Issuu on Google+

Tips voor het omgaan met offerte aanvragen

“Hoe maakt u van aanvragers klanten?”


Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Tips voor het omgaan met offerte aanvragen Wees er als eerste bij Zorg dat u een goede professionele indruk maakt Hoe overtuigt u de klant van uw vakmanschap? Uw offerte ondertekenen Wat te doen als een klant niet reageert? De offerte is verstuurd, wat nu? Wat kunt u verder nog doen? Neem de klant op in uw relatiebestand

3 4 4 4 4 5 5 5 6 6

2


Tips voor het omgaan met offerte aanvragen Hoe maakt u van aanvragers klanten? Onze websites zorgen voor honderden offerteaanvragen per dag. De potentiĂŤle klant maakt zelf een selectie uit de deelnemende bedrijven. Het grootste gedeelte van de offerteaanvragen gaat naar 3 of 4 bedrijven. Een goede opvolging van de aanvragen is dus heel belangrijk!

Wees er als eerste bij. Zorg dat u een goede indruk achter laat. Overtuig de klant van uw vakmanschap en professionaliteit. Geef de klant het gevoel dat ze u kunnen vertrouwen. Wat te doen als een klant niet reageert? De offerte is verstuurd, wat nu?

3


Tips voor het omgaan met offerte aanvragen Hoe maakt u van aanvragers klanten? Wees er als eerste bij: Reageer bij voorkeur binnen enkele minuten! 1. U kunt de klant op verschillende manieren benaderen, heeft u een telefoonnummer bel die persoon dan direct op. 2. Ook per e-mail kunt u de klant benaderen, stuur informatie op (geen grote bijlages!) en vermeldt eventueel een link naar uw website. 3. U kunt de klant ook schriftelijke informatie opsturen, folders, brochures e.d. 4. U kunt indien u niet altijd aanwezig bent ook een automatische beantwoording instellen in uw email programma. Zo heeft de potentiele klant toch een reactie gehad en een bevestiging dat de aanvraag bij u is aangekomen.

Zorg dat u een goede professionele indruk maakt. Herhaal, noteer en gebruik de gegevens van de potentiĂŤle klant. Bij telefonisch contact: 1. Herhaal de naam van uw bedrijf minstens drie keer. 2. Wees persoonlijk: Herhaal uw naam minstens 2 keer. 3. Bevestig een gemaakte afspraak. Laat de potentiĂŤle klant altijd weten hoe ze u kunnen bereiken, geeft uw e-mail adres of en uw telefoonnummer. 4. Eindig het gesprek op een positieve manier. Herhaal de naam van de klant en bedank voor hun tijd. Wanneer u per mail reageert: 1. Herhaal de relevante informatie uit de aanvraag zoals de uit te voeren werkzaamheden. Op deze manier voorkomt u misverstanden bij toekomstige communicatie met de klant. Daarnaast geeft het de klant het gevoel dat ze persoonlijk worden benaderd. 2. Vermeld uw bedrijfslogo in uw e mails, dit vergroot de herkenbaarheid van uw bedrijf. 3. Vermeld altijd uw volledige contactgegevens, zoals telefoonnummer, e-mail adres, faxnummer en website.

Hoe overtuigt u de klant van uw vakmanschap? Wees volledig, geduldig, objectief en vermeld extra gegevens. Een klant weet niet altijd welke informatie u precies nodig heeft voor een goede offerte. U moet hen op dat gebied helpen. Mensen weten best dat goedkoop niet altijd het beste is. Speel daarop in door specifiek te vermelden welke extra diensten u biedt en presenteer een totaal pakket.

4


1. Wees geduldig en leg de klant uit wat voor informatie u nodig heeft voor het opstellen van een goede offerte. Indien nodig wijst u op het belang van een huisbezoek voor een offerte op maat. 2. Zorg ervoor dat de informatie die u krijgt zo volledig mogelijk is. Op deze manier kunt u snel een gerichte offerte maken. 3. Informeer de klant dat ze een schriftelijke offerte krijgen. 4. Vermeld altijd eventuele kosten verbonden aan extra diensten. 5. Vermeld altijd uw website voor meer informatie over uw bedrijf. 6. Vermeld bij welke branche organisaties uw bedrijf is aangesloten

Uw offerte ondertekenen. Verzend altijd een schriftelijke, ondertekende offerte. Een kostenindicatie via e-mail of telefoon is prima, maar verzend altijd een schriftelijke, getekende offerte na voorzien van geldigheidsdatum en datum van ondertekening. Potentiele klanten weten dat alleen een getekende offerte ook rechtsgeldig is.

Wat te doen als een klant niet reageert? Gebruik alle contactmogelijkheden. Probeer het opnieuw. U heeft op verschillende manieren geprobeerd de klant de bereiken. Helaas zonder resultaat. Wat nu? 1. Gebruik alle contact mogelijkheden: Veel bedrijven gebruiken maar 1 bron, dus telefoon of e-mail. Waarom niet alle informatie gebruiken. U beschikt immers over het e-mail adres, telefoonnummer en postadres. 2. Probeer het meerde keren: Bel een klant bijvoorbeeld op verschillende tijdstippen. Misschien is de klant overdag druk op het werk. Er zijn verschillende redenen waarom mensen tijdelijk niet goed bereikbaar zijn.

De offerte is verstuurd, wat nu? Nadat de offerte is verstuurd is het een kwestie van afwachten. Er zijn echter wel een aantal dingen die u kunt doen: Telefonisch contact Bel de klant een paar dagen nadat u de offerte heeft verstuurd. Vraag of uw voorstel aan de verwachtingen voldoet. Kan de klant aangeven wanneer er daadwerkelijk wordt besloten? Maak eventueel een afspraak over vervolgcontact. U heeft de opdracht binnen? Dat is natuurlijk hartstikke mooi! Stuur de klant een opdrachtbevestiging. Maak een persoonlijke begeleidingsbrief en voeg daar de formele overeenkomst aan toe als bijlage. Bedank de klant voor het vertrouwen in uw bedrijf.

5


Laat blijken dat dit het begin is van een langdurige en goede samenwerking. Geef de klant het gevoel dat hij een prima keuze heeft gemaakt door te kiezen voor uw product. U heeft de opdracht niet binnengehaald. Dat is natuurlijk jammer, zeker als u er veel tijd en energie in heeft gestopt. Let op, dat de potentiĂŤle klant uw aanbod niet heeft geaccepteerd hoeft niet het einde te betekenen. Er kunnen verschillende redenen zijn voor een afwijzing. Misschien heeft de klant besloten om voorlopig helemaal van de opdracht af te zien. Dit sluit niet uit dat ze later of voor andere werkzaamheden alsnog bij u aankloppen. Daarom is het zo belangrijk om een goede indruk te maken! Wat kunt u verder nog doen? - Informeer telefonisch naar de reden voor de afwijzing. - Laat u nooit negatief uit. Doe vooral geen uitspraken wanneer een opdracht naar een concurrent is gegaan. - Stuur eventueel een brief. Geef aan dat u het jammer vindt dat de opdracht niet doorgaat en dat u een volgende keer graag opnieuw wordt uitgenodigd. En tenslotte;

Neem de klant op in uw relatiebestand. Houd diegene op de hoogte van aanbiedingen en ontwikkelingen in uw bedrijf. Vraag de klant hier wel altijd toestemming voor.

6


E-book