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Gloria Mu単oz Cano Protocolista


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  En el ámbito empresarial / profesional un

evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita la fidelización frente a la competencia del mercado actual.


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente o empresa/empleados, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado.


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  5 claves principales para organizar un

evento con éxito  1. Un evento sólo tiene sentido si está justificado Su objetivo únicamente puede alcanzarse mediante la presencia física de los invitados de lo contrario, el acontecimiento quedará incompleto


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  2. Un concepto adecuado que envuelva

el evento. El concepto elegido será la tarjeta de presentación de la empresa u organización. El concepto es el cuadro en el que se enmarca el evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, se quieren transmitir de la compañía


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  3. Una mentalidad de anfitrión de

primera clase. En realidad, todo en un evento depende del anfitrión. Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación del concepto, es quien transmite éste en palabras y maneras.


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  4. Invitados sí pero, personas ante todo.

Se supone que se eligen cuidadosamente los invitados porque, son nuestro público más valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no tiene sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hemos actuado en contra de nuestros intereses


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  5. Un espacio en común.

Se debe elegir el lugar donde encontrarse con los invitados, pero un espacio que se adecue al concepto elegido: emblemático, imponente o enfocado al entretenimiento. Tiene que permitir una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DEL EVENTO:  Culturales  Sociales  Comerciales  Deportivos  Educativos


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  Tecnológicos  Políticos  Científicos  Recreativos


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE ACUERDO CON EL GRADO DE EXCLUSIVIDAD:  Públicos  Privados


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DE ACUERDO CON EL ALCANCE Y MAGNITUD DEL EVENTO:  Mundial  Regional  Internacional  Local  Nacional


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  TIPOS DE EVENTOS:  Inauguraciones  Exposiciones y ferias  Talleres  Paneles  Simposios  Asambleas


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  Congresos  Seminarios  Banquetes  Cocteles  Fiestas  Reuniones de negocios  Almuerzos y cenas de trabajo  Graduaciones  Ruedas de prensa


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PRE-EVENTO:

DEFINIR EL OBJETIVO DEL EVENTO, TIPO Y NOMBRE DETERMINAR QUÉ SE QUIERE ALCANZAR CON LA REALIZACIÓN DEL EVENTO


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS El nombre debe ser:  corto y llamativo  Adecuado al propósito que se persigue con

la realización del evento

Es conveniente ubicarlo en el contexto local, regional, nacional o internacional


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 2. NOMBRAR COMITÉ ORGANIZADOR DEL EVENTO: Coordinador general del evento:  Es el responsable general del desarrollo del evento  Supervisa la labor de las comisiones el enlace con la máxima autoridad de la institución


ORGANIZACIร“N DE EVENTOS COMISIONES DE TRABAJO: Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistemรกticamente.


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS COMISIÓN LOGÍSTICA:  Transporte  Alojamiento  Alimentación  Secretaría  Servicios generales


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  Esta comisión se encarga de todas aquellas

actividades inherentes al apoyo para la operatividad que hace posible la ejecución del evento


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS  COMISIÓN TÉCNICO ACADÉMICA:  Elabora las normas para la operatividad del evento  Revisa el temario a desarrollar  Determina la metodología del trabajo  Coordina la reproducción y distribución de las

ponencias


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS COMISIÓN DE PROMOCIÓN, RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO  Atiende las actividades de promoción y difusión del evento  Se encarga de las relaciones interinstitucionales  Atiende todo lo relacionado con el protocolo y asistencia de participantes


ORGANIZACIÓN DE EVENTOS


Organización de eventos