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Derechos Reservados © Hunters Americas S.A. de C.V. Propietario México 2014 Prohibida su reproducción total o parcial y/o la sustracción de los valores esenciales de la obra por cualquier medio impreso, digital o de cualquier naturaleza, sin autorización por escrito del titular de los derechos.

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Introducción Al dar por terminada la relación de trabajo de un Colaborador, quien tiene que dar la noticia experimenta una serie de sentimientos y emociones que causan miedo, nerviosismo y malestar. Con una adecuada orientación, estos momentos complicados pueden manejarse de la mejor forma posible, logrando un nivel de comunicación asertivo. Esto facilitará a la persona que causa baja recibir la noticia de mejor manera, lo que aminorará el impacto natural que genera esta difícil situación.

OBJETIVOS DE LA NOTIFICACIÓN Dar la noticia al Colaborador sobre su salida de manera oficial Comunicarle claramente que la decisión es definitiva e irrevocable Explicarle en forma breve, clara y firme los hechos o motivos que llevaron a tomar la decisión

Te ofrecemos varias recomendaciones que te serán de utilidad para prepararte antes, durante y después de comunicar la noticia al Colaborador: Derechos Reservados © Hunters Americas S.A. de C.V. Propietario México 2014 Prohibida su reproducción total o parcial y/o la sustracción de los valores esenciales de la obra por cualquier medio impreso, digital o de cualquier naturaleza, sin autorización por escrito del titular de los derechos.

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Antes

de la Notificación Determina la fecha en la que se dará la Notificación y si la persona será relevada de manera inmediata o en días posteriores. Identifica quien se hará cargo de las tareas que atendía el Colaborador para proteger y resguardar la información Infórmate y ten en cuenta el estado de salud físico y emocional del Colaborador. Considera si sufre de algún padecimiento importante (ej. cardiopatías, hipertensión arterial) o si está atravesando por algún momento importante (divorcio, pérdida de algún familiar, nacimiento reciente de un hijo, cumpleaños). Si es así, toma en cuenta las precauciones necesarias al momento de notificar Familiarízate y apóyate en las políticas de la compañía en cuanto a indemnizaciones o busca asesoría con el área de Compensaciones y/o Relaciones Laborales. En el caso de que tú seas el responsable de dar a conocer el monto de la liquidación, es conveniente saber cómo se realizó el cálculo y conocer su fundamento. Si desconoces algún rubro o concepto, investiga previamente y apóyate con dichas áreas. En aquellos casos en los que debas de dar la noticia a varias personas, procura manejar la información con sumo cuidado para no dejar ver las posibles diferencias en los cálculos de finiquito Si la empresa ha autorizado un programa de Transición de Carrera (Outplacement y/o Jubilación), consulta el contenido del programa y los beneficios que obtendrá el Colaborador. Así podrás brindarle información que será de gran utilidad en su transición

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Ten por escrito un guión de lo que se va a decir en la reunión y define cómo intervendrán los involucrados. Recopila los datos relevantes que tendrás que informar (ver ejemplo de Guión) Programa una hora en tu agenda y en la de los involucrados para dar la noticia y respétala puntualmente; reserva un espacio neutral (ej.: una sala de juntas, alguna oficina que esté debidamente acondicionada para la Notificación) y cerciórate de que sea un lugar donde no serás interrumpido por nadie Procura estar relajado y descansado. Acepta que éste es un proceso que sucede en algún momento de la vida de las personas

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Durante la Notificación

En la medida de lo posible el jefe directo debe dar la noticia Toda Notificación deberá darse en un marco de absoluto respeto. Este es un momento donde se generan emociones de todo tipo. Es necesario darle a tu Colaborador un cierre a su ciclo en la empresa de manera digna. Esto además, será bien visto por aquellos Colaboradores que continúan laborando en la organización Apaga tu teléfono celular Mantén contacto visual con el Colaborador. Esto contribuye a generar un clima de confianza y credibilidad Apégate a tu guión. Trasmite la información de manera clara y sin preámbulos. Resiste la tentación de improvisar Limita el tiempo de la reunión a tan solo 20 ó 30 minutos. La Notificación debe ser breve y concreta. Dedícale solo el tiempo necesario para comunicar y para posibles preguntas que el Colaborador pudiera hacerte Evita a toda costa discutir con el Colaborador. Si la persona se molesta, se ofende, se entristece o presenta cualquier otra reacción emocional importante, mantén la calma y considera que es una reacción hasta cierto punto predecible. Si los ánimos siguen subiendo de tono, termina pronto la reunión y apóyate con los demás involucrados o en su caso con Recursos Humanos

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¿QUÉ DECIR?

Dale a conocer al Colaborador las razones organizacionales que motivaron su baja Hazle ver sus cualidades, así como lo valioso que fue su contribución a la organización No descalifiques ni critiques su desempeño Evita mencionar momentos agradables, ya que esto provocará sentimientos encontrados Indícale que la decisión no está sujeta a negociación, y que es el momento de aclarar sus dudas No te comprometas a ayudar a la persona, sino estás en posibilidad de ello Cuando el caso aplique, menciona la fecha y forma en la que se dará la noticia al equipo de trabajo, clientes y proveedores, y cuál será su plan de trabajo con tareas y fechas de entrega Transmítele que entiendes su situación y que la organización procurará ayudarlo a través de un programa de Transición de Carrera (Outplacement y/o Jubilación). Coméntale el contenido y los beneficios que obtendrá al hacer uso de dichos servicios

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1) Agradece al Colaborador su disposición para realizar la reunión. Ejemplo: “Juan, agradezco tu disposición para realizar esta reunión” Procura una atmósfera neutra y del mejor ánimo posible, siempre manteniendo una postura ecuánime, centrada, objetiva y sobre todo siendo congruente con la situación.

EJEMPLO DE GUIÓN DE NOTIFICACIÓN DE SALIDA

2) Menciona el entorno de la terminación. Explica la situación que ha llevado a la organización a prescindir de sus servicios. Ejemplo: “Como estarás enterado, la crisis económica ha tenido un impacto negativo sobre nuestra organización en una disminución de ventas y como consecuencia de ello, la empresa se ve en la necesidad de reducir posiciones o plazas de trabajo” 3) Explica la reducción de personal de manera breve y concreta. Ejemplo: “Juan, hay plazas de trabajo que desaparecen y desafortunadamente la tuya es una de ellas y la decisión es definitiva” 4) Si es el caso, indícale que no fue por su desempeño. Ejemplo: “Te quiero comentar que la decisión no tuvo nada que ver con tu desempeño, es una decisión necesaria de la empresa para la reducción de puestos y costos”

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5) Indícale los siguiente pasos a tomar.

EJEMPLO DE GUIÓN DE NOTIFICACIÓN DE SALIDA

Ejemplos: a). En caso de liquidación inmediata: “Lo que procede a continuación es darte tu liquidación, para lo cual te pido la revises para aclarar dudas” b). En caso de una fecha de salida programada: “La salida esta programada para el último día del mes. Te pido por favor termines los proyectos pendientes y los revisemos el próximo jueves a las 11 de la mañana; posteriormente te pido hagas entrega del puesto a Gloria Chávez”

¿Cómo comportarnos al dar la Notificación? Las personas que son notificadas reaccionan de diversas maneras. Algunas se molestan, otras manifiestan tristeza, hay quienes se muestran indiferentes y otras lo aceptan de la mejor forma. Muchos de estos comportamientos pueden provocar también en ti estados emocionales diversos. A continuación te hacemos algunas recomendaciones generales: Escucha atentamente y demuestra empatía con el Colaborador. Dale oportunidad de que se exprese. No muestres resistencia a escuchar. Algo que podrías decirle es “Entiendo como te sientes y lamento que vivas esta situación”; da una oración breve No discutas con el Colaborador. No te “enganches” con la situación del otro. Es normal que su salida le provoque expresiones emocionales y malestar Muéstrate disponible para posibles preguntas. Si desconoces algún tema, investígalo y resuélvelo posteriormente

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Después de la Notificación

Documenta la información. Inmediatamente al concluir la reunión registra todo lo que sucedió en ella Algo que debes atender es la autoestima y moral de los Colaboradores que seguirán contribuyendo para el equipo y la organización, las cuales seguramente estarán afectadas por la salida de compañeros de trabajo. Aquí algunos consejos: Reúnete con tu equipo de trabajo: Infórmales de la salida de su(s) compañero(s) de trabajo. Expresa que es una decisión tomada por la organización No dejes de comunicarte con el equipo. Lo mejor que puedes hacer para restablecer la confianza y el respeto es afrontar la situación. Si evitas comunicarles, esto puede generar problemas al interior del grupo tales como malestar, desmotivación, desgano, asperezas, todo ello con un claro impacto en la productividad del equipo

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Apoyos adicionales en el proceso de Notificación

Busca apoyo en tu área de Recursos Humanos: Compensaciones / Relaciones Laborales. Asesórate con los especialistas de tu empresa en cualquier tema relacionado con la salida de un Colaborador (ej.: procesos administrativos para la baja, riesgos potenciales de tipo laboral, etc.) Programas de Transición de Carrera. Si la empresa tiene contratado este tipo de servicios, solicítales que te expliquen a detalle en qué consiste el programa para Colaboradores que son dados de baja y que tienen la posibilidad de participar. Incluso puedes solicitar la presencia de un Consultor el día de la Notificación por si fuera necesaria su intervención Esperamos que esta Guía sea de gran utilidad para ti y tu Organización y en caso de que requieras una orientación más puntual, con gusto podemos planear el entrenamiento u acompañamiento que necesites.

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Guía abreviada de notificación de salida  
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