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GESTIÓN DOCUMENTAL I

Gloria Liliana Betancourt Tirado

CIENCIA de la INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Cartago 2012


GESTIÓN DOCUMENTAL

Tarea U_1

GLORIA LILIANA BETANCOURT TIRADO

Docente Luz Marina Arias González Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

CIENCIA de la INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Cartago 2012


TABLA DE CONTENIDO PAGINA CARÁTULA

1

CUBIERTA

2

PORTADA

3

TABLA DE CONTENIDO

4

INTRODUCCIÓN

5

TAREA 1 - Puntos 1, 2 – Solución

6

Puntos 3, 4, 5 – Solución

7

Puntos 6, 7 – Solución

8, 9, 10

Puntos 8, 9 – Solución

11, 12

Puntos 10 – Solución

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CONCLUSIÓNES

14

BIBLIOGRAFÍA

15


INTRODUCCIÓN

¿Cree usted que cada persona y empresa debe tener un programa de Gestión Documental? Con la realización de este trabajo, podemos entender claramente que la Gestión Documental ayuda a la organización y optimización del tiempo y es demasiado importante en las empresas ya que constituye la historia o memoria de esta, entonces, cada empresa debería tener o implementar un programa para este fin.

En cuanto a las personas deberían hacer lo mismo e implementarlo en sus hogares, aunque no se tenga un conocimiento exacto de las normas, las personas que adquieren estos hábitos son personas organizadas que pueden encontrar fácilmente documentos que en algún momento de sus vidas puedan necesitar ya sea para hacer un negocio o, inclusive, para el cuidado de su salud mediante una buena conservación de su historia clínica que se puede tener en orden cronológico.


Tarea 1 Solución

Tomando como referencia el material dado en la primera unidad realice lo siguiente: 1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Gestión es la tarea de dirigir algo. Documento es un instrumento (en cualquier medio) que ilustra o informa acerca de un hecho o acontecimiento y a la vez sirve como prueba. Ahora, como su nombre lo indica y a partir del concepto que emite el AGN Gestión Documental es la tarea, el cuidado, los procesos o trámites que se realizan para organizar información emanada en entidades u organizaciones desde su inicio, su utilización y destino final para asegurar la evidencia y conocimiento de su actividad y poder recuperar y conservar su historia.

2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. Documento: es un instrumento (en cualquier medio) que ilustra o informa acerca de un hecho o acontecimiento y a la vez sirve como prueba. El origen etimológico de la palabra está en el término latino "docere", que significa "enseñar". Los documentos pueden ser utilizados para consulta, estudio o prueba y son la unidad fundamental en el proceso de archivo. Documento de Archivo: Es aquel que da testimonio de un suceso administrativo. Es único y exclusivo y es evidencia de las acciones realizadas por personas naturales o jurídicas, oficiales o privadas y es fuente de investigación, inclusive histórica.


3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? La ley por medio de la cual se dicta la Ley General de archivos es la LEY 594 DE 2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

4.

¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

TITULO V GESTIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. •

Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente.


Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería.

Regular el manejo y organización de sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación, de la información y disposición final de los documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental. Para elaborar un programa de gestión documental, debe considerar los siguientes aspectos: Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración. Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original.

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden. La adopción de las TRD es de suma importancia porque: •

Facilitan el manejo de la información.


Ayudan a la organización de los documentos a conceptos racionales, proporcionando un mejor servicio.

Proporcionan un mejor control y acceso a los documentos.

Aseguran la conservación de documentos.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

Comprende las siguientes etapas: Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales, comprende: Compilación de la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada, comprende: Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificación de los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinación del destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra


registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación: Incluye los siguientes pasos: El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación. Cuarta etapa: Aplicación. Comprende: Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la dependencia respectiva. Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. Comprende:


La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán se evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. La implementación de un Programa de Gestión Documental en las empresas es importante porque: • • • •

Se pueden controlar y administrar documentos recibidos y emitidos. Permite una selección eficaz de los documentos producidos en cada área de trabajo. Simplifica procesos ahorrando tiempo y recursos. Contribuye al logro de los objetivos.

9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

Constitución Política de Colombia Artículo y enunciado

Explicación

Nosotros los ciudadanos y el Estado como la suprema autoridad del país debemos ser consientes de las riquezas que poseemos, y que a través del tiempo se han forjado para Artículo 8. “Es obligación del Estado convertirse en parte de la idiosincrasia de y de las personas de proteger las nuestro pueblo, como factor diferenciador y riquezas culturales y naturales de la único. Por esto, se deben gestionar programas, Nación”. procesos, proyectos que permitan que esas riquezas culturales y naturales se preserven adecuadamente para nuestro orgullo y satisfacción y el de las generaciones futuras.


Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.

Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura…”.

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Artículo 94. La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos.

En la actualidad, Colombia, como un Estado Social de Derecho debe propender por la protección de los derechos que los ciudadanos poseemos, igualmente, debe proporcionar herramientas eficaces que permitan al individuo acceder a ellos. El derecho de petición, es una herramienta especial que nos permite crear una conexión con las instituciones del estado, para que de una manera respetuosa se realice una solicitud y se tenga una pronta respuesta.

Es esencial que se de garantía, protección y promoción de aquellos derechos que van más allá de la satisfacción de las necesidades mínimas vitales, por esto se debe procurar por el crecimiento integro de los individuos de la sociedad, permitiéndoseles el desarrollo libre de su personalidad, ligada con el conocimiento, con la expresión artística, las ciencias, las culturas, en fin, apoyadas por el Estado e incluyéndolas en el presupuesto nacional. La transparencia, la legalidad y la honestidad son lineamientos básicos en la administración pública, de tal modo que es esencial que todo ciudadano tenga acceso a toda información que le garantice el cumplimiento adecuado y legal de las funciones del Estado, con la finalidad de hacer un seguimiento a estas y realizar un control político con que permite limitar poderes, evitar la arbitrariedad y la corrupción de los funcionarios y ejercer nuestra función como sociedad democrática y participativa. Únicamente se requiere ser persona para tener derechos que por nuestra calidad humana son inherentes al hombre y que no pueden ser negados por el hecho de no estar claros en las constituciones nacionales o en los instrumentos internacionales de Derechos Humanos, derechos que son universales, indivisibles y que deben ser relacionados de manera global, justa y equitativa.


10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Constitución Política de Colombia, 1991 con reforma de 1997 TITULO II DE LOS DERECHOS, LAS GARANTIAS Y DEBERES

CAPITULO 1 Art. 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

Límites al acceso: De igual manera, será reservada aquella información clasificada como tal por mandato legal o que esté relacionada con la defensa y seguridad nacional. Información de carácter histórico, y por tanto publica, aquella que ha sido clasificada como reservada pero que después de treinta (30) años de su expedición adquiere el carácter de histórica y puede ser consultada por cualquier ciudadano.


CONCLUSIONES • • • • •

Entendimos que entre documento y documento de archivo existen diferencias. Conocimos sobre la Ley General de Archivos Nos dimos cuenta de los beneficios, objetivos y ventajas de un programa de Gestión Documental. Importancia de las Tablas de Retención Documental. Comprendimos la importancia del derecho a la información, a su acceso y el derecho a hacer valer nuestra intimidad personal y buen nombre.


BIBLIOGRAFÍA

Definición de Documento Recuperado el 3 de mayo de 2012, de http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm

Gestión Documental Recuperado el 3 de mayo de 2012, de http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2006/mayo/8.pdf

Ley General de Archivos Recuperado el 3 de mayo de 2012, de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023

Introducción a la Gestión Documental  

Gestión Documental I