Page 1

Capítulo 1

Conceitos Gerais, Processo Administrativo e Características das Organizações Modernas

1.1. Conceitos gerais Entendemos indispensáveis para a compreensão de todo o conteúdo deste livro os conceitos introdutórios apresentados a seguir – muitos deles de caráter universal, aplicáveis e úteis para facilitar o entendimento de outras disciplinas. A) Administração, Gestão e Gerenciamento Quando se trata das palavras Administração e Gestão, não há uma definição conceitual clara, precisa, que permita estabelecer quando se deve utilizar determinado termo e quando é incorreto utilizá-lo. O mesmo acontece quanto aos termos Gestão e Gerenciamento. Outra dificuldade consiste em diferenciar estruturas, funções e responsabilidades. Assim, em face da insegurança causada pela ausência de definições claras sobre esses termos, consideramos necessário apresentar nosso entendimento conforme a seguir: Ø Administração é um termo tradicional que corresponde ao ato de administrar, ao qual podem ser imputadas três dimensões principais:


2   Administração Pública I Augustinho Paludo

 Como ciência, é o ramo do conhecimento que trata das organizações (conjunto de teorias histórico-evolutivas estudadas nos cursos de graduação);  Como área administrativa corresponde ao todo administrativo: estrutura e recursos. Envolve a criação de um ambiente favorável ao desempenho das atividades de todas as áreas (e não somente as da área administrativa);  Como função administrativa compreende: planejar, organizar, dirigir, coordenar e controlar as atividades de todas as áreas (e não somente as da área administrativa). O exercício pleno da função administrativa, pelo administrador, envolve a tomada de decisão (amparada num planejamento, diretrizes, objetivos e estratégias) com vistas a conduzir a organização/instituição ao futuro desejado, promovendo harmonia, cooperação, integração e o alinhamento de esforços de todas as áreas e subáreas, dirigindo-os para o alcance dos resultados visados pela organização/instituição. A administração persegue continuamente melhores resultados em três dimensões principais: eficiência, eficácia e efetividade. O termo Administração é ma is ut ilizado pa ra definir a a lt a administração, mas também pode ser usado para definir áreas específicas como: administração de RH, administração de finanças, administração da produção etc. Ø Gestão é um termo recente, moderno, e corresponde ao ato de gerir, e é mais bem compreendido se analisado em três dimensões:  Quando se refere ao todo administrativo, é, praticamente, sinônimo de administração: compreende estrutura e recursos e é responsável pela criação de um ambiente favorável ao desempenho das atividades de todas as áreas;  Quando se refere às áreas de gestão (gestão de RH, gestão de finanças, gestão da produção etc.), trata-se de uma especialização da administração, que compreende recursos, técnicas e ferramentas (genéricos ou específicos), constituindo-se numa espécie de “modelo de gestão” para cada área;  Quando se refere à função de gerir, também compreende as funções de planejar, organizar, dirigir, coordenar e controlar as atividades


Capítulo 1 I Conceitos Gerais e Processo Administrativo   3

da área (ou de todas as áreas), e utiliza conhecimentos, técnicas e ferramentas inovadores (em regra, de forma mais ágil e inteligente) na busca de melhores resultados em todos os aspectos possíveis. O gestor, no exercício do ato de gerir, utiliza conhecimentos, técnicas e ferramentas modernas de todas as áreas de conhecimento, e não somente os oriundos da ciência da Administração, além de primar pelo uso racional, ágil e inteligente dos recursos da organização/instituição na busca de melhores resultados em termos de eficiência, eficácia e efetividade. Quando o gestor encontra-se na cúpula da administração, também é responsável pela tomada de decisão que define os rumos da organização/entidade. Mesmo passível de ser utilizado como sinônimo de administração (quando se refere ao todo), o termo gestão vem sendo mais utilizado para definir áreas específicas como: gestão de RH, gestão de finanças, gestão da produção etc.; ou mais específicas ainda, em subáreas como: gestão de custos, gestão de riscos, gestão do atendimento etc. Ø Gerenciamento é um termo que corresponde ao ato de gerenciar e também deve ser analisado em três dimensões:  Quanto à ciência administrativa, refere-se a uma disciplina dos cursos de administração ou de gestão, que envolve várias áreas do conhecimento que permitirão aplicar conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas – em determinada área administrativa ou em parte dela;  Quanto à estrutura, corresponde a uma partição da Administração/ Gestão(todo): uma Área/Departamento de gerenciamento;  Quanto à função de gerenciar, compreende agir, liderar e controlar; é a arte de mobilizar pessoas e colocar o negócio para andar – corresponde ao cargo de gerente e tem foco na eficácia, no alcance de metas específicas. O exercício da função gerenciar exige do gerente a arte de liderar pessoas, a competência técnica para utilizar os recursos, a capacidade para resolver problemas e conhecimentos para planejar, acompanhar e controlar um número de atividades relacionadas entre si, numa área ou subárea específica, com o intuito de obter resultados específicos. É mais operacional que decisorial e intelectual.


4   Administração Pública I Augustinho Paludo

Resumindo

Para efeitos de concursos, não há diferenciação entre os termos Administração e Gestão: pode-se dizer administração de empresas ou gestão de empresas; administração de RH ou gestão de RH. Embora gestão signifique mais que gerenciamento, em regra, não há diferenciação entre os termos gestão e gerenciamento: pode-se dizer gestão de projetos/processos ou gerenciamento de projetos/processos. Também é comum não haver diferenciação entre o conceito da função e o exercício da função (pelo administrador, gestor, gerente). No entanto, diz-se alta administração, e não alta gestão. A Administração envolve um tom mais solene e a Gestão envolve um tom mais moderno/ inovador. Diz- se Gestão de R H, e não Gerenciamento de R H. O Gerenciamento, por sua vez, refere-se mais ao gerenciar (cargo de gerente) do que à estrutura e à ciência. Os cursos de graduação são chamados cursos de Administração ou de Gestão (no sentido do todo), sendo suas disciplinas o gerenciamento e a gestão de áreas específicas, ou subáreas. O Administrador e o Gestor (quando se refere ao todo) indicam os cargos de cúpula das organizações/instituições. O Administrador e o Gestor são mais que simples gerentes. Na hierarquia, encontram-se acima do gerente, que pode ser um alto funcionário, uma liderança de nível intermediário/inferior, ou, até mesmo, um servidor comum – a quem foi atribuído o encargo de gerenciar. Embora a Administração e a Gestão persigam melhores resultados em termos de eficiência, eficácia e efetividade, Administração e Gestão (quando se referem ao todo) são mais estratégicos e têm maior foco na efetividade, enquanto a área/departamento de gestão ou gerenciamento é mais táticooperacional e tem maior foco na eficácia. Administração e Gestão (quando se referem ao todo) são independentes, já as áreas/departamentos de gestão ou gerenciamento dependem do apoio da cúpula administrativa, sem o qual qualquer iniciativa restará comprometida. No entanto, anote-se que em empresas de pequeno e médio porte é comum encontrar a administração/gestão/gerenciamento estruturada numa única área, cujas funções são exercidas pela mesma pessoa (diretor ou sócio-gerente), que unifica as responsabilidades, desde as decisões superiores, passando pelas intermediárias, e incluindo as relacionadas com a execução. Neste caso, os conceitos supra não podem ser aplicados porque não é possível segregá-los.


Capítulo 1 I Conceitos Gerais e Processo Administrativo   5

Níveis de administração/gestão

Quanto aos níveis, a administração ou gestão pode ser classificada em: estratégica, tática e operacional. A administração/gestão estratégica preocupa-se com aspectos essenciais para toda a organização, com foco na sustentabilidade de longo prazo, na efetividade das ações e no alcance dos objetivos estratégicos (prioritários para toda a organização); a administração/ gestão tática compreende as áreas específicas como: RH, TI, finanças, produção etc.; e a administração/gestão operacional é responsável pela execução das atividades dos projetos e ações. Por fim, destaco que administrar/gerir não é atividade para principiantes – principalmente quando se trata da coisa pública; e afirmo: os bacharéis em administração, de preferência com especialização e mestrado ou doutorado – estão mais bem preparados para administrar organizações públicas e privadas; e acredito que, se houvesse quadros específicos de administradores em todos os órgãos e entidades públicas, teríamos melhores, mais eficientes e mais eficazes serviços públicos para toda a sociedade. “A capacidade de gestão em uma organização pública é componente dos mais indispensáveis para que ela possa efetivamente fazer a diferença e entregar serviços públicos de qualidade” (Gespública, 2016). B) Economicidade, Eficiência, Eficácia e Efetividade Essas palavras-chave vêm sendo utilizadas em diversas disciplinas, e seus conceitos são empregados em discursivas e reiteradamente cobrados nas provas de concursos públicos, o que torna indispensável sua compreensão: Ø Economicidade: é a minimização dos custos dos recursos utilizados na produção de bens ou na execução de serviços; é a operacionalidade ao mínimo custo possível, sem comprometer os padrões de qualidade. Demonstra a capacidade de gerir adequadamente os recursos financeiros colocados à sua disposição. Ø Eficiência: é o uso racional e econômico dos insumos na produção de bens e serviços; é uma relação entre: insumos, produtos, qualidade e custo. Insumos são recursos humanos, materiais e componentes. A eficiência é uma medida interna, considera o custo dos insumos e não pode comprometer a qualidade. Ø Eficácia: é o grau de alcance das metas (ou objetivos de curto prazo), é uma medida de resultados utilizada para avaliar o desempenho da


6   Administração Pública I Augustinho Paludo

administração. Demonstra a capacidade de entregar bens/serviços imediatos. A eficácia não considera custos. Ø Efetividade: é o impacto final das ações, é o grau de satisfação das necessidades e dos desejos da sociedade com os serviços prestados pela instituição. A efetividade vai além das entregas imediatas (metas/ objetivos) e analisa a transformação causada pela execução das ações. CUSTOS

INSUMOS

ECONOMICIDADE

RESULTADOS metas

PRODUTOS

EFICIÊNCIA

Avaliação Interna

EFICÁCIA

RESULTADOS impacto final

EFETIVIDADE

Avaliação de Resultados

1.2. Processo administrativo O processo administrativo tradicional compreende as funções de: planejar, dirigir, organizar e controlar. Embora atualmente haja quem prefira acrescentar mais um componente – a comunicação –, a grande maioria dos autores e das bancas de concursos utiliza apenas os componentes do processo tradicional supramencionado. Também chamadas de etapas, as funções administrativas clássicas vistas de forma integrada e cíclica constituem o denominado Processo Administrativo, mas, se analisarmos essas funções isoladamente, então teremos as funções administrativas (do administrador). Planejamento

O planejamento corresponde à primeira e à mais importante das quatro funções administrativas, e consiste num processo racional para determinar antecipadamente os objetivos e os meios para alcançá-los (projetos, ações, métodos, técnicas etc.). O planejamento é inerente ao trabalho do administrador e não se restringe ao presente, mas projeta-se para o futuro, por isso as decisões do administrador voltadas para o futuro devem resultar de um processo que sintetize e apresente de forma organizada as principais informações da organização, tanto internas como externas. O planejamento pode ser ousado e mudar radicalmente os objetivos e estratégias da organização; pode ser intermediário e propor apenas melhorias em uma ou diversas áreas, que também podem demandar alterações nos


Capítulo 1 I Conceitos Gerais e Processo Administrativo   7

objetivos e estratégias; ou pode ser conservador, preocupado apenas com a estabilidade, visando assegurar a continuidade da organização. O que vai definir o modelo adotado dependerá do “apetite” da alta direção em correr riscos, assim como do resultado da avaliação do estado atual da organização e da análise do mercado e do ambiente em geral. O Planejamento pode ser estratégico, tático ou operacional. O estratégico é de responsabilidade da alta administração, tem foco no longo prazo e na efetividade, abrange toda a organização, define rumos, objetivos, estratégias etc.; o tático é decorrente do estratégico, tem foco na eficácia, orienta-se para o médio prazo, aloca recursos, e é feito para cada área funcional, cuja responsabilidade cabe aos diretores/gerentes departamentais; e o operacional tem foco no curto prazo e na eficiência – na execução das ações que tornarão concretos os planejamentos tático e estratégico: é o momento em que se define o que fazer, como fazer, quem fará e com que meios. Cada tipo de planejamento comporta objetivos específicos, mas todos concorrem para o alcance dos objetivos estratégicos da organização. Atenção à O foco do estratégico é a efetividade, mas também há preocupação com a eficácia; o foco do tático é a eficácia, mas também há preocupação com a efetividade e a eficiência; o foco do operacional é a eficiência, mas também há preocupação com a eficácia. Tipo de Planejamento

Perspectiva Temporal

Conteúdo do Plano

Escopo ou Abrangência

Foco

Estratégico

Longo Prazo

Amplo e genérico

Toda a organização

1o Efetividade 2o Eficácia

Tático

Médio Prazo

Pouco detalhado

Setor da Área

1o Eficácia 2o Efetividade e eficiência

Operacional

Curto Prazo

Detalhado

Atividades/ Tarefas

1o Eficiência 2o Eficácia

Fonte: Paludo e Procopiuk. Planejamento Governamental, Atlas, 2014 (ampliado).

Organização

A função administrativa de organizar inclui todos os recursos (financeiros, humanos etc.) e conduz necessariamente à criação da estrutura organizacional – compreende os meios que a organização necessita para pôr em prática o planejamento elaborado e para o desempenho das demais funções administrativas.


8   Administração Pública I Augustinho Paludo

Organizar é procurar a melhor forma para executar o que foi planejado, a melhor forma para agir. Compreende organizar a estrutura e agrupar as atividades necessárias para realizar o planejamento estabelecido: estabelecer a estrutura com os sistemas de Autoridades, Atividades e Comunicação. Segundo Stoner (1999), organizar é o processo de arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros de uma organização, de modo que eles possam alcançar eficientemente os objetivos dela. Direção

Compreende guiar e orientar o comportamento das pessoas para o alcance dos objetivos pretendidos. É uma atividade gerencial que envolve liderança, comunicação, motivação e monitoramento. Dirigir (ou liderar) significa interpretar os planos para as pessoas e dar instruções e orientações sobre como executá-los, a fim de garantir o alcance dos objetivos. Dirigir significa fazer acontecer. O papel do dirigente é acionar a empresa, é fazer as coisas acontecerem. Segundo Idalberto Chiavenato (2000), o papel da direção (liderança) é acionar e dinamizar a empresa. A direção (liderança) está relacionada com a ação, com o colocar-se em marcha, e tem muito a ver com as pessoas, com os recursos humanos da empresa. A direção é assim denominada em nível institucional; em nível intermediário é chamada de gerência; e em nível operacional recebe o nome de supervisão de primeira linha. É uma função complexa, visto que envolve as relações interpessoais como liderança, comunicação, motivação, orientação, solução de conflitos e ambiente de trabalho. Controle

O controle tem a finalidade de assegurar que o planejado, organizado e dirigido seja executado em conformidade com o determinado, visando o alcance dos objetivos. O controle é assim constituído: existência de um padrão, objetivo ou meta, observação/medição do desempenho, comparação do desempenho com o padrão estabelecido e ação corretiva para os desvios. Controlar consiste em comparar o que foi planejado, os objetivos estabelecidos, os resultados pretendidos – com os alcançados – para avaliar


Capítulo 1 I Conceitos Gerais e Processo Administrativo    9

o sucesso ou insucesso de todo o processo administrativo. O controle visa assegurar bons resultados e a melhoria contínua do Processo de Administrar. O controle no processo administrativo fornece informações necessárias à melhoria de todos os itens do processo, assim como identifica as práticas que se mostraram eficientes e que devem ser mantidas. Por meio do controle é possível identificar se o processo está se desenvolvendo de acordo com o previsto, ou se está se desenvolvendo de maneira insatisfatória, e propor ações corretivas ou novos direcionamentos. O controle existe em todos os níveis da organização: o nível institucional efetua o controle estratégico, o nível intermediário faz os controles táticos e o nível operacional, os controles operacionais. As sequências das funções do administrador formam as etapas do processo administrativo e/ou ciclo administrativo.

O processo administrativo é cíclico, dinâmico e interativo, pois, além da sequência cíclica, o exercício das funções não ocorre isoladamente, elas se inter-relacionam e são dinâmicas, visto que estão continuamente incorporando formas mais eficientes de fazer, visando à melhoria contínua do processo. Atenção à No processo administrativo, dirigir inclui coordenar. Coordenação é importante para integrar os esforços das diversas áreas da empresa visando alcançar os objetivos definidos no planejamento.

1.3. Características das Organizações Formais Modernas A organização privada é uma entidade social estruturada para perseguir o objetivo de lucro financeiro e a organização pública é uma entidade social que tem como objetivo a promoção do bem comum.


10   Administração Pública I Augustinho Paludo

A organização Mecanicista funciona como uma máquina, sendo as pessoas “peças” dessa máquina; é definida como: ultrapassada, burocrática, centralizada, hierárquica, muitas regras e controle, divisão rígida do trabalho, especialização por função e pouca flexibilidade: apesar disso, ainda é utilizada para produção em série (ex. montadoras de automóveis). A organização Orgânica funciona com “organismos vivos” (pessoas/equipes) que utilizam o conhecimento; é definida como: moderna, menos hierárquica/mais horizontalizada, mais descentralizada, mais flexível, poucas regras, pouca divisão de trabalho: é a mais utilizada. A organização Burocrática é semelhante à mecanicista, e a organização Adhocrática assemelha-se à orgânica. Organização

Mecanicista

ultrapassada

Burocrática

Orgânica

moderna

Adhocrática

Para alcançar seus objetivos a organização precisa de estrutura (sistema de autoridade, sistema de atividade e sistema de comunicação), de recursos (financeiros, tecnológicos etc.) e de pessoas (são as pessoas que dão vida às organizações: tomam decisões, executam atividades, beneficiam-se com resultados etc.). Essencial para Organização

Estrutura Recursos Pessoas

Atenção à Não confunda Organização, no sentido de empresa, com a função organização, que integra o processo administrativo.

As características clássicas das organizações formais modernas, segundo os principais autores contemporâneos, são: Divisão do Trabalho; Especialização; Hierarquia; Distribuição da Autoridade e da Responsabilidade; e Racionalismo. • Divisão do Trabalho. Para melhorar a eficiência produtiva e reduzir custos, o trabalho é dividido em atividades e tarefas menores. Ninguém consegue realizar tudo sozinho – por isso o processo de produção de bens/prestação de serviços é decomposto em atividades e tarefas visando aumentar a produtividade e reduzir custos. A divisão pode ser vertical, com mais níveis hierárquicos, para melhorar a supervisão; ou horizontal, com menos níveis hierárquicos, visando melhorar a eficiência. Sob outra ótica, a divisão do trabalho considera os níveis: institucional/ estratégico, intermediário/tático e operacional.


Capítulo 1 I Conceitos Gerais e Processo Administrativo    11

Atenção à A finalidade é produzir mais, melhor e com menor custo, com o mesmo nível de esforços e recursos empregados1.

Especialização. Proposta pela administração científica, a especialização aumenta a eficiência e contribui para reduzir custos de produção. Cada departamento/posto de trabalho realiza as mesmas atividades de forma repetitiva, tornando o trabalhador um especialista em suas atividades: isso faz com que ele execute mais rápido e aumente a produtividade. O serviço padronizado também facilita a substituição de operários.

Hierarquia. Decorre da divisão do trabalho e existe em toda organização. Para cada divisão do trabalho deve existir um único chefe, que comanda a realização das atividades. Ex. Diretores, Gerentes, Supervisores. Da hierarquia decorrem a amplitude e o princípio escalar.

Atenção à A amplitude refere-se ao número de pessoas geridas/controladas por cada chefe. Se houver muitos níveis hierárquicos, a amplitude será pequena e o chefe vai gerir/controlar poucas pessoas; se houver poucos níveis, a amplitude será maior e o chefe vai gerir/controlar maior número de pessoas. Atenção à O princípio escalar decorre dos níveis de hierarquia: quanto maior o nível de hierarquia, maior será sua autoridade. Em regra, a principal autoridade não estará no “alto”, mas no “centro” do sistema, atuando como principal coordenador.

Distribuição da Autoridade e da Responsabilidade. Decorre da hierarquia e existe em todos os níveis: quem tem autoridade tem responsabilidade – delega-se autoridade e cobra-se responsabilidade: pela utilização dos recursos, realização das atividades, gerenciamento de pessoas, e resultados da sua unidade. Quem é o “chefe” tem o poder de dar ordens, que devem ser obedecidas pelos subordinados – e cada subordinado deve receber ordens de um único chefe (unidade de comando).

Atenção à Nas estruturas das atuais organizações modernas – em regra, não há unidade de comando.

O poder de tomar decisão é maior quando a distribuição de autoridade é pequena (poucos níveis) e a amplitude é maior – e esse poder de decisão é menor quando existe maior distribuição de autoridade (muitos níveis) e a amplitude é menor. 1

Em produtos, os insumos aumentam conforme a quantidade produzida.


12   Administração Pública I Augustinho Paludo

Atenção à A autoridade encontra-se vinculada ao cargo, e não à pessoa que o ocupa – mas a pessoa enquanto estiver no cargo é responsável pelas ações e resultados.

Racionalismo. Ao constituir uma organização, pressupõe-se que seus membros terão comportamentos racionais. Decisões racionais são tomadas com vistas a otimização dos recursos, aumento da produtividade, melhoria da qualidade, minimização dos custos, maximização dos lucros e alcance dos objetivos em geral.

Características recentes

Além das tradicionais, há diversas características recentes das Organizações Modernas de sucesso: • Uso intensivo dos recursos de TI com a finalidade de: gerar inovação, aumentar a competitividade, reduzir custos, melhorar a qualidade de produtos e serviços, minimizar esforços, facilitar o processo de comunicação e atender às necessidades dos clientes e demais interessados nos resultados da organização/instituição. •

Gestão da informação e do conhecimento. O conhecimento constrói-se a partir das informações, acrescentando-se a ação racional humana. É essa ação humana que transforma a informação em conhecimento. Conhecimento é uma informação útil, possível de ser utilizada nas organizações para: inovar, resolver problemas, atender demandas, aproveitar oportunidades, realizar melhoramentos, amparar decisões, construir algo completamente novo etc.

Ênfase na competitividade e satisfação dos clientes. Somente empresas competitivas, cujos produtos/serviços possuem valor agregado, que satisfazem as necessidades de seus clientes, conseguem sobreviver/crescer no mercado. As empresas procuram novas ferramentas, novos modelos de gestão – para inovar/se reinventar – como forma de superar seus concorrentes, satisfazer seus clientes, aumentar sua participação no mercado, assegurar a sustentabilidade no longo prazo etc.

Aprendizado Organizacional. No atual contexto de mudanças e constantes inovações, as organizações modernas que obtêm os melhores resultados são as que possuem um forte compromisso com o aprendizado: de sua força de trabalho em sentido amplo e também em nível organizacional. Aprender, reinventar e mudar rapidamente são o segredo do sucesso da


Capítulo 1 I Conceitos Gerais e Processo Administrativo    13

organização que aprende – para reduzir ameaças, aproveitar oportunidades, atender clientes, manter-se competitiva e obter bons resultados. •

Governança Corporativa. É utilizada por organizações de médio e grande porte para: melhorar a gestão, monitoramento e controle das organizações; fomentar/fortalecer condutas corretas e decisões baseadas em informação; alcançar resultados que atendam a todas as partes interessadas; prestar contas de sua atuação (a sócios, acionistas, colaboradores etc. – se pública, para órgãos de controle e sociedade); e prevenir escândalos corporativos.

1.3.1. Estrutura organizacional

A estrutura compreende a organização/instituição como um todo – é a forma pela qual a organização vai se estruturar e coordenar os esforços para alcançar seus objetivos. Ela influencia a escolha da estratégia e também é influenciada pela estratégia, pela cultura, pelo tipo de produto/serviço, pela tecnologia etc. A estrutura formal pode ser verificada em normas ou no organograma da empresa: demonstra a hierarquia, a divisão do trabalho e o fluxo da comunicação. A estrutura informal, não se pode verificar no organograma – compreende as relações sociais existentes na empresa (amizades, afinidades, interesses etc.). Numa organização existem tanto a estrutura formal como a informal. Estrutura

Formal

Visível no Organograma

Informal

Fruto de Relações Sociais

A estrutura organizacional, vertical ou horizontal, mostra os elementos constitutivos da organização, bem como as relações de subordinação e interdependência, segundo os vários processos necessários ao alcance de seus objetivos e metas, elencados conforme um horizonte temporal determinado. A estrutura é composta por três componentes básicos inter-relacionados: sistema de atividade, sistema de autoridade e sistema de comunicação. • Sistema de atividade é o resultado da alocação de atividades entre membros da organização; aqui, três áreas devem ser abordadas: departamentalização, especificação das atividades e linha de assessoria; e determinação do nível adequado de especialização do trabalho. •

Sistema de autoridade pode ser definido como o poder para tomar decisões e comandar pessoas, delegado pela organização ao indivíduo para o exercício de suas funções. Os principais aspectos no seu delineamento


14   Administração Pública I Augustinho Paludo

são: amplitude administrativa e níveis hierárquicos, a determinação do nível de descentralização da autoridade, e a delegação de autoridade. •

Sistema de comunicação em uma organização é a rede pela qual fluem as informações que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz. Os seguintes pontos precisam ser bem definidos: o que comunicar, como comunicar, quando comunicar e de quem é a comunicação.

A estratégia utilizada para estruturação da empresa, em relação ao sistema de atividade, sistema de autoridade e sistema de comunicação, dependerá da natureza da instituição, de seus propósitos, de seus produtos/serviços, dos recursos e competências, da tecnologia, da cultura organizacional, da legislação etc. Atenção 

Quanto maior o número de unidades espalhadas geograficamente e o número de departamentos, maior será a complexidade da estrutura organizacional.

Tipos/modelos de estrutura organizacional

Linear: a mais simples de entender e implementar. Essa estrutura é indicada para pequenas empresas, situações estáveis e trabalhos não diversificados. Suas características são: linhas diretas de autoridade e responsabilidade, autoridade linear ou única (unidade de comando), centralização da decisão, formato piramidal e comunicação formal. É, em regra, rígida e inflexível. Proprietário Presidente

Diretor

Gerente

Chefe

Diretor

Gerente

Chefe

Modelo de Organização Linear.

Atenção à A autoridade é centralizada no Proprietário/Presidente, que é um generalista.


Capítulo 1 I Conceitos Gerais e Processo Administrativo    15

Funcional: aplica o princípio funcional ou da especialização. As funções tradicionais são: Administração, Finanças, TI, Produção etc. Caracteriza-se pela estrutura verticalizada, separação entre Planejamento x Controle x Execução, autoridade diluída segundo a especialização, comunicação direta, decisões descentralizadas (exceto estratégicas) e supervisão técnica. Presidente Direção Geral

Administração

Finanças

Receitas e Despesas

Captação

Investimentos

Contratação Manutenção

TI

Gestão

Serviços

Equipamentos

Produção

Desenvolvimento

Insumos

Máquinas

Produtos

Modelo de Organização Funcional.

Atenção à As linhas transversais indicam a comunicação direta entre os departamentos.

Linha/staff: corresponde à fusão das duas anteriores (Linear e Funcional), prevalecendo a estrutura linear e combinando o que há de melhor nas duas. Conjuga hierarquia e especialização, linhas formais e linhas diretas de comunicação, e separação dos órgãos operacionais (linha) dos de apoio (staff). Órgãos staff atuam de forma independente, por meio de assessoramento aos órgãos de linha. Presidente

Staff

Assessoria

Diretor

RH

Gerente de Finanças

Receitas e Despesas

Captação

Gerente de Adminsitração

Investimentos

Contratação, Manutenção

Gestão

Gerente de Produção

TI

Insumos

Máquinas

Produtos

Modelo de Organização Linha-Staff.

Atenção à Nessa estrutura há separação das atividades meio/apoio (staff) das atividades fins/operacionais (linha).


16   Administração Pública I Augustinho Paludo

Matricial: é uma estrutura mista (vertical e horizontal), combinando dois tipos de departamentalização (funcional + produto/serviço, processo, projeto). Nela, cada departamento segue a orientação de dois chefes/gerentes simultaneamente – e os empregados realizarão tanto as atividades rotineiras (funcional) como as temporárias (produto, processo, projeto). Mesmo configurando quebra da unidade de comando, facilita a comunicação, a interação e o compartilhamento de conhecimentos entre os departamentos. Presidente ou Diretor geral

Administração

Finanças

Produção

Projeto 1

Equipe A

Equipe A1

Equipe A2

Projeto 2

Equipe B

Equipe B1

Equipe B2

Modelo de Organização Matricial.

Atenção à A estrutura matricial é considerada “moderna” e orientada para resultados.

Em redes: Essa estrutura (network) desagrega as funções principais da organização, transferindo-as para unidades e/ou empresas separadas interligadas por meio de uma organização coordenadora, que passa a ser o núcleo central. Coca-Cola, Pepsi e Mc Donald’s são empresas organizadas em rede no mundo todo. Integração com OUTRAS EMPRESAS MKT e Vendas – RIO DE JANEIRO

Exportação – SANTOS-SP

Pesquisa Inovação

Clientes

Fábrica e Distribuição – SÃO PAULO

Exemplo de Organização em rede.

SEDE BRASÍLIA-DF

Fornecedores

Centro de Treinamento

Extração de Matéria-prima – PARANÁ


Capítulo 1 I Conceitos Gerais e Processo Administrativo    17

São vantagens das organizações em redes: facilidade na comunicação, compartilhamento de conhecimentos, competências e recursos, redução de custos operacionais e administrativos, maior flexibilidade, adaptabilidade, interação: em redes, as organizações complementam-se – com ganhos para todas as participantes. Pode também existir: organização em redes sem compartilhamentos com outras empresas; e, ainda, pode ter uma sede só, onde o compartilhamento em redes é intraunidade e interdepartamental; ou diversas sedes do tipo Matriz x Filial, em que o compartilhamento se dará entre unidades dispersas geograficamente, mas sempre pertencendo a uma só organização. Atenção à Para as modernas organizações em rede – interna ou externamente – a palavra de ordem é cooperação. Para saber mais sobre redes, ler capítulo 8, item 8.2 – Redes.

Divisional é aplicada em empresas de grande porte, que produzem diferentes produtos/serviços, atuam em diferentes mercados ou países, ou têm diferentes tipos/grupos de clientes. Com vistas a facilitar o gerenciamento, a divisão é indicada quando um conjunto de atividades vinculadas ao mesmo objetivo encontra-se agrupado num mesmo setor.

Essa estrutura facilita o controle e a coordenação de unidades semiautônomas administradas pela “sede/núcleo central” da empresa, que elabora o planejamento e estabelece metas e padrões a serem alcançados pelas divisões – e monitora os resultados. A administração central delega o poder para a tomada de decisão a cada divisão; existe autonomia nas divisões, mas elas continuarão controladas e monitoradas pela administração central. A divisão pode ser: por produto, serviço, cliente, localização geográfica, por processos ou projetos – dependendo do problema que se quer resolver/ objetivo que se quer alcançar. Ex. se há complexidade ou diversos produtos, a divisão será por produto; se existem diversos tipos/grupos de clientes, a divisão será por cliente; se há diferentes e distantes localidades, a divisão será geográfica. Cada divisão terá foco num mercado ou cliente independente. • Por projeto. É do tipo horizontal e temporária e as pessoas desempenham atividades diversificadas, pois o projeto é temporário e demanda muitas funções. Para cada projeto há o gerente de projeto, responsável pelo alcance dos objetivos, que chefia a equipe e tem autoridade sobre seus membros. Concluído o projeto, as pessoas passarão a desempenhar atividades em outro.


18   Administração Pública I Augustinho Paludo

Atenção à Para saber mais, ler capítulo 16 – Gestão de Projetos.

Por processos. Rompe os departamentos e utiliza formato matricial e horizontalizado. Essa estrutura considera o passo a passo; as atividades/ etapas de um processo.

Atenção à Para saber mais, ler capítulo 17 – Gestão de Processos.

1.3.2. Departamentalização

Enquanto a Estrutura Organizacional compreende a organização como um todo e define o tipo de organização, a divisão interna da organização chama-se departamentalização. A Organização é repartida em pedaços menores denominados departamentos. Estrutura

Nível Institucional

Organização toda

Departamentos

Nível Intermediário

Partes da organização

Atenção à A departamentalização não está vinculada a um tipo de organização: há casos idênticos: organização funcional/departamentalização funcional; há casos diferentes: organização em rede pode usar qualquer departamentalização.

Departamentalização consiste na Subdivisão da Estrutura Organizacional em Departamentos como Finanças, TI, Produção etc.; ou em Unidades nacionais, regionais, setoriais. É uma forma de agrupamento de atividades/ tarefas – segundo determinados critérios. Dois principais critérios são utilizados na departamentalização: a diferenciação (as atividades e as tecnologias diferentes devem ser alocadas em diferentes departamentos); e a integração (as atividades integradas devem permanecer no mesmo departamento). Também são observados princípios do maior uso, segregação do controle. Departamentalização é a divisão horizontal visando simplificar/otimizar a realização do trabalho, aproveitando os recursos de forma mais racional. Os departamentos de linha relacionam-se com a atividade-fim e os de staff com as atividades-meio (ex.: assessoria). A departamentalização gera especialização, que proporciona maior produção e ganhos da economia de escala; ao mesmo tempo, ofusca a visão do “processo” e traz resistência a mudanças.


Capítulo 1 I Conceitos Gerais e Processo Administrativo    19

Tipos de departamentalização

Funcional. O agrupamento das atividades/tarefas é feito de acordo com as funções, por especialistas. É pouco flexível, mas é segura, facilita o relacionamento e indicada para ambientes estáveis: ainda é o modelo mais utilizado pelas empresas, embora apresente dificuldades de coordenação. Produtos/Serviços. A empresa é subdividida em unidades de produção, com agrupamento de atividades/tarefas conforme o tipo de produto/serviço, independentemente da especialidade ou natureza. É aplicável às empresas que têm diversos produtos/serviços. Clientes. As atividades são agrupadas de acordo com o tipo de cliente (sexo, idade, classe social etc.). Tem como foco atender as necessidades de grupos de clientes específicos como: terceira idade, estudantes, pessoas físicas, pessoas jurídicas etc. Geográfica. Orienta-se para o mercado, com agrupamento das atividades em determinada região: ocorre mais para produção e vendas e menos na área de finanças. É mais indicada para organizações em redes, e, se forem do tipo Matriz x Filial, haverá perda da especialização e duplicação de atividades. É utilizada por grandes organizações, que atuam em diferentes Estados ou Países, com diferentes tipos de cultura. Por projeto. Aplica-se mais a grandes projetos, de longa duração. É temporária e flexível, e as atividades são agrupadas de acordo com os projetos a serem executados – subdividido em fases como: iniciação, execução, encerramento. Por processo. Considera o passo a passo; as atividades/etapas de um processo. Em processos de serviços pode ser subdividido em: contratação, execução, recebimento; se de produtos em: insumos, processamento, distribuição/vendas. As organizações modernas adotam pressupostos contemporâneos que incluem: governança corporativa, responsabilidade social, competitividade, empreendedorismo, inovação, proatividade, interdependência, redes – com foco no cliente, na sustentabilidade e no alcance dos resultados que satisfaçam todas as partes interessadas.


Administração Pública  

A luta pela aprovação em concursos públicos me fez ver a importância de bons livros para o estudo das disciplinas. E o que é um bom livro? É...

Administração Pública  

A luta pela aprovação em concursos públicos me fez ver a importância de bons livros para o estudo das disciplinas. E o que é um bom livro? É...

Profile for grupogen
Advertisement