Issuu on Google+

10. Den tekniske planlægning af vedligeholdelse

Vedligeholdelsesplan Kort tid efter stiftelsen opstår der ofte fra andelshaverne mere specifikke ønsker og krav til ejendommen, dens fremtidige drift, udseende, funktion mv. Der bør derfor som tidligere anført udarbejdes en mere detaljeret og mere målrettet tilstandsrapport, der munder ud i en egentlig vedligeholdelsesplan for de efterfølgende 5 eller 10 år med forslag til konkrete forbedrings- og vedligeholdelsesarbejder. I modsætning til den overordnede tilstandsrapport, der blev udarbejdet ved stiftelsen af andelsboligforeningen, er andelsboligforeningens bestyrelse nu en aktiv deltager i vedligeholdelsesplanens tilblivelse og den tilhørende prioritering af fremtidige arbejder. Eksempel på sammendrag af vedligeholdelsesplan for en tilfældigt udvalgt ejendom kan ses på side 61.

Andelshavernes ønsker og krav

2006022 NYK_andelsboliger_bog.indd 59

Den overordnede tilstandsrapport udbygges til en egentlig vedligeholdelsesplan i samarbejde med andelsboligforeningens bestyrelse og administrator. Med basis i andelshavernes ønsker og krav fastlægges et langsigtet mål med ejendommen. Ud fra dette mål fastlægges vedligeholdelsesplanen med en fortegnelse over, hvilke arbejder der skal udføres hvornår, og hvad de forskellige arbejder forventes at koste.

11-12-2006 10:00:59


Udarbejdelse af en vedligeholdelsesplan kan ofte være en langvarig proces, da der er mange spørgsmål, der skal tages stilling til: • Hvilken stand skal andelsboligforeningens ejendom ende op med at have? Hvad er andelsboligforeningens mål med ejendommen? • Hvilke arbejder skal gennemføres og hvornår? • Over hvor lang en årrække skal andelsboligforeningen nå sit mål med ejendommen? • Er der mulighed for tilskud? • Hvad koster det/hvad stiger boligafgiften til? • Er der driftsmæssige besparelser? • Osv.

Skræddersyet plan

Først når ovenstående og mange andre spørgsmål er grundigt overvejet, og den økonomiske konsekvens af de forskellige alternativer/ forslag er afklaret med administrator/advokat, kan den endelige vedligeholdelsesplan udarbejdes for de følgende år og forelægges generalforsamlingen. Denne plan vil være som "skræddersyet" til den specifikke ejendom og dens andelshavere.

Målrettet drift

Med vedligeholdelsesplanen som den "røde tråd" for den tekniske drift af ejendommen kan der udføres en målrettet og optimal drift af ejendommen.

Ansøgning om tilskud

Vedligeholdelsesplanen kan også bruges som planlægningsværktøj i forbindelse med ansøgning om eventuelle mulige tilskudsmidler.

Opdatering af vedligeholdelsesplan

Vedligeholdelsesplanen bør opdateres ca. hvert 2.-3. år, så der indarbejdes eventuelle nye/ændrede ønsker til ejendommen, samtidig med at det vurderes, om der er planlagte arbejder, der som følge af hårdt vejr/mildt vejr skal flyttes til f.eks. et år tidligere/senere end forudsat.

2006022 NYK_andelsboliger_bog.indd 60

11-12-2006 10:00:59


2006022 NYK_andelsboliger_bog.indd 61

11-12-2006 10:00:59

430 95 20 27 572 57 80 2 711 178

889

I alt

2007

01. Tagv¾rk 02. K¾lder/fundering 03. Facade/sokkel 04. Vinduer 05. Udvendige d¿re 06. Trapper 07. Porte/gennemgange 08. Etageadskillelser 09. WC/bad 10. K¿kken 11. Varmeanl¾g 12. Aß¿b 13. Kloak 14. Vandinstallation 15. Gasinstallation 16. Ventilation 17. El/svagstr¿m 18. ¯vrige 19. Private friarealer 20a. Stillads 20b. Byggeplads I alt Uforudsete udgifter Teknisk rŒdgivning Diverse udl¾g I alt Moms

Bygningdel

-

-

2008

207

120 6 126 13 25 2 166 41

2009

610

240 120 18 378 38 70 2 488 122

2010

647

390 20 410 41 65 2 518 129

2011

4.470

820 1.620 290 137 2.867 287 410 12 3.576 894

2012

696

60 240 120 21 441 44 70 2 557 139

2014

499

300 15 315 32 50 2 399 100

2015

1.409

593 260 43 896 90 135 6 1.127 282

2016

Note: Tallene i skemaet er opgivet i kr. 1.000.

-

-

2013

Sammendrag af vedligeholdelsesplan for ejendommen AB Undergaden 1-3 / Mellemgaden 6-10


Den tekniske gennemførelse af større byggearbejder Hvornår skal der bruges teknisk rådgivning

Gennemførelse af mindre omfangsrige eller mindre komplekse vedligeholdelses- eller forbedringsarbejder kan ofte gennemføres på initiativ af bestyrelsen og i samarbejde med ejendommens administrator, vicevært og faste håndværkere. Større og mere komplekse arbejder tilrådes udført i samråd med den tekniske rådgiver og administrator.

Aktivitetscirklen

Byggesagen opdeles, set fra den tekniske side, i følgende fem hovedpunkter som vist i nedenstående aktivitetscirkel.

2006022 NYK_andelsboliger_bog.indd 62

11-12-2006 10:01:00


Behov/planlægning

Med udgangspunkt i vedligeholdelsesplanen eller med udgangspunkt i en akut skade besluttes det at undersøge de nærmere omstændigheder med hensyn til gennemførelse af et større forbedrings- eller vedligeholdelsesarbejde. Vedligeholdelsesplanens foreslåede arbejde viderebearbejdes af den tekniske rådgiver og konkretiseres, således at der fremkommer en kort teknisk beskrivelse af de påtænkte arbejder inkl. en opdateret budgetramme. Denne korte beskrivelse suppleres med eventuelle fotos, prøver, brochurer mv. for at anskueliggøre projektets udformning og omfang, så der kan fremlægges et entydigt beslutningsgrundlag til generalforsamlingens stillingtagen. Forslaget suppleres med administrators beregninger af de økonomiske konsekvenser mv. ved arbejdets gennemførelse. Hvis generalforsamlingen beslutter at gå videre med forslaget (eller forslaget i ændret form), udarbejder den tekniske rådgiver et forprojekt.

Projektering

I forprojektet udarbejdes der principielle tegninger og en overordnet beskrivelse vedrørende det påtænkte arbejde. Forprojektet skal give bestyrelsen et klart indtryk af projektets endelige indhold, udformning, kvalitetsniveau mv., så den tekniske rådgiver kan foretage eventuelle ændringer eller justeringer, inden detailprojekteringen påbegyndes. Forprojektet skal desuden fastlægge: • Udbudsform, dvs. skal der indhentes underhåndsbud, eller skal der afholdes licitation med afgivelse af tilbud fra flere entreprenører? • Skal tilbud indhentes i f.eks. fagentrepriser eller hovedentreprise? • Hvordan ser den overordnede tidsplan ud? • Er der krav om myndighedsbehandling af det påtænkte arbejde? • Mv.

2006022 NYK_andelsboliger_bog.indd 63

11-12-2006 10:01:00


I detailprojektet færdiggør den tekniske rådgiver udbudsmaterialet inkl. den detaljerede beskrivelse og de endelige tegninger, der viser den detaljerede udførelse. Detailprojekteringen skal desuden fastlægge: • Hvornår og hvordan skal tilbud afgives? • Ændringer og tilføjelser til AB92 (dvs. aftalegrundlaget, som udarbejdes i samråd med advokat/administrator) • Eksakt materialebeskrivelse • Eksakt arbejdsbeskrivelse • Eksakte krav til det færdige resultat • Eksakte krav til håndværkernes hensyntagen til andelsboligforeningens beboere • Eksakt tidsplan • Mv. Detailprojektet har tre hovedformål: • Først skal detailprojektet præcist beskrive, hvad entreprenøren skal give tilbud på • Senere i udførelsesfasen skal detailprojektet tjene til anvisning af arbejdets udførelse • Efterfølgende skal detailprojektet tjene som kontrol af, om entreprenøren også udfører arbejdet, som det er beskrevet, og som det er blevet tilbudt. Dele af detailprojektet indsendes til myndighederne, såfremt de påtænkte arbejder kræver kommunens godkendelse (byggetilladelse, anmeldelse mv.)

Udbud

I udbudsfasen tages der stilling til, hvilke entreprenører der skal indbydes til hvilke arbejder, således at det sikres, at der indhentes tilbud fra entreprenører, der: • Har erfaring i de pågældende arbejder • Har kapacitet til at udføre de pågældende arbejder inden for de fastlagte tidsrammer • Har økonomisk formåen til at stå for udførelsen af de pågældende arbejder • Er kendt af andelsboligforeningen og/eller den tekniske rådgiver og/eller advokat/administrator for at udføre godt arbejde.

2006022 NYK_andelsboliger_bog.indd 64

11-12-2006 10:01:00


Efter afgivelse af underhåndsbud/tilbud i licitation vurderer den tekniske rådgiver i nødvendigt omfang sammen med advokat/ administrator tilbuddene og indstiller til bestyrelsen, hvilke(n) entreprenør(er) der skal indgås kontrakt med. Efter bestyrelsens behandling af denne indstilling udarbejder advokat/administrator i samråd med den tekniske rådgiver en entreprisekontrakt med den/de valgte entreprenører.

Udførelse

Inden byggearbejderne opstartes fysisk, udarbejder den tekniske rådgiver en beboermeddelelse, der informerer beboerne om, hvilke arbejder der skal udføres hvornår, samt på hvilke tidspunkter håndværkerne evt. skal have adgang til lejlighederne. Derudover indeholder meddelelsen de forholdsregler, beboerne evt. skal træffe med hensyn til rydning af pulterrum og midlertidig flytning af møbler mv. Samtidig varsles lejere/andelshavere iht. lovgivning og vedtægter. Den tekniske rådgiver fører nøje tilsyn med arbejdernes udførelse, udarbejder kvalitetskontrol og sikrer, at entreprenøren udfører arbejdet korrekt og iht. det udarbejdede detailprojekt. Den tekniske rådgiver afholder ugentlige byggemøder med entreprenøren, hvor der bl.a. føres referat over: • Byggeriets stade • Hvor langt byggeriet skal være fremme ved det næste byggemøde • Diverse aftaler om eventuelle ændringer i projektet • Økonomi • Kvalitetssikring • Forhold omkring byggepladsen • Mv. Den tekniske rådgiver kontrollerer og attesterer de fakturaer, entreprenøren fremsender, og foretager løbende økonomisk kontrol af håndværkerudgifterne. Ved byggeriets afslutning påpeges eventuelle fejl og ikke færdiggjorte arbejder over for entreprenøren(erne), ligesom der i samarbejde med administrator foretages evt. færdigmelding til relevante myndigheder, herunder ansøgning om ibrugtagningstilladelse og evt. ansøgning om udbetaling af tilskud.

2006022 NYK_andelsboliger_bog.indd 65

11-12-2006 10:01:01


Afslutning

Når påpegede fejl er rettet, og manglende arbejder er udført, afholdes der en afleveringsforretning med entreprenøren(erne), hvorefter entreprenørens garantistillelse over for andelsboligforeningen nedskrives. I den efterfølgende periode udbedres eventuelle fejl og mangler, som ikke var mulige at konstatere ved afleveringsforretningen. Inden et år efter afleveringsforretningen afholdes et års gennemgang, hvor eventuelle nye fejl og mangler påtales over for entreprenøren(erne). Efter udbedring af sådanne fejl og mangler nedskrives entreprenørens garantistillelse over for andelsboligforeningen yderligere. Inden fem år efter afleveringsforretningen afholdes fem års syn. Efter påtale og udbedring af eventuelle nye fejl og mangler frigives den sidste del af entreprenørens garantistillelse samtidig med, at entreprenørens garantiforpligtigelse normalt ophører. Den udarbejdede vedligeholdelsesplan opdateres ca. hvert 2.-3. år.

2006022 NYK_andelsboliger_bog.indd 66

11-12-2006 10:01:01


Drift af privat andelsboligforening