Issuu on Google+

Aplicació TOTQ Guia pràctica d’ús Gabinet de Planificació, Avaluació i Qualitat Versió 2 (Novembre 2014)


INDEX

1. CONFIGURACIÓ ...................................................................................... 3 1.1. 1.2. 1.3.

Crear un TOTQ Usuaris/perfils i funcionalitats Estructura dels processos

2. CREAR UN PROCÉS ............................................................................... 4 2.1. 2.2. 2.3.

Planificar un procés Planificar el flux de treball Editar el flux de treball

3. EXECUCIÓ DE TASQUES ....................................................................... 8 3.1. 3.2.

Realitzar les meves tasques Per registrar l’evidència

4. GESTIÓ DOCUMENTAL .......................................................................... 9 5. SEGUIMENT DE PROCESSOS I INFORMES........................................ 10 6. GESTIÓ DE LA MILLORA...................................................................... 10 Annexos ...................................................................................................... 12 Annex 1: Els perfils de l’aplicació TOTQ Annex 2: Els estats en l’aplicació TOTQ Annex 3: Configurar l’obtenció d’indicadors automàtics de centre

1


2


1. CONFIGURACIÓ ADMIN TOTQ_UPC ADMIN TOTQ_Centre

1.1. 

Crear un TOTQ L’ADMIN TOTQ_UPC donarà d’alta el TOTQ_Centre

Centre: Responsable del Centre:

1.2. 

1.3.

1 2

--------------------- (Persona amb etiqueta Qualitat) Resta d’usuaris de PRISMA assignats al centre

Usuaris/perfils i funcionalitats1 L’ADMIN TOTQ_Centre ha d’establir els usuaris que tindran accés al TOTQ, assignant2 los perfils i funcionalitats : 3

o

L’aplicació sincronitza automàticament des de PRISMA comissions, que es converteixen en els Perfils del TOTQ.

o

A la pestanya Usuaris, l’ADMIN TOTQ_Centre pot afegir Perfils (càrrecs i comissions) a persones. Mentre que a la pestanya Perfils, l’ADMIN TOTQ_Centre pot afegir Usuaris (persones) a Perfils (càrrecs i comissions). A més a més, cal que cada perfil tingui com a mínim un interlocutor.

o

Si una persona no figura com a usuari en el centre, caldrà crear-lo i assignar-li un Perfil. En el cas que el Perfil que volem assignar no està donat d’alta caldrà 4 crear-lo en la pestanya Perfils .

o

En la pestanya Funcionalitats, l’ADMIN TOTQ_Centre pot modificar els permisos de cada perfil a les diferents funcionalitats de l’aplicació. Hi ha tres nivells d’accés: Sense accés, Lectura i Modificable.

els càrrecs i

Estructura dels processos

L’ADMIN TOTQ_Centre ha de revisar l’estructura de processos assignada per l’ADMIN TOTQ_UPC, validar-la o modificar-la en funció del disseny del seu SGIQ.

L’ADMIN TOTQ_Centre ha d’assignar un propietari a cada procés/subprocés.

Veure Annex 1: Usuaris i perfils de l’aplicació TOTQ Tots els perfils poden delegar tasques excepte l’ADMINTOTQ_Centre.

3

És important gestionar correctament la introducció de dades personals i de contacte, la seva actualització i les altes / baixes dels càrrecs a PRISMA. 4 Les Unitats Tècniques de Gestió s’han de donar d’alta afegint en primer lloc les persones que s’hi volen assignar a la pestanya “Usuaris”. Al crear nous usuaris, és necessari escriure el nom d’usuari (de la intranet UPC) de la persona a donar alta i prémer la tecla "Intro". Si l’usuari està a Prisma apareixeran les seves dades sinó s’haurà de crear manualment.

3


2. CREAR UN PROCÉS ADMIN TOTQ_UPC ADMIN TOTQ_Centre Propietari de procés

2.1.

Planificar un procés

L’ADMIN TOTQ_Centre ha d’assignar un propietari a cada procés i, per tant, haurà de comprovar que el responsable del procés disposa dels permisos adequats per accedir a les funcionalitats i modificar-les si s’escau.

El propietari d’un procés planifica el procés a través de la funcionalitat “Processos”:

5

o

A la pestanya “Propietats” defineix si el procés és de tipus “document” o “procés TOTQ”: 

El de tipus “document” permet desar un fitxer editable (ex. format Word) i la seva versió per publicar (ex. format PDF). Bàsicament, en aquesta pestanya s’hi guarda la directriu 0 “Informació general del centre/Manual de Qualitat”, que cal que cada centre es configuri. A més a més, aquesta pestanya també es pot fer servir per publicar la versió del SGIQ aprovada per AQU Catalunya.

El de tipus “procés TOTQ” és el que permet activar les funcionalitats del TOTQ.

o

Les pestanyes “Finalitat”, “Abast”, “Desenvolupament”, “Seguiment” i “Resum” són camps de text descriptius en els quals s’hi pot escriure o enganxar la informació.

o

Les pestanyes “Normativa”, “Definicions”, “Mesura”, “Evidències” i “Responsabilitats” són camps que mostren a través d’un desplegable informació introduïda prèviament en les funcionalitats “Planificar” i “Configuració”.

o

La pestanya “Annex” permet desar un fitxer per annexos en format editable (ex. format Word) i la seva versió per publicar en format PDF. Així mateix, es pot guardar un fitxer amb el fluxgrama del procés amb format editable (ex. format Visio) i la seva versió per publicar en format PDF.

Es recomana que el propietari revisi o complimenti en primer lloc els camps de text descriptius i el fitxer del fluxgrama del procés, i després es proposa que introdueixi la informació següent: o

Donar d’alta “Normatives, definicions i evidències”: 

L’ADMIN TOTQ_UPC donarà d’alta les normatives externes al centre i 6 el propietari de procés del centre les normatives i referències internes.

5

El propietari de procés ha de ser un òrgan unipersonal (ex. Director, Sotsdirector, etc) i no un òrgan col·legiat (ex. Comissió, Junta, etc). 6 Inputs o entrades a un determinat procés (ex. Informes d’accions de millora, d’indicadors, etc). A l’aplicació només és obligatori introduir el nom de la referència, clicar a “És referència?” i canviar l’estat a vigent.

4


7

Cal tenir en compte que l’aplicació permet tenir versions i estats de normatives. Introduir un nom de normativa genèric (ex. Decret de preus públics) permet només haver d’actualitzar el URL fent una nova versió de la normativa que ja queda vinculada automàticament al procés. En cas d’especificar el nom de la normativa (ex. Decret 77/2012, de 10 de juliol pel qual es fixen els preus dels serveis acadèmics de les universitats), quan aquesta deixi de ser vigent caldrà donar d’alta una de nova i actualitzar el procés corresponent.

o

L’ADMIN TOTQ_UPC és el que dóna d’alta un glossari de definicions generals vinculades a l’àmbit de la qualitat i el propietari de procés del centre pot donar d’alta conceptes més específics del seu SGIQ.

El propietari de procés ha de donar d’alta les evidències. Cal tenir en compte que cada activitat ha d’estar vinculada com a mínim a una evidència tipus “prova” o “document”. En el cas de l’evidència document, hi ha tres tipus de suport d’arxiu: paper, informàtic, paper i/o informàtic. Concretament, en els dos darrers tipus de suport podem introduir un URL per indicar el protocol de transferència del URL (http://, https:// o ftp://) on s’emmagatzema el document publicable de l’evidència. Per altra banda, els documents es regeixen per una política de vigència. Si es tria l’opció “només un document” vol dir que de les diferents versions de les evidències només n’hi haurà una de vigent; en canvi, l’opció “més d’un document” admet la possibilitat de tenir diverses versions en estat vigent (ex. actes, informes de resultats...). Aquesta política de vigència està relacionada amb la gestió documental.

Definir “Responsabilitats”: 

o

El propietari de procés del centre ha de seleccionar els responsables de les activitats que participen en el procés i ha de descriure les seves atribucions en el camp de text de la pestanya “Responsabilitats”. En el cas que algun responsable no figuri en el desplegable haurà de ser l’ADMIN TOTQ_Centre qui el doni d’alta en la funcionalitat “Configuració/Perfils”.

Planificar la “Mesura”: 

Cal tenir en compte que aquesta funcionalitat permet fer un seguiment dels indicadors per centre o desglossats per titulació. El propietari ha de carregar els valors de l’indicador prement el botó “Obtenir valors” i pot consultar-los a la pestanya “Mesures”. A partir de les dades proporcionades, el propietari ha de planificar el valor òptim de l’indicador i establir un llindar per sobre i per sota. També té l’opció de definir un % de marge tenint en compte el darrer valor obtingut de l’indicador.

Hi ha tres maneres d’obtenir indicadors: automàtics UPC, automàtics de centre i manuals de centre: 

7

El propietari de procés del centre pot seleccionar indicadors 8 automàtics UPC que es nodreixen de diferents fonts

Veure Annex 2: Els estats en l’aplicació TOTQ

8

El centre hauria de definir el camp “Termini obtenció” a partir del camp “Data de disponibilitat” de la pestanya “Característiques”. En aquesta pestanya, el camp “Data d’extracció” és informatiu, i és quan s’agafen les dades de la font

5


d’informació i el GPAQ en calcula els valors. Ha de complimentar els camps de la pestanya “Centre”. La resta de pestanyes (“Definició”, “Característiques”, “Forma de càlcul”, “Observacions” i “Obtenció”) aporten dades descriptives de l’indicador que es carreguen de forma automàtica. 

En el cas dels indicadors automàtics de centre, es pot configurar l’obtenció d’indicadors propis des de bases de dades internes en la funcionalitat “Configuració/Obtenció 9 indicadors centre” . Caldrà activar-los des de la funcionalitat “Planificar/Indicadors” i seguir el mateix procediment que pels indicadors automàtics UPC.

Pel que fa als indicadors manuals de centre, és necessari crear l’indicador i emplenar els camps de la fitxa. Després cal complimentar els camps de la pestanya “Centre” i afegir valors a la pestanya “Mesures”. Opcionalment, en la resta de pestanyes s’introduirà informació descriptiva de l’indicador.

Finalitzada aquesta fase d’introducció d’informació, es recomana que el propietari 10 no canviï l’estat del procés d’esborrany a proposta a través de la funcionalitat “Processos/Propietats” fins no tenir introduït el flux de treball. Seguidament, es podrà donar d’alta les activitats de cada procés per construir el flux de treball.

2.2.

Planificar el flux de treball

L’ADMIN TOTQ_Centre ha d’assignar al responsable del procés permisos adequats per accedir i modificar les funcionalitats d’aquesta fase. El propietari d’un procés planifica les activitats de cada procés que configuraran el flux de treball: o

Ha de crear les activitats a través de la funcionalitat “Planificar/Activitats” concretant la temporalitat, els avisos i els agents implicats: 

L’inici d’una activitat depèn de:   

L’activitat anterior: l’activitat B no es podrà realitzar fins que no s’hagi executat l’activitat A. La data d’inici: l’activitat B s’iniciarà en el termini definit, tant si s’ha executat o no l’activitat A. Les dues condicions: l’activitat s’iniciarà en el termini definit sempre i quan s’hagi executat l’activitat A.

Per definir la temporalitat i els avisos relacionats, s’ha de fer a la pestanya “Avisos i Terminis”. El TOTQ ofereix un avís predeterminat per a l’“Inici

d’informació i el camp “Data de disponibilitat” és quan la dada esdevé oficial i es fa pública. Entre la data d’extracció i la de disponibilitat es fa el tractament i el càlcul de l’indicador. 9 Veure Annex 3: Configurar l’obtenció d’indicadors automàtics de centre 10

Veure Annex 2: Els estats en l’aplicació TOTQ

6


d’activitat”, “Activitat pendent de realitzar” i “Fi d’activitat”. Els centres, per casos molts concrets, en poden posar un de diferent si prèviament l’han configurat a “Configuració/Avisos”. Aquests avisos estan vinculats a uns terminis. Hi ha tres tipus de terminis: -

Tipus 1 (cada): dd/mm Tipus 2 (en): relatiu a una data associada a l’inici (ex. 7) o finalització d’una activitat (ex. -7) Tipus 3 (en funció de): associat a esdeveniments que passen cada any però la data pot variar d’un any a un altre (funcions).

En el primer cas (dd/mm) hi ha terminis predefinits (l’1 i el 15 de cada mes) encara que el centre en pot crear de nous a través de la funcionalitat “Configuració/Terminis”, en la qual també s’han de crear els terminis associats a l’inici o finalització d’una activitat i els terminis funcions. En resum: Tipus d’avís Inici d’activitat Activitat pendent de realitzar Fi d’activitat

Tipus de termini 1i3 1, 2 i 3 1i3

11

A la pestanya “Agents ”, el propietari de procés ha de seleccionar el/s perfil/s implicat/s en cada activitat i n’ha de fixar un com a interlocutor. Els usuaris del perfil, que a la Configuració estiguin seleccionats com a interlocutors [o persona delegada], rebran els avisos definits a l’activitat i qualsevol d’ells la podrà executar i pujar, si s’escau, les evidències. 12

Finalitzada aquesta fase de planificar les activitats, el propietari ha de canviar l’estat de cada activitat d’esborrany a vigent anant a la pestanya “Informació general”. Seguidament, es podrà donar d’alta el flux de treball.

2.3.

Editar el flux de treball

El propietari ha de seleccionar la directriu i triar el procés del qual vol editar el flux de treball. A la pestanya “Activitats disponibles” hi veurà les activitats del procés que ha donat d’alta. En el cas que hi hagin punts de decisió caldrà que els creï a la pestanya corresponent. A la pestanya “Connexions” ha de construir el flux de treball associant a cada activitat els seus “inputs” 13 (normatives/referències), “outputs” (evidències), “punts de decisió ” i “activitats posteriors”. Per activar un flux de treball, el propietari ha de canviar primerament l’estat del procés, d’esborrany a proposta, i l’ADMINTOTQ_Centre haurà de validar cada procés passant-lo a 14 estat vigent. A continuació, el propietari ha de passar l’estat d’esborrany a vigent del flux de treball anant a la pestanya “Propietats” i després ha de prémer a “Iniciar flux de treball”. A més 11

Quan selecciones un perfil “Comissió/Òrgan” com a interlocutor a la pestanya “Agents” només rebran l’avís i hauran de fer la tasca els que tinguin un clic com a interlocutor/s a la “Configuració”. La resta de membres de la Comissió/Òrgan sense clic no rebran l’avís ni veuran la tasca en el seu FER. 12 Veure Annex 2: Els estats en l’aplicació TOTQ 13

Del punt de decisió no pot sortir cap evidència i cal relacionar-lo amb l’agent i l’activitat anterior, de la qual només pot sortir una evidència tipus document de recollida d’acords (ex. acta). 14 Veure Annex 2: Els estats en l’aplicació TOTQ

7


a més, des d’aquesta pantalla es poden crear noves versions del flux amb el botó corresponent. Cal tenir en compte que la versió del flux de treball i el seu estat pot ser diferent a la versió i 15 l’estat del procés ja que són unitats independents .

3. EXECUCIÓ DE TASQUES ADMIN TOTQ_Centre Propietari de procés Interlocutor d’activitat Altres perfils

3.1.

Realitzar les meves tasques

A la funcionalitat “Fer”, en les “meves tasques”: 

A l’ADMINTOTQ_Centre se li mostraran les tasques pendents dels processos del centre per: o

Executar l’activitat d’un procés, per deixar constància de les evidències documentals o les proves de les activitats

o

Revisar normatives

o

Definir processos

o

Revisar processos

o

Revisar accions de millora

o

Revisar indicadors

16

16 16 1617

16

En aquesta pantalla de tasques, hi ha dos apartats més que són de caire informatiu (“Indicadors per procés” i “Activitat recent”) i a la part dreta, hi ha un accés al seguiment de Processos. 

3.2.

Pel que fa a la resta de perfils, en el seu FER se li mostraran les tasques pendents relacionades amb l’activitat, les normatives, els processos, les accions de millora i els 18 indicadors. Aquests perfils poden fer el seguiment dels processos (l’estat de les activitats, les evidències documentals introduïdes en el sistema i l’estat dels indicadors) des de la funcionalitat “Verificar/Seguiment dels processos”.

Per registrar l’evidència

Per deixar constància de l’evidència d’una activitat, l’agent interlocutor ha de clicar la tasca i en funció del tipus d’evidència (document o prova) s’han de complimentar els camps i registrar-ho. Si després d’una activitat hi ha un punt de decisió, l’agent ha de triar l’opció definida en el flux de treball. A més a més, quan una activitat té diverses evidències tipus document cal registrarles totes per completar l’execució de l’activitat (no es pot sortir del menú fins que no s’hagi 15

És recomanable deixar en estat “Esborrany” els processos fins haver finalitzat el flux de treball per si hi ha errors o modificacions. Les activitats han d’estar vigents per fer el flux. 16 L’acció cal realitzar-la en la funcionalitat corresponent. En el “Fer” només es mostra el recordatori de la tasca pendent. 17

En el FER, la data límit per revisar l’acció de millora no té un termini associat (sempre apareixerà “Sense determinar” amb un semàfor en groc). 18 S’ha d’activar aquesta funcionalitat a “Configuració” (Nivell d’accés Lectura o Modificable).

8


completat l’acció que se’ns mostrarà a través d’uns semàfors situats a la banda inferior dreta de la pantalla). En les evidències tipus document en suport informàtic el document font és opcional a diferència del publicable que és obligatori i pot ser de tres tipus: fitxer (preferentment PDF), URL (per indicar el protocol de transferència del URL: http://, https://, ftp:// on s’emmagatzema l’evidència) i ID ODA (identificador del gestor documental de la UPC on s’ha guardat el fitxer). Per revisar, modificar o publicar les evidències documentals s’ha d’anar a la funcionalitat “Verificar/Gestió documental”.

4. GESTIÓ DOCUMENTAL

Propietari de procés Interlocutor d’activitat Responsable de la gestió documental

A la funcionalitat “Verificar/Gestió documental”, el responsable de qualitat del centre docent ha d’establir els criteris de com gestionar la publicació dels documents del sistema de qualitat: 

Definir els criteris de selecció dels documents que s’han de publicar al web del centre 19 docent i com fer el corresponent seguiment a través del TOTQ .

Definir el responsable de la gestió documental : l’aplicació permet definir qui té accés a les diferents funcionalitats del “Verificar/Gestió documental”. L’ADMINTOTQ_Centre pot modificar els permisos de cada perfil a la “Configuració/Funcionalitats”. Si es disposa de l’accés de “modificació” es podran editar tots els documents del sistema. L’altra opció és crear de forma manual un perfil específic a la “Configuració/Usuaris i perfils” per a dur a terme aquesta tasca.

20

Des d’aquesta funcionalitat es poden consultar tots els documents que s’han registrat en el sistema per definir les condicions de la seva publicació: 

Manual de Qualitat: documents que s’inclouen en els processos tipus document des de l’opció “Planificar/Processos/Pestanya Propietats” (Manual de Qualitat, Informació general del centre i la versió 1 dels processos aprovats per AQU Catalunya). La seva versió coincideix amb la versió del procés al qual pertanyen.

Annexos: documents que s’inclouen com informació addicional d’un procés des de l’opció “Planificar/Processos/Pestanya Annex”. La seva versió coincideix amb la versió del procés al qual pertanyen.

Fluxgrama: documents que mostren en format gràfic el procés i que s’introdueixen des de l’opció “Planificar/Processos/Pestanya Annex”. La seva versió coincideix amb la versió del procés al qual pertanyen.

Evidència: són les evidències de tipus document introduïdes a l’executar les activitats. Es crea una nova versió quan s’executa l’activitat associada a l’evidència. No obstant això, es pot crear una nova versió si s’escau des d’aquesta mateixa funcionalitat.

19

Les evidències documentals guardades en el TOTQ es poden fer públiques en el web del centre inserint l’URL que genera l’aplicació. 20 Cal tenir en compte que les evidències tenen un responsable de custòdia.

9


Auditoria: són documents que es registren en la funcionalitat “Millorar/Auditories” que només poden tenir una versió. 21

Per als documents llistats anteriorment, l’aplicació genera un URL de publicació a excepció de les evidències tipus document que poden tenir una política de vigència de més d’un document (ex. actes) i, per tant, totes les versions són publicables i cada una disposa d’un URL de publicació pròpia. Les diferents versions dels documents es poden consultar a través de les fletxes de la pantalla del formulari. La resta de camps de la pantalla es poden complimentar de forma opcional.

5. SEGUIMENT DE PROCESSOS I INFORMES ADMIN TOTQ_Centre Propietari de procés Interlocutor d’activitat

A la funcionalitat “Verificar/Seguiment dels processos”, l’ADMINTOTQ_Centre, el propietari de procés i els agents interlocutors poden consultar informació històrica en relació a les activitats realitzades i pendents del flux de treball associat al procés (des de la més recent a la més antiga), totes les evidències documentals del flux de treball i l’estat actual dels indicadors del procés per titulació. A través de la funcionalitat “Verificar/ Informes” es poden generar els documents en format pdf amb la informació de cada procés o bé de tot el SGIQ. En el cas de cada procés es poden consultar totes les versions i, en canvi, l’informe del SGIQ es genera amb les versions vigents dels processos.

6. GESTIÓ DE LA MILLORA ADMIN TOTQ_Centre Propietari de procés Altres perfils AUDITOR INTERN

A la funcionalitat “Millorar”, cal que el responsable de qualitat del centre docent estableixi els criteris de com gestionar la millora dels processos:

21

Seleccionar la informació: es recomana només introduir aquelles incidències i suggeriments i accions de millora que tenen un impacte rellevant en el programa formatiu. Si es disposa de l’accés de “modificació” es podran editar tots els documents del sistema. L’altra opció és crear de forma manual un perfil específic a la “Configuració/Usuaris i perfils” per a dur a terme aquesta tasca.

Definir el responsable d’introduir la informació: l’aplicació permet definir qui té accés a les diferents funcionalitats del “Millorar”. L’ADMINTOTQ_Centre pot modificar els permisos de cada perfil a la “Configuració/Funcionalitats”.

La data d’inici de publicació és obligatòria si hi ha un URL.

10


Concretament, en l’opció “Incidències i suggeriments” es poden registrar: -

Felicitació: Expressió de satisfacció pel funcionament d’un procés o servei.

-

Incidència: Circumstància que influeix en el desenvolupament d’un acte o prestació de servei, que pot fer que no es dugui a terme d’acord a allò que estava previst. Les incidències poden donar peu a queixes sobre el funcionament del servei implicat.

-

Percepció: Capacitat de captar informació de l’entorn o de terceres persones per mitjà dels sentits i d'interpretar-la formalment amb l’objectiu de millorar un procés o servei.

-

Queixa: Insatisfacció expressada per un usuari basant-se en el no compliment de compromisos adquirits o actuacions deficients.

-

Reclamació: Insatisfacció expressada per un usuari basant-se en el no compliment de compromisos adquirits o actuacions deficients.

A més a més, en el formulari “Incidències i suggeriments”, hi ha el camp opcional “URL al gestor d’incidències i suggeriments externs al TOTQ” per si es vol enllaçar al sistema Gn6 o un altre gestió extern d’incidències que disposi el centre docent. També hi ha una opció per enregistrar les tres tipologies d’auditories (Externa UPC, Interna UPC i Interna Centre) i de resultats (Modificació obligatòria, Positiva o Recomanació de Millora). Els resultats d’una auditoria poden afectar a un procés o a tot el SGIQ. A més a més el document d’auditoria es podrà guardar a l’aplicació tant en format font com publicable. Des de la pestanya “Resultats” en els casos de Modificació obligatòria i Recomanació de Millora es podrà definir l’acció de millora. A més a més d’aquests casos vinculats a l’auditoria, des de la funcionalitat “Accions de Millora” també es poden crear mesures de millora pels processos del SGIQ i altres originades per incidències, queixes, reclamacions, suggeriments i percepcions que s’han enregistrat prèviament a la funcionalitat “Incidències i suggeriments”. L’abast d’una acció de millora pot afectar a tot el SGIQ, a un procés o a l’activitat/s d’un procés. En la gestió de la millora, pels processos de certificació/acreditació, s’ha previst un perfil d’auditor que té accés de lectura a tot el SGIQ. Finalment, l’aplicació TOTQ permet extreure informació introduïda a l’eina en format Excel com és el cas dels indicadors (“Planificar/Indicadors”) i de les accions de millora (“Millorar/Accions de millora”) mitjançant el botó “Exportar”.

11


Annex 1: Usuaris i perfils de l’aplicació TOTQ Per poder accedir a l’aplicació, cal tenir un perfil assignat en el TOTQ i identificar-se amb el nom d’usuari i la contrasenya de la intranet UPC.

Perfils Centre UPC: 

Predefinits i indelegables: ADMIN TOTQ_UPC AUDITOR INTERN_Centre UPC

Propietaris de processos transversals i interlocutors d’activitats: Càrrecs Comissions

Perfils Centre Docent: 

Predefinits i indelegables: ADMIN TOTQ_Centre: no es sincronitza amb PRISMA i cal actualitzar-lo manualment. AUDITOR INTERN_Centre Docent

Propietaris de processos i interlocutors d’activitats: Càrrecs Comissions

12


Annex 2: Els estats en l’aplicació TOTQ Normatives

Esborrany

Vigent

No vigent

Des de l’última versió d’una normativa tant en estat “Vigent” com “No vigent” se’n pot crear una de nova en estat “Esborrany”.

Processos

Esborrany

Proposta

Vigent

No vigent

Es pot crear una nova versió de procés des de l’estat “Vigent” i des de qualsevol versió “No vigent”.

Activitats

Esborrany

Vigent

No vigent

Des de l’última versió d’una activitat tant en estat “Vigent” com “No vigent” se’n pot crear una de nova en estat “Esborrany”. A més a més, mentre hi ha un flux de treball iniciat no es pot canviar d’estats: ni d’”Esborrany” a “Vigent” ni tampoc de “Vigent” a “No vigent” però es pot fer una nova versió de l’activitat.

Flux de treball

Esborrany

Vigent

No vigent

Per editar un flux de treball, les activitats i el procés han d’estar “Vigents” i per iniciar-lo l’estat del flux de treball ha d’estar “Vigent”. Quan s’hagin de fer modificacions i creem un flux de treball en estat “Esborrany”, es podrà passar a vigent: -

Quan la versió anterior no estigui iniciada. Quan la darrera versió del procés estigui en estat vigent.

Es pot crear una nova versió de flux a partir de la versió “Vigent”.

13


Annex 3: Configurar l’obtenció d’indicadors automàtics de centre Per tal de publicar aquests indicadors són necessaris tres serveis: 1. 2. 3.

El primer serveix per obtenir el llistat d'indicadors disponibles El segon per obtenir la fitxa d'un indicador I el tercer per obtenir el valor d'un indicador

Aquests serveis poden ser serveis SOA o funcions en una BBDD Oracle. Les dades s'actualitzen diàriament.

Accés mitjançant SOA Per tal de poder integrar en el TOTQ els indicadors utilitzant SOA cal tres enllaços: 1.

http://{$hostname.domain}:{$port}/{$webservice} Per exemple: http://totq-des.upc.edu/tomcat/indicadors/indicadors?method=codisIndicadors

2.

http://{$hostname.domain}:{$port}/{$webservice}?{$parametreCodiIndicador}=$IND $IND

Identificador de l'indicador del qual es vol obtenir la fitxa

Per exemple: http://totq-des.upc.edu/tomcat/indicadors/indicadors?method=indicadorByCodi&codi=$IND 3.

http://{$hostname.domain}:{$port}/{$webservice}?{$parametreCodiIndicador}=$IND&{$paramet reCentre} $IND $CEN $CURS $CURS_SENCER $QUAD

Identificador de l'indicador del qual es vol obtenir la fitxa Codi del centre (per exemple: 240) Curs (per exemple: 2010) Curs amb guions (per exemple: 2010-2011) Quadrimestre (Possibles valors: 1 o 2 o null)

Per indicar el curs es pot fer utilitzant $CURS o el $CURS_SENCER: http://totqdes.upc.edu/tomcat/indicadors/indicadors?method=valors&codi=$IND&unitat=$CEN&codi_prisma=$TIT&periode= $CURS_SENCER&quadrimeste=$QUAD

Accés mitjançant funcions de BBDD Per tal de poder integrar en el TOTQ els indicadors utilitzant funcions, cal el nom de les tres funcions i els paràmetres de connexió al servidor Oracle. Paràmetres necessaris per a la connexió:

   

SID IP estàtica ( i dns ) Usuari Contrasenya

Les funcions tenen els mateixos paràmetres que els webservice's SOA. Per exemple: 1. 2. 3.

RetornaCodisIndicadorsFIB IndicadorByCodiFIB($IND) ObtenirValorIndicadorFIB($IND,$CURS,$QUAD,$TIT)

14


Format de les respostes Les respostes han de ser igual en el cas de SOA i funcions de BBDD. 1.

Llistat d'indicadors: Per exemple amb la funció RetornaCodisIndicadorsFIB o al webservice: http://totqdes.upc.edu/tomcat/indicadors/indicadors?method=codisIndicadors

Retorna: codiIndicador0# codiIndicador1#.......codiIndicadorN# codiIndicadorN+1 Exemple: 001#002#003#004#005#006#007#008#009#010#011#012#013#014

2.

Fitxa d'un indicador: Per exemple amb la funció indicadorByCodiFIB($IND) o al webservice: http://totqdes.upc.edu/tomcat/indicadors/indicadors?method=indicadorByCodi&codi=001

El format és: Codi=001##Criterisextraccio=##Datadisponibilitat=##Dataextraccio=##Denominacio= ##Descripcio= ##Elaboracio= ##Exemple= ##Fontinformacio= ##Formacalcul=##Formarepresentacio= ##Observacions=##Periodicitat=Anual##Textformula= ##Tipologia= ##Ambit ##Nivellanalisi= ##Actiupertotq=##Exempleformula=##Docs=##Processosrelacionats=##Paraulesclau=

Exemple del que retorna: Codi=001##Criterisextraccio=Estudiantat que ha matriculat algun crèdit a qualsevol estudi de la UPC durant el curs acadèmic de referència##Datadisponibilitat=Setembre##Dataextraccio=Maig##Denominacio=Total estudiantat matriculat de nou ingrés##Descripcio=Còmput del nombre total d'estudiantat de nou ingrés que han formalitzat la matrícula en una titulació determinada.##Elaboracio=Unitat Prisma##Exemple=En un curs determinat, s'han matriculat d'un estudi concret un total de 250 estudiants de nou ingrés.##Fontinformacio=Prisma##Formacalcul=##Formarepresentacio=Numèrica##Observacions=##Perio dicitat=Anual##Textformula=null##Tipologia=Quantitatiu simple##Ambit=grau, master##Nivellanalisi=titulació##Actiupertotq=##Exempleformula=##Docs=##Processosrelacionats=##Para ulesclau=

3.

Valor d'un indicador: Cal requerir la funció remota ObtenirValorIndicadorFIB($IND,$CURS,$QUAD,$TIT) o al webservice: http://totqdes.upc.edu/tomcat/indicadors/indicadors?method=valors&codi=002&unitat=240&codiPrisma=404&periode=2 008-2009&quadrimestre=null amb els paràmetres corresponents.

El webservice o la funció remota de la base de dades ha de tornar el valor corresponent a l'indicador. El format és: Codi=##Denominacio= ##Genere=##Nom= ##Nomunitat= ##Periode=##Quadrimestre=null##Siglesunitat= ##Tipus=##Titulacio= ##Unitat=##Universitat=##Valor=##TipusEnsenyament= ##CodiDGU=

Exemple del que retorna: Codi=DOC-001##Denominacio=Oferta de places##Genere=##Nom=Oferta de places##Nomunitat=Escola d'Enginyeria d'Igualada##Periode=20112012##Quadrimestre=null##Siglesunitat=EEI##Tipus=##Titulacio=null##Unitat=860##Universitat=24##Valo r=40##TipusEnsenyament=grau##CodiDGU=GRAU00000466

15



Guia d'ús del TOTQ