażby dla recepcji Hotelu jest przesłanie gotowej rooming listy. 6. Określ z góry rodzaj płatności. Jeżeli chcesz płacić przelewem, a jesteś nowym klientem dla danego hotelu, pamiętaj o dostarczeniu skanu takich dokumentów jak NIP, KRS, REGON. Dodatkowo pamiętaj, że jeśli bierzesz fakturę na firmę i życzysz sobie, aby została wystawiona w całości na 23% jako usługa konferencyjna, musisz o tym odpowiednio wcześniej poinformować osobę odpowiedzialną za rozliczenie konferencji. Organizacja konferencji nie jest prosta i wymaga naprawdę sporych umiejętności koordynacyjnych i opanowania. Pamiętaj jednak, że nie jesteś w tym sam – część pracy zlecasz do odpowiednich działów, a jeśli trafisz na Hotel, który będzie zawsze dwa kroki przed Tobą, możesz być pewien, że Twoja Blog z aktualnościami: http://blog.hotelwitek.pl/ Facebook: https://www.facebook.com/hotelwitek e-mail: hotel@hotelwitek.com.pl, recepcja@hotelwitek.com.pl, Centrum Hotelowo – Konferencyjne Witek, Kraków ul. Handlowców 14, 32-085 Modlniczka, ©Hotel Witek


konferencja przebiegnie sprawnie i odniesie wielki sukces. Tego właśnie Wam wszystkim życzę – sukcesów i spotykania na swojej drodze samych profesjonalistów.

Już wkrótce specjalnie dla Was opracuję przydatne narzędzie pracy przy organizacji konferencji – śledźcie uważnie naszego bloga ! A przy okazji – zapraszam do Centrum Hotelowo – Konferencyjnego Witek**** :) Obiecywałam promocje dla czytelników, prawda? Oto i pierwsza z nich:

Zapraszam !

Artykuł http://blog.hotelwitek.pl/konferencja-od-a-do-z/.

Blog z aktualnościami: http://blog.hotelwitek.pl/ Facebook: https://www.facebook.com/hotelwitek e-mail: hotel@hotelwitek.com.pl, recepcja@hotelwitek.com.pl, Centrum Hotelowo – Konferencyjne Witek, Kraków ul. Handlowców 14, 32-085 Modlniczka, ©Hotel Witek

Konferencje - jak zorganizować  

Jak zorganizować udana konferencję? O czym należy pamiętać?

Konferencje - jak zorganizować  

Jak zorganizować udana konferencję? O czym należy pamiętać?

Advertisement