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ADMINISTRACION PYMES CLASE 12 – ACCESS – BUSQUEDA -- SUPERMERCADO -Para poder seguir con Access vamos a hacer un trabajo que resumirá el concepto mismo del programa. Este trabajo se tratará de hacer la Base de Datos de un SUPERMERCADO, de nombre le daré “SuperCatri” ustedes pueden darle el nombre que deseen. Una vez que pensaron el nombre, creen un archivo de Access y le dan ese nombre. Lo siguiente, es pensar ¿Qué elementes componen un Supermercado? • • • •

CLIENTES EMPLEADOS MERCADERIA PROVEEDORES

Y como auxiliar dejaré: • RUBROS AUX • FORMAS DE PAGO

AUX

Una vez que hemos trazado ya cuáles serán las Bases para nuestra Base de Datos, vamos a empezar a realizar una a una cada tabla. Siempre debemos empezar por las tablas auxiliares:

TABLA AUXILIAR: MODO DE PAGO Modo de pago será una tabla que solo nos servirá para incorporar las diferentes maneras de pagar, lo único que tendrá será los diferentes modos de pago a elegir. NOMBRE: AUX MODO DE PAGO Nombre de Campo Tipo de dato Contado Texto Tarjeta Texto Cheque Texto A Consignación Texto Notar que esta tabla no tiene CLAVE

TABLA AUXILIAR: RUBRO Rubro será la tabla donde pondremos todos los rubros que vamos a trabajar en nuestro supermercado: fiambrería, panadería, almacén, bazar, etc... NOMBRE: RUBRO Nombre de Campo Tipo de dato Rubro Texto Tiene un solo campo (y como sabemos que todos son diferentes puede ser clave)


Una vez que está terminado el diseño, vamos a cambiar vista (VER VISTA HOJA DE DATOS) “No es necesario hacerle un formulario porque se trata de una tabla auxiliar.”

Y vamos a cargar con los siguientes datos:

TABLA: PROVEEDOR Vamos a hacer ahora la tabla proveedor, cual va a contener, lo necesario para poder contactarse al proveedor (ya sea buscándolo o llamándolo por teléfono) y pedirle los productos del rubro que tiene, acordando el modo de pago. NOMBRE: PROVEEDOR Nombre de Campo Tipo de dato Cód. Proveedor Número Proveedor Texto Domicilio Texto Ciudad Texto Teléfono Texto Forma de Pago Texto Rubro Texto Yo he colocado 2 campos de color rojo, porque estos poseen características especiales: •

Forma de Pago En Pestaña Búsqueda: Mostrar Control: Control de Lista Tipo de origen de la fila: Lista de campos Origen de la fila: Aux Formas de Pago Columna dependiente: 1 Número de columnas: 1


Rubro En Pestaña Búsqueda: Mostrar Control: Cuadro combinado Tipo de origen de la fila: Tabla/Consulta Origen de la fila: seleccionar “…” Mostrar: Rubros Agregar el campo Rubro Columna dependiente: 1 Número de columnas: 1

“El relleno de ORIGEN DE LA FILA, se lo hace mediante un asistente”

TABLA: MERCADERIA Aquí vamos a ingresar las diferentes cosas a considerar de la mercadería, se incluyen en los detalles, el nombre del producto, como viene envasado o como se lo vende (por ejemplo si es por kilogramo o en sanchete, o en cajita, botella, etc.) y varios detalles más del propio producto. NOMBRE: MERCADERIA Nombre de Campo Tipo de dato Cód. Producto Número Producto Texto Presentación Texto Stock Número Vencimiento Fecha/Hora Precio Moneda Proveedor Número •

Vencimiento: Formato: Fecha Corta MascaradeEntrada: 00/00/0000 • Proveedor En Pestaña Búsqueda: Mostrar Control: Cuadro combinado Tipo de origen de la fila: Tabla/Consulta Origen de la fila: seleccionar “…” Mostrar Proveedores Agregar el campo Cód. Proveedor Agregar el campo Proveedor Columna dependiente: 1 Número de columnas: 2

TABLA: EMPLEADOS

“El relleno de ORIGEN DE LA FILA, se lo hace mediante un asistente”

La explicación de la pestaña de búsquedas se halla al final del documento en forma de ANEXO

La siguiente será la tabla de empleados, esta tabla estará un poco más completa debido a que necesitamos más datos de la persona, porque no solo debemos poder encontrar a nuestro empleado (dirección y localidad) sino debemos estar atentos a su situación, si es que está casado o soltero, o incluso si tiene hijos (por el tema de los extras), por último, para el empleado le importa el Sueldo y el cargo que debe realizar.


NOMBRE: EMPLEADOS Nombre de Campo Tipo de dato Legajo Número Empleado Texto Domicilio Texto Localidad Texto Celular Texto Fecha de Ingreso Fecha/Hora Edad Número Estado Civil Texto Hijos Número Cargo Texto Sueldo Moneda • • • •

Localidad: Valor Predeterminado: (la misma ciudad del negocio) Celular: Mascara de Entrada: “(0”0000”) – 15”000000 Edad: Regla de Validación: >17 Estado Civil: En Pestaña Búsqueda: Mostrar Control: Cuadro combinado Tipo de origen de la fila: Lista de Valores Origen de la fila: “casado”;“soltero”;”viudo” Columna dependiente: 1 Número de columnas: 1 “El relleno de ORIGEN DE LA FILA, se lo hace a mano o mediante un asistente” Cargo: En Pestaña Búsqueda: Mostrar Control: Cuadro combinado Tipo de origen de la fila: Lista de Valores Origen de la fila: “gerente”; “cajero”; “limpieza”, “deposito”; “repositor”; “supervisor” Columna dependiente: 1 Número de columnas: 1

TABLA: CLIENTES Al tratarse de clientes nos vamos a referir a todos aquellos GRANDES clientes como la Municipalidad, alguna industria, algún comedor o alguna institución que viene habitualmente a comprar aquí y que pide factura o que le enviemos lo que solicita a su domicilio. El Consumidor Final estará como un cliente “especial”.


NOMBRE: CLIENTES Nombre de Campo Tipo de dato Nº Cliente Número Cliente Texto Domicilio Texto Localidad Texto Condición de IVA Texto Número de CUIT/L Texto •

Localidad: Valor Predeterminado: (la misma ciudad del negocio) • Numero CUIT: Mascara de entrada: 00-00000000-0 Indexado:Si-Sin duplicados • Condición de IVA: En Pestaña Búsqueda: Mostrar Control: Cuadro combinado Tipo de origen de la fila: Lista de Valores Origen de la fila: “Responsable Inscripto”; “Responsable No Inscripto”; “Exento”; “CONSUMIDOR FINAL” Columna dependiente: 1 Número de columnas: 1

ORDEN DE LOS DOCUMENTOS Perfecto, con esto ya terminamos de realizar las tablas, ahora vamos a ordenar las tablas para que queden bien acomodadas. Para ello debemos localizar la barra: “TODAS LAS TABLAS” o también puede estar como “TODOS LOS OBJETOS DE ACCEESS” (Ver imagen)

Y una vez que lo localizamos ponemos “TIPO DE OBJETO” esto ocasionará que los documentos creados se ordenen según el tipo de Hoja.


EMPEZAR A COMPLETAR LOS DATOS Para empezar a cargar los datos: DEBEMOS CREAR LOS FORMULARIOS DE LAS 4 TABLAS PRINCIPALES Entonces, vamos a crear los formularios (lo aprendimos en la clase anterior) y le vamos a llamar: Para PROVEEDORES Alta de Proveedores Para EMPLEADOS Alta de Empleados Para CLIENTES Alta de Clientes Para MERCADERIA Alta de Productos Una vez que hemos cargado los formularios vamos a rellenarlos: En ALTA DE PROVEEDORES vamos a rellenar con: • • •

Los proveedores son a partir del numero“101” Para los nombres vamos a escribir toda la lista de abajo Y las cosas que no mencioné aquí se puede inventar.

PROVEEDOR EasyClean Ayudín Sancor SA La Serenísima SRL La Nueva Paladini Carnes Pampeanas SA Frigorífico FRIAR Bonita

RUBRO Limpieza Limpieza Lácteos Lácteos Panadería Fiambrería Carnicería Carnicería Verdulería

PROVEEDOR TuperWare Arcor SA Terrabusi SRL Coca Cola CICSA PEPSICO Quilmes SRL Viñas Serranas Jhonson&JhonsonSA Avón

En ALTA DE EMPLEADOS vamos a rellenar 8 empleados. •

Los empleados son a partir del número “201”

RUBRO Bazar Almacén Almacén Bebidas sin alcohol Bebidas sin alcohol Bebidas con alcohol Bebidas con alcohol Perfumería Perfumería


En ALTA DE CLIENTES vamos a rellenes con un Cliente que representará todos los Consumidores generales y 4 instituciones (como ser banco, un comedor, la municipalidad o un colegio) •

Los clientes son a partir del número “301” • El cliente Número:301 tendrá de nombre:“Consumidor Final” y de condición de IVA “Consumidor Final” y el resto NADA. • Los otros clientes deben estar rellenos completamente.

En ALTA DE MERCADERIA vamos a rellenar con 3 productos por cada proveedor que hay. •

Los Productos son a partir del número “501”

PERFECTO Y CON ESTO ESTAMOS POR HOY

ANEXO: PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Son las propiedades que aparecen debajo de los Campos (en vista diseño de la tabla).

Las propiedades se agrupan en dos pestañas: • La pestaña General: indica las características generales del campo. • La pestaña Búsqueda: permite definir una lista de valores válidos para el campo.


Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.

PESTAÑA BUSQUEDA Básicamente la pestaña búsqueda permite elegir como va a realizarse la carga, si es por un campo COMÚN, una LISTA o un CUADROCOMBINADO (validación). Cuadro de texto: es una casilla común Cuadro de Lista: es una lista de valores de los cuales puedes elegir uno

Cuadro combinado: es una lista desplegable de la cual tienes que elegir uno de esos valores.

LAS PROPIEDADES Mostrar control: te permite elegir cuál de las 3 opciones de la imagen vamos a tomar (la 1er opción es la común). Tipo de origen de la fila: Indican como son obtenidos los datos: • TABLA/CONSULTA: indica que se creara una consulta donde se anexarán los campos a mostrar. • LISTA DE VALORES: indica que se agregaran los valores manualmente. • LISTA DE CAMPOS: permite elegir entre los nombres de los campos de una tabla o consulta determinada. Origen de la fila: determina de donde vienen los datos del punto anterior. • TABLA/CONSULTA: A la derecha aparecerá un botón con “..” cual abrirá una consulta donde debemos anexar los campos a mostrar. • LISTA DE VALORES: nos permitirá agregar valores manualmente separándolos con punto y coma. Ejemplo: “A”;”B”;”C”… (el asistente también está) • LISTA DE CAMPOS: permite elegir de que tabla/consulta se obtendrá los nombres de los campos a nombrar. Columna dependiente: si las listas poseen varias columnas, la columna dependiente nos indica qué columna se utiliza para rellenar el campo. Número de columnas: indica cuantas columnas mostramos.


Encabezados de columna: indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera línea con encabezados de columna. Si esta propiedad contiene el valor Sí cogerá la primera fila de valores como fila de encabezados. Ancho de columnas: permite definir el ancho que tendrá cada columna en la lista. Si hay más de una, se separa cada uno por un punto y coma. Filas en lista: indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista. Limitar a lista: Si esta propiedad contiene “No” podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si indicamos “Sí” obligamos a que el valor sea uno de los de la lista.


Adm clase 12 acces 3 (trab final supermercado) empezando