Page 1


Idź do • Spis treści • Przykładowy rozdział

MS Office 2010 PL w biurze i nie tylko Autor: Piotr Wróblewski ISBN: 978-83-246-2918-3 Format: 158×235, stron: 320

Katalog książek • Katalog online • Zamów drukowany katalog Twój koszyk • Dodaj do koszyka Cennik i informacje • Zamów informacje o nowościach • Zamów cennik Czytelnia • Fragmenty książek online

Kontakt Helion SA ul. Kościuszki 1c 44-100 Gliwice tel. 32 230 98 63 e-mail: helion@helion.pl © Helion 1991–2010

Poznaj najważniejsze możliwości pakietu Microsoft Office 2010 PL • Szybko rozpocznij korzystanie z narzędzi Microsoft Office 2010 PL • Poznaj najlepsze techniki wymiany danych i pracy zespołowej • Naucz się przenosić dokumenty między różnymi wersjami pakietu Office Po trzech latach od premiery rewolucyjnej wersji Office 2007 firma Microsoft udostępniła kolejną ulepszoną edycję pakietu, czyli Microsoft Office 2010. Zachowano w niej koncepcję wstążki, wprowadzoną w poprzedniej odsłonie, oferując jednocześnie wiele usprawnień przyspieszających wykonywanie standardowych zadań, takich jak formatowanie tekstu w edytorze Word czy tworzenie zaawansowanych wykresów w arkuszach Excela. Użytkownicy biurowi z pewnością docenią też liczne funkcje umożliwiające pracę zespołową, które pozwalają kilku osobom bezpiecznie i wydajnie modyfikować ten sam dokument. Członkowie zespołów projektowych, studenci i uczniowie zachwycą się możliwościami programu OneNote, który wspomaga tworzenie czytelnych notatek. Podręcznik „MS Office 2010 PL w biurze i nie tylko” stanowi wszechstronne wprowadzenie w świat najważniejszych programów wchodzących w skład najpopularniejszego pakietu biurowego. Dzięki tej książce szybko nauczysz się pisać dokumenty w edytorze Word oraz przeprowadzać obliczenia i tworzyć wykresy w arkuszach Excela. Przygotujesz efektowne prezentacje w programie PowerPoint oraz dowiesz się, jak skutecznie zarządzać notatkami przy użyciu aplikacji OneNote. Poznasz nowe możliwości Twojego programu pocztowego i odkryjesz tajniki efektywnego zarządzania swoim terminarzem za pomocą programu Outlook. Opisom funkcji każdego z narzędzi towarzyszą liczne ćwiczenia praktyczne, które pozwolą Ci natychmiast wypróbować i utrwalić zdobytą wiedzę. • Instalowanie pakietu Microsoft Office • Edytowanie i formatowanie tekstu w Wordzie • Umieszczanie w dokumentach tabel, grafik, spisów treści i innych elementów • Korzystanie z edytora równań matematycznych • Używanie narzędzia do korespondencji seryjnej • Możliwości pracy zespołowej w programach pakietu Microsoft Office • Przetwarzanie i analizowanie danych za pomocą arkuszy kalkulacyjnych programu Excel • Tworzenie wykresów i przeprowadzanie symulacji w Excelu • Opracowywanie prezentacji multimedialnych w programie PowerPoint • Korzystanie z możliwości elektronicznego notatnika OneNote • Używanie makr i aplikacji Visual Basic for Applications w Excelu • Zabezpieczanie zawartości dokumentów pakietu Microsoft Office • Praktyczne zastosowania programów Office’a • Korzystanie z poczty elektronicznej w programie Outlook • Zarządzanie zadaniami i używanie kalendarzy Outlooka Już dziś rozpocznij samodzielną pracę z najnowszym pakietem biurowym firmy Microsoft!


Spis treci Wstp .............................................................................................. 9 Rozdzia 1. Microsoft Office 2010 — szybki start ............................................. 13 Wersje pakietu Microsoft Office .................................................................................... 13 Instalator pakietu Microsoft Office — na co zwróci uwag? ........................................ 15 Co nowego w Microsoft Office 2010? ............................................................................ 18

Cz I

Microsoft Word 2010 ................................................... 21

Rozdzia 2. Interfejs uytkownika pakietu Office na przykadzie edytora Word .... 23 Ekran programu Microsoft Word i nowe funkcje jego interfejsu uytkownika .............. 23 Uatwienia obsugi w Microsoft Office .................................................................... 26 Otwieranie i zapisywanie dokumentów .......................................................................... 29 Pakiet zgodnoci formatu plików pakietu Microsoft Office ........................................... 31 Poznajemy funkcjonalno edytora ................................................................................ 32 Word 2010 — mapa aplikacji ................................................................................... 33 Ustawiamy opcje edytora Word ..................................................................................... 35 Tryby pracy z dokumentem i jego wielko ekranowa ................................................... 36 Drukowanie dokumentów tekstowych ............................................................................ 38

Rozdzia 3. Formatowanie tekstów ................................................................... 43 Pojcie akapitu i sposoby jego wyrównania wzgldem marginesów .............................. 45 Podwieszony akapit ........................................................................................................ 47 Odstpy midzy akapitami i menu podrczne Akapit ..................................................... 47 Dzielenie wyrazów ......................................................................................................... 48 Numerowanie i punktowanie akapitów .......................................................................... 49 Wyrónianie elementów tekstu ....................................................................................... 50 Bdy, bdy! .................................................................................................................. 52 Zastosowanie schowka Windows w edytorze ................................................................. 52 Tryby specjalne operacji wklejania ................................................................................ 53 Malarz formatów i zasady powielania formatów ............................................................ 54

Rozdzia 4. Czcionki i style .............................................................................. 55 Czcionki i ich rozmiary .................................................................................................. 55 Powikszanie lub zmniejszanie czcionki ........................................................................ 57 Nietypowe symbole w tekcie ........................................................................................ 58 Znaki diakrytyczne rónych jzyków ............................................................................. 59


4

MS Office 2010 PL w biurze i nie tylko Sowniki ortograficzne ................................................................................................... 59 Style ................................................................................................................................ 60 Style nowych dokumentów ............................................................................................. 63

Rozdzia 5. Tabele i ukad kolumnowy .............................................................. 67 Podstawowe techniki rysowania tabel ............................................................................ 67 Modyfikowanie struktury tabeli ...................................................................................... 70 Tryb wielokolumnowy (gazetowy) ................................................................................. 73 Bardzo dugie tabele (wielostronicowe) ......................................................................... 74

Rozdzia 6. Nagówki, stopki i spisy (nie tylko treci) ....................................... 77 Podzia duszych dokumentów na strony ...................................................................... 78 Nawigacja ................................................................................................................. 79 Wyszukiwanie i zamiana tekstu ............................................................................... 80 Stopki i nagówki w Wordzie ......................................................................................... 81 Róne stopki i nagówki dla odrbnych czci dokumentu ............................................ 83 Stopki i nagówki dla zaawansowanych ......................................................................... 85 Numeracja stron dla zaawansowanych ........................................................................... 85 Numerowanie nagówków i spis treci ........................................................................... 86 Przygotowanie dokumentu ....................................................................................... 86 Wstawianie spisu treci ............................................................................................ 88 Przypisy .......................................................................................................................... 90 Odsyacze ....................................................................................................................... 91 Skorowidze ..................................................................................................................... 93

Rozdzia 7. Grafika i tekst ................................................................................ 97 Wklejanie grafiki ze schowka Windows ......................................................................... 97 Zrzuty ekranu w Wordzie ............................................................................................... 98 Doczanie gotowych plików graficznych ...................................................................... 98 Edytor graficzny programu Word ................................................................................. 102 Operacje na obiektach graficznych programu Word ..................................................... 106 Przesanianie si obiektów ..................................................................................... 106 Grupowanie ............................................................................................................ 107 Praca z polami tekstowymi ..................................................................................... 108 Ustalanie ziarnistoci obrazu .................................................................................. 109

Rozdzia 8. Edytor równa matematycznych .................................................... 111 Praca z obiektem Równanie matematyczne .................................................................. 116

Rozdzia 9. Korespondencja seryjna ................................................................ 117 Pierwszy list seryjny w Wordzie .................................................................................. 118 Funkcje trybu korespondencji seryjnej ......................................................................... 121

Rozdzia 10. Word i praca zespoowa ................................................................ 123 Podzia publikacji na pliki ............................................................................................ 123 Przegld i komentowanie dokumentu ........................................................................... 125 Przegld zgoszonych uwag przez autora ..................................................................... 127

Cz II

Microsoft Excel 2010 ................................................. 129

Rozdzia 11. Podstawy obsugi arkusza kalkulacyjnego ..................................... 131 Poznajemy arkusz kalkulacyjny ................................................................................... 131 Otwieranie i zapisywanie dokumentów ........................................................................ 133 Praca z arkuszami ......................................................................................................... 134


Spis treci

5

Rozdzia 12. Wprowadzanie i formatowanie danych ........................................... 137 Formatowanie komórek ................................................................................................ 139 Operacje na komórkach ................................................................................................ 142 Selektywne kasowanie zawartoci komórek ................................................................. 143 Kilka zaskakujcych wicze praktycznych ................................................................. 144 Nagówki i opisy tabel .................................................................................................. 145 Zaawansowane formatowanie komórek ....................................................................... 147

Rozdzia 13. Formuy w arkuszach .................................................................... 149 Nasza pierwsza formua w arkuszu .............................................................................. 149 Powielanie wzoru za pomoc myszy ...................................................................... 150 Powielanie wzoru z wykorzystaniem kopiowania i wklejania ............................... 151 Wspórzdne wzgldne i bezwzgldne ................................................................... 151 Wzory matrycowe ........................................................................................................ 153 Operatory matematyczne .............................................................................................. 153 Funkcje matematyczne w formuach ............................................................................ 154 Biblioteka funkcji Excela ............................................................................................. 156 Formuy dla zaawansowanych ...................................................................................... 157

Rozdzia 14. wiczenia praktyczne w Excelu .................................................... 161 Skadki w dziaalnoci gospodarczej ............................................................................ 161 Lokata bankowa ............................................................................................................ 163 Harmonogram spaty kredytu bankowego .................................................................... 164

Rozdzia 15. Excel i analiza danych .................................................................. 169 Formuy z warunkami logicznymi ................................................................................ 169 Formatowanie warunkowe ............................................................................................ 171

Rozdzia 16. Excel jako maa baza danych ........................................................ 175 Tworzenie baz danych i zarzdzanie nimi .................................................................... 175 Sortowanie i filtrowanie ............................................................................................... 177 Skoroszyty wspódzielone ............................................................................................ 179

Rozdzia 17. Wykresy i symulacje ..................................................................... 183 Wykresy w Excelu ........................................................................................................ 183 Modyfikacja graficznych elementów wykresu ............................................................. 187

Rozdzia 18. Drukowanie arkuszy ..................................................................... 189 Metody kondensowania wydruku ................................................................................. 189 Ustawienia wydruku arkusza ........................................................................................ 191 Nagówki i stopki ......................................................................................................... 192 Opcje drukarki .............................................................................................................. 193

Rozdzia 19. Zabezpieczanie dokumentów Excela (i nie tylko) ........................... 195 Zabezpieczanie hasem dokumentów Excel, Word i PowerPoint ................................. 195 Zabezpieczanie hasem notesów programu OneNote ................................................... 198 Ochrona dokumentów Excela ....................................................................................... 199 Ochrona komórek ................................................................................................... 199 Ochrona skoroszytu ................................................................................................ 201

Rozdzia 20. Makra i aplikacje w Excelu ........................................................... 203 Do czego su „makra”? ............................................................................................. 203 Rejestrowanie makra w Excelu .................................................................................... 204 Aplikacje w VBA w Excelu — jak to „ugry ”? .......................................................... 207 Krok 1.: Przykadowe makro .................................................................................. 208 Krok 2.: Ogldamy kod VBA makra ...................................................................... 209 Wstka „Deweloper” ............................................................................................ 210 Organizacja makr ................................................................................................... 213


6

MS Office 2010 PL w biurze i nie tylko

Cz III Microsoft PowerPoint 2010 ........................................ 215 Rozdzia 21. Podstawy obsugi programu PowerPoint ........................................ 217 Czym s prezentacje komputerowe? ............................................................................. 217 Nasza pierwsza prezentacja w PowerPoincie ............................................................... 218 Róne punkty spojrzenia na prezentacj ....................................................................... 220 Prezentacja slajdów ...................................................................................................... 222 Prezentacje PowerPointa jako dokumenty .................................................................... 223 Drukujemy prezentacj PowerPointa ............................................................................ 224

Rozdzia 22. Modyfikujemy prezentacj PowerPoint .......................................... 225 Dokadanie do prezentacji nowej strony ....................................................................... 225 Szablony ukadów slajdu w PowerPoincie ................................................................... 226 Formatowanie elementów slajdu .................................................................................. 228 Dokadanie nowych elementów slajdu ......................................................................... 232 Wzorzec slajdu ............................................................................................................. 234

Rozdzia 23. Oywiamy prezentacj w programie PowerPoint ............................. 237 Przejcia i animacje ...................................................................................................... 237 Profesjonalne prezentacje — szybko i bezbolenie! ..................................................... 240

Cz IV Microsoft OneNote 2010 ............................................ 243 Rozdzia 24. Omówienie programu OneNote ...................................................... 245 Do czego suy program OneNote? .............................................................................. 245 Ekran gówny programu OneNote ................................................................................ 246 Przeznaczenie programu OneNote ................................................................................ 247

Rozdzia 25. Twój nowy notes w programie OneNote ......................................... 249 Notes prywatny lub wspódzielony ............................................................................... 249 Rozbudowa notesu ........................................................................................................ 251

Rozdzia 26. Edycja notatek ............................................................................. 253 Podstawowe operacje na obiektach notatek .................................................................. 254 Oznaczanie notatek sygnaturami czasu ........................................................................ 254 Formatowanie tekstu .................................................................................................... 255 Listy punktowane lub numerowane .............................................................................. 256 Grafika .......................................................................................................................... 256 Tabele ........................................................................................................................... 257 Odsyacze ..................................................................................................................... 258 Inne obiekty w notatkach .............................................................................................. 259 Znaczniki notatek ......................................................................................................... 259

Rozdzia 27. Notatniki w praktyce .................................................................... 261 Notatki boczne .............................................................................................................. 261 Wyszukiwanie danych .................................................................................................. 262 Interesujce funkcje programu OneNote ...................................................................... 263

Cz V

Microsoft Outlook 2010 ............................................. 265

Rozdzia 28. Prezentacja programu Outlook 2010 ............................................. 267 Do czego suy program Outlook? ............................................................................... 267 Ekran gówny Outlooka ................................................................................................ 268 Konfiguracja konta e-mail w Outlooku ........................................................................ 269


Spis treci

7 Konfiguracja ekranu g贸wnego Outlooka ..................................................................... 271 Wysyanie i odbieranie poczty e-mail ........................................................................... 272 Foldery dodatkowe w Outlooku ................................................................................... 274 Baza kontakt贸w w Outlooku ........................................................................................ 276

Rozdzia 29. Funkcje kalendarza w Outlooku .................................................... 279 Kalendarz i poczta e-mail ............................................................................................. 279 Definiowanie zdarzenia kalendarzowego ..................................................................... 280 Spotkania cykliczne ...................................................................................................... 283 Konfiguracja widoku kalendarza w Outlooku .............................................................. 284

Rozdzia 30. Zarz dzanie zadaniami w programie Outlook ................................. 285 Definiowanie zada ...................................................................................................... 285 Praca z list zada ........................................................................................................ 288

Rozdzia 31. Outlook dla zaawansowanych ....................................................... 289 Zarzdzanie plikiem danych Outlooka ......................................................................... 289 Pliki PST ................................................................................................................ 289 Oczyszczanie bazy danych Outlooka ..................................................................... 290 Import i eksport poczty Outlooka ................................................................................. 291 Opcje programu Outlook .............................................................................................. 292

Skorowidz .................................................................................... 295


Rozdzia 13.

Formuy w arkuszach Ju zapewne zauwaye, e w Excelu nie napiszesz listu tak atwo, jak w edytorze tekstów1. Nie nadaje si do tego celu prawie wcale, natomiast — co postaram si udowodni w tym rozdziale — doskonale sobie radzi z obliczeniami. Obliczenia w arkuszu kalkulacyjnym mona wykonywa za pomoc formu, które wbudowuje si do komórek. Formuy w arkuszach s zwykymi wzorami (matematycznymi, statystycznymi, logicznymi itp.), które komponuje si przy uyciu myszy i kreatorów ekranowych.

Nasza pierwsza formua w arkuszu Wykonasz teraz proste wiczenie, w którym bdziemy wprowadza nowe elementy i testowa nabyte umiejtnoci. Na pocztek utwórz prost tabelk, która bdzie przedmiotem naszych wicze (rysunek 13.1). Rysunek 13.1. Tabela z elementami oblicze — budujemy ukad

1

Co nie oznacza, e jest to zabronione — pracowaem niegdy w pewnej firmie, która bya czci midzynarodowego holdingu — jeden z zagranicznych menederów mia manier wysyania korespondencji pisanej wycznie w plikach Excela, które adnie sformatowane niewiele si róniy od dokumentów pisanych w Wordzie.


Cz II i Microsoft Excel 2010

150

Przetestuj umiejtnoci z poprzedniego rozdziau, np. wcz obramowanie krawdzi komórek, odwró atrybuty koloru czcionki i ta komórki. Podpowiedzi dotyczce tego, jak to zrobi , znajdziesz na rysunku, np. wybierz czarny kolor wypenienia ( ), a potem okrel kolor czcionki jako biay ( ). Formatowanie komórki moesz zmieni wedug swoich upodoba, gdy w naszym przykadzie nie bdzie zbyt wane. W kolejnym kroku zajmiemy si wbudowaniem do kolumny C formuy matematycznej, której celem bdzie automatyczne wyliczanie iloczynu komórek w kolumnach A i B (rysunek 13.2). Nie jest to moe szczyt wyrafinowania, ale dobrze zilustruje podstawowe zasady, jakim podlega tworzenie formu w Excelu. Rysunek 13.2. Tabela z elementami oblicze — komponujemy formu

Kliknij w obrbie komórki C2 i wpisz tam znak równa si (=), nacinij dwa razy klawisz m (strzaka w lewo), nacinij znak mnoenia (*) i raz klawisz m, a nastpnie zakocz cao zadania naciniciem klawisza Enter. Zauwaye, co si dziao, gdy nacisne klawisz kierunkowy (m)? Wykonujc t czynno , powodowae przesuwanie si pulsujcej ramki w danym kierunku; za po znaku = zostay wpisane wspórzdne komórki otoczonej pulsujc ramk. Po naciniciu klawisza Enter w komórce C2 znalaza si liczba 8. Kliknij teraz w obrbie komórki A2, wpisz tam np. 6 i potwierd klawiszem Enter. Zawarto komórki C2 powinna automatycznie zmieni si na 24. Kliknij komórk C2 i porównaj zawarto paska formuy — czy widzisz tam liczb, czy co innego? Gratulacje, wanie udao Ci si utworzy pierwszy automatyczny wzór w arkuszu kalkulacyjnym! Jak jednak spowodowa , aby wzór zadziaa w kadej komórce w kolumnie C? Okazuje si, e istnieje na to kilka prostych sposobów.

Powielanie wzoru za pomoc myszy Oto najprostszy i chyba najczciej uywany w praktyce sposób. Chwytamy mysz za prawy dolny róg komórki, w której znajduje si formua, i (cigle trzymajc) pocigamy j w wybranym kierunku (najczciej w dó), aby powieli tam wzór w niej ukryty (rysunek 13.3).


Rozdzia 13. i Formuy w arkuszach

151

Rysunek 13.3. Powielanie formuy za pomoc myszy

Powielanie wzoru z wykorzystaniem kopiowania i wklejania Spróbujmy teraz powieli wzór w nieco inny sposób:  Kliknij w obrbie komórki C2 (ze wzorem C2=A2*B2).  Nacinij kombinacj klawiszy Ctrl+C, aby skopiowa wzór do Schowka.  Kliknij w obrbie komórki C3 i wklej tam wzór przez nacinicie kombinacji

klawiszy Ctrl+V.  Kliknij w obrbie komórki C4 i wklej tam wzór, naciskajc klawisze Ctrl+V.  Powtarzaj te czynnoci w kolejnych komórkach.

Sam oce, który sposób bardziej Ci odpowiada. Najciekawsz kwesti zwizan z kopiowaniem wzorów jest ich inteligentne przenoszenie. Do komórek C3 i C4 nie trafia wzór =A2*B2, ale odpowiednio A3*B3 oraz A4*B4! Tajemnica tego przeksztacenia tkwi w tym, e komputer nie interpretuje wzoru =A2*B2 w formacie bezwzgldnym, ale tak, jak go pierwotnie utworzono, czyli w formacie, który mona opisa nastpujco: „Do biecej komórki dodaj iloczyn drugiej i pierwszej komórki, które znajduj si z lewej strony komórki biecej”. Podczas kopiowania formuy Excel zastosowa zatem wspórzdne wzgldne; jednak nie zawsze jest to dobre podejcie, o czym przekonamy si na przykadzie zamieszczonym poniej.

Wspórzdne wzgldne i bezwzgldne Spróbuj utworzy tabelk, która przelicza ceny samochodów wyraone w euro na zotówki (rysunek 13.4).


Cz II i Microsoft Excel 2010

152 Rysunek 13.4. Bd podczas powielania formuy

Po powieleniu wzoru otrzymasz do ciekawy rezultat, wynikajcy z faktu, i w komórce C4 wpisany zosta wzór, którego znaczenie mona sownie wyrazi tak: „Pomnó zawarto komórki z lewej strony przez kurs waluty wpisany trzy komórki wyej”. Oto kolejne rezultaty zastosowania takiego wzoru: 1. Opel Astra: 12100*4,20=50820 2. Renault Koleos: 25780*0=0 (bowiem brak wpisu w komórce C2 jest równowany zeru) 3. BMW: 42300* (tekst: PLN) = bzdura, bd argumentu.

Wyglda na to, e natrafilimy na powane ograniczenie moliwoci Excela. Czy mona temu jako zaradzi ? Na szczcie, jest to problem do pokonania. Spróbuj nieco zmodyfikowa wzór w komórce C4: zamiast =C4*D1 wpisz =B4*$C$1 i dopiero wówczas powiel wzór.

Znak dolara ($) uzyskasz, naciskajc kombinacj klawiszy Shift+4.

Efekt mona zobaczy na rysunku 13.5. Rysunek 13.5. Stosujemy w formule wspórzdne bezwzgldne

Znak dolara we wspórzdnych „blokuje” je podczas kopiowania wzoru. S to wspórzdne bezwzgldne.


Rozdzia 13. i Formuy w arkuszach

153

Wzory matrycowe W arkuszu kalkulacyjnym bardzo atwo mona formuowa wzory typu: „Kolumna B jest równa kolumnie A pomnoonej przez 3”. W ramach przykadu wykonaj nastpujce kroki:  Wpisz fragment tabliczki mnoenia.  Zaznacz komórki B2 – B5.  Napisz =.  Zaznacz komórki A2 – A5.  Napisz *2.  Nacinij jednoczenie Ctrl+Shift+Enter.

W komórkach drugiej kolumny pojawi si do dziwny wzór w nawiasach klamrowych (rysunek 13.6). Rysunek 13.6. Wzór matrycowy

Jest on przykadem notacji matrycowej, mechanizmu uywanego nieco rzadziej, ale do ciekawego i wartego poznania.

Operatory matematyczne Tworzc wzory za pomoc arkusza kalkulacyjnego, musimy dostosowa si do jego skadni, która róni si troch od skadni wzorów poznanych na lekcjach matematyki, cho jednoczenie jest do nich zbliona na tyle, na ile to moliwe. Pierwsza znaczca grupa operatorów pozwala wykonywa podstawowe operacje arytmetyczne (tabela 13.1). Tabela 13.1. Operatory matematyczne w arkuszu kalkulacyjnym Operator

Nazwa

Przykad

Wynik

+

Dodawanie

1 + 2

3

Odejmowanie

1 – 2

–1

Negacja

–(1 – 2)

1

*

Mnoenie

2*3

6

/

Dzielenie

20/4

5

%

Procent

22%

0,22 (prezentowany na ekranie jako 22%)

^

Potgowanie

2^3

8


Cz II i Microsoft Excel 2010

154

Istnieje te sporo operatorów uywanych w porównaniach i innych wyraeniach logicznych (tabela 13.2). Tabela 13.2. Operatory logiczne w arkuszu kalkulacyjnym Operator

Nazwa

Przykad

Wynik

=

Równa si

1=2

FASZ

>

Wiksze od

1>2

FASZ

>=

Wiksze od lub równe

1>=2

FASZ

<

Mniejsze

"ala"<"ma kota"

PRAWDA

<

Mniejsze

1<2

PRAWDA

<=

Mniejsze od lub równe

1<=2

PRAWDA

<>

Nie równa si

1<>2

PRAWDA

Aby przetestowa praktycznie opisane tutaj operatory, wpisz w komórce przykadowe wyraenia, oczywicie poprzedzajc je znakiem =. Zmian kolejnoci wykonywania oblicze moesz wymusi nawiasami, np. odmienny wynik uzyskasz w wyraeniu 2+3*5 i (2+3)*5.

Funkcje matematyczne w formuach Excel oferuje olbrzymi grup funkcji matematycznych, których dokadny opis zajby z pewnoci cakiem pokan ksik. Na szczcie, program nie zmusza nas do pamitania, jakie dokadnie funkcje oferuje. Stosujc si do poniszych wskazówek, poznasz prosty sposób wykorzystania bogatej biblioteki dostpnych funkcji i ich wyszukiwania. Wykonaj nastpujcy eksperyment:  Kliknij w obrbie dowolnej pustej komórki.  Nacinij znak równa si (=); na ekranie pojawi si pierwsza proponowana przez Excel funkcja, np. SUMA.  Kliknij trójkcik obok nazwy funkcji Suma, aby wywietli inne,

opcjonalnie proponowane funkcje.  Kliknij przykadowo polecenie Wicej funkcji, aby zobaczy okienko

z przegldark funkcji. Opisane wyej czynnoci ilustruje rysunek 13.7. Zaómy, e chcesz sprawdzi , jak dziaa funkcja REDNIA.


Rozdzia 13. i Formuy w arkuszach

155

Rysunek 13.7. Odszukujemy funkcje wbudowane

Po wybraniu dowolnej funkcji z listy w okienku zobaczysz list jej argumentów (rysunek 13.8). Moesz take poczyta , jak dziaa dana funkcja. Wybierz teraz funkcj REDNIA z listy i kliknij OK. Pojawi si kolejne okienko, powicone ju tylko tej funkcji. Ma ona parametry: Liczba1, Liczba2… Wypenij je wspórzdnymi komórek A1 i B1. Kliknij OK, aby obejrze wynik na arkuszu. Rysunek 13.8. Wstawianie argumentów do funkcji wbudowanej Modyfikacja formuy na arkuszu

Tu po skomponowaniu funkcji mona edytowa jej tre wprost na arkuszu. W tym celu klikasz komórk i w polu formuy modyfikujesz jej tre , a nastpnie potwierdzasz klawiszem Enter lub anulujesz zmiany klawiszem Esc (rysunek 13.9). Rysunek 13.9. Edycja formuy

Oto przykad:  Dwukrotnie kliknij w obrbie komórki C1, aby zmieni jej tre .  Zamiast =REDNIA(A1;B1) wpisz np. =REDNIA(A1;B1;10) i nacinij Enter.


Cz II i Microsoft Excel 2010

156

 Czy widzisz liczb 5? Zgadza si? Oczywicie, e tak: 2+3+10 dzielone przez 3 daje 5! Wiesz ju, jak dziaa funkcja REDNIA. Spróbuj

poeksperymentowa w ten sposób z innymi, które Ci interesuj! Edycj komórki wprost na arkuszu (a nie w pasku formuy) wywoasz za pomoc skrótu klawiszowego F2.

Biblioteka funkcji Excela Okienko wstawiania funkcji wywoasz, naciskajc przycisk znajdujcy si obok paska formuy. Wybierz kategori, aby obejrze dostpne funkcje. Krótkie omówienie kategorii zawiera tabela 13.3. Tabela 13.3. Funkcje Excela Nazwa kategorii

Przykady

Finansowe

Amortyzacje, dywidendy, stopy zwrotu z inwestycji.

Daty i czasu

Operacje na datach, np. obliczanie liczby dni pomidzy dwiema datami, konwersje, obliczanie dnia tygodnia lub innego elementu daty wpisanej w komórce.

Matematyczne

Trygonometria, logarytmy, macierze, sumy, szeregi.

Statystyczne

Czstoci wystpowania danych w zakresie komórek, minima, maksima.

Wyszukiwania i adresu

Odsyacze internetowe, wyszukiwanie wartoci w kolumnach (wierszach).

Bazy danych

Szereg funkcji polegajcych na przetwarzaniu rekordów tzw. bazy danych, czyli zakresów komórek, które tworz list lub baz danych. Baza danych to lista powizanych danych, w której wiersze pokrewnych informacji to rekordy, a kolumny danych to pola. Pierwszy wiersz listy zawiera etykiety poszczególnych kolumn.

Tekstowe

Zamiana wielkoci liter, skracanie i sklejanie cigów znaków, porównywanie, usuwanie zbdnych odstpów z cigu znaków.

Logiczne

Szereg funkcji, które zwracaj wartoci logiczne (prawda lub fasz) na podstawie warunków wpisanych jako argumenty funkcji.

Informacyjne

Analiza zawartoci arkusza i komórek (np. sprawdza, czy w komórce wystpi bd obliczeniowy lub czy jest ona pusta).

Inynierskie

Konwersje pomidzy systemami liczbowymi, logarytmy, liczby zespolone.

Oprócz dostpu poprzez okienko wstawiania funkcji, moesz uy karty Formuy, gdzie odnajdziesz grup Biblioteka funkcji (jest to pierwsza grupa na karcie), która zawiera graficzne odsyacze do najczciej uywanych funkcji (tabela 13.4). Jak atwo zauway , przy niektórych kategoriach pojawia si suwak sugerujcy spory rozmiar oferowanych funkcji — nic w tym dziwnego, Excel zawiera ich tysice!


Rozdzia 13. i Formuy w arkuszach

157

Tabela 13.4. Biblioteka funkcji Excela

.

Przycisk Wicej funkcji kryje setki zaawansowanych funkcji dodatkowych, które przyda si mog inynierom, matematykom lub programistom Excela.

Formuy dla zaawansowanych Karta Formuy zawiera szereg ciekawych narzdzi do wstawiania i sprawdzania formu. Wiele z nich ma zdecydowanie zaawansowany charakter, wykraczajcy poza zakres tej ksiki, ale warto zapozna si cho by z kilkoma z nich, aby skuteczniej pracowa w Excelu. Tworzc formuy w Excelu, atwo si pogubi , gdy nie s one tak intuicyjne w uyciu, jak np. mechanizmy edycji tekstów w Wordzie. Szczególnie sposób adresowania komórek przy uyciu ich wspórzdnych na pewno jest daleki od czytelnoci. Co komu powie oznaczenie $A$3 dla komórki, w której wpisujemy np. kurs dolara? Czy nie prociej byoby napisa KursDolara i uywa tego w formuach? Na szczcie, okazuje si,


Cz II i Microsoft Excel 2010

158

e Excel w bardzo prosty sposób obsuguje oznaczanie komórek (lub nawet zakresów komórek) nazwami uytkownika. Wystarczy uy polecenia Definiuj nazw dostpnego w grupie Nazwy zdefiniowane (rysunek 13.10). Rysunek 13.10. Tworzenie nazwy zdefiniowanej w Excelu

W przykadzie pokazanym na rysunku 13.10 komórka B1 zawierajca kurs dolara zostaa nazwana…KursDolara. Prawda, e to czytelne? Po klikniciu komórki, która zawiera nazw, Excel wywietli t nazw w polu adresowym. Jak mona uy nazwy w formule? Nic prostszego, zamiast B1 wystarczy wpisa KursDolara. Wpisa lub wrcz wybra z listy, gdy Excel podsuwa list dostpnych nazw (rysunek 13.11). Rysunek 13.11. Uywanie nazwy zdefiniowanej w Excelu

Jak uzyska symbol waluty (np. symbol dolara, funta lub euro)? Wbrew pozorom, wcale nie trzeba szuka tych znaków w tablicach symboli i czcionek (karta Wstawianie, polecenie Symbol). Symbol waluty uzyskasz automatycznie kilkoma klikniciami myszy:  Zaznacz komórk lub grup komórek, w których znajduj si wartoci

walutowe (kwoty). W naszym przypadku bd to komórki D3 – D4.  Prawym przyciskiem myszy wywoaj menu podrczne i wybierz z niego

polecenie Formatuj komórki.


Rozdzia 13. i Formuy w arkuszach

159

 Z zakadki Liczby wybierz kategori Walutowe i ustaw podane parametry,

np. takie jak na rysunku 13.12. Rysunek 13.12. Formaty walutowe w Excelu

Symbol waluty „z” pojawia si w komórce automatycznie po sformatowaniu jej przyciskiem (karta Narzdzia gówne). Aby go usun, jako symbol waluty wybierz „ aden” w okienku Formatowanie komórek.

Po zdefiniowaniu kilku nazw w arkuszu mona nad nimi straci panowanie. Warto wówczas uywa menedera nazw, który pozwala zarzdza zdefiniowanymi nazwami — zmienia je lub w ogóle usuwa z arkusza (rysunek 13.13). Rysunek 13.13. Meneder nazw w Excelu

Poznane moliwoci nadawania komórkom czytelnych nazw nie wyczerpuj uatwie Excela w obszarze tworzenia zrozumiaych formu. Wyobramy sobie, e nasz arkusz zawiera kilkadziesit formu, które uywaj wzajemnie swoich wyników czstkowych do budowania kolejnych rezultatów. Sie powiza jest bardzo skomplikowana i nietrudno si w niej pogubi , np. zbudowa zaptlone formuy (akurat takie sytuacje Excel kontroluje na bieco) lub bdne zalenoci. Aby uatwi kontrol spójnoci formu, Excel proponuje dodatkowe funkcje dostpne w grupie Inspekcja. Oto one.


Cz II i Microsoft Excel 2010

160

 Wywietlanie (na yczenie) formu wprost na arkuszu (przycisk

).

 Wizualizacja powiza pomidzy formuami (komórkami) za pomoc

symbolicznych strzaek (

).

Omówione mechanizmy ilustruje rysunek 13.14. Rysunek 13.14. Uatwienia kontroli formu w Excelu

W celu wywietlenia zalenoci pomidzy komórkami kliknij komórk, która Ci intere. Excel sprawdzi i pokae zalenoci w formie suje, i nacinij przycisk strzaek — od razu widoczne bdzie, gdzie w arkuszu jest uywana dana warto.


MS Office 2010 PL w biurze i nie tylko  

Podręcznik MS Office 2010 PL w biurze i nie tylko stanowi wszechstronne wprowadzenie w świat najważniejszych programów wchodzących w skład n...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you