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IT Inventarisierungs- & Konfigurationsmanagement (ITIK) Die IT Inventarisierungs- & Konfigurationsmanagement Lösung von highsystem.NET (in der Folge ITIK genannt) ist die zentrale Informationsdrehscheibe rund um alle Ihre IT Investitionsgüter und IT Informationen. Es schafft Transparenz für die unterschiedlichsten Aufgaben und Fachbereiche – auch bereichsübergreifend über die Grenzen der IT Abteilung hinaus. Oft wird auch der Begriff Asset Management verwendet. Der Nutzen: -

Hohe Transparenz über alle IT- Güter und –Informationen verfügbar in allen Produkten von highsytem.NET.

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Automatische Ermittlung von Hard- und Softwareinformationen mittels Scann-Service.

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Vorlagen / Templates ermöglichen unbeschränkte Möglichkeiten der Verwaltung von Objekten und Informationen für ein Unternehmen spezifisches Konfigurationsmanagement.

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Beliebige Verknüpfung von technischen, organisatorischen und kaufmännischen Informationen. Einfach und flexibel erweiterbar.

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Automatische Finanzplanung – Liquiditätsplanung fälliger Verträge und anderen wiederkehrenden Kosten der verwalteten Objekte.

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Vereinfacht und unterstützt den Budgetierungsprozess mit automatischen Informationen über Kaufdatum und Objektkosten, Objektalter, erfassten Ablaufdaten, Software- und Lizenzkosten etc.

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Einfache und umfassende Abfrage- und Auswertungsmöglichkeiten mit beliebigen Informationsinhalten.

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Anwendbar auch für IT fremde Items und Objekte für beispielsweise die Abteilung Zentrale Dienste; Verwaltung von Mobiliar (Tische, Stühle, Schränke), Elektrizität etc. oder für ein umfassendes Facility Management.

Das Fazit: Das highsystem.NET ITIK befähigt Ihre IT Organisation, die Governance-Vorgaben zu erfüllen, Kosten zu optimieren, Änderungen zu managen, Releases kontrolliert einzuführen und Störungen und Probleme schneller zu lösen. Der integrierte Ansatz durch alle Produkte von highsystem.NET steigert den Nutzen weiter erheblich.

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Die vom ITIK zu erfüllenden Informationsaufgaben sind sehr vielseitig. Die zentrale Aufgabe ist die Sicherstellung von aktuellen und verlässlichen kaufmännischen und technischen Daten von allen im Einsatz befindenden Objekten für die Unternehmung. Qualität, Wiederherstellungszeit und die Steuerung des IT Managements stehen in direkter Abhängigkeit zur Verfügbarkeit aktueller und umfassender Informationen. Phone: 0041 (0)43 843 20 00 Fax: 0041 (0)43 843 20 01 info@highsystem.ch www.highsystem.ch

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Darüber hinaus übernimmt es aber auch weitere wichtige Aufgaben im Unternehmen. So sind die aktuellen Informationen für den Einkauf und Ersatz von IT Güter unerlässlich sowie bilden diese die Grundlage für ein professionelles IT Controlling. So können Inventarnummern oder der Standort des Objekts wie auch die Kostenstelle äusserst nützliche Informationen sein. Der verfügbare Strichcode mit Etikettendruck für jedes geführte Objekt kann diesen Prozess professionell gestalten und sehr effizient umsetzen. Das highsystem.NET ITIK wird mit dynamischen und statischen Informationen aufgebaut. Dynamische Werte sind durch den Scann-Vorgang aktualisierte Informationen wie z.B. das aktuelle Hard- oder Software Inventar jedes Rechners. Die statischen Informationen sind ergänzende Daten wie Hersteller, Seriennummer etc. aber auch Inventarnummer, Garantie und Rechnung in Form eines PDF‘s. Um den Aufbau zu beschleunigen stehen Vorlagen (Expertenvorschläge) für die unterschiedlichsten IT Güter zur Verfügung, welche innert kürzester Zeit bedürfnisgerecht angepasst, erweitert und genutzt werden können. Die integrierten und leicht bedienbaren Abfragen und Auswertungen ermöglichen Ihnen nahezu beliebige Datenermittlungen für alle Fachbereiche und Bedürfnisse. Beispielsweise sichern Sie sich eine detaillierte Finanzplanung – Liquiditätsplanung all Ihrer Verträge und anderen wiederkehrenden Kosten Ihrer Objekte. Darüber hinaus unterstützen die Informationen den jährlichen Budgetierungsprozess erheblich. Mit wenig Aufwand sind Ablaufdaten, Ersatzbeschaffungen oder Kosten von Objekten wie beispielsweise Softwarelizenzen zu ermitteln.

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FUNCTION FAC Das auf einer Webtechnologie entwickelte ITIK basiert auf der gleichen Datenbank wie die übrigen Produkte der highsystem.NET Familie. Dadurch ist die volle Integration und nahtlose Nutzung aller Informationen sichergestellt. Durch diese Architektur ist dem highsystem.NET ITIK keine Grenzen gesetzt und ist den höchsten Anforderungen auf professionelle Art und Weise gewachsen. Dabei wurde besonderen Wert auf ein rasches und einfaches Einrichten von highsystem.NET IT Inventarisierung & Konfigurationsmanagement gelegt. Die Übersicht der wichtigsten Bestandteile von ITIK: - Asset & Objektmanagement - Lizenzmanagement - Automatische Inventarisierung von Soft- und Hardware aller Rechner - Vertragsmanagement - Strichcode und Etiketten - Integriert in die Hauptprodukte highsystem.NET OS & Softwareverteilung und Helpdesk – Ticketing Die Lizenzierungsgrundlage: Massgebend ist die Anzahl PC/Server

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Der Nutzen des Asset & Objektmanagements Organisationen

Objekt Status

Es kann über die Funktion „Organisation“ in der highsystem.NET ITIK Lösung mehrere unabhängige Inventarisierungs- & Konfigurationsmanagement Lösungen geführt werden. Zum Beispiel eine für die IT Abteilung, eine für die Abteilung Zentrale Dienste oder das Facility Management. Dies natürlich ohne Mehrkosten.

Die Objekte können mit unterschiedlichen Stati geführt werden. Sinnvolle Stati sind beispielsweise „Bestellt - Ware nicht eingetroffen“, „Im Archiv“ oder in „In Reparatur“. Über die Stati ist ersichtlich, wie das Objekt im Moment eingesetzt wird. Unterschiedliche Ansichten

Mandanten und Kostenstellen Sie können beliebige rechtlich selbständige Unternehmen abbilden oder aber die Mandanten für Niederlassungen oder Standorte oder sogar einzelne Gebäude verwenden. Die Lösung von highsystem.NET ist unbegrenzt mandanten- und kostenstellenfähig. Email-Anbindung Aus der Objektverwaltung können Sie direkt ein Email absetzen und mit beliebigen Personen über das Objekt kommunizieren. Der Email-Verkehr wird dabei automatisch dokumentiert und beim korrekten Objekt gespeichert. Beispiele für ein Email-Verkehr aus dem Objekt sind beispielsweise die Forderung einer Garantieleistung, die Erneuerung eines Care Packs oder die Diskussion über die Weiterführung eines bestehenden Vertrages. Automatisches Inventar Mit dem highsystem.NET ITIK verfügen Sie immer über ein aktuelles Soft- und Hardware Inventar über alle Ihre Rechner und Server. Der installierte Service auf den Rechnern stellt Ihnen die Inventarinformationen automatisch zur Verfügung. Verändern sich die Informationen, so werden diese dynamisch angepasst und automatisch dargestellt.

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Das highsystem.NET ITIK erlaubt Ihnen unterschiedliche Ansichten auf die Objekte zu werfen. Beispielsweise erlaubt Ihnen die Ansicht „Status“ eine Übersicht aller Objekte nach dem Gesichtspunkt der verwendeten Stati wie welche Objekte sind „In Reparatur“ oder „Im Archiv“ etc. So ist auf einen Blick ersichtlich, welche Objekte eingesetzt sind bzw. welche noch verfügbar sind. Weitere Ansichten sind Mandanten, Kostenstellen, Besitzer, Klassen, Vorlagen etc. Objektklassen und Vorlagen Es können beliebige Klassen (Gruppen von gleichartigen Objekten) erstellt werden. Beispielsweise Klassen für Hard- und Software, für Peripherie-Geräte, aber auch für Verträge oder den Wareneinkauf & Warenkontrolle. Die Gruppierungsmöglichkeit in Klassen erlaubt die Übersichtlichkeit sowie das rasche Auffinden der benötigten Informationen in einer einfachen zu bedienenden Navigation. Für jede Klasse können eine oder mehrere Vorlagen mit den benötigten Informationsfeldern erstellt werden. Dies mit dem Vorteil, dass bei ändernden Informationsbedürfnissen die Vorlagen mit den gewünschten Informationen erweitert werden können – dies ausführbar von jedermann ohne Schulungsaufwand.

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Auswertungen

Integriert in andere highsystem.NET Produkte

Es stehen Standardreports für die gebräuchlichsten Auswertungen zur Verfügung. Der Auswertungsgenerator erlaubt darüber hinaus, individuelle Auswertungen zu erstellen, welche als Vorlage gespeichert und wiederverwendet werden können. Dabei stehen alle Informationsfelder der Vorlagen zur Verfügung, welche via einfache Selektion zu einem individuellen und umfassenden Report erstellt werden kann. Dies mit wenigen Klicks und ausführbar von jedermann.

Die Produkte von highsystem.NET führen zu einer integrierten Lösung im IT Service Management, die Technik, Prozesse und die Schnittstelle zum Benutzer in kaufmännischer und technischer Sicht vollumfänglich unterstützt. Alle Produkte sind miteinander harmonisiert.

Kategorien Mit den Objektkategorien können Sie nach Ihren Unternehmensrichtlinien eine eigene Auswertungsstruktur dazufügen. Die Auswertungen können dann z.B. für die Geschäftsleitung regelmässig nach diesen Anforderungen per Klick erstellt werden. Dies unabhängig von der Struktur der Klassen und Vorlagen.

Besonders erwähnenswert ist die Integration des Asset & Objektmanagements in das Helpdesk - Ticketing. Bereits der Benutzer kann mittels Ticketerfassungsmaske die Objekt ID eingeben mit dem Vorteil, dass ein Ticket direkt auf das korrekte Objekt erstellt wird. Auf der Supporterseite wird durch die Objektidentifikation sofort erkennbar, ob das Objekt noch über Garantie oder eventuell ein Care Pack verfügt. Ausserdem kann rasch entschieden werden, ob das Objekt weiter supportet oder eventuell nicht besser durch eine Ersatzbeschaffung ersetzt werden soll.

Supporter und Cc Supporter Die ITIK Lösung erlaubt das Objekt einem Supporter zuzuordnen, welche für das Objekt die Verantwortung trägt. Mit den Cc Supporter können Sie andere Personen über das Objekt informieren, z.B. bei einer Notifikation möchten Sie organisieren, dass auch immer der IT Leiter informiert wird. Notifikation

Ein weiteres Beispiel ist das Lizenzmanagement. Bereits im Software-Pool der paketierten Software (Softwareverteilung) ist der Lizenzzustand pro Softwarepaket ersichtlich. Die Lizenzen werden dann im ITIK verwaltet und in einer übersichtlichen Darstellung über das gesamte Unternehmen dargestellt. Darüber hinaus ist über das Lizenzmanagement ersichtlich, welche Software auf welchen Rechnern installiert ist. Dies mit nur 1 Klick.

Ein Objekt kann zum Beispiel für die nächsten Vertragsverhandlungen oder für ein Wartungsfenster automatisch via Email mit einer Notifikation an den Supporter und Cc Supporter eingerichtet werden. Damit geht auch in hektischen Zeiten das Objekt nicht vergessen.

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highsystem.NET Vertragsmanagement In jedem Unternehmen sind die unterschiedlichsten Verträge Grundlage des Geschäfts. Diese Dienstleistungs-, Leasing-, Kauf-, Wartungs-, Support- und Lizenzverträge bilden einen der grössten Kostenblöcke der IT, der sich mit intelligentem Vertragsmanagement deutlich beeinflussen lässt. Lassen Sie aus Akten zielführende Fakten werden Der Nutzen: -

Aktuelle und genaue Kenntnis über die Kerninformationen wie Vertragspartner, Laufzeiten, Kosten und Fälligkeiten, betroffene Einheiten sowie die Leistungsinhalte sollen jederzeit bei allen verantwortlichen Mitarbeitern verfügbar sein.

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Das äusserst flexible Konfigurationsmodell erlaubt es, jeden Vertragstyp individuell anzulegen. Die Möglichkeit der Kombination aus Standarddaten und frei definierbaren Informationen garantiert systematische Auswertungen über alle Verträge, ohne dass spezielle Eigenarten einer Vereinbarung nicht abbildbar wären. Zu jedem Vertrag sind unbeschränkte Anlagen möglich. Die von einem Vertrag betroffenen Objekte (auch IT fremde Objekte) können direkt angebunden werden. Die Verträge sind auch über die einzelnen Objekte ersichtlich. So stehen etwa die Details zu den geleasten ITGeräten oder der Software direkt zur Verfügung. Die Verträge werden dadurch noch effektiver nutzbar.

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Durch das integrierte Benachrichtigungssystem werden Verantwortliche rechtzeitig auf bevorstehende Fristen und Termine hingewiesen. Am Besten per E-Mail. So bekommen Vertragsverantwortliche aktiv Informationen zum Handlungsbedarf

Die Verträge Im Konfigurationsmanagement von highsystem.NET

Informationen und Verweise auf die beinhaltenden

speichern Sie alle Arten von Verträgen und machen die

Objekte. Zusätzlich verfügt jeder Vertragstyp über

Informationen unternehmensweit über seine Web-

ein eigenes Regelwerk. Verträge können, auch über

basierte Oberfläche verfügbar.

verschiedenen Vertragstypen, miteinander verknüpft werden, um Abhängigkeiten darzustellen und die

Verträge können nach Vertragstypen getrennt verwaltet

gemeinsame Bearbeitung zu erleichtern. Dies ist bei

werden. Jeder Typ hat seine eigenen Merkmale, typische

Rahmenverträgen besonders sinnvoll.

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Für die Verträge können beliebige Detaildaten angelegt

Kaufvertrag

werden. Jede Information wird im Vertragsmanagement

Leasingvertrag

strukturiert und damit auswertbar gemacht.

Lizenzen

Rahmenverträge

Mantelvereinbarungen

Beratungsverträge

Dienstleistungsverträge

Arbeitsverträge

Finanzverträge

und viele mehr...

Die Lösung bietet diesbezüglich unbeschränkte Möglichkeiten, so dass auch komplexe Sonderfälle souverän abgebildet werden. Alle Daten lassen sich in individuellen Reports auswerten. Einige Beispiele für Vertragsarten, welche im Konfigurationsmanagement von highsystem.NET leicht abbildbar sind.

Die nahtlose Integration in die anderen Produkte der highsystem.NET Familie bietet Ihnen weitere Vorteile. So zum Beispiel für die Budgetplanung sowie für das Lizenzmanagement. Mit wenigen Klicks bedienen Sie sich den gewünschten Informationen. 1/2

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Strichcode und Etiketten: Professionelles Handling der IT Komponenten Die Pflege und Verwaltung aller eingesetzten IT Komponenten ist eine echte Herausforderung. Eine Unternehmung mit rund einigen Hundert Rechnern wird schnell einmal IT Komponenten mit dem Faktor 5-10 pflegen und verwalten. Zusätzlich erschwerend kommt hinzu, dass die IT Komponenten sehr rasch an andere Standorte verschoben oder anderen Benutzern für die Nutzung zugeteilt werden.

Der Nutzen: -

Rasche und eindeutige Identifikation der IT Komponente

-

Unkompliziertes und vereinfachtes Handling der IT Komponenten.

-

Im Supportfall kann der Benutzer bereits die betroffene IT Komponente bezeichnen. Garantie und Serviceleistungen sind sofort ersichtlich.

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Professionelle Steuerung der IT Komponenten über bezeichnende Stati und Ansichten wie z.B. „In Reparatur“, „In Benützung“ etc.

Ist die IT Komponente defekt oder muss ersetzt werden, so kann es dann bereits sehr aufwändig werden, um herauszufinden, um welche IT Komponente es sich im Konfigurationsmanagement handelt. Dabei ist von besonderer Wichtigkeit rasch und schnell herauszufinden, besteht noch Garantie oder ein Care Pack auf der defekten IT Komponente. In einem Ersatzfall würde man dann gerne einen möglichen Rahmenvertrag bei der nächsten Vertragsverhandlung angepasst wissen. Strichcode und Etiketten Mit dieser Zusatzfunktion im highsystem.NET Kon-

die IT Komponente eindeutig und rasch identifiziert

figurationsmanagement versehen Sie die IT Kom-

werden. Über den Strichcode wissen Sie immer, um

ponenten mit einem Strichcode mittels Etiketten-

welche IT Komponente es sich handelt, wem sie

druck. Bei der Erfassung der IT Komponente erstel-

gehört, wer sie nutzt, ob die Komponente noch Ga-

len Sie automatisch eine Etikette mit Strichcode und

rantie hat oder ob eine Serviceleistung darauf ver-

versehen damit die IT Komponente. Dadurch kann

einbart wurde, z.B. in Form eines Care Packs.

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Von besonderem Interesse ist im Supportfall die Garan-

Email geltend gemacht. Alle Vorgänge im Zusam-

tie oder die abgeschlossene Serviceleistung. Der Benut-

menhang mit dieser defekten Komponente werden

zer übermittelt die Strichcode Information (ID Nummer)

automatisch dokumentiert und können terminiert

direkt mit dem Supportticket an die Supportbeauftrag-

werden.

ten. Garantie- oder Serviceleistungen sind dadurch für die Supportbeauftragten direkt ersichtlich und können sofort in Anspruch genommen werden. Missverständnisse und Fehlerquellen werden vermieden. Dies führt zu einer verbesserten Serviceleistung gegenüber dem Benutzer. Garantien und Serviceleistungen werden darüber hinaus effektiver genutzt. Einfaches Pflegen und Verwalten

Wenn die reparierte IT Komponente wieder zurückkommt, kann diese über den Strichcode identifiziert werden und umgehend wieder in den produktiven IT Betrieb ohne Zeitverlust integriert werden. Übersicht, Kontrolle und Audits Die IT Komponenten können in unterschiedlichen Ansichten dargestellt werden. Als Beispiel, welche Objekte haben welchen Stati, beispielsweise um

Das Konfigurationsmanagement erlaubt die Steuerung

rasch eine Übersicht zu erhalten, welche Kompo-

der IT Komponenten über unterschiedliche Stati, wel-

nenten haben wir eingekauft – sind aber noch nicht

che den individuellen Bedürfnissen der Unternehmens-

eingetroffen oder welche Komponenten sind in Re-

prozesse angepasst werden. Wird als Beispiel eine IT

paratur – aber noch nicht zurückgekommen.

Komponente defekt und wird diese zur Reparatur gesandt, so wird dieser Prozess mittels den integrierten Stati Ansichten und dem Strichcode sehr übersichtlich und professionell gestaltet.

Die IT Komponenten können auch Besitzern zugeordnet werden. Dies hat einerseits den Vorteil, dass die Benutzer für die übergebenen IT Komponenten verantwortlich sind (zum eigentlichen Rechner auch

Eine defekte IT Komponente wird mittels Strichcode

Stick, externe Harddisk, Natel, 2. Netzteil etc.) und

eingelesen und den Stati „in Reparatur“ verändert.

darüber hinaus auf die an die Benutzer zugeteilten

Mit der integrierten Email Anbindung wird aus der

Komponenten auch direkt ein Ticket auf das Objekt

IT Komponente direkt eine Garantieleistung via

abgesetzt werden kann.

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Diese eindeutige Identifikation ergänzt mit Auswertun-

Wichtig: Objektleistungen wie Garantieleist-

gen, welche Objekte haben wieviel Support verursacht,

ungen können direkt aus dem Objekt mittels

vereinfachen den Verwaltungs- und Pflege-Prozess und

Email-Anbindung beim Lieferanten geltend

ermöglichen zu entscheiden, soll das Objekt weiterhin

gemacht werden.

supportet werden oder könnte nicht eine Ersatzbeschaffung günstiger und einfacher sein.

Ersatz oder Support

Ausserdem können über die Auswertungen bedürfnisge-

Soll das Objekt weiterhin supportet werden oder

rechte Audits angelegt werden, über welche eine detail-

ist ein Ersatz nicht günstiger und besser. Diese

lierte Übersicht der kontrollierten Objekte besteht.

wichtigen Informationen sind umgehend ersicht lich.

Integrierter Mehrnutzen Auswertungen Verwendet ein Unternehmen Strichcodes und Etiketten für alle IT Komponenten, so kann in einem Supportfall

Wieviel Support hat jedes Objekt verursacht.

immer die auf dem Strichcode zusätzlich verwendete ID

Welche Objekte sollen ersetzt werden und im

Nummer im Supportticket mitgegeben werden. Die Vor-

kommenden Budgetprozess berücksichtigt

teile liegen auf der Hand.

werden?

Eindeutige Identifikation

Verknüpfungen

Die Identifikation des Objektes ist eindeutig, Missver-

Welche Sub-Objekte sind mit diesem Objekt

ständnisse und Fehlerquellen werden eliminiert.

verknüpft? Was für Auswirkungen (Impact)

Garantieleistungen oder vereinbarte Service-

treten auf, wenn dieses Objekt ersetzt werden

leistungen sind umgehend ersichtlich.

muss oder sogar nicht mehr funktionstüchtig ist?

Das Produkt Strichcode und Etiketten ist abgestimmt mit dem Konfigurationsmanagement und vollumfänglich in die Produktfamilie highsystem.NET integriert. Darüber hinaus harmonisiert es mit dem highsystem.NET Helpdesk – Ticketing und kann ohne Zusatzaufwand genutzt werden.

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