Issuu on Google+

Nice to know Need to know Welkom bij stafbureau Marketing & Communicatie

Nice to know Need to know

pagina 1


Inleiding Je bent net begonnen aan je baan bij het stafbureau Marketing & Communicatie. Vanuit het stafbureau Personeel & Organisatie (P&O) wordt een hogeschoolbreed introductieprogramma aangeboden, zo word je bijvoorbeeld uitgenodigd voor een introductiebijeenkomst voor alle nieuwe medewerkers. Verreweg het grootste gedeelte van de introductie wordt georganiseerd door ons eigen stafbureau. In dit boekje kun je meer lezen over onze organisatiestructuur, faciliteiten, werkplek, personeelsbeleid etc. Specifiek gericht op onze afdeling. Veel succes en plezier met je nieuwe baan!

Frank Oor Stafdirecteur Marketing & Communicatie

Nice to know Need to know

pagina 1


Introductie nieuwe medewerkers algemeen

Het stafbureau Personeel & Organisatie (P&O) heeft voor de introductie van nieuwe personeelsleden een aantal ondersteunende instrumenten ontwikkeld. In de brochure ‘Werken bij de Hanzehogeschool Groningen, wegwijs worden in onze organisatie' staat algemene informatie over onze school zoals de organisatiestructuur, onze missie en waarden, onze onderzoeksactiviteiten en de medezeggenschapsstructuur. Daarnaast wordt er aandacht besteed aan arbeidsvoorwaardelijke onderwerpen zoals salaris en pensioen, verlofzaken, arbeidsomstandigheden en sportmogelijkheden. Ook op 'MijnHanze.nl/Organisatie/Personeel & Organisatie' staat informatie die van belang is voor iedere medewerker. Daarnaast organiseert de hogeschool drie keer per jaar een algemene, hogeschoolbrede introductiebijeenkomst. Je wordt hiervoor uitgenodigd.

Stafbureau Marketing & Communicatie

Om je als nieuwe medewerker een indruk te geven van het reilen en zeilen van het stafbureau hebben we een aantal zaken voor je op een rij gezet. In dit boekje komen de volgende onderdelen aan de orde: - Organisatie en communicatiestructuur (besluitvorming en taakverdeling) - Kerntaken - Faciliteiten - Informatiebronnen - Personeelsbeleid, HMR, verlof, teamuitjes, studiedagen, scholing en deskundigheidsbevordering. - Algemeen - De werkplek - Financiën - Afkortingen Voor verdere vragen en meer informatie kun je natuurlijk altijd terecht bij je teamleider en collega’s. Voor een overzicht van o.a. je nieuwe collega’s, de huisstijlNice to know Need to know

wijzer, schrijfwijzer, ons producten- en dienstenboek kun je op 'MijnHanze.nl/Organisatie/Marketing & Communicatie' kijken.

Kerntaken en expertisegebieden stafbureau

De kerntaken van stafbureau Marketing & Communicatie zijn ondersteuning en advisering van het College van Bestuur (CvB), kenniscentra, lectoraten en de schools op de volgende expertisegebieden: • Algemene beleidsontwikkeling op de gebieden marketing en communicatie • Imago/Branding • Huisstijl • Studentenwerving, nationaal en internationaal • Interne communicatie • Externe communicatie, crisiscommuni- catie, nationaal en internationaal • Perscontacten • Alumni • Onderzoek en control • Functioneel beheer hanze.nl, Hanzegroningen.eu, Hanze.de, Hanze.de, crm alumninet, mijnhanze (voornamelijknws). • Evenementen

Beleidsontwikkeling en control

• Ontwikkeling marketingbeleid • Ontwikkeling beleid voor interne communicatie • Ontwikkeling beleid voor externe communicatie • Ontwikkeling beleid voor internationale wervingscommunicatie • Ontwikkeling alumnibeleid • Ontwikkeling huisstijl • Overleg met portefeuillehouders van schools, staven en bedrijven • Regie op opbouw en onderhoud van corporate imago • Advisering van deans/directeuren • Ondersteuning van deans/directeuren bij communicatie over vastgesteld en voorgenomen beleid • Opstellen corporate jaarplannen voor marketing en marketingcommunicatie • Opstellen plannen en offertes • Opstellen briefings ten behoeve van de uitvoerders • Signalering pagina 2


Persvoorlichting

• Relatiebeheer, contacten leggen en begeleiden van de pers • Opstellen en versturen persberichten, organisatie persbijeenkomsten • Coördinatie interviews • Woordvoering • Nieuwsgaring • Organisatie persbijeenkomsten

Huisstijlbewaking

• Beleid en up to date houden huisstijlhandboek • Beoordelen verschillende toepassingen • Signaleren van afwijkingen

Onderzoek • • • • • • • • • • • • •

Monitoring omgevingsfactoren Analyse instroom Concurrentieanalyse Analyse Keuzegids Analyse bezoekersgegevens hanze.nl, hanzegroningen.eu Evaluatieonderzoek open dagen Evaluatieonderzoek oudersavond Communicatiemiddelen en -activiteiten Conceptontwikkeling en productie van middelen volgens jaarplan Contentmanagement website hanze.nl Contentmanagement website Hanzegroningen.eu Contentmanagement website Hanze.de Contentmanagement Hanze Alumninet Relatiebeheer potentiële studenten, decanen en corporate relaties

Advies

• Vertaling wensen en behoeften van schools in marketing- en/of communicatieprojecten op het gebied van marketing, in- en externe communicatie en alumni • Vertaling van het voor de HG geldende marketing en communicatie- beleid naar de specifieke klantomgeving • Analyse marketinggegevens en advisering schools • Monitoring van de uitvoering van projecten en activiteiten

Accountplan

Per school wordt in een accountplan elk jaar het pluspakket nader omschreven en worden accenten gelegd. De uitvoering van de activiteiten die onder het accountplan vallen worden volledig bekostigd door de schools, zowel personele inzet als materiële kosten. Het uurtarief voor een communicatiemedewerker is vastgesteld op € 40.

Projecten op offertebasis

Voor activiteiten die buiten het basispakket en accountplan vallen hanteert M&C een uurtarief van € 65.

Nice to know Need to know

pagina 3


Organisatie en communicatiestructuur (besluitvorming en taakverdeling)

Alle medewerkers van het Stafbureau zijn in een team ingedeeld. De teamleider is de direct leidinggevende. Communicatieteam - Zwannie Slagter Marketingteam Internationalisering - Monique Swennenhuis Instroom Voltijd - Carola Stumpel Marketingteam Masters Onderzoek LLL & Liaison (MOLL) - Swannie Slagter Bedrijfsbureau - Zwannie Slagter

De teamindeling: Elk team heeft een teamleider. De teamleider is in ieder geval de hiërarchisch leidinggevende van de medewerkers uit het team (waarbij de stafdirecteur eindverantwoordelijk is). Daarnaast zal de teamleider evt. samen met andere leden uit het team de functionele aansturing doen. De teamleider fungeert als ‘gedelegeerd’ opdrachtgever vanuit het MT, koppelt terug en legt in het MT verantwoording af, formeel aan de SD. De teams hebben expliciete resultaatgerichte taakopdrachten voor het ontwikkelen en uitvoeren van beleid. Dat betekent dat ze in een teamplan smartgeformuleerde doelen en resultaten, voorzien van een begroting opstellen. Deze plannen zouden gebaseerd kunnen worden op de Plan-Do-ControlAct-cyclus (PDCA). De teamleider is kwaliteits- en budgetbewaker. In de teams kunnen expertgroepen gevormd worden, eventueel aangevuld met teamleden uit andere teams.

De marktgeoriënteerde teams

(Internationalisering, Instroom Voltijd en MOLL) zijn multidisciplinair samengestelde expertteams, verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van beleid. Deze drie teams hebben de volgende resultaatgebieden gemeen: • monitoren van de onderscheiden markten • vertalen van marktontwikkelingen naar wervingsplannen (campagnes): corporate en ten behoeve van de schools Nice to know Need to know

• het ontwikkelen en doen uitvoeren van middelen en activiteiten, in hogeschool-breed verband en ten behoeve van de schools.

Domeinen waar kennis en vaardigheden in deze teams op gericht zijn • • • • •

Marketing en marktonderzoek CRM Studiekeuzeadvies Nieuwe/sociale media Kennis van het product (onderwijs, onderzoek, opleidingen, dienstverlening)

Accountmanagement in de drie teams

Naast de teamactiviteiten zijn deze teams verantwoordelijk voor de schoolaccounts (inclusief Honours College, kenniscentra en lectoraten). Het uitgangspunt is dat de accounts zo veel mogelijk op maat worden bediend, op basis van SLA’s, en dat er korte lijnen zijn. Het streven is dat accounts te maken hebben met één contactpersoon/aanspreekpunt. Door het accountmanagement bij deze teams te beleggen is geborgd dat de marktgerichte teamgeïnitieerde activiteiten rechtstreeks vertaald worden naar marketing- en communicatieactiviteiten in de schools; het principe van de klant naast de klant. Dat zal in de praktijk voor een aanzienlijk deel van de teamleden betekenen dat ze naast hun bijdrage aan de teamactiviteiten, taken en verantwoordelijkheden voor de accounts uitvoeren, dan wel laten uitvoeren.

pagina 4


Ook het communicatieteam is een multidisciplinair samengesteld team dat verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en uitvoering van het communicatiebeleid van de hogeschool, zowel op het concernniveau als op organisatieniveau. Identiteit en imago zijn sleutelbegrippen in dit team (branding, PR). De resultaatgebieden vanuit dit team zijn: interne en externe communicatie, adviseren, ontwikkelen, (doen) uitvoeren en control (waaronder pers- en mediabeleid, perscontacten, arbeidsmarktcommunicatie, jaarverslag), monitoring en control marketing- en communicatiebeleid. Domeinen waar kennis en vaardigheden in dit team op gericht zijn: corporate communicatie, intern en extern, branding, positionering, imago en identiteit, PR, pers- en mediabeleid, crisiscommunicatie. CvB, staven, en FB zijn de accounts van dit team.

Managementteam

Het managementteam bestaat in uit de stafdirecteur en de teamleiders. De SD is functioneel en hiërarchisch leidinggevende van de teamleiders. Teamleiders zijn functioneel en hiërarchische leidinggevende van 1 of 2 teams. In principe vervullen deze functionarissen naast de teamleidersrol ook andere taken. (denk aan portefeuilles als P&O, Financiën). Het managementteam bepaalt de strategie en het beleid van het stafbureau. In het managementteam vindt de afstemming van de plannen en activiteiten in de teams plaats. Teamleiders informeren en rapporteren naar elkaar en SD en bewaken op deze manier de samenhang en afstemming tussen de teams. Omgekeerd informeren en rapporteren ze terug naar de teams vanuit het MT en sturen ze de vertaling van strategie en beleid naar teamplannen aan.

De medewerkers van het bedrijfsbureau faciliteren en ondersteunen de teams in het professioneel uitvoeren van de voor het team cruciale processen. Loket en secretariaat vallen daar onder. Eén van de teamleiders is hiërarchisch leidinggevende van de medewerkers van het bedrijfsbureau.

Nice to know Need to know

pagina 5


ORGANOGRAM

Routing Besluitvorming Formele organisatie

De Hanzehogeschool Groningen bestaat uit 19 schools, 4 stafbureaus, het Facilitair Bedrijf en 6 kenniscentra, aangestuurd door het College van Bestuur. Het College van Bestuur (CvB) is het “dagelijks bestuur” waar de formele besluitvorming plaatsvindt. De hogeschool is een stichting; het gevolg is dat bijvoorbeeld een Academie voor Gezondheidstudies geen rechtspersoon is en dus altijd formeel handelt uit naam van de Hanzehogeschool Groningen! De staven hebben een aantal rollen: Een advies- en expertrol bij het ondersteunen en adviseren van deans (schools) en het College van Bestuur. Daarnaast hebben de staven een regierol met betrekking tot het implementeren van beleid. Dit beleid wordt voorbereid/uitgewerkt door de staven. Na bespreking

Nice to know Need to know

van de conceptnotities door de stafdirecteur met het CvB in het werkoverleg, volgt bespreking in het portefeuilleoverleg (PO). In het PO wordt de conceptnotitie besproken en een advies wordt meegegeven voor het CvB. Vervolgens gaat de conceptnotitie via het stafdirecteuren overleg (SDO) naar het CvB. In het SDO geven de stafdirecteuren nog eens een integraal advies op deze conceptnotities. Dit advies wordt meegenomen naar het CvB. Daarna ligt de conceptnotitie ter vaststelling in het CvB waar de formele besluitvorming plaatsvindt en wordt het een vastgestelde notitie. Bepaalde voorgenomen besluiten worden voorgelegd aan de relevante medezeggenschapsorganen. Daarnaast heeft de stafdienst ook een controle/bewakingsrol bij het implementeren en uitvoeren van vastgesteld beleid (denk aan bewaking huisstijl, financiële regelgeving etc).

pagina 6


Het portefeuilleoverleg (PO) dient er formeel voor om het CvB/deans een leidende rol te geven over de dienstverleners (lees staven en bedrijf). Zij (deans/CvB) moeten gezamenlijk aangeven wat zij willen wat de staven doen om de HG/School strategie zo efficiënt mogelijk te realiseren. De deans in het desbetreffende Portefeuilleoverleg vertegenwoordigen de andere deans. Na bespreking van een notitie in het PO (waar de stafdirecteur zich adviserend opstelt) volgt een advies. Na advies kan de notitie naar het CvB. Deze gaat via het SDO waar een integraal advies wordt opgesteld tbv het CvB. En soms is instemming van de Hogeschool Medezeggenschapsraad (HMR), de Dienstenraad (DR) en/of de Raad van Toezicht vereist. Als stafmedewerker en auteur ben en blijf je verantwoordelijk voor je eigen notitie. Dat betekent afstemmen met de collegadiensten (bijv. Financieel Economische Zaken), maar ook een volgende stap nemen met je notitie. Hoe voor de hand liggend dit ook lijkt; het gaat heel vaak mis. Let altijd op de financiële dekking. Het CvB gaat er anders vanuit dat het intern gedekt is. Aangezien de vrije ruimte van M&C minimaal is zijn dat soort besluiten dus meestal onuitvoerbaar. M&C moet zich (overigens in tegenstelling tot veel andere diensten) behoorlijk inverdienen; uren besteedt aan andere zaken dan het accountplan zijn dus meestal niet gedekt tenzij opgenomen in het basispakket via het InstellingsVerplichtingenbudget (IVP).

Eigen verantwoordelijkheid en medeverantwoordelijkheid

Van brochure tot notitie voor het CvB; je stemt af met je collega’s. Als er een corporate brochure wordt gemaakt kijk je bijvoorbeeld mee vanuit je eigen school, of als er een vwoExperience wordt voorgesteld stem je af met degenen die met excellentie bezig zijn. Nice to know Need to know

De ‘ISO norm' betekent dat je terugkoppelt naar je klant, naar je collega, naar je managementteam of directeur. Als je niet weet wanneer je een notitie klaar hebt, koppel je terug wanneer je verwacht dat je een besluit hebt. Probeer zelf een oplossing te vinden en leg niet het probleem bij de dean, teamleider of stafdirecteur neer, maar kom met een oplossing. Naar boven delegeren is een onderdeel van een cultuur waarin geen verantwoordelijkheid wordt genomen. Beleidsvoornemens zijn opgenomen in strategische plannen en worden concreter uitgewerkt in de jaarplannen van schools en staven en bedrijf. De vastgestelde begroting hierbij is leidend voor beleidsontwikkelingen c.q. activiteiten. Als er nieuwe ontwikkelingen/activiteiten moeten worden opgepakt c.q. nieuw beleid moet komen, is hier op voorhand geen geld voor beschikbaar. Als het CvB wél tot nieuwe activiteiten c.q. nieuw beleid besluit, waarvoor dus geen middelen zijn opgenomen in de begroting, moet in afstemming met FEZ bekeken worden of ergens nog ruimte is om e.e.a. toch te realiseren. Het CvB heeft jaarlijks een beperkt budget vrij te besteden.

InstellingsVerplichtingen (IVP) budget Dit is een op voorhand afgeroomd budget van het totale hogeschool budget om na vaststelling van de basispakketten van de staven en het Facilitair Bedrijf, de autonome wijzigingen en aanvullende wensen die er zijn nog eens te wegen en eventueel toe te kennen. Alle wensen worden in een IVP-notitie gezet. In januari wordt de IVP-discussie gevoerd binnen het stafdirecteurenoverleg en het College van Bestuur. Het CvB besluit uiteindelijk waar de IVP-middelen aan worden besteed.

pagina 7


Weergave routing van de notities/plannen t.b.v. het proces van besluitvorming Schools, staven en bedrijven

Stellen conceptnotities op die vervolgens aan de orde komen in:

Werkoverleg

bilateraal

CvB-SD/dean: ter bespreking (CvB-lid + directeur c.q. dean)

1 à 2 keer per week

Portefeuille Overleg (PO)

adviserend

Elk CvB lid heeft een aantal portefeuilles. In een PO worden de conceptnotities besproken en van een advies voorzien tbv aan het CvB. In het PO zitten een aantal deans + 1 of meer stafdirecteuren, Het CvB-lid is voorzitter.

1 x in de drie weken

Stafdirecteuren Overleg (SDO)

integraal adviserend

Vervolgens worden de notities voorbereid voor het CvB. Het CvB pakket gaat standaard langs het SDO tbv integrale advisering – advies gaat mee naar CvB. (deelname: directeuren/ secretaris CvB)

1 x in de week

CvB

besluitvormend

Aanleveren stukken: zie protocol

een keer in de week

Publicatie CvB- besluiten: 'MijnHanze. nl'/HG organisatie/CvB

openbaar

Besluitvorming vindt plaats in het CvB

Hogeschool MedezeggenschapsRaad (HMR)

besluitvormend c.q. instemmend

zie 'MijnHanze.nl'/Medezeggenschap – agenda/verslagen etc. Na besluitvorming in het CvB wordt het besluit als voorgenomen besluit voorgelegd aan de HMR.

maandelijks

Hanzehogeschool Groningen Overleg (HG-O)

niet besluitvormend

Het HG-O is een maandelijks overleg van CvB/deans en Stafdirecteuren waar Hogeschool brede zaken worden besproken en geïnformeerd. Er worden presentaties gegeven. De ene maand is er een HG-lunch van 12.00 – 14.00 uur, de andere maand HG-themadag (09.00 -16.00uur )

maandelijks

1 x per 6 week vergadert de RvT. De RvT wordt geïnformeerd over gang van zaken binnen de hogeschool en krijgt beleidszaken/huisvestings- en financiële zaken ter goedkeuring voorgelegd.

maandelijks

Raad van Toezicht (RvT)

Nice to know Need to know

pagina 8


Overlegstructuur M&C

Het managementteam overlegt wekelijks over zaken die het stafbureau aangaan. Ook worden hier beleidsstukken voorbereid ten behoeve van de PO’s Marketing & Communicatie en Internationalisering. In deze PO’s vergadert de portefeuillehoudende stafdirecteur met het betreffende CvB-lid en een vertegenwoordiging van de deans. Verder vindt er op regelmatige basis een M&C-uurtje plaats waar alle medewerkers van het stafbureau voor zijn uitgenodigd. Het M&C-uurtje wordt gebruikt voor mededelingen van het managementteam, voortgang van projecten en lopende zaken. Je kunt zelf natuurlijk ook agendapunten inbrengen. Ieder team heeft een eigen overlegstructuur. Je teamleider informeert je hierover. Daarnaast zijn er bilaterale werkoverleggen met je teamleider.

Nice to know Need to know

pagina 9


Faciliteiten

Kantine/catering

Medewerkerkaart

Alle medewerkers met een vaste aanstelling en tijdelijke medewerkers met een aanstelling van minimaal een half jaar krijgen een medewerkerkaart. Hoe krijg je een medewerkerkaart? Aanvragen voor een medewerkerkaart gaan via het Servicepunt van je eigen locatie (Zernikeplein 7). Zij nemen je aanvraag in behandeling en sturen je een bericht zodra de kaart gereed is. Daarna kun je hem laten activeren (Jan ten Brinke, tel 2683). Voor meer info.......... De kaart is te gebruiken voor: - Elektronische toegangscontrole: voor Zernikeplein 7 dient de kaart als toegangs controlekaart. De kaart moet hiervoor geactiveerd worden (Jan ten Brinke, tel 2683) - Instituutswinkel: voor aankopen van kantoorartikelen. - Kopiëren: met de kaart kan gekopieerd worden op de kopieer- machines in alle gebouwen van de hogeschool. Voor het maken van grote hoeveelheden kopieën is het handiger gebruik te maken van de centrale reposervice in uw locatie. - Lenerspas Mediatheek: op vertoon van de mederwerkerkaart kan studiemate- riaal geleend worden in de Mediatheek. - Parkeren: medewerkers die buiten de gemeente Groningen wonen hebben via hun medewerkerkaart gratis toegang tot de parkeerplaatsen. De kaart heeft een startsaldo van €150,00. Dit saldo wordt iedere 30 dagen opgewaardeerd. Voor meer informatie: Ronald Wierema, tel 3197 of e-mail medewerkerkaart@org.hanze.nl

Koffie/thee/keuken

Koffie en thee haal je bij de koffiemachine in de centrale ruimte. We hebben een eigen koelkast waar je bijvoorbeeld je lunchspullen in kan doen.

Nice to know Need to know

Elke locatie van de Hanzehogeschool Groningen heeft een kantine waar je broodjes, soep, kleine warme gerechten etc kunt kopen. Het bestellen van koffie/thee of lunches voor vergaderingen (met externen) kan via het servicepunt op de locatie van je bijeenkomst.

Secretariaat

Het stafbureau kent geen afdelingssecretariaat. De collega’s van het secretariaat hebben vooral managementondersteunende taken. In de praktijk betekent dit dat je een aantal zaken zelf moet regelen, zoals printen, afspraken maken etc. De volgende zaken zijn wel bij het secretariaat belegd: bestellen van bloemen, bestellen van catering voor afdelingsvergaderingen, beheer van uitrijkaarten en de kleine voorraad kantoorartikelen.

AV/ICT Helpdesk ZernikeCcampus

Voor ondersteuning op het gebied van ICT, telefonie en Audiovisuele middelen kun je terecht bij het AV/ICT helpdesk tel 4566 of e-mail ict.supportcenter@org.hanze.nl.

Bedrijfsbureau (BB)

Bij het BB M&C kun je terecht voor o.a. de volgende zaken: - Organisatie van drukwerk: bijv. posters, (on)gewijzigde herdrukken, stickers, kaarten zoals bijvoorbeeld uitnodigings- en kerstkaarten, banieren, visitekaartjes, folders, etc. - Coördinatie aanvraag t-shirts, stempels, vlaggen etc. (i.s.m. Hanzeshop) - Regelen van advertenties: personeels advertenties (i.s.m. P&O), overlijdens- advertenties - Uitleen van presentatiemiddelen: roll-ups, HG-balie, grote achterwand, vlaggen (corporate evenementen hebben voorrang) - Coördinatie van het opmaken/ vormgeven van diverse middelen.

pagina 10


Canon Business Services

Bij de Canon Reproshop kun je terecht voor digitale reproductie van je documenten in full-color of grijswaarden, van A4 tot A0 formaat. Ook voor het inbinden van verslagen en documenten kun hier terecht. Via de webshop kun je 24 uur per dag je printopdrachten aanleveren.

Servicepunt

Elke locatie heeft een Servicepunt: één loket voor vragen, wensen, verzoeken en klachten over de uitvoerende diensten producten die geleverd worden door de afdelingen van het Facilitair Bedrijf (reserveren vergaderruimtes, dienstfiets, vervangen en aanvullen van toner en papier in print/kopieerapparaten, EHBO e.d.). Het Servicepunt op Zernikeplein 7 is bereikbaar op tel 2700 of e-mail servicepunt.zp07@org.hanze.nl.

Vervoer Dienstfiets

De Hanzehogeschool Groningen, locatie Zernikeplein 7, beschikt over 4 dienstfietsen, twee dames- en twee herenfietsen. Vooraf reserveren is noodzakelijk bij de receptie/servicepunt van Zernikeplein 7. Als er geen dienstfietsen meer beschikbaar zijn, of er zijn meerdere dienstfietsen nodig, bijvoorbeeld voor een gezelschap, dan bestaat de mogelijkheid gebruik te maken van de fietsverhuurservice van fietsenmaker Refidé aan het Blauwborgje 12.

persoonlijke NBC’s voor medewerkers die veel zakelijke reizen maken. Voor een persoonlijke NBC heb je goedkeuring nodig van Frank Oor.

Parkeerbeleid

Sinds september 2008 gelden voor het parkeren op de parkeerplaatsen rondom de Hanzehogeschool Groningen de volgende regels: - Medewerkers die buiten de gemeente Groningen wonen hebben via hun medewerkerskaart gratis toegang tot de parkeerplaatsen. - Betaald parkeren is mogelijk op de parkeerplaatsen achter Zernikeplein 7, 11 en 4: € 1 per uur, maximaal € 5 per dag. - Gratis parkeren kan bij het Trans- ferium, aan de prof. Uilkensweg. en op parkeerterrein De Deimten. Kijk voor meer informatie op www.hanze.nl/parkeren of tel 4444. Bij de receptie van Zernikeplein 7 zijn uitrijkaarten beschikbaar voor gasten. M&C beschikt over een aantal werkparkeerkaarten: deze geven gratis gebruik van de afgesloten parkeerterreinen en kunnen continu gebruikt worden voor werkgerelateerd autogebruik en voor medewerkers die tijdelijk minder valide zijn.

NS Business Card (NBC)

De NS Business Card (NBC) is een OV-chipkaart die je als medewerker van Hanzehogeschool Groningen gebruikt om binnenlandse dienstreizen te maken met de trein. Je kunt onder voorwaarden ook gebruik maken van de fietsenstalling en de taxiservice met de NBC. Je kunt een M&C-NBC reserveren bij Alma van der Veen. Daarnaast zijn er

Nice to know Need to know

pagina 11


Informatiebronnen

'MijnHanze.nl':

www.hanze.nl www.hanzegroningen.eu www.hanze.de

IN N INGE

GRON

De algemene websites van de Hanzehogeschool Groningen. E.NL

HANZ

- Onder de tab Organisatie staat o.a. de site van stafbureau Marketing & Communicatie. Hierop is informatie over de produc- ten en diensten van het stafbureau te vinden voor iedereen die toegang heeft tot 'MijnHanze.nl'. - Onder de tab Mijn afdeling staat de site Marketing & Communicatie met informatie voor alle medewerkers van het eigen stafbureau waaronder beslui ten, verslagen van overleggen etc.

Stafjaarplan

Hierin staan de voorgenomen jaaractiviteiten en projecten van het stafbureau met de daarbij behorende inzet van mensen en middelen. Het Jaarplan Internationalisering en het Product- en Dienstenboek maken deel uit van het Stafjaarplan.

Product- en Dienstenboek

Hierin wordt de basis- en plusdienstverlening beschreven.

Huisstijl

De huisstijl van de Hanzehogeschool Groningen en de verschillende stijlelementen van de campagne staan in de huisstijlwijzer. Op 'MijnHanze.nl' staat de meest recente versie van het document. Hier staan ook de schrijfwijzer en terminologielijsten.

Fotografie

Een onderdeel van de huisstijl. Al onze beelden zijn te vinden op de mediabank, www.hanzenet.nl/mediabank. Je kunt hier foto’s down- en uploaden.

PL.HANZE

Het personeelsblad van de hogeschool verschijnt 6 x per jaar op je huisadres. De coĂśrdinatie en eindredactie ligt bij M&C.

Nice to know Need to know

pagina 12


Personele zaken Werktijden

De werktijden liggen in principe tussen half negen en half zes. Tussen de middag heb je een half uur pauze. Mocht je van de reguliere werktijd om enige reden willen/moeten afwijken, overleg dan met je teamleider. Voor sommige functies is het niet praktisch om bijvoorbeeld al om 8 uur te beginnen. Gedurende werktijd ben je natuurlijk op kantoor of op locatie aan het werk. Uitzonderingen (bijvoorbeeld thuiswerken) altijd in overleg en met toestemming van je teamleider. Werktijden worden vastgelegd op een Formulier Arbeidstijden (te downloaden van 'MijnHanze.nl' tab Organisatie > E-loket > formulieren > verlof en werktijden). Aan de hand van je functieomvang en werktijden bouw je verlofuren op. PrivĂŠ-afspraken (bijvoorbeeld doktersbezoek, zorgtaken) vinden buiten de afgesproken werktijd plaats. Als dat niet kan bespreek je met je teamleider hoe daarmee om te gaan; verlof opnemen of op een ander moment de uren compenseren.

Verlof vragen

Je verlofuren worden geregistreerd op je verlofkaart. Je kunt deze op je PC opvragen via Knop Start > Alle programma’s > Verlofregistratie. Als je verlof wil opnemen print je je verlofkaart uit, vult de gewenste datum in en levert de kaart voor akkoord in bij je leidinggevende. Het verlof wordt vervolgens van je tegoed afgeboekt. Het beheer van de verlofregistratie ligt bij het secretariaat.

Ziek- en betermelden

Ziekmelden doe je telefonisch en persoonlijk bij je teamleider of diens vervanger voor aanvang van de afgesproken werktijd. Bij geen gehoor stuur je een sms. Je teamleider belt dan zo snel mogelijk terug. Als je het mobiele nummer van je teamleider nog niet hebt, heeft het secretariaat uiteraard een overzicht.

HRM-cyclus

Jaarlijks terugkerende gesprekken tussen medewerker en leidinggevende over inzet op taken, resultaatafspraken en functievervulling: functioneringsgesprek, voortgangsgesprek en beoordelingsgesprek.

Scholing en deskundigheidsbevordering

Naar aanleiding van de HRM-cyclus komt ook scholing en deskundigheidsbevordering aan de orde. De Hanzehogeschool Groningen stimuleert permanente ontwikkeling van haar medewerkers door jaarlijks een Persoonlijk Ontwikkelingsbudget beschikbaar te stellen (=% van je loonsom). De Corporate Acadamy van de hogeschool bundelt en presenteert het complete aanbod aan cursussen, trainingen, workshops en ontwikkeltrajecten voor medewerkers. Kijk voor meer informatie op: www.hanze.nl/corporateacademy

Studiedag(en)

We streven ernaar om elk jaar een of twee (aaneengesloten) studiedagen in te plannen. Vaak is dit gecombineerd met een teamuitje.

Compensatieverlof (bij overwerk voor een open dag bijvoorbeeld) spreek je met je teamleider af. Om hoeveel uur gaat het, hoe en wanneer wordt het gecompenseerd. De gemaakte afspraak leggen we dan vast op de verlofkaart

Nice to know Need to know

pagina 13


Algemeen

De werkplek

Open deuren

Fysieke werkplek

In de meeste gevallen staan de deuren van onze kantoren gewoon open. Als je een afspraak, vertrouwelijk gesprek, lastig telefoontje hebt kun je de deur altijd dicht doen.

Kleding/Representatie

Een dresscode hebben we niet. Het wordt op prijs gesteld als je je representatief kleedt en rekening houdt met eventuele externe afspraken. Korte broeken en sandalen met blote voeten is iets voor thuis.

Telefonische bereikbaarheid

Een speerpunt van de afdeling. Regel je telefoon bij afwezigheid zo veel mogelijk met je overbuurvrouw/man of een collega in de kamer. Indien de telefoon niet wordt beantwoord, wordt er automatisch doorgeschakeld naar de voicemail van het toestel. Luister je voicemail zo spoedig mogelijk af. Toegangscode is het doorkiesnummer gevolgd door 1971. • Geef aan je collega's door wanneer je een externe afspraak hebt en wan- neer je verwacht weer bereikbaar te zijn • Een correcte, klantvriendelijke telefoon behandeling is ook huisstijl.

Iedere werknemer heeft recht op een werkplek bij de Hanzehogeschool Groningen. Het komt voor dat parttimers een flexplek hebben.

Persoonlijke werkplek

Iedere werknemer beschikt over een pc, vast of flex. Bij indiensttreding wordt een unieke 4-lettercode verstrekt, meestal bestaande uit de eerste twee letters van de achternaam gevolgd door de eerste initialen. Met deze code en een persoonlijk wachtwoord kan worden ingelogd op het Hanze netwerk en de kopieermachines.

Sleutel

Sommige kamers kunnen worden afgesloten met een sleutel, andere kamers zijn voorzien van een elektronische toegang. In het sleutelkastje bij het secretariaat vind je de sleutels van de diverse kamers. De bewoners van de kamers met elektronische toegang hebben een medewerkerskaart die hiervoor geactiveerd is.

Postvak

Iedere medewerker heeft een eigen postvak op de afdeling.

Keuken/vaatwasser

Er zijn genoeg kopjes en mokken, mits je deze zelf aan het eind van de werkdag in de vaatwasmachine zet. Neem ook eens het initiatief om de vaatwasser uit te ruimen! De koelkast kan gebruikt voor bederfelijke dingen, bijvoorbeeld yoghurt of melk. Denk er wel om dat dit niet blijft liggen en gaat stinken. Voor alles geldt natuurlijk: ruim je eigen troep op!

Nice to know Need to know

pagina 14


Financiën Budgethouder M&C: Frank Oor Budgetbewaker M&C: Carola Stumpel

Facturen (extern)

NB: Op dit moment van schrijven is de hogeschool bezig met de invoering van een digitaal systeem voor de afhandeling van facturen. Dit heeft gevolgen voor onderstaande werkwijze. De facturen gaan dan alleen nog digitaal naar budgetbewakers- en houders. Later meer informatie hierover. • Communiceer altijd het juiste factuuradres naar leveranciers: Postbus 751 9700 AT Groningen In dat geval komt de factuur binnen bij de Financiële Administratie van FEZ en wordt deze ingeboekt (stempel). Via de interne post wordt de factuur doorgestuurd ter afhandeling. • Geef altijd je naam of de budgetcode door aan de leverancier, zodat deze gegevens kunnen gelden als kenmerk op de factuur. Dit helpt de Financiële Administratie bij het doorsturen van de factuur naar de juiste persoon / afdeling. • Vermeld altijd de juiste budgetcode; een lijst met alle budgetcodes is te vinden bij het secretariaat en op 'Mijn Hanze' (tab Organisatie > Financieel Economische Zaken > Financiële administratie > voor medewerkers > Rekeningschema. Bij twijfel kun je je teamleider vragen. • Als je een factuur ontvangt, contro- leer de gegevens en het afgesproken bedrag, zet je paraaf voor akkoord, vul de juiste budgetcode is en stuur hem door naar de budgetbewaker. • Als je budgetbewaker van een project bent parafeer je zelf, daarna leg je de factuur in de map facturen. Deze ligt op het bureau van Kirsten Mijlof. • Handel facturen binnen twee dagen af. • De stafdirecteur, de budgethouder, te- kent in de regel alle facturen eens per week. Nice to know Need to know

• Bij offertes vraag je altijd een akkoord van de opdrachtgever (getekende offerte of akkoord per mail) • Indien er akkoord is van de interne klant kan de factuur met getekende offerte naar FEZ. Belangrijk voordeel is dat onze lijst ‘facturen in omloop’ (FIO) korter wordt. Voor de financiële rappor- tage is dit erg belangrijk

Facturen (intern)

Financieel Mutatie Formulier (FmF) Bij een interne doorbelasting gebruiken we een zogenaamd Financieel Mutatie Formulier of FmF. Bij een project op basis van offerte neemt M&C in veel gevallen eerst de kosten op zich. Als de opdracht is uitgevoerd wordt een Fmf opgesteld met daarin de omschrijving en de gemaakte kosten. Deze Fmf gaat naar de interne opdrachtgever ter ondertekening.

Printopdrachten Canon Business Services

Geef bij het uitzetten van opdrachten aan het Canon Business Services altijd de budgetcode van M&C of van je interne klant en budgethouder door. In geval van twijfel: overleg met je teamleider. Bespreek dit ook met de klant en vraag bij hen om een code waarop geboekt kan worden.

Declaraties van werkstudenten (Declaratie beloning aan derden)

We maken bij M&C regelmatig gebruik van werkstudenten. De financiële afhandeling van de declaraties van werkstudenten ligt bij de medewerker zelf of de coördinator van het team studentmedewerkers. Declaratieformulieren moeten in het begin van de maand bij de Salarisadministratie van FEZ worden aangeleverd zodat betaling nog in de lopende maand kan plaatsvinden.

pagina 15


Let op: studenten die voor ons werken moeten ieder studiejaar een kopie van hun identiteitsbewijs (ID-kaart of paspoort) meesturen. Het betreffende formulier is te downloaden van 'MijnHanze.nl' Organisatie > Financieel Economische Zaken> Financiële Administratie > Voor Medewerkers > Formulieren.

Drukwerk Één vaste drukker

Naar aanleiding van een Europese aanbesteding drukwerk is een contract gesloten met één drukker, te weten Grafische Industrie de Marne. Dit betekent dat wij alleen orders uit kunnen zetten bij deze drukker. Grafische Industrie de Marne Contactpersoon: Henk Vlot Telefoonnr.: 0595 – 574 466 E-mailadres: henk@marne.nl

Nice to know Need to know

pagina 16


Codes Organisatieonderdelen BCVB BFAB BFEZ BMNC BONO BPNO BMNC SABC SACM SAGZ SASS SAVK SDLM SDNN SIBK SIBS SICM SIEN SIFE SIFM SILS SIMM SIRE SISP SITE SPCC SPEA

College van bestuur Facilitair Bedrijf Stafbureau Financieel Economische Zaken Stafbureau Marketing en Communicatie Stafbureau Onderwijs en Onderzoek Stafbureau Personeel en Organisatie Hanze Professionals en Bedrijven Academie voor Architectuur, Bouwkunde en Civiele Techniek Academie Minerva + Popacademie Academie voor Gezondheidstudies Academie voor Sociale Studies Academie voor Verpleegkunde Dansacademie Lucia Marthas Dansacademie Lucia Marthas Instituut voor Bedrijfskunde International Business School Instituut voor Communicatie, Media & IT Instituut voor Engineering Instituut voor Financieel Economisch Management Instituut voor Facility Management Instituut voor Life Science & Technology Instituut voor Marketing Management Instituut voor Rechtenstudies Instituut voor Sportstudies Hanze Institute for Technology Prins Claus Conservatorium Pedagogische Academie

Afkortingen GSC FA SA STAD ISO HIC

Overleggen MT PO SDO HG-O

Canon Business Services FinanciĂŤle Administratie Salaris Administratie Studenten Administratie International Student Office Hanze Studiekeuzeadvies Management Team Portefeuille Overleg Stafdirecteuren Overleg Hanzebreed management Overleg

Overige zaken

01_0009

Helo Hanze Elektronische Leer Omgeving Fuge Functioneringsgesprek Fube Functiebeschrijving Beo Beoordelingsgesprek/formulier SLB Studieloopbaanbegeleiding Nice to know Need to know

pagina 17


Nice to know need to know