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Suministros Alimentaciรณn

La gran cantidad de productos que se manejan en el sector de Distribuciรณn de Productos de Alimentaciรณn y Bebidas dificultan su coordinaciรณn. Consiga mayor facilidad y agilidad en la gestiรณn de su empresa.


Suministros Alimentación

Ventajas • Política de dato único. •Total integración de todas las áreas de la empresa. • Mantenimiento ágil de los productos. • Obtención de información de fuentes de datos externas. • Actualización de precios desde fuentes de datos externas. • Codificación de los productos con diferentes identificadores. • Gestión independiente de productos por almacén. • Políticas de descuento en compras (hasta cinco descuentos comerciales). • Gestión de rappel con proveedores.

Distribución del material alimenticio CESSER, consciente de la importancia del sector de la Distribución de Productos de Alimentación y Bebidas en nuestro ámbito geográfico de actuación, dispone de una solución vertical para el sector partiendo de la sólida base que constituye el ERP II Microsoft Dynamics NAV®. Entre los beneficios que la solución ofrece podemos destacar los siguientes: • Total integración entre las diferentes áreas de la empresa: permite una coordinación entre los departamentos económico-financieros (contabilidad, ventas) y el departamento de logística compras, almacenes), aplican la política de dato único. • Mantenimiento ágil de los productos: mediante los diferentes asistentes de mantenimiento de productos, permite gestionar diferente información del producto de forma rápida (referencias cruzadas, proveedores asociados al producto, configuración contable del producto), manteniendo la integridad en el maestro de productos, no permitiendo la duplicación de los mismos.

• Definición de centros de responsabilidad.

• Obtención de información de fuentes de datos externas: el aplicativo permite la importación de fuentes de datos externas, como Excel o Bases de datos específicas del sector, que permiten la actualización y mantenimiento de tarifas de ventas y precios de compra asociados a productos.

• Gestión de Unidades de Manipulación (Doble Unidad de medida).

• Codificación de los productos con diferentes identificadores, que permite asociar más de un código identificativo a un producto, como es el del proveedor, código de barras, código interno, etc…

• Gestión de comisiones para vendedores.

• Actualización de precios desde fuentes de datos externas, que permite actualizar tanto los precios base, como las tarifas de clientes, así como los precios de compra de los productos con los que trabaja la solución.


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Distribución material

• Centros de responsabilidad: permite gestionar independientemente cada una de las delegaciones con mostrador de venta o almacenes reguladores que tenga distribuidos geográficamente. Según la actividad (compras, ventas, almacén) tendrá un menú personalizado. • Gestión independiente de productos por almacén: gestione los productos independientemente por almacén y mantenga la información (coste promedio de producto, etc.), las políticas de aprovisionamiento (cantidad fija, stock máximo, pedido o lote a lote) y de reposición (desde proveedor, desde otro almacén) asociadas a cada uno de ellos.

La definición de tarifas y precios de compra es uno de los procesos administrativos más costosos de mantener, teniendo en cuenta que los precios se aplican tanto a compra como a venta existiendo, en determinados momentos, discrepancias entre ellos. En la solución se permiten actualizar por separado las tarifas de compras de las de ventas, obteniendo así la máxima flexibilidad en la gestión de precios. El sistema proporcionará en todo momento un histórico de precios para cada una de las tarifas de venta y precios de proveedor que haya tenido un producto a lo largo de su existencia.

• Políticas de descuento en compras, con múltiples descuentos comerciales, que permiten gestionar cinco niveles de descuentos con los diferentes proveedores. • Realización de la facturación seleccionando la ruta del cliente: emita rappels de cargo de los clientes para facturar, así como descuentos por publicidad que serán tratados como facturas de compra. • Gestión de rappel con proveedores: realice el seguimiento de las condiciones de rappel adquiridas con los proveedores, controlando los diferentes tramos de rappel por volumen. • Comisiones de vendedores: indique, calcule y liquide las diferentes comisiones que tenga un vendedor por grupo de productos, grupo de clientes, para un producto o para un cliente. Permite imputar el coste de la comisión al resultado bruto del cliente, artículo.

Gráfico 1. Esquema general de procesos.


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Políticas de precio Uno de los principales problemas es la definición y mantenimiento de las políticas de precio con clientes y proveedores. La aplicación proporciona dos herramientas para hacer más flexible el mantenimiento de los precios; las “Hojas Precio Venta” y las “Hojas Precio Compra”. Su funcionalidad permite el cálculo de precios desde diferentes puntos, como por ejemplo, el precio base en la ficha de producto (tanto en compra como en venta) o la obtención de datos desde el exterior (bases de datos externas, a través de un asistente de importación de Excel, etc.). El asistente de Excel importa en cuatro pasos la información contenida mediante la asociación de las diferentes columnas que nos proporciona Excel con la información que contiene Microsoft Dynamics Nav®. Permite en todo momento guardar los datos importados para su posterior utilización.

Búsqueda y creación de productos asistida La cantidad de productos que se gestionan dentro del sector dificulta su coordinación. La solución Cesser simplifica los procesos de creación y búsqueda de los productos mediante el asistente de “Búsqueda Avanzada de Productos”, el cual se alimenta de diferentes zonas del sistema (Productos, Productos sin Stock, posibles productos a manejar por el sistema), así como de fuentes externas de datos. Asimismo el asistente identifica si el producto existe en la base de datos del sistema y en caso de no existir, propone la creación de un producto nuevo de manera controlada. Para la búsqueda de productos el sistema sigue determinados criterios (a elección): • En primer lugar, el sistema realiza la búsqueda en el maestro de productos, comprobando la existencia del código, no sólo por el código principal del producto, sino por cualquiera de las referencias cruzadas que se encuentren relacionadas con los mismos. • En segundo lugar, el asistente busca en productos sin stock, proponiendo las coincidencias encontradas, siempre y cuando no hayan sido propuestas por el primer criterio,

Gráfico 2. Hoja de precios de venta.

• Busca en bases de datos externas, proponiendo exclusivamente las coincidencias encontradas, excluyéndolas si han sido propuestas por cualquiera de los criterios anteriores. Una vez selecciona el usuario el producto que necesita, el asistente presentará una ficha con información básica del producto.


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Además, detectará la existencia del producto. Si éste no existe, le guiará para la creación del mismo y le solicitará que complete la información mínima para la creación del producto.

• El Código Producto Microsoft Dynamics NAV® y Alias: identifican al producto en el sistema. No tienen por qué ser iguales. • El Código de Barras del producto. • El Código Categoría, Grupo y Serie Estadística de Producto: almacenan la clasificación del producto según el criterio de familia, subfamilia y tipo utilización de producto.

Productos sustitutivos Gráfico 3. Asistente de creación de productos.

Identificación de productos La aplicación admite la identificación de un mismo producto con diferentes códigos simplificando la introducción de la información en el sistema. Esta funcionalidad la encontrará en los diferentes documentos de introducción de datos (ofertas, pedidos, facturas, pedidos de devolución y abonos), tanto en el circuito de compras como en el circuito de ventas. Para la identificación el sistema crea lo que denominamos referencias cruzadas, las cuales se completan automáticamente durante la introducción de información. De forma genérica, se guardan como referencia cruzada:

Productos sustitutivos es una funcionalidad que le indica qué productos pueden sustituir a un determinado producto de características similares. Con ella, durante la introducción de pedidos, si no existen suficientes existencias del producto solicitado, el sistema mostrará un aviso indicando que puede ser sustituido, es decir, agiliza la decisión de optar por otro producto que cumpla las mismas características que el solicitado por el cliente. De esta manera, mejora el servicio de atención al cliente.

Gráfico 4. Productos Sustitutivos.


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Cálculo de necesidades y costes de producto por almacén Las hojas de demanda son el centro neurálgico de la gestión de compras. Éste se encarga de calcular las necesidades que tiene cada uno de los almacenes de la empresa. Mediante la configuración personalizada por almacén, podrá marcar determinados criterios y personalizar la información del producto por almacén. Los datos de configuración para cada uno de los almacenes son: • Coste promedio: permite gestionar de forma continua el promedio que dicho producto tiene para el almacén seleccionado. • Políticas de reposición: define por defecto de dónde se surte de material el producto para dicho almacén (de otro almacén, de proveedor o de una orden de producción). • Políticas de aprovisionamiento: define el tipo de stock, cómo es por “Cantidad fija a pedir”, “Stock máximo”, “Contra Pedido” o “Lote a lote”. Bajo estos dos últimos criterios, la “Hoja de Demanda” le propone las necesidades del almacén para los productos seleccionados y así, una vez los calcule y valide, podrá introducirlos como pedido de compra dando pie al comienzo del circuito de compras.

Gráfico 5. Políticas de aprovisionamiento.

Centros de responsabilidad Defina entidades dentro de la empresa (delegaciones, almacenes reguladores, centro de compras, etc.) acotando en todo momento la información con la que trabajará cada usuario según el centro de responsabilidad al que pertenezca accediendo así únicamente a los menús que le correspondan. Además, esta funcionalidad le permite: • Crear series de documentación de los circuitos de ventas y compras, así como del circuito de transferencias entre almacenes. • Surtir todo el circuito de compras y ventas por el almacén seleccionado habilitando la asociación de un almacén al centro de responsabilidad. • Asociar los centros de coste analítico-contable de manera que pueda explorar la información financiera correspondiente a cada centro de responsabilidad.


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Gestión Doble Unidad de Medida

Gráfico 6. Centros de Responsabilidad.

Una problemática concreta de este sector es la gestión de las unidades de manipulación o 2ª unidad de stock que les permite llevar un doble control de inventario. Por ejemplo, productos como quesos o jamones se gestionan normalmente en la unidad principal (kg.) a efectos de precios, stocks, etc. pero también es necesario controlar el número de piezas que hay en el almacén. Mediante la definición de esta funcionalidad en los productos, podremos gestionar un inventario doble en unidades (kg.) y unidades de manipulación (cajas, uds.).

Gráfico 7. Seguimiento de Bobinas.

Gráfico 7. Gestión de Doble Unidad de Medida (Productos).


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