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Proyectos de Digitalizaci贸n y Gesti贸n Documental

Hugo Carri贸n G. Noviembre de 2012


Contenido Hora

Actividad

09:00 a 10:00

Principios de digitalización

10:00 a 11:00

La digitalización en el contexto archivístico

11:00 a 11:30

Coffee Break

11:30 a 13:00

Enfoque de gestión documental

13:00 a 14:00

Almuerzo

14:00 a 15:30

Formulación y gestión de proyectos de digitalización

15:30 a 16:30

Elaboración de términos de referencia

16:30 a 17:00

Conclusiones y evaluación

2


1. Principios de digitalizaci贸n


Desafíos de la conversión análoga-digital • La digitalización consiste en capturar una imagen mediante un proceso de escaneo y posterior almacenamiento.

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Pasos previos a la captura • Evaluación – Estado de los documentos – Peso del papel (g/m2) Tipo de soporte

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Ejercicio de peso de papel • • • • • • • • • •

Peso de una resma de papel de 75 g/m2 1 m2 es decir 100x100 cm pesa 75 g 10.000 cm2 pesan 75 g Una hoja A4 mide 21 x 29,7 cm Una hoja A4 tiene una superficie de 623,7 cm2 En 1 m2 hay 16,03 hojas A4 Cada hoja A4 pesa 4,7 g (+- 0,1 g) Una resma tiene 500 hojas Una resma pesa 2350 a 2400 g Es decir 2,4 Kg es decir 5,3 libras 6


Preparación del material • Inventario – Cantidad (metros, cajas, imágenes)

• Catalogación y descripción – Tipología – Soporte – Estado

• Preparación física – Desengrapar – Desempastar (evaluar) – Quitar soporte

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Proceso y dispositivos de captura • Tipos de escáneres – Formato – Velocidad – Resolución

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Escรกneres especiales

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Protocolos de captura • Especificaciones de escaneo – – – – – –

Resolución Dimensión Profundidad Tamaño Compresión Formato

• Especificaciones dependen de – Tipo de documento – Objeto de la digitalización – Eficiencia digital accesibilidad/fidelidad 10


Resolución • Se mide en dpi (dots per inch) es decir puntos por pulgada (ppp) • Resolución de pantalla diferente a la resolución de impresión • La resolución depende de las dimensiones • “Una buena resolución” es un concepto subjetivo

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Profundidad

Blanco y negro (1 bit)

Escala de grises (8 bits)

Color (24 bits)

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Ciclo de vida de los documentos digitales

Fuente: teostek

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Recomendaciones para la digitalización masiva • Configuración de centro de digitalización – Diseño de línea de fábrica – Coordinación – Supervisión

• Recursos humanos – Capacitación – Seguridad y ergonomía

• Infraestructura – Carga eléctrica – Conectividad – Ventilación 14


2. La digitalizaci贸n en el contexto archiv铆stico


Gestión archivística como paso previo a la digitalización • Escanear archivos desorganizados genera información digital inútil • Si se escanea basura, obtendremos basura digital • La estructura de organización física, debe mantenerse en el formato digital.

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Principios archivísticos • Principio de procedencia – Es aquél según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede – Teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes

• Principio de orden natural – Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción

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Procesos de identificación y clasificación • Sistema de clasificación y ordenamiento – Criterios de clasificación – Reconocer, definir los grandes grupos que formar el archivo (secciones, series, materias, colecciones) – Clasificación (clases dentro del archivo) – Ordenamiento (cronológico, alfabético, secuencial)

• Cuadro de clasificación – “los cuadros de clasificación reflejan la actividad de la organización de la cual derivan y normalmente están basados en un análisis de las actividades de la organización. Los cuadros pueden usarse para una variedad de procesos de gestión de los documentos” (ISO 15489-1:2001) 18


Codificación • La codificación complementa el cuadro de clasificación • Consiste en la asignación de letras, números o una combinación de ambos a los distintos niveles de clasificación, precediendo a la denominación de la serie. • Su estructura puede ser jerárquica o secuencial, es decir, que los componentes del código reproduzcan una escala jerárquica, la estructura del • cuadro de clasificación 19


Transferencia y conservación • Definir responsables – Comité – Delegados departamentales – Procedimiento de valoración

• • • •

Tipos de documentos Cuadro de retención Conservación Eliminación Transferencia

Archivo intermedio Conservación Valoración Eliminación 20


Marco legal y normas vigentes • • • •

Ley del sistema nacional de archivos Ley de comercio electrónico Ley de transparencia y acceso a la información Otras normas – Reglamento de Bienes del Sector Público – Ley de Régimen Administrativo – Ley de Compañías – Ley Orgánica de Administración Financiera y Control – Ley de Régimen Tributario Interno – Ley Notarial – Ley de Registro – Código de Comercio – Ley de Control Constitucional 21


3. Enfoque de gesti贸n documental


Algunos términos antes de empezar • • • • •

ERP = Enterprise Resource Planning CRM = Customer Relationship Management BPM = Business Process Management CMS = Content Management System ECM = Enterprise Content Management

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Enfoque de ECM

Gesti贸n

2

5

Preservaci贸n

3

BPM Captura

1

Entrega

6

4

Seguridad 24


1. Captura • • • • • • •

Definición de documentos y contenido Digitalización Procesamiento de imágenes Procesamiento de formas Reconocimiento Categorización / Taxonomía Indexación

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2. Gestión • Gestión de documentos – – – –

• • • • •

Creación Revisión Aprobación Control de versiones y búsqueda

Almacenamiento de archivos Administración del correo electrónico Administración de información multimedia Administración de contenido web Colaboración

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3. Preservación • Repositorios – Estructurados – No estructurados

• Almacenamiento – CDs, DVDs, RAID, papel

• Almacenamiento de largo plazo – Papel, cinta, microfilm. Directrices de preservación: física y lógica

• Migración de medios y plataformas • Respaldos y Recuperación de desastres

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4. Entrega • Búsqueda y recuperación – Sindicación – Empaquetamiento – Localización - recasting – Personalización

• Publicación – – – –

Impresos Email Fax Portal – sitios web

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5. Integración a Procesos • Administración de procesos – – – –

Identificación Monitoreo Identificación Simulación

• Flujo de trabajos – Identificación de flujos manuales – Integración con gestión documental – Reglas y jerarquía de nodos

Hugo Carrión G.

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6. Seguridad • Relacionado con el acceso restringido a contenido, durante la creación, gestión, almacenamiento y entrega. • Administración de derechos digitales • Firmas digitales • Infraestructura de Clave Privada o Pública

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Las 5Cs del ECM • Principios del enfoque ECM – – – – –

Contenido Colaboración Cumplimiento Continuidad Costo

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C1: Contenido • El contenido es la razón de las organizaciones • Debe entenderse no como un documento o simple información • El contenido tiene un “ciclo de vida” • El contenido nace, vive y muere • La tecnología se adapta al contenido, no al revés

Hugo Carrión G.

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C2: Colaboración • Es el “arte” de trabajar juntos • Se fundamenta en la sinergia: 1+1=3 • Hay tecnología simple que la facilita: chat, email, foros, wiki, etc. • Cultura de colaboración • Identificación de islas de información

Hugo Carrión G.

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C3: Cumplimiento • Acatamiento de normas y principios del ciclo de vida. • Ejemplo: – – – – – –

Estándares de digitalización Procesos de aprobación Protocolos de respaldo Procedimiento de recuperación Procedimientos de difusión Seguridad

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C4: Continuidad • Disponibilidad del contenido • Alta disponibilidad para procesos de misión crítica • Centros de operación de crisis • Procedimientos para cadena de mando y otros roles • El estado y sus agencias deben garantizar el acceso continuo a la información 35


C5: Costo • • • • • •

Varios costos involucrados Costo del proyecto EMC Costo de la NO implementación de un EMC Cálculo del ROI Análisis Costo-Beneficio Incluir todos los costos: HW, SW, Comunicaciones, Capacitación, Consultoría • Calcular los beneficios: ahorros, eficiencia, opinión pública, supervivencia.

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Sistemas de gesti贸n documental

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Interoperabilidad con Quipux • Sistema de gestión documental de la Administración Central • Ventajas – Sistemas basada en web – Integración de plantillas – Funcionalidad de firmado electrónico

• Desventajas – Disponibilidad y confiabilidad – Limitada interoperabilidad

• Desafíos – Liberación de web services para integración total 38


4. Formulaci贸n y gesti贸n de proyectos de digitalizaci贸n


Razones para digitalizar • Facilitar nuevas formas de acceso y uso interno • Preservación de la documentación • Mejorar el acceso público y transparencia Selección de criterios • Contenido • Demanda • Estado físico

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Evaluación de necesidades • Evaluación de necesidades – Políticas y prácticas existentes (acceso y preservación) – Deficiencias identificadas – Objetivos del Proyecto

• • • • •

Acotar el alcance del proyecto Empezar por proyectos piloto Crecimiento modular Implementación por fases Validación de metodología

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Gestión del Proyecto – Formación en informática general – Formación en técnicas de conversión digital – Conversión digital de materiales originales • Documentos • Soportes multimedia

– Adaptación de los procedimientos de catalogación para la indización y captura de metadatos – Diseño y publicación en repositorio – Negociación sobre los derechos de autor

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Indicadores • Indicadores de rendimiento – – – –

Reunir datos del progreso del proyecto Nivel de producción de un escáner Estimación de captura de metadatos Valores medios producción por persona

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Gestión del Proyecto • Personal – Perfiles por conocimiento, experiencia y capacidad – Asignación de responsabilidades – Delegación de tareas

• Calendario – Comienzo, duración, culminación – Proyectos pilotos – Objetivos de conversión. P. ejm. 20.000 imágenes diarios

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Gestión del Proyecto • Estimación de costos – Costos operativos • • • •

Materiales Equipamiento Transporte Servicios

– Costos de personal • • • •

A tiempo completo A tiempo parcial Personal contratado Consultores

– Costos organizativos • • • •

Gestión Administración Desarrollo organizativo Gastos Generales

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Gestión de proveedores • Hardware – Servidores – Escáneres – Almacenamiento

• Software – Captura – Gestión documental – Software a la medida

• Conectividad

• Servicios – Transporte – Limpieza

• Insumos – Mobiliario – Cajas, carpetas

• Gestión archivística • Asesoría • Capacitación 46


Recomendaciones para la gestión • Formulación del proyecto clara • Dimensionamiento detallado – – – –

Volumen de digitalización Cuadro de clasificación Estructura de metadatos Protocolo de captura

• Considerar transición entre un proyecto de digitalización y el proceso de digitalización • Cierto tamaño de proyecto requiere fiscalización

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5. Elaboraci贸n de t茅rminos de referencia


Esquemas de contratación • Ínfima cuantía • Contratación directa – Servicios – Consultoría

• Lista corta • Subasta inversa • Licitación internacional

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Indicadores de evaluación • Experiencia – Proyectos similares – Enfoque integral

• Metodología – Descripción de cómo abordar el proyecto – Visita in situ

• Equipo de trabajo – Perfil profesional – Preparación académica

• Relación costo/calidad 50


Presupuesto • •

La digitalización no es un productos estandarizado. Costeo por imagen – USD 0,02 por fotocopiar una imagen (incluido suministros) – La captura representa el 20% del trabajo respecto a la indexación, almacenamiento y gestión – Solución completo, se puede calcular entre USD 0,08 y 0,10 por imagen. – La indexación depende de: • Número de expedientes, o archivos digitales • Número de metadatos Considerar otros servicios – Gestión archivística – Limpieza – Provisión de mobiliario y equipos 51


Cronograma • Depende de la urgencia • Cálculo lineal de eficiencia • Rendimiento según indicadores de rendimiento – Ejm. 10.000 imágenes por punto de captura – Ejm. 30 documentos indexados por personal al día

• El plazo depende de – Número de puntos de captura – Número de personas indexando

• Limitaciones – Físicas – Personal calificado 52


Componentes de los TDRs • • • • • •

Descripción del proyecto Indicadores de evaluación Inventario detallado Metodología Protocolo de captura Cláusulas de confidencialidad – Reserva – Expurgo digital

• Garantías – Técnicas (software) 53


Mayor información

IMAGINAR Centro de Investigación para la Sociedad de la Información hcarrion@imaginar.org Teléfono: +593-2-2400937 Móvil: +593-9-99845135 Skype: hcarrion

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Seminario Digitalización