Page 1

2 0 1 5

PortoService er den eneste portorüdgiver i Danmark, der finder den bedste og billigste distributør til hver enkelt modtageradresse.


Portooptimering

PortoService kan give dig store besparelser på porto og distribution Vi hjælper med: ❱ Rigtigt valg og anvendelse af postprodukt ❱ Flere distributører ❱ Adresseoptimering ❱ Portoservices storkundeaftaler

Breve Spar meget på porto. Vi kender alle postprodukter og sikrer dig billigste pris. Anvend DM breve, Erhvervsbreve, eller Bladkompagniets brevomdeling.

Magasinpost PortoService er eksperter i magasinpost og kan spare dig for mange penge. Bedst mulige pris kræver flere distributører, korrekt forsendelsesform, korrekt indlevering og korrekte adresser. Kontakt os for at høre om PostNord Danmark og Bladkompagniets muligheder.

Pakker Hos PortoService får du adgang til vores samlede storkundeaftale for pakker. Det betyder store besparelser, uanset hvor stor du er. Du kan benytte PortoServices pakkeservice og lagerhotel, eller du kan stadig sende pakkerne fra egen adresse.

Udland Denne del af postmarkedet udvikler sig fra dag til dag. Derfor er der penge at spare, ved at lade PortoService håndtere din udlandspost.

Vi matcher mod hver distributørs modtagerregister. Det sparer dig for mange fejlforsendelser, kunde-henvendelser eller endnu værre - mistede kunder.

2

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk


Indledning

PortoService - lad os give en hånd med Denne folder er lavet som en guide til dig om produkter og services, vi tilbyder indenfor ❱ Portooptimering ❱ Breve / Sorteret Magasinpost ❱ Listeomdeling / Landsdækkende ❱ Hus / Hus+ ❱ Abonnementssystem/ Medlemssystemer ❱ Adressevedligehold ❱ www.portoservice.dk ❱ Kundeservice Den giver et kort overblik over de regler og retningslinjer, PostNord Danmark og Bladkompagniet har sat op for deres distributioner. Den viser de muligheder du får på vores hjemmeside www.portoservice.dk Vi har et komplet team, der tager hånd om dig, og ikke mindst dine forsendelser, produkter og kunder. Så lad os give en hånd med… De bedste hilsner PortoService ApS

Kundeservice Adressevedligehold Portooptimering Breve Magasinpost Adresseløs Pakker Pakning Lagerhotel

Abonnement- og medlemssystem Segmenter Statistik Betalinger E-mail-lister Landingpages Mobil og SMS Digitale abonnementer Logonstyring

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk

3


Breve

PostNord Danmark har 2 typer breve, der er aktuelle i forbindelse med store mængder post Direct Mail (DM) og Erhvervsbreve (C-post) DM – Ensartede breve, der udelukkende består af reklame, kundeinformation eller

markedsføringsmateriale. Må gerne indeholde segmenter – altså grupper af modtagere – men må ikke indeholde individuelle informationer til den enkelte modtagere. SKAL ALTID GODKENDES! Ved overstørrelser (over 33 cm x 23 cm x 2 cm) og skæve formater er der ikke krav til maskinegnethed og ingen max.-størrelse. Oplaget skal blot være på min. 1.000 stk. – der kan betales op til min. 1.000 stk.

C-post – Ensartede breve, ingen specifikke krav til indholdet. Der er dog krav til:

Konvolutter – Stregkode - Skrifttype – Placering af modtager og afsender – Modtageradressens placering – Læserate på mere end 96%. Maxi-breve – må veje op til max. 2 kg, der er ikke krav til maskinegnethed. Oplaget skal blot være på min 1.000 stk. – der kan betales op til min. 1.000 stk. Format: Det perfekte Standard brev ❱ Må max. veje 50 g. ❱ Skal måle min. 14 cm x 9 cm. ❱ Må måle max. 23 cm x 17 cm x 0,5 cm (C5 overformat). Formatet skal være rektangulært – længden skal være mindst 1,35 x bredden. Det perfekte Storbrev ❱ Må max. veje 1 kg. ❱ Skal måle min. 14 cm x 9 cm. ❱ Må måle max. 33 cm x 23 cm x 2 cm (C4 overformat). Mængde pr. indlevering: Min. 3.000 breve pr. indlevering. Mindre end 3.000 stk. pr. gang accepteres dog mod betaling Indlevering og omdeling ❱ Hvis du indleverer: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag

DIRECT MAIL ❱ Bliver omdeling: 2-8 dage efter indlevering Tirsdag/onsdag eller fredag/lørdag = bestemte omdelingsdage 2 dage mod tillægspris

ERHVERSBREVE - 4 DAGE ❱ Bliver omdeling: Tirsdag-fredag Onsdag - lørdag Torsdag - mandag Fredag - tirsdag Mandag - fredag

Brevene kan indleveres: På postcentrene i: København (KHC), Fredericia (FAC) og Århus (ARC). Mandag – fredag senest kl. 18.00. 4

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk


Sorteret Magasinpost (SMP) Magasinpost SMP indleveres færdig adresseret og sorteret i streng sorteringsrækkefølge. Format: Dit magasin ❱ Må max. veje 1 kg. ❱ Skal måle min. 14 cm x 9 cm. ❱ Må max måle 33 cm x 23 cm x 1,5 cm. Dog må magasinet være op til 2 cm i tykkelsen, hvis du har valgt tillægsydelsen ”ej maskinegnet”, eller du indleverer min. 25.000 stk. pr. indlevering. Mængde pr. år: Dit magasin skal udkomme min. 4 x årligt og min. 1.500 stk. pr. indlevering, dog årligt min. 30.000 stk. Mindre end 30.000 stk. årligt tillades mod tillæg på 0,45 kr. pr. stk. Indlevering og omdeling ❱ Hvis du indleverer: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Søndag

❱ Bliver omdeling: Tirsdag - fredag Onsdag - lørdag Torsdag - mandag Fredag - tirsdag Lørdag - onsdag Mandag - fredag

oplag over 25.000 stk. ❱ Bliver omdeling: Tirsdag-torsdag Onsdag - fredag Torsdag - lørdag Fredag - mandag Lørdag - tirsdag Mandag - onsdag

Magasinerne kan indleveres: På postcentrene i: København (KHC), Fredericia (FAC) og Århus (ARC). Mandag – fredag senest kl. 18.00, ved oplag over 25.000 stk. senest kl. 16. Søndag kun mellem kl. 15.00 – 18.00, ved oplag over 25.000 stk. kun mellem kl. 15.00 – 17.00. Tillægsydelser: Ej maskinegnet + 0,65 kr. pr. stk. Fravigelse fra årlig mængde + 0,45 kr. pr. stk. Pakning: For detaljeret pakke- og sorteringsvejledning henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk

5


Bladkompagniet listeomdeling Listeomdeling (BKL) Magasiner til listeomdeling indleveres uden adresser. Omdelingen sker med Bladkompagniets bude efter lister – på samme måde som avisomdeling. Format: Dit magasin ❱ Har ingen vægtgrænser, men høje gramvægte = store besparelser ❱ Format: A4 eller tilnærmet A4 optimalt. Dog kan alle formater omdeles efter særaftale. Mængde pr. år: Der er ikke krav til min. oplag, vægt eller frekvens – kun til aftale om årsplan, men høj frekvenser en fordel. Indlevering og omdeling ❱ Hvis du indleverer: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag

❱ Bliver omdeling: Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lørdag, søndag eller mandag

Magasinerne kan indleveres: ❱ Hos Bladkompagniet i Rødovre senest kl. 12 eller i Kolding senest kl. 12. Pakning: ❱ Pakkes med ensartet antal forsendelser pr. palle ❱ Pakkes med ensartet stød pr. palle ❱ Pakkes med ensartet stødstørrelse – min. 25 stk. pr. stød, max 100 stk. pr. stød. ❱ Pakkes løst på palle – dog accepteres enkeltsnor på langs af ryggen.

6

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk


Bladkompagniet adresseret Landsdækkende adresseret omdeling (BKAL) Hele oplaget distribueres via aftale med Bladkompagniet. Hovedoplaget ca. 98 % via eget distributionsnetværk, de resterende ca. 2 % via brevforsendelse. Format: Dit magasin ❱ Har ingen vægtgrænser, men høje gramvægte = store besparelser ❱ Format: A4 eller tilnærmet A4 optimalt. Dog kan alle formater omdeles efter særaftale. Specielle forhold ❱ Hvidt adressefelt i top af magasinet ❱ Ingen PP-mærke – tilføjes ved adressering ❱ Fleksibilitet i forhold til tidligere levering af adressefiler ❱ Fleksibilitet i forhold til tid til adressering og sortering ❱ Fleksibilitet i forhold til omdelingsdato Mængde pr. år: Der er ikke krav til min. oplag, vægt eller frekvens – kun til aftale om årsplan. Omdeling: Bladkompagniet afhenter de adresserede og sorterede magasiner. Omdeles over 2 dage – hovedoplaget omdeles på en aftalt hverdag, restoplaget på en aftalt søndag. Adresser, Bladkompagniet ikke kan omdele til, pakkes i neutrale kuverter og omdeles via PostNord Danmarks brevpost uden ekstra omkostninger. Pakning Magasiner pakkes og adresseres i puljeproduktion på fælles pakkested med andre blade – kan dispenseres ved større oplag efter nærmere aftale.

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk

7


Adresseløs HUS/ HUS+ Magasiner i HUS og HUS+ indleveres uden adresser. Omdeling sker pakket i PostNord Danmarks omslag ”Med Rundt”. Neutralt omslag benyttes til de modtagere, der har ”Nej tak” til reklamer. Leveres så vidt muligt på de adresser, der er fremsendt på adressefilen – dog kan alle leverancer ikke garanteres.

HUS – Ca. 12-15 % sorteres fra som ”uanbringelige”. Der foretages ingen adressevask og gives ingen oplysning om frasorteret adresser.

HUS+ – Ca. 3-8 % frasorteres som ”uanbringelige”. Adressefilen vaskes, og der fremsendes returfil med vaskekoder. Det anbefales at fremsende de ”uanbringelige” pr. brev. Der kan forekomme mindre overlap på enkelte adresser. Magasinerne kan ikke indleveres folieret. Format: Dit magasin ❱ Må max. veje 250 gr. – dispensation kan søges ❱ Skal måle min. 14 cm x 9 cm x 0,02 cm. ❱ Må max måle 36 cm x 26 cm x 0,5 cm. Mængde pr. år: Dit magasin skal udkomme med min. 10.000 stk. pr. indlevering. Ingen krav til frekvens. HUSK altid 2-4%, dog min. 600 stk. ekstra til indstilling og spild ved hver indlevering. Indlevering og omdeling ❱ Hvis du indleverer: Tirsdag Torsdag

❱ Bliver omdeling: Tirsdag - onsdag Fredag

Magasinerne skal indleveres: ❱ Hos Distributions Service A/S i København, inden kl. 15.30 ❱ HUSK at forbooke indleveringen hos Distributions Service A/S Pakning: ❱ Pakkes med ensartet antal forsendelser pr. palle ❱ Pakkes med ensartet stød pr. palle ❱ Pakkes med ensartet stødstørrelse – min. 25 stk. pr. stød, max 100 stk. pr. stød. ❱ Pakkes løst på palle – dog accepteres enkeltsnor på langs af ryggen.

8

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk


GENERELLE INFORMATIONER: Ændringer skal meldes via PortoService til PostNord Danmark senest 10 hverdage før aftalt indleveringsdato. Alle forsendelser, der omdeles med PostNord Danmark skal være påtrykt PP-mærke, omdelingstype, id.-nr. og PostNord Danmark. Forsendelserne må ikke have andre postoperatørers logo påtrykt. Alle forsendelser, der omdeles med Bladkompagniet skal være påtrykt godkendt mærkning fra Bladkompagniet. Forsendelserne må ikke have andre postoperatørers logo påtrykt. Adressefiler sendes til adresser@portoservice.dk senest 10 hverdage før indlevering, med mindre andet er aftalt. OBS - Sorteringskoder skal printes med ved adressering, gælder til både PostNord Danmark og til Bladkompagniet.

KODER FRA POSTNORD DANMARKS ADRESSEVASK Du får ikke bladene retur - du kan se ændringer / rettelser på PortoService´s hjemmeside. Du får tilsendt en returfil. CP = CT = FP = FT = MA = NO = PA = XX =

Adressen rettes ved vedvarende flytning Adressen rettes ved midlertidig flytning Adressen rettes ved vedvarende flytning til udlandet Adressen rettes ved midlertidig flytning til udlandet Adressen matcher Det er ikke muligt at matche adressen Adressen matcher delvist og er derefter rettet Kan ikke genkendes som en adresse.

Ring til PortoService og få at vide hvad du kan gøre for at få højere kvalitet.

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk

9


På de følgende sider kan du læse om de muligheder, du har som kunde hos PortoService.

Det er tankevækkende så mange penge, der bruges på at fremstille den perfekte tryksag, og så få kroner der bruges på hvem, der kommer til at læse den...

- få kontrol over dine udsendelser i 2015

10

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk


SPAR PÅ IT OG ADMINISTRATION Vær med i ét af Danmarks største online abonnements- og medlemssystemer. Vi holder styr på over 500.000 abonnenter, kunder, medlemmer og e-mail modtagere for store og små kunder

Avanceret database Alle kundeinformationer som navn, adresse, telefonnummer, CVR-nummer, mailadresse. Mulighed for ubegrænset antal informationer til segmentering..

Online adgang Online adgang for din virksomhed til administration af dine kunder. Mulighed for at dine kunder, abonnenter og medlemmer selv kan se saldo, blade til gode m.v.

Statistik og rapporter Respons og frafald på kampagner og segmenter. Mulighed for at følge kundehistorik. Standard rapporter til marketing og økonomi.

Opkrævnings- og betalingssystem Automatiske opkrævninger efter forretningsregler bestemt af dig. Løbende opkrævning af perioder eller leveringer. Trykt faktura, girokort. Kortbetaling, netbank eller betalingsservice . Betalinger registreres automatisk og evt. rykkerprocedurer kan iværksættes.

Kundeservice

Dine kunder kan med din virksomheds telefonnummer ringe eller blive omstillet direkte. Kundeservice håndterer telefon, e-mails, breve, kuponer , Facebook eller chatfunktion. Du får løbende rapporter om henvendelserne.

Abonnements- og medlemssystemet giver dig en række digitale muligheder, der giver mere respons og dialog med dine kunder.

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk

11


Abonnements- og Medlemssystem Abonnements- og medlemssystemet giver dig en række digitale muligheder, der giver mere respons og dialog med dine kunder og kan styre digitale abonnementer.

Loginstyring

Med digitalt abonnementssystem kan du styre adgang til dele af websites eller et epaper arkiv, så det kun er betalende medlemmer eller abonnenter, der får adgang.

Landingpages og formularer

Vi sørger for landingpages og formularer, der sikrer høj respons, og at de korrekte oplysninger kommer ind i systemet.

E-mail-marketing og nyhedsbreve

Lister til e-mail marketing og nyhedsbreve. Vi arbejder sammen med de fleste mail-systemer og kan hjælpe med at etablere e-mail marketing og nyhedsbreve, hvis I ikke allerede er i gang.

Mobil og SMS

Send SMS-beskeder til segmenter eller modtag SMS bestillinger fra f.eks. en ny abonnent. QR-koder og mobile tilmeldingsider. Ring og få et gratis konsulentmøde om abonnements- og medlemsshåndtering. PortoService kan også optimere portoindkøb og adresser. Det giver store besparelser. Ring og hør mere. Læs mere på www.portoservice.dk og hold dig opdateret med vores nyhedsbrev. PORTOOPTIMERING

- DISTRIBUTION

- ADRESSEHÅNDTER

Se også hvordan du sparer 20-30% porto. Mange sparer mere end 100.000 kr. om året med rigtig valg og anvendelse af postprodukt, flere distributører, adresseoptimering og PortoServices storkundeaftaler.

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk

KUNDESERVICE

- DIGITAL RESPONS

OG DIALOG

kr. om mere end 100.000 Mange sparer stprodukt nvendelse af po • Rigtig valg og a er • Flere distributør ing • Adresseoptimer ftaler rkundea • Portoservice sto

og sikrer dig alle postprodukter ret porto. Vi kender inger eller segmente Spar meget på C –Breve, listeomdel billigste pris. Anvend Få et gratis porto-check. st. bilag til magasinpo

Breve

dig for st og kan spare Magasinpost er, eksperter i magasinpo Portoservice er kræver flere distributør Bedst mulige pris og korrekte adresser. mange penge. esform, indlevering korrekt forsendels

storkundeaftale til vores samlede du er. e får du adgang r, uanset hvor stor Hos Portoservic betyder store besparelse ce og lagerhotel, eller for pakker. Det Portoservices pakkeserviadresse. Du kan benytte pakkerne fra egen du kan stadig sende

Pakker

fra dag til dag. det udvikler sig e håndtere Denne del af postmarkespare, ved at lade Portoservic at Derfor er der penge din udlandspost.

Udland medlemmer eller af dine kunder, eller brev? Ved du hvor mange deres magasin ikke modtager abonnenter, der dig… Det kan vi fortælle Læs mere på vice.dk www.portoser nyhedsbrev ret med vores og hold dig opdate

12

ENTSSYSTEM -

DU SÅDAN SPARERTO 20-30% PÅ POR året med:

ING - ABONNEM

er. modtagerregist hver distributørs Vi matcher modTIP: ndelser, kundefor mange fejlforse Det sparer dig - mistede kunder eller endnu værre Læs mere...  henvendelser


Hvad er en adresse ?? I gamle dage var det nok at skrive ”moster Erna - Sengeløse Danmark” Sådan er det ikke længere. Idag er er en adresse en teknisk information til nogle logistik systemer. Hvis ikke den information er rigtig, så er der ingen garanti for at leveringen sker...

Post handler om, hvorvidt postselskabet kan finde dig i deres modtagerregister...

Vi matcher mod hver distributørs modtagerregister – ikke bare CPR eller CVR. Ofte bliver kun 60-70 % af adresser godkendt, de resterende er usikre adresser. Selv vedligeholdte adresselister har kun matches på 80-85 %. PortoService adressevedligehold sikrer dig 97-99 % match.

Læs mere på www.portoservice.dk og hold dig opdateret med vores nyhedsbrev.

Det sparer dig for mange fejlforsendelser, kundehenvendelser eller endnu værre mistede kunder. Få et gratis adresse-check.

PORTOOPTIMERING

- DISTRIBUTION

- ADRESSEHÅNDTER

ING - ABONNEM

ENTSSYSTEM -

KUNDESERVICE

- DIGITAL RESPONS

OG DIALOG

- OG ABONNEMENTS TEM MEDLEMSSYS

database adresse, telefonnummer, Avanceretrmationer som navn, et antal ubegræns Alle kundeinfo e. Mulighed for CVR-nummer, mailadress ring. segmente informationer til

Online adgang d til for din virksomhe

af administration abonnenter og Online adgang for at dine kunder, dine kunder. Mulighedse saldo, blade til gode m.v. kan medlemmer selv

ter Mulighed Statistik og rappor og segmenter. på kampagner Respons og frafald orik. Standard rapporter til marketing for at følge kundehist og økonomi.

og betalin sregler bestemt ger efter forretning . Trykt Automatiske opkrævnin g af perioder eller leveringer ervice . opkrævnin eller betalingss af dig. Løbende Kortbetaling, netbank rykkerprocedurer kan evt. faktura, girokort. automatisk og Betalinger registreres iværksættes.

Opkrævnings-

SPAR PÅ IT OG TION og ADMINISTRA abonnementss største online ter, Danmark abonnen Vær med i ét af på over 500.000 r. Vi holder styr og små medlemssysteme odtagere for store mer og e-mail-m kunder, medlem kunder

Læs mere på vice.dk www.portoser nyhedsbrev ret med vores og hold dig opdate

gssystem

mer ringe ds telefonnum Kundeservice med din virksomhe telefon, ice håndterer Dine kunder kan direkte. Kundeserv on. eller blive omstillet eller chatfunkti kuponer , Facebook lserne. e-mails, breve, rapporter om henvende Du får løbende

et giver dig og medlemssystem Abonnementsgiver mere muligheder, der en række digitale med dine kunder. Læs mere...  respons og dialog

Spar på it og administration Vær med i ét af Danmarks største “delte” online abonnement- eller medlemsystemer. Vi holder styr på over 500.000 abonnenter, kunder, medlemmer, emner og e-mail-modtagere for store og små kunder. For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk

13


Adressevedligehold hos PortoService Som kunde hos PortoService får du adgang til kunde-login på vores hjemmeside www.portoservice.dk. Du får adgang til en lang række muligheder lige fra enkel kontrol over en udsendelse, til et fuldt udbygget abonnementssystem. - Du kan vælge den løsning, der passer dig bedst. Gå til siden LOGIN. Her kan du bestille kundenr. og password. En forudsætning for at få et password er, at du er kunde hos PortoService, og at vi har oprettet dit navn og din e-mailadresse i vort system. Er du i tvivl? Så ring til Rikke på tlf. 96 44 45 17. Efter LOGIN kommer du til en side, hvor du kan se de blade, der er tilmeldt dit login. Under hvert blad kan du vælge den aktuelle uge du vil se data for. BASIS AMS Du får en ”vaskerapport” Du kan se, hvordan hver adresse er behandlet - men vi rører ikke dine adresser UDVIDET AMS Basis AMS plus Adresserne kontroleres - er adreserne rettet fra sidste udsendelse Hvis adresserne ikke er rettet - rettes adresserne i AMS Du kan se både den indsendte adresse og den rettede adresse - men ansvaret for adressen er stadig dit AVANCERET AMS PortoService overtager ansvaret for adressen: Adresserne bliver rettet, og der kommer rettelser tilbage til dit system Adresserne bliver løbende kontroleret op imod det officielle adresseregister AWS - du får et sundt og vedligeholdt adresseregister - det er god økonomi - Ring og aftal et møde med Pia på 96 44 45 15. 14

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk


Herunder ses et lille udpluk af mulighederne...

Du kan følge hver udsendelse - helt ned i detaljen...

- Og du kan følge hver enkelt adresse helt ned i detaljen

Målet er - kontrol før, under og efter din udsendelse

For mere information henvises til PortoService hjemmeside www.portoservice.dk

15


R

U RIB

T

DIS

SS RE AD

KERI

ER

R

OP

H TS IN PR

UDGIVE

TRYK

CENTER

PortoService – Få bedre råd

Porto skal være billigt og nemt for dig. PortoService har et komplet team, der tager hånd om det hele og guider dig gennem processen. Ring til os: Karin Kristensen Rikke Will Thomsen Pia Nielsen Per Knudsen

Kundesupport Kundesupport Kundesupport Kundesupport

96 44 45 09 96 44 45 17 96 44 45 15 96 44 45 18

e-mail: kkr@portoservice.dk e-mail: rwt@portoservice.dk e-mail: pn@portoservice.dk e-mail: pkn@portoservice.dk

Redaktionen afsluttet november 2014. Denne publikation kan ikke erstatte den specifikke rådgivning fra PortoService, hvorfor PortoService frasiger sig ethvert ansvar for tab, der måtte opstå som følge af handlinger foretaget på baggrund af denne folder uden forudgående rådgivning fra PortoService. For den komplette gengivelse af alle regler for Magasinpost henvises til Post Danmarks og Bladkompagniets hjemmesider og produkt-beskrivelser. Ved uoverensstemmelse er det distributørens beskrivelser, der er gældende.

16sidetfolder2014 web  

Portoservice - Få bedre råd. vi finder den bedste og billigste distributør på hver enkelt modtageradresse.