Issuu on Google+

Aan het Bestuur van de Curacao Golf en Squash Club Wilhelminalaan zin Curacao

Curacao, 8 april 2011

Geacht Bestuur,

Bijgevoegd vindt u de notulen en besluiten van de rechtsgeldig gehouden buitengewone ledenvergadering van 28 maart jl, te Willemstad. In het kader van transparantie verzoek ik u vriendelijk deze notulen aan aile leden van de Curacao Golf & Squash Club ter informatie te sturen aangezien ik niet over de e-mail adressen van de leden beschik. Voorts verzoek ik u om de besluiten c.q. onderwerpen van deze vergadering goed gedocumenteerd op de agenda van de eerstkomende Atgemene Ledenvergadering te plaatsen zodat hierover samen met de op 1 november 2010 genomen besluiten gediscuteerd en gestemd kan worden. Oit geheel in lijn met de door uzelf voorgestelde procedure in uw e-mail aan de leden van 28 maart jl. Erop vertrouwend dat u gevolg zult geven aan mijn verzoeken, verblijf ik,

Met vriendelijke groet,

Mr. AJ. v


Notulen van de Bijzondere Ledenvergadering curacao Golf & Squash Club Datum: Maandag 28 maart 2011 Plaats: Clubhuis Samenvatting

van de inleiding

voorafgaand

van de

aan de vergadering:

Om 20.30 uur worden de aanwezigen verzocht plaats te nemen. Voordat de vergadering geopend kan worden moeten er nog enige formaliteiten afgehandeld worden. Dhr. Adriaan van Ravenstein spreekt de aanwezige leden toe als een van de 26 aanvragers van de vergadering. Hij legt chronologisch uit welke activiteiten door een aantal verontruste leden (inclusief een aantal van de latere aanvragers van deze vergadering) hebben plaatsgevonden sinds de ledenvergadering over de nieuwbouw van 1 november 2010. Er wordt aangegeven dat de aanvragers niet gelukkig zijn dat de vergadering van heden moet plaatsvinden. Echter een schriftelijk verzoek conform de statuten (Art.11) en het huishoudelijk reglement (Art 16) is niet door het Bestuur gehonoreerd en helaas ook niet beantwoord. Ook een herinnering bleef onbeantwoord. Hierdoor was men wel genoodzaakt de advertentie van 16 maart jl. in de Amigoe te plaatsen. Wel is hij verheugd met de e-mail van het Bestuur van hedenochtend aan aile leden waarin het huidige bouwplan, andere bouwplannen en de doorvoering van de contributieverhoging van Naf. 300 in de eerstvolgende Aigemene Ledenvergadering officieel op de agenda worden geplaatst en ter stemming worden gebracht. Oil vindt brede bijva/ vanuil de zaa/. Ais deze e-mail twee weken geleden was verstuurd, was er vanavond waarschijnlijk geen vergadering nodig geweest. Weer a/gemene bijva/ uit de zaa/. Wel betreurt hij dat het Bestuur de rechtsgeldigheid van de vergadering in twijfel trekt zonder mede te delen welke formele en materiele gebreken er kleven aan de oproeping. Of de vergadering nu wel of niet rechtsgeldig is vindt hij van secundair belang aangezien er toch een aanzienlijk aantal leden is verschenen dan wel zich door een volmacht heeft laten vertegenwoordigen. Deze aanzienlijke groep van mensen zou het Bestuur toch niet moeten willen negeren. De groep aanvragers gelooft overigens wel dat deze vergadering rechtsgeldig is aangevraagd en opgeroepen en zal de besluiten (indien genomen) ook als zodanig aan het Bestuur aanbieden. Aangezien de oproep tot deze vergadering niet door het Bestuur is gehonoreerd en als gevolg daarvan via advertentie in de Amigoe is uitgeroepen, dient de vergadering zelf in een voorzitter en notulist te voorzien (Art. 84 lid 3 Boek 2 BW). Dhr. Van Ravenstein stelt voor om de heer Albert Jan van Styrum tot voorzitter van deze bijzondere ledenvergadering te benoemen. Dhr. Van Styrum heeft jaren ervaring als oud-voorzitter van de Haagsche Golf Club. Onder /uid app/aus wordt dhr. Van Styrum tot voorzitter gekozen. Op een verzoek voor de ondankbare taak van notulist wordt terughoudend gereageerd. Uiteindelijk zijn mevrouw Jose de Kanter en de heer Anthony Richardson hiertoe bereid. Onder nog /uider app/aus worden zij als notulisten

gekozen. De drie nernen achier de grote leestafel PI/

Notulen Bijzondere Ledenvergadering Curacao Golf & Squash Club Pagina 1 van 6


NOTULEN VAN DE BIJZONDERE LEDENVERGADERING

d.d. 28 maart 2011

Opening van de Vergadering De voorzitter opent de vergadering om 20.40 uur. Hij constateert dat de vergadering conform de statuten en het huishoudelijk reglement is aangevraagd en dat de uiteindelijke oproeping per advertentie conform de wet heeft plaatsgevonden (Art. B4.lid3 Boek 2 BW). Voorts constateert hij dat 50 leden de presentielijst hebben getekend en dat er 58 volmachten zijn afgegeven. Hiermee is in ieder geval het vereiste aantalleden (25) aanwezig dat nodig is om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen (art. 14 lid 1 van de Statuten). De voorzitter leest de agenda nogmaals voor: 1. Een bouwplan maken voor het clubhuis dat binnen een begroting van maximaal Naf. 1.200.000 (inclusief infrastructuur) valt met een maximale financiering van 50%. 2. Financiele toestand van de club met betrekking tot de nieuwbouw. 3. Noodzaak van de geruisloze invoering van de contributieverhoging per 1 januari 2011 4.

Rondvraag en Sluiting

De voorzitter stelt voor om de agendapunten 1 en 2 in combinatie te bespreken. Daama het punt van de noodzaak van de geruisloze invoering van de contributieverhoging per 1 januari 2011 te behandelen. De aanwezige leden gaan daarmee akkoord. Agendapunt

1& 2

De voorzitter legt uit dat er een financieringsverzoek voor 1.5 miljoen gulden is ingediend bij de banken waarbij is uitgegaan van 1 miljoen gulden in kasleigen middelen en dat diverse banken zich bereid hebben verklaard om die lening te verstrekken. Hij geeft aan dat er tijdens de laatste bouwcommissie informatieavond op 24 februari jl. medegedeeld is dat er per jaareinde 2010 Naf. 850.000 in kas was. Volgens de liquiditeitsbegroting moet daar voor werkkapitaal nog Naf 150.000 vanaf getrokken worden. Dit brengt de stand van de Kas al op Naf 700.000. Uiteraard is niet bekend wat het Bestuur precies in de aftrekpost "werkkapitaal" heeft gestopt. Dhr.Van Ravenstein is nog eens in de jaarrekening 2009 gedoken en kwam daar als opgevoerde creditposten nog; bargaranties leden (+1- Naf 150.000) en uitgegeven waardebonnen (Naf 100.000) tegen. Van de bargaranties zou men toch minimaal50% in kas moeten houden en van de waardebonnen 10%. Hiermee wordt het bedrag dat vrij voor nieuwbouw beschikbaar is nog eens met Naf. 75.000 en Naf 10.000 gereduceerd. Het zou een goed huisvader ook niet misstaan als er daamaast nog een ijzeren reserve van Naf 100.000 in kas gehouden werd voor een "rainy day" - iets wat afgelopen jaar zeker geen overbodige luxe was. Ais de Naf 700.000 van het Bestuur gecorrigeerd wordt met de bovengenoemde bedragen, blijft er slechts Naf. 515.000 over wat echt VRIJ beschikbaar is voor nieuwbouw. De voorzitter beschrijft verder dat in de toekomst wel 1 miljoen gulden in kas kan komen, maar dan wel via de extra inkomsten van de contributieverhoging die dan anderhalf jaar opgespaard

moeten worden. Van de contributieverhogingwordt de rechtsgeldigheidechter b/

Notulen Bijzondere Ledenvergadering

Curac;:aoGolf & Squash Club Pagina 2 van 6

'


Voorts is de bouwcommissie in haar presentatie van 24 februari jl. uitgegaan van een investering van 1.8 miljoen gulden, met een reserve van 600.000 gulden. Wel is de voorzitter zeer expliciet in zijn complimenten en waardering voor het werk van het Bestuur en in het bijzonder voor het verrichte werk door de bouwcommissie. Dit laat onverlet dat de voorzitter meent dat het feit dat het Bestuur niet aanwezig is op deze vergadering, zij hoofdelijk aansprakelijk zijn voor hun acties na deze vergadering, indien ze de besluiten van deze vergadering naast zich neerlegt. Mevr. Angelique Schoop, die later bij de vergadering is gekomen, vraagt het woord. Zij stelt dat het Bestuur vandaag een e-mail gestuurd heeft waarin het erkent dat er een verschil van mening bestaat binnen de club, dat het de zaak niet op de spits wit drijven en dat het bereid is om aile discussiepunten weer bespreekbaar te maken. Bovendien geeft het Bestuur aan dat besluiten, die in deze vergadering worden genomen, niet rechtsgeldig zijn. Schoop benadrukt dat zij vooral gezellig wit golfen. Dhr. Brandt stelt daar tegenover dat het Bestuur twee jaar geleden in een ALV beloofd had binnen 3 maanden een plan te presenteren. Uiteindelijk heeft dat 2 jaar geduurd. Je kan dus niet alles geloven wat je hoort of leest. De Voorzitter deelt de behoefte van mevr. Schoop om gezellig te golfen en spreekt de wens uit: "Had het Bestuur die e-mail maar twee weken eerder verstuurd". Het Bestuur behoort de regels te kennen. Volgens hem en andere juristen die zijn geraadpleegd is de oproep tot de vergadering rechtsgeldig evenals de vanavond te nemen besluiten. Volgens mevr. Schoop zou het argument zijn dat de advertentie te laat zou zijn geplaatst. De voorzitter deelt mee dat de wet geen oproepingperiode voorschrijft. Dhr. Bruce van Hesteren vraagt het woord en spreekt zijn teleurstelling uit dat het Bestuur niet eerder heeft gereageerd dan op de dag van de vergadering zelf. Deze opmerking word! met app/aus begroet. De voorzitter brengt de discussie terug op het clubhuis en de vraag of er wel echt onderzoek is gedaan naar wat de leden willen: een nieuw clubhuis of een verbouwd bestaand c1ubhuis. Over een ding zijn aile leden het wel eens - de kleedkamers en de douches kunnen zo niet langer. M.b.t. de verbouwing van Naf 1.2 miljoen geeft de voorzitter het woord aan dhr. Bruce van Hesteren. Dhr. Bruce van Hesteren geeft aan dat volgens oude plannen voor dit bed rag de kleedkamers en douches compleet vervangen kunnen worden, de achtermuur van de keuken (die in slechte staat is) kan worden vernieuwd en de tenten kunnen worden vervangen door een vaste overkapping. In 2004 zijn hier al 3 scenario's voor gemaakt van respectievelijk Naf. 300.000, Naf. 460.000 en Naf. 630.000 zelfs met de kostenstijging zou dit voor Naf. 1.2 miljoen te doen moeten zijn. Ook de riolering en een verbetering van de parkeerplaats zouden binnen dit budget moeten kunnen vallen. Dhr. Frans Hoogendijk waarschuwt voor te groot optimisme omdat de prijzen ten opzichte van 2004 behoorlijk zijn gestegen met name voor asfaltering. Dhr. Bruce van Hesteren wijst de aanwezigen erop dat de insteek van het Bestuur al vanaf het begin niet de juiste was. In de architectuur is het gebruikelijk dat er wordt gewerkt met een taakstellend budget. Wat is beschikbaar? Er moet dan ook niet eerst een pakket van eisen vastgesteld worden en vervolgens gekeken worden naar wat dat moet kosten. Eerst een budget bepalen en dan pas het programma van eisen vaststellen, binnen het beschikbare budget. Daarmee voorkom je luchtfietserij. Een aantalleden, waaronder de heren Willem Wagner, Anthony Richardson, Rijnbeek en Van Ravenstein, maken zich zorgen dat door het leeghalen van aile liquiditeiten voor een nieuw clubhuis, er geen geld meer overblijft voor het hoofddoel waarvoor wij hier allemaal zijn - om te gOlfen en te squashen. Terwijl de baan en de greens weer enigszins op orde zijn moet er nog het nOdige aan de wegen, bruggetjes en tees gebeuren. Dhr. Richardson, als squashlid, is zeer bedroefd dat al jaren niets aan de squashbaan gedaan wordt terwijl er nu meer

:;;;2

dajaf 2

Notulen Bijzondere Ledenvergadering Curacao Golf & Squash Club Pagina 3 van 6 •


miljoen wordt uitgegeven aan een nieuw clubhuis. Daarbij komt nog dat de squashleden met een 50% contributieverhoging worden opgescheept. Dhr. Rijnbeek wit het niet alleen over geld hebben. Hij is erg bezorgd over het verlies van de gezelligheid die dit clubhuis biedt. Dhr. Van Ravenstein begrijpt niet waarom de vraag nooit aan de leden is gesteld of ze liever in het oude clubhuis willen blijven met nieuwe kleedkamers of 50 meter verderop willen verhuizen in de airco. Daarbij aangemerkt dat verhuizen een forse contributieverhoging betekent. Mevr. Angelique Schoop komt terug op de besluiten die in de vergadering van 1 november 2010 zijn genomen en of deze kunnen worden teruggedraaid. De voorzitter legt uit dat het niet een kwestie van terugdraaien is. Het besluit in november m.b.t. de nieuwbouw is rechtsgeldig, die van de doorvoering van de contributieverhoging niet. Ais vanavond een nieuw besluit wordt genomen waarbij voor verbouwing van maximaal Naf 1.2 miljoen wordt gestemd, is deze ook rechtsgeldig. Dit betekent dan een ombuiging van het besluit van 1 november en zal het Bestuur hier in hun verdere acties rekening mee moeten houden. Het Bestuur zou beide besluiten in een ALV ter stemming kunnen brengen. Doen ze dat niet en gaan ze gewoon door op de ingeslagen weg, zijn zij hiervoor hoofdelijk aansprakelijk. De voorzitter kan zich niet voorstellen dat een Bestuur zo gevoelloos is voor de wet, de statuten en de mening van een aanzienlijk aantalleden. Het opzadelen van de club met een dergelijke forse schuld is niet verantwoord. Mevr. Mariska Swane merkt op dat zij bang is dat een dergelijk grote lening met een looptijd van 15 jaar straks in verband met de vergrijzing van de club door een steeds kleinere groep afgelost zal moeten worden en er dan helemaal geen geld meer voor de golfbaan is. Dhr. Bert van Ameijde vraagt aan de voorzitter of hij weet of het Bestuur werkt met een meerjarenplanninq m.b.t. investeringen en hoe deze investering zich verhoudt tot wat er de komende jaren aan de baan/squashcourt gedaan moet worden. Als oud voorzitter van de club neemt dhr. Jaap Klep deze vraag over. In zijn Bestuursperiode (2000-2006) was er geen planning omdat er geen geld was en alleen maar schulden. Door het Bestuur werd er steeds gekeken wat de leden belangrijk vonden en daarop werden de prioriteiten afgesteld. Na 2006, toen er weer geld was, heeft hij nooit een rneerjarenplanninq gezien. Dhr. Van Ameijde stelt dat met deze investering de club zichzelf snel tegen zal komen. Dhr. Wagner wijst er nog op dat de uitgedeelde grove cashflowprognose nog erg optimistisch is. De afgelopen 3 jaar is de winsttoevoeging voor een bouw/verbouwing alleen maar gedaald. In het overzicht wordt het voor de toekomst gelijk gehouden en toont dat met de verhoogde contributiebijdrage de kosten en de lening ruimschoots gedekt worden. Dit wordt door hem betwijfeld gegeven dat marges wereldwijd verkrappen. Door enkele leden wordt nog gevraagd naar het argument van het Bestuur dat een nieuw clubhuis belangrijk is om nieuwe leden te werven en de companymembers te behouden door hen een gepaste entertainmentgelegenheid te bieden. De voorzitter zegt nergens de onderbouwing hiervoor gezien noch gehoord te hebben. Wel houdt hij de aanwezigen voor dat als de bar/het restaurant opnieuw in concessie uitgegeven gaat worden een uitbater hier waarschijnlijk fors meer voor zal moeten betalen. Dit zullen de leden terugzien in verhoogde consumptieprijzen en dan komen wij in de Hyatt/Blue Bay spiraal waar men na het spelen ergens anders een drankje gaat drinken. Dan is he! clubleven ~

Notulen Bijzondere Ledenvergadering Curacao Golf & Squash Club Pagina 4 van 6


De voorzitter rondt agenda punt 1 en 2 at. Op verzoek van mevr. Ange/ique Schoop worden beide agendapunten nag eens voorgelezen. De voorzitter vraagt de vergadering of er behoefte is aan een schriftelijke stemming, want dan moet er een stemcommissie benoemd worden. De aanwezigen zeggen unaniem dit niet nodig te vinden. Er wordt uitsluitend op agendapunt 1 gestemd omdat agendapunt 2 slechts een uitleg van de financiele positie van de club betreft. Besluit: Een bouwplan maken voor het clubhuis dat binnen een begroting van maximaal Nat. 1.200.000 (inclusiet intrastructuur) valt met een maxima/e financiering van 50%.

Stemming: Voor en tegen. Er zijn geen tegenstemmen. De voorzitter legt uit dat als er geen tegenstemmers zijn er per acclamatie mag worden besloten. De voorzitter vraagt of het besluit per acclamatie kan worden aangenomen. Dit wordt unaniem door de zaal bevestigd. Het besluit wordt per acclamatie aangenomen. Agendapunt 3 - De noodzaak van de geruisloze per 1 januari 2011

invoering

van de contributieverhoging

De voorzitter stelt dat de aanvragers van de vergadering van mening zijn dat de verhoging van de maandelijkse bijdrage niet rechtsgeldig tot stand is gekomen. Onder het kopje van contributieverhoging kan het Bestuur deze verhoging niet verantwoorden legt dhr. Jaap Klep uit omdat dit op de agenda had moeten staan conform Art. 141id1 van de statuten. Er is op 1 november ook niet apart over contributieverhoging gestemd. Dhr. Van Ravenstein legt uit dat het Bestuur de mening schijnt toegedaan te zijn dat de contributieverhoging valt onder het statutaire recht om jaarlijks automatisch indexering toe te passen (Art 6 Iid3 HHR). Een dergelijk besluit van het Bestuur hoeft niet aan de leden ter goedkeuring te worden voorgelegd. De jaarlijkse verhoging betrof in de ogen van het Bestuur een rechttrekking van 5 jaar ineens. Volqens dhr. Van Ravenstein betwijfelt iedere jurist waarmee is gesproken dat deze redenering van het Bestuur juridisch standhoudt. Mevr. Angelique Schoop vraagt om welke percentage contributieverhogingen het gaat. Dhr. Jaap Klep antwoordt dat gewone senior members met 16% verhoogd zijn, familie senior members met 25%, jeugdleden met 21%, independent members met 13%, temporary members met 10% en squashleden met 50%. Company members zijn van Naf. 4.447 naar Naf. 5.000 (12%) gegaan. Dhr. Bruce van Hesteren merkt op dat hij al bezig is zijn 28 bedrijfslidmaatschap op te geven. Dhr. Willem de Bruijn legt aan mevr. Schoop uit dat de redelijkheid en billijkheid niet toelaat dat een jaarlijkse indexering jaren wordt opgespaard en dan plotse/ing ineens wordt doorgevoerd. Het heet niet voor niets een "jaarlijkse indexering" en het recht tot doorvoeren vervalt nadat het betreffende jaar is verstreken. De voorzitter sluit een en ander kort en oppert om het volgende besluit in stemming te brengen: Besluit: Het Bestuur had niet retroactiet de indexeringen van de atge/open jaren mogen doorvoeren en het besluit tot verhogen van de contributie had moeten worden voorgelegd aan de AL V. Aangezien dat niet stond geagendeerd is het zelfstandig door het Bestuur genomen besluit om de contributie te verhogen niet rechtsgeldig en dient expiiciet in de eerste volgende AL V te worden

=:

Notulen Bijzondere Ledenvergadering Curacao Golf & Squash Club Pagina 5 van 6


De voorzitter vraagt de aanwezigen of er een stemcommissie gevormd moet worden. De aanwezigen stellen hier unaniem geen prijs op. Op de vraag van de voorzitter of er tegenstemmers zijn op het voorgestelde besluit wordt niet gereageerd. De voorzitter vraagt of het besluit per acclamatie kan worden aangenomen. Dit wordt unaniem door de zaal bevestigd. Besluit per acclamatie aangenomen. De voorzitter gaat over tot de rondvraag. Agendapunt 4 - Rondvraag Dhr. Jaap Klep meldt zich en constateert dat het hem als oud-voorzitter en erelid pijn doet dat hij deze vergadering heeft moeten organiseren. Het laatste wat hij wit is een schisma in de club. Hij roept aile aanwezigen op om ook de eerstvolgende ALV bij te wonen en als ze daartoe niet in staat zijn, in ieder geval een volmacht af te geven. Hij wijst de aanwezigen op de mogelijkheid om na de vergadering alvast een volmacht te tekenen. Dhr. KJep benadrukt het belang van de situatie en is van mening dat het besluit tot de grootste investering ooit in de geschiedenis van de club (en dat geldt voor zowel een investering van 2.5 miljoen gulden als van 1.2 miljoen gulden) door meer dan 10 of 20% van een totale ledenbestand van +/- 550 zou moeten worden goedgekeurd. Dhr. Bert van Ameijde verzoekt om duidelijkheid over de vervolgstappen van de initiatiefnemers van deze bijzondere ledenvergadering. De voorzitter zegt toe dat het Bestuur en aile aanwezige leden de notulen van deze vergadering zullen ontvangen. Het Bestuur zal ook worden verzocht de notulen rond te sturen aan aile leden. Tot slot zal het Bestuur gevraagd worden om de besluiten c.q. onderwerpen van deze vergadering goed gedocumenteerd op de agenda van de eerst komende Aigemene Ledenvergadering te plaatsen en naast de op 1 november 2010 genomen besluiten, in stemming te brengen. Dit geheel in lijn met de door het Bestuur zeit voorgestelde procedure in hun e-mail aan de leden van 28 maart jl. Sluiting De voorzitter dankt de leden voor hun aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering om 10.20 uur Willemstad, ...

11..april 2011

Mevr. J. de Kanter Not.~u,.,,1i 00--.11

Mr.'1Ef.-Van Styrum Voorzitter van de bijzondere ledenvergadering van 28.3.2011

Notulen Bijzondere Ledenvergadering Curacao Golf & Squash Club Pagina 6 van 6


CGSC minutes