CONGRESORGANISATIE
7
belangrijke vragen aan een PCO
Welke vergelijkbare congressen heeft het bureau al georganiseerd. Welke daarvan door de u aangewezen projectmanager. Zijn er dezelfde diensten geleverd. Mag u de referentie vragen naar zijn of haar ervaringen.
1 2
Van welke brancheorganisaties is de PCO lid of welke keurmerken heeft het bureau. Welke zekerheden worden daardoor geboden. Is er een arbitrage足regeling.
3
Hoe vindt de verslaglegging plaats. Welke gegevens en afspraken worden vastgelegd en door wie. Welke rapportages krijgt u.
Stel dat de door u toegewezen projectmanager door omstandigheden (tijdelijk) niet meer beschikbaar is. Hoe wordt dat opgevangen: door wie en hoe vindt de informatie足 overdracht plaats.
4
5
Zijn er diensten die de PCO uitbesteedt. Welke diensten, waarom en aan wie.
Hoe wordt het budget bewaakt. Wie is er verantwoordelijk bij budgetoverschrijdingen. Hoe wordt er toezicht gehouden op de ontvangen gelden. Hoe worden malversaties voorkomen.
6
Welke IT-systemen heeft het congresorganisatiebureau tot haar beschikking. Heeft ze al ruime ervaring met de door haar gebruikte systemen voor projectbeheer en bezoekersregistratie. Voldoet het automatiseringsniveau aan de huidige eisen van het elektronische documentenverkeer.
7
Wat kan een organisatiebureau voor u doen? De organisatie van een congres brengt een grote variatie aan werkzaamheden met zich mee. Een congresorganisatiebureau kan meestal elk van die taken op zich nemen. Voor de gedachtevorming geven we hier een beknopt overzicht van mogelijke uit te besteden diensten. Beurs/Informatiemarkt volledige organisatie van bijbehorende beurs of informatiemarkt
Inhoudelijk bepalen van vorm en inhoud, zoeken/ benaderen van sprekers
Randprogramma samenstellen van partner- en/of avondprogramma, entertainment
Facilitair regelen van personeel, techniek, catering, accommodatie, decoratie
Management projectmanagement, aansturen van alle partijen, secretariaatvoering
Registratie deelnemersregistratie, hotelboekingen, badges printen, facturatie
Financieel budgetteren, boekhouding, budgetbewaking, verzekeringen
Marketing/Communicatie persberichten en folders maken, website onderhouden
Sponsoring werven van sponsors voor het congres, relatiebeheer sponsors
103
103
416185 QMMP_2013_Draaiboek.indd 103
27-12-12 11:43