Page 1

LOCATIES

DE BLACK BOX OPENT ZICH Congres- en vergadercentra TIPS

Zo houd je deelnemers binnenboord

Voorkom vroege vertrekkers REPORTAGE

HET BUZZT IN BUSSUM Wat komt er op ons af? INTERNATIONAAL

Opwaartse trend, maar traag

Annual meeting market survey

‘Uit gedeelde ervaringen ontstaan relaties’ Nelleke van Lindonk


VOORWOORD

05

Focus Conference Matters. Het is een naam die me spontaan te binnen schiet, alles zegt over hetgeen waar we naar toe willen en direct voelt als een warme deken. Maar ja, het betekent ook resoluut afscheid nemen van QM en dat was na bijna twee decennia toch zo vertrouwd. Het vaarwel was en is nog wel wennen. Zoals Quality in Meetings ooit Congresvisie verving – want we gingen ook over zakelijke bijeenkomsten in de breedste zin van het woord te schrijven –, zo komt Conference Matters nu in plaats van QM, omdat we weer terug zijn bij onze kern: publiceren over de organisatie van inhoudelijke evenementen. Evenementen die er toe doen. En zo ligt voor je de eerste Conference Matters, die we eigenwijs als editie 124 hebben genummerd om de link naar het verleden niet te doorbreken. Een nieuw magazine, gemaakt door dezelfde mensen van hetzelfde bedrijf (Het Portaal Uitgevers), met net zoveel (heel veel) enthousiasme, met nog altijd als doel om te helpen bijeenkomsten beter te maken. Wij denken dat we met onze hernieuwde focus op congresseren meer waarde kunnen toevoegen aan jouw werk. We maken dit jaar vier uitgaven. Twee nationale edities en twee internationale waarbij om de beurt Nederland en België als congresland centraal staan; een voortzetting van Conference Holland en Conference Belgium die we afgelopen jaren met succes hebben gelanceerd. Komend half jaar zullen we ons verder richten op de ontwikkeling van een geheel nieuwe website. Die zal niet alleen qua uiterlijk en content in lijn zijn met dit magazine. Die gaat ook een veel veelzijdiger online platform bieden aan iedereen die congressen organiseert. Maar laten we ons nu concentreren op deze Conference Matters. Wij zijn benieuwd naar wat jij van deze eerste editie vindt, dus vraag ik je om dit magazine extra aandachtig te lezen en op- en aan­merkingen aan ons door te geven. @ConferenceMatters Edwin Nunnink Editor in Chief Conference Matters

10

Nelleke van Lindonk

Gedeelde ervaringen

De bijzondere onderwerpen, inspirerende sprekers en verrassende intermezzo’s op de PINC conferences zijn slechts een middel, vertelt oprichter Nelleke van Lindonk. Verbondenheid creëren tussen deelnemers, tussen sprekers en deelnemers én tussen sprekers onderling is het doel.

54

Glazen puien

Overzicht gespeciali van seerde congresvergaderc & entra

68

Trends bij congrescentra

De nieuwe en vernieuwende congrescentra halen hun omgeving letterlijk en figuurlijk naar binnen of vormen zelfs een geïntegreerd onderdeel van een bedrijvige gemeenschap. De statische black box transformeert in een dynamische omgeving waar andere activiteiten plaatsvinden en de nieuwe generaties deelnemers zich meer thuisvoelt.


INHOUD

06

47

16

Blijvers

Charismatisch

Negen tips

Pernille La Lau

Het heerlijke weer, afgeleid door andere zaken of een vermoeid hoofd. Er zijn verschillende excuses te bedenken waarom deelnemers voortijdig afhaken. Extra vervelend als men collectief snipperuurtjes opneemt en jouw laatste spreker tegen opvallend veel lege stoelen aankijkt. We geven je daarom negen tips om je deelnemers de hele dag binnenboord te houden.

Nationale bekendheid heeft Pernille La Lau door haar lange carrière als televisiepresentatrice. Maar ook op congressen vindt ze haar podium: als deskundig dagvoorzitter, verfrissende keynote speaker, stralend visitekaartje of – achter de schermen – met haar media- en presentatiebegeleiding. “Ik denk graag mee over hoe we een verhaal en een gesprek naar een hoger niveau kunnen tillen.”

29

41

35

Wat komt er op ons af?

Trump’s Executive Order

Huishoudbeurs­ congres

Buzzing Bussum

In het Spant in Bussum gonst het op 21 maart als in een bijenkorf. Het Wat-komt-er-op-ons-af-congres van ADG Dienstengroep en haar elf dochtermaatschappijen is in acht jaar tijd uitgegroeid tot een begrip in de sectoren waarin zij actief zijn. Een jaarlijkse meeting met een ijzersterk programma, die graag aangegrepen wordt om te netwerken.

Reisverbod

Doordat een federale rechter het inreisverbod heeft opgeschort, kunnen mensen met een paspoort uit Iran, Irak, Jemen, Libië, Somalië, Soedan en Syrië alsnog naar de Verenigde Staten afreizen. Maar de onzekerheid blijft. Internationale associaties en vakverenigingen uit de meeting industrie vrezen naast praktische problemen vooral de reputatieschade.

Influencers

RAI Amsterdam gaf bloggers, vloggers, youtubers, instagrammers, facebookers, whatsappers en al dies meer, een podium tijdens het eerste Huishoudbeurs Influencer Congres (HICon). De marketeers hebben deze zogenaamde influencers ontdekt en vice versa, zo bleek.


08

3D-opnamen

Bioscoop in het MECC

14 Commissie

Steffen Kalverboer

23 IAPCO

Nicolette van Erven

26 Oneliners

Ton Soons

38 Brexit

36

What's now and next

Organiseer wat je liked

Oliver de Leeuw verbaast zich over de grote discrepantie tussen wat organisatoren ‘posten’ en hetgeen ze zelf op social media consumeren. Marieke Dik vraagt zich af hoe je een evenement voor een klant kunt organiseren, waar je zelf niet aan zou willen deelnemen. Je leest het in dit verslag van de jaarlijkse bijeenkomst waarin CLC-Vecta haar leden uit de congresbranche nieuwe ontwikkeling voorschotelt.

42 Meeting+Millenials

Association World Congress

74 Congresnieuws

Bidbook Maastricht

JAARGANG 29, VOORJAAR 2017, CONFERENCE MATTERS nummer 124 OPLAGE: 5.000 exemplaren. FREQUENTIE: vier keer per jaar. UITGEVERIJ: Het Portaal

Congres­ transport

Kristal Logistics heeft een unieke expertise opgebouwd als logistiek operator voor internationale congressen, die gewaardeerd wordt van Rovaniemi tot Buenos Aires en van San Francisco tot Manilla. General manager Lieve Myvis en logistics manager Geert Frere kunnen niks verzinnen wat ze niet in een container krijgen en ongehavend op de afgesproken plek kunnen afleveren.

Conference Bites

44 Branchemeetings

50

Meesters van de rigide timing

Geoff Donaghy

Proud member of ICCA

Uitgevers, Veerdijk 40-i, 1531 MS Wormer, E-mail: ConferenceMatters@hetportaal.com, Tel. (075) 6475747 REDACTIE: Edwin Nunnink (Hoofdredacteur). REDACTIONELE MEDEWERKERS: Evelien Baks, Daan Borrel, Lisette Erdtsieck, Sjoerd Geurts, Judith Munster, Harald Roelofs, Ton Soons. UITGEVER: Edwin Nunnink. ABONNEMENTEN: Els Metselaar (abonnementen@ hetportaal.com), Nederland: € 30,00 per jaar (excl BTW), Europa: € 60,00 per jaar, Studenten: € 15,00 per jaar. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en verlengd tot wederopzegging. Opzeggen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode en schriftelijk te geschieden. ADVERTENTIES: Ferry Aaftink (ferry.aaftink@hetportaal.com), Tel. (06) 12643168. TRAFFIC: Monique Zijlstra (traffic@hetportaal.com), Tel. (075) 6475747. VORMGEVING: Aryen Bouwmeester, Finnmedia bv DRUK: Real Concepts COVER: Caroline Martinot VERZENDING BELGIË: 4x per jaar, april, mei, oktober, november. Erkenningsnummer P309949. Afgiftekantoor Antwerpen X.

INHOUD

07


TEKST: X X X X X X  BEELD: X X X X X X

EUROPEAN VASCUL AR COURSE

08

1.100 chirurgen bekeken in MECC Maastricht unieke 3Dopnamen van verschillende vaat­chirurgische ingrepen tijdens de European Vascular Course (EVC). In totaal woonden van 5 tot en met 7 maart ruim 2.300 deelnemers uit 60 landen deze jaarlijks terugkerende ‘superschool voor jonge vaatchirurgen’ bij. Initiatiefnemer Prof. dr. Michael Jacobs organiseerde het evenement voor de 21e keer en dit maal werden speciaal voor de European Vascular Course vier 3D-films geproduceerd. De beelden zijn onder andere opgenomen tijdens een zogenoemde aorta-reconstructie, waarbij de grote lichaamsslagader wordt vervangen door een kunststof exemplaar. Deze operatie wordt als één van de meest complexe chirurgische ingrepen beschouwd. Jacobs, directeur van het Hart+Vaat Centrum van Maastricht UMC+, voerde de operatie zelf uit.

INZICHTELIJK Hij wil met de 3D-opnamen zijn collega’s op inzichtelijke wijze de bijzonderheden van een dergelijke operatie tonen. "Zowel voor het verwijderen en vervangen van bepaalde weefsels als het reconstrueren van structuren is het belangrijk om alle structuren driedimensionaal te zien en te herkennen. De films zijn gemaakt om chirurgen en chirurgen in opleiding die deze ingrepen nog nooit gezien hebben, inzicht te geven in deze materie. Ze zijn alleen bedoeld als educatief materiaal."

Vier chirurgische ingrepen – durende tussen de drie en zeven uur – zijn hiervoor opgenomen met een 3D-camera en daarna ge-edit tot films van maximaal 10 minuten lang. Na de première in Maastricht worden de 3D-opnamen ook vertoont op andere internationale congressen. LIVESTREAMS? Zijn 3D-livestreams van operaties de volgende stap, vragen we Prof. dr. Michael Jacobs. "Neen. Er zijn teveel medisch ethische argumenten om live operaties niet meer te doen. Patiënten liggen onnodig langer op de operatietafel – dus ook langere narcose – en chirurgen moeten hun aandacht en concentratie verdelen tussen de operatie en de live verbinding."


INTERVIEW

10

NELLEKE VAN LINDONK ‘We creëren een gedeelde ervaring en daar ontstaan relaties uit’

TEKST: EDWIN NUNNINK  BEELD: CAROLINE MARTINOT

De bijzondere onderwerpen, inspirerende sprekers en verrassende intermezzo’s op de PINC conferences zijn slechts een middel, vertelt oprichter Nelleke van Lindonk. Verbondenheid creëren tussen deelnemers, tussen sprekers en deelnemers én tussen sprekers onderling is het doel.

PINC is ook na 18 jaar een bijzonder fenomeen in congresland. Een niet duidelijk te omschrijven doelgroep komt luisteren naar een bonte verzameling sprekers over een ogenschijnlijk willekeur aan onderwerpen, in een voor de deelnemers onbekende volgorde. De link naar het congrescircuit TED is snel gelegd; en terecht. Uitgever Peter van Lindonk bezocht begin jaren negentig de TED Conference in Monterey en laafde zich aan de bijzondere verhalen over zeer uiteenlopende onderwerpen en de sfeer van het congres. Samen met zijn vrouw Nelleke introduceerde hij de Nederlandse variant PINC (People, Ideas, Nature, Creativity). De PINC conference is niet hetzelfde als het grote voorbeeld. Bij het TED-concept zijn de video-opnamen voor de website van grote invloed: sprekers worden vooraf intensief getraind en interruptie vanuit de zaal is niet toegestaan. PINC daarentegen laat

de sprekers authentiek hun verhaal vertellen en what happens in Zeist, stays in Zeist; de verhalen en ervaringen blijven alleen voortleven in het collectieve geheugen van de deelnemers. Aan de vooravond van PINC.18 (het editienummer; het congres vindt plaats op 16 mei 2017), spreken we Nelleke van Lindonk die sinds het overlijden van Peter in 2013 alleen aan het roer staat van team PINC.

Zoektocht naar onderwerpen “Het hele jaar door ben ik op zoek naar sprekers voor het congres”, vertelt ze. “Het gaat niet om namen; het gaat om onderwerpen. Ik lees ergens iets wat me boeit of hoor iets op de radio wat me aanspreekt en dan ga ik er achteraan. Zo las ik bijvoorbeeld over een bijzondere tentoonstelling in Zwitserland binnenin een berg. Dan stap ik hup in de auto en rijd erheen om te zien of het inderdaad een interessant onderwerp is.”

“Ik steek vaak ook te hoog in bij het zoeken naar sprekers. Mensen waarvan je eigenlijk verwacht dat ze niet de tijd nemen voor zo'n kleine conferentie met deelnemers waar zij zelf niet direct iets mee hebben. Ik kan dan lastig zijn, weet ik. Blijf wel zeuren. Zoals bij Dallas Seavey, de jongste winnaar ooit van de Iditarod Trail; een loodzware sleehondenrace over 1.700 kilometer. Daar ben ik wel vier jaar mee bezig geweest. Nu is het uiteindelijk gelukt en spreekt hij op het aanstaande congres.” “Het is altijd de onverwachte spreker die het meest blijft hangen. Zoals de Demolition man. Hij vertelde over hoe je gebouwen met explosieven verticaal laat instorten. Hij leerde het met handmatige berekeningen. Tegenwoordig doet de computer al het werkt, maar nog altijd – voordat een gebouw instort – doet hij drie stappen terug en maakt de berekening in zijn hoofd. “Dit jaar hebben we Christiaan Triebert, die op jonge leeftijd naar Syrië is gereisd om zelf te controleren of de informatie die wij in Nederland doorkregen juist was. Na zijn studie heeft hij van conflictjournalistiek zijn werk gemaakt. Vorig jaar publiceerde hij WhatsApp-gesprekken tussen de coupplegers in Turkije.”


INTERVIEW

12

Nelleke van Lindonk: “Het is altijd de onverwa­chte spreker die het meest blijft hangen”.

Spelen met taal Nelleke van Lindonk erkent dat het een risico is om veel met ongetrainde sprekers te werken. Een slechte presentatie is immers slechts tenenkrommend uit te zitten. Om de kans op succes te vergroten rekent ze vooral op Amerikanen. “Ik heb altijd zo'n zes Amerikanen op het programma staan. Die praten nu eenmaal makkelijker en hebben iets om zich heen hangen dat ze ook buiten de lezing om meer benaderbaar maakt. Ook dat is een belangrijk aspect van PINC. Het contact tussen de sprekers en deelnemers tussen de presentaties door.” “Maar ik zoek ook altijd iemand die moeilijk Engels spreekt; wel verstaanbaar natuurlijk. Dat doe ik bewust: het geeft een bepaalde losse sfeer en je moet weer even je best doen om het te verstaan.” “Verder staan er in principe vier Nederlanders op het programma. Die zijn wel heel belangrijk, want dat geeft in elk programmablok een rustmoment qua taal. Voor de buitenlandse deelnemers hebben we een vertaalservice.” “Tenslotte is de volgorde van de sprekers ongenadig belangrijk. Een juiste verdeling van onderwerpen wat betreft humor versus serieus, Engels versus Nederlands, jong versus oud….. En wat je doet in het derde blok, direct na de lunch, waarvan iedereen altijd zegt dat het zo moeilijk is om de aandacht te pakken.”

Sprekers verbinden Wat de PINC-aanpak ook bijzonder maakt is de tijd en energie die het team besteedt om de sprekers met elkaar te verbinden. Nelleke van Lindonk: “Het sprekersdiner, de avond voor het congres, is een heel belangrijk en zeer gewaardeerd middel om de sprekers informeel met elkaar in contact te brengen. We willen daarmee warmte vooraf creëren.” “De Amerikaanse sprekers zijn er vaak zondag al. Ik regel altijd een hotel in Amsterdam voor ze, niet één van een grote keten. Dan kunnen ze met een rugzak op naar het museumplein. Maandagoch-

tend hebben we altijd een excursie, bijvoorbeeld een Jordaanwandeling en daarna een boottocht. Het is de manier om saamhorigheid te creëren.” “Ik vind het ook leuk als sprekers hun vrouw meenemen. Het geeft minder een congressfeer. Men kan privé aan de partner laten zien wat ze doen.” “En dan de dag voor het congres samen met het busje naar Zeist. Dat hoort er ook echt bij.” “Het helpt allemaal mee aan het creëren van een gedeelde ervaring en daar ontstaan relaties uit. Vaak houden sprekers na het congres ook nog contact met elkaar.”


INTERVIEW

13

“We dagen de chefs van Figi elk jaar weer uit om samen met ons iets bijzonders te doen” Luisteren met borduurwerkjes Ter ondersteuning van sommige verhalen worden creatieve manieren bedacht om de deelnemers er bij te betrekken of gewoon te verrassen. Voor PINC.15 werden in Amsterdam tussen de straatstenen wilde kruiden geplukt en als boeketje aan de deelnemers gegeven. Ellen Mookhoek vertelde vervolgens op het podium welke kruiden het waren en waarvoor je ze kon gebruiken. Diezelfde editie vonden alle deelnemers ook een zakdoekje met daarop een paar voorgeborduurde steken op hun stoel. “Als je iets met je handen doet, luister je aandachtiger naar een verhaal. Dat was het idee erachter”, vertelt Nelleke van Lindonk. “We vinden het altijd leuk om zulke dingen te bedenken, maar je zit natuurlijk wel met zijn allen 's avonds te stressen om alles af te krijgen.” Er zijn ook programmaonderdelen ontstaan die een langer leven kennen dan één editie. De kartonnen pingpongtafels (“zag ik ergens in Duitsland”) en de boekenruil (“altijd een succes”) bijvoorbeeld. De afgelopen twee jaar was er de silent auction, waarbij de deelnemers iets ter veiling konden aanbieden. “Het gaat niet om spullen verkopen. Je moet denken aan iets wat je voor een ander kunt doen.” Een ander terugkerend fenomeen is zangeres Fay Lovsky die elk jaar de sprekers tekent.

Culinair verrassend Te zien is er ook elk jaar wat. Performance kunstenaar Heinrich Lüber vond je gedurende PINC.6 op verschillende plaatsen terug, hangend in de lucht of aan een gebouw, ogenschijnlijk zonder enige bevestiging. Mädir Eugster bouwde op PINC.9 een balance act van grote palmtakken, om aan het eind de boel met een licht tikje in te laten storten. En op PINC.12 was de kartonnen boot van Filip Jonker te zien, waarmee hij Het Kanaal was overgestoken. “De culinaire invulling is ook ongenadig belangrijk”, vertelt Nelleke van Lindonk. “We dagen de chefs van Figi elk jaar weer uit om samen met ons iets bijzonders te doen. Voor PINC.13 hebben we voor iedereen een 3D-placemat gemaakt, waarop we vier kleine desserts hadden gezet. Iedereen kreeg er een 3D-brilletje bij uitgereikt. We hebben toen ook jelly op een stokje uitgedeeld als nieuwe trend. Zo delen we bijna altijd wel iets uit in de zaal met een link naar het verhaal van een spreker. Op PINC.17 bestond het dessert uit 16 taarten, allemaal met een link naar de sprekers: hersenen bij de neuroloog, een plant bij de bioloog, een eiland bij de spreker over een Deense gevangenis op een eiland, … . Armbandjes verzamelen Net zo divers als het programma, zijn de deelnemers. Nelleke van

Lindonk: “Het zijn mensen die breed denken, die het onbekende spannend vinden. Een deel komt ook omdat een bepaalde spreker ze trekt. Er zijn ook mensen die het niet snappen. Sommige advocaten bijvoorbeeld. Die kunnen er niet tegen dat ze het niet in de hand hebben, omdat bijvoorbeeld de volgorde van de sprekers onbekend is. Je moet je kunnen overgeven vanaf het moment dat je binnenkomt tot dat je weggaat.”

Mooie mengeling “In het begin waren de deelnemers vooral relaties van ons, met name vanuit de uitgeverij. Later zijn daar mensen bij gekomen van sponsorende bedrijven of de relaties van die bedrijven. Of ze stuurden hun stagiairs. Daardoor hebben we een mooie mengeling van jong en oud.” Ook bij de deelnemers draait het om de onderlinge verbinding. Het netwerken, liefst met onbekenden, is een groot goed bij PINC. “Elke editie krijgen de deelnemers een speciaal armbandje en de meeste congresgangers nemen die weer mee naar de volgende edities. Wij roepen die mensen altijd op om connectie te maken met deelnemers die maar één armbandje om hebben. Daarnaast hebben we aan het einde van de dag de duo-drink. Iedere deelnemer krijgt of twee lege glazen of een flesje Prosecco. Het is een laatste manier om elkaar te leren kennen voor het buffet.”


COLUMN

14

COMMISSIE: NEEEE! OF TOCH? De een noemt het een prestatiebeloning, de ander ronduit fraude of diefstal. Commissies. Tussen meeting professionals altijd een lekker onderwerp voor een pittige discussie over het nut, rechtvaardiging of proportionaliteit ervan.

STEFFEN K ALVERBOER, EIGENA AR CREATOR MEETING SUPPORT. REACTIES: STEFFEN@CREATORMEETINGSUPPORT.COM

Het gebruik van commissies is zo oud als de weg naar Rome en, zeker in de MICE branche, een regelmatig toegepast (extra) verdienmodel. De vaak in geheimzinnigheid gehulde driehoeksverhouding tussen een eindklant (betaler), een leverancier én een derde partij die uiteindelijk de commissie ontvangt.

Vele voorbeelden In de afgelopen jaren heb ik vele voorbeelden zien en horen voorbijkomen. Vanuit de eindklant kan een medewerker als bedankje een luxe cadeau of weekendje-weg krijgen, nog redelijk onschuldig. Maar een voorzitter of manager die voor het garanderen van de leveranciers­keuze een goed gevulde enveloppe tijdens een onderonsje op IMEX ontvangt, is natuurlijk discutabel. Maar de meeste voorbeelden zijn er bij externe organisers. Bijvoorbeeld een zelfstandige meeting professional met commissie als afgesproken deel van hun verdienmodel, daarmee hun eindklant ontzorgend en zelf een prikkel krijgen om goed te presteren. Maar ook een internationale PCO met (voor alle eindklanten) geheime commissie-contracten met alle leveranciers, inclusief afspraken over het percentage over een heel jaar, de geldigheid en bereik over (zelfs toekomstige) omzet en een strikte geheimhoudingsplicht. Vertrouwen en transparantie Alles valt of staat bij vertrouwen en transparantie over het wel of niet gebruik van commissies. Zolang de eindgebruiker volledig op de hoogte is van het ontvangen van commissies door de derde partij, is dat prima. Alleen zodra er ook maar enige onduidelijkheid of geheimzinnigheid bestaat over het gebruik, de voorwaarden, het bereik of de hoogte ervan, kunnen problemen ontstaan. In een wereld waarin meer transparantie wordt gevraagd en kennis, prijzen en ervaringen door internet steeds meer openbaar zijn – of beter beschikbaar omdat meer meeting professionals ZZP-er zijn geworden –, heb je eerder conflicten over commissies. Alle betrokkenen Ik denk dat zolang we in onze branche transparant over het gebruik en eerlijk over de voor/nadelen zijn, er voor het gebruik van commissies nog beperkte ruimte is. Want uiteindelijk is een goede samenwerking in volledig vertrouwen tussen ALLE betrokken partijen hard nodig. Niet alleen om het beste resultaat uit ieder congres te halen, maar ook voor het imago van de professionele meeting branche.


NEGEN TIPS OM JE DEELNEMERS DE HELE DAG BINNENBOORD TE HOUDEN

TEKST: HAR ALD ROELOFS  BEELD: ISTOCK

TIPS

16

Deelnemers vasthouden

1

LOCATIE MET TERRAS Mooi weer is de grootste risicofactor voor lege stoelen in de loop van de dag. Na de lunch wordt er vaak gezegd: ‘Het is wel erg mooi weer. Weet je wat? We gaan naar het terras in de stad.’ Een congreslocatie midden in het centrum van een (populaire) stad is in zo’n geval een extra risicofactor omdat er direct buiten de accommodatie veel verleidingen op de loer liggen om de deelnemer definitief uit het congres te halen. Zoek een locatie (net) buiten het stadshart, met een eigen (dak)terras; ideaal om daar de lunch te organiseren bij mooi weer. De kans is dan vele malen kleiner dat er nog een extern terras wordt opgezocht. De lunch is voor de deelnemer in de accommodatie immers ook goedkoper, bij de prijs inbegrepen of zelfs gratis. Bij congressen in de lente of zomer is een dergelijke accommodatie met terras daarom aan te bevelen.

2

DIEPE ZIELEROERSELEN Soms lees je in het programma dingen die mensen mogelijk kunnen afschrikken. Gechargeerd: ‘Na de lunch neemt Pietje Puk u mee in uw zieleroerselen en kunt u in tweetallen aan elkaar én aan de spreker bekennen wat u ten diepste emotioneel drijft in het leiden van uw onderneming’. Gegarandeerd dat het na de lunch ineens wemelt van de lege plekken in de zaal. Veel mensen haken af als ze van te voren weten dat ze uit hun comfortzone worden gehaald. Als een spreker toch per se dergelijke capriolen wil uithalen, kan hij dat beter doen als verrassing in de sessie. De kans dat mensen dan ter plekke uit de zaal lopen is (wat) kleiner.


TIPS

17

3

GRANDE FINALE Het komt nog steeds voor dat een congres begint met de belangrijkste keynote speaker of dat de meest prominente spreker ergens in het midden van het programma geplaatst wordt. Soms kan het niet anders, gezien de agenda van deze topper, maar als wel kan dan sluit je met hem af. De keynote speaker of de meest beroemde spreker hoort als laatste op te treden, zodat mensen in spanning afwachten. Het werkt net als bij een popfestival of tv-programma met meerdere artiesten. De grootste sterren komen als laatste. Anders haken veel mensen af als de hoofd-act al is geweest. Bij een congres is het niet anders. Het is belangrijk om direct het tijdstip vast te leggen als de spreker wordt geboekt. Geef in dat stadium ook aan dat de tijd niet veranderd kan worden. Een spreker vindt het doorgaans ook ego-strelend als hij hoort dat hij gepland staat als ‘Grande Finale’. Echte grote beroemdheden willen overigens ook niet anders; Hillary Clinton of haar man Bill zijn niet te porren voor een plekje midden in het programma.

Creeer een verhaal Door een duidelijk ‘leesbaar’ verhaal te maken van het congresprogramma zorg je dat een congresdeelnemer zo benieuwd raakt naar het slot, dat die het wel uit zijn of haar hoofd laat om het boek niet helemaal uit te lezen.


TIPS

19

4

GOODIE BAG Deelnemers geven het niet snel toe, maar een goodie bag van de sponsors aan het einde van het congres zorgt ervoor dat deelnemers blijven of in elk geval terugkomen voor de laatste sessie en de borrel. Laat dan ook aan het begin van het congres op een speelse manier bekend maken dat er zo’n goodie bag in het verschiet ligt. Zorg ook dat er echt wat leuks zit in die goodie bag, niet alleen folders. Anders loopt de deelnemer teleurgesteld de accommodatie uit en zal hij er de volgende keer niet voor blijven.

5

BREAK OUT SESSIES Sommige onderwerpen binnen het thema van een congres spreekt niet iedereen aan en bedienen een heel specifieke doelgroep binnen de aanwezigen. Organiseer daar break out sessies voor in kleinere groepen. Meestal zijn er een aantal van dat soort onderwerpen bij elkaar te verzamelen zodat zoveel mogelijk mensen met specifieke interesses bediend worden. Als break out sessies niet mogelijk zijn, is het beter zo’n onderwerp te schrappen.

Catering Een lekker kopje thee of koffie, met daarbij iets kleins en zoets, geeft de deelnemers net die kick die ze nodig hebben om bij de les te blijven. En een gezonde, lichte lunch voorkomt dat ze in een post-koolhydratendip raken (en besluiten om toch maar buiten te blijven zitten). Met een uitgekiende catering kun je het energieniveau van de deelnemers enorm sturen, waardoor ze langer zullen aanhaken.

6

MELD HET DE WERKGEVER Soms komen deelnemers helemaal niet opdagen. Laat daarom altijd van tevoren betalen en kijk uit voor gratis events die helemaal door sponsors worden gefinancierd, want dan is de verleiding des te groter voor de verwachte deelnemer om ‘een dagje vrij’ te nemen. Dit is ook voor de werkgever een vervelende kostenpost want hij had zijn medewerker naar het congres gestuurd als een netwerk- en kennisinvestering. Bovendien kan dit worden ervaren als beschaamd vertrouwen tussen werkgever en werknemer. Meld daarom bij de aanmelding dat de werkgever benaderd wordt bij niet verschijnen van de geregistreerde persoon. Dat zegt genoeg. Een werknemer zal dan niet meer proberen weg te blijven en zijn werkgever vertellen wat er gezegd is op het congres op basis van wat hij op social media heeft gelezen.

7

GOEDE WIFI Niets jaagt mensen makkelijker weg dan slecht of niet functionerende wifi in de congresaccommodatie. Check bij de accommodatie of de bandbreedte van de router ruim voldoende is voor het aantal deelnemers dat wordt verwacht. Het aantal megabytes dat wordt gedownload en ge-upload tijdens een congres neemt al maar toe omdat zelfs hele filmpjes van sprekers worden verzonden tijdens de sessie. En als iedereen dat tegelijk doet, dan raakt de verbinding al snel overbelast. Sommige accommodaties hebben nog steeds een simpele consumenten-router die echt geen grote gezelschappen aankan. Dat levert alleen maar gefrustreerde deelnemers op. Vraag specifiek en gedetailleerd naar de capaciteit van het wifi-netwerk en laat dat eventueel door je eigen IT-beheerder of AV-leverancier beoordelen.


TIPS

20

Frisse lucht Zorg voor frisse lucht en daglicht. Breng voldoende breaks in het programma, zodat de deelnemers hun benen regelmatig kunnen strekken, naar het toilet kunnen en in contact komen met natuurlijk licht en buitenlucht.

9 8

FACILITEER ROKERS Verstokte rokers kunnen geen dag (uur?) zonder een sigaret op te steken. Ze worden al chagrijnig als ze bij de ingang een bord zien met ‘Welkom in deze rookvrije accommodatie’. Een niet-rokende organisator denkt daar meestal niet aan. Als een rokende deelnemer in een binnentuin of op een eigen terras kan roken, of eventueel in een afgeschermde ruimte, is hij nog steeds in de accommodatie als hij in zijn nicotine-behoefte voorziet. Als hij echt helemaal naar buiten moet, is de kans groter dat hij langer buiten blijft of helemaal niet meer terugkomt.

GEEN SALES-PITCH De grootste wegjaagfactor is misschien wel die sales-pitch op het podium. Vooral bij events die gratis zijn voor de deelnemer kom je het vaker tegen, maar het effect op de toehoorder is in alle gevallen hetzelfde: wegwezen. Nog nooit hebben deelnemers een spreker bejubeld die van zijn spreekbeurt een infocommercial maakte. Dit is te voorkomen door sprekers van te voren hun presentatie te laten insturen en in de richtlijnen duidelijk aan te geven dat reclame maken niet is toegestaan. Het bedrijf waar de spreker voor werkt, mag bij voorkeur maar één keer genoemd worden. Een tweede keer kan al irritatie opwekken. Voor sponsors zijn er vele andere manieren om interesse te kweken in hun producten: banieren, stands in de koffiepauze of goodie bags (zie tip 4) bijvoorbeeld. Zelfs de chocolaatjes bij de koffie zijn te sponsoren door een opdruk. Eventueel een break-outsessie, maar dan moet wel duidelijk zijn dat het een sponsorbijeenkomst is (mensen die geïnteresseerd zijn in het product komen dan wel). Maar bovenal: echt nooit een sales-pitch in een plenaire sessie.

Whitepaper Ken jouw deelnemer. Dat vormt de basis voor elk geslaagd event en dat verkleint dus ook de kans dat mensen voortijdig vertrekken. ‘Inside the Mind of the Delegate’ is een interessante whitepaper van het Engelse bedrijf Crystal Interactive die inzicht geeft in wat deelnemers over het algemeen zelf geslaagd vinden bij een inhoudelijke bijeenkomst: www.cimeetings.com/wp-content/themes/crystal/pdf/InsideTheMindofTheDelegate.pdf


Een hands-on club met strenge spelregels, zo typeert Nicolette van Erven IAPCO. Tijdens de annual meeting in Dubai, afgelopen februari, trad ze toe tot het bestuur van de internationale associatie voor professional conference organisers. "Ik heb er erg veel zin in om de vereniging, samen met de andere ervaren internationale PCO’s in het bestuur, te leiden", vertelt de directeur van Congress by design. "Het doel van IAPCO is om de kwaliteit van dienstverlening van haar leden te waarborgen door educatie en interactie met andere professionals. Alleen PCO's die voldoen aan strikte criteria kunnen lid worden en elk jaar is er controle of je nog aan de regels voldoet. Dat betekent niet alleen veel formulieren invullen, want ze komen daadwerkelijk langs voor inspectie van de administratie, de procedures en bij een congres dat je organiseert." Voordeel van het lidmaatschap is dat internationale verenigingen het lidmaatschap van IAPCO als een kwaliteitslabel zien en dat de leden op elkaar terug kunnen vallen bij de organisatie van een congres in een minder bekende bestemming. "De kwaliteit van de IAPCO EDGE seminars is ongekend hoog", vertelt Van Erven. "Ieder zichzelf respecterende PCO zou deze moeten volgen." Het goede nieuws is dat je deze opleiding in 2019 dicht bij huis kan volgen, want zeer waarschijnlijk gaat de cursus dan plaatsvinden in Den Haag. Naast de algemene bestuurstaken zal Nicolette van Erven zich richten op de promotie van het 50-jarig jubileum van IAPCO in 2018, met als apotheose de vijftigste annual meeting die in februari 2019 plaatsvindt in Basel.

NICOLET TE VAN ERVEN

23


ADVERTORIAL

24

Internationale journalisten bezoeken de Hortus Botanicus. De oudste botanische tuin van Nederland heeft nog steeds een vermaarde collectie. In de monumentale Oranjerie kunnen bijeenkomst tot honderd deelnemers plaatsvinden.

Het Corpus Congress Centre is een onderdeel van de educatieve attractie ‘Corpus, reis door de mens’ en ligt naast het Bio Science Park en viersterrenhotel Hilton Garden Inn.

www.leidenconventionbureau.nl ↓

Congresseren doe je in Leiden. Waar anders? Van tulp tot Bio Science Park? Van Rembrandt van Rijn tot Armin van Buuren? Van Pilgrim Fathers tot T. rex? De verschillen tussen het één en het ander lijken onoverbrugbaar. Maar het tegendeel is waar. De verbindende factor? Leiden!

Het verhaal van Leiden is het verhaal van Het Leids Continuüm: een continue stroom van ontwikkelingen, waarbij het één onmiskenbaar tot het ander heeft geleid. Neem bijvoorbeeld het Leids Ontzet: als dank voor het held­ haftige verzet van Leiden tegen de Spanjaarden schonken de Staten van Holland de stad in 1575 haar eigen universiteit. Nog altijd is Universiteit Leiden het symbool van (academische) vrijheid. Door de eeuwen heen verwierf Leiden bekendheid als de stad die zijn poorten ruimhartig openzet. Zo vonden de Pilgrim Fathers er in de gouden eeuw hun tijdelijke onderkomen en waren economische vluchtelingen er altijd welkom. Ook wetenschappers, kunstenaars en uitvinders voelen zich aangetrokken tot de stad. Waar anders dan in Leiden kunnen zij hun onbegrensde

mogelijkheden ontdekken? De Stad van Ontdekkingen, dat is Leiden.

European City of Science Leiden is de stad waar gisteren, vandaag, morgen én overmorgen samenkomen tot een kloppend geheel. Het is geen toeval dat Leiden met haar universiteit en Bio Science Park tot de meest vooraanstaande wetenschappelijke kenniscentra van Europa behoort. Het is geen toeval dat T. rex, de bekendste tot de verbeelding sprekende dinosaurus, uitgerekend in het Naturalis in Leiden te bewonderen is. En het is al helemaal geen toeval dat Leiden voor meer dan 24 internationale wetenschappelijke congressen per jaar ‘the place to be’ is. Niet voor niets is Leiden – samen met Den Haag - in de race om de grootste multidisciplinaire wetenschappelijke bijeenkomst van

Europa, de EuroScience Open Forum 2020, binnen te slepen. Sterker nog: de enige stad waar Leiden en Den Haag het nog tegenop moeten nemen is het Italiaanse Triëst. In juni moet het volledige bidbook ingeleverd worden, een paar weken later wordt de winnaar bekend. De kans is groot dat Leiden zich een jaar lang dé European City of Science mag noemen, want die eretitel krijgt de stad die dit congres mag hosten. Zou dat toeval zijn? Nee. Als er één stad ‘European City of Science’ is, dan is het Leiden wel.

Aan niks ontbreken Zeker is dat het de duizenden ESOF-deelnemers aan niks zal ontbreken in Leiden. In (inter) nationale congreskringen is wijd en zijd bekend dat Leiden over de meest bijzondere congresfacili-


ADVERTORIAL

25

Het diner van de 21st EARMA Annual Conference vond plaats in de Hooglandse Kerk, die dateert uit de 14e eeuw . De licht­ inval door de grote gotische ramen roept de sfeer van een Middeleeuws schilderij op.

teiten beschikt. Van intiem tot mega en van historisch tot ultramodern. In het rijtje historische congreslocaties horen de Hooglandse Kerk, Pieterskerk Leiden, de Leidse Schouwburg en de Stadsgehoorzaal thuis. De Hooglandse Kerk stamt uit 1315. Eind 14e eeuw werd begonnen met de bouw van een gotische kerk. De grote gotische ramen laten de ruimte nog altijd in het licht baden en roepen de sfeer van een Middeleeuws schilderij op. De kerk biedt plaats aan 2.000 personen. Door de aanwezige schermen is het mogelijk om de kerk in afzonderlijke ruimten te verdelen. Aan de koorzijde van de kerk bevinden zich bovendien nog drie zalen met een capaciteit van 45 tot 65 personen.. Op steenworp afstand ligt Pieters­kerk Leiden, al negenhonderd jaar hét ijkpunt van de stad. Door de eeuwen heen hebben tal van beroemde bezoekers de kerk bewonderd, zoals Floris V, Rembrandt van Rijn, Winston Churchill en Nelson Mandela. Of je nu deelneemt aan een intiem diner in het prachtig verlichte schip, een zakelijk congres

De voorgevel met zuilengalerij geeft De Stadsgehoorzaal een bijzondere allure. Het concertgebouw in neorenaissance stijl biedt met zijn 19e-eeuwse Grote Zaal, moderne Aalmarktzaal, klassieke Breezaal en diverse foyers en andere ruimtes voor ieder wat wils.

voor vijftienhonderd personen of een vergadering op het koor; de Pieterskerk Leiden laat op iedereen een onuitwisbare indruk achter.

Fantastisch decor De Leidse Schouwburg stamt uit 1705 en is het oudste nog in gebruik zijnde theater van Nederland. De schouwburg vormt een fantastisch decor voor congressen, presentaties of een onvergetelijk diner op het toneel. Naast de theaterzaal is er een aantal foyers die zeer geschikt zijn voor vergaderingen, workshops en diners voor kleinere groepen. Organisatoren van grotere evenementen en congressen kunnen terecht in de Stadsgehoorzaal. Deze werd in de 19e eeuw gebouwd als concertgebouw in neorenaissance stijl: een zeldzaamheid in Nederland. De voorgevel met zuilengalerij geeft het gebouw een bijzondere allure. De Stadsgehoorzaal biedt met zijn 19e-eeuwse Grote Zaal, de moderne Aalmarktzaal, de klassieke Breezaal en diverse foyers en andere ruimtes voor ieder wat wils. In totaal kunnen er 2.000 gasten terecht.

Vlakbij Bio Science Park Tot de categorie moderne congres­ locaties behoren onder andere het nieuwe Event & Convention Center Leiden en het Corpus Congress Centre. ECC Leiden ligt vlakbij het Bio Science Park en zit onder één dak met viersterrenhotel Holiday Inn. Dat maakt deze locatie met name geschikt voor meerdaagse internationale congressen. Het convention center heeft een capaciteit tot 1.500 personen. Daarnaast zijn er veertien vergaderzalen, tweehonderd hotelkamers, een bar, een restaurant en allerlei sport- en ontspanningsmogelijkheden. Het Corpus Congress Centre is een onderdeel van de educatieve attractie ‘Corpus, reis door de mens’ en ligt naast het Bio Science Park en viersterrenhotel Hilton Garden Inn. De grote industriële congreszaal kan 540 mensen herbergen en kan door middel van schuifwanden in verschillende ruimtes worden verdeeld. Het penthouse biedt een groots uitzicht op de kustlijn en is de perfecte locatie voor een receptie, borrel of een sit-down dinner.


COLUMN

26

‘SPREUKEN MAKEN DE MAN’ We leven in een flitsende tijd zonder geduld. Alles moet kort en snel. Een spreker of debater moet dus zijn boodschappen kunnen samenvatten in oneliners. Twitter is het ultieme medium in die soms ongenuanceerde trend.

TON SOONS, ADVISEUR EN TR AINER IN PRESENTEREN EN CONGRESSEREN. REAK TIES: TON.SOONS@WINNINGWORDS.NL

Slogans, spreuken en wijsheden boeien mij al een leven lang. Ik vind het een sport om alles zo kort mogelijk te zeggen. Mijn belangstelling komt voort uit zowel mijn werk als uit mijn interesse voor filosofie, cabaret en communicatie. Maar er zijn meer redenen.

Wachten Ik ben een ongeduldige persoon die snel zijn aandacht verliest. Daarom heb ik over ‘wachten’ twee spreuken zelf bedacht: ‘Wie lijdzaam wacht, duldt andermans macht’ en ‘Wie een ander laat wachten, is bezig met minachten’. Als jongste kind in een groot gezin met een drukke winkel aan huis en de journaals op radio en televisie altijd aan, was er vroeger thuis weinig tijd voor lange verhalen. Onze ouders deelden hun levenslessen vrij nuchter en compact aan de hand van honderden oude spreuken. Het bekende ‘Spreken is zilver, zwijgen is goud’ heb ik later zelf aangevuld met ‘Vragen is briljant’. Congresmailings Voor de congressen die ik organiseerde bedacht ik aansprekende titels en subtitels om de klant te boeien, die immers voor de mailings in eerste instantie maar twee seconden aandacht heeft. Ook dwong ik me als lid van een amateurcabaretgroepje om lange grappen in te korten tot oneliners en kwinkslagen: “En de simpele straatprediker schreeuwde: ‘Gelooft u in Mij of gelooft u in juni?’“. Littekenen Ik maakte lang geleden eens kennis met een consultant die voor mij onvergetelijk werd met één gezegde van hem dat bij mij insloeg als een bom. Het luidde: ‘Verneuk de massa en grijp de kassa!’. De man bedoelde het grappig maar hij diskwalificeerde zich toch definitief bij me. Het kan dus lekker makkelijk zijn om je te bedienen van oneliners, maar bedenk dat ze je ook kunnen tekenen. Littekenen. ‘Bezint eer ge begint’. Stuur een e-mail naar spreuken@winningwords.nl en je krijgt zonder kosten of stalking mijn boekje ‘Dertien gezegden voor managers’ als PDF toegestuurd met wijsheden over geluk en succes.


REPORTAGE

29

Er zijn een aantal deelnemers met een ‘sjachie’ humeur naar het Wat-komt-er-op-onsaf-congres gekomen, maar ook zij verlaten uiteindelijk geïnspireerd het Spant.

8e Wat komt er op ons af? 21 maart 2017 Spant! Bussum

'We zitten vol mijnheer. U kunt alleen nog in de wijk parkeren.' Vriendelijk doch gedecideerd wijst de parkeerwacht voorbij het lange lint aan de straat geparkeerde auto's. Aan het eind daarvan begint 'de wijk' en daar vind ik al snel een plek. Een 'brisk walk' brengt me binnen een minuut of drie terug bij de locatie. In het Spant (Ik weet het, officieel Spant!) in Bussum gonst het als in een bijenkorf. Het tijdelijke studiootje van BNR in de centrale hal, van waaruit Rudolf Hemmen zijn live radio-uitzending verzorgt, wordt vrijwel genegeerd.

De binnenkomende gasten lopen van de garderobe linea recta naar Het Plein, de grote ontvangstruimte die al geheel is gevuld met druk converserende mensen. Mijn weg banend kom ik langs statafels met stukken stoer brood geroosterd met beleg en al of met gevulde glazen sap en water; langs zelftapfrisdrankstations en koffie- en smoothie-outlets; en langs de bedieningscounter met daarnaast de bron van al het lekkere brood: de Toaster Roaster. Kortom, ondanks de drukte kom je eenvoudig aan eten en drinken naar keuze.

Achterin vind ik de stands/balies van de bedrijven, waar de genodigden hun badge kunnen ophalen. Sommige hebben een leuk item bedacht, zoals een foto-spiegel. Ik haal mijn badge op bij ADG dienstengroep, de 'moeder' van het elftal dochterbedrijven hier aanwezig.

Maatschappelijke trends Roger Scheurs van Loco Enzo, vanaf de eerste editie – met uitzondering van het sprekersprogramma – verantwoordelijk voor de volledige organisatie –, praat me bij over dit bijzondere congres dat nu voor de achtste keer plaatsvindt.

TEKST: EDWIN NUNNINK  BEELD: ADG DIENSTENGROEP

Het gonst en buzzt in Bussum


REPORTAGE

30

Initiatiefnemer was indertijd schoonmaakbedrijf Asito, één van de werkmaatschappijen van ADG dienstengroep. Destijds werden enkel op werkmaatschappijniveau activiteiten georganiseerd en daar wilde het moederbedrijf graag verandering in brengen. De keuze viel op een inspirerende netwerkbijeenkomst met een grote kenniscomponent. De content moest niet gaan over de ADG-bedrijven maar over maatschappelijke trends. De naam van het congres verwijst hier ook naar: Wat komt er op ons af. En zo ontving ADG dienstengroep in 2010 haar eerste gasten in het Spant voor het Wat-komt-erop-ons-af-congres met als thema 'De nieuwe wereld'. Het vertrekpunt was om het congres minstens vijf jaar te laten plaatsvinden in dezelfde locatie, zodat het zich kon ontwikkelen tot een begrip. En dat lukte, want het bezoekersaantal groeide gestaag naar zo’n 800, waarmee de theaterzaal inclusief balkon geheel bezet is.

Ontlasting en verlichting Voordat ik de zaal in ga daal ik nog even af naar de toiletten. Daar krijg

ik een gastvrij onthaal van een dame in spirituele setting die mij de weg voor 'ontlasting en verlichting' wijst. De toiletruimtes zijn gepimpt met spirituele teksten en afbeeldingen. Een van de toiletten is omgedoopt tot yogaruimte, met op de muur een poster met yogaposes op een toiletpot. Het tovert een glimlach op de gezichten van de heren die zich door de krappe toiletruimte manoeuvreren en biedt gesprekstof aan zij die wachten.

sturen. De Jong zet het systeem in om te peilen wat voor mensen er in de zaal zitten. De overgrote meerderheid komt uit de dienstensector ('die hebben tijd zat', plaagt de dagvoorzitter), de mensen uit het onderwijs zijn met een beetje 'sjachie' humeur binnengekomen en als het aan de hele groep lag zouden VVD en D66 met ruim voldoende zetels uit de verkiezingen zijn gekomen om getweeën een meerderheidskabinet te kunnen vormen.

Het congres begint met een openingsact van Urban-e-Motion, een groep freestylers op het gebied van dans, tricks en sport. Zij brengen het publiek in de klapmodus en introduceren dagvoorzitter Rens de Jong door hem in en uit een stel lange linten te wikkelen.

Het nieuwe wij Ron Steenkuijl, introduceert vervolgens het thema van vandaag: Van ik naar het nieuwe wij. 'Nostalgie is ook niet meer wat het geweest is', teken ik op als nadenkertje. Steenkuijl is niet alleen directielid van de ADG dienstengroep. Hij is ook pleitbezorger voor sociaal en maatschappelijk ondernemen, onder meer als initiatiefnemer van het Nationaal Integratiediner en Helden van de Wil. De directeur vertelt over Fikks, een op een app-gebaseerd systeem waar mensen elkaar kunnen helpen bij het oplossen van geldproblemen. Eén op de vijf gezinnen heeft

Sjachie humeur Rens de Jong is vandaag niet alleen de vaste gast op het podium, want er is ook een plek ingeruimd voor de data-DJ Hester van Dijk van Buzzmasters. Met dit systeem kunnen deelnemers via hun smartphone stemmen op polls en meningen en vragen naar het projectiescherm


REPORTAGE

31

problematische schulden en ADG dienstengroep wil met dit initiatief tienduizenden burgers, het Nederlandse bedrijfsleven en gemeenten mobiliseren om die mensen een helpende hand te bieden, aldus Steenkuijl.

Buzzmasters Het woord is weer aan de deelnemers. Via Buzzmaster kunnen zij – na een kort gesprek met hun buurman of buurvrouw – ideeën inbrengen voor de bijdrage die het bedrijfsleven kan leveren aan een meer sociale maatschappij. De berichten vliegen, voorzien van naam en foto, over het scherm. Uit de ingebrachte suggesties wordt een woordenwolk gegenereerd en gezien de dominante grootte van het woord 'vrijwilligerswerk' is dat veruit de meest voorgestelde route. Rens de Jong pikt in overleg met de data-DJ nog een opmerkelijke tip uit en vraagt de inzender om een toelichting. Hiervoor gooit hij haar de catchbox-microfoon toe. Gelukkig zit ze op de eerste rij, maar later op de dag zijn er tussenstations nodig om de zachte kubus op de juiste plek te krijgen. Deze metho-

diek om ook kennis van deelnemers in te brengen wordt gedurende de dag regelmatig ingezet.

Landelijke politiek 'Wat komt er allemaal op ons af' kan altijd rekenen op de interesse van de landelijke politiek. Balkenende, Vermeend, Rutte (per video) en Asscher lieten zich tijdens voorgaande edities zien en Femke Halsema en Gerdi Verbeet traden op als dagvoorzitter. Dit keer echter niet. Een week na de verkiezingen gelden er andere prioriteiten in Den Haag en politici vertoonden eerlijk gezegd voorafgaand aan het congres, nog ongewis van de verkiezingsuitslag, weinig animo om een dergelijke afspraak vast te leggen in de agenda. Dan maar inspelen op de politieke actualiteit en daarvoor mag Frits Wester het podium betreden. Hij presenteert een mengelmoesje over politiek: enkele anekdotes, enige politieke duiding, casual gebracht, leidend tot niets en abrupt eindigend. Ovationeel applaus Danielle Braun, antropoloog en co-auteur van het management-

boek (van het jaar) 'De corporate tribe', maakt weer veel goed. Zij weet inzichtelijk te maken dat je iets moet doen met de stem van de minderheid als je een gemeenschap wilt creëren. 'Ben je bereid om in het normaal van de ander te stappen?', is volgens haar de hamvraag. Annemarie van Gaal is gevraagd als vervanger van Floortje Dessing, die zich de dag voordien vanwege ziekte heeft afgemeld. Gezien het Fikks-project is Van Gaal als voorvechter van armoedebestrijding een logische keuze. Ze maakt het verhaal heel persoonlijk en concreet door te vertellen over haar eigen ervaring als jonge, alleenstaande, werkende moeder en de ervaring met de Russische medewerkers van haar toenmalige uitgeverij daar; die waren door de bankencrisis in één keer al hun spaargeld kwijt. Ze weet de zaal te raken en te roeren en die beloont Annemarie van Gaal met een ovationeel applaus. Een mooi moment om met een goed gemoed te pauzeren. Dit keer zijn de tafels gevuld met flesjes frisdrank en een zoet chocoladeca-


REPORTAGE

32

keje, dat samen met en kop koffie weer een energieboost geeft. Nog gauw even een frisse neus halen tussen de rokers buiten en vervolgens weer snel terug de zaal in.

Huiswerk Filosoof / TEDx spreker / trendwatcher Ruud Veltenaar laat er geen twijfel over bestaan dat mens en maatschappij zeer grote veranderingen staan te wachten. De democratie wordt gedemocratiseerd door digitalisering. Dus. In hoog tempo schotelt Veltenaar met groot enthousiasme een aantal ontwikkelingen voor, waardoor 'Wij' de vierde macht worden. We hoeven geen lijstjes of tips van hem te verwachten – vragen stellen gaat ook niet –, maar huiswerk geeft hij wel. Geef antwoord op de vraag: Wat is uw missie? Twee tips. Dat is niet hetzelfde als 'Hoe gaat u uw geld verdienen' en het mogelijke antwoord kun je voor jezelf destilleren uit de 17 ‘sustainable development goals’ van de Verenigde Naties. Het publiek is in de juiste modus geraakt om met extra

interesse Ron Steenkuijl aan te horen, die in zijn tweede beurt meer informatie geeft over Fikks. Bijvoorbeeld dat er in mei in vijf gemeenten pilots starten en dat er wordt gewerkt met een buddy­ systeem. Via Buzzmaster krijgen we de vraag of je denkt dat jouw bedrijf een bijdrage kan leveren aan het initiatief. Ik behoor tot de slechts zes procent die 'Nee' antwoordt.

Collectief de mist in Met hoogleraar neuropsychologie Erik Scherder op het podium hoef je niet bang te zijn voor een wegdommelend, naar de borrel verlangend publiek. Hij pakt zijn toehoorders direct beet en schudt ze wakker met een herken-hetplaatje-test, waarbij we geregeld collectief de mist in gaan. Enthousiast presenteert hij zijn hersenplaa tjes, het publiek steeds vragend of zij het ook zo leuk vinden, en maakt en passant heel duidelijk dat je hersens (en de rest van je lichaam) fit blijven door jezelf te blijven uitdagen, muziek te luisteren en élke dag een half uur flink te bewegen; niveau ‘brisk walk’.

Slotact Mark van de Veerdonk vat nog even op humoristische wijze de dag samen, zodat ook de deelnemers uit het onderwijs nu goed gehumeurd naar buiten gaan.

Stevige looppas Bij veel bijeenkomsten loopt het merendeel van de gasten direct de deur uit en aangezien we een uur zijn uitgelopen verwacht ik nu niet anders. Het wat-komt-er-op-onsaf-congres blijkt echter een échte netwerkbijeenkomst te zijn, want veel mensen gaan nog met elkaar in gesprek. Dit keer heeft de eigen catering van Spant! gekozen voor grote rustieke crackers en minipitabroodjes, met een aantal verschillende spreads en dips. Prima als hapje bij een drankje of alvast een bodempje in je maag. Tijd om in een stevige looppas naar mijn auto te gaan. Ik mis de groeples op de sportschool door het uitlopen van het congres, waardoor mijn dagtotaal aan lichamelijke activiteit blijft steken op zo'n vijf minuten. Deze tekortkoming wordt wat mij betreft ruimschoots gecompenseerd door vier uur inspiratie.


HUISHOUDBEURS INFLUENCER CONGRES

35

Influencers. De verzamelnaam voor bloggers, vloggers, youtubers, instagrammers, facebookers, whatsappers en al dies meer. Mensen die hun eigen content creëren en bekende namen worden; soms zelfs een sterrenstatus bereiken. RAI Amsterdam gaf de influencers een podium tijdens het eerste Huishoudbeurs Influencer Congres (HICon) op 23 februari.

OUDE WETTEN Tijdens het congres is al snel duidelijk dat deze nieuwe vorm van marketing veel van de oude wetten volgt. Iedere blogger/vlogger/poster op het podium heeft het al snel over het aantal volgers dat zij heeft. En weet dat de marketeers zich afvragen of die aantallen iets zeggen over de activiteit van de volgers; en daar heb je dan weer likes, comments en shares voor. Maar ja, dat is nog niet hetzelfde als kopen…. En waar de oude media de afgelopen jaren geïrriteerd de opkomst van de huiskamerschrijvers en -filmers heeft mogen aanschouwen, daar

agiteren nu de influencers tegen degenen die voor gratis producten een promopost doen. Voor de inmiddels fulltime social-mediapublicisten is het immers hun enige, danwel primaire inkomstenbron geworden. Dan kom je er niet met een gratis handtas, ook al is het een Gucci. TONE OF VOICE Belangrijk thema is ook hier de invloed van de betalende opdrachtgever op hetgeen dat de influencer publiceert. Het merendeel post op persoonlijke titel, is dus ook het merk, en heeft de vele volgers gekregen door haar eigen leven te tonen en de eigen mening frank en vrij te verkondigen. Een te commerciële post, niet in eigen tone of voice, betekent al gauw reputatieschade. Anderzijds betaalt een bedrijf al gauw een paar duizend euro voor posts door een vlogger of blogger met zo'n ton aan volgers. Tijdens HICon vertelt de marketingverantwoordelijke van TomTom, dat zij hun betaalde influencers hun eigen berichten laten maken, maar deze wel vooraf tegen het licht houden van hun eigen merkwaarden en communica-

tiestrategie. De influencer wordt hoe dan ook beïnvloedt. Belangrijk is dat je daar als blogger/vlogger/poster open over bent, is meermaals het antwoord. STILLE REUZEN Eelco Kingma, organisator van de Dutch YouTube Gathering in Jaarbeurs Utrecht, die met zijn evenement de heldenstatus van sommige influencers aantoont, wijst op de stille reuzen - online publicisten die vaak in een specifiek segment zitten en niet de traditionele media halen, maar die wel een groot bereik hebben. En hij wijst op nog een trend: de familievloggers; of is het de vloggersfamilie? Met Giel Beelen - via livestream -, als old school radioman die youtuben toch wel heel leuk heeft leren vinden, Instagrammer Esmee Trouw, die inmiddels met haar mediabedrijf Supermooi ook andere influencer begeleidt in hun professionalisering, en diverse gearriveerde en aanstormende social-mediapublicisten zette het eerste Huishoudbeurs Influencer Congres een succesvolle eerste stap naar een fysieke ontmoetingsplaats voor vloggers/bloggers/posters en marketeers.

TEKST: X X X X X X  BEELD: X X X X X X

De marketeers hebben de influencers ontdekt en vice versa. De Huishoudbeurs zelf maakt bijvoorbeeld ook volop gebruik van influencer marketing, met als doel de beurs te verjongen. Voor het tweede jaar op rij was er het influencerplein, als fysieke ontmoetingsplaats voor de online helden en hun volgers, en het Huishoudbeurs-team heeft in het jaar voorafgaand aan de beurs gewerkt met geselecteerde influencers die de eerste scoops mochten delen.


BRANCHEMEETING

36

Wat zou je zelf liken?

TEKST & BEELD: EDWIN NUNNINK

Het platform Congressen van CLC-Vecta houdt de deelnemers van 'What's now and next' in beweging. Mobiele huiskamers van Jan Verhuur zijn rondom de ruimte geplaatst en vormen om de beurt het decor van een gesprek. De toehoorders dienen hun stoel te verplaatsen om met hun gezicht richting het volgende 'podium' te zitten.

Deze derde editie van de jaarlijkse bijeenkomst waarin CLC-Vecta haar leden uit de congresbranche nieuwe ontwikkeling voorschotelt, kent een andere opzet dan de voorgaande. Toen mochten aanbieders hun innovatieve producten en diensten pitchen. Dit keer komen er ontwikkelingen aan bod die niet altijd een directe link met de congresbranche hebben en als presentatievorm is er gekozen voor interviews. Aan Nico Meyer van MeetingMonitor de schone taak om de diverse (ervarings)deskundigen in een kwartiertje hun verhaal te laten doen en ervoor te zorgen dat er altijd link wordt gelegd naar de congresbranche. Dit laatste is soms lastig, maar Meyer vervult zijn rol als interviewer met verve.

Rondomfotografie We beginnen in een kroeg. Jan Verwoerd en Jimmy Zagwijn van 360graden fabriek vertellen over de ontwikkeling rondom virtual reality en andere (semi)digitale werelden. Wat wij VR noemen is in de meeste gevallen 360-gradenfotografie, zo blijkt. Het genereren van een echt andere realiteit kan alleen

met zeer krachtige computers. De rondomfotografie wordt momenteel vooral ingezet om evenementen vast te leggen, zodat die blijven voort­ leven op internet. De virtual reality tours van vtwonen-evenementen en -interieurs scoren heel goed, vertelt eventmanager Linde Leeuwenburg, productmanager video bij Sanoma. Gemiddeld wandelen website­ bezoekers meer dan zeven minuten door de 360º-beelden en klikt veertig procent op een hartje. In het decortje ernaast, met vliegtuigstoelen, worden drie generaties vrouwen geïntroduceerd. Nicolette van Erven, Juliette Kromwijk en Yvonne Nassar mogen na elk interview vertellen hoe zij denken dat hun eigen generatie aankijkt tegen de gepresenteerde ontwikkelingen. Het vormt een originele rode draad door de middag, al blijken de verschillen klein.

Congrestival In een Hawaiiaanse setting vertelt Patrick van der Schaaf van Cognicum over het fenomeen congrestival. Hij organiseerde in 2015 zo'n congres in festivalsetting voor de zorgsector. In de zorg zijn veel

bijeenkomsten, met vaak ook dezelfde sprekers. Dan is het een uitdaging om een congres te organiseren dat in het geheugen van de deelnemers blijft hangen. Het Zorginnovatie Congrestival bleek een groot succes. Door mensen in een andere setting te zetten dan ze gewend zijn en het luchtiger karakter van het congres, komt er meer verbinding, stelt de organisator. Online communicatieregisseur Oliver de Leeuw mag vertellen over social marketing bij congressen. Vanuit zijn bedrijf Nameshapers was hij onder meer betrokken bij Startup Fest en TEDxAmsterdam. Hij verbaast zich over de grote discrepantie tussen wat organisatoren posten en hetgeen ze zelf op social media consumeren 'als ze op de wc aan het scrollen zijn'. Wat zou je zelf liken, is volgens hem het beste vertrekpunt voor elke social media campagne.

Even schakelen Na twee onderwerpen die dicht bij de dagelijkse congrespraktijk staan is het even schakelen als we in de abstracte wereld terechtkomen van Sandjai Bhulai, hoogleraar Busi-


BRANCHEMEETING

37

ness Analytics aan de Vrije Universiteit van Amsterdam. Gezeten in een kappersstoel vertelt hij over de (toekomstige) mogelijkheden met (big) data. Hij raakt het publiek pas echt als hij vertelt over het monitoren van de lichamelijke en geestelijke gesteldheid van congresdeelnemers, via hun smartphones en wearables of op afstand met camera’s. Daar ziet de zaal wel praktische toepassingen voor. Marieke Dik, eigenaar van Findig, houdt enthousiast een pleidooi voor meer eventdesign; het aanpassen van de vorm, zodat de deelnemers ander (het gewenste) gedrag gaan vertonen. Haar vraag: Als je

zelf aan een slaapverwekkend congres hebt deelgenomen, kan het toch niet zo zijn dat je vervolgens voor jouw klant zo’n zelfde soort bijeenkomst organiseert? Nog een gevalletje van 'wat zou je zelf liken' dus. Het zijn vaak kleine dingen die de totaalbeleving kracht bijzetten, benadrukt Dik. Je moet er alleen even voor gaan zitten.

Toastjes tonijn Ynzo van Zanten, Chief Evangelist bij Tony's Chocolonely, spreekt in de American Diner zijn verbazing uit over organisatoren die geen kraanwater aanbieden of met uitsterven bedreigde tonijn op toastjes serveren ('op een duur-

zaamheidscongres nog wel!'). Houdt alles even tegen het licht van duurzaamheid, is zijn advies. Ook hier zijn het de kleine dingen die het doen. Bij de laatste geïnterviewde, Here, There & Everywhere CEO Gertjan Meeuws, is het weer even zoeken naar een link met de congresbranche. In zijn overtuiging is indoor farming, gecontroleerde groenteteelt in gebouwen in en om de stad, de meest duurzame manier van voedselproductie. Je zou uit zijn verhaal kunnen destilleren dat een (vroegtijdige) planmatige aanpak van de catering helpt om verspilling tegen te gaan. Of dat als je een toekomstvisie hebt vooral door moet zetten, want Meeuws is er van overtuigd dat hij – met vallen en opstaan – zijn gelijk gaat krijgen. En daarmee hebben we ons rondje langs de trends, toekomstperspectieven en mobiele huiskamers gehad en laten we de bijzondere setting van de rauwe Utrechtse De Fabrique achter ons.


COLUMN

38

BREXIT: UITDAGING OF EEN KANS?

GEOFF DONAGHY, PRESIDENT AIPC & CEO ICC SYDNEY. REACTIES: MARIANNE.DE.R A AY@AIPC.ORG

Op dit moment kunnen wij niets anders dan gissen naar wat de lokale, laat staan globale, gevolgen zullen zijn van de Brexit. Maar er is veel reden om aan te nemen dat het effect op de Britse congresindustrie minimaal of mogelijk zelfs gunstig kan zijn. Om te beginnen is een zeer groot deel van de bijeenkomsten lokaal of regionaal en dat vormt een zeer stabiele basis voor elke congresbestemming. Tegelijkertijd worden veel roterende evenementen gedreven door academische en professionele behoeften, in plaats van zakelijke. Deze zullen weinig worden beïnvloedt door de Brexit, net zoals dat associatiecongressen vrijwel onaangetast zijn gebleven door de wereldwijde financiële crisis.

Weinig invloed Ten tweede worden de beslissingsfactoren die de meeste planners en hun organisaties hanteren, zeer weinig beïnvloed door het wel of niet tot de EU behoren van het Verenigd Koninkrijk. Deze selectiecriteria voor de bestemming van een evenement zijn over het algemeen gebaseerd op de huidige verdeling van de markten en de leden, de mogelijkheden voor nieuwe markten en leden en – in toenemende mate – het verbinden met de instellingen en programma's die beantwoorden aan de door de organisatie gestelde prioriteiten. Deze argumenten zullen geen van allen worden beïnvloed door een verandering in de EU-status. Andere factoren – zoals de kwaliteit en de aantrekkelijkheid van de bestemming, met inbegrip van congresfaciliteiten, het overnachtingsaanbod en andere voorzieningen die essentieel zijn voor het organiseren van een geslaagde bijeenkomst – worden eveneens niet beïnvloed door de Brexit. Gunstiger kostenstructuur Een andere belangrijke overweging bij de bestemmingskeuze – zeker door de bezuinigingen als gevolg van de recente wereldwijde recessie – is kostenstructuur en hier zou de Brexit ook wel eens voordelig uit kunnen pakken voor het Verenigd Koninkrijk. Gezien het huidige lagere niveau van de UK valutahandel kunnen organisatoren een kans zien om een zeer gewenste bestemming voor een koopje te krijgen – en er zijn ook meer mogelijkheden voor gunstiger fiscale regelingen, afhankelijk van hoe deze factor uitpakt in de toekomst. Dus, een dreigende catastrofe? Niet aannemelijk. Uiteindelijk zullen congressen en meetings meestal doen wat ze altijd gedaan hebben: het creëren van forums voor mensen om kennis uit te wisselen en ter bevordering van de ontwikkeling van het bedrijfsleven en vakgebieden. In dat licht kunnen bijeenkomsten in het kader van de Brexit hun kracht tonen daar waar het meest nodig is – helpen de kloven te overbruggen die ontstaan door de veranderende politieke verhoudingen.


INTERNATIONA AL

41

Amerikaans inreisverbod raakt de kenniseconomie

De verbazing was groot toen de Amerikaanse president Donald Trump op 27 januari het bevel gaf om per direct burgers uit zeven landen met een moslimmeerderheid de toegang tot het land te ontzeggen. Doordat een federale rechter kort daarna Trump’s Executive Order opschortte, konden mensen met een paspoort uit Iran, Irak, Jemen, Libië, Somalië, Soedan en Syrië alsnog naar de Verenigde Staten afreizen. Gezien de uitgesproken mening van de Amerikaanse president – en ondanks dat een tweede aangepaste decreet ook door rechters werden afgewezen – is de kans op inreisrestricties in de toekomst groot. Vele non-profit groepen die zich zorgen maakten over de gevolgen voor hun leden en deelnemers – inclusief 171 wetenschappelijke, medische en educatieve organisaties – waren mede-ondertekenaars van een brief aan Trump, waarin zij benadrukten dat de Executive Order een de negatieve impact zou hebben op de wetenschappelijke en industriële gemeenschap in de Verenigde Staten.

The Optical Society Eén van de ondertekenaars was The Optical Society (OSA), waarvan professor in de natuurkunde Eric

Mazur — die zelf in 1981 vanuit Nederland naar Amerika emigreerde — de voorzitter is. Hij verwoord in het Amerikaanse congresmagazine Convene het standpunt van de vereniging. "Wetenschap is wereldwijd en kent geen grenzen. Het vraagt om samenwerking over grenzen heen en vrije uitwisseling van informatie. Onze vereniging heeft leden uit 100 landen en op de OFC (Optical networking and communication conference & exhibition) hebben we deelnemers uit 65 landen, waaronder de landen die zouden worden geraakt door het reisverbod. Ook is er een bestuurslid die waarschijnlijk niet bij de vergadering aanwezig zou kunnen zijn omdat ze een Canadees en Iraans paspoort heeft." Los van deze praktische problemen, is er de imagoschade. Zo meldt Mazur dat hij een bericht kreeg van een Nederlandse professor die aangaf dat hij onder die omstandigheden zichzelf geen studenten naar meetings in de Verenigde Staten zag sturen.

Enquête Ook de meeting industrie liet zich niet onbetuigd. Via de Meetings Means Business coalitie werd in de eerste tien dagen van februari een enquête gehouden onder de leden

van de aangesloten verenigingen MPI, PCMA, CIC, Northstar, DMAI and SITE Global. Van de 1.785 respondenten gaf 17,5 procent aan reisproblemen binnen de organisatie te hebben gehad als gevolg van de Trump's Executive Order; 38,2 procent kon dat niet met zekerheid aangeven en 44,3 procent kende geen problemen. Uit de gegeven praktijkvoorbeelden bleek ook hier dat het zowel ging om deelnemers uit de door Trump geselecteerde landen die niet mochten afreizen naar de Verenigde Staten, als deelnemers uit andere landen die uit solidariteit thuisbleven.

Reputatieschade De leden van de diverse internationale MICE-vakverenigingen werd ook gevraagd wat de effecten op langere termijn kunnen zijn van het reisverbod. Reputatieschade voor de U.S. als wereldwijde meeting destinatie werd het meest genoemd (54,5 procent). De verwachting bij grofweg een derde van de respondenten is dat er nadelige gevolgen zijn wat betreft de deelnemerswerving in de rest van de wereld, de organisatie van bijeenkomsten buiten Noord-Amerika en de veiligheid van Amerikaanse reizigers in het buitenland.

TEKST: EDWIN NUNNINK

Het kortstondige inreisverbod heeft de Amerikaanse kenniseconomie geen goed gedaan. Naast de praktische problemen van dat moment, is er duidelijk sprake van reputatieschade.


↑ www.ungerboeck.com

↑ www.meetingsandmillennials.com

Het Event Design Collective is partnerships aangegaan in Canada, Spanje, Duitsland en de Verenigde Staten. Door het partnernetwerk kunnen meeting professionals in hun eigen regio en taal trainingen ontwikkelen op basis van #Eventcanvas om deelnemers op te leiden tot Certified Event Designer. Met deze methodiek kunnen teams doelgericht een evenement ontwikkelen via een visueel tienstappen-plan. Het Event Design Certification programma vindt plaats in samenwerking met San Diego State University, Universiteit van Amsterdam en Ryerson University in Toronto en de internationale vakvereniging MPI.

PDC BIG heeft krijtbord badges geïntroduceerd. Het bedrijf uit Londen richt zich hiermee op medewerkers in de hospitality industrie en retailbranche. De krijtbord badges geven volgens de leverancier de gasten een gevoel van meer toegankelijk, authentiek en vertrouwde waarden en spreken de moderne, modebewuste en veeleisende consument aan. Met sneldrogende krijtpennen zijn de badges eenvoudig aan te passen en te individualiseren zonder tussenkomst van een printer.

Krijtbord badges

Popworks, kort voor Power of Participation Workshops, doet op 3 en 4 juli Amsterdam aan. Deze tweedaagse training wordt gegeven door de Amerikaanse goeroe van interactieve meetings Adrian Segar. Hij laat je zien hoe je een deelnemersgedreven en participatierijk evenement kunt ontwerpen en – adel verplicht –, Popworks zelf zal ook aan die criteria voldoen. Je werkt en ontwerpt samen met vakbroeders en zusters.

Popworks

ICCA-leden die werken met de event- en locatie­managementsoftware van Ungerboeck hebben nu de mogelijkheid om gegevens van ICCA's Association Database te importeren naar hun Ungerboeck software. De tool kan een cross-check uitvoeren met de bestaande gegevens, zodat gebruikers kunnen bepalen welke profielen ze willen importeren. ICCA-leden kunnen tevens de data van afgelopen en toekomstige associatiemeetings exporteren als Excel-bestand voor het aanleveren van data voor de Association Database.

ICCA & Ungerboeck

↑ www.big.co.uk/Page/chalkboard-badges

Event Design Collective

Meetings + Millennials is een nieuw internationaal netwerk voor young professionals in de meeting industrie. Het is een online community met informele meet-ups tijdens de grote MICE-evenementen. Het netwerk wil millennials ondersteunen in hun professionele ontwikkeling en de stem zijn van de jongere generatie in de industrie. De initiatiefnemers zijn Gráinne Ní Ghiollagáin (Croke Park Meetings and Events), Anne Berrevoets (European Association for International Education) en Aoife McCrum (SoolNua).

Meetings + Millennials

Conference Bites

42 NIEUWS

↓ www.event.gg/5688/

↑ www.eventcanvas.org


↑ www.poken.com

Er is een nieuwe release van de MeetGreen Calculator uitgebracht. Deze online tool ondersteund het meetbaar maken van duurzaam event management en genereert een eenvoudig te begrijpen en downloadbaar rapport over de duurzaamheid van een bijeenkomst. De calculator toetst de impact op het milieu, als gevolg van 14 belangrijke aspecten van congresorganisatie. MeetGreen Calculator 2.0 is gratis te testen tot Earth Day (22 april).

↑ www.meetgreen.com

↑ www.theguardian.com/us-news/2017/mar/20/no-african-citizens-visas-california-annual-trade-summit

De African Global Economic and Development Summit in Los Angeles moest het afgelopen maart doen zonder deelnemers uit Afrika. De Visumaanvragen uit minstens een dozijn Afrikaanse landen werden gewijzigd, meldt organisator Global Green Development Group in The Guardian. VISA-perikelen zijn niet nieuw voor deze bijeenkomst, want in het verleden werd gemiddeld 40 procent van de potentiële deelnemers uit Afrika een visum geweigerd. De honderd procent afwijzing van dit jaar is echter een unicum.

Zonder Afrikanen

↓ www.vienna.convention.at/en/news/2017/2016-vienna-meetings-industry-statistics

MeetGreen Calculator 2.0

Kopenhagen Convention Bureau heeft versterking aangetrokken om zich extra te focussen op de Britse MICE-markt. Lene Corgan start per 1 mei als Head of Business Development UK / Europa bij het congres­ bureau van de Deense hoofdstad. Corgan woont in Londen, van waaruit ze ook haar nieuwe werk zal doen. In de afgelopen 10 jaar heeft ze gewerkt als Business Events Manager, Verenigd Koninkrijk en Europa voor Tourism Australia.

Kopenhagen focust op UK

GES, de wereldwijde full-service provider voor live evenementen, heeft Poken overgenomen. Een Poken is een klein, handvormig apparaatje waarmee congresdeelnemers contactgegevens kunnen uitwisselen, inclusief accounts op andere sociale netwerken. Bij een geslaagde overdracht gaat er een lampje branden. Deze gegevens worden verzameld in een eigen profiel op het Poken-platform. GES, onder meer eigenaar van registratiebedrijf N200 in Haarlem, wil actuele technologie en diensten koppelen voor meetbare interactie tussen bezoekers, deelnemers, exposanten en sponsors.

GES koopt Poken

De economische impact van meetings heeft voor Wenen in 2016 een recordhoogte van 1,072 miljard euro bereikt, een toename van 3 procent. Het aantal evenementen nam ten opzichte van het voorgaande jaar met 11 procent toe, wat leidde tot 2 procent meer overnachtingen. De Oostenrijkse hoofdstad was gastheer voor 4.084 congressen, zakelijke evenementen en incentives, met zo’n 567.000 deelnemers en 1.718.000 overnachtingen in 2016. De belastinginkomsten uit deze evenementen bedroeg ruim 296 miljoen.

Weens record

NIEUWS

↓ www.linkedin.com/in/lenecorgan

43


↓ www.associationscongress.com

www.imex-frankfurt.com/events/education/association-day ↓

ASSOCIATION MEETINGS

44

IMEX Association Day legt nadruk op peer-to-peer De nieuw ontworpen Association Day op 15 mei, die zoals gebruikelijk voorafgaat aan de meetingbeurs IMEX in Frankfurt, legt meer nadruk op onderlinge educatie en netwerken tussen alle professionele niveaus. Het programma van de IMEX Association Day krijgt een nieuwe Association Management Stream, met onderwerpen als: waarom leden afhaken en hoe ze te overtuigen om te blijven. Ook zijn er twee Meeting & Event streams (A en B) die zaken behandelen als: hoe maximaliseer je leden­ participatie bij evenementen en hoe kun je nieuwe sponsors identificeren en benaderen. Onder de sprekers zijn vertegenwoordigers van de European Cancer Association, European College of

Sport Science, Association of Inter­ national Seafood Professionals, European Society of Cardiology, British Bankers’ Association en de International Diabetes Federation.

Deze gratis middag educatie wordt verzorgd door de internationale vakverenigingen ICCA en ASAE en heeft ter afsluiting een netwerkreceptie in Marriott Frankfurt.

Associations World Congress zet in op nog meer content Het Associations World Congress zet de komende editie in op nog meer content. Er komen zes separate content streams en aanvullend kunnen de deelnemers kleinere, meer toegespitste workshops volgen. Het jaarcongres van de Association of Association Executives vindt plaats van 2 tot en met 4 mei in Wenen. Uitvoerend directeur Damian Hutt: “We hebben een uitgebreid programma gecreëerd dat inspeelt op de grote verscheidenheid aan interessegebieden en ervaringsniveaus onder onze deelnemers. Ons doel is om onze deelnemers in staat te stellen hun eigen ervaring te ontwerpen en zich te focussen op wat voor hen de meest relevante onderwerpen zijn.” WORKSHOP De workshops richten zich op de verdere ontwikkeling van de vaardigheden van de deelnemers. Onderwerpen zijn social media, groei van het aantal leden, verkoop

vaardigheden, het maximaliseren van de inzet van vrijwilligers en strategische planning in een chaotische wereld. SUCCESVOLLE CASES Het delen van succesvolle cases is altijd een populair onderdeel gebleken en daarom is er in het congresprogramma meer tijd voor gereserveerd. Tevens zijn er een aantal keynotes door associatieleiders: Cynthia Cherrey (Voorzitter en CEO International Leadership Association), Lodewijk Klootwijk (Directeur European Golf Course Owners Association) en Sarah Sadek (CEO XYZ University).

CONTENT STREAMS De kennissessies zijn op basis van terugkoppeling door voorgaande deelnemers opgedeeld in de volgende zes segmenten: •G  roeistrategieën: Hoe creëer je bereik en relevantie • Ontwikkelingsstrategieën voor bijzondere evenementen •L  edenbetrokkenheid: Zet leden centraal in je strategie •L  eid je sector: Intellectueel leiderschap en professionele ontwikkeling •E  venementen: Van ontwerp tot oplevering •D  e explosie van video: Videocommunicatie en TV-kanaal­strategie


ADVERTORIAL

45

Communicatie in de digiconomie

Het is echter niet zo dat je elk live event zomaar kunt vervangen door een online variant, er moet een analyse gemaakt worden van de doelen, de middelen en opbrengst, en op die basis een lijn worden uitgezet. Dit gebeurt al heel snel bij veel bedrijven die binnen de landsgrenzen zaken doen. Maar wat als je internationaal actief bent, je klanten en werknemers in de verschillende uithoeken van de wereld zitten, en dus ook verschillende talen spreken? Voor meertalige events waren live ontmoetingen tot voor kort de enige optie. Voor het virtuele alternatief, of het nu om webinars of conference calls ging, werd Engels de voertaal (want iedereen spreekt gewoon wel Engels, toch?). Onderzoek heeft echter uitgewezen dat de plank hiermee vaak wordt misgeslagen. Zelfs de meest fervente wereldburger communiceert toch het liefst in de moedertaal.

Daarom zijn wij bij Presence Translate & Interact gaan werken aan oplossingen voor onze internationaal opererende klanten. We hebben onze (ver)taalexpertise toegevoegd aan de twee meest gebruikte types virtuele vergaderingen, de webinars en de conference calls. Dit resulteerde in de volgende meertalige digitale platforms: Webtalk: online webinarplatform met simultaanvertolking Talk: conference calls met simultaanvertolking En daar stopt het niet bij. Er zijn ook hybride vergadervormen waarbij deelnemers het event bijwonen, en de tolken niet op locatie aanwezig zijn, maar via internet op afstand tolken. De voordelen van live events en virtuele vertolking worden op deze manier gecombineerd tot een succesvolle formule.

Presence Translate & Interact wil graag bedrijven helpen een sterke digitale strategie uit te stippelen om nieuwe technologieën op de efficiëntst mogelijke manier in te zetten. Daardoor worden events niet alleen groener (minder verplaatsingen, dus milieuvriendelijker) maar raken ze ook de juiste snaar bij de verschillende doelgroepen. Events vergen grote investeringen dus hun impact moet zowel voor, tijdens én na maximaal zijn! En laat onze mond daar nu van overlopen… in de taal van uw keuze.

Presence Translate & Interact Gerard Jansen Sales Executive Translation, Interpretation and AV Equipment +31 6-29196053

www.presencegroup.eu ↑

De digiconomie -oftewel de digitale economie- heeft ervoor gezorgd dat het Internet het communicatie­ middel bij uitstek is geworden voor bedrijven en particulieren; mensen overal ter wereld regelen immers steeds meer online. Of het nu gaat om sociale contacten, aankopen, bedrijfscommunicatie of events, de digitale alternatieven worden steeds talrijker, en het wordt moeilijker om te kiezen welk digitale optie het beste aansluit bij de bedrijfsstrategie. Daarom gaan bedrijven nu beter nadenken over een gerichte digitale communicatiestrategie.


DAGVOORZIT TER

“Als dagvoorzitter vind ik het altijd fijn om een evenement af te sluiten met een krachtige keynotespeaker die het thema van de dag energiek samenvat. Zo gaat het publiek gemotiveerd naar huis. Sinds kort heb ik ook een eigen keynote: Hapiness Jamm. Het is een frisse douche om mensen opnieuw naar zichzelf te laten kijken: welke nieuwe wegen wil je inslaan? Op je werk, maar ook op persoonlijk vlak. Het is puur doelgericht en lekker met beide benen op de grond.”

47

Pernille La Lau

Nationale bekendheid heeft Pernille La Lau door haar lange carrière als televisiepresentatrice. Die loopbaan start op haar 21e met het presenteren van de Postcode Bingo. In de jaren die volgen werkt ze voor diverse entertainment, nieuws- en wetenschappelijke programma’s bij zenders als RTL4, SBS, TROS, Veronica en NTR. Maar ook op congressen vindt ze haar podium: als deskundig dagvoorzitter, verfrissende keynote speaker, stralend visitekaartje of –achter de schermen – met haar media- en presentatiebegeleiding.

Wat is jouw specialiteit? “Ik voel me thuis in zakelijke onderwerpen, heb journalistieke vaardigheden, maar zoek ook altijd naar warmte en verbinding. Van klanten krijg ik vaak te horen dat ze deze combinatie bijzonder vinden en niet veel tegenkomen.” “Mijn kennis van de zakelijke wereld heb ik meegekregen tijdens

TEKST: DA AN BORREL

Charismatisch


DAGVOORZIT TER

48

mijn bachelor Internationaal Marketing Management. Het kritisch en opmerkzaam durven zijn heb ik door mijn journalistieke ervaring bij het nieuws. Dat zorgt er ook voor dat ik me altijd heel goed voorbereid, soms wel wekenlang.” “Het levert leuke opdrachten op: ik ben niet alleen aanwezig op een evenement om mensen op een prettige manier te introduceren op het podium, maar ben echt op de hoogte van de ontwikkeling van een bedrijf. Zoals laatst met de congressen van onderzoeksbureau McKinsey. Samen met hen werkte ik weken aan de inhoudelijke voorbereiding, zodat ik op het evenement echt verbinding kon leggen tussen de verschillende onderdelen en kon meepraten over de ontwikkelingen binnen het bedrijf.” “Ik vind het echt ontzettend leuk om die verbindende factor te mogen zijn; om iedereen zich gekend en gehoord te laten voelen.” “Mijn specialiteit is dus ook om de voorbereiding zorgvuldig te begeleiden: ik denk graag mee over hoe we een verhaal en een gesprek naar een hoger niveau kunnen tillen. Van tevoren spar ik graag met de sprekers zodat ook zij prettig op het podium staan.”

Welke thema’s spreken jou het meeste aan? “Het meest voel ik me thuis bij klanten uit de corporate sector. Daarbinnen spreken veel thema’s me aan: duurzaamheid en klimaat; technologie en ict.” “Het meest houd ik ervan als ik tijdens het dagvoorzitten de diepte in kan gaan met goede, inhoudelijke gesprekken en veel contact met het

publiek. Op zulke dagen vind ik het achteraf altijd jammer dat het afgelopen is. Maar natuurlijk doe ik ook wel eens iets lichtere en feestelijkere evenementen, zoals het uitreiken van awards. Al zijn dat dan weer wel meestal zakelijke awards.”

Hoe kom je in contact met het publiek? “Door ze vertrouwen te geven. Dat doe ik door me altijd goed in te lezen zodat ik op het niveau van de zaal zit en me kan inleven welke vragen voor hen belangrijk zijn. Ik ben nog nooit alleen aan het einde van een evenement even vluchtig het publiek ingegaan om te vragen wat ze ervan vonden. Ik neem elke keer de tijd voor het publiek en kom met gedetailleerde vragen. Meestal willen mensen namelijk helemaal niet opstaan om in de microfoon te praten, dat is eng. Maar als je laat zien dat je echt in gesprek wilt gaan en respect voor ze hebt, wordt dat al minder.” Wat is je favoriete format bij bijeenkomsten? “Ik heb met de tijd een eigen programma ontwikkeld die ik het allesstart-met-koffie-format noem. Dat komt voort uit mijn eigen gewoonte om eens in de zoveel tijd inspiratiegesprekken met mensen die ik interessant vind, in te plannen. Er hoeft niets uit te komen, maar meestal hoor je weer nieuwe dingen. Het format dat daaruit is voortgekomen werkt op dezelfde manier: het publiek krijgt nieuwe interessante inzichten aangereikt.” “Ik begin met een opening waarin ik mijn visie geef op bijvoorbeeld de ontwikkelingen in de

markt. Daarna komt de directie op het podium die ik kort interview. Vervolgens gaan we aan tafel waar we in gesprek gaan met de gasten. Aan het einde zorg ik graag voor een verfrissende keynotespeaker.” “Ik werk vaak samen met René Boender, hij brengt entertainment mee maar heeft wel inhoudelijk oog voor wat er speelt in de wereld.”

Wat vind je een fijne locatie? “Iedere locatie waar ik op een eenvoudige manier contact met het publiek kan krijgen, vind ik fijn. Het helpt als ik gemakkelijk door het publiek heen kan lopen. Soms ligt de opstelling al vast, zoals in theaterzalen, maar ook daar kun je meestal wel een middenstrook leeglaten. Of ik makkelijk contact kan maken met het publiek ligt ook aan de belichting. Ik vind het vervelend als het vrij donker is in een ruimte. Maar te licht is ook niet goed: ik stond een keer in een ruimte als een vissenkom met alleen maar ruiten. Het was onmogelijk om de powerpoints van de sprekers te zien, heel onhandig. Hoe groot een locatie is maakt me niet uit: of er nou 50 of 700 man in past, kom maar op!” Waar kan een organisator jou blij mee maken? “Met een fijne samenwerking. Ik vind het fijn als een klant me van tevoren een doordachte line-up en informatie van het bedrijf toestuurt, zodat we goed voorbereid het voorgesprek van twee uur in kunnen. Als we tijd hebben om de puntjes op de i te zetten, kunnen we een heel mooi evenement neerzetten en de dag naar een hoger niveau tillen.”


LEVERANCIER

50

Varkensharten.

EN PEPERDURE MACHINES DIE ‘PING’ ZEGGEN…

TEKST: CHRISTOPHE L ANDUY T  BEELD: MA XIM DE CLERCQ

ECCO, ERC, ESA, ESTRO, ISN… Als de begrippen ‘groot congres’ en ‘complexe logistiek’ in één zin voorkomen, is het vaak een zin die eindigt op Kristal Logistics. Kristal Logistics heeft een unieke expertise opgebouwd als logistiek operator voor internationale congressen, die gewaardeerd wordt van Rovaniemi tot Buenos Aires en van San Francisco tot Manilla. General manager Lieve Myvis en logistics manager Geert Frere kunnen niks verzinnen wat ze niet in een container krijgen en ongehavend op de afgesproken plek kunnen afleveren. Een congresgebouw opgetrokken in het midden van de vrije natuur, met goed geasfalteerde wegen erheen, een ruime parking (ook voor vrachtwagens), comfortabele opslagloodsen en vlotte verbindingen met het openbaar vervoer is als een eenhoorn: je kan er blijven naar zoeken. Congresgebouwen neergepoot in het hart van de stad, dichtbij hotels en nering, op plekken waar mensen graag wat blijven rondhangen. Dezelfde plekken die de afgelopen decennia traag maar gestaag dichtgeslibd zijn door de stedelijke groei en het voortdurend toenemende verkeer. Voor Lieve Myvis en haar vennoten was dat in 1994 het signaal om een nieuwe onderneming uit de grond te stampen die zich exclusief zou richten op de logistieke ondersteuning voor congressen.

Rigide timing Lieve Myvis: “Het verschil tussen pakweg een partij auto-onderdelen en congresmateriaal zit zowel aan het begin van de logistieke keten als aan het einde ervan.” “In ons geval zijn er vaak tientallen of honderden betrokkenen die materiaal moeten aanleveren: de organisator, de exhibiting companies, de sponsoren die een leaflet in de congrestassen willen, de leverancier van de congrestassen… Niet alle betrokkenen zijn vertrouwd met de rigide timing die we als logistiek operator moeten hanteren en dat is waar de stressbestendigheid van onze medewerkers een eerste keer op de proef wordt gesteld.” “Op de plaats van bestemming wordt alles bepaald door de specifieke omstandigheden: hoeveel opbouwtijd is er? Op welke manier is de exhibition floor toegankelijk? Waar kunnen de vrachtwagens parkeren? Waar moet het verpakkingsmateriaal heen?” “Daarna wordt de oefening ook in omgekeerde richting gemaakt: hoeveel afbouwtijd is er? Waar moet het verpakkingsmateriaal vandaan komen? In welke volgorde en met welke frequentie moeten de vrachtwagens komen aanrijden?

Wanneer moeten ze uiterlijk met hun vracht aan de kaai staan? Een congres van enige omvang, dan spreek je al snel van 50 trailers.”

Boot gemist Op Brucargo, het logistieke zenuwcentrum nabij Brussel, worden lange vrachtwagens haastig voorbijgestoken door bestelwagentjes, terwijl honderd meter boven hen vrachtvliegtuigen langs scheuren. Alleen boten zie je hier niet, ook al maken ze deel uit van de logistieke oplossingen die Kristal aanbiedt. Geert Frere: “Doorgaans worden voor een congres diverse transportmodi gecombineerd: zeevracht voor het gros van het traject en het gros van de goederen, wegtransport voor de first miles & last miles en luchtvracht voor alles wat de boot gemist heeft.” “Aan de buitenzijde zien de transportkisten en containers er allemaal identiek uit, maar wat binnenin zit, kan heel erg verschillen: van papier en drukwerk over IT-uitrusting tot peperdure en erg kwetsbare medische apparatuur. En alles moet bij de douane aangegeven worden, zowel de CT-scanner van een paar honderdduizend euro als de doos potloden van 15 euro.”


LEVERANCIER

51

“Omdat alles ook nog eens uit verschillende landen van oorsprong komt en uiteindelijk na het congres in die landen wederingevoerd wordt, laten we de douaneformaliteiten door gespecialiseerde declaranten afhandelen. In de douanewetgeving verandert elke dag wel iets. De enige manier om te vermijden dat douaneformaliteiten een kink in de kabel brengen, is werken met zeer gedetailleerde laadlijsten en één ATA Carnet met de logistieke operator als holder.”

100 procent controle Ook landelijke, regionale en zelfs stedelijke regelgeving en regeltjes hebben een invloed op de logistieke operatie. In de Turkse stad Istanboel is vrachtverkeer overdag verboden en kan bijgevolg alleen ’s nachts geladen en gelost worden.

In Frankrijk heb je per departement een ontheffing nodig om toch op zondag te mogen rijden. In heel wat Europese landen is nachtarbeid verboden. Geert Frere: “In alle congressteden en in bijna alle landen beschikken we over lokale agenten die zowel de plaatselijke geldende regels als de eigenheden van de venue kennen. Eén jaar op voorhand gaan we ter plaatse om de situatie in kaart te brengen. Daarna wordt de manual geredigeerd waarin haarfijn beschreven staat wat kan en wat niet, welke kosten aan de diverse etappes verbonden zijn en wanneer welke spullen hier in ons magazijn moeten zijn.” “Aan deze zijde van de logistieke keten proberen we voldoende marges in te bouwen om onvoorziene omstandigheden op te kunnen vangen, maar aan gene zijde is dat onmogelijk. Omdat elk uur betaald moet worden, is de opbouw- en afbouwtijd voor congressen bijzonder krap. Om te zorgen dat het niet in het honderd loopt, moet de officiële operator 100 procent controle over de site hebben.”

Varkensharten Ook tijdens de congresdagen blijft de logistieke operator vaak het eerste aanspreekpunt om nog snel zaken geregeld te krijgen. Reserveonderdelen voor ene machine die plotseling dienst weigert, een colli die nog inderhaast nagestuurd werd, goederen die slechts met horten en stoten door de douane geraken… Bij Kristal weten ze wat bekwame spoed is en zorgen ze dat het toch nog goed komt. Ook als de vraag ietwat bijzonder is. Lieve Myvis: “Tijdens een medisch congres in Buenos Aires werd ons team hoogdringend de Argentijnse pampa ingestuurd. De opdracht luidde: vind varkensharten en varkensstrottenhoofden en breng ze zo snel mogelijk hierheen. De jongens kregen een cheque mee om de boer contant te kunnen betalen. Of dat meteen ook onze meest bizarre vracht was? Niet echt…” “Voor Körperwelten hebben we de geplastineerde lijken van Gunther van Hagens vervoerd. En ooit hebben we een anatomische collectie van een ziekenhuis naar een universiteit moeten vervoeren: tientallen mensenhoofden in dry ice verpakt. Ik ga ervan uit dat onze medewerkers toen even met de ogen hebben geknipperd. Aan de andere kant: dat was nou eens een vracht die alle tijd van de wereld had, en dat is in de congreslogistiek toch echt wel uitzonderlijk.”


53

CONGRES- & VERGADERCENTRA

HOOFDARTIKEL

an Overzicht v e e e rd gespecialis congres- & ntra vergaderce

68

De black box opent zich Marc van Gulick, directeur Bilderberg Landgoed Lauswolt

Vergaderen in het koetshuis van Balkenende Lars Beckers, commercieel manager Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten

Alles draait om de onderscheidende factor Robin de Lange, directeur van Ouwehands Dierenpark

‘Chinees’ vergaderen tussen de panda’s De young ones van Postillion

Nieuwkomers met een verfrissende aanpak


CONGRES & VERGADERCENTRA

54

De black box opent zich

TEKST: EDWIN NUNNINK  BEELD: ICC SYDNEY

De vrijwel volledig glazen puien van de nieuwste congrescentra zijn het toonbeeld van de nieuwe manier van denken in de industrie.

In congrescentra zijn de ruimten en de dienstverlening geoptimaliseerd voor kennisbijeenkomsten. Dat is het voordeel van specialisatie. Het legt de basis voor efficiëntie en een hoge mate van professionaliteit. Anderzijds hebben ze ook iets van een black box; ook die centra die opvallen door hun moderne design of klassieke uitstraling. Het klassieke beeld: 's ochtends stroomt het gebouw - vaak buiten de stadskern - vol met mensen, die dan aan het eind van de dag weer uitzwermen; meestal met de auto of groepsgewijs per bus, anoniem en snel weg. Alleen voor de bereikbaarheid maakt het uit waar het gebouw staat. Maar tijden veranderen en congrescentra veranderen mee. De nieuwe en vernieuwende centra halen hun omgeving letterlijk en figuurlijk naar binnen of vormen zelfs een geïntegreerd onderdeel van een bedrijvige gemeenschap. GLAZEN PUIEN Glazen puien zijn de visuele uitwerking van de nieuwe openheid. Het Convention Centre Dublin, dat in 2010 opende, is een sprekend voorbeeld. Een kokervormig glazen atrium leunt over de volle lengte tegen het gebouw en maakt de foyers op elke verdieping en de tussenliggende roltrappen

zichtbaar. Passanten zien de netwerkende deelnemers en die zien op hun beurt uitkijken het gerevitaliseerde oude havengebied aan de rivier Liffey. De nieuwste internationale congrescentra volgen dit voorbeeld. Het ICC Sydney dat december 2016 opende na een bouwperiode van drie jaar heeft een vrijwel volledig glazen façade. Dat geldt voor het congrescentrum zelf, het bijbehorende beurscomplex en het naastgelegen theater; over de volle 500 meter lengte domineren de raampartijen. Daar bovenop, letterlijk, vind je ook nog het open air event deck van 5.000 vierkante meter, met een 1.000 vierkante meter grote outdoor lounge, dat een spectaculair uitzicht geeft over de haven. Roma Convention Center La Nuvola, vorig jaar september geopend, heeft eveneens een aangezicht van glas; een gevel van 70 meter breed en 40 meter hoog. Hierdoor zie je de inpandige 'wolk' van buitenaf. Deze onregelmatig gevormde stalen structuur, ingepakt met 15.000 vierkante meter aan transparant doek, huisvest een auditorium voor 1.800 deelnemers. INTEGRATIE Bij nieuwbouw wordt ook vaker gekeken of het congrescentrum te combineren is met andere gebouwen

en activiteiten. Het creëert een levendiger omgeving en win-win-­ samenwerkingsverbanden. Het onlangs geopende Flanders Meeting & Convention Center Antwerp (FMCCA) is bijvoorbeeld vergroeid met de Antwerpse Zoo, via haar foundation KDMA eigenaar van het congrescentrum, en ook nog eens gunstig gelegen pal naast het internationale treinstation en het hart van de stad. De koppeling naar de historische dierentuin maakt dat deelnemers in enkele stappen tussen de tropische dieren en planten staan en je op locatie originele diners en ontspanningsprogramma's kunt houden. Daarnaast is er de Koningin Elisabethzaal, die zowel als concertzaal als congresauditorium wordt ingezet. REVATILISERING ICC Sydney, een investering van ruim 1 miljard euro door de regionale overheid van New South Wales en een publiek privaat samenwerkingsverband, is onderdeel van een complete revatilisering van het voormalig havengebied Darling Harbour (2,4 miljard). Het bevindt zich daardoor te midden van een nieuwe wereldwijde hub voor financiële dienstverlening (Barangaroo), hotspots voor mediaen technologiebedrijven en diverse kenniscentra, waaronder drie uni-


Deze trends zien de locatiemanagers zelf De International Association of Venue Managers tekende begin dit jaar vijf trends op die het werk van hun leden in 2017 gaan bepalen.

1

GROTERE DIVERSITEIT AAN EVENEMENTEN De opkomst van ambachtelijke producenten brengt een ander type bedrijfsevenementen – met proeverijen, kunst(performances), muziek en kookdemonstraties – en een nieuwe generatie bezoekers naar het congrescentrum. Deze nieuwkomers zijn meer van het improviseren en kijken anders tegen een ruimte aan. Locatiemanagers moeten rekening houden met meer breakout-sessies, afterhour-bijeenkomsten en meer casual gemeenschappelijke ruimtes.

versiteiten en een aantal medische onderzoeksinstituten. KENNISHUBS De nieuwe congrescentra zijn nog wel ontstaan vanuit de meeting industrie zelf. Die weet steeds beter de plaatselijke politiek en het bedrijfsleven te vinden en haar eigen ambities te koppelen aan de doelen die de politici en ondernemers zichzelf gesteld hebben. Ook dit valt onder de nieuwe openheid van de congrescentra: niet alleen mensen gastvrij ontvangen in eigen huis, maar ook naar buiten gaan om te ontdekken hoe men kan samenwerken met bedrijven, instituten en overheden in de omgeving om de lokale (kennis) economie verder te ontwikkelen. Er is een vergelijkbare ontwikkeling, maar dan vanuit de kenniscentra zelf. Zo wordt momenteel in de Haarlemmermeer een kennishub ontwikkeld met als thema de circulaire economie. De Circular Expo in Hoofddorp is nu nog een oude boerderij, maar er wordt druk gebouwd aan een nieuw centrum met zalen. Over het algemeen kun je zeggen. De competitie, zo je wilt, zal dan in het klein- en middensegment plaatsvinden. Het huisvesten, ontvangen en verzorgen van grootte groepen zijn alleen de gespecialiseerde congrescentra geoutilleerd.

2

CATERING NOG BELANGRIJKER Food & beverage zijn altijd al belangrijk geweest, maar in de huidige tijd waarin veel mensen zich een ‘foodie’ noemen liggen er kansen om catering met een hoger prijskaartje aan te bieden. Congrescentra moeten dan meer cateringopties aanbieden, lokale producten gebruiken en samenwerking zoeken met sterrenchefs.

3

CONCURRENTIE BLIJFT TOENEMEN De locatiemarkt kent steeds meer aanbieders en organisatoren zijn op zoek naar accommodaties die zich onderscheiden. Om deze al maar toenemende concurrentie het hoofd te bieden promoten congrescentra steeds vaker hun directe omgeving: restaurants en uitgaansgelegenheden, lokale tours, musea, winkels en outdoor-activiteiten. Ook bieden ze diensten en hulpmiddelen aan waarmee deelnemers eenvoudig hun activiteiten rondom de conferentie kunnen plannen.

4

TECHNOLOGIE ALS GIDS Voor de bewegwijzering wordt de nieuwste technologie ingezet, zoals virtuele tours, 360-gradenfoto’s en interactieve kaarten. Ook hier beperken de beelden zich niet tot alleen de locatie; ook de omgeving is digitaal te bestuderen. Hiermee kan de bezoeker eenvoudig zijn of haar reis zelf plannen. De tours zijn ook beschikbaar op de website (voor de voorpret) en mobiel te bekijken (als referentie onderweg).

5

MEER INTERACTIE EN VARIATIE Deelnemers willen niet meer in ‘quarantaine’ worden geplaatst in een specifiek voor hen bestemd gedeelte van het gebouw. Ze willen zich vrijelijk door de locatie kunnen verplaatsen en eventueel andere activiteiten buiten de conferentie om doen. Train organisatoren en het personeel om elke beschikbare ruimte te beoordelen als een kans om een evenement beter te maken, is het devies van de venue managers.

CONGRES & VERGADERCENTRA

55


CONGRES & VERGADERCENTRA

56

‘Vergaderen in het koetshuis van Balkenende’

www.bilderberg.nl/beetsterzwaag/landgoed-lauswolt ↓

Het is een beroemd landgoed. In 2007 werd hier de basis gelegd voor het kabinet Balkenende IV. Anno 2017 is Bilderberg Landgoed Lauswolt in Beetsterzwaag nog steeds een absolute trekker voor het bedrijfsleven dat ‘iets anders wil’.

Het Friese Beetsterzwaag is een dorp met veel aanzien. Niet zozeer vanwege het aantal inwoners, maar vanwege de adel die hier volop aanwezig was. Als we vandaag door de dorpskern rijden richting Bilderberg Landgoed Lauswolt, valt het grote aantal villa’s en landhuizen op. Later horen we dat Beetsterzwaag bijna vijftig rijksmonumenten telt. Een dorp met veel historisch karakter! In de loungeruimte van hotel Bilderberg Landgoed Lauswolt worden we ontvangen door Marc van Gulick. Ooit een sterrenkok, tegenwoordig directeur van deze prachtige locatie. “Ik kom uit Brabant en was jarenlang kok in toprestaurants”, vertelt Van Gulick. “Ik heb in verschillende restaurants met Michelinsterren mogen koken. Ook op Bilderberg Landgoed Lauswolt heb ik zelf een ster gekookt. Bilderberg vroeg me in 2007 of ik hier directeur wilde worden. Die uitdaging ben ik aangegaan. Uitgerekend op het moment dat er van alles gebeurde in de wereld en ook Nederland in een crisis terechtkwam.” LANDADEL Hotel Bilderberg Landgoed Lauswolt dateert uit de achttiende eeuw, was

jarenlang bezit van de Friese landadel, maar doet vanaf de jaren vijftig dienst als hotel. In 1990 kwam het in handen van de Bilderberggroep. “Ons hotel heeft 65 kamers. Op zich niet opvallend veel, maar het zijn allemaal grote en luxe kamers. Daarmee richten we ons op de leisuremarkt en het zakelijke nichesegment. Zoals managementteams die hier een week op de hei sessies hebben en in ons hotel verblijven. Wat Bilderberg Landgoed Lauswolt sterk maakt? Dat is naast de prachtige accommodatie de kwaliteit waar we voor gaan, het trouwe en vriendelijke personeel en de Friese tradities. Een voorbeeld? Bij de koffie krijg je hier echte Fryske dúmkes en een plakje suikerbrood.” Naast de 65 hotelkamers, beschikt Bilderberg Landgoed Lauswolt over fitnessfaciliteiten, een binnen- en buitenzwembad, een nabij gelegen golfbaan, twee restaurants en diverse zakelijke accommodaties zoals de boardroom voor twintig personen, een kleine vergaderzaal voor twaalf personen en een grote zaal voor maximaal honderdtachtig personen. Deze kan ook nog eens gesplitst worden in meerdere zalen. “Verder mag je natuurlijk het beroemde koetshuis

niet vergeten. Dat was de plek waar de basis van kabinet Balkenende IV werd gelegd. Nog steeds is het koetshuis in het bedrijfsleven erg gewild voor contractbesprekingen of fusiegesprekken. Het blijft iets bijzonders. Het koetshuis bevat een vergaderruimte en zes suites. Je kunt je daar afsluiten van de buitenwereld. We gaan het koetshuis overigens nu renoveren. Verder maken we op ons landgoed gebruik van twee toprestaurants. Die mag je zeker niet vergeten. Ook die bouwen we vaak in een zakelijke meeting in.” STERREN De twee restaurants zijn inderdaad publiekstrekkers. De Heeren van Harinxma is voor het tweede achtereenvolgende jaar bekroond met een Michelinster en ook Bistro Nijeholt viel in de prijzen. De Bistro ontving de ‘Bib Gourmand’. Dit is een onderscheiding van Michelin voor bistro’s. Dat Nijeholt deze prijs ontving, is best bijzonder omdat de bistro op dat moment pas acht maanden open was. De Heeren van Harinxma en Bistro Nijeholt staan beiden onder leiding van Chef de Cuisine Arjan Bisschop. “Hij maakt gebruik van pure producten en betrekt deze bij lokale leveranciers. Daarnaast hebben we kruiden en groenten uit eigen tuin. We gaan hier voor kwaliteit. Dat is nu ook onderkend door Michelin. Dat maakt me trots. Logisch natuurlijk dat deze restaurants een belangrijke rol spelen tijdens onze zakelijke meetings.”


CONGRES & VERGADERCENTRA

57

slechts vijf kwartier van Amsterdam af. Dat is toch niks? En vliegveld Groningen ligt hier ook niet zo ver vandaan. Hier heb je ook alles bij de hand. Wij kunnen complete arrangementen maken in de directe omgeving.”

Marc van Gulick: “We zoeken continu naar nieuwe wegen. De gast verwacht meer value for money.”

NIEUWE REALITEIT Van Gulick geeft toe dat ook zijn locatie last heeft gehad van de crisis. “De markt is in die jaren veranderd. Bedrijfsfeesten werden weggestreept en de sky was niet meer de limit. In de nieuwe realiteit waarin we terecht zijn gekomen, kreeg de markt een nieuw gezicht. We zijn bewuster geworden met onze uitgaven en gooien niet meer met geld. Toch merken we wel dat er inmiddels weer iets meer kan. Een voorbeeld? In de crisis werden de overnachtingen van een driedaagse cursus of conferentie weggestreept. Nu komen deze voorzichtig weer terug omdat de directie toch wel inziet dat de borrel ’s avonds misschien nog wel

het belangrijkste is in het kader van een stuk teambuilding. Maar aan de andere kant blijven we met z’n allen de hand op de knip houden. Het glas wijn moet nog steeds goed zijn, maar het mag ook niet teveel in de papieren lopen. Het mag niet meer over de top zijn. Doe maar gewoon dan doe je al gek genoeg is het devies. Gelukkig kunnen we daar ook een weg in vinden en merken we wel dat het bedrijfsleven zich weer vaker meldt.” Van Gulick vindt de ligging in Friesland, ver weg van de Randstad, geen nadeel. “Juist niet. Hier ben je echt helemaal weg. Rij je niet snel even naar kantoor of huis om iets te regelen. Daarbij ligt Beetsterzwaag

CREATIEF Om de zakelijke markt te blijven interesseren voor Bilderberg Landgoed Lauswolt moet je wel ‘creatief’ blijven, vindt Marc van Gulick. “We zoeken continu naar nieuwe wegen. Je moet je onderscheiden omdat de eventmarkt ook smaller is geworden. De klant verwacht meer value for money. Wij proberen daarom uniek te zijn. Onze authenticiteit in te zetten. Hier werken mensen al jaren. Die kennen de gast die terugkomt. Die warme deken, dat huiskamergevoel vindt de bezoeker prettig en is dan ook belangrijk. Maar alles moet wel weer no-nonsense zijn.” Marc van Gulick is blij dat de zakelijke meetings weer redelijk aantrekken. “We hebben mooie evenementen zoals de Willem Lodewijk Conferentie van VNO NCW Noord, die hier jaarlijks wordt gehouden. Een variant op de beroemde Bilderbergconferentie. Dan vinden door de hele accommodatie lezingen plaats en lopen hier driehonderd man rond. Aan de andere kant kunnen we ook exclusief afgehuurd worden. Dat spreekt bedrijven, maar ook voetbalclubs aan. Zoals AC Milan dat ooit deed. Ze kwamen met het eigen vliegtuig naar Groningen en verbleven hier drie dagen.”


xxxxxx ↓

CONGRES & VERGADERCENTRA

58


Jessica Steur: ‘We krijgen steeds meer aanvragen voor nationale en internationale beurzen en congressen’

Hotelkamers heeft het Postillion Convention Centre WTC in Rotterdam niet. Toch is deze locatie dankzij de geweldige ligging, het bijzondere gebouw en de prima faciliteiten populair in de eventmarkt.

Postillion Convention Centre WTC Rotterdam is te vinden in één van de weinige monumentale gebouwen in Rotterdam die de oorlog hebben overleefd. Het WTC is al sinds jaar en dag een internationale ‘trekker’ en dat betekent dat Postillion Convention Centre WTC interessant is voor de congresorganisator. General Manager Jessica Steur: “Het WTC telt 80.000 vierkante meter. Wij huren daar als Postillion Convention Centre 10.000 vierkante meter van. Dat is best fors. We kunnen de zakelijke markt fantastische faciliteiten bieden: 38 zalen, een brasserie,

een café en een plenaire zaal, die in theateropstelling 1.200 mensen kan herbergen.” MEER AANVRAGEN De entreehal oftewel de Mainhall wordt met de naastgelegen Rotterdam Hall vaak gebruikt voor beurzen, de kleinere zalen zijn gewild bij de vergader- en scholingmarkt. Jessica Steur merkt dat de markt aantrekt. “We krijgen steeds meer aanvragen voor nationale en internationale beurzen en congressen. Het speelt natuurlijk mee dat Rotterdam een wereldstad is en dat we hier be-

paalde segmenten vertegenwoordigen waar de congresmarkt op kan aan­ haken als maritiem/offshore, finance, ICT, zorg (Erasmus MC), evenementen, hospitality, kunst en cultuur. Hier worden veel medische beurzen (congressen) gehouden, maar ook evenementen gericht op de havens. Het mooie aan het WTC is dat we veel partners hebben, waarmee we kunnen samenwerken.” De stad Rotterdam zit volgens Jessica Steur in de lift. “Er wordt veel aan branding gedaan en het effect is merkbaar. Rotterdam is een innovatieve stad.” EFFICIËNTER WERKEN De markt van congressen en meetings is volgens haar veranderd. “Mensen willen efficiënter werken. Ze gaan niet meer een week op congres. Iedereen is bezig met ‘return of investment’. Dat betekent kortere events en minder feesten en partijen. Dat is niet meer te verantwoorden.” Postillion Convention Centre WTC Rotterdam onderscheidt zich volgens Jessica Steur met de service. “Op alle fronten draait het om kwaliteit. We hebben een aparte AV-afdeling die zorgt dat de juiste techniek aanwezig is. De techniek verandert zo snel, dat we die vaak inhuren. Het komt regelmatig voor dat we live-verbindingen realiseren. Toch zijn we van mening dat de mens het verschil maakt. Je kunt alles nog zo goed voor elkaar hebben, als de ontvangst en begeleiding niet in orde is, dan haakt de gast af. Daarom schenken wij veel aandacht aan de menselijke maat.”

www.postillionhotels.com/rotterdam ↑

‘De mens blijft het verschil maken’

CONGRES & VERGADERCENTRA

59


CONGRES & VERGADERCENTRA

60

‘Alles draait om de onderscheidende factor’

www.kontaktderkontinenten.nl ↓

Ruime zalen, goede catering, voldoende AV-faciliteiten. Volgens commercieel manager Lars Beckers van Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten red je het daar alleen niet meer mee. “Alles draait om de onderscheidende factor en die hebben wij bij Kontakt der Kontinenten als geen ander.” Het voorjaar dient zich aan als we afreizen naar Soesterberg. Kontakt der Kontinenten is gevestigd op een prachtige en groene locatie centraal in Nederland. Aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug en op een steenworp afstand van de populaire steden Amersfoort en Utrecht. Kontakt der Kontinenten ademt historie. Het Conferentiehotel ontstond in 1961 uit het Missiehuis Sint Jan. Hier werden vroeger missionarissen en priesters opgeleid. In 1989 kocht de Stichting Kontakt der Kontinenten het gebouw inclusief het omliggende terrein. Het pand werd verbouwd tot een modern driesterren conferentiehotel. In 1999 werd het naastgelegen Klooster Cenakel - tot 1999 het domein van zusters - aangekocht en ingericht als onderdeel van het conferentiehotel. Het totaalplaatje dat hierdoor ontstond, is bijzonder en trekt zakelijke gasten die op zoek zijn naar ‘iets anders’. Want de zusters en priesters zijn dan wel verdwenen, de locatie laat gasten nog steeds genieten van de rijke geschiedenis. AANSPREKEND “Het verhaal van Kontakt der Kontinenten spreekt mensen aan”, zegt ook commercieel manager Lars Beckers. “Ze zijn er door geraakt en gaan er in

mee. We merken dat veel bezoekers hier komen vanwege dat bijzondere aspect.” “Dat laat zich ook in de cijfers zien. 2016 was ons beste jaar ooit! Onze omzet in dat jaar steeg met meer dan vijftien procent. En we worden gewaardeerd: we wonnen de Nationale Meeting Award en onlangs ontvingen we de publieksprijs van MeetingReview, een online reputatieplatform.” “Wat het geheim is achter ons succes? We proberen ons op allerlei manieren te onderscheiden en zitten nooit stil. Als locatie moet je in beweging blijven om op te vallen.” “Ieder jaar pakken we iets aan. Is vorig jaar de vloerbedekking in de lobby nog volledig vernieuwd, de komende jaren pakken we het restaurant aan, net als de koffiecorners. Niet alleen renoveren, maar ook fors uitbreiden. Daarnaast kijken we op dit moment naar onze communicatiemiddelen. Zo staat de website op de nominatie om aangepakt te worden.” CONFERENTIEZALEN Kontakt der Kontinenten beschikt over veel verschillende faciliteiten voor de zakelijke gast. Het hoofdgebouw telt achttien conferentiezalen, waarvan twee grote met ruimte tot tweehonderd bezoekers in theaterop-

stelling. De diversiteit van de zalen is groot. De Ceciliakapel in het klooster kan in een historisch en kerkelijk decor honderdzestig personen herbergen. In het klooster zijn daarnaast nog acht vergaderzalen beschikbaar. De geschiedenis en het gedachtegoed komen overal terug en zijn daardoor belangrijke usp’s voor Kontakt der Kontinenten. Lars Beckers: “En die dragen we dan ook overal uit. De markt voor congressen, vergaderingen en opleidingen is na de crisis structureel veranderd. Wat niet is veranderd, is dat mensen elkaar willen blijven ontmoeten. We kunnen digitaal veel, maar voor sommige events moet je elkaar toch in de ogen kunnen kijken. Daar geven wij op een bijzondere wijze invulling aan.” “Wat we na de crisis wel merken is dat voor een deel van de organisatoren prijs het belangrijkste blijft. Dat zal niet zo snel veranderen.” “Maar er is ook een groep bedrijven die iets meer wil. Bij die doelgroep komen wij om de hoek kijken. Door onze hele accommodatie heen vertellen we het verhaal uit het verleden. Zalen zijn vernoemd naar landen waar paters actief zijn geweest. Hun verhaal wordt ook daadwerkelijk verteld zonder overheersend te zijn.”


CONGRES & VERGADERCENTRA

61

Lars Beckers: ‘In het kader van social enterprise stellen we jaarlijks onze locatie ter beschikking aan een maatschappelijke organisatie om samen een themadag te organiseren’

FIETSEN MET EEN MISSIE “We hebben ons eigen ProefLokaal De Wereld, waar we mensen verrassen met een wereldse culinaire twist. Daarbij schenken we aandacht aan details.” “Een voorbeeld is het water dat we serveren. Voor elke fles gekoeld huiswater, schenken wij een bedrag aan de stichting FairWater. Die houdt zich bezig met het leveren van duurzame waterpompen in Afrikaanse dorpen.” “Een andere activiteit in het kader van ons MVO-beleid zijn de Roetz-Bi-

kes. Fietsen met een missie. Gemaakt van afvalmaterialen, die op deze wijze een nieuw leven krijgen. In de Afrika­ gang hangt kunst die gekocht kan worden. Met de opbrengst steunen wij een goed doel, dat bij ons past.” De jaarlijkse inspiratiedag is ook zo’n initiatief. In het kader van social enterprise stellen we jaarlijks onze locatie ter beschikking aan een maatschappelijke organisatie om samen een themadag te organiseren. Vorig jaar heeft Save the Children hier gebruik van gemaakt. Dit jaar Oxfam

Novib, een organisatie die strijdt voor een rechtvaardige wereld zonder armoede.” “Op al deze manieren vertellen we het verhaal van Kontakt der Kontinenten. Omdat we zo zijn. En met dat aspect willen we bedrijven hier naar toe halen. Om hun duurzame evenementen te organiseren in het kader van een stuk saamhorigheid. Een event met een missie, maar ook met alle faciliteiten die je maar nodig hebt. Dat is bij ons een vanzelfsprekendheid.”


xxxxxx ↓

CONGRES & VERGADERCENTRA

62


Lodewijk van Grootel: Ze krijgen van ons een vast contactpersoon voor en tijdens het congres. Een expert.

CONGRES & VERGADERCENTRA

63

‘Het mag weer wat gekker en uitbundiger’ De centrale ligging in Nederland is een belangrijke USP van Hotel Postillion Utrecht Bunnik. General Manager Lodewijk van Grootel beseft dat terdege. “Je bent hier vanuit heel Nederland vrij snel; vanuit Schiphol duurt het maar een half uur. Daarbij zijn de faciliteiten hier heel goed.”

Lodewijk van Grootel is trots op zijn locatie, die de afgelopen jaren flink onder handen is genomen. “De verbouwing heeft effect gehad. We zijn gegroeid in de markt voor meetings, congressen en events. Je mag als hotel en congrescentrum niet stilstaan in een markt waarin de organisatoren kritischer zijn geworden. Alles moet blijven kloppen.” Hotel Postillion Utrecht Bunnik biedt met dertig vergaderzalen ruimte aan bijeenkomsten tot 1200

personen. Daarbij is er aandacht voor de combinatie met faciliteiten zoals het businesspoint, de hotelkamers en het restaurant. KORTE LIJNEN “Ik merk dat een congresorganisator het fijn vindt om korte lijnen te hebben. Door alle zaken zoals routing, logistiek, catering en dergelijke uit handen te nemen, kan de congresorganisator zich focussen op het communicatieve deel van het congres.”

GEZONDHEID EN SAAMHORIGHEID Hotel Postillion Utrecht Bunnik is vooral gastheer voor Nederlandse congressen. “Maar we zijn bezig om de naamsbekendheid van ons land en van onze keten te vergroten. Daarvoor bezoeken we internationaal beurzen. Ik merk trouwens dat de bookers steeds meer kennis hebben en dus op de hoogte zijn wat ze kunnen vragen. Ze vergelijken aanbieders tot in detail. Dat betekent dat wij daar iets tegenover moeten stellen. Je moet je onderscheiden. Ze krijgen van ons een vast contactpersoon voor en tijdens het congres. Een expert. Het is niet alleen meer een zaal verkopen. Samen maken we er iets moois van.” “We spelen in op gezondheid en saamhorigheid en stellen ons flexibel op. En wat dacht je van Brainfood, ons eigen foodconcept. Wij serveren de gast gezonde energizers op basis van ingrediënten met langzame suikers. Die zorgen ervoor dat het energieniveau de hele dag op pijl blijft. Zo spelen wij in op de behoefte van congres of event.”

www.postillionhotels.com/utrecht-bunnik ↑

Lodewijk van Grootel ziet duidelijke ontwikkelingen in de zakelijke markt. “Kijken we naar trainingen, dan worden deze minder gecombineerd met overnachting. De aantallen per groep zijn ook kleiner geworden. Wel merk ik dat er weer meer mogelijk is. Bijvoorbeeld in de vorm van een diner. Waar het gaat om congressen, zie ik ook een beweging. Het mag weer wat ‘gekker’ en uitbundiger. De soberheid hebben we achter ons gelaten.”


CONGRES & VERGADERCENTRA

64

‘Chinees’ vergaderen tussen de panda’s

www.ouwehand.nl ↓

Een mooie stad, passende hotelfaciliteiten, voldoende capaciteit. Iedereen stelt andere eisen aan een locatie. Wil je ècht iets bijzonders, dan moet je een keer bij Ouwehands Dierenpark in Rhenen komen buurten. De markt van meetings en congressen trekt aan. Daar is iedereen het over eens. Er mag weer meer geld uitgegeven worden voor een meeting. “En daar zijn wij blij mee”, zegt Robin de Lange, directeur van Ouwehands Dierenpark. “Ook wij hadden te maken met de crisis, waarin bedrijven de hand op de knip hielden. Die periode ligt nu gelukkig achter ons. Bedrijven durven weer te investeren en het mag allemaal wat kosten.” “Het heeft als bijeffect dat organisatoren van events ook weer op zoek gaan naar bijzondere locaties. En die bieden wij met ons dierenpark. Hier vergader je tussen de wilde dieren.” We ontmoeten Robin de Lange op een wat druilerige dag. Desondanks wandelen er bezoekers richting de entree. Ouwehands Dierenpark trekt twaalf maanden per jaar bezoekers. Het kantoor van de directeur vinden we pal naast de ingang. Een levensgrote leeuw – fraai opgezet – heet het bezoek welkom. “Ooit was dit prachtige dier een van onze publiekstrekkers. Nu heeft hij op mijn kantoor een mooi plekje gekregen.” MEEST GEWILD Robin de Lange is de man achter het succes van Ouwehands Dierenpark. Amper vijftien jaar geleden was het

park bijna failliet; nu is het een van de meest gewilde uitjes van Nederland. Volgens hem is het park niet alleen populair bij jonge gezinnen met kinderen. Ook de zakelijke gast weet het park weer te vinden. Overnachtings­ faciliteiten zijn er niet. Daarvoor wordt samengewerkt met hotels ‘naast de deur’. “Wij proberen ons te onderscheiden met onze accommodaties. Dat zijn er best veel. We hebben bijzondere zalen door het hele dierenpark heen. In het Afrikahuis, het Aquarium, de Gorilla Adventure, het IJsberenterras, de Jungle, de Kalahari, het Leeuwenterras… Overal kun je bij ons terecht voor een ruimte in eigen sfeer. Waar de dieren je soms aankijken. Met alle

voorzieningen die nodig zijn, zoals de nieuwste audiovisuele middelen.” Volgens Robin de Lange gaat de organisator steeds vaker voor een ‘unieke combi’. “Dat is bij ons mogelijk. Presenteer je event bijvoorbeeld in het Zeeleeuwentheater. Daar kunnen 750 gasten mensen in. We kunnen een presentatie extra spetterend maken door deze met een zeeleeuwenshow te combineren. Vervolgens zijn er breakout-mogelijkheden voor kleinere gezelschappen in zalen met andere thema’s. Qua capaciteit kennen we amper grenzen. In het Jungle restaurant kunnen we duizend mensen kwijt. En hoe leuk is het om na afloop van de bijeenkomst een rondje door het park te maken.


CONGRES & VERGADERCENTRA

65

Robin de Lange: ‘We hebben Green Key en een hoogwaardige food & beverage’

Bijvoorbeeld met een gids of spreker die het Dierenrijk verbindt met het bedrijfsleven.” REUZENPANDA’S Ouwehands Dierenpark probeert constant te vernieuwen. Voor de particuliere gast, maar zeker ook voor de zakelijke klant. Dit voorjaar komen er twee Chinese reuzenpanda’s naar het park en speciaal voor deze bijzondere dieren is Pandasia gebouwd. Wij krijgen vandaag een sneak preview; de echte opening volgt binnenkort. “Het verblijf van de reuzenpanda’s maakt deel uit van een uniek Aziatisch leefgebied, dat geheel in Chinese stijl is gebouwd. Met Chinese bouwmaterialen en met behulp van Chinezen. Het is een authentiek gebied geworden. En het mooie is dat het geschikt is voor Aziatische diners, presentaties of zakelijke bijeenkomsten met een

capaciteit van maximaal tweehonderd personen. Pandasia biedt bedrijven echt iets bijzonders. Of het nu gaat om een klein congres een vergadering of een bijscholing. En het aardige is dat bij restaurant de Chinese chef Lai Sin Zei als adviseur actief is. Hij kookte in Driebergen zelfs een Michelinster. Kwaliteit dus. Want dat is ook iets waar bedrijven voor gaan. Het wordt hier een Chinese beleving waar we ook bedrijven van laten genieten.” MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD Een trend die volgens Robin de Lange niet vergeten mag worden is de hang van het bedrijfsleven naar duurzaamheid. “Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een speerpunt voor het bedrijfsleven. Als dierentuin is dat niet anders. We zijn we gevestigd in een mooie bosrijke omgeving. We helpen bedreigde diersoorten en inspire-

ren de gasten met onze liefde voor de natuur. Dat stukje educatie kunnen wij toevoegen aan de bedrijfsevents.” Met het oog op de aantrekkende markt heeft Ouwehands Dierenpark het salesteam uitgebreid, om bedrijven en organisatoren te verleiden naar dit stukje Nederland. “We willen bedrijven verrassen. Het is niet zo gek te bedenken, of we realiseren het. En wil je binnen een event iets doen rond verschillende sferen, dan is dat mogelijk. Verrassend en hoogwaardig. Want aan kwaliteit doen we geen concessies. We hebben Green Key en een hoogwaardige food & beverage. Allemaal vanuit eigen keuken. Als je er als locatie een beleving van maakt en telkens opnieuw weet te verrassen, dan doe je het goed. Dat proberen wij bij Ouwehands Dierenpark en met Pandasia zorgen we daarbij voor dat belangrijke stukje vernieuwing.”


xxxxxx ↓

CONGRES & VERGADERCENTRA

66


‘Aandacht voor de kleine details’ Postillion Convention Centre Amsterdam biedt nu al royale congresmogelijkheden, maar zal na de bouw van het bijhorende hotel een nog completer pakket bieden. En alles wat je verder nodig hebt vind je om de hoek.

De bouw is in volle gang. In 2018 wordt Postillion Convention Centre Amsterdam fors uitgebreid. Dan krijgt het hotel niet alleen de lang gekoesterde en hypermoderne hotelkamers (256 in totaal), maar ook nog eens 800 vierkante meter extra congresruimte. “De congresmogelijkheden zijn nu al groot, maar worden dan echt fantastisch”, aldus general manager Marc Roebersen. STERK PUNT Postillion Convention Centre Amsterdam beschikt op dit moment over achttien vergaderzalen, een

restaurant en een businesspoint. De grootste zaal heeft flexibele wanden en kan tot duizend gasten herbergen. “Absoluut sterk punt van ons convention center is dat we naast de plenaire zaal genoeg ruimte hebben voor breakouts. Tegenwoordig zit je niet meer een dag lang met z’n allen naar één verhaal te luisteren, maar ga je na de plenaire bijeenkomst in kleinere groepen verder. Daar hebben wij de faciliteiten voor.” Marc Roebersen merkt dat het aantal congressen na de crisis niet meer op het oude niveau is teruggekeerd. “Er wordt minder vaak een event georganiseerd, maar wanneer

dat wel gebeurt, dan is het vaak wat groter en moet het ook goed zijn. Alles moet kloppen. Van catering tot technologie.” De vergadermarkt ziet hij aantrekken. “In de crisis besloten veel bedrijven de vergaderingen in eigen huis te houden. Maar nu mogen ze weer buiten de deur worden gepland en is er ook ruimte voor een aansluitende borrel. Hetzelfde geldt voor de opleidingenmarkt. Veel trainingsbureaus hadden het lastig, maar ook daar is weer meer mogelijk. Alleen meerdaagse sessies komen minder voor.” LUCHTHAVEN OM DE HOEK Marc Roebersen is blij met Amsterdam als vestigingslocatie. “Amsterdam is een fantastische stad, waar veel te zien is en waar je alles op loopafstand hebt. De luchthaven ligt om de hoek. Een event of congres is hier logistiek goed te regelen en we merken dat we daarom gewild zijn. We krijgen steeds meer internationale congressen.” Het Postillion-concept is compleet en heeft aandacht voor details, vertelt Marc Roebersen. “De kleine dingen zijn belangrijk. Dat wil de gast. Als je die niet op orde hebt, sta je met 1-0 achter. Op technologievlak zijn we top of the bill. Dat geldt ook voor ons concept Brainfood. We stemmen onze catering zo af dat je geen after dinner dips krijgt en de hele dag maximale energie hebt. Daar onderscheiden wij ons in. Zo proberen we alvast te anticiperen op de toekomst en te bewegen in een wereld die nu nog niet bestaat.”

www.postillionhotels.com/amsterdam ↑

Marc Roebersen: ‘Op technologievlak zijn we top of the bill’

CONGRES & VERGADERCENTRA

67


CONGRES & VERGADERCENTRA OVERZICHT

68

Postillion Convention Centre Utrecht Bunnik

Een meeting, training of event met impact, op de meest centrale locatie in het land, mét volop gratis parkeergelegenheid. Daarvoor komt u naar Postillion Convention Centre Utrecht Bunnik. Ontdek de unieke ambiance, de gastvrije service en de state-of-the-art faciliteiten. Ons team staat klaar om de verwachtingen van u en uw gasten te overtreffen.

↑ www.postillionhotels.com/utrecht-bunnik

www.crowneplaza.com/ams-schiphol ↓

Crowne Plaza Amsterdam – Schiphol

Crowne Plaza Amsterdam - Schiphol beschikt over een restaurant met buitenterras, gratis airport shuttle service en ruime, onlangs gerenoveerde kamers. Het Aviator Café serveert heerlijke internationale gerechten en de bar is bij uitstek geschikt voor een cocktail. Gratis WiFi en 13 volledig uitgeruste vergaderzalen, met daglicht, maken een geweldige locatie voor evenementen tot max. 450 personen.

ECC Leiden

ECC Leiden biedt een grote black-box van 1775 m² voor evenementen (2500 personen), diners (750 personen) en congressen (1500 personen). De locatie heeft 4 leveranciers­ ingangen, 12 nooduitgangen, een vide voor (VIP)ontvangsten, een eigen keuken en 400 parkeerplaatsen. Gelegen op slechts 2 minuten van afrit 8 aan de A44, met een snelle verbinding naar Amsterdam, Schiphol en Den Haag.

↑ www.eccleiden.com


CONGRES & VERGADERCENTRA OVERZICHT

69 www.esh.nl ↓

Hotel Ernst Sillem Hoeve

Inspirerend vergaderen doet u bij Hotel Ernst Sillem Hoeve. Een unieke locatie met voor elke meeting haar eigen invulling. Goed bereikbaar en centraal gelegen in de bosrijke omgeving van de Lage Vuursche op 15 kilometer van Utrecht. U als trainer, deelnemer of hotelgast staat centraal. Wat uw wensen ook zijn; onze dienstverlening en service is op maat.

Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten

Wereldse gastvrijheid in niet zomaar een conferentiehotel! Goed bereikbaar en gelegen in het groen vindt u Kontakt der Kontinenten in Soesterberg. Gasten waarderen de centrale ligging met gratis parkeergelegenheid, de wereldse keuken en de diversiteit aan vergaderzalen met gratis faciliteiten in de historische gebouwen. Het terrein biedt een goed terras en faciliteiten voor buiten­activiteiten.

↑ www.kontaktderkontinenten.nl

www.holidayinn.com/amsterdam ↓

Holiday Inn Amsterdam

Holiday Inn Amsterdam biedt rustige, comfortabele en onlangs gerenoveerde kamers inclusief gratis WiFi. 11 vergaderzalen, allen met natuurlijk daglicht, maken een geweldige locatie voor evenementen tot maximaal 450 personen. Maak gebruik van onze nieuwe Open Lobby: voor lunch of diner in ons restaurant, een drankje of cocktail in de gezellige bar, of een Starbucks koffie van ons To Go Café.


CONGRES & VERGADERCENTRA OVERZICHT

70

Ouwehands Dierenpark Rhenen

Meer dan een bijzonder dierenpark. Dé perfecte locatie voor seminar, vergadering, productpresentatie, bruiloft of personeelsfeest. Een spetterend feest, en de gasten op spectaculaire manier verwelkomen? Uw zakelijke bijeenkomst een exclusief én informeel tintje geven? Ontmoet elkaar bij de reuzenpanda’s, hef samen het glas bij de leeuwen of drink een cocktail in de jungle!

↑ www.ouwehand.nl

www.oudlondon.nl ↓

Hotel Restaurant Oud London

Hotel Restaurant Oud London in Zeist is een vergaderlocatie pur sang. Wij bieden een grote verscheidenheid aan plenaire vergaderruimtes en sub ruimtes. Ideaal voor (meerdaagse) conferenties, congressen, vergaderingen, presentaties, dealerbijeenkomsten en trainingen. Er zijn vele mogelijkheden en wij komen graag aan uw specifieke wensen tegemoet.

Hotel Papendal

Voel de energie #OpPapendal! Ons hotel ligt aan de rand van de Veluwe in het hart van de Nederlandse Topsport. Een inspirerende omgeving waar alles draait om energie, nodig om nieuwe plannen te maken of doel te halen, sportief of zakelijk. Met meer dan 30 moderne zalen, ons nieuwe Centre Court en een flinke dosis gastvrijheid dé locatie voor jouw (sportieve) clinic, bijeenkomst, congres of beurs.

↑ www.papendal.nl


CONGRES & VERGADERCENTRA OVERZICHT

71 ↓ www.postillionhotels.com/rotterdam

Postillion Convention Centre Rotterdam

Van een besloten meeting tot een beurs of conferentie met duizenden gasten. Daarvoor kiest u het Postillion Convention Centre in het centrum van Rotterdam. Ontdek de stateof-the-art faciliteiten, de topservice en de magische sfeer van dit unieke Rijksmonument. Onze eventspecialisten zetten uw wensen om, in een efficiënt en succesvol evenement.

Amrath Grand Hotel de l’Empereur – Maastricht

Ideale locatie voor vergadering, evenement, bijeenkomst, training, congres, receptie, feest, business diner of lunch. Met 149 comfortabele kamers en 7 multifunctionele vergaderruimten met daglicht, die ruimte bieden tot 1.250 personen. Ligt tegen over het centraal station en aan de rand van het stadscentrum. Goed bereikbaar met auto en openbaar vervoer. U kunt parkeren in de parkeergarage. Welkom!

↑ www.amrathhotels.nl/empereur

www.postillionhotels.com/amsterdam ↓

Postillion Convention Centre Amsterdam

Een volledig nieuwe bestemming op een historische locatie: Postillion Convention Centre Amsterdam bevindt zich in de voormalige Kauwgomballenfabriek. Hier is alles aanwezig voor een geslaagd congres of event. We verwelkomen tot 2000 gasten in een unieke setting met hoogwaardige faciliteiten, optimale service en een passende culinaire omlijsting.


CONGRES & VERGADERCENTRA OVERZICHT

72

CORPUS Congress Centre

Met CORPUS ‘reis door de mens’ en het viersterrenhotel Hilton Garden Inn ernaast, vormt CORPUS Congress Centre een groot complex aan de A44 bij Leiden. Paradepaardje is de grote congreszaal die de perfecte setting is waar in brede zin een link met vitaliteit, gezondheid of ‘de mens’ te maken is. Met ruime lounge als ‘prefunction area’, bar, terras en penthouse met uitzicht richting kustlijn.

↑ www.corpuscongresscentre.nl

www.postillionhotels.com/dordrecht ↓

Postillion Hotel Dordrecht

Bij een ‘centrale locatie’ denken we al snel aan Midden-Nederland. Toch is Dordrecht vaak een nóg strategischere optie. Hier zijn meetings tot maar liefst 900 personen mogelijk. Voor een meeting met deelnemers uit Midden en Zuidwest Nederland of een afspraak met onze Zuiderburen, Postillion Dordrecht is een perfecte uitvalsbasis.

↓ www.rdmevents.nl

RDM Rotterdam

RDM Rotterdam is een unieke evenementenlocatie; de combinatie van historie, haven en industrie en innovatie biedt inspiratie voor ieder event. Van techniekfestival tot dansvoorstelling en van congres tot dance event. Het authentieke RDM Congrescentrum is zeer geschikt voor congressen en meetings. De robuuste RDM Onderzeebootloods voor grootschalige events tot 5.000 personen.


CONGRES & VERGADERCENTRA OVERZICHT

73 www.goldentulipwestduin.nl ↓

Golden Tulip Strandhotel Westduin

Het mooiste plekje onderaan de duinen in de prachtige provincie Zeeland. Midden in een schitterend natuurgebied op 50 meter van zee en strand. Strandhotel Westduin heeft 9 multifunctionele vergaderzalen voor gezelschappen van 4 tot 500 personen. In onze nieuwste vergaderzaal hebben wij de natuur naar binnen gehaald. Met zicht op zowel duinen als bos waan je je even helemaal weg van de snelweg.

Amrath Hotel Lapershoek Arenapark - Hilversum

Centraal gelegen unieke locatie voor vergadering, evenement, receptie, diner en feest tot 600 personen. Op 5 min. van de A27 en goed te bereiken met openbaar vervoer. Met 200 gratis parkeerplekken. Of u nu een congres organiseert met diverse breakout sessies of wilt vergaderen met 2 personen, het kan! Het hotel biedt 80 comfortabele kamers zodat u uw bijeenkomst kunt combineren met overnachting!

↑ www.amrathhotels.nl/lapershoek

www.ahoy.nl   ↓

Rotterdam Ahoy

Rotterdam Ahoy is een verrassend, veelzijdige accommodatie dat al ruim 45 jaar een podium biedt voor live communicatie, business en entertainment. Van vakbeurzen tot congressen, van concerten tot vergaderingen. Vanwege de combinatie van een indoor arena (de Ahoy Arena), Beurs- en Evenementenhallen en een Congres- & Vergadercentrum is de locatie met recht uniek te noemen.


CONGRESNIEUWS

74

Maastricht Region Bidbook zet in op Health & Materials Maastricht en regio zet vooral in op meerdaagse congressen op het gebied van gezondheid en (bio)materialen. Dat werd duidelijk bij de presentatie van het nieuwe Maastricht Region Bidbook op zaterdag 18 maart. De eerste exemplaren van het bidbook werd door Maastricht Convention Bureau en MECC Maastricht aangeboden aan wethouder John Aarts en Marja van Dieijen-Visser, Voorzitter Raad van Bestuur van het Maastricht Universitair Medisch Centrum+. Jaarlijks worden er zo’n 55 op maat gemaakte bidboeken ingezet om organisatoren van grote congressen ervan te overtuigen hun congres te organiseren in de regio Maastricht. Het nieuwe

Maastricht Region Bidbook bevat een officiële uitnodiging aan de organisatie, aanbevelingsbrieven van betrokken instanties en overheden en gaat in op

het congresprogramma inclusief het informele netwerkgedeelte, de mogelijkheden die MECC Maastricht biedt en de financiën en logistieke aspecten.

Leiden en Den Haag samen in de race voor EuroScience Open Forum 2020 Leiden en Den Haag zijn op basis van hun pré-bid geselecteerd op de EuroScience shortlist als potentiële destinatie voor de grootste multidisciplinaire wetenschap­ pelijke bijeenkomst van Europa: het EuroScience Open Forum 2020 (ESOF 2020). De concurrerende bestemming is het Italiaanse Triëst. Leiden is al eerder een samenwerking aangegaan met Den Haag, Delft en Noordwijk. Dit partnership heeft ertoe geleid dat deze steden in 2018 het centrum zijn van het Space Studies Program van de International Space University.

Martijn Bulthuis, directeur Leiden Marketing: “Een congres van deze omvang kunnen wij niet alleen huisvesten. Door de samenwerking te zoeken in de regio – met in dit geval Den Haag – kunnen we mee pitchen op dit formaat congressen.”

EuroScience Open Forum (ESOF) is een pan-Europese wetenschaps­ conferentie, die elke twee jaar wordt georganiseerd. De doelstelling van de conferentie is het bij elkaar brengen van wetenschappers, beleidsmakers, journalisten, docenten en trainers van over de hele wereld om te praten over de laatste ontwikkelingen op het gebied van wetenschap, onderzoek en innovatie.

ESEB 2017 trekt ruim 2000 wetenschappers naar Groningen Twee van de grootste congressen op het gebied van evolutiebiologie in Europa komen naar Groningen. De European Society of Evolutionary Biology congress (ESEB 2017) en de International Society for Evolution, Medicine & Public Health (ISEMPH 2017) trekken gezamenlijk ruim 2000 wetenschappers van over de hele wereld. De ISEMPH 2017 is een jaarlijks terugkerend evenement dat wetenschappers, leraren, doctoren en studenten bij elkaar brengt om nieuwe initiatieven op het raakvlak van evolutiebiologie en de medische wetenschappen te bespreken. Onderwerpen die tijdens het congres aan bod komen zijn onder andere infectieziekten, stofwisselingsziekten, antibiotica resistentie, veroudering en evolutie van kanker.


Conference Matters 124 - voorjaar 2017  

In dit eerste nummer van Conference Matters o.a.: INTERVIEW: Nelleke van Lindonk | TIPS: Zo houd je deelnemers de hele dag binnenboord | REP...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you