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JONH HAROL RODRÍGUEZ MARTÍNEZ

YILBERTH ANDRES MARTINEZ CASTILLO

PROGRAMA (CIDBA – CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA)

GRUPO 1 ARCHIVOS DIGITALES

BOGOTA D.C, 2014


TRABAJO UNIDAD 1 PROGRAMA (CIDBA – CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA) GRUPO 1 ARCHIVOS DIGITALES


INTRODUCCION En el estudio de conceptos referente a documentos digitales es necesario indagar su entorno para entender de forma clara el por qué es necesario este curso, un aspecto importante es el desarrollo de habilidades especificas del profesional en ciencias de la información en áreas del desarrollo tecnológico, el siguiente taller nos permitirá avanzar e iniciar una etapa de entendimiento en el marco del documento digital que hoy en día es de alta importancia debido al gran volumen de información digital que manejan las entidades debido al avance de la tecnología.


OBJETIVO GENERAL Comprender y relacionar los diferentes significados que enmarcan al concepto de documento digital. OBJETIVOS ESPECIFICOS Reforzar el conocimiento referente a documento. Relacionar el concepto de documento digital con centros documentales como archivo y biblioteca. Comprender el concepto referente a documento electr贸nico y su relaci贸n con el documento digital. Comprender la importancia de la implementaci贸n referente al almacenamiento de documentos digitales.


TRABAJO UNIDAD 1 Definición de Archivos

La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, que significa lugar donde se guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos. Actualmente entendemos por archivo tanto el edificio que alberga los documentos como el conjunto de fondos documentales producidos por una institución en el desarrollo de su actividad. Las definiciones más significativas de archivo son las de: Elsevier, conjunto de documentos recibidos o elaborados por una persona física o moral, pública o privada y destinada por su naturaleza a conservarse por dicha persona. Elliot Lodolini, dice que el archivo es el conjunto de documentos que han perdido interés administrativo. CIA (Consejo Internacional de Archivos), dice que el archivo es el conjunto de documentos sea cual sea su forma, fecha o soporte producidos por cualquier persona física o moral, o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio de su actividad. Antonia Heredia1, define el archivo como uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, soporte, material y forma, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia. Una definición bastante parecida a la de Heredia la da el Congreso de Colombia, en la ley 594 de 2000 el concepto de archivo como: Conjunto de documentos, sea cual fuere su 1 Tomado de https://bibliotecas1978.wordpress.com/tag/antonia-heredia/


fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Este concepto encierra claramente al archivo como un producto tangible y físico importante tener en cuenta ya que nos encontramos con definiciones llevados a otros oficios como: Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits que son almacenados en un dispositivo2; un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente datos en un sistema informático virtual.

Definición de Bibliotecas

2 Tomado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_(computaci%C3%B3n)


Biblioteca procede del latín bibliotheca y este, a su vez, de los vocablos griegos biblion (libro) y theke (caja), por lo que desde la antigüedad se entendía como un lugar en el que se guardaban o custodiaban los libros. Sin embargo en la actualidad esta concepción se ha visto superada hace tiempo para pasar a referirse tanto a las colecciones bibliográficas y audiovisuales como a las instituciones que las crean y las ponen en servicio para satisfacer las necesidades de los usuarios. Las definiciones más significativas de biblioteca son las de: ALA (American Library Association) se define la biblioteca como una “Colección de material de información organizada para que pueda acceder a ella un grupo de usuarios. Tiene personal encargado de los servicios y programas relacionados con las necesidades de información de los lectores”. Norma ISO 2789-1991 (Norma UNE-EN ISO 2789) sobre estadísticas internacionales de bibliotecas, la define como: “Organización o parte de ella cuya principal función consiste en mantener una colección y facilitar, mediante los servicios del personal, el uso de los documentos necesarios para satisfacer las necesidades de información, de investigación, de educación y ocio de sus lectores.” Manuel Carrión 3la define en su Manual de Bibliotecas como “Una colección de libros debidamente organizada para su uso”. Hay que aclarar que Carrión toma el término libro en un sentido amplio como sinónimo de documento, esto es como soporte de información destinado a ser leído, y que contiene una parte del conocimiento social. Diferencias entre Archivo y Bibliotecas Entendidos los conceptos de archivo y biblioteca se precisan diferencias que las hacen únicas dentro de su función, para el caso del archivo decimos que son un conjunto de 3 Tomado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Biblioteca#Definiciones


documentos donde no importa cuál sea su forma, soporte o material, entonces podemos decir que en un archivo podemos encontrar cualquier tipo de elemento por ejemplo un papiro; en el caso de las bibliotecas que también agrupa un conjunto de documentos, estos difieren a los archivos en que se manejan unos soportes y formas específicos, encontramos por ejemplo libros, revistas, casetes de videos o sonoros a rasgos generales. Pero si tenemos que resaltar una diferencia considero que lo más sobresaliente radica en el fin de cada centro de información; para el caso de los archivos la información se conserva para probar una actividad de una entidad o una persona esta información servirá para garantizar legalidad y conservar la historia de estas actividades, en resumen son el testimonio documental de una actividad; para el caso de las bibliotecas el fin va mas allá de un testimonio que es una característica más de este tipo de centros, considero que la biblioteca abre el mejor de los espacios al estudio por consiguiente la biblioteca cumple entonces una función educativa dentro de una sociedad, en síntesis por un lado tenemos al archivo que testifica y la biblioteca que educa como gran diferencia.

Definición de los Documentos Digitales


El documento digital es cualquier conjunto de información que conforma una unidad significativa independiente registrada en un soporte electrónico, constituyendo también un documento, cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, CD Rom, USB o en un disco duro, es un documento, sólo que en este caso no es ya un documento impreso o un documento audiovisual sino un “Documento Digital”.4 Se habla de documentos digitales porque la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas, las cuales se representan por medio de los dígitos “0”, señal negativa, y “1”, señal positiva. Tipos de documentos digitales: -

Impresos Digitalizados. Digitales para imprimir. Digitales multimediaticos.

Por qué conservar la información digital Inicialmente podemos afirmar que al conservar la información digital estamos aprovechando características de los documentos como lo son propiedades administrativas 4 Tomado de: http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html


de información, legales y culturales entre otras, pero una característica importante al conservar información digital es el aprovechamiento respecto a la facilidad de recuperación y difusión del documento, cuando esta información se conserva de forma organizada y en lugares seguros, los medios tecnológicos y las redes de comunicación “intranet - internet” que permiten optimizar el uso de esta información. Una ventaja gigantesca al conservar información digital es el aprovechamientos de la capacidad al almacenar datos, si lo comparamos con los archivos físicos estamos disminuyendo costos por arriendo y mantenimiento del lugar físico donde reposan los documentos, y llevado a un plano más objetivo la información está más segura en términos de un posible desastre natural o tragedia.

CONCLUSIONES En la actualidad los centros documentales llámense archivo biblioteca, museos etc., entienden o ven en el documento digital una forma de trabajo que optimiza su proceso, en el estudio de conceptos puntuales es clara la relación que existe entre centros documentales y documento digital hoy en día, los archivos, por nombrar un ejemplo digitalizan su información para optimizar su flujo y asegurar su integridad ganado desde la parte económica hasta un avance en sus actividades, entonces podemos decir que iniciando este


curso es claro el beneficio que los documentos digitales van y est谩n dejando el quehacer del profesional en informaci贸n.

Trabajo unidad 1  
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