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GESTÃO DE DOCUMENTOS

GS

PORTFÓLIO

História Fundada em 2013, por um grupo de estudantes do curso Técnico em Administração, a empresa Guard Store Gestão de documentos ,cresce como uma tendência de mercado, atendendo a uma demanda escassa de oferta, promovendo a informação com credibilidade ao seu alcance.

Serviços A Guard Store dispõe dos seguintes serviços: •

Digitalização.

GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

Guarda de Documentos.

Digitalização Podemos definir Digitalização, como o processo de transformação de documentos físicos em imagens. Depois de digitalizados, os documentos podem ser armazenados em qualquer mídia e acessados através do microcomputador.

Principais Vantagens •

Baixo custo de implantação e armazenamento;

Acesso imediato à informação por mais de um usuário;

Acesso da imagem em rede, com acesso controlado;

Facilidade para impressão do documento em papel;

Consulta via internet com segurança, agilidade e facilidade;

Possibilidade de envio dos documentos via sistema;

Redução do desgaste físico do documento;


GESTÃO DE DOCUMENTOS • Redução no tempo de recuperação da informação; •

Cópias de segurança;

Redução de áreas de arquivamento;

Redução de custos com links de Internet;

Segurança garantida dos dados

GS

GED Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que a Guard Store oferece, que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. É nesse aspecto que a Guard Store permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente toda documentação. Lidamos com qualquer tipo de documentação.

Principais Vantagens •

Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.

Total controle no processo de negócio.

Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.

Melhor qualidade no atendimento ao cliente.

O GED proporciona respostas rápidas e precisas.

Mais agilidade em transações entre empresas.

Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.

Melhoria no processo de tomada de decisões.

Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.

Obtenção de vantagem competitiva sustentável.

Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.

Melhor aproveitamento de espaço físico.

Evita extravio ou falsificação de documentos.


GS

GESTÃO DE DOCUMENTOS • Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento

de prazos. •

Integração com outros sistemas e tecnologias.

Fácil recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes.

Guarda de Documentos Os documentos serão devidamente acondicionados em caixas padrão para arquivo e controlados por numeração.Serviço de guarda de documentos em local seguro. As caixas são cadastradas por, centro de custo, conteúdo e data para expurgo. O cliente pode solicitar para pesquisa o documento específico.

Principais Vantagens •

Redução de espaço físico de armazenamento;

Redução de custos de operação;

Agilidade e praticidade na obtenção de documentos;

Relatórios gerados de acordo com as necessidades;

Consulta imediata via WEB;

Segurança, rastreamento e controle sobre os documentos;

Garantia de uma eficiente e imediata recuperação da informação;

Redução de custos relativos ao armazenamento de documentos físicos;

Redução de custos na organização, arquivamento e localização dos documentos;

Maior proteção contra acessos indevidos, extravio e falsificação dos documentos.

Sistema Toda empresa tem registro em documentos, seja em papel ou arquivos eletrônicos. A Guard Store pode ajudá-la a organizar, proteger e gerenciar esses documentos. Nosso sistema trabalha com arquivos .pdf, .tiff, .word, .excel e emails .Guard Plus é o software de gerenciamento de documentos que pode ajudar você a gerenciar todas as suas necessidades de documentação.Esse sistema nos permite homologar os documentos por :


GESTÃO DE DOCUMENTOS

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tipo;departamento; período, gerar relatórios de controle, e fazer toda parte de entrada e saída de documentos de clientes, com segurança e acesso rápido.

Previsibilidade de custos As soluções da Guard Store lhe garantem alta previsibilidade em seu custo com a operacionalização, pois todo risco da inovação tecnológica é assumido pela Guard Store, bem como, todos os investimentos adicionais.

Acesso e Prevenção •

O acesso à empresa é controlado mediante identificação na Portaria e posteriormente na Recepção. O acesso às unidades e áreas de produção é restrito às pessoas autorizadas.

Prevenção a incêndio – a Guard Store possui sistema de prevenção e combate a incêndio com: detectores de fumaça,saídas de emergência e extintores estrategicamente posicionados.


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