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WinGA – Gestão de Alunos

MANUAL DO UTILIZADOR Versão 4.0


WinGA Gestão de Alunos

ÍNDICE 1.

INTRODUÇÃO __________________________________________________________ 3

2.

REQUISITOS DO SISTEMA ________________________________________________ 4

3.

INSTALAÇÃO DA APLICAÇÃO ______________________________________________ 5

4.

INÍCIO DA UTILIZAÇÃO __________________________________________________ 8

5.

CONFIGURAÇÕES INICIAIS _______________________________________________ 9 5.1 5.2

6.

DADOS DO ESTABELECIMENTO _______________________________________________________ 9 ANO LECTIVO E PERÍODO _________________________________________________________ 10 DA IDENTIFICAÇÃO Á MATRÍCULA… _______________________________________ 11

6.1 6.2 6.3

IDENTIFICAÇÃO ________________________________________________________________ 11 HABILITAÇÕES _________________________________________________________________ 13 MATRÍCULA ___________________________________________________________________ 14

6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6 7.

Pré-Escolar_________________________________________________________________ 1º ciclo____________________________________________________________________ 2º, 3º ciclo e Secundário______________________________________________________ Ensino Profissional ___________________________________________________________ Ensino Recorrente ___________________________________________________________ Cursos de Orientação Profissional _______________________________________________

14 15 15 17 18 19

LANÇAMENTO DA CLASSIFICAÇÃO _________________________________________ 20 7.1 7.2

8.

ENSINO REGULAR DIURNO _________________________________________________________ 20 ENSINO PROFISSIONAL / RECORRENTE _________________________________________________ 22 OUTROS LANÇAMENTOS (SÍNTESES DESCRITIVAS, TERMOS E EXAMES) ____________ 23

8.1 8.2 8.3

SÍNTESES DESCRITIVAS ___________________________________________________________ 23 TERMOS _____________________________________________________________________ 24 EXAMES DO BÁSICO E SECUNDÁRIO ___________________________________________________ 24

9.

ENCERRAMENTO_______________________________________________________ 25

10.

PARAMETRIZAÇÕES ____________________________________________________ 26

10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7

TURMAS _____________________________________________________________________ CURRÍCULOS DOS 2º E 3º CICLOS ____________________________________________________ CURRÍCULOS DOS CURSOS DE ORIENTAÇÃO PROFISSIONAL ___________________________________ CURRÍCULOS DO ENSINO PROFISSIONAL ________________________________________________ AVALIAÇÕES QUALITATIVAS E QUANTITATIVAS ___________________________________________ CRITÉRIOS DE SÍNTESES DESCRITIVAS _________________________________________________ ALÍNEAS _____________________________________________________________________

26 27 28 29 30 30 31

11.

IMPRESSÕES - RELATÓRIOS _____________________________________________ 32

12.

EXPORTAÇÃO DE INFORMAÇÃO ___________________________________________ 33

12.1 12.2 13. 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 14.

ENES E ENEB ________________________________________________________________ 33 ENVIAR INFORMAÇÕES PARA O ME ___________________________________________________ 33 DIVERSOS____________________________________________________________ 34 UTILIZADORES ______________________________________________________________ BACKUPS ___________________________________________________________________ CONFIGURAÇÕES OUTROS _________________________________________________________ ENTRADAS/SAÍDAS ______________________________________________________________ ESTATÍSTICA SECUNDÁRIO _________________________________________________________ CALENDÁRIO ESCOLAR ___________________________________________________________

34 36 37 38 38 39

CONSIDERAÇÕES FINAIS ________________________________________________ 39

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1. INTRODUÇÃO WinGA é a designação para a aplicação de gestão de Alunos de um estabelecimento de ensino (público ou particular), que tem por objectivo a gestão contabilística e financeira de uma forma informática, por outro lado pretende fornecer um conjunto de indicadores que ajude á gestão de um conselho Administrativo de um estabelecimento de ensino. Esta aplicação assenta numa sequência lógica de introdução de dados: Identificação, Habilitações e Matrícula, complementarizados com um conjunto de outras funcionalidades necessários á automatização e facilitador dos processos referidos e também a produção de documentos necessários a esta actividade. Este manual não tem como propósito explicar questões de natureza técnico-administrativa da Área de Alunos, mas apenas indicar aos profissionais administrativos como configurar e utilizar esta aplicação para o bom desempenho das suas funções. Nele estará referenciado o acesso aos diversos formulários e menus e como operar com eles, mostrando os diversos campos de interacção e a lógica da sua distribuição e funcionamento, contudo algumas opções menores não serão referenciadas por serem óbvias ou de imediata compreensão.

Convenções

O que está nestas caixas destina-se a exemplificar determinados procedimentos do programa.

O que está dentro destas caixas destina-se a chamar a atenção para notas importantes. A descrição de uma opção de um menu está a negrito, assim como a descrição de teclas ou palavras que se pretendam destacar, estando separados por uma seta os passos do caminho. Por exemplo, seleccionar a opção do menu Alunos  Identificação. Anglicismos e palavras em inglês estão em itálico. Por exemplo, browser.

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2. REQUISITOS DO SISTEMA Os requisitos mínimos recomendados para a instalação e uso do WinGA no seu PC, são os seguintes:

Posto Servidor: CPU: RAM: 1 1 1 SISTEMA OPERATIVO: INTERNET EXPLORER:

Pentium IV 512 Mb ou superior Monitor VGA (com resolução de 1024x768) Disco rígido com 500 MB livre Unidade de leitura de CDs 2000, XP Versão 6.0

Recomendado: CPU: Pentium IV 3 GHz RAM: 1 Gb 1 Disco rígido com 500 MB livre SISTEMA OPERATIVO: Windows Server 2003 ou 2000 Sistema mirror de discos (RAID) Unidade de Backup

Postos Locais: CPU: RAM: 1 1 1 SISTEMA OPERATIVO: INTERNET EXPLORER:

Pentium III ou superior 128 Mb ou superior Monitor VGA (com resolução de 1024x768) Disco rígido com 500 MB livre Unidade de leitura de CDs Windows 98, NT, ME, 2000 (com Service Pack 3, Microsoft Installer 3.0), XP Versão 6.0

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3. INSTALAÇÃO DA APLICAÇÃO 3.1 Preparação para a instalação Comece por decidir em que drive e directoria (ex: WinGAbd) do disco do servidor irá instalar a base de dados. Crie a directoria no respectivo drive e partilhe-a para a rede. Esta partilha vai ser necessária para que os diversos postos possam aceder aos ficheiros de actualização e outros, como verá na continuação deste item. Dentro da directoria referida será criada (no item 3.2) a subdirectoria Actua, onde serão alojados os ficheiros que permitirão actualizações automáticas nos postos.

3.2 Instalação da base de dados A base de dados pode existir no formato mdb ou no formato SQL da Microsoft (o funcionamento num ou noutro formato reside apenas na existência de um ficheiro de configuração SQL.ini na directoria da base de dados acima referida, em que a sua existência determina o funcionamento em MSSQL e a sua ausência determina o funcionamento em MDB): Base de dados SQL Instalação da base de dados num servidor ou num posto local (situação esta, não aconselhada por perda de desempenho) em Sistema de Base de Dados SQL Server 2000, doravante referido como SQL (poderá em alternativa usar a versão gratuita MSDE, mas que perderá performance acima de 5 utilizadores simultâneos).

Pressupõe-se então, que o estabelecimento de Ensino já possua ou adquira este suporte, contudo segue com o CD de instalação a versão Lite do SQL (MSDE) com um batch file para instalação (InstalaSQL.bat, na directoria SQL), caso o estabelecimento não possua o referido suporte.

NOTA: Seja qual for a solução SQL utilizada, a aplicação pressupõe que exista uma instalação SQL com autenticação Mista (Autenticação por SQL / Autenticação Integrada do Windows), caso contrário poderá não funcionar. Em seguida encontrará na directoria “Base de Dados” do CD uma aplicação “instalamkWinga.exe” que irá instalar a base dados vazia no referido servidor e criar configurações iniciais, assim como os utilizadores predefinidos.

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Ao ser executada esta aplicação aparecerá uma caixa onde deverá preencher o nome do servidor de base de dados SQL Server, informação que irá obtê-la na aplicação SQL Server Service Manager que deverá já se encontrar a correr no servidor.

Deve preencher também um utilizador e respectiva password, com privilégios de administrador no SQL Server. Esse utilizador é fundamental para a instalação da base dados do WinGA. Caso tenha instalado o MSDE que está no CD, poderá (e deverá) utilizar o utilizador “sa” e a

password “truncatura2006”, doutro modo terá que recorrer á entidade ou pessoa que instalou o SQL para o fornecimento de um utilizador com os requisitos referidos no paragrafo anterior. Por último deve preencher o caminho onde irá ficar alojada a base de dados assim como o caminho da partilha (ex: \\Alberto\WinGAbd”) para acesso á directoria Actua no servidor, como descrito no item 3.1, referente á preparação da instalação. Pressione o botão para que sejam criadas as tabelas que constituirão a base de dados Base de dados MDB Neste formato é apenas necessário copiar as bases de dados vazias do CD de instalação e copiálas para a referida directoria descrita no 1º ponto. © Truncatura, Desenvolvimento de Programas Informáticos, Lda 6


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3.3 Instalação da Aplicação WinGA A instalação desta aplicação deve ser feita em cada posto local, ligado em rede com o servidor da base de dados. Encontra o instalador desta aplicação na raiz do CD com o nome “instalaWinGA.exe”.

A aplicação irá necessitar do módulo .Net Framework 2.0 da Microsoft e caso o posto não a possua irá solicitar autorização para a instalar, caso não aceite esta instalação a transferência de dados para o Ministério da Educação não funcionará. É também oferecido como opção a instalação dos módulos de vídeo de ajuda. Módulos estes, que ajudarão o utilizador a melhor compreender o uso da aplicação.

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4. INÍCIO DA UTILIZAÇÃO A entrada na aplicação pressupõe sempre a validação de um utilizador autorizado e numa primeira utilização deve usar o utilizador “Supervisor” predefinido, da classe Supervisor, com a password vazia, falaremos posteriormente no capítulo Utilizadores sobre os diversos tipos.

O layout da aplicação distribui-se por uma área de trabalho onde serão visualizados os diversos formulários de preenchimento, um menu barra vertical com botões de acesso a sub opções e uma taskbar que apresentará diversas informações e avisos úteis.

Aconselhamos muito vivamente a alterar imediatamente a senha de acesso do utilizador Supervisor que se encontra inicialmente definido como Supervisor com o password vazio carregando no botão Diversos Utilizadores->Gestão Intermédia no menu do topo.

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5. CONFIGURAÇÕES INICIAIS 5.1 Dados do estabelecimento A introdução de dados do estabelecimento (Escola Identificação) será uma das tarefas iniciais a efectuar, onde se definirá as informações necessárias para a identificação dos órgãos de gestão, situação geográfica, tipologia do estabelecimento e outras informações que pouco mudarão no tempo. É fundamental contudo o seu preenchimento pois elas irão identificar o estabelecimento em todos os documentos, listagens e exportações. O formulário de preenchimento apresenta um conjunto de separadores, classificando os diversos pedaços de informação a introduzir, tenha em atenção a obrigatoriedade de alguns campos assinalados com “*”.

Um dos campos fundamentais é o do Ano Habilitações Inicial da Escola, pois determina o ano em que a aplicação vai matricular um aluno caso não encontre nenhumas habilitações (este assunto é tratado com maior detalhe no capitulo das Habilitações).

Conselho: A navegação entre campos será mais expedita se utilizar o tabulador do teclado ().

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5.2 Ano Lectivo e Período

As informações relativas ao ano lectivo em que a aplicação irá laborar, serão activadas (inseridas) no botão Diversos Configurações->Ano Lectivo.

Defina o Ano Lectivo em Diversos Configurações->Ano Lectivo.

É neste formulário que devem ser colocados os Anos Lectivos em que o estabelecimento possui matrículas na aplicação. Ao premir o botão Activar Ano, estando seleccionado um ano na lista, a aplicação define esse ano como o Ano Lectivo em que a aplicação vai operar.

NOTA: Quando esta opção é activada pelo utilizador Supervisor afecta todos os outros utilizadores na rede, posicionando-os neste Ano Lectivo. Contudo se o utilizador for um Funcionário, ao mudar o Ano Lectivo afecta apenas o seu próprio posto e temporariamente (é geralmente utilizado para consulta de matrículas de anos anteriores).

O Período ao ser definido pelo Supervisor afecta igualmente todos os utilizadores na rede, condicionando-os a operar apenas no período escolhido.

Defina o Período em Diversos Configurações->Período.

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6. DA IDENTIFICAÇÃO Á MATRÍCULA… O processo de matrícula reveste-se de particular importância num estabelecimento de ensino, atendendo a regras, normas, portarias, despachos e Legislação em vigor que regulamentam e determinam a passagem de um aluno e respectiva matrícula. Esta aplicação pretende, dentro do possível, estar imbuída de heurísticas que facilitem este processo e minimize o erro. Assim, no processo de matrícula, é necessário o aluno estar identificado por um número de processo, nome, idade, sexo … (Identificação), é necessário analisar as habilitações do aluno para o matricular no ano escolar correcto (Habilitações) e por fim a matrícula (Matrículas) do aluno não descurando situações particulares inerentes ao seu passado (disciplinas em atraso no caso do secundário). Será então por esta ordem que vamos analisar cada um dos formulários.

6.1 Identificação É neste formulário onde se registam os dados pessoais do aluno, dados esses que não dependam da matrícula, nomeadamente: Nome, Número de Processo, Data de Nascimento, Bilhete de Identidade, Naturalidade e Nacionalidade, … ; Contactos: Residência, Telefones, email, … ; Filiação: Nomes dos Pais, Actividades Profissionais, Formação Académica, … ; Dados Estatísticos e Serviço de Saúde. Aceder ao menu Alunos->Identificação:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida F5. O nº de processo é sequencial, quer isto dizer que aquando do preenchimento de uma nova ficha de identificação, deve ser omitido o nº de processo pois ele será incrementado após a gravação (ver figura em anexo).

A chamada de uma ficha é efectuada digitando o nº de processo e premindo a tecla Enter, ou então premindo o botão de Procura que lhe dará outras possibilidades de pesquisa. No exemplo da figura em anexo, fez-se a pesquisa usando o metacaracter asterisco para filtrar alunos que © Truncatura, Desenvolvimento de Programas Informáticos, Lda 11


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possuam a palavra Tavares algures no seu nome, devolvendo uma lista correspondente, onde nas últimas duas colunas se podem observar o ano e turma em que esses alunos se encontram matriculados no presente ano lectivo. Um clique duplo num aluno abrirá a respectiva ficha. NOTA: Sempre que digitar o nº de BI, a aplicação irá validar a existência desse número nalguma ficha.

Aviso: O preenchimento detalhado do formulário de Identificação é fundamental, para o envio de dados para o Ministério de Educação.

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6.2 Habilitações Este formulário é preenchido automaticamente após o encerramento de um ano lectivo, operação esta que analisa a matrícula desse ano e coloca as notas de um aluno, determinando a sua transição ou conclusão. Contudo, quando um aluno ingressa pela 1ª vez neste estabelecimento, a aplicação desconhece o passado do aluno, é pois fundamental o preenchimento deste formulário antes de se passar para a matrícula, excepto na situação em que o aluno vai ingressar o ano inicial da Escola (ex: uma escola secundária com 3º ciclo, o ano inicial será o 7º ano), neste caso não é necessário preencher habilitações a aplicação na ausência desta informação vai matricular o aluno no ano inicial.

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida F6. O preenchimento manual de habilitações é uma operação delicada pois se não for bem preenchido origina uma má matrícula, ou pior, pode provocar cálculos errados de média. A tendência ao olhar para este formulário é confundi-lo com um Registo Biográfico, quando não é, aqui apenas se encontram notas transitáveis, as regras aqui aplicadas são administrativas, e é neste sentido que alertamos para a devida atenção no preenchimento manual destes dados. Alertamos novamente para o facto de que o encerramento de um ano lectivo irá preencher as habilitações automaticamente. Sempre que um aluno solicita um Certificado de Habilitações, não será necessário preencher informação extra, pois a informação a exibir/imprimir será a contida neste formulário e adaptado á situação, i.e. se o aluno não concluiu, o texto a exibir será “a frequentar” ou “frequentou”.

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6.3 Matrícula A matrícula está distribuída por formulários diferentes conforme o ciclo de estudos que o aluno frequenta. Assim, existe: um formulário para o pré-primário, um formulário para o 1º ciclo, um formulário comum para 2º, 3º ciclos e Secundário diurno, um formulário para o ensino Recorrente, um formulário para o ensino Profissional e um formulário para os Cursos de Orientação Profissional.

6.3.1 Pré-Escolar A matrícula neste formulário efectua-se digitando o nº de processo do aluno e premindo a tecla enter, que irá chamar os dados da ficha de identificação. Em seguida deve ser escolhido estabelecimento de ensino que o aluno frequenta. Aceder ao menu Alunos->Pré-Escolar:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida ctrl+F7.

Caso o estabelecimento de ensino esteja estruturado por classes (normalmente divididas por idades) e por sua vez dividida por grupos poderá fazê-lo na aplicação.

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6.3.2 1º ciclo O preenchimento deste formulário em tudo é semelhante ao anterior, excepto em campos, como Ano e Turma que são desadequados para o pré-escolar. Aceder ao menu Alunos->1º Ciclo->Matrícula:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida shift+F7.

6.3.3

2º, 3º ciclo e Secundário

A matrícula de um aluno é um processo simples quando o aluno possui um passado (registado na aplicação informática), resumindo-se á escolha das disciplinas de opção no presente ano lectivo, o registo da turma, o nº de ordem na turma, qual o encarregado de educação e caso existam desdobramentos de disciplinas em turnos, deve-se indicar o turno em que está inscrito (observar imagem em anexo). Se o aluno está a frequentar o estabelecimento de ensino pela 1ª vez e é repetente no presente ano lectivo, deve também ser assinalado o nº de matrículas (que por defeito está com 1), isto não será necessário nos anos subsequentes, pois será incrementado automaticamente. A matrícula no 2º e 3º ciclo, obriga no inicio de cada ano lectivo á configuração dos Currículos que difere em cada estabelecimento de ensino. No caso do ensino secundário é comum a todos os estabelecimentos e assim, a aplicação possui já os planos curriculares embebidos. Estas configurações são abordadas posteriormente neste manual no capítulo de Parametrizações (Menu Editar-Currículos 2º Ciclo e 3º Ciclo) Aceder ao menu Alunos->Matrícula:

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Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida F7.

É também na matrícula que deverá preencher dados estatístico referentes ao aluno, essa informação será necessária para o envio de dados para o Ministério da Educação periodicamente.

Quando um aluno solicita uma anulação de matrícula a uma disciplina, ou o conselho de turma delibera uma exclusão por faltas, ou ainda o aluno é transferido, isto dará origem a um averbamento, sendo que, no básico a aplicação irá afectar todas as disciplinas, caso o aluno seja do secundário irá apenas afectar a disciplina em causa. Em qualquer destes casos é neste formulário que deve ser preenchida esta informação que irá afectar e fechar o lançamento de notas a estes alunos conforme as situações.

As câmaras Municipais ao qual pertencem alguns estabelecimentos de ensino, solicitam anualmente uma listagem de alunos divididos por zona de transporte escolar. Essa é a razão pelo qual existe o campo zona, que quando vazio e pressionada a tecla enter, faz despoletar um formulário onde poderá preencher as zonas de transporte que originará a listagem (ver capítulo da impressão).

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6.3.4 Ensino Profissional

A matrícula de um aluno no Ensino Professional começa pela escolha do ciclo Escolar (3º ciclo ou Secundário) e em seguida pelo plano curricular conforme o decreto lei em que a escola iniciou o curso. Em seguida é feita a escolha do curso, a língua estrangeira a frequentar e por último os módulos a atribuir ao aluno. É contudo sempre possível posteriormente a alteração ou acrescentar disciplinas, tal como a legislação assim o prevê. É necessário contudo preencher o nº de horas de cada módulo em cada ano, e essa tarefa será abordada posteriormente no capitulo de Parametrizações (Menu Editar->Currículos do Ensino Professional), para que o curso fique disponível para matricula. Pode observar na figura em anexo que o aluno está matriculado a Português no 4º módulo na turma E tendo tido equivalência em 3 módulos com 15 valores. Quando é feito o encerramento do aluno a uma disciplina a coluna da situação passa a conter o valor com que transitou o módulo e é matriculado automaticamente no módulo seguinte. Após a conclusão de todos os módulos o encerramento vai colocar a média na respectiva célula abaixo do nome da disciplina e põe um visto na célula concluiu. Se for colocado um visto na célula Equivalência à Formação Geral e/ou Equivalência à Formação Técnica, a aplicação assinala concluiu em todas as disciplinas correspondentes à formação geral e/ou formação técnica conforme o caso. É sempre possível alterar ou adicionar disciplinas com o decorrer do percurso escolar. O botão Aplicar turma às restantes disciplinas, é apenas uma funcionalidade que irá preencher a turma escolhida na disciplina seleccionada pelas restantes disciplinas do aluno. Aceder ao menu Alunos->Ensino Professional:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida ctrl+F8. © Truncatura, Desenvolvimento de Programas Informáticos, Lda 17


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6.3.5 Ensino Recorrente Este formulário em quase tudo é semelhante ao Ensino Professional no seu modus operandis, apenas o conteúdo de alguns campos sofrem designações diferentes. Depende do plano curricular ao abrigo do despacho/decreto-lei em que o estabelecimento pretende matricular o aluno. Contudo, os cursos ao abrigo do Decreto-Lei 74/2004 por módulos capitalizáveis são semelhantes ao Ensino Profissional.

Aceder ao menu Alunos->Nocturno->Matrículas:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida F8.

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6.3.6 Cursos de Orientação Profissional Originalmente designado como 9º ano +1 este curso agora designado Orientação Profissional, possui um perfil diferente dos anteriores formulários e como tal o seu layout apresenta uma configuração diferente. É necessário previamente configurar o Plano Curricular dos CEF, abordada posteriormente no capitulo de Parametrizações (Menu Editar->Cursos de Orientação Professional), para que o curso fique disponível para matricula. Aceder ao menu Alunos->Cursos de Orientação Profissional:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida F9.

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7. LANÇAMENTO DA CLASSIFICAÇÃO O lançamento de classificações como acto pedagógico, assume particular importância no final de cada período lectivo, tarefa efectuada geralmente por directores de turma (ou docentes da disciplina), conforme o estabelecimento de ensino e os recursos informáticos que possuam. Esta aplicação oferece diversas formas de lançamento conforme o currículo, ou cargo. Assim encontrará formulários para o ensino regular diurno, recorrente, ensino Professional e CEF’s.

7.1 Ensino Regular Diurno Se o utilizador se identificar perante a aplicação como director de turma, terá acesso ás suas direcções de turma, onde poderá fazer o lançamento de duas formas, o lançamento por disciplina ou por aluno. Em estabelecimentos de ensino onde a rede informática se estende ás salas de reunião de avaliação, a avaliação pode ser feita por aluno, como pode ver na figura em anexo. Aceder ao menu Alunos->Lançamentos->Notas e Faltas por Turma/Notas e Faltas por Aluno:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida ctrl+N.

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Contudo, devido á insuficiência de estruturas e recursos informáticos, o mais usual é o director de turma lançar previamente as classificações por disciplina (ver figura me anexo) e efectuar uma impressão de uma pré-pauta que levará para a reunião de avaliação, o qual posteriormente imprimirá a pauta final.

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida ctrl+L.

As classificações dependem do nível de ensino em que se efectuam, e da disciplina, como o caso de disciplinas onde a classificação é qualitativa.

A transição do aluno no último período é automática no ensino secundário, obedecendo ás regras em vigor, mas nos 2º e 3º ciclo, a decisão de transição cabe ao concelho de turma, ficando disponível uma coluna do formulário para que o director de turma defina a transição (ou não) do aluno.

A inserção de alíneas no lugar da classificação é também possível. O capítulo de Parametrizações fará referência a uma lista de alíneas predefinidas.

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7.2 Ensino Profissional / Recorrente Este formulário, apesar de um layout diferente, funciona de um modo semelhante ao anterior e é comum ao ensino recorrente apesar de ser chamado por menus diferentes. Aceder ao menu Alunos->Ensino Profissional/Nocturno->Notas e Faltas por Disciplina:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida shift+ctrl+F8 e ctrl+F8 respectivamente. Estes formulários, possuem também um botão de atalho para a impressão das respectivas pautas de avaliação. © Truncatura, Desenvolvimento de Programas Informáticos, Lda 22


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8. OUTROS LANÇAMENTOS termos e exames)

(sínteses

descritivas,

8.1 Sínteses Descritivas Este formulário pretende responder ás necessidades de envio aos encarregados de educação no final de cada período, dos critérios e apreciações na avaliação de cada aluno por disciplina. O facto de cada estabelecimento de ensino possuir a sua própria grelha de avaliação e a constatação de que diferem entre eles, é esta a razão que a aplicação possui três botões (Sínteses descritivas, Critérios de Avaliação e Avaliação Global) que pretende ir de encontro ás diferentes necessidades de cada estabelecimento.

Seleccionando a célula de Síntese Descritiva e efectuando um duplo clique sobres os textos disponíveis, irá sendo preenchido a célula do aluno saltando para a seguinte, de forma a facilitar e agilizar este processo. A impressão destes documentos estão disponíveis no menu de Impressão, que posteriormente será abordado neste manual. Aceder ao menu Alunos->Lançamentos->Sínteses Descritivas por Turma:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida ctrl+S.

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8.2 Termos Este formulário tem levantado algumas controvérsias de natureza legal, contudo não é nosso propósito discuti-lo nestas páginas, mas sim mostrar algumas funcionalidades, que a pedido de alguns estabelecimentos, nos motivaram a desenhá-lo com o objectivo de desburocratizar este processo, que se tem revelado moroso (por ser manuscrito) e que por ser impresso por um método informático, não retira os procedimentos de segurança que este importante documento assim o obriga. A reimpressão dos documentos ficam assinaladas para aumentar o nível de segurança. Aceder ao menu Alunos->Termos:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida ctrl+R.

8.3 Exames do Básico e Secundário Este formulário não só permite o lançamento de exames a nível de escola e equivalência à frequência, como apresenta os dados recolhidos da aplicação nacional de exames ENES/ENEB. Aceder ao menu Alunos->Exames->Básico/Secundário:

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9. ENCERRAMENTO O encerramento é o processo pelo qual a aplicação analisa a matrícula do presente ano lectivo e encerra o processo de cada aluno, preenchendo as habilitações do aluno com as notas transitáveis e determinando a forma como se efectuará a matrícula no próximo ano lectivo. Este processo deve ser despoletado no fim de cada ano lectivo e pode ser efectuado duma forma global (processo moroso), por Ano/Turma(s) ou por aluno. Quando feito duma forma global, irá apresentar um relatório da análise:

O encerramento poderá ser executado mais de que uma vez (por exemplo após uma melhoria de nota num exame, é necessário voltar a encerrar um aluno para que a melhor nota conste nas habilitações). Deve contudo ter presente que a aplicação irá substituir apenas se a nota obtida for melhor que a anterior. No caso dum engano num lançamento de classificação em que a nota lançada for superior á de que deveria constar e o encerramento tiver sido efectivado, tem que ser corrigido posteriormente e manualmente nas habilitações (porque a regra de base na análise pelo encerramento é sempre a favor do aluno). Aceder ao menu Alunos->Encerramento:

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10. PARAMETRIZAÇÕES Este capítulo será dedicado a todas as parametrizações essenciais para o bom funcionamento da aplicação, parametrizações essas que aludem á elaboração curricular de cursos do ensino básico e profissional, assim como a definição dos níveis e tipos de avaliação exigidos nos referidos cursos, alíneas, a inserção de aulas previstas e dadas a cada disciplina por turma, etc.

10.1 Turmas A necessidade de preencher o nº de aulas previstas e dadas para que constasse nas fichas de informação enviadas aos encarregados de educação, foi a origem da criação deste formulário que está também acessível a cada director de turma aquando do lançamento de classificações no final de cada período. Aceder ao menu Editar->Turmas:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida ctrl+T.

É também neste formulário, na secção Professores, que se atribui o NIF de cada professor que lecciona cada disciplina, esta informação é fundamental para o envio de dados para o Ministério de Educação.

Por último, a secção Configurações permite a geração sequencial de número de turma, ordenando os alunos por ordem alfabética, esta tarefa é geralmente efectuada após a constituição da turma.

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10.2 Currículos dos 2º e 3º ciclos A estrutura Curricular do 2º e 3º ciclo, apesar de definida na sua essência, permite que cada estabelecimento de ensino o possa adaptar conforme as realidades do tecido social, empresarial e artística da localidade onde pertence. A oferta de disciplinas e a carga horária, varia pois em cada estabelecimento de ensino e este formulário tem o propósito de configurar a estrutura curricular ofertada pela escola num determinado ano lectivo. Aceder ao menu Editar->Currículos 2º Ciclo/3º Ciclo:

Permite também a configuração de cursos que o estabelecimento ofereça (geralmente de carácter profissional) e que não sigam o padrão regular, premindo o botão Cursos e por sua vez o botão Novo neste subformulário.

Após o que no no formulário principal terá que pressionar o botão de Adicionar/Editar Disciplinas, onde poderá inserir tanto disciplinas com designação oficial, como criar Novas designações a nível de Escola (ver exemplo na figura abaixo).

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10.3 Currículos dos Cursos de Orientação Profissional Este formulário serve o propósito de configuração dos cursos ditos de Orientação Profissional, originários dos antigos 9º+1. Aceder ao menu Editar->Cursos de Orientação Profissional:

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10.4 Currículos do Ensino Profissional Muitos dos Currículos do Ensino Professional ainda se encontram em fase de aprovação no momento de escrita deste manual. Contudo é necessário a cada estabelecimento de ensino assinalar a distribuição dos módulos que cada curso irá ter por cada ano lectivo. Aceder ao menu Editar->Currículos do Ensino Profissional:

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10.5 Avaliações Qualitativas e Quantitativas As classificações disponíveis para o Lançamento de Classificações serão disponibilizadas nestes formulários e que regulará o que cada docente poderá lançar dependendo da avaliação definida no menu da estrutura curricular (acima referida neste capítulo). Aceder ao menu Editar->Avaliações Qualitativas/Quantitativas:

10.6 Critérios de Sínteses Descritivas Serve o propósito deste formulário a criação de textos para as síntese descritivas comuns a todos os directores de turma aquando do seu preenchimento. Contudo o director de turma poderá sempre criar os seus textos no referido formulário (Alunos->Lançamentos->Sínteses descritivas por turma). Aceder ao menu Editar->Critérios das Sínteses:

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10.7 Alíneas Será este o formulário onde serão preenchidas as alíneas que os directores de turma poderão utilizar nos momentos de avaliação. Aceder ao menu Editar->Alíneas:

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11. IMPRESSÕES - RELATÓRIOS As impressões de documentos e relatórios numa aplicação, dispensam pela sua natureza qualquer explicação, resta referir, que houve uma preocupação em produzir todos os documentos necessários a este tipo de actividade. Assim, poderá encontrar os esperados documentos, tanto administrativos como pedagógicos: Relação de Alunos, Pauta de Avaliação, Fichas de Informação para Encarregados de Educação, Certidão de Habilitações, Certidão de Matrícula, Registo Biográfico, Impressos de Matrícula, diversos Requerimentos, Folha de fotos para o Livro de Ponto, Listagens de Alunos e outros documentos específicos conforme os planos curriculares. Todos estes documentos poderão ser exportados para diversos formatos standard. Alguns destes documentos estão acessíveis por botões dentro de alguns formulários, para uma resposta mais expedita ás diversas necessidades dos utilizadores. Aceder ao menu Alunos->Imprimir:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida F11.

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12. EXPORTAÇÃO DE INFORMAÇÃO Existem alguns processos de exportação/importação que a aplicação efectua, nomeadamente para as aplicações de exames Nacionais ENES (Secundário) e ENEB (Básico), assim como o envio em determinados momentos para o Ministério de Educação de informação relativa a alunos (MISI).

12.1 ENES e ENEB A informação exportada para a aplicação Nacional de Exames, tanto no básico com no Secundário, será a: Identificação, Disciplinas e Habilitações (apenas no Secundário) de cada aluno. Após cada exportação, a aplicação emite um relatório dessa mesma operação com informação que consideramos relevante e que ajudará o profissional a avaliar, porventura, situações anómalas, ou então concluir que no processo tudo correu bem. A necessidade, no Encerramento do ano lectivo, dos resultados de exame de cada aluno, e para evitar a redigitação de informação, a aplicação importa inscrições e resultados de exame das referidas aplicações. Aceder ao menu Alunos->ENES…./ENEB….:

Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida ctrl+E / crl+B.

12.2 Enviar Informações para o ME É neste formulário que é possível gerar o ficheiro para enviar nos diversos momentos anunciados, para o Ministério da Educação, relativo à Área de Alunos. Aceder ao menu Alunos->Enviar Informações para o ME:

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Conselho: O acesso a este formulário pode também ser efectuado através da tecla rápida ctrl+M. No final de cada geração e/ou envio de ficheiro, é exibida um relatório respeitante a essa mesma operação, nomeadamente se correu tudo bem ou não e que tipo de erro é que ocorreu (no caso de ter falhado). O ficheiro gerado é guardado na directoria “MinEdu” que por sua vez se encontra no servidor na referida directoria partilhada descrita no capítulo 3.1, se por alguma razão a aplicação não puder enviar o referido ficheiro, poderá sempre submetê-lo acedendo ao endereço http://misi.edu.pt/escolas/ entrando com o username e password que o Ministério da Educação forneceu.

13. DIVERSOS

13.1 UTILIZADORES O acesso á aplicação e suas funcionalidades está condicionada pelo perfil do utilizador, sendo que o utilizador com a máxima autoridade é o Supervisor. É este utilizador que determina o ano lectivo e período da aplicação, tal como já foi referido neste manual, é também tarefa deste utilizador a criação de novos utilizadores e suas parametrizações, assim como as diversas configurações (Currículos, exportações, dados da Escola, etc…) que exigem um responsável. No entanto existem outros perfis de utilizadores, tal como: o funcionário administrativo, que lhe dá acesso a alguns formulários e impressão de documentos inerentes à sua especificação; o director de turma que permitirá fazer o lançamento de classificações a todas as disciplinas da sua turma e lançamento de número de aulas previstas; o professor, que permitirá fazer o lançamento de classificações apenas ás suas disciplinas. © Truncatura, Desenvolvimento de Programas Informáticos, Lda 34


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Este formulário tem pois a tarefa da definição de regras de utilização conforme as orientações e especificações de cada estabelecimento de ensino. Aceder ao menu Diversos->Utilizadores->Gestão Intermédia:

Só o utilizador Supervisor é que pode criar e apagar os utilizadores.

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13.2 BACKUPS MSSQL No CD encontra na pasta Utilitários, uma aplicação (TBackup), que (após instalada) vai permitir agendar backups em SQL para um caminho á escolha. Para que efectivamente sejam feitos backups periódicos é necessário que o serviço SQL Server Agent esteja a funcionar e poderá fazêlo escolhendo-o na opção Services (da aplicação já acima mencionada: SQL Server Service Manager) e premindo o botão Start, não esquecendo de colocar um visto na opção de AutoStart. Este serviço quando activo, permite que backups (ou outras tarefas) que estejam agendado(a)s possam ser executados regularmente.

MDB É possível configurar a aplicação para que na 1ª utilização diária verifique a existência de uma cópia de segurança, e a faça caso não exista. Isto apenas se aplica quando o formato de base de dados utilizado é do tipo MDB.

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13.3 Configurações Outros Reservamos este formulário para configurações específicas, onde as deliberações internas de cada estabelecimento exigem diferentes funcionamentos ou comportamentos, como pode observar nas imagens abaixo vizualizadas. Aceder ao menu Diversos->Configurações->Outros:

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13.4 Entradas/Saídas Este formulário irá mostrar uma listagem dos utilizadores (acessível apenas ao Supervisor) que se validam na base de dados e é apenas meramente informativo. Aceder ao menu Diversos->Utilizadores->Entradas/Saídas:

13.5 Estatística Secundário Quando é impresso uma pauta de avaliação para reuniões de avaliação, é possível imprimir com informação estatística, cujo objectivo é facilitar a tarefa do preenchimento da acta da reunião. A nível do ensino secundário apenas era preciso obter a percentagem de positivas e negativas, contudo tem-nos sido solicitado para que essa estatística se assemelhasse ao ensino básico, isto é, com contagens por intervalos de níveis. Aceder ao menu Diversos->Configurações->Estatística Secundário:

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13.6 Calendário Escolar O preenchimento deste formulário determina o limite de marcação de faltas em cada período e irá afectar a aplicação satélite “Faltas Diárias” aos utilizadores director de turma e professores, que a utilizem. Aceder ao menu Diversos->Configurações->Calendário Escolar:

14. CONSIDERAÇÕES FINAIS Esperamos, com este manual, ter contribuído para uma melhor compreensão do espírito da aplicação. Assumimos contudo o compromisso de o ir mantendo actualizado á medida que a aplicação o for também, pois, doutra forma conceitos referidos neste manual, ficariam desenquadrados ou ultrapassados. Ficamos ao Vosso dispor através da nossa linha de apoio ao cliente tel. - 256838366 , fax – 256 084 734 ou mail – info@truncatura.com Atenciosamente, Pela Truncatura, Lda

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