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Sistema GS1: Un Estรกndar que Soporta Integralmente la Trazabilidad




Justificación La trazabilidad de los productos y los procesos en Colombia y en el mundo es una de las principales oportunidades de trabajo en el sector de la salud y seguridad social, y representa indiscutiblemente beneficios de carácter público y privado. Todos los actores de este sector tienen la responsabilidad de garantizar la trazabilidad de los productos farmacéuticos utilizando herramientas cuyo desempeño sea el requerido y su uso pueda masificarse fácilmente.

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Lograr todo lo anterior, sin generar costos desproporcionados en relación con el tamaño de la compañía y los beneficios generados.

Objetivo El presente documento tiene por objetivo presentar a la cadena de valor de la salud una solución de trazabilidad única, posible de ser adoptada integralmente por el sector y cuya flexibilidad permite: -

Partir de desarrollos ya realizados por el sector.

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Ser implementado en cualquier tipo de empresa, sin importar su nivel de desarrollo, su tamaño o sus procesos específicos.

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Contar con soluciones diversas de implementación, de acuerdo con las circunstancias económicas y de desarrollo de cada compañía.

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Tener escalabilidad en la medida del desarrollo de cada empresa.

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Tener compatibilidad con otras herramientas utilizadas en la industria nacional e internacional en lo relacionado con la identificación y el uso de documentos comerciales acordados.

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Integrarse o ser la base de soluciones de otros tipos de problemáticas, tales como falsificación, adulteración, control del canal y contrabando.



Un sistema de trazabilidad implica


Sistema Propuesto

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Contar con una única identificación para cualquier medicamento o suministro a lo largo de las diferentes compañías y entes que se involucran con su producción, distribución, comercialización o consumo.

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Contar con un medio de representación de esta identificación, que sea humanamente legible y al mismo tiempo permita ser manejado de forma automática.

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Contar con un sistema acordado de estructuración de documentos comerciales que en la medida en que las operaciones sean voluminosas permita que la información pueda ser transmitida electrónicamente y procesada automáticamente.

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Contar con un sistema de información que permita evidenciar en todo momento los eventos que se dan sobre los productos y suministros, esto es: qué se despachó, recibió o vendió; en qué cantidades, en dónde ocurrió este evento, cuál fue el actor responsable del mismo y las características del evento sobre las que se requiera hacer seguimiento.

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Cuándo se trata de operaciones masivas, contar con la tecnología apropiada para tomar la información del evento de manera automática para tenerla disponible en línea y con la calidad requerida.

Teniendo en cuenta los requerimientos anteriormente establecidos se considera que es necesario adoptar una solución estándar, es decir:



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Desarrollada por usuarios con visiones diversas, abarcando así diferentes tipos de requerimientos.

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Ampliamente utilizada.

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Con tecnología disponible que permita su utilización en ambientes donde se requiera el manejo de volúmenes importantes de información, generada por diferentes actores. - Con grupos de usuarios nacionales e internacionales que trabajen permanentemente para adaptar el estándar a los nuevos requerimientos de sus usuarios.

Implementar soluciones que no se basan en estándares globales es una amenaza para la viabilidad a largo y mediano plazo de las inversiones financieras y técnicas requeridas tanto por el gobierno como por los industriales, pues en la medida en que sean más las organizaciones y empresas que se sumen a su utilización, la complejidad dada por la diversidad de soluciones que cada una de ellas maneja independientemente conlleva a problemas inmanejables. Es indiscutible que en la medida en que las cadenas de abastecimiento adquieran más complejidad, contar con lenguajes estándares simplificará este tipo de procesos. A partir de lo anterior se hace necesario estudiar los estándares ya desarrollados y estables que pueden aplicar en el manejo de la problemática que se busca solucionar. En el mundo se han venido desarrollando, adoptando e implementando estándares que desde el punto


de vista técnico permiten responder a la necesidad de tener herramientas y mecanismos que permitan contar con una identificación única para de esta manera disminuir problemas que el sector de la salud y seguridad social afronta, específicamente en lo relacionado con la comercialización de productos farmacéuticos y dispositivos médicos, como la Falsificación, la Adulteración y la complejidad en el Control del Canal.

de empaque, los laboratorios farmacéuticos, los distribuidores y mayoristas, los transportadores, las cadenas comerciales y de droguerías, las droguerías independientes e instituciones prestadoras de servicios de la salud. GS1 Colombia, organización sin ánimo de lucro, representante de GS1 Global en el país, cuenta hoy con 856 compañías que pertenecen al sector salud, distribuidos así: - - - - -

GS1 Global viene trabajando hace 30 años en el desarrollo, promoción e implementación de estándares para la identificación, marcación, captura automática de información e intercambio electrónico de documentos que son utilizados en sectores diversos, entre ellos de manera importante, el de salud y seguridad social. Dichos estándares han sido desarrollados integrando las necesidades de todos los actores del sector, para facilitar el desarrollo de comunidades colaborativas y cadenas de abastecimiento eficientes que incluyan los proveedores de materias primas y material



7 Cadenas de Farmacias 5 Cadenas de Almacenes 19 Operadores Logísticos 791 Proveedores de Productos (importadores, fabricantes) 34 Empresas prestadoras de servicios de Salud (clínicas, hospitales, institutos, asociaciones, cooperativas, cajas, etc.)

La experiencia en el sector, adquirida a partir del trabajo de esta organización en el ámbito global y con las empresas que han utilizado los estándares en el país, nos permite asegurar que el Sistema Estándar GS1 frente a la problemática del sector y específicamente sus requerimientos de trazabilidad es el más idóneo, teniendo en cuenta adicionalmente que hoy en día es el más ampliamente utilizado y probado en diferentes aplicaciones. Como se expresó anteriormente, el sistema GS1 cuenta con estándares para la identificación, comunicación y procesos de trazabilidad. A continuación se hace referencia a algunos aspectos básicos relacionados con estos estándares.

a. IDENTIFICACIÓN Es posible identificar de manera única y no ambigua los productos, localizaciones y dependencias utilizando el sistema GS1. Cualquier variación de un


producto a otro, por ejemplo en contenido, tipo de presentación o componentes, debe generar un código de identificación diferente. Cuando se trata de identificar el producto y sus correspondientes unidades de empaque o agrupación, tales como displays, subempaques, cajas corrugadas, estibas y contenedores, de tal manera que se puedan diferenciar las diversas referencias de producto pero no necesariamente las unidades individuales de una misma referencia, se utiliza el código GTIN, cuya sigla corresponde a la denominación en inglés de Número Global de Unidad de Comercialización, Global Trade Item Number. En el Anexo 1 se puede consultar más información acerca de este tipo de código.

de vencimiento y número de lote, entre otras variables que la industria considere relevantes. La estructura de estos códigos permite de manera estructurada incluir información de carácter variable, adicional a la identificación genérica del GTIN de la referencia. En estos casos, la representación gráfica de estos códigos utiliza las simbologías presentadas en el Anexo 1. Los dispositivos utilizados para la lectura o captura automática de información de los símbolos de código de barras estándares son diversos:

Con el objetivo de facilitar la lectura de estos códigos de identificación, mediante lectores para captura automática de información, se utilizan diferentes símbolos de código de barras de una dimensión, los cuales también se encuentran detallados en Anexo 1. Lectores de mano

Hoy en día todos los productos que se comercializan en cadenas de farmacias, entidades prestadoras de servicios de salud y un porcentaje muy alto de farmacias independientes utilizan algún tipo de este tipo de identificación. Lo presentado hasta ahora, en lo relacionado con la identificación, hace referencia a la asignación de códigos numéricos por referencia de producto, que no individualizan cada unidad de una misma referencia. En pocas palabras, estos códigos incluyen información estática del producto.

Celulares como lectores

Para aplicaciones de trazabilidad, en las que se requiera visibilidad de alto nivel, se hace necesario el uso de códigos que permitan tratar cada unidad de producto, cada unidad de empaque o cada unidad logística de manera individual, es decir con un número serial y en muchos casos con información adicional como fecha HandHeld como lector




Como se puede observar, para leer la información contenida en cualquier símbolo de código de barras, se requiere que los mismos estén en línea directa con el haz de luz de un scanner o lector de código de barras, razón por la cual, para facilitar el manejo de operaciones masivas se han empezado a utilizar nuevas tecnologías que permiten a través de la radiofrecuencia capturar la información de muchos productos y unidades de empaque al mismo tiempo. La solución estándar de esta tecnología se denomina EPC o Código Electrónico de Producto. Ella permite en un tag almacenar además de la identificación serializada del producto o unidad de empaque denominada GTIN Serializado, SGTIN, gran cantidad de información relacionada con el mismo de manera individual facilitando llevar a cabo procesos de trazabilidad en extremo eficientes.

b. COMUNICACIÓN La información contenida en los sistemas de identificación adheridos a un producto o a una unidad de empaque que fluye a través de una cadena de abastecimiento cobran sentido en la medida en que son ingresados a sistemas de información para hacer parte de bases de datos que sirvan como soporte para procesos de control, seguimiento, trazabilidad y aún más, de toma de decisiones. Parte de estos sistemas, son aquellos que controlan el flujo de información de carácter comercial entre las compañías, es decir de las órdenes de compra, las facturas y las remisiones, entre otros documentos. Teniendo en cuenta que los datos contenidos en los sistemas de codificación son muy útiles para dichos documentos, los procesos de captura se convierten en el sistema de alimentación fundamental de la información que acompaña el flujo físico de productos entre compañías. De esta forma se elimina la re-



digitación de datos que se da en diferentes puntos de este flujo. Lo anterior refleja la manera como es posible conectar el flujo de producto con el flujo de información de forma eficiente, haciendo uso de procesos estándares de Captura Automática de Información e Intercambio Electrónico de Documentos, EDI. Al igual que la identificación, el EDI cuenta con sistemas estándares que permiten estructurar mensajes que puedan ser procesados automáticamente por sistemas de información de compañías absolutamente independientes, asegurando de esta manera la interoperabilidad entre empresas diversas. Los sistemas GS1 para el intercambio electrónico de documentos se denominan EDIFACT/EANCOM y XML. En la siguiente gráfica (Gráfica 1) se presenta el flujo de documentos que se puede dar bajo el sistema EDI.


GRÁFICA 1

Solicitudes

Estatus, etc

Sincronización de Datos

Identificación y CAI

Orden de Compra Aviso de despacho Aviso de Recibo Aviso de Devolución Reporte de Ventas e Inventarios E-prescriptions E- records

Pagos

Factura Electronica

Liquidaciones

Trazabilidad Como se puede observar, el intercambio de información, en la medida en que se trata de relaciones de negocios colaborativas, basadas en la confianza, incluye la transmisión no solamente de documentos comerciales, también de datos tan críticos como las ventas e inventarios. Para este fin GS1 Colombia ha desarrollado la herramienta CABASnet Datos de Venta e Inventarios, la cual es utilizada hoy en día por algo más de 3400 compañías.

c. TRAZABILIDAD Si todas las empresas utilizan los estándares GS1 para identificar los productos y/o incorporar en códigos información adicional y para intercambiar documentos de carácter comercial es posible solucionar a costos más bajos las necesidades de trazabilidad que hoy en día enfrenta el sector de la salud. Una vez conectados el flujo de producto y el flujo de información se pueden establecer procesos colaborativos para soportar este requerimiento.



En este proceso de integración se hace necesario el uso de sistemas centralizados de información que aseguren la alineación o sincronización de los datos contenidos en las bases de datos de diferentes compañías y entidades del estado, y que faciliten el intercambio de información referente a cualquier evento que permita llevar la trazabilidad de un producto. La implementación de este tipo de sistemas se puede llevar a cabo con recursos internos de cada compañía o con la asesoría de empresas especializadas. Se estima que así como en la actualidad existen en el mercado ofertas variadas de servicios de intercambio electrónico de documentos y otros servicios de comercio electrónico basadas en los estándares GS1, como sincronización de información por ejemplo, en el futuro existirán servicios orientados a facilitar la trazabilidad ofrecidos por empresas diversas. GS1 Colombia, por solicitud de sus empresas miembros, ha desarrollado el catálogo electrónico de productos, CABASnet, que tiene por objeto prestar servicios


de sincronización o alineación de bases de datos; e igualmente, trabajando sobre esta plataforma, cuenta con el Sistema de Trazabilidad en Línea, CABASnet STL, el cual fue desarrollado con el objetivo inicial de demostrar que la tecnología disponible hoy permite cumplir con los requerimientos de trazabilidad establecidos para el sector de la salud y la seguridad social. CABASnet STL puede ser utilizado por cualquier empresa, vinculada o no a GS1 Colombia y el valor del servicio depende de las necesidades de cada compañía. Este sistema tiene capacidad de generar información a partir de datos alimentados desde cualquier sistema de captura, sea este manual o automático, haciendo parte de esta última posibilidad la captura con sistemas EPC. La flexibilidad y escalabilidad de esta plataforma le ha dado el nombre de Servicios de Información EPC, EPCIS. Seguramente, en el futuro existirán en el mercado ofertas de servicios similares ofrecidas por empresas locales y globales. VER GRAFICA 2 en la siguiente página




 CEDI CLIENTE

Manual

CEDI COMERCIANTE

PUNTO DE VENTA

Acta de Recepci贸n T茅cnica

PUNTO DE VENTA

PUNTO DE VENTA

GTIN

PROCESO TRAZABILIDAD SALUD Situaci贸n Actual

MAYORISTA

PUNTO DE VENTA

LABORATORIO


Acta de Recepción Técnica

STL

Manual

CEDI COMERCIANTE

PUNTO DE VENTA/IPS

PUNTO DE VENTA/IPS

STL

GTIN

STL

STL

Semi automático

CEDI CLIENTE

STL

PROCESO TRAZABILIDAD SALUD Fase 1

PUNTO DE VENTA/IPS

10 STL

PUNTO DE VENTA/IPS

Automático

MAYORISTA

STL

STL

LABORATORIO

GTIN Cantidad LOTE Fecha de ven Origen Destinatario

REGISTRO EVENTOS

Información Estática

Sistema de Trazabilidad en Línea

STL


STL

Acta de Recepción Técnica

PUNTO DE VENTA/IPS

STL

Manual

CEDI COMERCIANTE

PUNTO DE VENTA/IPS

GTIN Cantidad Lote Fecha de vencimiento

STL

STL

Automático

CEDI CLIENTE

STL

PROCESO TRAZABILIDAD SALUD Fase 2

PUNTO DE VENTA/IPS

11 STL

PUNTO DE VENTA/IPS

MAYORISTA

STL

STL

LABORATORIO

GTIN Cantidad LOTE Fecha de ven Origen Destinatario

REGISTRO EVENTOS

Información Estática

Sistema de Trazabilidad en Línea

STL


Casos de uso internacionales

Nuestra Organización está convencida de que el sistema GS1 constituye la mejor alternativa para realizar trazabilidad de medicamentos y dispositivos médicos. Este sistema ha demostrado su positivo impacto en esta materia en diferentes países del mundo, en donde la utilización de estándares ha facilitado el seguimiento eficiente a los medicamentos desde el momento de su producción hasta su venta y dispensación, asegurando que el flujo de información entre socios de negocios del sector salud sea eficiente y efectivo. En la actualidad el Grupo de Trabajo Global de GS1 Healthcare - donde participan laboratorios farmacéuticos con liderazgo global, comercializadores, prestatarios de servicios de salud públicos y privadosconcentra su actividad en el desarrollo de estándares que contribuyen a la seguridad del paciente, como objetivo básico de la red de valor de salud y la seguridad social. En el Anexo 2, utilizando apartes de los free press originales y presentando diversos casos de implementación, se relacionan los países que han venido incorporando el sistema GS1 dentro de sus acciones para garantizar la seguridad del paciente y combatir la falsificación, adulteración y contrabando entre otros problemas que enfrenta la distribución de medicamentos.

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Glosario

Alineación: proceso que se da entre dos bases de datos para asegurar que la información contenida en las mismas coincida y no existan diferencias, a pesar de estar almacenadas en servidores distintos y ser utilizadas por sistemas de información diferentes e independientes, dado que pertenecen a compañías distintas.

Documentos Comerciales: todo documento emitido en razón a la existencia de una relación de negocios.

EAN: Sistema internacional que permite mediante un

símbolo de código de barras representar gráficamente y capturar automáticamente, mediante lectores denominados scanners, la identificación única de productos, localizaciones y dependencias, contenida en un código GTIN 8, GTIN 13.

EDI: Intercambio de documentos comerciales

estructurados, desde una aplicación de un computador a otra, mediante mensajes acordados y estandarizados internacionalmente, procesados automáticamente con un mínimo de intervención humana.

Estándares: soluciones dadas a problemáticas desde

grupos de usuarios que han acordado adoptarlas para facilitar los procesos interempresariales y cuyo uso se ha expandido amplia e internacionalmente gracias a su consistencia y flexibilidad para la implementación en cualquier medio.

GDSN: denominación en inglés de Red Global de

Sincronización de Datos, Global Data Synchronization Network. Esto es, el estándar de GS1 para alineación de bases de datos, es decir, el proceso llevado a cabo con el objeto de asegurar que la información en las bases de datos de socios comerciales es idéntica en cuanto a las características de los productos, unidades de empaque y unidades logísticas negociadas.

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GLN: denominación en inglés de Número Global de

Localización, Global Location Number. Esto es, el código numérico estándar, único e irrepetible, asignado a una localización, la cual puede estar representada por una razón social, una bodega, un punto de entrega o de recibo, entre otras.

GS1: Sistema internacional de comunicación e

identificación única de productos, localizaciones y dependencias, administrado por GS1 Global.

GS1 Colombia: organización empresarial, sin

ánimo de lucro y de carácter técnico representante de GS1 Global en nuestro país, creada por 29 empresarios y organizaciones colombianas, hace 22 años, con el objetivo principal de promover el uso del sistema GS1 como el único lenguaje de identificación y comunicación para ser usado por los diferentes actores de las cadenas de valor de todos los sectores económicos del país. Esta organización hoy cuenta en el país con 18.561 usuarios del sistema.


GS1 Global: organización internacional conformada por empresas multinacionales y nacionales de diferentes países, con sede en Bélgica y organizaciones que la representan en 110 países, cuyo objetivo es desarrollar y promover el uso de estándares de identificación y comunicación que faciliten el flujo de producto y la transmisión de información entre diferentes empresas que mantienen relaciones comerciales.

GTIN: denominación en inglés de Número Global

de Unidad de Comercialización, Global Trade Item Number. Esto es el código numérico estándar, único e irrepetible, asignado a una referencia de producto.

Referencia: Producto diferenciado de otros por cualquier diferencia frente a los mismos, ya sea de empaque, presentación, contenido, marca, composición o cualquier otra característica.

Trazabilidad: capacidad de una compañía y una

cadena de valor para hacer seguimiento a los diversos eventos que se dan sobre un producto o unidad de empaque y en cualquier momento establecer su ubicación, el trayecto seguido de forma detallada y las condiciones a las que ha estado expuesto.

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Unidad de producto: producto individual, es

decir serializado dentro del universo de productos de su clase.

UPC: denominación en inglés de Código Uniforme de Producto, Uniform Product Code, el cual constituye el sistema internacional diseñado por Estados Unidos e integrado al sistema GS1, que permite mediante un símbolo de código de barras representar gráficamente y capturar automáticamente, mediante lectores denominados scanners, la identificación única de productos, localizaciones y dependencias, contenida en un código GTIN 12.


Anexo 1

Sistema GS1 para identificación de productos

Cuando se trata de identificar el producto y sus correspondientes unidades de empaque o agrupación, tales como displays, subempaques, cajas corrugadas, estibas y contenedores, de tal manera que se puedan diferenciar las diversas referencias de producto pero no necesariamente las unidades individuales de una misma referencia, se utilizan los códigos GTIN 8, GTIN 12, GTIN 13 y GTIN 14, cuya sigla corresponde a la denominación en inglés de Número Global de Unidad de Comercialización, Global Trade Item Number. El número que acompaña esta sigla hace referencia al total de dígitos utilizados en la identificación. A continuación se detallan los ambientes de uso de cada uno de ellos: - GTIN 8, utilizado para artículos que tienen por destino un usuario final y son muy pequeños, por lo que 12 o 13 dígitos no podrían ser impresos fácilmente. - GTIN 12, utilizado en productos que tienen por destino un usuario final y que fueron identificados utilizando códigos asignados por la organización nacional de Estados Unidos, antes de que la misma hiciera parte de GS1 Global. - GTIN 13, es el código más utilizado. Es aplicable a cualquier tipo de unidad que tenga por destino un usuario final, cuyo tamaño permita el uso de los 13 dígitos. - GTIN 14, utilizado para unidades de empaque utilizadas en procesos de distribución y que no tienen por destino un usuario final. La asignación de estos códigos se realiza siguiendo la siguiente estructura: - GTIN 8: 2 o 3 dígitos que identifican la organización nacional GS1 que está administrando la

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asignación del código para el producto. En el caso de Colombia 770. 4 o 5 dígitos que identifican la compañía propietaria de la marca del producto y el producto. 1 dígito de chequeo calculado con un algoritmo que se aplica a los primeros 7 dígitos y que tiene por objeto verificar que la lectura del símbolo que lo representa o el ingreso de la información al sistema se realizó de forma adecuada. Este código es administrado en su totalidad por la organización GS1 nacional. - GTIN 12: 1 dígito utilizado como prefijo para indicar que el producto está siendo identificado con el sistema norteamericano antiguo. 5 dígitos que identifican la empresa propietaria de la marca del producto y que son asignados por la organización GS1 de Estados Unidos. 5 dígitos que identifican el producto y que son asignados por la compañía, preferiblemente de forma consecutiva. 1 dígito de chequeo calculado con un algoritmo que se aplica a los primeros 11 dígitos. - GTIN 13: 2 o 3 dígitos utilizados como prefijo que identifican la organización nacional GS1 que está administrando la asignación del código para el producto. 4 a 7 dígitos que identifican la empresa propietaria de la marca del producto y que son asignados por la organización GS1 nacional. 2 a 5 dígitos que identifican el producto y que son asignados por la compañía, preferiblemente de forma consecutiva. 1 dígito de chequeo calculado con un algoritmo que se aplica a los primeros 12 dígitos. La cantidad de dígitos asignados a empresa y producto varía de acuerdo con la cantidad de referencias que tenga la compañía. Así las compañías con gran cantidad de referencias podrían contar con 4 dígitos que las identifican y 5 que pueden ser utilizados para la identificación de sus referencias.


- GTIN 14: 1 dígito que representa la cantidad de unidades contenidas en el empaque, 12 dígitos correspondientes a los 12 primeros dígitos de la referencia contenida en el empaque u 8 en el caso de unidades que contienen producto identificado con GTIN 8, en este caso justificadas a la izquierda hasta completar los 12 dígitos requeridos. 1 dígito de chequeo calculado con un algoritmo que se aplica a los primeros 13 dígitos. Con el objetivo de facilitar la lectura de estos códigos de identificación, mediante lectores para captura automática de información, se utilizan símbolos de código de barras de una dimensión, cuyas denominaciones son las siguientes: EAN 8, EAN 13, UPC A, UPC E, ITF 14. Generalmente, aunque existen excepciones, sobre las que no se profundizará en este documento, el EAN 8 permite simbolizar el GTIN 8, el EAN 13 el GTIN 13, El UPC A y UPC E el GTIN 12 y el ITF 14 el GTIN 14. A continuación se presentan algunos ejemplos que representan lo explicado.

Ejemplo 1: (Ver grafica 3) Producto elaborado en nuestro país con código asignado en Colombia, utilizando simbología EAN 13 Ejemplo 2: (Ver grafica 4) Producto producido en Estados Unidos, con Código asignado en Colombia, utilizando simbología EAN 13 Cuando un producto requiere que su sistema de identificación incluya información de carácter variable, es decir necesita ser serializado o individualizado y, por los procesos que se dan alrededor del mismo, necesita contar con información adicional de carácter variable, se utilizan estructuras de identificación que inician con el código GTIN 8, el GTIN 12, el GTIN 13 o el GTIN 14 asignado a la unidad y al mismo se adiciona la información que el producto requiera para su proceso de seguimiento y control. En estos casos, la representación gráfica de estos códigos para captura automática de información se realiza mediante un símbolo de código de barras denominado GS1128 o uno de dos dimensiones conocido como GS1 DataMatrix.

GRÁFICA 3 770 2123 83263 8

Código del país Asisgna GS1

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Código de empresa Asisgna GS1 COL

Código de producto Asisgna Industrial

Digito de Control Calculado


GTIN: 7702123832638 Lote: ABCD1234 Fecha de Vencimiento: 20101231 Serial: 01

GRÁFICA 4

Producido Estados Unidos

Ejemplo 4: (ver gráfica 5) Identificación de una unidad logística, y una agrupación de las mismas, utilizando números seriales: Serial Shipping Container Code, SSCC, para la estiba y Global Shipping Identification Number, GSIN, simbolizados en un símbolo de código de barras GS1-128. Frente a la necesidad de capturar gran cantidad de información en operaciones masivas, y la dificultad para tener operaciones de gran velocidad que respondan a este requerimiento utilizando código de barras nace el Código Electrónico de Producto, solución estándar de RFID para la identificación de productos. La información contenida en un tag de radiofrecuencia es similar a la simbolizada en un código de barras GS1 – 128 o GS1 DataMatrix, lo que realmente se está cambiando en este caso es el sistema de captura automática de información. Ejemplo 5: SGTIN: 0770212383263 GTIN Serial: 01

Código País: Colombia Ejemplo 3: Identificación de un producto individual utilizando código de producto GTIN 13 con información adicional de lote, fecha de fabricación y fecha de vencimiento, representado gráficamente en un símbolo de dos dimensiones GS1 DataMatrix.

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GRÁFICA 5

Medicamento

GTIN 770...

GTIN 1770...

GTIN - Global trade Item Number

Se utiliza para identificar cualquier artículo (artículo comercial o servicio) sobre el cual existe la necesidad de obtener información predefinida al cual se le puede fijar un precio, o se le puede ordenar o facturar en cualquier punto de la cadena de abastecimiento.

SSCC 1234 SSCC - Serial Shipping Container Code

Es un número único y singular que se mantiene igual a los largo de la vida de la unidad logística a la cuál está asignado.

GSIN 1234 GSIN - Global Shipment Identification Number

Proporciona un número único que identifica al grupo logístico de las unidades logísticas físicas identificadas con un SSCC.

SSCC 1234

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SSCC 1235


Anexo 2

Casos de implementación y aprobación por parte de entidades gubernamentales y asociaciones Brasil En enero 14 de 2009 la ley No. 11,903 creó el Sistema Nacional de Control de Medicamentos. La ley establece el seguimiento de cualquier tipo de medicamento en el país desde la empresa productora hasta el punto de venta al consumidor final. El control será llevado a cabo mediante tecnología de captura automática de información, almacenamiento y trasmisión de datos. Cada producto deberá contar con un código único de identificación. Con el objeto de romper el círculo vicioso en el mercado de productos farmacéuticos, en el cual la ilegalidad implica riesgos serios de salud pública, ETCO (Instituto Brasileiro de Ético Concorrencial, the Brazilian Institute of Ethical Competition) y las compañías relacionadas con el medio farmacéutico se han aliado con el gobierno. En un esfuerzo conjunto se puso a prueba un mecanismo simple y eficiente a través del cual se puede hacer seguimiento electrónico a cualquier medicamento vendido en el Brasil. La conclusión del estudio demostró que la informalidad puede ser contrarrestada a través del uso de especificaciones que implican la implementación de un sistema de trazabilidad y autenticación que permita hacer seguimiento a cada paso del producto farmacéutico desde la planta hasta el consumidor. Se utilizaron soluciones tecnológicas de dominio público que permitieran contar con la flexibilidad requerida para cubrir las necesidades de la prueba: - Tecnologías diversas para la marcación de productos: impresoras continuas ink-jet, laser e ink-jet térmicas. - Diversos equipos para la captura automática de información (Lectores de DataMatrix) de tal manera que los agentes de la cadena farmacéutica pudieron seleccionar el que resultara más compatible

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con sus procesos industriales y comerciales. - Diferentes equipos de baja, mediana y alta velocidad y complejidad, usualmente utilizados por toda la industria farmacéutica. - Adaptación de los sistemas de información de las compañías de la cadena farmacéutica, de tal manera que el proceso de trazabilidad se pudiera poner a prueba en el proceso de validación. - Adopción de un sistema de identificación, de tal manera que toda la información esencial requerida para la trazabilidad de una medicina pudiera ser capturada. - El código de barras de dos dimensiones, GS1 DataMatrix, internacionalmente aceptado fue adoptado e impreso en los empaques secundarios. Estos códigos incluyeron información de: GTIN, número de lote, fecha de vencimiento y número serial. - Utilización en las unidades logísticas (cajas) del código de barras GS1-128 con información del SSCC para asegurar la identificación del contenido El proyecto piloto respondió 100% frente al propósito de desarrollar guías para la implementación del Sistema Nacional de Control de Medicamentos para todos los actores de la cadena farmacéutica. El sistema puede ser implementado utilizando soluciones tecnológicas de dominio público con la flexibilidad necesaria para ser usado por compañías de cualquier tamaño. El piloto mostró las ventajas de la impresión directa con tecnologías abiertas. El mayor paradigma transformado fue la inclusión de una codificación unitaria, la cual es crucial para lograr el seguimiento requerido por la ley. Nov-09, “Tecnologia para rastreabilidade de medicamentos está definida: O código de barras bidimensional, também chamado Datamatrix, será a


tecnologia usada para garantir a rastreabilidade dos medicamentos comercializados no Brasil. A definição consta da RDC 59, publicada nesta quarta-feira (25), que implanta o Sistema Nacional de Controle de Medicamentos”.

que permitiera al centro de distribución de Cafam, sus farmacias y sus puntos de pago tener acceso en línea a la información sobre los GTIN, los lotes y las fechas de vencimiento de los productos entregados por el proveedor.

Colombia

El objetivo de esta primera etapa fue conectar el flujo de producto con el flujo de información, como base para la trazabilidad, hacienda uso de los GTINs utilizados por el proveedor para identificar el producto.

Teniendo en cuenta las regulaciones del gobierno que obligan a los diferentes actores de la cadena de valor del sector de la salud a desarrollar sistemas de trazabilidad para medicamentos, las compañías colombianas se dieron a la tarea de buscar una tecnología innovadora que se adaptara a sus procesos actuales. Esta solución debía ser funcional y adaptable a los diferentes tipos de organizaciones. GS1 Colombia diseñó CABASnet STL (Sistema de Trazabilidad en Línea), una herramienta basada en los estándares del sistema GS1 que tiene por objeto permitir a las empresas hacer un seguimiento en línea de la información y los productos. CABASnet STL permite hacer seguimiento a la información de un producto en cualquier momento o lugar, utilizando dispositivos móviles o internet. Esta herramienta se integra a otras aplicaciones, como CABASnet sincronización, la cual está disponible para los miembros de esta organización y no requiere realizar inversiones en tecnología de mayor importancia. CABASnet STL utiliza estándares como el GTIN, GS1 DataMatrix y EPC/RFID, y adicionalmente incluye los datos logísticos (lote, fecha de despacho, dirección, etc) e imágenes actualizadas que permiten proveer información del producto relacionada con sus características físicas. Cafam y Wyeth Consumer Healthcare (ahora Pfizer Consumer Healthcare), dos organizaciones muy representativas del sector, han liderado la implementación de este piloto. La trazabilidad con el código de barras, utilizando CABASnet STL, sin incluir el serial, buscó establecer una solución a corto plazo

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Luís Tapias, Gerente Administrativo de Ventas de Wyeth Consumer Healthcare afirma “El objetivo de este piloto para Wyeth era establecer los beneficios de la implementación de la trazabilidad entre socios de negocios teniendo en cuenta las diferentes tecnologías evaluadas y el contexto de la infraestructura disponible en el país, sin dejar de tener en cuenta el horizonte del desarrollo alcanzado por esta industria alrededor del mundo. Los resultados permiten establecer que la tecnología probada responde a los requerimientos regulatorios, genera valor agregado y su impacto sobre los costos del producto es menor frente a los beneficios alcanzados al garantizar la seguridad de los usuarios de medicamentos”.

Chile La Red de Hospitales Públicos aprueba los estándares GS1: El Servicio de Salud Metropolitano Occidente (SSMOCC) ha iniciado un proceso ambicioso de modernización de la gestión clínica y administrativa. Se están implementando los estándares GS1 para hacer seguimiento a los inventarios y realizar trazabilidad a los medicamentos e insumos médico quirúrgicos. Este es un paso importante en pro de la calidad y la seguridad de los pacientes. El proceso de implementación fue definido en fases, comenzando con el Hospital San Juan de Dios, el


centro más complejo en la Red Occidente. A partir de éste, se realizarán progresivamente los desarrollos en los demás centros. Hoy, con el sistema de registro y seguimiento instalado en la recepción de la bodega, los bienes son chequeados utilizando la lectura de los códigos de barras. Esto permite integrar la información clínica del producto y sus datos logísticos relacionados con origen, características y formas de almacenar. Si los bienes llevan impreso un código GS1128, la información de lote y fecha de vencimiento también es registrada en el sistema. Si llevan únicamente el GTIN 13, esta información se ingresa manualmente al sistema y el producto se re-etiqueta.

Estados Unidos

En todo proceso posterior a la recepción, ésto es, en el despacho a la farmacia, la entrega a los servicios clínicos y la administración al paciente, el código es utilizado una y otra vez. Así, la información acerca del medicamento puede ser revisada y controlada a través del proceso.

- El sistema de codificación permita identificar los productos e insumos a través de la cadena de valor.

Los registros y los sistemas de control permiten optimizar los niveles de inventario y su rotación. Esto tiene un efecto claro en los costos y adicionalmente, el monitoreo automatizado de la fechas de vencimiento, ha generado menores pérdidas.

Si este sistema de identificación único es utilizado por todos los actores de la cadena de valor es posible obtener entre otros beneficios mejoras en la visibilidad del movimiento de productos e insumos, la administración de los recalls, la vigilancia post venta, el reporte de eventos adversos y la falsificación, entre otros. Una implementación adecuada de este número único de identificación facilitará la integración de la información relacionada con los insumos a lo largo de los diferentes sistemas de información, incluidos aquellos que soportan las funciones clínicas, de cadena de abastecimiento y de reembolso.

El Servicio de Salud Metropolitano Occidente planea utilizar el sistema GS1 para mucho más que lo relacionado con el control de medicamentos: “Nuestra meta es integrar todos los bienes al sistema, esto permitirá mejorar la logística integralmente, lo que sin duda impactará la planeación, programación y organización de los procedimientos relacionados con el abastecimiento, almacenamiento y funcionamiento de la red de farmacias”.

FDA Caso 1. En septiembre 27 de 2007 el presidente firmó una enmienda a la ley de Food and Drug Administration (FDA). Este acto incluye la utilización de un sistema único de identificación. Este nuevo sistema para ser implementado requiere que: - Todo producto contenga un identificador único en un stiker adherido al mismo a no ser que la FDA establezca una excepción para un producto, insumo o grupo de los mismos.

- El identificador único que incluye el lote o el número serial sea establecido por la FDA.

De igual forma, como número único de identificación para las unidosis la FDA seleccionó el sistema GS1. US FDA Bar Code Label Requirement For Human Drugs Productcs and Blood. US Healthcare Supply Chain Standards Coalition (HSCSC)

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“En un gran esfuerzo por hacer la salud más asequible, con mayores fortalezas y resultados, la HSCSC está proponiendo la adopción amplia por parte de la industria del sistema de identificación GS1“. Para más información visite www.hscsc.org. Posición de HSCSC’s sobre los estándares GS1.

Clínica Mayo La Clínica Mayo cree firmemente en que los estándares para manejo de la información en la cadena de abastecimiento mejorarán significativamente la seguridad y eficiencia en salud, y serán un soporte para el trabajo en su valor fundamental: Las necesidades de los pacientes están de primeras. La Clínica Mayo es uno de los líderes que trabaja en el Equipo de Salud de GS1 para soportar la estandarización de la identificación de productos utilizando el sistema GS1. La clínica está trabajando también con la U.S. Food and Drug Administration para llevar estas iniciativas adelante. A los proveedores que no manejan el sistema se les sigue comprando, no obstante se está insistiendo enfáticamente en que todos manejen los GS1 GTIN y el GLN a más tardar en 2012. La Clínica Mayo considera a sus proveedores como socios y está trabajando colaborativamente con ellos. Sin embargo en algún momento requerirá tomar acciones contundentes y obligatorias, teniendo en cuenta las regulaciones, la seguridad y los costos. Inicialmente la Clínica Mayo ha solicitado el uso de estándares que identifiquen las empresas y los puntos de despacho y recibo, lo que implica la utilización del Número Global de Localización, GLN (Global Location Number). Esto facilitará los procesos de contratación y compras, pues se contará con una identificación única, diferente a lo que se debía manejar anteriormente, que implicaba utilizar códigos diversos, definidos por cada proveedor, sin seguir un patrón común que permitiera no repetir dichas identificaciones. Posteriormente

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la clínica solicitará números únicos GTIN para la identificación de productos. De esta manera se contará con un registro único de insumos que luego podrá ser manejado de manera compartida con otras instituciones a través de servicios de Catálogos de Producto, que facilitarán la sincronización de bases de datos.

Canadá Caso 1: La Public Health Agency of Canada ha iniciado un proyecto para mejorar la seguridad en el uso de las vacunas incorporando códigos de barras en su etiqueta. La PHAC ha establecido que se deberán utilizar los estándares globales GS1 en la implementación nacional, por lo que se encuentra apoyando las actividades de salud de dicha organización. http://www.gs1.org/healthcare/about/endorsements. Caso 2: El North York General Hospital en Toronto, Ontario, cuenta con 434 camas y con aproximadamente 2200 medicamentos que pueden ser suministrados. Las estadísticas sobre errores en la formulación indican consistentemente que el 39% de los errores serios se dan en la dispensación final del medicamento. Adicionalmente se conoce que solamente el 2% de estos errores se identifican antes de suministrar el medicamento al paciente. A finales del 2005, el hospital empezó a estudiar las posibles soluciones que se podían dar a esta problemática y adicionalmente las oportunidades que se podían trabajar en la farmacia a través del uso del código de barras. Los estudios convencieron al hospital de la necesidad de utilizar los estándares GS1 para la codificación de la información estática y la identificación única de los productos a través del Global Trade Item Number (GTIN), aportando de esta manera al desarrollo electrónico de la cadena de abastecimiento global del sector. A partir de esta iniciativa los actores de la cadena de abastecimiento de salud, el Institute for Safe Medication Practices


(ISMP Canada) y el Canadian Patient Safety Institute (CPSI), lanzaron un proyecto nacional para promover la identificación automática de medicamentos con estándares de código de barras GS1 con el objeto de reducir los errores relacionados con la formulación. Los esfuerzos colaborativos de ISMP Canada, CPSI, GS1 Canada y la cadena de valor de salud generaron un consenso nacional alrededor del tema, acordando utilizar a partir de 2010 el código de barras GS1 como el formato estándar para la marcación de empaques de medicamentos en Canadá. El código de barras permite al proveedor del sector de la salud ser más eficiente confirmando que un medicamento particular se está suministrando al paciente correcto, en el momento adecuado y en la dosis necesaria.

Council of Europe “European Healthcare organisations and other related stakeholders should require labelling of every single unit of use of all licensed medicinal products. The data matrix bar code should contain a GS1 GTIN in addition to the expiry date and batch number.” April 2007 “Creation of a better medication safety culture in Europe” Report, Council of Europe’s Expert Group on Safe Medication Practices. http://www.coe.int/t/e/social_cohesion/ soc-sp/Medication safety culture report E.pdf

España El Complejo Hospitalario de Ourense ha realizado una prueba de concepto de un sistema innovador, basado en el uso de la tecnología de identificación por radiofrecuencia, RFID, para optimizar la administración del inventario de implantes.

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Todo item de este tipo recibido por el hospital, se registra a través del Sistema de Administración de Almacenamiento (WMS) en la base de datos, asignándole un número único de identificación que sirve como clave de acceso a la información de atributos adicionales del producto: identificación GS1, fecha de vencimiento, número de lote, serial, etc. Hay tres formas para registrar esta información: manualmente, utilizando un lector para capturar el código GS1-128; o mediante el recibo por Intercambio Electrónico de Documentos de un mensaje estándar de Aviso de despacho, DESADV. Una vez los datos son ingresados, la aplicación envía la información a un sistema de impresión de labels RFID y registra el producto en el sistema como un item almacenado en un “Armario Inteligente”, el cual constituye en el sistema una sub-bodega. El “armario inteligente” es un clóset clínico hecho de acero inoxidable y administrado por un control de acceso que utiliza tecnología RFID. En éste se pueden almacenar más de 230 artículos. En su interior están ubicadas adecuadamente algunas antenas que permiten capturar la información. La aplicación que administra el armario controla el acceso de personas a través de una tarjeta personal de identificación, que una vez es leída por el sistema de RFID, valida el permiso para abrir las puertas. El acceso es registrado y una vez se cierra la puerta se activan los lectores para leer de nuevo el inventario en un periodo de 30 segundos. La información resultante se compara con el inventario previo y los nuevos ítems encontrados o aquellos removidos son registrados asignando el movimiento a la persona cuya tarjeta permitió el acceso, incluyendo la fecha, hora y cantidad de ítems movilizados. Al mismo tiempo, si se planea una cirugía que requiere implementos almacenados en este armario, la base de datos clínica se accesa para que el número de record médico y los detalles del paciente sean grabados en un


tag de radiofrecuencia que posteriormente es adherido al documento que acompaña el implante que después es llevado a la sala de operaciones con los demás documentos del paciente. Una vez realizada la cirugía, los tags adheridos al documento que acompaña el implante son leídos e ingresados al sistema. La información queda almacenada temporalmente y se concilia con el registro de los artículos retirados del armario. Inmediatamente se hace esta lectura, el item es considerado como consumido y se genera información para el departamento de compras. Una vez al día, en las horas no laborales, el sistema realiza una conciliación y totaliza el inventario lográndose una exactitud en el mismo del 100%. En este proceso se concilian las lecturas realizadas al final de las cirugías sobre los documentos que acompañaban los implantes y los registros de retiro, actualizando de esta forma las cantidades a partir de las cuales se realizarán los siguientes movimientos. Las diferencias son identificadas y estudiadas. Cuando el proceso finaliza, el proveedor puede tener acceso a un informe del inventario disponible y de los productos que deben ser reabastecidos. Esta información se actualiza cada 24 horas, vía EDI y puede ser consultada por Internet. De esta forma se inicia el ciclo de reabastecimiento y facturación.

Suiza Caso 1: Swissmedic (Swiss Agency for Therapeutic Products) es la autoridad responsable del control de narcóticos en Suiza. Por ley, desde 1995, el control de este tipo de productos se lleva a cabo mediante la utilización del sistema GS1 para identificación de los productos, las substancias y las localizaciones. http://www.swissmedic.ch

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Caso 2: El tratamiento de pacientes con cáncer requiere el uso de medicamentos especiales, preparados para cada paciente individual. En Hôpitaux Universitaires de Genève [Geneva University Hospitals] (HUG) en Suiza, la gran cantidad de pacientes que necesitan tratamientos especializados generan la preparación de más de 14000 mezclas de medicamentos por año. Para mejorar los procesos de cuidado del paciente el HUG ha desarrollado herramientas para soportar este proceso tan crítico. El objetivo principal desde el inicio fue proveer un cuidado seguro, así como responder a los requerimientos de seguridad que tienen los técnicos y enfermeras que deben preparar y administrar estos medicamentos potencialmente peligrosos. Se implementó una solución automatizada para soportar la producción y administración de estos medicamentos. Con este sistema se busca responder eficientemente frente a los 5 derechos del paciente, es decir administrar al paciente correcto, el medicamento adecuado, en la dosis requerida, en el momento y por la vía apropiados. Esto ha implicado la marcación de los empaques que contienen el medicamento preparado, con la información del paciente y los cuidados necesarios, para que dichos datos sean capturados y procesados en cualquier punto donde se requieran. Se tienen los siguientes puntos de control: - - - - - -

Control de la identificación del paciente Control de la identificación del producto Control de la dosis Control de la ruta Control de la fecha Control del vencimiento del producto

La captura automática de información provee mayor eficiencia que las listas de chequeo físicas, permitiendo documentar el proceso al mismo tiempo.


Para su implementación se decidió utilizar el sistema GS1, de tal forma que el medicamento es identificado con un GTIN, el número serial y la fecha y hora de vencimiento. Esta información se imprime en un código GS1 DataMatrix. Igualmente se marca con código de barras las manillas del paciente. El personal, por su parte, se reconoce mediante un login. Con esta implementación se ha demostrado que los códigos GS1 pueden ser utilizados exitosamente en procesos que representan cierto nivel de riesgo. Los proveedores han entendido de esta forma los requerimientos hechos por el hospital y las autoridades de salud recientemente han recomendado y exigido la marcación de los inyectables por parte de los productores y en el hospital.

Suecia GS1 Suecia ha apoyado a EFPIA en el desarrollo de un piloto para el control de la falsificación. Para más información consulte la conferencia en http://www.youtube.com/ user/GS1Healthcare

Holanda La Dutch Federation of University Medical Centre (NFU), conformada por los miembros de 8 Consejos Directivos de Centros Médicos Universitarios en Holanda, ha decidido llevar a cabo mejoras estructurales utilizando el sistema internacional de estándares GS1. Erik Zwarter, el Gerente de Proyectos Logísticos en Salud del Erasmus Medical Centre dijo: “The

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implementation of an electronic blood transfusion administration record, utilising Bar code Point of Care technology (BPOC) in the blood transfusion process can dramatically improve patient safety and prevent the wrong blood products from being administered to a patient”.

Reino Unido En febrero de 2007 el UK Department of Health publicó una guía de mejores prácticas llamada “Coding for Success” (Una tecnología simple para la seguridad del paciente), la cual recomendaba que, teniendo en cuenta los aspectos relacionados con la seguridad del paciente, el Servicio Nacional de Salud (NHS) debía adoptar el sistema estándar de codificación GS1. Este trabajo ha sido organizado y llevado a cabo por NHS Connecting for Health (CFH), la agencia del Departamento de Salud responsable por la entrega del Programa Nacional de IT del NHS. El programa de Captura Automática de Información ha sido adoptado por 250 entidades que operan en diferentes facetas de los servicios de salud. Febrero 2007 Policy Guidance Document, UK Department of Health http://www.dh.gov.uk

Alemania Hospital Universitario de Dresden “Today, we are facing an alarming array of bar codes on the packaging of implantable medical devices. Some packages have up to five different bar codes with quite different information and even different symbologies. In the Consumer Goods sector, global standards are enforced by the retail chains; in Healthcare, we see hospitals and suppliers beginning to take action and working


together. We are working towards a uniformly usable system, whereby all relevant data will be made safe and readable by scanner”. UNICO y GS1 Alemania han trabajado en la identificación de implantes con código de barras, con 13 hospitales universitarios de Alemania y Holanda y con los 10 más grandes fabricantes de implantes. Las compañías manufactureras desean invertir en modernos sistemas de impresión de stikers que sigan un sistema estándar de lectura y al igual que los hospitales están interesados en el uso de un sistema global. GS1 DataMatrix tiene la capacidad de cubrir los requerimientos de manera más favorable frente a otros sistemas, es extremadamente pequeño y puede contener mucha información que puede ser leída muy fácilmente.

France Caso 1: UNI.H.A es una red de 52 hospitales en Francia con 115.000 camas. UNI.H.A decidió utilizar los estándares GS1 en su plataforma de compras electrónicas y sistemáticamente los implementará también en nuevos proyectos relacionados con trazabilidad y procesos logísticos y de abastecimiento. Caso 2: ACL, la Asociación Técnica Francesa que reúne a todas las entidades que tienen relación con la salud, diferentes a las que trabajan con medicamentos, aprobó un esquema de codificación para insumos médico quirúrgicos basado en los estándares GS1. http://www.acl.tm.fr/acl_web/quelCode.do Caso 3: La plataforma de trazabilidad del Hospital Universitario de Dijon, utiliza estándares GS1. La implementación avanzada de estándares GS1 para Salud en Francia ha seguido varias fases y tendrá mucho más avance durante el 2010. Las regulaciones

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de trazabilidad son parte de ésto: En enero 1 de 2011 cualquier medicina vendida en las farmacias debe tener un código de barras GS1 DataMatrix conteniendo su nombre, número de lote y fecha de vencimiento.

Australia “National E-Health Transition Authority, NEHTA endorses the adoption of global standards with the allocation of GTIN’s in Healthcare. The Healthcare GTIN Allocation Rules, developed by GS1 Healthcare, provide a solid basis for ensuring consistent and bestpractice implementation of GTIN’s to support and uphold standards around ensuring and maintaining data integrity in the global Healthcare community.” Ken Nobbs, Manager - Supply Chain, National E-Health. http://www.gs1au.org/news_room/090807.asp Caso de uso: El National Product Catalogue, NPC, es una iniciativa de la National E-Health Transition Authority (NEHTA) y es ofrecido por GS1net, el servicio de sincronización de GS1 Australia. El NPC ha sido aprobado por todos los departamentos de salud del estado, territoriales y federales en Australia para ser utilizado como el repositorio único de información sobre los productos farmacéuticos e insumos médico quirúrgicos (tales como ortopédicos, implantes, productos dentales, etc.). Esta plataforma permite intercambiar de manera segura la información propia del producto como su descripción, identificación, unidades de medida, empaque, contenido, clasificación del producto, precio e información médica, con el objetivo de llevar a cabo procesos de sincronización de bases de datos. Todos los años este catálogo es utilizado por los hospitales públicos y los servicios de salud para realizar su programa anual de compras. El catálogo publica los requerimientos a los posibles oferentes para poder realizar un bechcmarking de precios.


Para apoyar el proceso de evaluación, la información sobre hábitos de compra y los volúmenes utilizados por los hospitales y los servicios de salud es alimentada en el catálogo asistiendo la validación de las ofertas. Por varios años, este catálogo ha establecido políticas de preferencia frente a aquellos oferentes que demuestran la mayor compatibilidad con los requerimientos de funcionamiento del catálogo, así como con el uso de los estándares GS1, entre ellos los de identificación, código de barras y mensajería. La jurisdicción de salud del estado de Victoria implementó este catálogo para soportar el proceso de Health Purchasing Victoria (HPV), el cual fue conformado en 2001 para facilitar a los hospitales públicos y otros servicios de salud la compra de productos y la adquisición de servicios bajo mejores términos. Los contratos realizados a través del HPV pueden ser utilizados por 76 entidades que proveen servicios de salud a más de 5 millones de personas. En 2009, HPV solicitó a los proveedores que quisieran hacer ofertas de productos farmacéuticos proveer sus datos de compañía y de productos a través de este servicio, con el objetivo de poblar la base de datos de proveedores e items. Esto simplificó el proceso anterior y produjo un mejoramiento del 60% en la alineación de las bases de datos de los productos comprados.

Nueva Zelanda El Proyecto de Seguridad en Medicamentos del Ministerio de Salud de Nueva Zelanda es una iniciativa que tiene por objeto reducir los errores de dispensación de medicamentos. Para ello ha recomendado el uso de los códigos GS1 en los puntos de dispensación de los Hospitales Públicos.

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India El Ministry of Health and Family Welfare (MoHFW) de la India ha anunciado que todos los productos médicos que compre deberán cumplir, a más tardar el próximo año, con los estándares GS1 de codificación. El MoHFW es responsable por la compra de medicamentos, insumos médico quirúrgicos y otros elementos utilizados en programas de salud, incluyendo vacunación y control de la tuberculosis, malaria y SIDA.

Japón Para asegurar los tratamientos médicos y mejorar la eficiencia de la distribución, el Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare (MHLW) realizó una notificación en septiembre de 2006 en la que informó que el uso de los códigos GS1 sería obligatorio en la formulación de medicamentos a partir de septiembre de 2008. Caso de Implementación: El Kyoto Second Red Cross Hospital en Japón ha implementado un sistema de soporte para la administración de la información médica utilizando Asistentes Personales Digitales (PDAs). El sistema, que fue conectado al Registro Médico Electrónico, permite al personal de la clínica verificar fácilmente que la fórmula correcta, es suministrada al paciente correcto. A través de los PDAs el sistema registra y verifica todos los datos relacionados con las mezclas, reduciendo los riesgos y errores. Con base en el resultado de esta aplicación, el uso de los PDAs ha sido extendido a otros sistemas de información del hospital, tales como los sistemas de soporte de las salas de operaciones, de los servicios de endoscopia y de la distribución interna en el hospital. Actualmente diferentes tipos de PDAs están en operación con el propósito de administrar el riesgo y ofrecer un servicio de soporte al equipo de enfermeras. El uso


de PDAs contribuye a reducir los riesgos y asegura la continuidad del trabajo en la oficina médica. A continuación se presentan algunas de las aplicaciones que este hospital tiene implementadas utilizando este tipo de tecnología: PDAs utilizados para la identificación de medicamentos: En las salas, las enfermeras leen con un scanner el código de barras de cada frasco o ampolleta de medicinas que deben ser mezcladas. El código contiene el Número Global de Unidad de Comercialización (GTIN). Este proceso verifica que los detalles de la mezcla coincidan con la formulación del doctor. Adicionalmente las enfermeras utilizan PDAs con scanners para verificar la identidad del paciente y la identificación del medicamento que se suministra. Estos datos son transferidos al Registro Médico Electrónico vía radiofrecuencia, controlando 6 aspectos fundamentales relacionados con la seguridad del paciente: cuándo, quién, a quién, que, dónde, por qué y cómo. PDA´s utilizados en el sistema de soporte para el servicio de endoscopia: En la sala en la que se realiza el procedimiento, los PDAs despliegan una lista de exámenes que deben ser realizados en un día y confirman los pacientes que deben ser preparados. Los PDAs son utilizados para leer los medicamentos antes de realizar el examen. Un código GS1-128 puede ser leído de una lista que contiene los insumos no marcados con código de barras y que es generada por el sistema de distribución. El código GS1-128 es utilizado para realizar órdenes internas y hacia proveedores. PDAs utilizados en los sistemas de soporte de las salas de operaciones: El sistema de soporte de las salas de operación también utiliza PDAs. Durante los procedimientos todos los datos de la intervención son registrados. El cronograma de las operaciones del día es trasmitido a los PDAs. Esta información se cruza contra la manilla del paciente para verificar que se trata

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de la persona que debe ser intervenida. Los códigos de barras de los medicamentos y de los insumos médico quirúrgicos, los cuales son utilizados desde el centro de distribución, se leen en la medida en que se utilizan para llevar el registro de los consumos.

Hong Kong La HA, Hong Kong Hospital Authority – un cuerpo legal responsable de la administración de todos los hospitales públicos de Hong Kong - busca continuamente el mejoramiento de la seguridad del paciente a través del incremento de la eficiencia operacional, la calidad de los datos y la trazabilidad. Como parte de estos planes de modernización, la HA estableció una plataforma EDI para mejorar el proceso de compras e inició un piloto para comprobar la viabilidad del uso de la radiofrecuencia para mejorar la administración de activos fijos. En diciembre de 2009, 48 proveedores de HA se han vinculado al uso de la plataforma y realizan más de 18.000 transacciones de órdenes de compra EDI durante el año. Con este servicio, todas las categorías de producto, los precios y las cantidades son incluídas en el detalle de las órdenes de compra, facilitando a los compradores y vendedores manejar información comercial confiable y oportuna, utilizando un lenguaje de negocios común de mensajes electrónicos estandarizados. Con este sistema toda trasmisión de datos puede ser manejada de forma simple y eficiente. El sistema permite también realizar el pago de forma automatizada y puede ser utilizado para administrar los recalls, en el caso de productos defectuosos. De esta manera el sistema EDI asiste el proceso de flujo de las transacciones comerciales. Los beneficios específicos incluyeron el mejoramiento de la eficiencia del flujo de la comunicación con los proveedores, la eliminación de trabajo duplicado, la supresión del registro manual de datos y por lo tanto la reducción de errores de digitación, y el mejoramiento de la administración del inventario.


Av. Eldorado 70 - 16 Bogota, Colombia T + 571 427 0999 F + 571 425 4727 web@gs1co.org www.gs1co.org

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Sistema GS1: Un Estándar que Soporta Integralmente la Trazabilidad  

La trazabilidad de los productos y los procesos en Colombia y en el mundo es una de las principales oportunidades de trabajo en el sector de...

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