Page 1

Op 11 april 2018 vond het lustrumcongres plaats ter ere van 20 jaar Rijkstraineeprogramma. Dit boekje is een visuele samenvatting van de vele ideeën die zijn bedacht tijdens deze dag.

SAMENWERKING BINNEN HET RIJK IDEEËN VAN DE RIJKSTRAINEES OM TE ZORGEN VOOR BETERE SAMENWERKING TUSSEN MINISTERIES.


Ontwikkeld door: HatRabbits Dit document is tot stand gekomen in co-creatie met de Rijkstrainees Vormgeving & Illustraties: HatRabbits Fotografie: RenĂŠ Verleg

www.hatrabbits.com


INHOUDSOPGAVE

Faciliteren 7 Zorg dat iedereen overal (samen) kan werken 8 Bied een platform voor Rijksbrede samenwerking

9

Creëer plekken voor Spontane ontmoetingen

10

Zorg voor één gedeelde en gedragen identiteit

11

Stimuleren 13 Maak gebruik van gamification

14

Lanceer een interne Bewustwordingscampagne

15

Benoem een ambassadeur van de samenwerking

16

Organiseer bijzondere rijksbrede activiteiten 17 Doen 19 Laat medewerkers Interdepartementaal daten 20 Organiseer lunchlezingen & Thema-bijeenkomsten 21 Organiseer rijkssafari’s en creëer stageplekken

22

Stel interdepartementale project-teams samen 23


VOORWOORD Ter ere van het 20-jarig bestaan van het Rijkstraineeprogramma vond op 11 april 2018 een lustrumcongres plaats. Na de enthousiaste opening door de minister van Binnenlandse Zaken Kajsa Ollongren, hebben de Rijkstrainees uit tranche 19 en 20 tijdens deze middag 20 jaar terug en 20 jaar vooruit gekeken. Het terugkijken kreeg vorm door in gesprek te gaan met oud-Rijkstrainees die hun ervaringen tijdens het traineeprogramma en de daaropvolgende loopbaanstappen deelden. Daarnaast is er - onder leiding van Jeroen en René de Ruijter van het Rotterdamse innovatiebureau HatRabbits - op creatieve wijze nagedacht over het verbeteren van de interdepartementale samenwerking. Hieruit zijn ontzettend veel en bovendien uiteenlopende ideeën voortgekomen. De uitkomsten van de brainstormsessie zijn terug te vinden in dit boekje en zijn verdeeld over drie categorieën, te weten faciliteren, stimuleren en doen.

Barbara van der Loo Den Haag, mei 2018

20 jaar Rijkstraineeprogramma

5


6

Samenwerking binnen het rijk


Faciliteren

FACILITEREN Maak samenwerking mogelijk en faciliteer interdepartementale ontmoetingen.

20 jaar Rijkstraineeprogramma

7


1. Zorg dat iedereen overal (samen) kan werken Om samenwerking tussen ministeries te vergemakkelijken zou de Rijkspas toegang moeten bieden tot alle rijksgebouwen en faciliteiten. Wanneer locaties niet toegankelijk zijn, of vooraf toegang moet worden gevraagd, ontmoedigt dit interdepartementale samenwerking. Ook ICT-systemen zouden op elkaar moeten aansluiten, zodat er geen technische belemmeringen zijn voor communicatie tussen departementen. Zo zou het eenvoudig moeten zijn om documenten uit te wisselen en elkaars agenda’s in te zien.

RIJKSPAS

8

Samenwerking binnen het rijk


2. Bied een platform voor rijksbrede samenwerking Voor een goede samenwerking tussen ministeries is het natuurlijk belangrijk dat je elkaar kunt vinden. Een gedeeld digitaal platform kan uitkomst bieden. Hier vind je snel precies degene die jou kan helpen, of dit nu een collega is die twee bureaus verderop zit of iemand van een heel ander ministerie. Je zou hier o.a. moeten kunnen zoeken op beleidsterm, expertise of thema. Op het platform moeten bovendien (interdepartementale) vraagstukken kunnen worden uitgezet, zodat kennis, ideeën en ‘good practices’ van collega’s eenvoudig zijn op te halen. Door gebruikers de optie te bieden om ‘alerts’ aan te zetten per onderwerp, kunnen medewerkers rijksbreed op de hoogte blijven van hun interesse- en expertisegebieden en waar nodig kennis delen.

20 jaar Rijkstraineeprogramma

9


3. Creëer plekken voor spontane ontmoetingen Hoe vaker medewerkers van verschillende ministeries elkaar tegenkomen, hoe groter de kans dat er samenwerkingen ontstaan. Maak rijksbreed flexwerken dan ook zo eenvoudig mogelijk en creëer ministerie-onafhankelijke werkplekken. Een goede manier om samenwerking te stimuleren is bovendien het aanbieden van aantrekkelijke interdepartementale samenwerkruimtes. Zo kunnen interdepartementale teams eenvoudig bij elkaar zitten. Ook spontane ontmoetingen moeten echter niet worden vergeten. Een interdepartementale kantine, een gedeeld café of een hippe ‘Rijkscampus’ waar mensen elkaar kunnen ontmoeten, helpen de afstand tussen ministeries te overbruggen.

10

Samenwerking binnen het rijk


4. Zorg voor één gedeelde  en gedragen identiteit Wanneer verschillende ministeries elk hun eigen cultuur hebben, maakt dit samenwerking lastig. Men zou niet moeten denken in ministeries, maar in één Rijksoverheid. Communiceer rijksbreed en maak duidelijk dat we allemaal Rijksambtenaren zijn met een gezamenlijk doel. Je werkt voor het Rijk en niet voor één ministerie. Afkortingen die bij verschillende ministeries iets anders betekenen moeten worden geschrapt. Een belangrijke stap naar een gedeelde identiteit kan de overstap zijn naar gelijke e-mailadressen. Wanneer iedereen communiceert met een e-mailadres dat eindigt op @rijksoverheid.nl geeft dit een duidelijk signaal dat we allemaal collega’s zijn.

20 jaar Rijkstraineeprogramma

11


12

Samenwerking binnen het rijk


stimuleren

STIMULEREN Communiceer het belang van rijksbrede samenwerking, maak het aantrekkelijk en beloon gewenst gedrag

20 jaar Rijkstraineeprogramma

13


5. Maak gebruik  van Gamification Maak samenwerken aantrekkelijk door een spelelement toe te voegen. Laat medewerkers bijvoorbeeld punten sparen op hun Rijkspas voor elk ander ministerie dat zij bezoeken. Deze punten kunnen vervolgens worden ingewisseld voor leuke extraatjes. Ook digitaal kunnen stimulerende prikkels worden ingebouwd. Als men bijvoorbeeld ‘badges’ kan verdienen voor een X-aantal gemaakte afspraken (of gedeelde documenten) buiten het eigen departement, of voor het organiseren van Rijksbrede bijeenkomsten, kan dit gewenst gedrag stimuleren. Ook het laten klinken van een muziekje na het aanmaken van een interdepartementale afspraak kan een vriendelijke aanmoediging zijn om door te gaan met dit gedrag.

14

Samenwerking binnen het rijk


6. Lanceer een interne bewustwordingscampagne Mensen zullen niet gaan samenwerken als ze er het belang niet van inzien. In een bewustwordingscampagne kan de noodzaak van interdepartementale samenwerking worden benadrukt. Deze campagne kan op tal van manieren worden ingevuld, maar een luchtige aanpak heeft de voorkeur. Zo kunnen cynische spotjes inzichtelijk maken wat er mis kan gaan als er niet wordt samengewerkt, en kan een ‘Rijkscabaretier’ op grappige wijze de meest desastreuze voorbeelden uitlichten. Door gemiste kansen uit te vergroten worden mensen wakker geschud. Natuurlijk kunnen andersom ook goede voorbeelden breed worden uitgemeten. Zet voorbeeld-projecten in de schijnwerpers en prijs teams die interdepartementaal samenwerken.

20 jaar Rijkstraineeprogramma

15


7. Benoem een Ambassadeur van de Samenwerking Stel iemand aan voor het promoten van samenwerking en het aanjagen van interdepartementale projecten. Samenwerking tussen ministeries krijgt zo een gezicht. Deze verbinder kan medewerkers en afdelingen met elkaar in contact brengen en de juiste kennis zoeken bij ministerie-overstijgende vraagstukken. De ambassadeur kan samenwerking blijvend onder de aandacht brengen en kan, waar nodig, bemiddelen tussen ministeries. De ambassadeur kan goede voorbeelden uitlichten en prijzen uitreiken voor de beste samenwerking binnen het Rijk. Tegelijkertijd kan de ambassadeur aandacht vragen voor belemmeringen die samenwerking in de weg staan.

16

Samenwerking binnen het rijk


8. Organiseer bijzondere rijksbrede activiteiten Waar collega’s van verschillende departementen elkaar leren kennen ontstaan nieuwe verbindingen. Deze ontmoetingen kunnen worden gestimuleerd door interdepartementale evenementen te organiseren. Interdepartementaal borrelen ligt voor de hand, maar dit is slechts een van de vele mogelijkheden. Zo zou bijvoorbeeld een interdepartementaal voetbaltoernooi kunnen worden georganiseerd of een gedeelde speelruimte met tafelvoetbal- en pingpongtafels kunnen worden ingericht. En wat te denken van het trotseren van een escape room met een willekeurige groep rijkscollega’s? Ook het organiseren van interdepartementale uitjes en reizen waar eenieder zich voor kan aanmelden biedt een aantrekkelijke gelegenheid om nieuwe contacten op te doen.

20 jaar Rijkstraineeprogramma

17


18

Samenwerking binnen het rijk


DOEN

DOEN Zoek elkaar op, leer je collega’s kennen en ga de samenwerking aan.

20 jaar Rijkstraineeprogramma

19


9. Laat medewerkers interdepartementaal daten Nieuwe samenwerkingen worden vaak gesmeed onder het genot van een lekkere kop koffie. Maar hoe stimuleer je dat mensen contact leggen met collega’s die ze nog niet kennen? Hier biedt de ‘koffie-randomizer’ uitkomst: rijksambtenaren die openstaan voor nieuwe contacten melden zich aan en de randomizer koppelt hen aan een willekeurige collega van een ander departement voor een informele kennismaking. Hiernaast kan een ambtenaren-variant van ‘Tinder’ worden ingezet voor kennisuitwisseling. Deelnemers schrijven op hun profiel een stukje over hun werkzaamheden en collega’s kunnen naar rechts swipen als het hen nuttig lijkt om kennis te maken.

20

Samenwerking binnen het rijk


10. Organiseer lunchlezingen & thema-bijeenkomsten Veel beleidsthema’s zijn ministerie-overstijgend. Het ligt dan ook voor de hand om bijeenkomsten te organiseren waar mensen van verschillende departementen samenkomen rond één thema. Experts van verschillende ministeries kunnen hier hun licht laten schijnen over het betreffende onderwerp en kennis en ‘best practices’ kunnen worden uitgewisseld. Ook het uitnodigen van experts van andere ministeries om een lunchlezing te komen verzorgen biedt een uitgelezen kans om te profiteren van kennis die elders in de organisatie aanwezig is. Zorg dat deze lunchlezingen toegankelijk zijn voor medewerkers van alle ministeries om te zorgen voor optimale kennisuitwisseling.

20 jaar Rijkstraineeprogramma

21


11. organiseer rijkssafari’s en creëer stageplekken Onderling begrip vergroot de kans op interdepartementale samenwerkingen. Maak het leren kennen van de onbekende departementen dan ook laagdrempelig. Organiseer voor geïnteresseerden bijvoorbeeld Rijkssafari’s, waar de zonderlinge gebruiken van een ander ministerie kunnen worden geobserveerd en geduid. Medewerkers krijgen zo op luchtige wijze meer begrip voor de andere ministeries en kunnen zich beter in hun collega’s verplaatsen. Beter onderling begrip kan ook worden bereikt met interdepartementale uitwisselingen en het aanbieden van stageplaatsen bij andere ministeries. Bied mensen die al lang op dezelfde plek werken bovendien proactief een traineeship aan bij een ander ministerie.

22


12. Stel interdepartementale project-teams samen Lastige vraagstukken vragen op interdepartementale projectteams. Het samenstellen van deze teams vereist wel dat knappe koppen binnen de Rijksoverheid snel kunnen worden gevonden. Rond grote vraagstukken kunnen ook hackathons, denktanks of brainstorms worden georganiseerd waarbij eenieder zich kan aansluiten. De krachten bundelen en elkaar helpen kan ook op kleinere schaal plaatsvinden. Bied iedereen de mogelijkheid om een vraag uit te zetten met de hashtag #DTV. Wie relevante kennis heeft kan zich vervolgens melden en een collega uit de brand helpen. Ook kan een vergaderruimte worden ingericht voor teams die openstaan voor feedback van ‘buiten’. Elke rijksambtenaar kan te allen tijde ‘inloggen’ op de camera in de ruimte en ‘live’ ideeën, tips en feedback aandragen.

20 jaar Rijkstraineeprogramma

23


Ontwikkeld door: In co-creatie met:

HatRabbits De Rijkstrainees

2018 Š HatRabbits

www.hatrabbits.com

Samenwerking binnen het Rijk  

Op 11 april 2018 vond het lustrumcongres plaats ter ere van 20 jaar Rijkstraineeprogramma. Dit boekje is een visuele samenvatting van de vel...

Samenwerking binnen het Rijk  

Op 11 april 2018 vond het lustrumcongres plaats ter ere van 20 jaar Rijkstraineeprogramma. Dit boekje is een visuele samenvatting van de vel...

Advertisement