Page 135

Budsjett 2019 - Kultur og idrett

FYLKESARKIVET Tal i tusen

Fylkesarkivet

Budsjett 2018

Budsjett 2019

Endring %

Administrasjon depot

4 722

4 743

0,4 %

Administrasjon dokumentsenteret

7 237

6 894

-4,7 %

155

137

-11,6 %

Sum brutto driftsutgifter nominelt

12 114

11 774

-2,8 %

Netto driftsutgifter i 2019-kroner

12 422

11 774

-5,2 %

Tilskot Hordaland historielag

Følgjande er endra i fylkestinget etter fylkesrådmannens forslag: Tilskot Hordaland historielag

Kommentarar til tabellen

Særskilde tiltak 2019

Tilskot til historielag på kr 137 000 er årleg driftstilskot til fylkeslaget Hordaland sogelag.

Flytting og samanslåing I 2019 vil flytting og samanslåing har stor innverknad på prioriteringane i Fylkesarkivet. Desse prosessane inneber avslutting av fagsystem og papirarkiv og planlegging av nye system og arkivorganisering. Dokumentasjon skal samlast inn, ordnast, bevarast og gjerast tilgjengeleg for sakshandsaming i nye lokale og i ny fylkeskommune. Dette er omfattande oppgåver som vil krevje ressursar ut over det som i dag er på Fylkesarkivet sitt budsjett. I 2018 har Hordaland fylkeskommune ved Fylkesarkivet hatt to revisjonar – ein forvaltingsrevisjon og eit tilsyn frå Arkivverket. Desse peiker på fleire utfordringar som må følgjast opp.

Reduksjonen i administrasjon dokumentsenteret skuldast feilbudsjettering i 2018 som no er retta opp. Oppgåver Fylkesarkivet har ansvar for å følgje opp Hordaland fylkeskommune sine lovpålagde oppgåver som arkivinstitusjon og arkivmynde. Fylkesarkivet er systemeigar og systemadministrator for sak-/arkivsystemet. Til desse oppgåvene høyrer mellom anna oppfølging av digitaliseringsstrategi, opplæring av tilsette og utarbeiding av rutinar og retningsliner.

Oppfølging og styrking av lovpålagde oppgåver Arbeidet med å implementere sak-/arkivsystemet ePhorte til dei ytre einingane i fylkeskommunen er organisert som eit 2-årig prosjekt. Prosjektperioden går ut 31. mars 2019. Fleire skular er på ePhorte, slik at ein no er i driftsfase. Dette inneber mellom anna brukarstøtte, kurs og opplæring, handtering av personopplysningar i ulike arbeidsflytprosessar. Når dei ytre einingane er fullt over på ePhorte, vil Dokumentsenteret starte med å etablere sentralt postmottak for fylkeskommunen.

Tenesteproduksjon • R  ettleie i spørsmål knytt til informasjonsteknologi og digitalisering • O  pplæring og brukarstøtte i sak-/arkivsystemet, oppfølging av rutinar og retningsliner • K  oordinere arbeidet med privatarkiv i Hordaland og utarbeide bevaringsplan for privatarkiv • Utvikle lokalhistorisk arbeid

Innsamling, ordning og bevaring av papirarkiv For å sikre Hordaland fylkeskommunen sitt arkiv pr. 31. desember 2019, må papirmateriale samlast inn frå avdelingane, ordnast for sakshandsaming i den nye fylkeskommunen og bevaring for framtida. Oppgåva har samanheng med både flytteprosess og regionsprosess. Eksisterande magasin for papirarkiv skal tømmast og etablerast i nye magasin i samsvar med krav i arkivforskriftene.

• H  a ein oppdatert arkivplan og gjere innhaldet kjent for dei tilsette i fylkeskommunen • R  ettleie og koordinere arbeid med ordning, avslutting og tilgjengeleggjering av papirarkiv og digitalt skapt arkiv • S  akshandsaming knytt til innsynsførespurnader etter offentleg journal, rettigheitsdokumentasjon og historisk materiale.

eDepot og innsyn i elektroniske arkiv Fylkesarkivet har etablert innsynsløysing for det gamle

135

Profile for Hordaland fylkeskommune

Hordaland fylkeskommune - budsjett 2019  

Budsjett 2019, vedteke

Hordaland fylkeskommune - budsjett 2019  

Budsjett 2019, vedteke