Page 1

i-JEKA Intranet

(01/06/2013) handleiding voor de vrijwillige medewerkers

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ............................................................................................................................................. 1 Inloggen ........................................................................................................................................................ 2 Waar kan ik alles terugvinden? .................................................................................................................... 3 Wat staat er in het onderdeel Algemeen? ................................................................................................... 4 Handleidingen .......................................................................................................................................... 4 Formulieren en sjablonen ........................................................................................................................ 4 Landsverantwoordelijken ......................................................................................................................... 4 Transport .................................................................................................................................................. 4 Voeding..................................................................................................................................................... 4 In de kijker ................................................................................................................................................ 4 Wat staat er in het onderdeel per bestemming? ......................................................................................... 5 <landcode> Documenten van Brussel ...................................................................................................... 5 <landcode> Documenten voor Brussel .................................................................................................... 6 <landcode> Logboeken ............................................................................................................................ 6 <landcode> Algemeen <landcode> Activiteiten <landcode> Voeding..................................................... 6 Gebruik van de kalender. ............................................................................................................................. 7

1


Inloggen URL: http://intranet.jeka.be (zonder â&#x20AC;&#x2DC;wwwâ&#x20AC;&#x2122;). Je komt dan op de inlogpagina:

Gebruikersnaam: voor- en achternaam aan elkaar, allemaal kleine letters (bijv. pascalematthys) Wachtwoord: voornaam (met eerste letter als hoofdletter) + koppelteken + 32 (huisnr JEKA) (bijv. Francine-32) indien deze combinatie geen 8 tekens oplevert: voeg de eerste letter(s) van de achternaam toe aan de voornaam tot er 8 tekens staan (bijv. Josva-32 of Janan-32)

Verander onmiddellijk dit wachtwoord in een zelf gekozen wachtwoord ! > voorwaarden voor het nieuwe wachtwoord: - minimum 8 tekens - minimaal 1 hoofdletter - minimaal 1 kleine letter - minimaal 1 cijfer - minimaal 1 speciaal teken: - _ $ & ( ) enz.

Belangrijk ! Het is NIET toegelaten om je persoonlijke login door te geven aan anderen ! Indien een andere medewerker om een bepaalde reden ook toegang moet hebben tot de onderdelen van jouw bestemming, vraag dan voor hem/haar een aparte login aan bij Jan Annaert of Hans Capiau.

2


Waar kan ik alles terugvinden?

Navigeren via “Mijn cursussen”   

Navigeren via “mijn startpagina”: Via “mijn startpagina” krijg je een lijst van alle cursussen waar je toegang tot hebt.

Klik via de pijltjes ( )door naar de juiste cursus! Klik op de naam van een cursus om deze te openen. Je zal hier alle “cursussen” zien waar je toegang tot hebt, verdeeld over één of meerdere bestemmingen.

Het verschil tussen navigeren via “Mijn cursussen” of via “Mijn startpagina”: Links in het menu worden de korte namen getoond, in “Mijn startpagina” zie je de lange namen staan. Handleidingen: Hier zal je alle basishandleidingen terugvinden die je moeten helpen met deze omgeving te werken.

3

Ook te bereiken via de cursus ‘Handleidingen’ in het onderdeel “Algemeen”.


Wat staat er in het onderdeel Algemeen? In deze mappen (in het Intranet “cursus” genoemd) komen alle documenten die gemeenschappelijk zijn voor meerdere bestemmingen. Hierin hebben de medewerkers van Brussel schrijfrechten, de andere medewerkers alleen leesrechten. Handleidingen Hierin staan een aantal korte handleidingen: per concrete taak wordt met figuren kort de juiste handeling uitgelegd. Bijv. hoe je een document moet downloaden, uploaden, verwijderen,… In dit onderdeel heeft iedereen alleen leesrechten. Formulieren en sjablonen Hierin staan alle documenten en sjablonen die de medewerkers in de diverse bestemmingen kunnen gebruiken: - Invulformulieren: deze formulieren moeten op de computer kunnen worden ingevuld. Bijv. boekhoudomslag [Excel-sjabloon], schadeformulier, lege buitenlandformulieren, reservatieformulier voor de volgende zomer, activiteiten ter plaatse door JEKA te betalen (zoals voor groepen Kazou), enz.  de ingevulde documenten moeten dan terug opgeladen worden in de specifieke map ‘Documenten voor Brussel’ per bestemming (zie verder). - Door de groep in te vullen: evaluatieformulier, af te drukken en aan de groepsleider te geven bij het begin van het kamp (als voorbereiding op de invulbare pdf die ze na hun kamp via e-mail ontvangen of kunnen terugvinden op de website van JEKA). - JEKA-logo’s, huisstijl: kan nuttig zijn om te gebruiken in zelf gemaakte documenten - … Deze documenten worden dus door Brussel in dit onderdeel geplaatst: - In principe zijn er in dit onderdeel geen submappen nodig, dus enkel de documenten zelf plaatsen (voorzien van een duidelijke veelzeggende bestandsnaam). - Alle documenten staan samen in “Formulieren voor alle bestemmingen” Landsverantwoordelijken Dit onderdeel is analoog aan het vorige, maar hierin zitten alleen informatieve teksten die de landsverantwoordelijken kunnen raadplegen (of doorgeven aan hun medewerkers): taakomschrijvingen, crisismanagement, procedures (bijv. afspraken rond de roze envelop), info over de verzekering en wat te doen in geval van een ongeval (zowel voor medewerker als deelnemer van een groep), het laatste verslag van de vergadering van de landsverantwoordelijken, de telefoonlijst voor dit seizoen, enz. Zelfde afspraak: geen submappen, alleen de documenten (best alles in PDF). Transport Alle praktische informatie over het transport: - de Europese regelgeving (+ enkele praktische voorbeelden) - het buscontract (zonder de prijzen) (let op: de businfo per bestemming hoort hier NIET thuis, die komt in een map per bestemming) - de afspraken omtrent de logies ter plaatse voor chauffeurs (hotel of niet, 1- of 2 pers. kamers, wie betaalt wat,… - ook voor buitenlandse chauffeurs) Voeding Alle praktische informatie over de voeding en de kookouders: - Richtlijnen voor de kookouders - Wat moet de ploeg ter plaatse voorzien voor de kookouders (drank, ‘echte’ koffie, koekjes,… ) ? - Afspraken i.v.m. het mogen meegaan met excursies (bijv. enkel als de groep akkoord is) - Bereidingstijden (cf. maaltijden van Deliva voor Oostenrijk en Frankrijk) - Kooktips, enz. In de kijker In deze map is er plaats voor algemene weetjes i.v.m. JEKA, bijv.: info over de medewerkersdag in september, nieuwe bestemming, nieuwe medewerker, wijziging van een bepaald telefoonnummer,… 4


Wat staat er in het onderdeel per bestemming? Per bestemming wordt een aparte map gemaakt met dezelfde basisstructuur. Elke map (per bestemming dus) is enkel zichtbaar voor de medewerkers die in die bestemming werkzaam zijn, maar ook voor alle medewerkers van Brussel. <landcode> Documenten van Brussel In dit onderdeel staan de documenten vanwege Brussel voor de landsverantwoordelijke van een specifieke bestemming. Hierin hebben de medewerkers van Brussel schrijfrechten, de andere medewerkers leesrechten. Er werd reeds een aantal vaste mappen aangemaakt: - 1 map “Algemeen”: voor algemene documenten specifiek voor deze bestemming (bijv. transportinfo) - 6 mappen per periode  periodedata per bestemming apart bij zetten (elk jaar opnieuw) - 1 map “Laagseizoen”

De mappen per periode werden verder nog eens onderverdeeld in 3 submappen: -

Lijsten: hierin staan de verschillende lijsten met: groepen, medewerkers en Family Naamgeving van de documenten: > Lijsten – groepen : “Groep ‘datum upload’” Update: gewoon nieuwe datum (oude documenten laten staan) > Lijsten – medewerkers: “Med ‘datum upload’” Update: gewoon nieuwe datum (oude documenten laten staan) > Lijsten – family: “Fam ‘datum upload’” Update: gewoon nieuwe datum (oude documenten laten staan)

-

Transport: hierin staat het document over de wissel op datum Naamgeving van de documenten: > Transport wissel: “Transport op ‘datum wissel’” Update: “transport op ‘datum wissel’ UPDATE” (oude documenten laten staan)

-

Deelnemers per groep: hierin staan de deelnemerslijsten per groep Naamgeving van de documenten: > Deelnemerslijsten: “Dossiernummer – naam van het huis” vb. “A-7859 – Bergland” > als de lijst volledig ingevuld is (alle velden), dan wordt “ok” toegevoegd aan de bestandsnaam Update: de lijsten worden telkens vervangen door de nieuwe. Definitieve lijsten ter plaatse afdrukken: dag van vertrek van de groep vanuit thuisland (of minstens de dag van het vertrek nog eens controleren)

5


<landcode> Documenten voor Brussel In dit onderdeel staan de documenten die de landsverantwoordelijke of contactmedewerker ingevuld heeft (bijv. ingevuld kasblad, ingevuld schadeformulier) en aan Brussel moeten bezorgd worden. De originele documenten worden nog altijd via de post naar Brussel gestuurd.

Map “Reisdossier”: hierin staat het reisdossier in Word-formaat waarin de medewerkers ter plaatse hun opmerkingen kunnen noteren (wijziging/nieuwe activiteit, telefoonnrs, prijzen,…)

<landcode> Logboeken

Iedere medewerker die iets toevoegt, uploadt een nieuwe versie met daarin zijn eigen naam! (dit om het overschrijven van het document te vermijden)

Voor specifieke werkwijze logboeken: zie handleidingen online!

Voor het loggen van problemen e.d. werd gekozen voor een forum per thema. De landsverantwoordelijke, contactmedewerker en stockverantwoordelijke kunnen de meldingen posten bij het passende thema. Logboek ‘Groepen’: elke contactmedewerker plaatst hierin na elke periode 1 synthesedocument met een korte evaluatie van elke groep die hij/zij die periode bezocht heeft. <landcode> Algemeen <landcode> Activiteiten <landcode> Voeding Verder werden er al enkele andere cursussen gemaakt die de medewerkers in de betrokken bestemming kunnen gebruiken om hun eigen documenten te bewaren: “Algemeen”, “Activiteiten” en “Voeding”. Hierin kunnen ze desgewenst zelf structuur aanbrengen m.b.v. submappen. Wil je voor jouw bestemming nog meer “cursussen”, kan dit op aanvraag bij Jan Annaert of Hans Capiau. 6


Gebruik van de kalender. In de kalendermodule staan de date waarop de reservatiedienst de data plaatst wanneer de verschillende documenten (medewerkerslijsten, â&#x20AC;Ś) online gezet worden in de juiste map.

Klik vanaf de startpagina door naar Site paginaâ&#x20AC;&#x2122;s - Kalender

Activiteiten met een groene achtergrond gelden voor alle bestemmingen.

Activiteiten met een blauwe achtergrond zijn voor jouw specifieke bestemming

7


De activiteiten die specifiek voor jouw bestemming(en) gelden, kan je ook terugvonden via de cursus “<landcode> documenten VAN Brussel”. Je ziet deze aankondigingen rechts staan in het vakje “binnenkort” als je de cursus opent.

Deze “voorbeeldactie” is zeer kortbij en wordt direct op de cursusstartpagina weergegeven

Details van de dichtbij zijnde activiteit

Klik op de maand ( ) om nadien verder te navigeren naar juli, augustus, …

Elke gearceerde datum in het overzicht, bevat een datum waar een actie achter zit.

8

Intranet handleiding voor vrijwillige medewerkers update 2  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you