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Livre Blanc Gérer efficacement les opérations routières des collectivités Novembre 2008

Un livre blanc édité par : NQI - Network Quality Intelligence Tél. : +33 4 92 96 24 90 E-mail : info@nqicorp.com Web : http://www.nqicorp.com


Introduction En se basant sur son expérience de travail avec les conseils généraux, NQI vous propose de faire le tour des fonctionnalités nécessaires à une gestion efficace et performante des opérations routières d’une collectivité. Notez que les démarches décrites dans ce livre blanc s’appliqueront différemment selon les besoins de la collectivité : planification par grandes phases ou par tâches, suivi d’activités, suivi d’un plan pluriannuel d’investissement ou des budgets par opération... En revanche, elles se basent toutes sur la réussite de 4 objectifs : Réunir sur un outil commun les participants internes et externes aux opérations et lier la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’oeuvre. Maîtriser les délais et les budgets des opérations. Structurer le déroulement des phases. Standardiser le stockage de l’information. Piloter efficacement les opérations.

Structurer les opérations de la collectivité Afin de faciliter et d’optimiser la gestion et le pilotage des opérations de la collectivité, celles-ci doivent être structurées autour de grands axes stratégiques ou de programmes qui constitueront des portefeuilles au sein d’un outil de gestion des opérations.

Exemple de structure des opérations routières Investissements Routiers

Axe Fluidité Itinéraires Infrastructures Aménagements Déviations

Axe Sécurité Aménagements en campagne Aménagements industriels Abords des collèges Routes départementales

Axe Qualité Chaussées

Axe Entretien Chaussées

Dépendances

Ouvrages d'art

Ouvrages d'art

Entretien courant

Ponts

Déviations

Equipements

Aménagements

Acoustique

Déviations

(c) Network Quality Intelligence

(c) NQI - Network Quality Intelligence

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Modéliser les grandes phases de gestion d’une opération Afin de planifier le déroulement et de définir les jalons du processus général d’une opération, il faut identifier et modéliser les grandes phases que vous retrouverez dans toutes les opérations :

La phase d’émergence qui correspond au recensement et à l’analyse des demandes. Elle implique la création d’une fiche de demande standard (source de la demande, objet…), la modélisation des orientations de la collectivité, la définition de circuits de validation et la génération d’alertes automatiques (par exemple, lorsqu’une demande est bloquée). La phase d’études préliminaires La phase d’études avant-projet La phase procédures & études du projet (ex. : loi sur l’eau, archéologie, acquisitions foncières amiables, expropriations, déclaration d’utilité publique...) La phase de marchés & travaux (ex. : marchés, réalisations, mises en service...)

Exemple de modélisation des grandes phases d’une opération routière dans la solution NQI Orchestra

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Planifier les opérations L’objectif de cette étape est de constituer un référentiel temporel et budgétaire pour chaque opération et chaque portefeuille en tenant compte des objectifs stratégiques, des contraintes budgétaires et de la charge de travail des équipes. C’est à partir de cette référence que les responsables opérationnels vont piloter les opérations en gardant en permanence la vision des objectifs à atteindre. La démarche de constitution d’un référentiel se déroule à 2 niveaux :

Au niveau de chaque opération avec une analyse de la faisabilité administrative (procédures) et technique (phasage des travaux) de chaque opération. Ces données permettent d’établir une première planification des opérations qui sera réévaluée selon les objectifs de la maîtrise d’ouvrage et la disponibilité des ressources humaines. Au niveau des portefeuilles d’opérations avec l’analyse de la faisabilité financière et humaine du programme.

Exemple de planning d’une opération routière dans la solution NQI Orchestra

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Piloter les opérations et les portefeuilles Le pilotage des opérations se fait à 2 niveaux : Le niveau décisionnel (élus, direction d’aménagement, direction des routes) qui a pour rôle de hiérarchiser les opérations et d’affecter les ressources humaines et budgétaires. Ces responsables pilotent les opérations au travers des portefeuilles représentant les axes stratégiques des investissements routiers de la collectivité (cf 1) et sont alertés en cas de problèmes (ex. : délais dans la réalisation, acquisitions foncières bloquées, surcharges, risques...). Le niveau opérationnel qui relève du conducteur d’opération et implique les pôles internes et les prestataires externes en charge de la maîtrise d’œuvre et de la réalisation. Exemple de tableaux de bord d’un portefeuille dans la solution NQI Orchestra

Les actions de pilotage se déroulent à intervalle régulier et consistent à évaluer et à quantifier pour chaque opération et chaque portefeuille un ensemble de risques. Afin d’éviter de partir à la recherche d’informations à jour et la production fastidieuse de documents, un outil de gestion des opérations devra proposer d’accéder pour chaque opération et chaque portefeuille à des tableaux de bord présentant des informations consolidées et structurées sur : L’avancement technique et budgétaire par rapport au référentiel. Les aspects qualitatifs comme l’impact humain ou politique. Cette analyse permet, si nécessaire, d’engager des actions correctives et de procéder à des arbitrages en matières de budget et d’affectation de ressources. (c) NQI - Network Quality Intelligence

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La gestion des coûts d’une opération Elle est une composante du pilotage budgétaire et permet à la maîtrise d’ouvrage de connaître le coût final prévisionnel d’une opération et son évolution. Ainsi, elle maîtrise de manière efficace les risques et la cohérence avec les prévisions d’engagements et de dépenses.

Exemple de pilotage budgétaire d’une opération au travers du plan pluriannuel d’investissement

Ce dispositif qui se base sur l’expérience acquise sur les opérations passées se limite souvent à une vision globale au travers du plan pluriannuel d’investissement (PPI). Une mise en place intégrale du suivi des budgets par opération se limitera, en règle générale, aux projets à forts enjeux car son déploiement est relativement lourd. Il comporte trois étapes clés : Initier la démarche et impliquer tous les acteurs : définition du coût de référence, communication sur le respect des objectifs, réestimation régulière du coût, gestion de l’incertitude financière. Gérer les coûts au cours des opérations : synthétiser les informations coûts, assurer la traçabilité des informations, gérer les dates de valeur, manager les risques et les opportunités, mettre en place des provisions... Générer des rapports et des tableaux de bord sur le coût prévisionnel à terminaison et l’évolution de la marge. (c) NQI - Network Quality Intelligence

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La gestion de la charge de travail Les aspects de charge de travail des équipes sont l’un des paramètres clés d’établissement du référentiel temporel des opérations (cf 3). Afin d’associer des ressources aux objectifs identifiés, il faudra évaluer la charge de travail et faire régulièrement le point sur le déroulement des opérations. Grâce à un module de gestion des ressources intégré à votre outil de pilotage des opérations, vous procurez une aide opérationnelle aux services et aux missions en charge de la conduite des opérations. En effet, en imputant des hommesjours aux différentes tâches du planning vous leur permettez de : Disposer d’une vision de la charge de travail. Appréhender la faisabilité de la charge. Effectuer des arbitrages en termes d’affectation, de renforts internes/externes…

Le succès de ce dispositif réside dans le fait de : Evaluer les temps passés sur les opérations de manière raisonnable. Elaborer et analyser les plannings de charge pour chaque équipe. Rééquilibrer si nécessaire le planning de charge. Piloter la gestion des ressources en fonction de l’avancement technique et d’effectuer les ajustements nécessaires.

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Livre blanc : Gérer efficacement les opérations routières des collectivités