Page 1

Relancering af intranet på MOSS 2007 Plan for iværksættelse af intranetprojekt

Indtast søgeord

Gitte Krejbich

NYHEDER

ORGANISATION

MEDARBEJDER

ROLLEPORTALER

Find medarbejder

VVW

GENERELT

ORDBOG

Farvandsvæsenet afholder EU-symposium (11.05.09) ● Retningslinjer for afholdelse af udgifter til møder, gaver mv (06.05.09) Leverandør til Kystredningstjenesten gummibåde (05.05.09) WebGad – fejlen fundet og rettet (05.05.09) FRV går til filmen (28.04.09) Hydrografisk seminar i uge 18 (27.04.09) Flere nyheder

TEMAMØDER Klimakonference, værdier og personalepolitik (01.04.2009) Innovation og Analyse fortæller (26.02.09)

Nordre Røse Fyr hvor Farvandsvæsenet har en vandstandsmåler. Fyret blev bygget i 18hundrede-og-noget og har gennem tiden været... AFDELING Morgenmaden på fredag rykket til kl. 9.30 (12.05.09) Referat fra afdelingsmødet mandag 4. maj (06.05.09) Ny kollega pr 1. juni (04.05.09) Husk direktiverne fra XX når du indberetter (30.04.09)

FAGUDTRYK OG FORKORTELSER

GENVEJE IT-helpdesk Office 2007 Referater Fotoarkiv Lukkedage 2009 Nummeroplysningen Krak

Flere nyheder

PERSONALE

Flere nyheder

Tilgang af medarbejdere i PØS og DB (06.05.2009) Ny chef for Drift og Beredskab (28.04.09) Ansøgningsfrist til Kompetencefonden 31. maj (04.05.09) Flere nyheder

LOKATION Nyindretning på 3. etage i Forhuset (20.05.09) ESRI seminar i Orlogsmuseet (27.04.09) Se billedet af Kronprins Frederik i Søofficersforeningen fredag d. 17. (03.04.09)

IT Problemer med ekstern e-post (28.04.09) Status på netværksomlægning (12.02.09) Kvalitetssikring af netværksomlægning 12. februar (11.02.09) Omlægning til ny internetleverandør 2.-3. februar (27.01.09)

Flere nyheder

AFDELINGENS PRESSEKLIP Nyeste nyt fra ind- og udland (via RSS eller nyhedsbureau)...

SPØRGEHJØRNET Den nye medarbejderportal er nu lanceret i version 1.0. De første par måneder vil der forekomme justeringer på baggrund af feedback fra brugerne. I den forbindelse vil der ind imellem være spørgsmål her som du opfordres til at besvare. Sæt hak i felterne ud for udsagn du kan tilslutte dig. Spørgsmål 1: Hvordan oplever du feltet Generelt med nyheder fra hele landet? Informativt Giver godt overblik Velskrevet Relevant

Flere nyheder

Opdateret

FRV-PRESSEKLIP Nyeste nyt fra ind- og udland (via RSS eller nyhedsbureau)... Flere nyheder

Report number Title Dokument name Keywords Report type Publishing date Version no. Department Author Approval [content] Class Approval [form]

Flere nyheder

Send

FRV-Rapport-2009-02 Relancering af intranet på MOSS 2007 Intranetrapport_GIK_22062009_v1.1.pdf MOSS 2007, Sharepoint, intranet, medarbejderportal, projektstyring, case, brugertest, features, kravspecifikation, handlingsplan, tidsplan, arbejdspakker Projektplan til intern brug 22. juni 2009 1.1 Center for Sejladsinformation

Gitte Krejbich (GIK) DEA Til tjenestebrug DEA


Relancering af intranet på MOSS 2007

Indholdsfortegnelse Indledning ................................................................................................................ 4 Empiri ...................................................................................................................... 6  2.1  Brugertest af NEPTUN ................................................................................... 6  2.1.1  Forsiden ...................................................................................................7  2.1.2  Rundtur ...................................................................................................7  2.1.3  Subjektiv vurdering ...................................................................................8  2.1.4  Afsluttende om NEPTUN ............................................................................ 9  2.2  Status på initiativer i FRV .............................................................................. 9  2.2.1  Internationale engagementer og projekter .................................................. 9  2.2.2  PeopleNet foranalyse og designdokument ................................................. 11  2.2.3  IT-infrastruktur ....................................................................................... 12  2.2.4  Delkonklusion på status ........................................................................... 13  2.3  Cases ........................................................................................................ 13  2.3.1  Intra2 .................................................................................................... 14  2.3.2  Udenrigsministeriet ................................................................................. 16  2.3.3  Intergraph.............................................................................................. 19  2.3.4  Forsvarsministeriet .................................................................................. 22  2.3.5  Delkonklusion på cases ............................................................................ 23  3  Den nye FRV-medarbejderportal ............................................................................... 24  3.1  Behovsscreening og features ....................................................................... 24  3.2.1  Direktionssekretariatet (DS) ..................................................................... 24  3.2.2  Center for Sejladsinformation (CfS) .......................................................... 25  3.2.3  Maritim Forvaltning og Policy (MFP) .......................................................... 25  3.2.4  Hydrografi og Maritime Data (HMD).......................................................... 25  3.2.5  Drift og Beredskab (DB) .......................................................................... 26  3.2.6  Innovation og Analyse (IA) ...................................................................... 26  3.2.7  Personale, Økonomi og Service (PØS) ....................................................... 28  3.2.8  Foreløbig konklusion på organisationens behov ......................................... 28  3.3  MOSS 2007 og integration ........................................................................... 33  3.3  Kravspecifikation ........................................................................................ 40  3.3.1  Funktionelle krav og løsningsmål .............................................................. 40  3.3.2  Ikke-funktionelle krav .............................................................................. 45  3.4  Wireframes ................................................................................................ 45  3.4.1  Udkast til struktur ................................................................................... 46  3.4.2  Udkast til forside- og undersideelementer ................................................. 51  4  Handlingsplan ......................................................................................................... 60  4.1  Faseoversigt og arbejdspakker ..................................................................... 60  4.2  Tidsplan med faser og milepæle .................................................................. 62  4.3  Strategi ..................................................................................................... 64  4.4  Projektorganisation ..................................................................................... 64  4.5  Intranet governance ................................................................................... 65  4.6  Interessentanalyse ..................................................................................... 67  4.7  Risikostyring .............................................................................................. 70  4.8  Kommunikation .......................................................................................... 70  4.9  Forankring ................................................................................................. 72  4.10  Økonomi .................................................................................................... 74  5  Anbefalinger ........................................................................................................... 75  6  Afrunding ............................................................................................................... 75  1  2 

2


Relancering af intranet på MOSS 2007

7

Litteraturhenvisninger .............................................................................................. 77 7.1  FRV-dokumenter ........................................................................................ 77  7.2  Fagbøger og afhandlinger ........................................................................... 77  7.3  Virksomhedsinformation .............................................................................. 77  7.4  Artikler ...................................................................................................... 78  7.5  Videoer ...................................................................................................... 79  7.6  Podcasts .................................................................................................... 79  8  Bilag ...................................................................................................................... 80  8.1  Dumps af forside og undersider på NEPTUN ................................................. 81  8.2  Sitestruktur for NEPTUN .............................................................................. 85  8.3  Gennemgang af PeopleNet designdokument ................................................. 87  8.4  Struktur niveau 1 på Udenrigsministeriets intranet ......................................... 92  8.5  Dumps af forside og undersider på Udenrigsministeriets intranet .................... 93  8.6  Dumps af forside og underside på Forsvarsministeriets intranet ...................... 96  8.7  Dumps af projektwebsted og galleri på Intergraphs intranet ........................... 97  8.8  Dumps af IA’s websted inkl. IT-infrastruktur ................................................. 99  8.9  Afdelingernes besvarelser af spørgeskema med features .............................. 101  8.10  Grovskitser til afdelingssider og rolleportaler ............................................... 128 

3


Relancering af intranet på MOSS 2007

1 Indledning Formålet med nærværende rapport er at danne grundlag for den konkrete iværksættelse af Farvandsvæsenets (herefter FRV) nye intranetløsning - FRV-intra/NAUTILUS. Rapporten tager udgangspunkt i nedenstående metode jf. opdraget som fremgår af projektbeskrivelsen1: • • • • • • • • • • •

Opsummering af erfaringerne fra Peoplenet-projektet Opsummering af erfaringer fra Den Blå Førertrøje Lav en kort opsummering af hvilke tekniske fordele der er i Sharepoint og hvordan vi kan drage nytte af dem Indsaml erfaringer fra 1-2 virksomheder/myndigheder der har indført Sharepoint evt. inkl. Forsvaret eller brug netværket Intra2 Hvilke umiddelbare behov er der vi skal bruge vores intranet til (evt. brugerbehov på ’trappen’)? - List, prioritér og argumentér Lav syntese af ovenstående: Hvad er anbefalingerne til FRVintra? Identificér og fremstil egnet struktur Opstil liste over indhold/indholdstype i det nye FRVintra [evt. udkast til forsideelementer og undersideelementer] Liste over krav til relationer/databaselogik og lign., der er identificeret som ønskede/nødvendige i FRVintra Identifikation af arbejdspakker i FRVintra Prioritering af arbejdspakker og opstilling af udkast til faseplan til FRVintra

Ambitionen med rapporten har været at levere et dokument der kan tjene som projektplan og dermed affyringsrampe for relanceringen af Farvandsvæsenets intranet. Derudover har ønsket været at løsningen skal være så optimal som overhovedet muligt – at FRVs nye intranet skal være dén fælles indgang til alle interne informationer. Portalen skal på en gang give adgang til uundværlige arbejdsværktøjer og dokumenter, være organisationens videndelingskanal, være kulturbærende og afspejle værdier og arbejdsformer, understøtte den forretningsmæssige strategi og være et effektivt redskab i forbindelse med opnåelsen af de opstillede mål for FRV. Nytteværdien af et velfungerende intranet kan typisk opleves og måles gennem reduceret antal e-mails og vedhæftede filer, højere grad af selvbetjening, tidsbesparelse ifm. informationssøgning, optimering af indhold og derved højere informationsgrad, besparelse af rejseomkostninger, målrettet information, opsamling af ideer, reduceret personaleomsætning og reduktion af forretningsrisici. Platformen MOSS 2007 er valgt på baggrund af en koncernfælles beslutning og derfor omhandler rapporten ikke en stillingtagen til systemvalget. MOSS 2007 byder i udgangspunktet på et utal af muligheder men giver i nogle sammenhænge også en del udfordringer, der kræver udvikling af applikationer. Det er i videst muligt omfang tilstræbt at sigte imod udnyttelse af standardfunktionaliteterne og således en aktiv og offensiv brug af teknologien som den er. En optimal intranetløsning vil dog fordre tildeling af såvel interne mandskabsressourcer som ekstern bistand til udvikling.

1

P 1 in: Projektbeskrivelse_opg_09_003_FRVINTRA.doc, Dennis Anthony

4


Relancering af intranet på MOSS 2007

Afsnit der inddrager ekstern ekspertise er godkendt af bidragyderne der hver har modtaget et eksemplar af rapporten som tak. Eftersom bidragene i høj grad omhandler interne forhold såvel hos de eksterne bidragyderes organisationer som her i FRV er rapporten alene til intern brug. Evt. uddeling eller præsentation af hele rapporten eller dele heraf uden for FRV’s regi må således kun ske efter nærmere aftale med CfS og bidragyderne. De afsnit i rapporten som omhandler afdelingerne eller emner af teknisk karakter har været til kommentering hos hhv. hver enkelt afdelingsleder og ressourcepersoner i FRV. Der har navnlig været en tæt dialog med IT-infrastruktur. Store dele af rapporten er desuden diskuteret med CH/CfS Dennis Anthony da afdelingen står som projektejer, og projektet indgår i CfS’ resultatkrav for 2009.

Tusind tak for imødekommenhed, godt samarbejde og input til: Intranetleder Bernhard Nordentoft, Udenrigsministeriet Projektleder Finn Olsen, Intergraph Webmaster Eva Lilian Hansen, Forsvarsministeriet samt Alle i Farvandsvæsenet

Gitte Krejbich Intranet Projektkonsulent Juni 2009

5


Relancering af intranet på MOSS 2007

2 Empiri FRV har i dag intranettet NEPTUN som dels er programmeret i html og dels opbygget i FrontPage. I afsnit 2.1 gennemgås en simpel brugertest af NEPTUN der blev udført for at klarlægge status og indhente viden om organisationen. Der er et krav om at intranettet i FRV fremover skal baseres på en koncernfælles platform som skal være MOSS 2007. Derfor er FRV gået i gang med at tilegne sig viden om denne platform. I denne forbindelse har der været iværksat nogle forprojekter hvoraf de første startede medio 2007 som følge af arbejdet med de strategiske indsatsområder. I afsnit 2.2 fortælles om status på initiativerne i FRV. FRV har således gjort sig en del erfaringer med MOSS 2007 og særligt i forbindelse med det strategiske indsatsområde Den Blå Førertrøje, der blev skudt i gang i 2007. Dette projekt bestod i opbygning og samling af FRV’s internationale engagementer samt større projekter og webstedet for området er nu gjort permanent. Læs mere herom i underafsnit 2.2.2. På baggrund af Den Blå Førertrøje udarbejdedes desuden et projekt drevet af Peoplenet, som skulle klarlægge behovet hos FRV for et nyt intranet. Peoplenets arbejde er mundet ud i et designdokument som er kommenteret i underafsnit 2.2.3. Endelig har enheden IT-infrastruktur et reelt behov for snarlig opgradering af systemerne til håndtering af blandt andet rettigheder. Dette har gjort at de er gået i gang med at opbygge et websted for deres egen afdeling på MOSS’en som beskrevet i kapitlets sidste underafsnit 2.2.4. Teknisk er FRV altså ved at geare op samtidig med at efterspørgslen på et nyt og bedre intranet fra forskellige dele af organisationen begynder at kunne mærkes.

2.1

Brugertest af NEPTUN

Om brugertests kan generelt siges at de giver indblik i brugernes adfærd. En brugertest er dermed en kvalitativ metode til at teste brugervenligheden af et websted og herigennem opnås indsigt i usability-problemer og dermed ideer til forbedringer. Brugertests øger altså vores viden om styrker og svagheder ved webstedet og er første skridt på vejen mod et mere brugervenligt websted. Lige det vi gerne vil opnå gennem relanceringen af FRVs intranet der indtil nu har heddet NEPTUN med URL’en http://neptun.fomfrv.dk. Formålet med testen var altså at klarlægge status og afdække de indholdsmæssige og strukturelle problemstillinger. Samtidig bidrog den til et indblik i FRVs organisationshierarki, kultur og historik som er nyttigt i relation til arbejdet med løsningsforslagene til den nye intranetløsning. Normalt iagttager testlederen et antal brugere (oftest 5 personer) anvende det pågældende websted. For enkelthedens skyld er der her udført en brugertest af NEPTUN med undertegnede som både testperson, testleder og observatør. I rollen som ny medarbejder i organisationen udgør undertegnede et – om end temmelig lille – repræsentativt udsnit af målgruppen lig med NEPTUNs brugere, så er derfor velegnet som testperson. Brugertesten har taget udgangspunkt i en modificeret udgave af en enkel metode udviklet af Copenux ved webkonsulent Børge Kristensen.

6


Relancering af intranet på MOSS 2007

Emnerne for brugertesten har været: • • • • • •

Hvordan opleves forsiden? Er menupunkter og navigation forståelige? Er sitets funktioner nemme at bruge? Er teksterne hurtige at læse og nemme at forstå? Opleves webstedet som nyttigt og troværdigt? Hvor tilfreds er jeg som bruger med websitet?

Første skridt var således at kigge på forsiden og gennemgå de vigtigste elementer – uden brug af musen. Dernæst kom en rundtur på webstedet der bestod i at klikke på de forsidelinks der umiddelbart forekom interessante og derfra dykke ned i strukturen. Sidste trin var en bedømmelse af webstedet med pointgivning for brugervenlighed. Normalt løses også et antal konkrete opgaver af testpersonen, men dette punkt er sprunget over, da det ikke giver meget mening i nærværende sammenhæng. 2.1.1

Forsiden

Overordnet indtryk, kommentarer og iagttagelser (se forsidedump i Bilag 8.1): • Er forsidedesignet i overensstemmelse med ny designlinje? • Virker generelt overskuelig. Roligt og velafbalanceret udtryk med dæmpede farver. • Gode billeder. • Det virker pudsigt med årstal og fotografnavn under billedet. Bedre med kun billedtekst. • Rart med søgefunktion. Hvordan er succesraten i forhold til forventede hits? • Godt med telefonliste. • Tilsyneladende opdaterede nyheder, som man får lyst til at klikke sig ind på. Besøg på nyhedssiden giver konstatering af informative og velskrevne nyheder • Bortset fra nyhederne måske lidt statisk – ikke meget web 2.0 og ping-pong hér 2.1.2

Rundtur

Surfer man rundt og går dybere ned i strukturen (Bilag 8.2 og 8.1) er oplevelsen: • Inkonsekvent anvendelse af design – det virker rodet med nye designs ved klik til underniveauer. • Forvirrende med nyt browservindue ved menuvalg. • Telefonlisten har intelligent søgesystem - nemt at finde en medarbejder, men hvor henvender man sig for at få indført en rettelse? Og ikke godt at man skal helt op i browserens tilbageknap for at komme til forsiden igen. • Mange undersider (åbnet i samme vindue) mangler mulighed for at komme tilbage til forsiden. • Der er ingen brødsti så man kan se hvor man er henne – et stort minus. • Hvor er der et organisationsdiagram? • Hvordan er organiseringen i forhold til Forsvarsministeriet? • Under Afdelinger i øverste bjælke forventer jeg bl.a. en kort introduktion til hvad hver enkelt afdeling står for – det er svært at afkode. • Kvalitetsstyring (under Strategi) åbner i nyt vindue som pdf. • Hvorfor ligger IT som et højre menupunkt og ikke i øverste bjælke? • Hvorfor har jeg ikke adgang til Aventor via højremenupunkterne under IT - Webhelpdesk og IT-driftstatus? Er det en bestillingsfunktion eller en hjælpefunktion eller…? Hvem har adgang? Hvordan får man adgang? • Hvorfor ligger Office hjælp til Outlook og Word her og ikke oppe under noget IT/helpdesk i øverste menubjælke? • Hov – der er jo noget med IT via en indgang i øverste menu - godt skjult under Afdelinger/DB/gl.e. • Hvad står alle akronymerne for under Afdelinger – både i drop down menuen øverst og i højre kolonne?

7


Relancering af intranet på MOSS 2007

• • • • • • • • • • • • • • •

2.1.3

De nævnte afdelinger er alle tilknyttet Søkvæsthuset, tror jeg. Hvad med andre lokationer? Døde links til: Nummeroplysningen, IA (under Afdelinger). Hvorfor ligger der et Fraværsskema for ledelsen under Nyheder? I drop down menuen under Ledelse i øverste bjælke er Udviklingsplaner (kommer) angivet men man kan ikke klikke sig ind, hvorfor så overhovedet synlig? Underligt at dagens menu står øverst på Nyhedssiden. Når man klikker sig ind på en nyhed fra forsiden så havner man øverst i nyhedslisten og må scrolle ned af for at finde det man ville læse. Hvorfor kan man ikke klikke sig ind på at læse en enkelt nyhed af gangen? Print fra nyhedssiden går helt galt – der kommer 63 sider hvis man ikke sletter printjobbet. I en af nyhederne omtales et temamøde – er der en kalender et sted så man kan se fælles arrangementer? Hvad er temamøder? Hvor kan man læse om man skal/kan tilmelde sig, hvor de holdes, hvor ofte, hvilke temaer der er osv? Ved søgning (på f.eks. temamøde) fås en resultatliste der er meget lidt sigende – man er faktisk lige vidt. Her er generelt mange forkortelser – hvad står de mon for? Er der en ordliste? Er der en liste med forklaringer af fagudtryk et sted? Hvad hvis man er interesseret i et bestemt emne – kan man abonnere? Presseklip i drop down under Kommunikation blev sidst opdateret 24 jan 2008. Det signalerer ikke dynamik – men hvis de var der i opdateret form ville det være fint. Ligger klippene også på hjemmesiden eller kun hér? Subjektiv vurdering

Point for brugervenlighed på en skala fra 1 til 5, hvor 1 er dårligst og 5 er bedst. Pointene er givet ud fra oplevelsen af det aktuelle besøg på webstedet og er ikke udtryk for en smagsbedømmelse eller holdning til webstedets ærinde eller eksistens. 1 2 3 Spørgsmål

4

X

Overordnet indtryk – hvordan er oplevelsen af intranettet overordnet? Brugervenlighed

X

– er det svært eller let at bruge intranettet? Findbarhed

X

- hvor let eller svært er det at finde rundt på intranettet? Nytteværdi

X

- er intranettet uden nytteværdi eller meget nyttigt? Forståelighed

X

- er det nemt eller svært at forstå teksterne på intranettet? Troværdighed

X

- er intranettet troværdigt eller utroværdigt? Design

Under-

Forside

- er designet af intranettet grimt eller pænt?

sider

Tillægsord

Rodet, uaktuelt, designforvirret

- hvilke tillægsord kan bruges om intranettet?

8

5


Relancering af intranet på MOSS 2007

2.1.4

Afsluttende om NEPTUN

Det er allerede besluttet at FRV skal have en ny intranetløsning på platformen MOSS 2007, derfor giver det ingen mening her at pege på, hvilke tiltag der ville skulle sættes i gang for at rette NEPTUN op. Brugertesten skal snarere ses som opbakning til denne beslutning gennem illustrationen af at det er en udfordring at bruge NEPTUN. Læserundersøgelsen af Vandet Rundt fra 2006 peger på intranettet som en væsentlig informationskilde mht. viden om andre dele af Farvandsvæsenet og Ledelsesgruppen. Kommentarer fra afdelingerne udtrykker også ønske om forbedringer. Disse tre forhold underbygger i høj grad nødvendigheden af en visuel og strukturmæssig opstramning samt i nogen grad ændringer af det indholdsmæssige. Min oplevelse af at surfe på intranettet er identisk med den brugerne har dagligt. Samtidig er der naturligvis forhold som ikke er afdækket ved den valgte metode, da jeg ikke kan vide hvilken information eller dokumenttype samtlige FRVs medarbejdere måtte have brug for. Dette afdækkes af anden vej – gennem daglig dialog, møder og spørgeskemaer (se kapitel 3). Helt overordnet kan man konkludere at problemerne med NEPTUN falder i følgende kategorier: • Uhensigtsmæssig struktur • Utilfredsstillende features – særligt mht. Nyheder, Søgning og Dokumenthåndtering • Indholdet for indforstået på forside og øverste niveauer • Uensartet design • Manglende dynamik Det vil være naturligt at fokusere på sikring af blandt andet disse forhold i den nye løsning. Opbygningen af en intranet governance struktur er helt klart nødvendig.

2.2

Status på initiativer i FRV

Arbejdet med strategiske indsatsområder blev igangsat i 2007 med Flagskib 1, Den Blå Førertrøje og Imageprojektet. Som en udløber heraf blev bureauet Peoplenet i 2008 bedt om at komme med et bud på dokumenthåndtering i Sharepoint. I dette afsnit opsummeres erfaringerne fra henholdsvis projektet Internationale engagementer og projekter (tidligere Den Blå Førertrøje) i underafsnit 2.2.1 og det afsluttede samarbejde med Peoplenet i 2.2.2. Enheden IT-infrastruktur har også iværksat et eget initiativ som er medtaget her i underafsnit 2.2.3. Det er væsentligt for en god samlet løsning at alle lokale initiativer samles op og at læringen inkorporeres i den nye medarbejderportal, hvis ambitionen om én fælles indgang til alle interne informationer, dokumenter, værktøjer og workflows skal opfyldes. 2.2.1

Internationale engagementer og projekter

Internationale engagementer og projekter er et projekt som har til formål at samle op på og systematisere videndelingen omkring de mange internationale samarbejder FRV indgår i. Der foreligger en koncernfælles beslutning om at inter- og intranetløsninger skal baseres på Sharepoint. Derfor blev der udviklet et websted på platformen MOSS 2007 til understøtning af projektmålet. Webstedet indeholder informationer om Farvandsvæsenets internationale engagementer, herunder en rejseoversigt for medarbejdere og informationer om en række projekter. Det er bygget ved hjælp af de eksisterende templates i MOSS.

9


Relancering af intranet på MOSS 2007

Thomas Christensen (THC) har været projektleder og oplyser at han i kraft af sin rolle som siteadministrator har oplevet visse begrænsninger i MOSS. Det er hans erfaring at systemet grundlæggende byder på rigtig mange muligheder men der skal videreudvikles på eksisterende, da der er behov for en forbedring af dokumenthåndteringen og søgefaciliteterne. I forbindelse med sidstnævnte har det eksempelvis været nødvendigt med udvikling af resultatvisningssiden så det blev muligt ikke kun at se en liste med dokumentnavne men også at åbne dokumenterne og redigere dem. Den løsning man indtil nu har gjort brug af skal finjusteres for at opnå et tilfredsstillende færdigt resultat. En anden erfaring vedr. søgefaciliteterne er at man skal kende systemets krinkelkroge og vide at selv om der er mulighed for at oprette dokumentbiblioteker for hvert enkelt site – eller underside – så er det mest hensigtsmæssigt at oprette ét fælles dokumentbibliotek for alle undersider/faner for ellers er søgning umulig… Det er altså afgørende at der tilknyttes (eksterne) programmører som kan bistå med udviklingen af systemet så det kommer til at matche organisationens behov. De løsninger der er udviklet for webstedet Internationale engagementer og projekter har Thomas lavet med konsulentbistand fra Peoplenet. Oplevelsen i den forbindelse er at samarbejdet ikke forløb optimalt. Det havde været rart med bedre vejledning og lidt proaktiv handling på nogle af de problemstillinger der har været dukket op. Måske er det vilkårene når man ikke har kunnet stille en samlet opgave fra starten og derfor må stille mange delspørgsmål undervejs, men det har givet anledning til nogle ærgelser. Der er udarbejdet et tracking dokument2 i forbindelse med erfaringerne fra arbejdet med MOSS hvor ændringsønsker til webstedet er anført sammen med angivelse af prioritet, personkilde, type og status. Dokumentet indeholder også en estimatkolonne hvor man evt. kan plotte mandskabstimer ind. Ønskerne (i skrivende stund 35 stk.) vedrører som antydet overvejende tekniske forhold som kræver mandskabsressourcer til programmering. Pt. er de højest prioriterede: • • • • •

Forbedring af søgefunktionen. Der er problemer med overflødigt/obsolete-markeringen. Problemet er at den der sætter et dokument til obsolete ikke får tjekket det ind, så det er ikke obsolete hos andre. (Obsolete vil sige at det er ’usynligt’ i dokumentlisten) Frontpage åbner når man åbner nyt dokument fra MOSS skabelon. Problemer med æøå når man sender et link fra MOSS. Send reference til dokument. Systemet skal ikke operere med filnavne! Dokumenter skal gives in UID, som i rigtige dokumenthåndteringssystemer, og bruge denne i stedet for filnavn. I praksis skal man nok lave et system som internt i sharepoint genererer et unikt filnavn, da sharepoint jo inherently arbejder med filnavne. Der skal findes en løsning på hvordan man så skal linke til dokumenter.

Det fremgår at en tilfredsstillende løsning i MOSS i et vist omfang kræver tilpasninger– i alle tilfælde når det som her kommer til håndteringen af dokumenter. Nogen skal med andre ord sørge for at teknikken er i orden og det er en toleddet størrelse med både et programmeringsmæssigt og et strukturelt/funktionelt aspekt. Hertil kommer naturligvis selve indholdet og den plan der er lagt for webstedet.

2

Ændringsønsker til den blå førertrøjes MOSS site http://nautilus/sites/dbf/Documents/Mappe18793.xls, Thomas Christensen

10


Relancering af intranet på MOSS 2007

På grundlag af arbejdet med MOSS har Thomas således identificeret 4 roller3 som generelt er nødvendige at sørge for er udfyldt i forbindelse med drift af websteder på Sharepointplatformen: 1. Koordinator for hver enkelt MOSS-side (tovholder på undersider) - opdateringer og indholdsredigering 2. MOSS Master (webmaster) – vedligeholdelse og videreudvikling af den samlede struktur og funktionalitet (ikke indhold) samt brugeruddannelse 3. Drift – systemvedligehold/IT Hertil kommer specifikt for IA’s websted et punkt vedr. justering af strategi der indebærer en revurdering af den overordnede strategi. Status er i dag at rollen vedrørende og drift (3) er udfyldt. Webmaster-rollen (2) skal søges besat idet Thomas er overgået til andre projekter ligesom rollen angående indhold (1) heller ikke fungerer optimalt. Begge funktioner skal forankres i afdeling IA. Det anslås at webmasteren skal afsættes ½-1 dag ugentligt alene til de nævnte opgaver med dette projekts websted. Øverst på opgavelisten for webmasteren står pt. udvikling af rejsegodkendelser, brugeruddannelse og opdatering af brugervejledning. Desuden skal vedkommende sørge for at de højest prioriterede funktioner som nævnt ovenfor bliver udviklet. Indhold varetages af de koordinatorer der på hver enkelt underside (svarende til et specifikt internationalt forum) er angivet under Kontaktpersonoplysninger. Driften tilses af Jan Nickel/IT-infrastruktur. Strategien fastlægges af gruppen bestående af cheferne for FRV’s operative afdelinger samt evt. andre relevante medarbejdere udpeget af gruppens formand. Thomas har skrevet en brugervejledning til projektets websted hvor han indledningsvist påpeger at: ”MOSS er et meget åbent system, og der er mulighed for at kunne lave forholdsvis meget rod i systemet, hvis man gør noget forkert.”4 Vejledningen introducerer brugeren til webstedets opbygning, håndtering af dokumenter samt redigering af projektsider og områdesider. Det vil naturligvis være oplagt at tage udgangspunkt i eller bygge videre på denne i forbindelse med brugeruddannelse efter relanceringen af intranettet. Thomas fortæller også at han løbende introducerer medarbejdere til systemet og at nye medarbejdere der skal have adgang til webstedet i første omgang bliver tildelt læserettigheder. Først efter deltagelse i introduktionen tildeles skriverettigheder. Webstedet Internationale engagementer og projekter skal integreres i den endelig løsning for medarbejderportalen – enten i dens nuværende form eller en tilpasset. Dette afhænger af resultaterne på baggrund af arbejdet med udkast til wireframes og systemkrav mv. undervejs i intranetprojektforløbet. Det er i denne forbindelse meget vigtigt at der bliver taget stilling til webstedets struktur (primært dokumentstrukturen), og hvorvidt det skal udvides til skabelon for andre projektwebsteder på intranettet, eller om det skal laves om. Hvis det skal laves om så skal det afdækkes hvor meget arbejde dette kræver. 2.2.2

PeopleNet foranalyse og designdokument

PeopleNet har udarbejdet et PID-dokument der foreligger som udkast med navnet Projektinitieringsdokument for det ny intranet ’Komp@s’ og er dateret 14. februar 2008. Der er ingen bemærkninger til PID-dokumentet som udmærket opfylder formålet. 3

P 3-5 in Rammer for koordinering og videndeling af Farvandsvæsenets internationale engagementer - http://nautilus/sites/dbf/Documents/D2.doc, Thomas Christensen 4

P 1 in Vejledning i brug af MOSS, Internationale engagementer og projekter/ http://nautilus/sites/dbf/Sider/Default.aspx, Thomas Christensen, 17. februar 2009

11


Relancering af intranet på MOSS 2007

Opdraget til PeopleNet gik på at de skulle levere et oplæg til hvorledes dokumenthåndtering på intranettet kunne gribes an. Medio 2008 har PeopleNet fulgt op med levering af et designdokument som udgør slutrapporten på baggrund af en foranalyse og anbefalinger fra en nu opløst projektgruppe. Dokumentet er en foreløbig version og formentlig derfor uklart hvad angår den egentlige hensigt i nogle af afsnittene. I forhold til iværksættelse af et intranetprojekt mangler der detaljering vedrørende en lang række forhold såfremt man vil sikre hensigtsmæssig projektstyring og et positivt projektforløb. Blandt materialet fra PeopleNet ligger også et to-siders projektplandokument hvor der er anført en række aktiviteter som må antages at vedrøre den beskrevne fase 1. Der mangler dokumentation vedr. de enkelte aktiviteter og det vides derfor ikke i hvilket omfang de har været gennemført eller med hvilke resultater. Man kan dog gætte på afsnittet i designdokumentet vedr. brugerscenarier er baseret på de anførte interview. Under alle omstændigheder mangler her uddybning med minimum nedbrydning i arbejdspakker og udarbejdelse af faseplan. FRV har desuden modtaget tilbud på fase 1 vedr. den nye løsning til dokumenthåndtering fra PeopleNet dateret 24. juni 2008. Det anbefales at yderligere 2 tilbud indhentes fra SKIleverandører (i det omfang dette er muligt). En gennemarbejdet kravspecifikation og uddybning af beskrivelsen af de enkelte dele i tilbuddene kan forebygge ubehagelige overraskelser undervejs i projektforløbet som medfører timeafregning af konsulenttimer. Bemærk dog at dette i reglen ikke helt kan undgås. I Bilag 8.3 gennemgås de overordnede linjer i designdokumentet. For nemheds skyld følges dokumentets indholdsfortegnelse og særlige opmærksomhedspunkter er fremhævet i de enkelte afsnit. Konkluderende efterlader designdokumentet ønske om mere dybtgående undersøgelse af en række forhold. Særligt vedr. tekniske specifikationer, design, workflows og projektstyring generelt er der en række ting som FRV bør tage stilling til. Det fremgår af de enkelte afsnit hvor der bør sættes ind. Samtidig søger nærværende rapport dels at inkorporere de konstaterede mangler dels at pege på hvordan organisationen fremadrettet kan tage hånd om dem og andre ubeskrevne forhold (se kapitel 4 - Handlingsplan). 2.2.3

IT-infrastruktur

Ifølge IT Driftschef Michael Blohm Laursen har man i IT-infrastruktur afsat ressourcer i form af i alt 250 mandetimer til implementering af ny løsning til håndtering af afdelingens arbejdsgange og ikke mindst rettighedsstyring. Netop rettighedsstyring er i dag en stor udfordring som ikke kan løses i det eksisterende system. En af fordelene ved dokumenthåndtering i Sharepoint er at der kan gives læse- eller skriveadgang – dvs. rettighedsstyres. Rettigheder kan tildeles via active directory sikkerhedsgrupper, på enkelte sider (webstedstilladelser) og helt ned på webparts (sideelementer). Ud over dette fremhæves versionshistorik og skraldespandsfunktion som hensigtsmæssige. Der er mulighed for alarm fra systemet til den sideansvarlige når siden har været uberørt i feks. ½ år. Michael gør opmærksom på at man af hensyn til drift og processer i afdelingen ikke længere kan vente på resten af organisationen. Derfor er arbejdet hen imod en Sharepoint-løsning (jf. koncernbeslutning) nu påbegyndt. IT-infrastruktur har oprettet en indgang til intranettet på http://nautilus/Sider/Default.aspx hvor der foreløbigt er etableret et websted til IT - http://nautilus/sites/it-infrastruktur/Sider/Default.aspx. Det er klart at dette websted skal integreres i den endelig intranetløsning.

12


Relancering af intranet på MOSS 2007

For at sikre at IT-infrastrukturs websted og arbejdet med den fælles intranetløsning ikke kommer på tværs af hinanden og der opstår uhensigtsmæssige strukturer mv. er der indgået et tæt samarbejde. Første fælles oplevelse i denne forbindelse var et heldags MOSS-seminar hos IT-infrastruktur den 24. februar. Derudover afholdes løbende møder efter behov. Indholdsmæssigt findes der pt. følgende på IT-infrastrukturs websted: • Portrætter og navne på IT’s medarbejdere • Hyperlinks • Dokumenter vedr. hardware, software, it-sikkerhed, driftsvejledninger, dokumentation m.v. • Andre fælles dokumenter • Lister med brugervejledninger, manualer, opgaver, it-nyheder, arbejdsprocesopgaver, first-entry-support, telefonliste m.v. • Link til Neptun Afd. E • Link til FRV.dk Systemadministrator Jan Nickel fortæller at en almen betragtning blandt udviklere er at Sharepoint kan opfattes som et 80/20-system – dvs. det er 80 procent færdigudviklet og for at få detaljerne på plads er det nødvendigt med udvikling af applikationer svarende til 20 procent af den færdige systemløsning. Dette er naturligvis interessant at forholde sig til i relation til projektstyringen hen imod den nye intranetløsning. For ikke at komme ud i alt for omkostningstunge slutløsninger bør man i første omgang sigte imod en optimal udnyttelse af de muligheder som allerede er en integreret del af Sharepoint. Det er dog vurderingen at der vil skulle afsættes ressourcer til fortsat udvikling og drift. Opgavefordelingen i IT-infrastruktur svarer i dag til ca. 60% udvikling og 40% drift. Den fordeling kan meget vel passe for hjemmesider og intranet også. Læs mere under afsnit 3.2.6 Innovation og Analyse (IA). 2.2.4

Delkonklusion på status

Hvis man vil udvælge en afdeling som frontløbere i intranetprojektet så er Innovation og Analyse (IA) og herunder IT-infrastruktur velegnet – både grundet de IT-faglige og projektledelsesmæssige kompetencer men også de allerede erhvervede brugererfaringer. Intranetprojektet kræver samlet set stram styring. Det fremgår af afsnittet om PeopleNet designdokumentet hvor der blandt andet skal sættes ind. Afsnittene om Internationale engagementer og projekter samt IT-infrastruktur illustrerer nogle af styrkerne internt i FRV. Samtidig ligger heri nogle af de helt store faldgruber for projektet: Nemlig at den nye medarbejderportal ikke kommer til at følge en overordnet strategi og det derved bliver umuligt at vurdere hvorvidt portalen opfylder sit formål ligesom forankres i hele organisationen.

2.3

Cases

Dette afsnit er ment som eksempler på best practice og inspiration til processerne samt de valg der skal foretages undervejs i FRV’s intranetprojekt. De fire udvalgte cases baserer sig på seminardeltagelse, personlige møder, web konferencer og naturligvis afklarende mailkorrespondance – det havde været dejligt med et extranet i denne forbindelse. Intra2 er reelt en overordnet introduktion til hvordan en række virksomheder og deres intranetansvarlige har oplevet deres arbejde med intranet og Sharepoint/MOSS 2007.

13


Relancering af intranet på MOSS 2007

Casen om Udenrigsministeriet udgør et eksempel på best practice. Afsnittet kommer rundt om langt de fleste aspekter ved Udenrigsministeriets intranet og er beskrevet ud fra intranetenhedens vinkel. Her kan du læse om blandt andet ressourceallokering, tekniske valg, content design, brugeruddannelse og udviklingspotentiale. Udenrigsministeriet benytter MOSS 2007 og har integreret en række andre systemer samt applikationsudviklet efter behov. Intergraph-casen fortæller om intranet baseret på MOSS 2007 set fra en projektleders skærm i en stor international virksomhed med branchemæssig relevans for FRV. Her ses på hvordan det er at arbejde med projektrum, wikier mv. og hvad tidsforbruget for den enkelte medarbejder kan være. Casen om intranettet i Forsvarsministeriets departement er en kort præsentation af deres løsning som er baseret på en tidligere Sharepoint-version. Der opfordres til yderligere dialog i projektforløbet hvis det er hensigten af sikre ensartethed på tværs til understøtning af seneres koncernfælles intranetportal. 2.3.1

Intra2

Torsdag den 5. februar afholdtes Intra2 Netværksdag. Intra2 er et erfaringsnetværk om intranet og medarbejderportaler som faciliteres af Intracom Consult ved Mads Richard Møller. Netværket har 220 medlemmer der repræsenterer i alt 160 virksomheder fordelt over hele landet. Intra2 afholder erfa-møder, seminarer, workshops og netværksdage samt driver et medlemsekstranet med: • • • • • •

Adgang til materiale fra de Intra2 aktiviteter man deltager i Adgang til cases og oplæg fra tidligere arrangementer Intranet skærmdump fra medlemsvirksomhederne Profiler og kontaktoplysninger på alle medlemmer Adgang til Intra2 Dialog | Spørgsmål og svar mellem medlemmer Materiale fra alle Intra2s digitale erfaringsudvekslinger

På netværksdagen var der ca. 45 deltagere fra såvel offentlige organisationer som private virksomheder. Af den håndfuld jeg talte med og som også anvender Sharepoint var det meget forskelligt på hvilket stadie i udviklingsprocessen de befandt sig og hvilket formål de havde med op- eller udbygningen af deres intranetløsning. En del havde endnu ikke kortlagt deres organisations behov. Og mange havde allerede været længe undervejs uden at være nået frem til at kunne fremlægge egentlige resultater. Generelt blev MOSS/Sharepoint opfattet som et komplekst system der på en del områder adskiller sig væsentligt fra de content management systemer mange er vant til at arbejde med. Dette gjorde nogle forholdsvis usikre med hensyn til hvordan de skulle gribe migreringen eller udviklingen an. Nogle af de tekniske ting der blev drøftet var udfordringen omkring den manglende mulighed for at omdefinere noget der er oprettet – f.eks. ændre billede til tekstfelt – og det at udvikling efter sigende skulle tage tre gange så lang tid som normalt. En medarbejder fra it-afdelingen i en kommune med i alt 6000 ansatte fortalte at de havde forberedt flytningen til Sharepoint i 1½ år og endnu ikke var i nærheden af målet. De havde planlagt launch af deres hjemmeside inden sommeren og stod også over for fornyelse af deres intranet. Det fremgik ikke hvordan dette var organiseret men de havde oplevet at medarbejdere fra afdelingen havde søgt andre arbejdsudfordringer begrundet i problemer med Sharepoint, som de havde haft i 3-4 måneder. Så medarbejderen var lettere bekymret. Som planen forelå forventede it-afdelingen at bruge 2 måneder til migrering af 2500 sider baseret på et større antal medarbejdere til at løfte opgaven. De havde endvidere afsat 12-1500 timer til et kvalitetssikringsprojekt som gik ud på redigering af eksisterende tekster og opdatering af links plus billedtekster. Der var således tale om en

14


Relancering af intranet på MOSS 2007

kvalitetssikret migrering og ikke 1:1. Det var deres oplevelse at Word ikke er egnet til håndtering af tekster der skal ligge i Sharepoint og at det er nødvendigt at kopiere ind i Sharepoint via Notepad. Dette er en velkendt problemstilling. Hos en stor international advokatvirksomhed havde man været på Sharepoint 1 måned og de havde en hotline til leverandøren. Deres oplevelse var at organiseringen er på plads men platformen er svær at bruge. De var dog glade for platformens styrke hvad angår workflow og synes det var fint at alle kan oprette nyheder som de så har valgt at nogen skal godkende forud for publicering. De benyttede sig af leverandørerne GR3, Netkompagniet og ProActive og havde haft et forløb med fokusgrupper primo 2008, beslutning medio 2008 og launch primo 2009. De havde 4 personer tilknyttet de intranetrelaterede opgaver – dog ikke på fuld tid. Flytningen omfattede ca. 500 dokumenter i alt. På et forsknings- og undervisningsinstitut med 330 ansatte og et 2007-budget på 261 mio. kr. er intranettet i dag baseret på en Intranoteløsning. Sharepoint overvejedes om afløser fordi dette anvendes på store dele af resten af universitetet. Dog havde man svært ved at se fordelene ved en eventuel migrering. Der ønskedes stor vægt på brugervenlighed og der var usikkerhed omkring rettighedsstyring (i forhold til redaktørroller) der lod til at være svært at håndtere – de ville have brug for at få dette sat op af en leverandør. Hos et teleselskab havde man et velfungerende intranet på MOSS-platformen. Her var gode erfaringer med at lave web-tv og man var i fuld gang med at uddanne lokalredaktører. Dette var et led i en formaliseringsproces der også gerne skulle give redaktørrollen et statusløft – f.eks. i relation til interne jobopslag. Herfra anbefalede man at inddrage afdelingsledere i implementeringsstrategien og vise dem hvad man kan bruge intranettet til ligesom man ad denne vej også kunne involvere topledelsen. Intranettet hos denne virksomhed sås meget som en kulturbærende informationskanal under mottoet: ”While having fun….” Deres oplæg til formalisering af best practice lyder: • Få vedtaget en intranetstrategi og sørg for den bliver indarbejdet i jobbeskrivelsen for de pågældende medarbejdere • Udarbejd en politik for medarbejdernes brug af intranettet • Beskriv intranettet som et delmål for forretningstrategien Andre pegede på at man med fordel kan holde igen hvad angår punktet om politik særligt i starten hvor folk lige skal vænne sig til systemet og de mange muligheder. Endvidere pegede nogle på at det er vigtigt at indtænke strategisk kommunikation til alle medarbejdere og sørge for timingen er i orden. Desuden kunne det være en ide at koble rollen på en business case når det skal forklares hvad en intranet-leder laver og hvorfor intranettet er vigtigt. Sidst på netværksdagen diskuterede deltagerne bredt de mange roller intranetansvarlige må påtage sig og det blev forsøgt beskrevet gennem nye forslag til jobtitler såsom: • Projektleder • Orkesterleder • Spillende træner • Ambassadør • Diplomat • Netværker • Minister uden portefølje • Fredsbevarende styrke Samtidig skulle kompetencer omkring kommerciel/økonomisk indsigt og forretningsmæssig forståelse være på plads.

15


Relancering af intranet på MOSS 2007

Dagen afrundedes med at Mads Richard Møller slog fast at intranet overordnet betragtet handler om 10% IT og 90% organisatoriske forhold. 2.3.2

Udenrigsministeriet

Intranetleder Bernhard Nordentoft var vært for mit besøg i Udenrigsministeriet tirsdag den 10. februar hvor han præsenterede deres intranetløsning og organisation. Udenrigsministeriets intranet må siges at være særdeles veludbygget og det efterlader både et indtryk af godt visuelt design og en logisk struktur som på en gang tilgodeser den intuitive og organisatoriske tilgang. Dette resultat er opnået gennem overholdelse af best practice og der er derfor god grund til at dykke ned i Udenrigsministeriets indsats på dette felt for at se om FRV kan drage nytte af den viden som besøget gav adgang til. Parallellerne mellem FRV og Udenrigsministeriet er da også til at få øje på - begge organisationer har: • medarbejdere fordelt på mange forskellige tjenestesteder/lokaliteter • et generelt højt uddannelsesniveau blandt medarbejderne men også ansatte med begrænset skolegang • spredning på mange fagområder og aldersgrupper • udfordringer i form af satellitbåren kommunikation • fokus på nyheder og dokumenthåndtering • et forholdsvist højt sikkerhedsniveau • karakter af at være statslige myndigheder Der er i alt knap 2500 ansatte i Udenrigsministeriet hvoraf de 1000 har tjenestested i København, de godt 1500 er tilknyttet udenrigstjenesten og 500 er ikke-dansk-talende. Samtidig er der rotationspligt i ministeriet hvilket betyder at ca. 1/4 af medarbejderne skifter tjenestested hvert år. Der er 125 lokationer og repræsentationer i 88 lande. Dette medfører et meget stort behov for information fra og om Danmark og derfor er intranettet et højt prioriteret område, som der er afsat mange ressourcer til at vedligeholde og udvikle. Det årlige budget er på i alt DKK 8 mill. hvoraf de ca. 5 mill. går til abonnementsordninger og der er i dag beskæftiget 4 personer på fuld tid i intranetenheden. Opgaver omkring design, systemudvikling og brugertests er således outsourcet ligesom man køber sig til elektroniske presseklip fra Cision (nu Infomedia) og adgang til Ritzau for at kunne være helt opdaterede på nyhederne. Udenrigsministeriets intranet blev oprindeligt bygget i Sharepoint 2003 og man er så migreret til MOSS 2007 for 1½ år siden. Dette voldte lidt vanskeligheder omkring forsidedesign som der har været udviklet en specialløsning på fordi 2003-versionen ikke bød på en god løsning. 2007-versionen indeholder dog layoutforslag. Bernhard vurderer disse skins kan benyttes med fordel hvis man ikke allerede har en designløsning, der vækker genkendelse hos brugerne og matcher organisationens behov. I forbindelse med migreringen til MOSS 2007 brugte intranetenheden ½ år på udvikling og ½ år på selve flytningen. Udenrigsministeriets intranet har ca. 4300 danske sider og 400 engelske sider på den selvstændige engelske version. Man flyttede ikke alt indhold 1:1 men kvalitetssikrede og revurderede siderne etapevist i de enkelte afdelinger. Se gengivelse af niveau 1 i den nuværende struktur i Bilag 8.4 – men bemærk at enkelte områder på Udenrigsministeriets intranet har en ret dyb struktur og er på 12-14 niveauer. Intranetenheden har i relation til hierakiet søgt at optimere usability gennem en balance mellem det at tilgodese organisatoriske forhold såvel som brugernes intuitive tilgang til intranettet. Teknisk baserer ministeriet sig i dag på 2 MOSS front end servere, 1 Index server og 1 SQL server til hosting af intranettet. Der tages backup af samtlige data en gang i døgnet.

16


Relancering af intranet på MOSS 2007

Den absolutte killer-applikation er flyttesystemet: Hele den ovennævnte årlige medarbejderflytning foretages på intranettet som både ’suger’ og distribuerer data mellem de øvrige IT-systemer i ministeriet. Denne funktionalitet udvikles til stadighed. Det er Delegate der leverer udvikling og tilpasning af applikationer m.v. En gang årligt udføres der brugertest ved bureauet UserMinds som har kernekompetencer inden for brugerdreven udvikling og usability. Forinden udvælges hver gang et særligt fokusområde som en afgrænset brugergruppe bliver bedt om at respondere på. Forside- og undersidedesign er udviklet af designbureauet 1508. Se kopier af screen dumps af forsideelementer i Bilag 8.5. Forsiden er grundlæggende bygget op af tre kolonner hvor den venstre er fælles for alle, den i midten er segmenteret - med et enkelt kampagnefelt øverst - og den højre er dedikeret femsproget ordbog (leveret af ordbogen.com), kampagnefelter (der kan være billede eller tekstfelt og hvor der er mulighed for at ændre baggrundsfarve) og genveje (som også i nogen grad kan tilpasses af den enkelte bruger). Allerøverst på siden er Logo, MySite, Indtast søgeord og Find medarbejder. Øverste bjælke giver adgang til fem nøje udvalgte hovedområder Nyheder og Begivenheder, Redskaber og Vejledninger, Organisation, Medarbejderforum samt Dokumentation. Helt til højre i bjælken findes også adgang til English, UM.DK og Værktøjskassen (hvorfra der er adgang til at redigere siden, oprette websteder mv.). Kampagnefelterne tjener dels det formål at variere sitets fremtræden så det fremstår dynamisk og dels er her mulighed for at trække særligt aktuelle projekter eller undersøgelser frem i lyset. Det har også betydning i forhold til udnyttelsen af hele skærmfladen idet øjet naturligt søger mod venstre i skærmbilledet så variationen bliver her en måde at fange opmærksomheden på i forhold til de normalt mindre sete områder på skærmen. I modsætning til de fleste andre undersider er MySite mindre detaljerig og ikke ret anvendt endnu. Ambitionen er at den skal udvides med adgang til applikationer og historik i forhold til ansættelsessteder samt flere andre detaljer omkring f.eks. hvem der er chef til den pågældende medarbejder. Detaljerne kan hentes automatisk hvis man får opsat filtre der kan sortere yderligere i nogle af HR-databaserne. I dag er elementerne her: Et tastselv felt, Detaljer og Organisationshieraki der begge automatisk henter data fra HRdatabaser, Til fælles med dig, Medlemskaber og Hyperlinks. Det er værd at bemærke at søgeresultaterne der fremkommer ved brug af Indtast søgeord har såkaldte Best bet øverst i resultatlisten. Hver 14. dag tjekker intranetafdelingen indtastede søgeord og foretager en manuel sortering af resultaterne med mærkning af de mest relevante som Best bet. Dette for at sikre at medarbejderne får nem adgang til nyeste og mest informative dokumenter. Når det ikke længere skønnes nødvendigt kan mærket også tages af igen. Muligheden for at segmentere i midterkolonnen er også rigtig spændende idet man her har tilpasset indholdet til den enkelte brugers behov og dermed undgår redundant information som ingen har nytte af. Ovenfra og ned findes her nyheder fra henholdsvis grupperne Afdeling, Lokalitet, Ritzau samt Dagens presseklip. Presseklippene er også segmenteret for hver enkelt afdeling baseret på en række nøgleord. Dette er en del af løsningen fra Cision. Genvejene kan i nogen grad tilpasses af den enkelte bruger ved valg af Rediger genveje får man adgang til en oversigt over Egne valg, Forslag og Tvungne. Generelt for forsiden er det elegant at man kan lukke og åbne webparts/sideelementer alt efter ønske. Dette er standard MOSS. Ved næste login er alle webparts dog åbne igen –

17


Relancering af intranet på MOSS 2007

for at sikre man ikke får overset vigtig information. Skulle der komme nyt indhold i en web part på forsiden mens den er lukket fremkommer der en alert i web partens titelfelt. Der er i hele designet for både forside og undersider (se eksempler i Bilag 8.5) lagt vægt på tekst med meget få billeder for at ikke at kompromittere downloadhastigheden, der kan være et problem for brugere som er afhængig af satellitmodtagelse. Endvidere har Udenrigsministeriet valgt en One Login (også kaldet Single Sign On (SSO)) løsning som de klart anbefaler. Ud fra ideen om intranettet som den primære interne kommunikationskanal må det også siges at give endog meget god mening. På den vis tvinges medarbejderne så at sige til at følge med i – eller i det mindste skimme – nyhederne dagligt, hvis de ikke af sig selv opsøger informationen. Særligt i en etableringsfase må dette siges at være en nødvendighed for at få opdraget brugerne til at benytte sig af de nye muligheder. Der afholdes løbende redaktørkurser for sædvanligvis 10-12 medarbejdere pr gang. Her instrueres i oprettelse af sider, indtastning af metadata og mere avancerede funktioner for de dygtigste. Alle medarbejdere har rettigheder til at redigere og lægge tekster op samt oprette sider. Nogle repræsentationer har endvidere bygget egne websteder under intranettet. Det var af denne årsag ikke uden en smule nervøsitet at man i intranetafdelingen imødeså relanceringen tilbage i 2007. Uroen beroede selvfølgelig på om denne frihed ville medføre rod i strukturen eller publicering af indhold som af den ene eller anden årsag ikke var egnet til intranettet. Det har imidlertid vist sig overhovedet ikke at være noget problem – brugerne har udvist en vældig god disciplin, hvilket i virkeligheden også afspejler den generelle kultur i Udenrigsministeriet. Indholdsmæssig aktualitet sikres gennem alert-funktion, hvor brugeren (dvs. den forfatter eller det kontor som står angivet nederst på hver underside) promptes halvårligt medmindre der har været opdateringer i mellemtiden. Brugeren skal så selv sørge for at tjekke at siden endnu er ok og opdatere hvis relevant. Sidst omkring funktionalitet har Udenrigsministeriets medarbejdere stor gavn af projektrummene som er i MOSS standard konfiguration. Desuden har intranetteamet selv senest implementeret Nintex til afløsning af workflow i MOSS. Nintex er en Sharepointadd-on der kan blandt andet kan bruges til design af nye og bedre arbejdsgange vha. en simpel drag-and-drop-funktionalitet i browseren så der kan spares programmeringstimer. De enkelte it-medarbejdere kan selv udføre dette hvilket skulle resultere i genbrug af arbejdsprocesser og øget overblik. De 5 bedste ting ved Udenrigsministeriets intranet er ifølge Bernhard og intranetteamet selv: • Web-tv’et introduceret i efteråret 2008 – en klar succes hos medarbejderne • Struktureret nyhedsformidling – fælles, segmenteret, medieovervågning, personlige links • Levende user content – virker selvom alle kan oprette sider m.v. grundet den store disciplin • Forretningsunderstøttende – digitalisering, effektivisering, global videndeling, distribution af informationer • Manuel søgeoptimering – best bet, søge scopes (søgning inden for afgrænset område), autorative sites (tvinger brugeren til at se bestemt site når bestemt ting søges)

18


Relancering af intranet på MOSS 2007

Den 5. marts vandt Udenrigsministeriets intranetprisen for årets bedste intranet på IntraTeam Event 2009 –Danmarks største konference om intranet og portaler. De kom ind lige foran COWI som ellers er med på Nielsen Norman Groups liste over verdens 10 bedste intranet i indeværende år5. Til grund for bedømmelsen lå flg. vurderinger: • • • • • • • • • •

Formålet underbygger forretningsstrategien og ledelsen bakker op via budgetter. Aktiv statistikbrug til udbygning og forbedring af intranettet. Fremtidsplaner i form af fortsat arbejde med øget integration af øvrige IT systemer, E-blanketter, find ekspert, digitale MUS-samtaler, video, dynamisk organigram, mobil adgang, søgeoptimering samt fjernundervisning. Brug af workflow til de mange årlige flytninger. Integration til andre systemer - medarbejdere kan linke til andre systemer og se deres resterende feriedage. Brug af rollepersonalisering til at samle informationer om at rejse, flytte og starte som ny medarbejder. Brugervenlighed – søgestatistik anvendes til løbende forbedring af søgningen og fund af ”Best bets”. Søgningen er sprogopdelt så man kun søger på det sprog, man ønsker resultater fra. Politik for hvad der kommunikeres på de enkelte medier og fælles redaktionsmøder mellem personaleblad og intranet for at koordinere kommunikationen. Brug af RSS til nyheder fra Ritzau Governance - Udenrigsministeriet sender en mail til de redaktører, der har indhold, der ikke er opdateret i seks måneder. Der er en kultur i Udenrigsministeriet, der gør at det også virker. Udenrigsministeriet inspirerer andre redaktører ved at vise andres gode eksempler. Debat, blogging og wikier – der blogges i en vis grad og bruges lidt wikier. Der er dog ingen debatmoderator.

De områder der evt. kunne udvikles i højere grad er: • • •

Samarbejde og videndeling – ingen kan se en medarbejders kalender direkte, når der er søgt på en kompetence og man kan ikke se om medarbejderen er online Billedbrug – begrænset grundet download hastighed hos oversøiske lokationer, særligt Afrika. Dialog – man kunne f.eks. forestille sig en "Spørg ledelsen"-funktion.

Det sidste har dog været forsøgt af intranetteamet uden den store succes idet medarbejderne er tilbageholdende med kritik eller spørgsmål, fordi de er karrierefokuserede, og de fleste ser for sig, de skal være i organisationen i mange år. 2.3.3

Intergraph

Intergraph har i løbet af sine 40 år på markedet positioneret sig som en førende global leverandør af geospatiale (GIS) løsninger. Hovedsædet ligger i Huntsville, Alabama, USA, og virksomheden har kontorer i 60 lande. Der er knap 4000 ansatte på verdensplan og omsætningen i 2007 var på 725,3 millioner dollars. Aktiviteterne er fordelt på de to divisioner Security, Government & Infrastructure (SG&I) og Process, Power and Marine (PP&M). De udvikler løsninger inden for blandt andet områderne Ship engineering and design, Ressource, infrastructure and facilities management samt Geospatial data collection and management. 5

Intranet Design Annual 2009: Year's Ten Best Intranets, Nielsen Norman Group

19


Relancering af intranet på MOSS 2007

GIS-løsningerne anvendes til opgaver inden for beredskab, ledningsregistrering og digital forvaltning. Intergraphs software og geospatiale teknologier bruges til at organisere store mængder kompleks data og omforme information til forståelige visuelle fremstillinger - så beslutninger kan træffes på et bedre grundlag. Softwaren gør eksempelvis Intergraphs kunder i stand til hurtigere at træffe operative beslutninger, som er afgørende for millioner af menneskers sikkerhed og velbefindende over hele verden hver dag. Nøgleordene er effektivitet og brugervenlighed. Kunderne består af regeringer og industrigiganter, transport- og kortlægningsselskaber, projekterings-/konstruktionsfirmaer og ejere/operatører, nationale og lokale myndigheder, skibsværfter, producenter, forsynings- og kommunikationsselskaber, forsvars- og efterretningsorganisationer og mange flere. De har alle et behov for at forbedre administrationen af deres aktiviteter og sikre deres infrastruktur. Intergraphs teknologitunge forretningsfokus på bla. GIS-løsninger og sikkerhedsydelser gør virksomheden interessant i forhold til Farvandsvæsenet. Det er heller ikke uvæsentligt at medarbejdersammensætningen er sammenlignelig med FRVs og at man i høj grad arbejder tværnationalt og projektbaseret. Det er også interessant at Intergraph sælger software til brug på intranet-/internetsider hvor kort er indeholdt – f.eks. temakort med fyrtårne eller lignende. Interaktive kort kan være med til at sikre dynamik og dermed motivere webbrugerne. Fredag den 27. februar talte jeg med Projektleder Finn Tram Olsen fra Intergraphs danske del af divisionen SG&I. Han fortalte at arbejdet i virksomheden er inddelt i regionssiloer og at man i Danmark blandt andet har ansvaret for public safety – herunder GIS software. Hele organisationen er præget af at have et relativt veluddannet personale og de 30 ansatte i Danmark repræsenterer følgende fagområder: Ingeniører, landinspektører, anden IT uddannelse, og anden administrativ uddannelse. Aldersspredningen er 22 – 55 år. Finn leder projekter med virtuelle teams hvor deltagerne er fordelt over mange lande. I relation til hans MOSS-rolle er han oprettet som superbruger på en specifik sti. Fordi vi talte sammen via web conference værktøjet Interwise havde jeg adgang til at se Finns workspace. Vi konstaterede sammen at han kun har adgang til de for ham relevante dele af Intergraphs intranetportal. Dette betyder i praksis at han kun kan se disse relevante dele af portalen og f.eks. ikke kan klikke sig ind på webstedet for afdelingen Finance. Dette er kendetegnende for Sharepoint og en illustration af hvordan tildelingen af rettigheder kan komme til udtryk hos brugerne. Finns eget websted SG&I DK Projects er opbygget fra bunden over et års tid men det tager ham ikke mere end ca. 2½ time at oprette en enkel projektspecifik side med bl.a. nyheder, projektforum, kalender og fejlrapporteringsside. De projektspecifikke sider har hver omtrent 15 brugere. Alt i alt anvender han omkring 2 timer ugentligt til indholdsredigering og 2 timer månedligt på strukturen. Udover de projektspecifikke sider har Finn desuden oprettet sider til billeder af events, kunder, kundeinstallationer, kalender for de forskellige lande, forklaring af helligdage mm. Bilag 8.7 illustrerer galleriet Customer installations som er en underside til SG&I DK Projects. Det er muligt at indtaste en række metadata som man selv har opstillet kriterierne for her såvel som i f.eks. dokumentbiblioteker. I Bilag 8.7 kan du også se eksempler på dels den interne side for Viking-projektet og dels den eksterne (svarende til en extranetløsning). Som det fremgår byder MOSS 2007 på funktionaliteter der understøtter projektstyring med hensyn til f.eks. allokering af medarbejdere til faser og arbejdspakker samt til statusmeldinger. Projektsiderne indeholder også nyheder, kalender, dokumentbibliotek m.v.

20


Relancering af intranet på MOSS 2007

Samtlige sider er lavet out of the box og er alt i alt meget standard. Så der er på dette niveau ikke brugt ekstra ressourcer på udvikling. Når Finn eksempelvis vil tilføje nye brugere (måske en ekstern samarbejdspartner) beder han den centrale webmaster om at oprette vedkommende hvorefter han så kan tilføje personen som bruger af hans eget site. Han underviser ikke sine brugere men nyansatte medarbejdere introduceres til systemet fra centralt hold. Da kollegaer og samarbejdspartnere – redaktører og projektledere - er teknologivante brugere vurderer han yderligere uddybninger er unødvendige. Vedrørende dokumenthåndteringen som er en tungtvejende feature har man valgt at håndtere kodetekster i et andet system specielt til versionering af kode, mens eksempelvis testplaner og brugerdokumenter lægges ud via Sharepoint. I andre lande har man desuden valgt en Project serverløsning til backbone for dokumenthåndteringen men ikke i Danmark hvor man holder sig til Sharepoint. Det vides ikke om Sharepoint evt. kan integreres med Project serverløsningen, der vist i sig selv kan opfattes som et lidt rigidt system med øget administration til følge. Sikkerhedsmæssigt benytter Intergraph sig af en single sign on (SSO) løsning til deres intranet samt underliggende websteder og har rettighedsstyring via brugerhierakiet. Så vidt vides har der ikke været gennemført usabilitytest af Intergraphs company intranetportal og den danske del har i alle tilfælde ikke været testet. Der er ikke udarbejdet en politik for brugen af intranettet og medarbejderne er i realiteten alene begrænset af deres rettigheder. IT-gruppen har skrevet en intranetstrategi med vision og mål men projektsites og andre undersider er ikke medtaget i denne. Vi talte om hvilke funktionaliteter Finn oplever virker godt og han pegede på følgende: • Det er smart at man kan checke dokumenter ud og låse dem mens man reviderer dem. • Godt at det er så ufatteligt hurtigt at lægge nyheder på – det gør systemet super til korridorsnak. Nyhederne ryger ikke i arkiv når de udløber men kunne måske sættes op til det. • Wiki’er er også gode til erfaringsudveksling – alle kan skrive, læse og slette. Finn har f.eks. oprettet en kulturside som en wiki. Funktionen [[etellerandetlinknavn]] opretter link og underside automatisk. • Godt med billeder på projektportal fordi deltagerne aldrig har mødt hinanden. Bygget ved hjælp af Picture library og listen Libraries. • Man kan vælge modify views og dermed tilpasse sidevisningen til det behov man har. • Abonnementsfunktionen virker godt og det er rart at modtage segmenterede mails når der er lagt nye informationer på. Med hensyn til abonnementsfunktionen kan man spørge om ikke intranettet netop burde erstatte eller bremse op for mailstrømmen. Det viste sig at Finn egentlig kun logger på nogle af siderne når han får mail om nye tiltag der, så derfor er funktionen vigtig for ham. Brugen af billeder kan i nogle tilfælde være et issue i forbindelse med download på fjerne lokaliteter hvor man er afhængig af satellitbåren kommunikation. I praksis er dette ikke tilfældet hos Intergraph som har en udmærket intern forbindelse mellem deres sites. Vi talte lidt videre om andre måder at styre dokumentflowet i organisationen på og havde i den forbindelse MS Groove oppe at vende. Groove er et samarbejdsværktøj som kan bruges til fildeling og har instant messaging. Det er værd at undersøge om MOSS tilbyder instant messaging eller kan integreres med andre løsninger såsom Messenger. Mange (især it-folk) er nemlig glade for at bruge instant messaging til en hurtig afklaring af konkrete spørgsmål eller indhentning af oplysninger fra chef og kollegaer. Finn bekræfter at man hos Intergraph benytter Skype rigtigt meget og MS Messenger i lidt mindre

21


Relancering af intranet på MOSS 2007

omfang. Hans oplevelse er at voice/conference er meget bedre i Skype end det er tilfældet for andre produkter og mange af hans projektmøder holdes ved hjælp af web conference værktøjet Interwise eller Skype. Som Finn udtrykker det er der ufatteligt mange måder at sætte MOSS 2007 op på og et godt råd er at gøre sig klart hvad man vil kommunikere inden oprettelse af sin portal. Budskabet i dette system er nok indhold snarere end form. Derfor peger Finn på at Sharepoint som portalløsning egentlig kræver at man forsøger at gøre mere ud af den visuelle fremtræden af hensyn til brugervenligheden i forhold til mindre teknologivante brugere. MOSS 2007 har skins som i nogen grad kan bruges til at tilpasse den visuelle fremtræden. Endelig kan det anbefales at være meget bevidst om at få dannet et hierarki – så der fremkommer en logisk brødsti. Det gode ved oprettelsen af projektsites er at de giver bedre mulighed for interaktion og dette giver – i teorien – øget ejerskabsfølelse og samhørighed hos projektdeltagerne. Dog bør sidens ejer/redaktør fra tid til anden opfordre deltagerne til at bruge sitet og placere en artikel. Som Finn siger er det ”ikke nemt - der er ikke tid i hverdagen, så ingen uploader information, og er der ingen ny information at hente, ja så bruger man ikke portalen - så det er en ond cirkel der er svær at få bugt med.” En måde at håndtere dette på er at have sitet med på agendaen for projektgruppemøder og slå på at alles viden er relevant og interessant. 2.3.4

Forsvarsministeriet

Nedenstående om departementets intranet bygger på information fra møde tirsdag den 3. marts 2009 med webmaster i Forsvarsministeriet Eva Lillian Hansen. Der er ca. 140 medarbejdere i Forsvarsministeriets departement. Samtlige medarbejdere har adgang til alle undersider og rettighed til at redigere. Se eksempel på underside i Bilag 8.6. Flere grupper har desuden teamsites. Alt i alt har dette været enkelt at håndtere da systemet er enkelt at arbejde i. Der er endvidere valgt en single sign on-løsning så intranettet starter automatisk sammen med Outlook, når medarbejderne logger sig på. Forsvarsministeriet flyttede til platformen Sharepoint 2003 juli 2008. Migreringen foregik i dialog med kontorerne om behov, opdatering og ændringer i indhold og struktur. Da det nye intranet var klar, blev der afholdt et gå-hjem-møde i kantinen for alle medarbejderne, hvor den nye løsning blev præsenteret. Dette foregik i kombination med en alle-mail med introduktion af features og forklaring af dokumenthåndtering. Feedbacken Eva har modtaget fra medarbejderne har været positiv. Forsiden på Forsvarsministeriets intranet er bygget op i fire kolonner. Se Bilag 8.6. Der er ingen personaliserede elementer, så informationen er af generel karakter og ikke rettet specifikt til den enkelte medarbejder. Første kolonne til venstre indeholder elementerne Indhold øverst, derunder Andre intranet og nederst Nyttige links. Indhold udgør i realiteten en art lodret menubjælke med en emnemæssig tilgang. Sidens anden og bredeste kolonne indeholder elementerne Aktuel information og Ledige stillinger. Aktuel information er bygget i webparten Content Editor. Da al information der er aktuel for de fleste i departementet, bliver præsenteret på intranettet, er mængden af alle-mails reduceret betydeligt. Tredje spalte rummer Ugens sprogtip, Dagens møder i departementet og i perioder aktuelle kampagnefelter.

22


Relancering af intranet på MOSS 2007

I fjerde spalte er syv temafelter: Præsentation af medarbejdere i servicecentret, præsentation af medarbejdere i sekretariater og kontorer, kantinen, personalegoder, ugens konkurrence, kend din kollega samt tips & tricks. Der er undersider for hvert kontor med en oversigt over medarbejderne – med billeder og beskrivelse af deres arbejdsområder. Eva påtænker at afholde møder med henblik på at få kontorerne til selv at vedligeholde præsentationen af deres medarbejdere. Man kan ikke søge på den enkelte medarbejder og ej heller på kompetencer. En søgning som denne er pt. ikke teknisk mulig men i 2009 er planlagt implementering af søgeværktøj. Der har tidligere været forsøgt et debatforum. Eva overvejer at kombinere debatforum med quickpolls, så spørgsmål bliver fulgt op af debat. Formålet med intranettet i departementet er, at medarbejderne skal have let adgang til al information, der har betydning for deres arbejde. Intranettet skal desuden være grundlaget for videndeling og samarbejde. Konkurrencer, artikler om kolleger, kantinen o. lign. områder på intranettet giver sammenhold, motivation og arbejdsglæde. 2.3.5

Delkonklusion på cases

Samlet set viser historierne ovenfor at det er muligt at komme et godt stykke vej med de features som er out-of-the box i MOSS 2007. Dog er det tydeligt at applikationsudvikling er nødvendigt for at opnå et intranet der virker for medarbejderne med hensyn til både overskuelighed og funktionalitet. Det fremgår også af eksemplerne at governance er et nøgleord for den vellykkede medarbejderportal – en klar ansvarsfordeling er med til at give et godt resultat. Forudsætningen er tildeling af mandetimer på flere niveauer og på tværs af organisationen. I tråd hermed ses at det er af afgørende betydning at der afsættes ressourcer ikke kun til den nævnte udvikling i forbindelse med relanceringen men også til drift og videreudvikling. Ressourcer skal i denne henseende opfattes som både penge og tid i form af mandetimer. Graden af succes afhænger derfor meget af ledelsens opbakning.

23


Relancering af intranet på MOSS 2007

3 Den nye FRV-medarbejderportal I dette kapitel redegøres først for de opsamlede behov vedrørende features og indhold på den nye portalløsning. Dernæst introduceres til platformen MOSS og dens muligheder men også nogle af de udfordringer den kan byde på samt generelle systemkrav og integration med anden software. De to afsnit om MOSS og features munder tilsammen ud i kravspecifikationen til den nye løsning. Endelig vises udkast til wireframes baseret på de indkomne ønsker fra organisationen og kravspecifikationen under hensyntagen til almengyldige overvejelser om brugervenlighed.

3.1

Behovsscreening og features

I løbet af perioden 4. til 26. marts har der været afholdt møder med samtlige FRV’s afdelingsledere. Formen har varieret en smule alt efter ledernes ønske. I en enkelt afdeling har der således været møde med afdelingslederen alene mens det de i andre afdelinger blev foretrukket at inddrage yderligere ressourcepersoner. Et enkelt sted er der afholdt flere møder grundet et særligt presserende behov. Ud over at bidrage til den indledende kortlægning af afdelingernes behov og ønsker til den nye intranetløsning har møderne tjent til at åbne op for dialogen omkring intranetprojektet – første skridt i retning af synliggørelse og projektets forankring i organisationen. Forud for møderne modtog lederne et spørgeskema med angivelse af en række features (begrebet dækker her over såvel funktioner som indholdstyper senere i rapporten under Kravspecifikationen skilles de to) man kunne forestille sig var relevante for FRV’s nye medarbejderportal. På møderne gennemgik vi skemaet og de spørgsmål der var til det. Her præsenteredes også en række muligheder i MOSS ud fra slides med eksempler på websteder bygget i FRV og eksempler på intranet fra andre organisationer. Spørgeskemaet modtoges retur i elektronisk form en uges tid efter de respektive møder. Lederne havde her (efter inddragelse af deres medarbejdere) prioriteret de opstillede features, uddybet hvad de forstår ved de enkelte samt begrundet prioriteringerne. Endelig havde de tilføjet eventuelle andre ønsker. Ingen har kommenteret intranetprojektet i øvrigt. Samtlige udfyldte skemaer er vedlagt i Bilag 8.9. I afsnittene nedenfor beskrives kort dialogen med hver enkelt afdeling inden den samlede gennemgang af de indkomne besvarelser. 3.2.1

Direktionssekretariatet (DS)

Mødet med DS blev afholdt mandag den 23. marts og havde deltagelse af Lise Keller Madsen, Francis Zachariae, Vibeke Falkenstjerne, Maren Kaadt og Peter Nygaard. Et af hovedpunkterne i diskussionen var bloggen til synliggørelse af ledelsen som blev anset for en god ide. Vurderingen var at eftersom der er 10-12 personer i ledelsesgruppen må det være muligt gennem en art turnusordning at sikre bloggens dynamik og fremdrift. Et andet ønske var at organigrammet gøres klikbart og gerne med kobling til MySite. Det er i øvrigt efterfølgende blevet konstateret af DS slet ikke med på det nuværende intranet NEPTUN og altså ikke er medtaget under fanen Afdelinger. Et organigram vil selvfølgelig kræve at DS er beskrevet og har et sted til deres informationer på intranettet. Vedrørende upload af informationer blev der desuden spurgt ind til hvorvidt det er muligt at publicere samtidigt til intranettet og hjemmesiden. Således at f.eks. webmasteren kan sætte et flueben i de kategorier hvor en given artikel skal publiceres. Dette kan formentlig godt sættes op men skal undersøges nærmere.

24


Relancering af intranet på MOSS 2007

Mere generelt er afdelingen også opmærksom på at det vil være rigtig godt med extranetadgang for nye medarbejdere og f.eks. redningsfolk uden mulighed for opkobling hjemmefra. Endvidere skal klimamålene indarbejdes for så vidt angår nr. 4 og 5 der vedrører abonnementsordning og nr. 6 som angår ris og ros. Sidst blev der udtrykt ønske om at der tænkes i originale løsninger på medarbejderportalen og at FRV gerne skal have noget som er nyt og værdiskabende. Det kunne f.eks. være fint med konkurrencer og interaktive indslag. I denne forbindelse nævntes IA’s idebank med ugens bobler som væsentlig. 3.2.2

Center for Sejladsinformation (CfS)

På mødet med CfS torsdag den 19. marts deltog Dennis Anthony, Rikke Hartmann Pedersen og Stine G. Søndergaard. Brugervenlighed var meget i fokus og der blev talt om vigtigheden af hjælpetekster på webstederne. Desuden vendte vi integration med andre systemer for at opnå at medarbejderne får nemmere adgang til relevante værktøjer. En af de features der blev vægtet højest var dokumentflow og i den forbindelse diskuterede vi en evt. mulighed for at medarbejderne kan komme til at tjekke deres fleksstatus samt relationen til DeMars. Med hensyn til MySite var der overvejelser omkring hvorvidt søgeresultatet fra medarbejdersøgningen skulle adskilles fra denne. Umiddelbart kan dette ikke anbefales idet der hverken vil opnås større gennemskuelighed eller mindre vedligehold ad den vej. Desuden er blandt andet projektsider og søgning generelt højt vægtet af CfS. 3.2.3

Maritim Forvaltning og Policy (MFP)

Michael Skov repræsenterede MFP ved mødet tirsdag den 17. marts. Vi talte blandt andet om et muligt behov for integration med Captia. Med tanke på dette blev dokumenthåndtering i MOSS ikke prioriteret helt i top selv om MOSS egentlig opfattes som værende en god erstatning for fællesdrevet. Dokumentflow betragtedes som helt essentiel ligesom søgefunktionen og herunder medarbejdersøgningen. MFP anser det for meget vigtigt med en god søgefunktion som ønskes på linje med Google Desktop. Reservationer og Generelle nyheder var også blandt de features der blev opfattet som gode ideer. 3.2.4

Hydrografi og Maritime Data (HMD)

Torsdag den 19. marts blev der holdt møde med HMD ved Charlotte Wiin Havsteen og Palle Bo Nielsen. I HMD ser man funktionaliteterne omkring dokumenter og søgning som ret essentielle og med indlysende fordele for alle. Nyheder af både generel karakter og på afdelingsniveau sås også som vigtige redskaber til formidling af stort og småt.

25


Relancering af intranet på MOSS 2007

Det stod desuden klart at afdelingens øvrige højt prioriterede features var MySite, abonnementsfunktion, ordliste og reservationer. Vedrørende førstnævnte sås en mulighed for at komme til at kende til kompetencer som pt. ikke udnyttes. De tre næste betragtedes mere som servicefunktioner der vil lette medarbejdernes opgaveløsning og hverdag. Billeddatabasen har HMD også jævnligt brug for adgang til idet man ofte udarbejder præsentationer, skriver artikler og lignende, hvor det er påkrævet med et godt billedmateriale. 3.2.5

Drift og Beredskab (DB)

Mødet med DB ved Ivan M. Carlsson og Christian Kopp Pedersen blev afholdt torsdag den 19. marts. I DB betragtes dokumenthåndtering som væsentligt men der ses også en nødvendighed af at der kommer til at være ’personlige gemmesteder’. Disse kan eksempelvis udgøres af Mit Websted. Afdelingen mener også at en mere overskuelig struktur end på deres del af det nuværende fællesdrev er ønskelig. I denne forbindelse blev søgefunktionen fremhævet som meget afgørende for afdelingen. Et godt dokumentflow vil være en stor lettelse for DB’s mange ansatte rundt omkring i landet. Ligesom segmenterede nyheder er utroligt relevante og en god hjælp for DB – igen på grund af de mange medarbejdere på forskellige lokationer. Abonnementsfunktionen ses ligeledes som ret vigtig grundet medarbejderne med 2-delt tjeneste. 3.2.6

Innovation og Analyse (IA)

Afdeling IA ved Omar Frits Eriksson præsenterede sig selv og fortalte om deres arbejde på FRVs temamøde torsdag den 26. marts. Her blev det blandt andet tydeligt at der i den nye intranetløsning bør indtænkes en idebank til opsamling af afdelingens egne men også hele resten af FRVs ideer. Thomas Christensen fremlagde desuden projektmodellen spin-onwheel der kan være interessant for styringen af de udvalgte projekter og en evt. projektportal som en del af intranetprojektet. Første møde med Innovation og Analyse (IA) som jf. den seneste organisationsændring også indbefatter IT-infrastruktur fandt sted onsdag 4. marts. De tilstedeværende var Omar Frits Eriksson, Birger Lind, Michael Blohm Laursen, Jan Nickel, Rikke Hartmann Petersen, Dennis Anthony og undertegnede. Det er essentielt med dialog for at undgå uhensigtsmæssige knopskydninger og forsinkelser i det overordnede intranetprojekt. Mødet tjente derfor til at få gang i samarbejdet, diskutere fremgangsmåder og tale projektforløb mv. IA og IT-infrastruktur har et presserende behov for at komme over på den nye platform. Dette er begrundet i styringsmæssige problemer der ikke kan håndteres i det eksisterende system og som har til følge at blandt andet excel-ark udveksles på kryds og tværs uden mulighed for at sikre f.eks. versionering. IT-infrastruktur er derfor gået i gang med opbygningen af et websted til deres egen sektion. Afdeling IA blev oprettet i forbindelse med de seneste organisationsændringer og har endnu ikke fået oprettet sider på NEPTUN. Afdelingen har således ikke mulighed for at lægge informationer ud der. På mødetidspunktet havde IA i stedet en underside på Internationale Engagementer og Projekters websted. Dette er usmart af flere grunde – dels passer det ikke med organisationsstrukturen og dels kan det være vanskeligt at ændre i MOSS-strukturen når først indholdssiden er udbygget. Vi aftalte oprettelse af en wiki til IA som nu bruges som foreløbig base for afdelingens videns- og

26


Relancering af intranet på MOSS 2007

dokumentudveksling. Se Bilag 8.8 for dumps fra IA’s websted. IA er opmærksom på evt. at skulle starte forfra når den nye løsning implementeres idet sandsynligheden for at kunne integrere webstedet i den nye struktur er forholdsvis lille. Det er IA’s opfattelse at der er flere lag i intranetprojektet dels er der noget med cms og dels en indholdsdel. Desuden vil der være tale om et faseopdelt projektforløb. Dette er korrekt for så vidt at strukturen er nødt til at være nogenlunde fastlagt inden indholdet lægges på. Der er så at sige brug for en overordnet strategi så vi kender målet. I den forbindelse talte vi om at det er væsentligt at være opmærksom på at opstille succeskriterier vedrørende eksempelvis: • Svartider • Målbarhed – f.eks. vedr. i hvor høj grad portalen anvendes og reduktion af mailmængden hhv. mængden af vedhæftede filer • Behovsbaseret – dvs. intern kommunikation og videndeling • Søgefunktionen – der skal matche Googles! Der fremkom i øvrigt flg. ideer: • Videoklip – streamede temamøder • Skabelon for dem som er uvante med IT • FRV-TV leveret af Arkena – Forsvaret har i øvrigt deres egen tv-kanal her kunne FRV have sendetid. Det er formentlig Forsvarets Mediecenter som står for dette. • FRV har behov for en idébank – vurderingen af de indkomne idéer og en evt. iværksættelse hører i sagens natur under IA’s område (I mellemtiden er idebanken oprettet som postkasse på mailadressen innovation@frv.dk) • Extranet så f.eks. andre end FRV’s medarbejdere kan tilgå projektwebsteder • Rejseoversigt/kalender så det er muligt at se hvem der er hvor og hvornår Den 26. marts afholdtes endnu et møde med deltagelse af Michael Blohm Laursen, Jan Nickel, Thomas Christensen og Hans-Erik Czajkowski. På dette møde blev featuresskemaet gennemgået. Dokumenthåndtering blev her diskuteret livligt fordi IT-infrastruktur kan se mange ting i relation til dette. Først og fremmest så man en variation i behovet for dokumenthåndtering knyttet til hvilken webstedstype der er tale om. Projektwebsteder vil formentlig have større behov for denne funktionalitet end andre typer. Dokumenthåndteringen opfattes desuden som et alternativ til fællesdrevet. Rettighedsstyring er i denne henseende meget vigtigt for afdelingen fordi der er behov for at visse afdelingsspecifikke informationer holdes skjulte – det kan f.eks. dreje sig om dokumenter vedr. licenser. Der skal også være en skillelinje ind til MOSS hvad angår rå data og programmer som stadig skal ligge på drevene. Søgefunktionen spiller også en stor rolle her ligesom strukturen ses som yderst væsentlig med hensyn til at (gen)finde relevante informationer. Det blev anset for nøgle til succes at brugerne modnes til at benytte faciliteterne på den nye platform og gives forståelse for hvad der kan lægges op i hvilken kvalitet. Der blev peget på dokumentflow som et godt sted at starte i relation til brugerinvolvering fordi medarbejderne meget ofte vil have brug for og gavn af denne funktionalitet. Organisationen vil også kunne mærke en tidsbesparelse på dette område. Vedrørende søgefunktionen blev der - ud over at den skal være rigtig god i sig selv tænkt i at en søgning ned i Captia fra MOSS formentlig også vil være ret gavnlig. Det er dog siden blevet konstateret at dette ikke er muligt på trods af adgang til søgeværktøjet FAST Search grundet ekstern hosting af Captia. Projektsider prioriteredes højt idet der allerede er etableret projekter med egne websteder. Der blev talt om eksempelvis 2 niveauer hvor man på det ene kan forestille sig enkle

27


Relancering af intranet på MOSS 2007

projektsider for afgrænsede projekter og på det andet mere avancerede projektsider for større projekter ledet af it-vante projektleder o.a. Desuden så IA nyheder, abonnementsfunktion og MySite som væsentlige features. 3.2.7

Personale, Økonomi og Service (PØS)

Fredag den 13. marts blev der holdt møde med Agnethe Kirkegaard, Carsten Sommer og Preben Gramkov. PØS ser et stort behov for dokumentdeling og søgning i dokumenter samt hensigtsmæssig elektronisk blankethåndtering. Det eventuelle behov for integration med Captia blev vendt i samme ombæring. Afdelingen mente ikke umiddelbart integration er nødvendig. Konklusionen på dette var at spørgsmålet under alle omstændigheder må behandles som en selvstændig arbejdspakke i projektforløbet. Interne stillingsopslag blev bragt på banen idet afdelingen har et ønske om at håndteringen af de interne stillingsopslag på medarbejderportalen kommer til at køre via EasyCruit. Her må det afklares om der kan laves en integration med Easycruit. I denne forbindelse gjorde Agnethe opmærksom på at træk fra DeMars endnu ikke er mulig. PØS har en forventning om at MySite kan bidrage til et godt overblik over kompetencerne i FRV. Afdelingen støttede umiddelbart op om tanken om en emnemæssig tilgang fra forsiden og ikke en rent organisatorisk. Dette var i høj grad baseret på hensynet til nye medarbejdere. På indholdssiden ser PØS gerne at afdelingens store mængder af brugerrettet information indtænkes og at mission, værdier, organisation samt kerneydelser bliver synlige. Referater inkl. abonnementsordning og overblik over organisationens opbygning anses også for værende af afgørende betydning. PØS’s udgangspunkt i besvarelsen af det udleverede skema om features har været ”servicevinklen” – altså brugerorienteringen af deres mange udadrettede (men indadrettede i organisationen) produkter 3.2.8

Foreløbig konklusion på organisationens behov

I skemaet nedenfor vises prioriteringerne for de enkelte afdelinger hvor 1 skal ses som udtryk for et højt ønske og 10 anses for mindst nødvendigt. Angående udregningen af den samlede prioritering for FRV er værdierne for HMD’s vedkommende sat til 1 for Høj, 5 for Mellem og 10 ved Lav. PØS har et enkelt sted skrevet ”Tja?”. Her er værdien sat til 5 baseret på den tilhørende uddybning. Der er ikke taget hensyn til kommentarerne i parentes i forbindelse med udregningerne.

28


Relancering af intranet på MOSS 2007

Mulige funktioner og

DS

CfS

MF P

indholdstyper Dokumenthåndtering (filnavn/indhold m. muligheder for udvidet søgning) Dokumentflow – eksempelvis: • Flex indberetning • Ferie indberetning • Sygdoms indberetning • Diverse blanketter - alle de dokumenter der skal underskrives af ens chef og sendes til personalekontoret. Billeddatabase (inkl. søgning) Søgefunktion Medarbejdersøgning / Telefonbog (med kobling til medarbejderprofiler MySites)

Projektside (MyProjects)

Wiki til videndeling Reservationer (hotel, bil, mødelokaler mv.) Segmenterede nyheder (ulæste og ’tvungne’ nyheder foreslås markeret) – f.eks. i kategorierne afdelingsspecifikke, faglige, nyt fra PØS o.a. Message board / Generelle nyheder – eksempelvis: • Begivenheder i FRV • Fødselsdage m.m. Presseklip – enten via aftale med bureau eller intern ordning

Samlet HMD

DB

IA

PØS

prioritering for FRV

8

1

3

Høj

3

1 for projekt -sider (5 for øvrige)

1 (for alle emner inden for denne rubrik)

1

1

Høj

1

3

1

1,5

2

8

5

Høj

3

7

7

5,8

1

1

1

Høj

1

1

1

1

1

1

1

Høj

3

1

1

1,5

3

2,2

1

2,8

1

1

3

Høj

3

1 for basale projekt -sider (3 for avance -rede)

5

9

5

Lav

3

7

10

6,7

1

1

1

Høj

1

3

1

1,5

1

1,8

2

1

4

Høj

1

1 (hvis emnemæssig tilgang)

1 (- 2)

5

1

Høj

3

1

1

2,2

1

2

5

Melle m

1

7

8

4,8

29


Relancering af intranet på MOSS 2007

Ordbog – f.eks. engelsk og tysk

5

8

8

Melle m

6

4

4

6,7

Ordliste – forkortelser og fagudtryk

3

3

4

Høj

4

3

3

3,5

1

2

1

(Lav) Høj

1

1

1

1,3

1

1

5

Høj

1

1

1

1,8

1 for FRV (10 for FMN)

1

1

Høj

1

2

1 (FRV )

1,3

1

2

1

Høj

3

1

1

1,7

1

2

1

Høj

3

1

4

2,2

1

1

3

Høj

1

1

1

1,5

5

10

3

Melle m

3

3

Tja?

5,7

1 (– 2 )

1 (-?)

2

Høj

3

1

1

1,7

Vejledninger – eksempelvis vedr.: • Dit eget fagområde • IT vejledninger Referater – fra eksempelvis: • Afdelingsmøder • Ledelsesmøder Organisationsdiagram – både FRV’s og Forsvarsministeriets Præsentation af FRV – med undersider om organisation, resultatkontrakt mv. Præsentation af hver enkelt afdeling – med undersider om ansvars- og opgaveområder mv. Abonnementsfunktion – på de forskellige nyhedskategorier men også evt. blog o.a. Direktør/Ledelsesblog (synliggørelse af ledelsen) Medarbejderprofilside (MySite) der skal kunne redigeres af medarbejderne selv - inkl. f.eks.: • telefonnr. • titel • afdeling • chef • kollegaer • ansvarsområder • portrætfoto • særlige faglige interesseområder • opgaver (tidligere plus aktuelle) • medlemskab af personaleforening eller anden forening tilknyttet FRV (hvis relevant) • tillidsmand eller sikkerhedsrepræsentant (hvis relevant)

30


Relancering af intranet på MOSS 2007

Det fremgår at følgende features samlet set har fået 1-2 point og således er højt ønsket af afdelingerne: • • • • • • • • • • •

Dokumentflow Søgefunktion Medarbejdersøgning (kobling til medarbejderprofilsider) Reservationer Segmenterede nyheder Vejledninger Referater Organisationsdiagram Præsentation af FRV Abonnementsfunktion Medarbejderprofilsider (kobling til medarbejdersøgning)

De features der har fået >2-5 point er: • • • • • •

Dokumenthåndtering Projektside Message board /generelle nyheder Presseklip Ordliste Præsentation af afdelingerne

Nedenstående features har fået >5-10 point: • • • •

Billeddatabase Wiki Ordbog Ledelsesblog

I skemaet herunder er gengivet de ideer som er indkommet fra afdelingerne vedrørende features, ud over dem som var nævnt i listen over mulige funktioner og indholdstyper. Andre ønsker til funktioner og

Prioritering (1-10)

indholdstyper

Uddybning

Begrundelse

DS En bobleliste Årshjul for budget, resultatkontrakt m.v. En virtuel verden man kan komme ind i f.eks. et inspektionsskib, et værksted, en redningsstation… CfS En vigtig del af det kommende intranet, er integration med andre systemer.

Nævnt ved klimakonferencen. Svært at følge med i FRV cyklus

1

Brugeren skal have nemmere adgang til flere systemer (single sign on), kunne se det væsentlige fra flere systemer i et og samme vindue og endelig opmuntres til i højere grad at benytte f.eks. ScanJour Captia.

31


Relancering af intranet på MOSS 2007

Web-helpdesk

Hjælp til MOSS/intranetbrugere Bestilling og salg af hættetrøjer, t-shirts, nøglesnore og andre accessories.

Webshop HMD

Informativt og underholdende. Kunne f.eks. være: • hvor inspektionsskibene er lige nu • udsigten fra et fyr lige nu • strømforhold i X lige nu • vandtemperaturen ved X lige nu (især i badesæsonen) • særlige prognoser fx ved optræk til stormfloder eller ekstremt lavvande

Pop-ups på forsiden

DB Melding til G4S vægter når man arbejder i bygningen om aftenen Tilgang til information Blanketter og elektronisk afgivelse af meldinger, med mulighed for elektronisk godkendelse. IA Captia integration!

2

I dag er det lidt besværligt at afgive melding. Det kunne være fint med mulighed for at afgive via intranettet.

1

Referat-abonnementsordning er et meget stort ønske.

1

Har høj prioritet

1

Hvilke muligheder er der? At f.eks. projekter kan have egne kalendere og disse kan integreres med Outlook. Er standard MOSS. Integration mellem MOSS-kalendere og omstillingens system så det er muligt at følge medarbejdernes færden i receptionen. Opgaver skal kunne oprettes, dedikeres til bestemte medarbejdere og deres status skal kunne angives. Dette er standard i MOSS. Spørgsmålet er om det kan erstatte Aventor (ad hoc IT), så der kun er brug for ét system?

Kalenderfunktion

2

Kalenderintegration til omstillingssystem

4

Opgaver

2

Mail web access!!!

1

PØS Håndtering af interne ansøgninger (Easy Cruit)

2

Aventor

2

It-help-desk

2

Der er om: • • •

Undgå en masse papirgang

Vigtigt for medarbejdere i felten! Vi bruger Easy Cruit på hjemmesiden til eksterne ansøgere og vil gerne lave noget tilsvarende nemt med de interne. For at få modtagelsen af nye medarbejdere til at køre gnidningsfrit og godt skal Aventor-systemet være meget synligt.

desuden ad anden vej end via spørgeskemaerne udtrykt ønske fra forskelligt hold En ordentlig printfunktion – vedr. print fra nyhedsside på nuværende intranet Live web cast – vedr. temamøder Quick polls – vedr. holdningsmålinger

32


Relancering af intranet på MOSS 2007

Af ovenstående er følgende rent indhold og medtages derfor ikke i kravspecifikationen men skal indtænkes i intranettets struktur: Indhold

Organisationsdiagram

Præsentation af FRV Præsentation af afdelingerne

Vejledninger

Referater

Årshjul

Bobleliste

3.3

Uddybning

Bemærkninger

Skal være interaktivt og dermed klikbart på afdelingsniveau og evt. på enkeltpersoner. Links skal også oprettes til andre institutioner under Forsvaret. Dette er vigtigt at alle i FRV ved hvordan organisationen er skruet sammen. Knytter sig til organigrammet. Skal have undersider om resultatkontrakt mv. Knytter sig til organigrammet. Skal have undersider om ansvars- og opgaveområder. Her er der særligt fokus på IT og PØS. Vejledninger vil lette opgaveløsningen for mange. HMD peger på muligheden for at lægge Logbog for oceanografiske sensorer og instrumenter hér fordi flere afdelinger har behov for den. Der skal ligge en skabelon alle kan benytte. Referaterne skal give let adgang til mødeinformation og skal have en abonnementsfunktion tilknyttet. Skal give oversigt over budget, resultatkontrakt m.v.

Kan laves i FrontPage hvorpå billedet indlæses på den relevante side.

Præsentation af innovationspostkassen. Afdeling Innovation og Analyse har pr. 31. marts oprettet innovationspostkassen innovation@frv.dk. Den kan benyttes af alle FRV- medarbejdere til at fremsætte gode idéer, store som små. På IA´s hjemmeside er en liste over de modtagne idéer. Alle modtagne idéer vurderes m.h.t. forretningsmæssigt potentiale, nytteværdi, originalitet m.v. Kvartalets idé udvælges og den der har fremsat idéen får en lille anerkendelse.

Oprettes som websted. Oprettes som websted. Kan både lægges op som pdf og oprettes som websted – afhængig af vejledningens art.

Word-skabelon skal udarbejdes. Den kan lægges på webstedet med referater. Nærmere forklaring af årshjulet er påkrævet. Kan evt. lægges op som pdf og oprettes som undersider til afdeling DS. Underside til afdeling IA alternativt forsiden foreslås oprettet - med mailadressen angivet.

MOSS 2007 og integration

Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) bygger på Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0) og gør det muligt at oprette websteder, hvor du kan udveksle oplysninger med andre og samarbejde med andre om dokumenter. MOSS tilbyder desuden muligheder inden for samarbejde, portalfunktion, søgning, indholdsstyring, forretningsprocesser, formularer og virksomhedsoplysninger. Platformen indeholder således flere funktioner. Den kan integreres med klientprogrammer såsom Microsoft

33


Relancering af intranet på MOSS 2007

Office-systemet og endelig kan platformen fungere som udgangspunkt for udvikling af programmer. Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) udgør med andre ord en samlet, integreret platform til administration af intranet-, ekstranet- og internetprogrammer på tværs af organisationen. Den er andet og mere end et Content Management System (cms) i traditionel forstand. Nogle har beskrevet systemet som en løsning med bil, skib og fly i ét. Skal man have en lækker bil så er der lækrere biler på markedet, ønsker man sig et sikkert skib så er der sikrere skibe at finde og endelig er der hurtigere fly end det som er indkorporeret i MOSS-løsningen. Men har man brug for alle tre på én gang så er MOSS et rigtig godt bud. Helt grundlæggende kan man sige at der findes tre elementer i Sharepoint: web grænseflade (IIS), applikationer (WSS/MOSS) og database (SQL). Anden forudsætning i MOSS-universet er opfattelsen af en hjemmeside som lig med en site collection (samling af undersider). Ved opretning af nye sider skal der altså defineres et site (websted) for hver enkelt underside. Man kan derfor sige at web-applikationerne i en site collection udgør sites i en struktur tilsvarende fællesdrevet. Webgrænsefladen kan have menu med: Liste, bibliotek, websted/site etc. Rækkefølge og faner kan ændres helt efter ønske. Men man kan ikke omdefinere felter (web parts) der allerede er oprettet – dvs. ændre et billede til et tekstfelt. Står man over for en sådan udfordring må man først slette og derpå tilføje helt nye felter til webstedet. Platformen har et antal skabeloner (templates) som kan anvendes out of the box og der er et større antal udviklet af tredjepart som er frit tilgængelige for download til oprettelse af nye websteder. Om der evt. er nogle af de sidstnævnte skabeloner som kan være relevante for FRV at interessere sig for er svært at vurdere på nuværende stadie men det er oplagt at tage op når arbejdet med wireframes til den nye medarbejderportal har udmøntet sig i konkrete udkast, som man vil arbejde videre ud fra. De skabelonkategorier som umiddelbart følger med i MOSS er: 1. Publishing site - indbefatter skabelonen Publishing portal, der er en mulighed i forhold til forsiden/paraplyen for det nye samlede intranet 2. Document control - er i sin helhed interessant i relation til behovet for dokumenthåndtering i FRV. 3. Workflow applikationer 4. Dashboards - indeholder skabelonen MySite som er relevant i forhold til bedre muligheder for kollegasøgning og dermed videndeling 5. Extranet portaler Oprettelse af nye websider er rimelig nemt. Ved oprettelse af en webside skabes en standard MOSS webside evt. baseret på den master page man har fået udviklet. Standarden er at MOSS-websider næsten udelukkende er opbygget af web parts. Siderne er så mere overordnet inddelt i zoner. De forskellige web parts kan flyttes rundt mellem forskellige placeringer i zonerne. Ligesom man kan tilføje eller slette web parts alt efter behov. Det er også nemt at tilføje og ændre faner i topbjælken ligesom det er at tilføje indhold og uploade selv store grupper af filer. Der er mulighed for segmentering, personalisering og rettighedsstyring med det formål at målrette nyheder og info til den enkelte medarbejder. Ved hjælp af rettighedsstyring kan man kontrollere hvem der har adgang til at se og redigere bestemte sider. Det kan være en god ide at tilføje brugere til websteder gennem active directory sikkerhedsgrupper (security groups). Nye sider kan nedarve rettighedsopsætningen fra en template eller ’forældresiden’. Men opsætningen kan ændres helt efter behov. Rettighedsstyring er

34


Relancering af intranet på MOSS 2007

således mulig helt ned på elementniveau – f.eks. skal alle ikke kunne ændre i web parts. Man kan også tildele rettigheder til brugergrupper (audiences) frem for enkeltpersoner og så tilføje eller fjerne personer fra grupperne alt efter behov. Rettighedsstyring i forhold til redaktørroller kan være vanskeligt at håndtere (f.eks. i forbindelse med redigering af MySite) dette skal sættes op af leverandør/ITafdeling. Endelig kan man ved hjælp af abonnementer (subscriptions) sørge for at relevante brugere får adgang til netop den information de har brug for. Sharepoint er velkendt for dets velegnethed til dokumenthåndtering. Man undgår at sende dokumenter rundt ad sindrige veje via emails med risiko for at miste overblikket over hvem der indførte hvilke ændringer hvornår og ende op med flere versioner som nogen så skal forsøge at sammenflette til ét hele. I Sharepoint uploader man det pågældende dokument til et centralt sted, hvor det er muligt for alle at følge ændringer umiddelbart, reviewere kan diskutere ændringer online, læse hinanden kommentarer og tildele opgaver og deadlines og alle ændringer optages i versionshistorikken. I mange organisationer lader man derfor bibliotekerne i MOSS erstatte fællesdrevene. Fordelene ved biblioteker frem for netværksdrev er at filerne er nemmere at genfinde i en web-brugergrænseflade for mange mennesker, dokumentindholdet er søgbart, biblioteker understøtter filversionering, man kan filtrere, sortere og opsætte visninger af biblioteker så de passer til et specifikt behov og desuden kan medarbejderne tilgå deres filer hjemmefra eller ude i landet via Virtual Private Network. F.eks. kan man ved oprettelse af et delt websted redigere, gemme og dele dokumenter. Revisioner kræver at man tjekker dokumenterne ud fra det delte websted før redigering og ind igen når de er klar, for at forebygge at flere redigerer i samme dokument samtidig. Det er nemlig ikke anbefalelsesværdigt at flette versionerne efter offline redigering, så hellere sammenligne dokumenter og indføre ændringerne på ny i Sharepoint-kopien. Der bør udarbejdes en politik for det delte websted – også med hensyn til om der skal slettes efter brug/dokumentrevision. Endelig er det sådan for skabelonen udgivelsesportal (publishing portal) at når noget sendes til publicering kommer det automatisk til godkendelse først. Godkendelsesproceduren er reelt en arbejdsproces (workflow) som er en del af standard MOSS. Der kan også laves arbejdsprocesser i Sharepoint Designer og endelig udvikles helt nye hvis man ønsker. Mange sætter stor pris på den mulighed MOSS giver for styring af arbejdsprocesserne. Selve migreringen er rimeligt simpel. I en overgangsfase kan man desuden overveje at have link fra det nuværende intranet Neptun til Sharepoint dokumenter/vejledninger og altså oprette et websted her med bibliotek, som indeholder vejledninger etc. Udfordringen er i høj grad at organisationen bestemmer sig for hvordan filerne skal organiseres i en fladere struktur og får vedtaget nogle hensigtsmæssige navngivningskonventioner. Ved mere avancerede behov må udvikling dog påregnes. Nogle peger på at udvikling i MOSS tager 3 gange så lang tid som normalt, men med de rette udviklere på opgaven bør dette kunne nedbringes. Søgefunktionen i MOSS er ikke optimal ifølge erfaringerne. Der er facetteret søgning som giver liste over muligheder for afgrænsning for hver søgning men det fungerer ikke. Dog er det sådan at jo flere metadata som er påført dokumentet eller billedet desto bedre er søgemulighederne og en opdeling i dokumenttyper såsom Word, Excel eller Power Point vil også lette søgeprocessen. Desværre er det nødvendigt at undgå æ, ø og å i beskrivelser og dokumentnavne. Derfor vil det alt i alt formentlig være en fordel at sørge for implementering af en søgefunktion fra tredjepart. Der er integration med Outlook så kalender og mail kan hentes ind på websider i MOSS ligesom eksempelvis projektkalendere oprettet i MOSS kan vises i Outlook. Man kunne også forestille sig det er en fordel at have sin kalender tilknyttet MySite/Mit websted, som er en art site collection. Her trækkes automatisk oplysninger ind fra active directory alt efter hvilke filtre der er opsat. Det kan eksempelvis være telefonnummer, lokale, navne på chef og nærmeste kollegaer etc. My Site kan ses som en social side afhængigt af hvilken

35


Relancering af intranet på MOSS 2007

type informationer organisationen lægger sig fast på der skal være eller ikke være. Man kunne forestille sig et felt med kompetencer eller opgaver hvor de nævnte ting så ligger som søgbare links hvilket kan være en stor fordel for videndelingen i organisationen – hvis man f.eks. vil finde en kollega med et fælles interessefelt eller viden om et område man netop selv mangler information om. Rent navigationsmæssigt skal man i MOSS være opmærksom på at bruge brødstien. Endvidere svarer Webstedsindhold og -struktur i Webstedshandlinger øverst til højre i vinduet til Stifinder hvilket vil sige ’administration af indhold og struktur’. Det kan synes besværligt at der som standard ikke er nogen tilbageknap fra site collections. Hvis dette ønskes skal det tilbageknappen programmeres – ellers skal hver enkelt bruger selv oprette en tilbagefunktion hvor de vil have det. Et sidste kritikpunkt er systemets hjælpefunktion som ikke er god. Det man kan gøre er at sikre brugerne klædes på til at arbejde i MOSS og lokalredaktørerne til at hjælpe de almindelige brugere. Der er selvfølgelig flere modeller for hvordan brugeruddannelsen kan tilrettelægges. Lige fra at alle sendes på kursus 1 dag og til at der uddannes 10 superbrugere der så oplærer alle andre. Desuden kan man sørge for at der bliver indbygget instruktioner i de sites der oprettes og i det hele taget tænke i arbejdsprocesser og ændringer heraf – eksempelvis erstattes e-mail jo som workflow værktøj. Oprettelsen af et egentligt hjælpesite er også en mulighed. Her kan så laves adgange til elæringsmodul, support, FAQ m.v. Nedenfor er angivet hvilken software der er nødvendig at have installeret på en server for at kunne køre Sharepoint og hvad status er for implementering i FRV: Software

Windows Server 2003 (SP1 eller højere)

.NET Framework version 3.0.

Microsoft SQL Server 2000 (SP4) eller senere – helst installeret på en dedikeret server

Uddybning Sharepoint kører kun på dette operativsystem og maskine skal være konfigureret som ASP.NET applikationsserver og må ikke have FrontPage Server Extensions installeret. Installation af .NET 3.0 installerer automatisk .NET 2.0 også hvis ikke allerede tilstede. – begge versioner er påkrævede. SharePoint understøtter også brugen af den gratis Windows Internal Database (WID) men den konfiguration skal kun overvejes i forbindelse med begrænsede applikationer såsom mindre sites og staging servere eftersom WID ikke tillader eksterne forbindelser eller indeholder de database management værktøjer som følger med Microsoft SQL Server.

Status

Windows Server 2003 SP2 Enterprise Edition kører på FRVlan77

.NET Framework 3.5 SP2 kører

Microsoft SQL 2005 er installeret på FRVsql. Kører efter MS-forskrifterne ang. farme med frontend- og backendservere.

36


Relancering af intranet på MOSS 2007

Desuden kan følgende serverløsninger overvejes: Software

Uddybning

Status

MS Virtual Server 2005 R2

Til staging eller testversioner

VMwareEsx kører fint (og er

(eller MS Virtual PC 2004)

af SharePoint installationer

valgt frem for MS Virtual)

MS Forefront Security til

Til virusscanning af filer der

Der er McAfee på serveren

Sharepoint

uploades til SharePoint

(og Forefront haves ikke)

Indeholder add-on

Haves ikke men bør

komponenter og templates

undersøges nærmere.

Andre community eller

F.eks. Pentalogic SharePoint

Haves ikke men bør

tredjeparts web parts

Reminder

undersøges nærmere.

MS Live Communications

Forudsat Instant Messaging

Server

ønskes implementeret

CorasWorks WorkPlace Suite og rPrograms fra CorasWorks

Haves ikke men kan undersøges nærmere hvis relevant.

Det kan være en god ide at opsætte en (virtuel) server som læringsmiljø der kan bruges til web parts udvikling senere. Dette er allerede gjort i FRV – se topologi her:

37


Relancering af intranet på MOSS 2007

Brugerne tilgår Sharepoint via deres web browser og skal helst have MS Office 2007. Afhængig af hvilke behov brugeren har i forhold til anvendelsen af Sharepoint kan anden software være nødvendig. Nedenstående liste viser bud på klientsoftware opdelt på brugerroller6: Brugerrolle

Alle

Klientsoftware

Internet Explorer version 6.0 eller senere

Formål

Status

Browseren giver adgang til portalløsningen idet denne er webbaseret.

IE 7.0 er installeret hos samtlige brugere og kører på alle interne laptops og workstations. Status kendes ikke for brugere med opkobling via egen pc. Adobe Reader 7.0 er formentlig installeret hos samtlige brugere og kører på alle interne laptops og workstations. Status kendes ikke for brugere med opkobling via egen pc. Office 2007 er installeret hos samtlige brugere og kører på alle interne laptops og workstations. Status kendes ikke for brugere med ekstern opkobling via egen pc.

Til læsning af dokumenter i pdf-format. Adobe Reader version 6.0 eller senere

MS Office 2003 eller 2007 professionel

Webmaster

MS Infopath 2007

MS SharePoint Designer 2007

6

Til håndtering af de forskellige dokumenttyper som ønskes knyttet til portalløsnngen.

Skabeloner til blanketter og formularer kan udvikles i Infopath og flyttes til Sharepoint når de er klar. Godt til opbygning af standarder. Bygning af templates til sideindhold/ elementer og indpasning af flere webdele på site

Er i brug.

Licens haves og er i brug

Se også Essential Sharepoint 2007 p. 7

38


Relancering af intranet på MOSS 2007

MS Visio Udvikler

MS Visual Studio 2005 MS Infopath 2007 MS SharePoint Designer 2007

Udarbejdelse af wireframes Til programmering Se ovenfor under Webmaster Se ovenfor under Webmaster

Licens haves og er i brug Krav til eksterne udviklere Krav til eksterne udviklere Krav til eksterne udviklere

Herunder findes en prioriteret oversigt over anden software der foreslås implementeret i den nye intranetløsning på baggrund af afsnit 3.1 Behovsscreening og features samt afsnit 3.3 Kravspecifikation: Navn

Leverandør

Google Search Appliance eller andet søgeværktøj såsom FAST Search

?

Captia

EasyCruit

ScanJour

StepStone Solutions

Teknologi

Værktøj

Version

Ej opsat

COM+/ASP

ASP

Journalisering

Rekruttering (til håndtering af interne ansøgninger)

3.0

?

Aventor AdhocIT

(kontakt: sælger Tobias Parbo og udvikler Jeppe)

Status

ASP 3.0

Opgavehåndtering

7.5 (.NETversion er under udvikling)

Bemærkninger Søgefunktionen i MOSS er ikke god nok. Derfor skal andet søgeværktøj integreres - f.eks. FAST Search som er indkøbt af FKIT.

Kører, men skal integreres med MOSS. Løsningen kan være at anskaffe Captia Compliance Connector for Sharepoint.

Nødvendigt med klar politik vedr. dokument-håndtering i Captia i relation til MOSS – hvilke dokumenter lægges hvor og i hvilke tilfælde?

Kører, men skal integreres med MOSS

Se på erfaringerne fra hjemmesideprojektet som også er MOSS-baseret.

Kører, men skal indlejres som iFrame i MOSS og samarbejde med domænet om brugeridentifikation

Webshop

?

?

Varepræsentation og salg

?

Ej opsat

Kalenderintegration til omstillingens system

?

?

Telefoni og kalender

?

Ej opsat

Hvilke behov er der specifikt i forhold til håndteringen af opgaver? Det bør undersøges om opgaverne alternativt kan styres på tilfredsstillende vis i listen Opgaver eller Projektopgaver i MOSS. Simpel løsning kan evt. håndteres i MOSS Galleri. Ellers bør det undersøges hvilke applikationer der i øvrigt er tilgængelige – som tilkøb. Vil kræve nogen udvikling. Hvilken løsningsmodel ønskes specifikt? Skal der

39


Relancering af intranet på MOSS 2007

Live web cast

Arkena eller anden leverandør

?

Audio og video streaming af oplæg inkl. slides i realtid samt gemning af data

ProjectFlow

FlowIT

MOSS

Projektstyring

4.0

Ej opsat

Virtuel verden

?

?

3d-animationer

?

Ej opsat

3.3

?

Ej opsat

indkøbes anden software? Kan lægges op som videoklip i Galleri i MOSS men mere avanceret løsning ønskes. En sådan kan tilgås enten via link til leverandør (pop-up) og/eller implementeres som iFrame. Vil kræve tilkøb af software og nogen udvikling. Forudsætter at konsensus om projektstyringsprocedurer og strukturer er på plads. Vil kræve tilkøb af software og nogen udvikling.

Kravspecifikation

En kravsspecifikation vedr. relationer og databaselogik kræver at der ses på behov kontra out-of-the box funktionaliteter men bør i udgangspunktet også tage hensyn til eksempelvis forretningsstrategi og overordnet kommunikationsplan. Eftersom der ikke er lagt en intranetstrategi og taget stilling til hvordan intranettet skal indpasses i FRV’s kommunikation i øvrigt er det sidste imidlertid ikke muligt lige nu. Det anbefales derfor at der arbejdes videre med disse punkter. For nuværende defineres kravspecifikationen som en beskrivelse af, hvad der ønskes af systemet (lig med platformen MOSS 2007) og hvad der menes vil være af værdi for organisationen. Der er tre hovedpunkter i kravspecifikationen: • Funktionelle krav – hvad skal systemet kunne • Løsningsmål – retningslinjer til at vælge den rette løsning • Ikke-funktionelle krav – forskellige begrænsninger De to førstnævnte punkter er behandlet i afsnit 3.3.1. og det sidste er kort berørt i afsnit 3.3.2. nedenfor. 3.3.1

Funktionelle krav og løsningsmål

De funktionelle krav er en beskrivelse af hvad der ønskes af den nye medarbejderportal og i realiteten en liste over de funktioner systemet skal kunne udføre. Listen er et langt stykke hen ad vejen det direkte resultat af behovsscreeningen og den herved fremkomne prioriteringsliste som kan ses i afsnit 3.2 ovenfor. For kun organisationen selv ved hvad der er de vigtigste features for et nyt system. Løsningsmålene beskriver hvad der ønskes af de enkelte funktioner og hjælper til at vælge en løsning ud fra den foreliggende række af muligheder, når først udviklingen er i gang. Prioriteringen skal være på plads for ellers bliver den foretaget af udviklerne eller designerne og det kan gå ud over effektiviteten. Det vil i en del tilfælde være nødvendigt at dykke yderligere ned i afdelingernes workflows for en nærmere definition af

40


Relancering af intranet på MOSS 2007

funktionernes ydelser undervejs i projektet. F.eks. skal der være en præcis beskrivelse af processen omkring kursusansøgninger for at det kan sikres der udarbejdes en hensigtsmæssigt løsning til håndtering af dette. På baggrund af begrundelserne fra de enkelte afdelinger (se Bilag 8.9) sammenholdt med out-of-the box funktionaliteterne i MOSS 2007 opstilles således følgende prioriterede liste med krav til features, løsningsmål og uddybning i relation til MOSS: Krav til features

Søgefunktion

Medarbejdersøgning (er en specifik form for brug af ovennævnte søgefunktion)

Dokumentflow

Abonnementsfunktion

Løsningsmål

Helt essentielt for intranettets succes. Vil gøre mange ting meget nemmere. Der skal kunne søges ned i alle typer dokumenter, medarbejdere (MySite), nyheder, billeddatabaser, presseklip, ordliste etc. Resultatvisningssiden skal give en relevant liste som er intelligent sorteret. Best bets ikke ønsket pt. da det vurderes for ressourcekrævende. Skal ses som erstatning for den nuværende telefonbog og derfor central funktionalitet. Resultatvisningssiden skal være en liste ved flere hits og pågældende medarbejders MySite ved ét hit. Det skal være nemt at finde centrale kontaktoplysninger og anden information om alle medarbejdere. Vil være en væsentlig procesforbedring i overensstemmelse med strategi om ’produkter på forkant’. Skal bruges til håndtering af blanketter og godkendelsesprocedurer såsom indberetninger af flex, ferie og sygdom samt melding til G4S-vægter, kursusansøgninger, rejsegodkendelser, m.v. Yderligere undersøgelse og beskrivelse af workflows er påkrævet for at kunne opsætte løsningerne. Understøtter brugerfokus idet servicen vil levere nyt om indhold brugeren selv gerne vil være opdateret på. Kan tilknyttes referater, vejledninger, nyheder m.v.

Standard MOSS kontra udvikling Søgefunktionen i MOSS er langt fra optimal. Forsvarets Koncern IT har indkøbt licens til FAST Search, der er et Microsoftprodukt som er integrerbart med MOSS. Så dette skal implementeres og nogen udvikling er påkrævet. Muligheden for at søge ned i Captia ved integration hermed er desværre udelukket pt. grundet ekstern hosting af Captia.

Webparts kan opsættes til søgning og resultatvisning – forudsat FAST Search.

Standard.

Standard. Alle kan selv til- og fravælge abonnement helt ned på web parts. IT bør dog vælge nogle prædefinerede abonnementer for alle og/eller grupper af brugere. Hvilke specifikt skal undersøges nærmere.

41


Relancering af intranet på MOSS 2007

Medarbejderprofilsider

Vigtig funktion i forhold til forankringen af intranettet idet fælles faglige og sociale interesser vil blive synlige. Medarbejderne vil så formentlig få mere lyst til at ’komme på’ intranettet. Skal give overblik over medarbejderne og essentielle kontaktoplysninger samt andre informationer såsom f.eks. kompetencer og opgaver. Informationerne modsvarer som standard den offentlige del af MySite idet medarbejderne selv kan sætte op hvor meget der skal vises for andre ud over det som er trukket via Active Directory. Ikke alle medarbejdere kan selv opdatere af forskellige årsager. Derfor skal nærmeste leder eller den intranetansvarlige i afdelingen eller centralt kunne redigere medarbejderprofilerne. Skal kobles til funktionen Medarbejdersøgning.

Reservationer

Generelle nyheder / Message board

Segmenterede nyheder

Vil lette processerne en del for alle i FRV. Man skal kunne gå ind på en datooversigt og se hvilke interne ressourcer i form af f.eks. biler og mødelokaler som er ledige. Desuden skal der kunne bestilles mødeforplejning og BroBizz samme sted. Forsiden er tænkt som en nyhedsportal og skal derfor vise generelle nyheder og desuden segmenterede nyheder samt presseklip. De generelle nyheder kan omhandle større møder, strategimøder, fødselsdage, medaljer og nyt fra ledelsen - hvis ledelsesblog ikke oprettes. Skal inkludere søgefunktion. Skal ses som afløser for afdelingernes nyhedsbreve og kan desuden bruges til hurtigt nyt vedr. systemer, sygdom, besøg udefra, fredagsmorgenmad etc. Intranettets forside skal tilbyde adgang til afdelingsspecifikke nyheder på en sådan måde så når en given medarbejder er logget på ser han sin afdelings nyheder i et bestemt område af forsiden. En anden medarbejder fra en anden afdeling vil i stedet se denne afdelings nyheder i samme område. Skal inkludere søgefunktion.

Standard. Det skal fastlægges hvilke filtre der skal opsættes i forhold til oplysningerne som trækkes fra Active Directory (f.eks. telefonnr. titel, afdeling, chef, kollegaer og medarbejdernummer). Desuden skal det besluttes hvilke informationer medarbejderne selv skal lægge på og synliggøre som minimum (f.eks. kompetencer, ansvarsområder, portrætfoto, særlige faglige interesseområder, opgaver (tidligere plus aktuelle), evt. medlemskab af FRVforeninger, evt. poster som tillidsmand, sikkerhedsrepræsentant, SUmedlem o.lign. Desuden skal der tages stilling til om der er sprogbrug eller typer af oplysninger organisationen netop ikke ønsker frigivet på MySite. Kan umiddelbart håndteres i MOSS via Kalenderfunktionen men vil kræve udvikling for en ok løsning - det skal f.eks. ikke være muligt at vælge bil/lokale som er booket i forvejen i det pågældende tidsrum. PØS ønsker rejsebestillinger til Forsvarets Rejsekontor indarbejdet – muligheden herfor skal tjekkes. Er i udgangspunktet standard. Det skal dog undersøges om markering af vigtige nyheder (rød prik) og ulæst/læste er muligt. Hvis ikke vil udvikling være påkrævet.

Er i udgangspunktet standard og muligt at håndtere via rettighedsstyring. Ellers samme bemærkninger som ovenfor under generelle nyheder.

42


Relancering af intranet på MOSS 2007

Presseklip

Intranettets forside skal tilbyde adgang til presseklip så det igen bliver muligt at følge den eksterne kommunikation og omverdenens opfattelse af FRV. Skal inkludere søgefunktion.

Ordliste

Skal indeholde forklaringer på forkortelser og fagudtryk. Værdifuld hvis medarbejderne opdaterer løbende – a la Wikipedia. Skal være nemt tilgængelig for alle fra forsiden. Skal inkludere søgefunktion.

Ordbog

Understøtter internationalt arbejde og f.eks. opgaver med udbudsmateriale. Adgang til Ordbogen.com bør ligge på forsiden ved siden af ordlisten. Overvej ligeledes retskrivningsordbogen (på dsn.dk).

Mail web access

Der skal være nem adgang for medarbejdere på farten eller arbejdende hjemmefra.

Kalenderfunktion

Det skal være nemt at se sine aftaler og oprette nye. Kollegaer og omstillingen skal også kunne se hvornår man er at træffe.

Dokumenthåndtering

Projektside

Dokumentdeling og versionering inkl. angivelse af forfatter, ændringer og tidspunkt. Kræver procedurer i forhold til grænsefladen med Captia. Strukturen og tidsforbruget er her i fokus så det skal være nemt at gemme dokumenter i MOSS. Bliver det det vil det tværgående samarbejde understøttes. Skal inkludere søgefunktion. Vigtig for videndeling. Projektwebsteder er ønsket både i IA og på tværs i organisationen. Skal levere overblik over igangværende og afsluttede projekter samt gøre det nemt for projektmedarbejderne at udføre deres opgaver. Hensyntagen til understøttelse af Prince2 projektmodellen vil formentlig være hensigtsmæssig. Skal være muligt at abonnere.

Hvis FAST Search er implementeret kan dette i kombination med RSS-feeds give en ny adgang til pressedækningen af FRV. FAST Search kan opsættes så det kun er relevante nyheder fra de valgte RSS-feeds der vises i den pågældende web part. Dette forudsætter dog at RSS-feeds kan trække fra de ønskede medier. Ellers er alternativet en løsning med levering fra bureau (evt. InfoMedia) imod betaling. Standard. Man kan oprette liste med tekstfilter og det er muligt at gruppere (ordklasser og akronymer) samt sortere (alfabetisk). Søgning mulig hvis FAST Search er implementeret. Kan også opbygges som wiki. Kræver indkøb af Ordbogen.comlicens og integrering i MOSS. Standard og nemt at sætte op. Outlook kalender og mail kan lægges ind så der er adgang fra forsiden eller MySite. Standard. Outlook kalender og mail kan lægges ind så der er adgang fra forsiden eller MySite. Omvendt kan projektside-kalendere ligeledes importeres til Outlook.

Standard. Versionshistorik er default som til- og fravalg.

Standard. Hvis der ønskes to eller flere forskellige skabelonsider så skal de specifikke behov for simple kontra avancerede løsninger undersøges nærmere. Hvis organisationen er moden til det kan ProjectFlow fra FlowIT overvejes som alternativ til videre udvikling ved andre leverandører.

43


Relancering af intranet på MOSS 2007

Adgang til andre systemer/software/ databaser

Billeddatabase

Der ønskes nemmere adgang til flere systemer via Single Sign On. Hermed menes integration med eller links til eksempelvis Captia, EasyCruit, AdhocIT, webshop, omstillingssystem (kalenderintegration så omst. kan se medarbejdernes træffetider) Vil være tidsbesparende. Det skal overvejes hvilke billeder der skal ligge i en given database i MOSS og hvilke der skal ligge i CfSdatabasen og om der skal være link til sidstnævnte fra MOSS. Skal inkludere søgefunktion.

Opgavehåndtering

Skal kunne håndtere bestilling af opgaveløsning, dialogmodul, angivelse af status, chefgodkendelse, opgavestyring, statistik m.v.

Webshop

Til præsentation og evt. salg af tshirts, nøgleringe, sweatshirts, læbepomader m.v. med FRV-print.

Printfunktion

Wiki

Quick polls

Print fra nyhedsside på nuværende intranetløsning giver 65 sider. Man skal kunne printe enkelte sider og nyheder med et pænt resultat. Boblelisten (IA’s innovationspostkasse) kan opsættes som wiki eller blog afhængigt af om der ønskes tråd i emnerne (blog) eller links mellem dem (wiki). Til hurtig lodning af stemningen vedr. specifikke spørgsmål. Kan evt. gives karakter af quiz.

Live web cast

Til præsentation af temamøder o.a.

Blog

Til formidling af ledelsens holdninger, ideer, oplevelser, nyheder m.v. Kræver ugentligt vedligehold for brugerrelevans. Ikke prioriteret af afdelingerne.

Instant messaging

Der er ikke fastlagt en intranetpolitik. IM vil kræve at der er taget stilling til hvilken holdning der er i forhold til at man vil kunne se om medarbejderne er logget på eller ej.

Virtuel verden

F.eks. med mulighed for at bevæge sig rundt i et inspektionsskib, et værksted eller en redningsstation.

Kræver lidt til en del udvikling. Se listen med anden software der foreslås implementeret side 41.

Standard. Skal der være adgang til CfSbilleddatabasen vil integration hermed dog være påkrævet. Kan evt. erstatte andre nuværende systemer såsom AdhocIT men vil i så tilfælde nok kræve en del udvikling.Kræver nærmere undersøgelse. Se også ovenfor under Adgang til andre systemer. Kan evt. sættes op som en simpel løsning i Galleri. Oversigt med bestillingsliste og anden funktionalitet vil kræve udvikling. Har mere med opsætningen af siderne at gøre end print som sådan. Print fra MOSS fungerer fint i IE 7.0. Kan måske kræve nogen udvikling alt efter hvilke ønsker der præcist er til boblelistens funktionaliteter. Kan laves vha KPI eller script hentet fra nettet. Vil kræve et par dage til intern udvikling. Ikke standard. Kræver kodning hvis der skal indsættes videoklip. Løsning fra ekstern leverandør (evt. Arkena) kan fås imod betaling. Standard. Anbefales fravalgt i version 1. Ikke standard. Anbefales fravalgt. Kræver tilkøb af MS Live Communications Server og enten applikationsudvikling eller integration med f.eks. Windows Messenger eller MSN Messenger. Ikke standard. Anbefales fravalgt. Kræver tilkøb af anden software og implementering.

44


Relancering af intranet på MOSS 2007

Pop-ups på forside

F.eks. med information i realtid om: ekspeditionsskibenes position, udsigten fra et fyr, strømforhold i x, vandtemperaturen i y eller særlige prognoser.

Ikke standard. Anbefales fravalgt af hensyn til brugervenlighed – da pop-ups sandsynligvis vil opfattes som irritationsmoment i intranetmiljøet. Kræver tilkøb af anden software og implementering.

Det er meget højt prioriteret at Single Sign On sættes op så browseren automatisk åbner med intranettet som startside når medarbejderne logger på deres workstation og der samtidig ad denne vej bliver nem adgang til information og værktøjer. Dette er ikke MOSS-relateret og kan sættes op relativt nemt. Desuden skal det kunne lade sig gøre at publicere samtidigt til hjemmeside og intranet. Webmasteren skal gerne kunne sætte flueben i de kategorier en give artikel skal publiceres hvorpå resten sker gnidningsløst. Endelig skal det være muligt at tilgå (dele af) intranettet selv om brugeren befinder sig uden for FRV’s firewall. Eksempelvis vil der være brug for en extranetløsning på nogle af projektwebstederne. 3.3.2

Ikke-funktionelle krav

De ikke-funktionelle krav er en beskrivelse af nogle forskellige begrænsninger der defineres for løsningen og den måde den kan bygges på. De kaldes også performancebegrænsninger. Performancebegrænsninger handler om systemets ydeevne når det først er leveret. For at begrænse mulighederne tilføjes en række betingelser der skal opfyldes med udgangspunkt i organisationens forretningsbehov. De kan angå kapacitet (plads på sql-servereren og evt. behov for flere servere (FAST Search kræver f.eks. egen server)), skalerbarhed, tilgængelighed (oppetider og svartider) osv. Disse betingelser begrænser udviklerens løsningsmuligheder uden at anvise, hvordan udvikleren skal løse sin opgave. Der har ikke været mulighed for at dykke ned i dette emne i forbindelse med nærværende rapport. Organisationen bør tage fat i de ikke-funktionelle krav i forbindelse med projektopstart for at sikre en optimal løsning. Dette er også medtaget i afsnit 4.2 Faseoversigt og arbejdspakker.

3.4

Wireframes

Wireframes er webstedernes svar på arkitekttegningerne til et hus. I FRV’s tilfælde betyder det tegninger af brugergrænseflader og navigation til den nye medarbejderportal. Optegningerne af portalens websteder og sidetyper viser indholds-, interaktions- og navigationselementer i skitseform. Tanken er at de skal tjene som arbejdspapirer for indholdsleverandører, designere og udviklere og være med til at sikre, at projektet er gennemtænkt inden påbegyndelse af design og programmering. Det bedste er således at benytte sig af en iterativ fremgangsmåde når man skal definere site strukturen, beslutte hvilket indhold man vil have, navngive emnekategorierne og fastlægge sidernes layout.

45


Relancering af intranet på MOSS 2007

Følges de fem punkter i fremgangsmåden nedenfor skulle en høj grad af brugerinvolvering og dermed brugervenlighed være sikret. 1. Udform et udkast til sitestrukturen. 2. Evaluer sitestrukturen så den kan fungere som navigationssystem inden for grænserne af en webportal eller hjemmeside. 3. Lav layout til yderligere sider for at understøtte brugerscenarier. Overvej informationsduftens rolle, dybe links og relateret indhold. 4. Evaluer sidernes layout – helst ved hjælp af brugertests/kortsortering. 5. Fortsæt prototypingen og evaluer og revider sitestrukturen og sidernes layout indtil der er tilfredshed med resultaterne. I nærværende rapport behandles punkterne 1. til 3. Punkt 4. og 5. hører til i projektforløbets udførende faser. Hen i mod slutningen af disse faser bør sitestrukturen og sidernes layout færdiggøres og dokumenteres. Elementerne i de wireframes som er gengivet i det følgende er: • • •

Navigation - menupunkter, links, brødkrummer, faneblade mv. Funktionalitet - knapper, indtastningsfelter, ikoner mv. Indhold - overskrifter, tekst, faktabokse, illustrationer mv.

De websteder og sidetyper som der er udarbejdet udkast til wireframes for er: • • • • • • • • • • • •

3.4.1

Sitemap Portalforside Template for nyhedsvisning (med udgangspunkt i Generelt) Organisation Medarbejder Rolleportaler Dig der kommunikerer (eksempel på rolleportal) Værktøjer, Vejledninger og Workflows Afdelingsforsider x 8 (inkl. Direktionen) Min Profil / Medarbejdersøgeresultat Min Startside Søgeresultatvisning

Udkast til struktur

På de følgende sider er et udkast til sitemap for den nye medarbejderportalløsning. Udkastet er baseret på indholdet på det nuværende NEPTUN og viser forslag til omstrukturering af de øverste 4 niveauer i navigationen og de enkelte siders placering i hierarkiet. Som det senere fremgår af udkast til forside- og undersidelementer er der taget hul på forslag til undersider for afdelingerne og rolleportalerne men de er kun antydet her i strukturen. Blandt andet fordi det kræver yderligere dialog med hver enkelt afdeling og der i øvrigt ikke har været foretaget en nøjere vurdering af de eksisterende sider og dokumenter på dette stadie. Dette vil naturligvis alt sammen være nødvendigt i forbindelse med fastlæggelsen af den endelige struktur, som karakteristisk for MOSS formentlig vil være noget fladere end i andre content management systemer.

46


Relancering af intranet på MOSS 2007

Forside Nyheder Organisation Afdelinger Direktionen DS DB CfS HMD IA MFP PØS Strategi Mission & vision Strategi og image Brugerundersøgelse Resultatkontrakt Ledelse Intern målstyring Kommunikationsværktøjer Lederevaluering Udviklingsplaner Organisationsændringer Referat af ledelsesmøder Medarbejder Ferie og fravær Indberetning af ferie og fravær Indberetning af sygdom Barn syg Indberetning af fleks Aftale om ferieoverførsel Individuel aftale om frihed Overarbejdsseddel

47


Relancering af intranet på MOSS 2007

Kultur Det sociale i FRV Klimamåling Klimamåling 2007 Handlingsplan 2007 Personalepolitik Trivsel Rygning Misbrug Sexchikane APV (arbejdspladsvurdering) Ligebehandling God adfærd i det offentlige Ytringsfrihed Efteruddannelse Kursusansøgning Midler fra Kompetencefonden Ansættelse og løn Ledige stillinger Personaleerklæring Sundhedsbevis Lønpolitik Lønindstilling Nyansat - rolleportal Goddag og farvel Personaleorganisationer Personaleforening Farvandsforening Farvandsvæsenets Funktionær Forening HK-klubben Sikkerhedsorganisation

48


Relancering af intranet på MOSS 2007

Rolleportaler Dig der kommunikerer Kontakt Baggrund Principper og politikker Indsatsområder Brugerundersøgelser Kom godt i gang Værktøjer Politik for intern kommunikation Sprogguide Skabeloner Logo Skriv en nyhed Medierne Pressepolitik Vejledning i mediesamarbejde Talsmandsliste Om FRV FRV film Vandet Rundt Artikler Pressemeddelelser Presseklip Medieanalyse

49


Relancering af intranet på MOSS 2007

Projektledere Prince 2 håndbog Prince 2 skabeloner Projekter Strategiske ledestjerner KESDH (Captia afløser ScanJour) Internationalt arbejde og projekter Resultatløn VTS Øresund EU-’involverede’ Ledere Disponenter Nyansatte Redningsmænd Inspektionsfartøjsansatte Driftscentermedarbejdere Værktøjer, Vejledninger & Workflows (VVW) Værktøjer Captia DeMars FIIN FRV-GIS Vejledninger Captia-anvendelse God sagsbehandling Breves udfærdigelse Registrering af udgående mails

50


Relancering af intranet på MOSS 2007

Workflows Møder Bestilling af mødelokale Bestilling af mødeforplejning Rejseblanket Retningslinjer for udgifter til møder, repræsentation, gaver mv Mit Websted Min startside Min profil

3.4.2

Udkast til forside- og undersideelementer

De indkomne informationer om behovene i de enkelte afdelinger peger på at en nyhedsportal-løsning kan være det rigtige for FRV. Der er derfor taget udgangspunkt heri i forbindelse med udkastet til den nye intranetforside. Forsidens opbygning læner sig i høj grad op ad den måde Udenrigsministeriets portalforside (se Afsnit 2.3.2 Udenrigsministeriet og Bilag 8.5) er konstrueret. Dette valg er begrundet i: • FRV’s ønske om fokus på nyheder som ovenfor nævnt • Konstateringen af at der i dag er et nyhedsflow via alle-mails, nyhedsbreve, nyhedssektionen på NEPTUN, AdhocIT m.fl. som kan være en smule uoverskuelig og derfor bør omstruktureres • FRVs spredning på lokationer over hele landet som gør at nogle af de medarbejdergrupper der ikke færdes dagligt i Søkvæsthuset i en række tilfælde føler sig overset7. Dette kan imødegås ved at sørge for at målrette informationer til netop disse grupper, gennem eksempelvis segmenterede nyheder. Nedenfor er vist udkastet til forsiden på FRV’s nye medarbejderportal. Den består af tre kolonner hvor den første omhandler emner af generel interesse for hele organisationen. Den anden har øverst et temabillede eller -tekst for at give liv til siden og mulighed for at variere udtrykket en smule og består ellers af segmenterede nyheder målrettet netop den bruger som er logget på. Tredje kolonne har igen karakter af noget generelt og giver adgang til opslagsværker, genveje (med mulighed for personalisering) og endnu et temahjørne. Her vil det særligt i den første tid efter relanceringen være oplagt at køre quick polls til brug for feedbacksystemet så løsningerne kan justeres alt efter erfaring.

7

Se også p. 24-27 og 32-34 in Christian Kragerup, En stemme blandt mange - Corporate Branding

51


Relancering af intranet på MOSS 2007

I det følgende ses forslagene til niveau 1-siderne: • Nyheder • Organisation • Medarbejderforum • Rolleportaler • Værktøjer, vejledninger og workflows Nyhedssiden præsenterer samtlige publicerede nyheder hvilket vil sige at de arkiverede og dem fra andre afdelinger og lokationer er inkluderet. Organisationssiden viser et klikbart organigram så det er muligt at tilgå afdelingsinformation via både organigrammet og venstre-menuen. Derudover byder den indholdsmæssigt på information om ledelse og strategi, kontakt og historie. Medarbejderforum giver adgang til alle informationer – dokumenter og workflows – som er relevante for spørgsmål vedrørende ansættelsesforhold i bred forstand. Emnerne kan være Ferie og fravær, Kultur, Efteruddannelse, Ansættelse og løn. Centralt på siden bør være Om siden med oplysning om sideansvarlig, ligesom det er oplagt med Billeder af sociale begivenheder og Personalenyt (trukket fra Nyhedssiden ligesom på portalforsiden). Adgangen til Rolleportaler er valgt trukket helt frem i front i strukturen selv om rolleportalerne logisk betragtet bør ligge tilknyttet forskellige emnemæssigt relevante undersider. Fremrykningen er begrundet i at organisationen ikke før har haft rolleportaler så der nok skal finde en form for tilvænning sted. Når det så er sagt er det netop rolleportalernes udtrykte force, at de er rettet mod specifikke grupper af medarbejdere, som står overfor opgaver inden for et bestemt område. Rolleportalerne er tilpasset disse medarbejdergruppers behov og giver adgang til netop de dokumenter, værktøjer, workflows og videndelingsmuligheder som er nødvendige for at løse opgaverne.

52


Relancering af intranet på MOSS 2007

Gennem dialog med afdelingerne er der foreløbig identificeret ønsker om 9 rolleportaler rettet imod: Dig der kommunikerer, disponenter, nyansatte, projektledere, EU’involverede’, ledere, redningsmænd, inspektionsfartøjsansatte og redningsmænd. Værktøjer, vejledninger og workflows (VVW) er tænkt som en side hvor alle de tre nævnte kategorier anvendt på tværs af organisationen kan tilgås. Eksempelvis skal der være adgang til Captia (enten via iFrame eller reel integration) og her skal ligge vejledninger til brug for journaliseringsarbejdet og systemet. Det skal også være muligt at klare alle sine praktiske mødeforberedelser i form af lokalebooking og bestilling forplejning mv.

53


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

54


Relancering af intranet på MOSS 2007

Indtast søgeord

Gitte Krejbich

NYHEDER

ORGANISATION

MEDARBEJDER

ROLLEPORTALER

Find medarbejder

VVW

Forside – Rolleportaler

Vis alt indhold på webstedet

Om rolleportaler

Rolleportaler Dig der kommunikerer Disponenter Nyansatte Projektledere EU-’involverede’ Ledere Redningsmænd Inspektionsfartøjsansatte Driftscentermedarbejdere

En rolleportal er et websted der udgør en del af den samlede portal og som er henvendt til en specifik medarbejdergruppe. Den skal blandt andet samle alle de informationer, dokumenter og it-værktøjer gruppen har brug for.

Fra menuen til venstre på denne side har du adgang til samtlige Rolleportaler i FRV.

Medarbejdergrupperne der i første omgang er identificeret og udvalgt til at få en rolleportal er dem som enten allerede har et eget websted eller på hvis vegne der er udtrykt behov for websted grundet eksempelvis tilknytning til anden lokation end Søkvæsthuset, it-kundskaber eller nyansættelse. Om der skal udvides med flere rolleportaler vil løbende blive vurderet. Ideer modtages af NoName på NN@frv.dk

55


Relancering af intranet på MOSS 2007

Der er desuden udarbejdet forslag til fælles elementer for afdelingssiderne og de enkelte rolleportaler på niveau 2. Det er vigtigt med et ensartet udtryk på tværs så man ikke bliver i tvivl om hvor man er navigationsmæssigt – nemlig på FRV’s fælles intranet. Afdelingssiderne foreslås opbygget i tre kolonner: Igen med den karakteristiske venstremenu hvor der kan være emnemæssig indgang til eksempelvis sektioner, arbejdsområder, lister, opgaver, emner hentet fra afdelingens drev mv. Midten udgøres af webparts indeholdende kalender, referater, billeder og afdelingsnyt. Til højre er så Kontaktoplysninger og Om afdelingen rettet mod resten af organisationen for at understøtte videndeling. Kontaktoplysningerne bør være i form af portrætter med angivelse af navne og lokalnumre. For nogle afdelinger kan det dog være mere hensigtsmæssigt med en liste over kontaktpunkter. Det afgørende er blot at det tydeligt fremgår hvem man kan kontakte i forbindelse med spørgsmål til afdelingen. Om afdelingen skal gerne være en kort (!) beskrivelse af afdelingen og dens opgaver. Grundlæggende vil de enkelte rolleportaler indholdsmæssigt være af vidt forskellig karakter. Som beskrevet ovenfor skal de give adgang til netop de dokumenter, værktøjer, workflows og videndelingsmuligheder som er nødvendige for at løse den specifikke medarbejdergruppes opgaver. Dog bør der så vidt muligt være en genkendelighed på tværs af rolleportalerne for så vidt angår sidernes opbygning og basisinformationer. Man kan sagtens forestille sig flere webparts end gengivet i eksemplet hvor der kun er taget hul på arbejdet med at indkredse relevant indhold. Nedenfor vises eksempler på en af hver af de to nævnte niveau 2-sidetyper. Grovskitser til øvrige afdelingssider og rolleportaler kan ses i Bilag 8.10.

56


Relancering af intranet på MOSS 2007

Indtast søgeord

Gitte Krejbich

NYHEDER

ORGANISATION

MEDARBEJDER

ROLLEPORTALER

Find medarbejder

VVW

Forside – Rolleportaler – Dig der kommunikerer

Vis alt indhold på webstedet Dig der kommunikerer Kontakt Kontakt og rådgivning

Til dig der kommunikerer Fra menuen til venstre på denne side har du adgang til en række oplysninger der meget gerne skulle gøre det nemmere for dig når du står over for opgaver der har med kommunikation at gøre. Det kan f.eks. være at du skal udarbejde en præsentation i forbindelse med et møde, skrive en artikel eller en nyhed eller måske har du fået en henvendelse som du gerne vil have nogle tip til hvordan du kan besvare.

Ideer til ændringer eller nye emner modtages af NoName på NN@frv.dk

Baggrund Principper og politikker Indsatsområder Brugerundersøgelser Kom godt i gang Værktøjer Sprogguide Skabeloner Logo Skriv en nyhed Medierne Vejledning i mediesamarbejde Talsmandsliste Om FRV FRV film Vandet Rundt Artikler Pressemeddelelser Presseklip Medieanalyse

I gengivelsen af dumps fra Mit Websted (niveau1) på næste side ses et par eksempler på det udtryk som er karakteristisk for MOSS. Der er indsat felter (Mine åbne sager i Captia og Mine mails) på Min Startside for at antyde muligheden for at tilføje ekstra webparts alt efter ønske. Bemærk at Min Startside lægger op til at man gemmer de dokumenter som man (endnu) ikke ønsker at give andre adgang til her – i stedet for i den private mappe på fællesdrevet eller på skrivebordet. Min Profil kan på samme måde tilpasses gennem tilføjelse af webparts og ændring af diverse overskrifter. Dette kan f.eks. bruges til at understøtte ønsket hos PØS om overblik over medarbejdernes kompetencer.

57


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

58


Relancering af intranet pĂĽ MOSS 2007

Endelig er der lavet udkast til en søgeresultatvisningsside:

59


Relancering af intranet på MOSS 2007

4 Handlingsplan Nærværende rapport bør betragtes som en projektplan der løbende udbygges og tilpasses efterhånden som projektet skrider frem. I dette kapitel findes en række dynamiske afsnit til videre aktiviteter og beslutninger i forbindelse med særligt projektetableringsfasen. Filosofien i den fremadrettede indsats vedr. intranetprojektet bør være at planlægge levering af høj kvalitet samt lav omkostningswebsteder og funktionalitet først. Så kan man justere ind efterhånden når den nye løsning er i drift. Det anbefales overordnet at der følges op på rapporten med minimum følgende initiativer: • Etablering af projektorganisation • Plan for intranet governance • Vision og mål for intranetprojektet • Udarbejdelse af budget for intranetprojekt (og meget gerne for drift) • Risikoanalyse (SWOT) • Oprettelse af logbog • Opstartseminar Og at følgende bearbejdes og detaljeres yderligere: • Kravspecifikation • Wireframes • Arbejdspakker • Faseplan • Interessentanalyse • Kommunikationsplan for projektet • Intranetstrategi (skal understøtte den forretningsmæssige strategi, være kulturbærende og indpasses i den overordnede kommunikationsplan) Alle disse aktiviteter er primært knyttet til projektetableringsfasen som er beskrevet i skemaet med arbejdspakker i afsnit 4.1.

4.1

Faseoversigt og arbejdspakker

Nedenfor er opstillet en foreløbig oversigt over intranetprojektets faser og arbejdspakker. De vil kunne nedbrydes og detaljeres yderligere efterhånden som der indkommer yderligere information i projektforløbet. Beregning af de angivne varigheder og foretaget ifølge metoden 3-skøn8 til vurdering af tidsforbrug. Alle faktorerne er erfaringsbaserede og dermed begrundet i empiri opbygget via andre projekter og informationsindsamling. Ved at indsætte dem i 3-skønsformlen opnås en realistisk angivelse af tiden der må påregnes at medgå til en given opgave og hvor der er søgt indregnet såvel positive som negative påvirkninger i.f.m. opgavens løsning. Projektets varighed i alt kan på dette stadie opgøres til 23½ mdr. (4 uger omregnet til 1 md) uden hensyn til faseoverlap, buffere og ferier og forudsat jævnt projektflow samt i øvrigt fornuftige projektbetingelser. En del af forberedelsen er allerede lagt i fasen Projektmodning der således udgør de første 5 måneder.

8

(optimistisk+pessimistisk+3 x realistisk) divideret med 5

60


Relancering af intranet på MOSS 2007

Varighed

Fase

Arbejdspakker

5 mdr.

Projektmodning

-

Projektetablering

Projektorganisering med udpegning af: - Styregruppe - Projektleder - Projektgruppe - Ressourcepersoner/ankerpersoner i hver afdeling - Evt. referencegruppe

21. jan26. jun 8 uger Opt 4 Pes 12 Rea 8

8 uger

Projektopstart

Opt 6 Pes 14 Rea 7

Analyse og strategiarbejde: - Udarbejdelse af analyser – risikoanalyse (projektbegrænsninger), interessentanalyse, SWOT - Bearbejdelse af intranetstrategi - Udarbejdelse af projektstrategi og herunder projektets målbare succeskriterier - Detaljering af kravspecifikationen – workflows og integration med andre systemer - Opstilling af ikke-funktionelle krav/performancekrav ifm. Kravspecifikationen - Kommunikationsplan - Udarbejdelse af governancemodel - Strategi og mål for organisatorisk forankring - Fastlæggelse af projektressourcer og driftsressourcer – herunder såvel økonomi som interne mandetimer - Projektopstartseminar: Fælles mål og retning Bearbejdelse af projektstrategi Diskussion af intranetstrategi Justering af governancemodel -

5 mdr. Opt 3

Udvikling

-

Pes 9 Rea 4

Forberedende rapport/etablering af projektplan Møder med afdelingerne Materiale til præsentation i ledelsesgruppen 1. præsentation for ledelsesgruppen

-

Indhentning af tilbud fra designere, udviklere og softwareleverandører Tilretning af projektplan jf. tilbud og til rådighed stående projektressourcer Detaljering af kravspecifikation Endelig fastlæggelse af wireframes (struktur/sitemap, forsidelementer og underside-/webstedselementer) Design (skins) til portalforside samt undersider/websteder Etablering af digitalt feedback system til rapportering af forbedringer, issues og brugeroplevelser – gerne med kobling til quick polls på portalforside Udvikling af version 0.1 ifølge detaljeret kravspecifikation Launch testmiljø/version 0.1 Betatest version 0.1 Udvikling af version 0.2 jf. testresultater Launch version 0.2 Brugertests (min. 5 afdækker 80% fejl) Tilretning og fejlfinding

61


Relancering af intranet på MOSS 2007

5 mdr.

Implementering

Opt 4

-

Pes 6 Rea 5 3 mdr.

Forankring

Opt 2

-

Pes 4

-

Rea 3 6 uger

Projektafrunding/

Opt 4

Overgang til drift

Pes 9

og fortsat

Rea 6

udvikling

4.2

-

-

Produktion af indhold: Udvælgelse af relevant eksisterende, skrivning af nyt, kvalitetssikring og korrektur, billedbehandling Opsætning af masterpages mv. Opbygning af sider/websteder og struktur Upload/Migrering af indhold Afdækning af behov for brugeruddannelse (spørgeskemaundersøgelse) Brugeruddannelse på 3 niveauer: ingen særlige it-forudsætninger, almindelige brugere og lokalredaktører Husk Kotters 8 trin forandringsledelse gennem hele projektforløbet! Forberedelse af 2. præsentation i ledelsesgruppen 2. præsentation i ledelsesgruppen Forberedelse af markering af launch på organisationsniveau/ temamøde Markering af launch version 1.0 på organisationsniveau/temamøde Launch version 1.0 Markering af launch version 1.0 på projektniveau Projektevaluering: Godt og skidt samt hvad har vi lært? Gennemgang af brugerfeedback! Vurdering 6 mdr. efter v1.0 launch: Er målene opfyldt? Plan for tilretning og udvikling (drift vekselvirker ml. vedligehold og udvikling)

Tidsplan med faser og milepæle

I Gantt-diagrammet ses udkast til projektets tidsplan og fasefordeling samt milepæle baseret på oversigten over faser og arbejdspakker. Den femte milepæl i diagrammet modsvarer launch af medarbejderportalen i MOSS version 1.0 den 7. juni 2010. Det vil sige at med der med påbegyndelse af fasen Projektetablering mandag 29. juni 2009 og forudsat fremdrift ifølge planen bør påregnes knap 1 år til projektforløbet. Et år lyder af lang tid men det er for hele projektet inkl. afrunding og forankring. Der vil formentlig være løbende releases (og flere end 0.1 og 0.2) i løbet af udviklingsfasen når de enkelte delmoduler/applikationer er færdige. Det kan være ’farligt’ fordi tidsplanen meget let kan skride når der skal være løbende forbedringer – specielt når der bruges eksterne bureauer/udviklere, men man for i reglen et bedre slutresultat. Stram projektstyring er nødvendig. Man kan godt forestille sig trinvise launches med 4 ugers interval i løbet af den 5 mdr. lange implementeringsfase. Det vil give projektet nogle flere deadlines at planlægge efter og det vil skabe synlighed i forhold til resten af organisationen. Bemærk at der kun er indlagt en enkelt buffer samt de to hovedferier omkring sommer og jul. Der er desuden set bort fra andre opgaver i organisationen som evt. kan påvirke projektet og dets ressourcer. Bemærk også at der kun i et vist omfang er tænkt i projektressourcer i forhold til Ganttdiagrammet idet projektbudgettet ligesom de interne mandskabsmæssige ressourcer er ukendte og såvel projektorganisation som governancestruktur endnu ikke er fastlagt. Se de øvrige afsnit her i kapitel 4 Handlingsplan. Det har derfor været nødvendigt at forudsætte en tilpasning af ressourcerne til den givne opgave. Det er klart at regulering af krav og mål samt væsentlige op- eller nedjusteringer af budget og/eller interne mandskabstimer vil kunne påvirke projektforløbet endog væsentligt.

62


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

63


Relancering af intranet på MOSS 2007

4.3

Strategi

CfS har diskuteret følgende oplæg til en intranetstrategi:

Det nye intranet skal være omdrejningspunktet for videndeling i FRV. Viden er en dyrebar ressource og organisationen skal have systemer der sikrer at denne gemmes, udvikles og deles på en overskuelig måde. Intranettet skal synliggøre ledelsen og dennes beslutninger. Det er overordentlig vigtigt at ledelsen får deres budskaber og beslutninger ud i organisationen på en hurtig og lettilgængelig form. Et velfungerende intranet skal være platformen til dette og der skal opbygges strukturer så nyheder, referater m.v. målrettes bestemte brugergrupper. Intranettet skal sikre stor grad af selvbetjening, dels for at aflaste i forhold til ”manuelle forespørgsler” og dels for at give større fleksibilitet mht. at skaffe oplysninger hurtigt når behovet er til stede. Intranettet bør samle alle uundværlige arbejdsværktøjer både mht. til sidste nye version og den nødvendige dokumentation. Intranettet skal give samtlige afdelinger et godt og let overblik over alle vigtige dokumenter, vejledninger, målsætninger m.v. der er nødvendige for at udføre arbejdet professionelt og effektivt. Intranettet bør give mulighed for at søge oplysninger om alle medarbejdere og alle medarbejdere mulighed for at opdatere oplysninger om sig selv. Intranettet skal samle Farvandsvæsenet på tværs af afdelinger og på tværs af landets mange arbejdspladser og skal fungere som en naturlig samlende informationskanal, alle medarbejdere har lyst til at benytte – både til at hente information fra og til at levere information til. Endelig skal intranettet understøtte forretningstrategien og værdierne og være med til at gøre dem konkrete. Der bør arbejdes videre med strategien så de konkrete formål med FRVs medarbejderportal og dens relancering bliver opstillet overfor de modsvarende konkrete og målelige succeskriterier. Det kan også være en god ide at se nærmere på FRV’s andre strategier og sammenholde med disse.

4.4

Projektorganisation

FRV tilstræber at anvende projektmodellen Prince2. I sit fulde omfang er Prince2 imidlertid en ressourcekrævende model. Derfor anbefales det aktivt at udvælge de styringsredskaber og metoder som man ønsker fulgt i intranetprojektforløbet. Oprettelsen af en projektorganisation anbefales endvidere kraftigt. Styringen af projektet bør være forholdsvis stram grundet det store antal interessenter og projektets kompleksitet. Dette vil sige at der skal nedsættes en styregruppe, udpeges en projektleder og en projektgruppe samt interne og eksterne konsulenter til bistand. Det skal også være tydeligt hvem der er den projektansvarlige chef. Desuden vil det være en fordel med en referencegruppe.

64


Relancering af intranet på MOSS 2007

Her er forslag til rolle- og ansvarsfordelingen i projektorganisationen:

Styregruppens har det strategiske og økonomiske ansvar for projektet. Styregruppens mandat er således at overvåge projektet med hensyn til fremdrift, kvalitet og risici. Styregruppen skal desuden foretage de nødvendige prioriteringer angående interne/eksterne ressourcer og andre indsatsfaktorer. Endelig er det styregruppens ansvar at godkende målsætninger, milepæle og centrale projektleverancer.

Projektchefen har det taktiske og dermed totale projektansvar inklusive det overordnede ansvar for fremdrift og resultater. Projektchefen er projektlederens overordnede i FRV’s organisationshieraki.

Projektlederen har det daglige operative ansvar for projektets fremdrift og resultater. Projektlederen har ansvar for opfølgning i henhold til plan og budget, afdækning af risici samt sikre at milepæle nås. Desuden har han/hun til opgave at knytte de mange dele i projektet sammen. Han/hun skal sikre de rette informationer tilgår projektchefen og styregruppen men også alle andre interessenter og omvendt indhente og distribuere de informationer som projektdeltagerne har brug for at udføre opgaverne. Ansvaret for projektgruppens opgaveprioriteringer ligger også hos projektlederen. I forbindelse med projektets afrunding bør projektlederen aflevere en kort slutrapport indeholdende følgende: • Vurdering af målopnåelse • Gennemførsel i forhold til projektplan (faser og fremdrift) • Projektorganisering og ressourcedisponering - har det fungeret? • Omkostninger? • Vigtige erfaringer • Anbefalinger for videre udvikling af løsning

Projektgruppen er den udførende enhed i projektet. Projektgruppen kan opdeles i et antal hensigtsmæssige arbejdsgrupper i henhold til projektets faser og arbejdspakker. Inddragelse af medarbejdere fra de enkelte afdelinger i FRV vil her være naturligt.

Interne og eksterne konsulenter er eksperter som indkaldes til udførsel af specifikke opgaver typisk vedr. design, systemudvikling og brugeruddannelse.

En ekstern referencegruppe vil være god til sparring på f.eks. testforløb. Kan med fordel bestå af intranetansvarlige fra andre organisationer der har implementeret løsninger på platformen MOSS.

Projektorganisationen skal fastlægges endeligt ligesom der skal sættes navne på de enkelte roller og samtlige projektdeltagere i forbindelse med projektets etableringsfase.

4.5

Intranet governance

Web governance omhandler strukturen bestående af de mennesker, stillinger, autoriteter, roller, ansvar, relationer og regler der er impliceret i administrationen af et websted. Denne struktur definerer hvem der tager hvilke beslutninger, hvem der er ansvarlig for hvilke indsatsområder og hvordan hver af deltagerne skal samarbejde for at drive et givent websted og styringsprocessen effektivt. Governance-strukturen inkluderer mennesker i veldefinerede stillinger som er involveret i at skabe og styre indhold, udvikle og understøtte teknologien, markedsføre produkterne og

65


Relancering af intranet på MOSS 2007

først og fremmest bidrage til opnåelsen af organisationens mission - for kernen bør være understøttelse af forretningsstrategien. Inkluderet i strukturmodellen for webstedet er naturligvis også den person der har autoritet til at skabe governance strukturen og godkende de politikker, som definerer strukturen. Inden for strukturen er forskellige medarbejdere dedikeret til at udvikle og anbefale politikker, skabe procedurer til implementering af politikkerne, fastlægge og udføre styringsmæssige kontroller samt udvikle og anvende resultatmålinger. Alle i strukturen anvender disse værktøjer til at styre webstederne og administrere de aktiviteter som er forbundet til webstederne. Organisationens webpolitikker bør dokumentere governance-strukturen, inkluderende funktionerne, rollerne og autoriteterne tilknyttet hver enkelt person (stilling) i strukturen og de regler som hvert af strukturens medlemmer skal følge for at samarbejde. I bogen Essential Sharepoint 20079 opererer forfatteren med 4 typer af Sharepoint-roller: • Administrators – organiserer, tilpasser, vedligeholder og supporterer portalen • Site owners – skaber og vedligeholder dele af/et site på portalen • Developers – udvider løsningen og integrerer Sharepoint med andre forretningssystemer • Users - almindelige brugere Disse roller stemmer meget godt overens med dem Thomas Christensen også har peget på (se Afsnit 2.2.1 Internationale engagementer og projekter). Det er væsentligt at man skelner imellem disse roller og at det samtidig sikres at alle roller er besat. I modsat fald kan projektet som glide af sporet og man når måske aldrig målet med medarbejderportalen for slet ikke at tale om hvad status på portalen vil være efter blot få måneder i drift. Skrækscenariet er migrering til ny platform for blot at konstatere at nissen er flyttet med og det f.eks. stadig ikke er til at finde de informationer man har brug for. Uddybende kan man sige at det er vigtigt med velbeskrevne arbejdsprocesser fordi Sharepoint lægger op til at ansvaret for de enkelte dele i processerne tildeles specifikke brugere. Det er ikke svært at se for sig hvordan denne betingelse kan kræve en større indsats rundt omkring i de enkelte afdelinger og projektområder – navnlig i forbindelse med migreringen men også i højere grad end i dag når systemet er i drift. I Sharepoint er det heller ikke udelukkende på sideniveau governancestrukturen bør være veldefineret idet de enkelte webparts på en side/et websted meget vel kan trække på informationer fra forskellige afdelinger. Projektstyregruppen anbefales at tage højde for disse faktorer i forbindelse med ressourcetildelingen til intranetprojektet. Rollerne skal besættes ud fra en veldefineret ramme og alle implicerede bør have tid til at udføre deres opgaver. Opsummerende skal der udpeges ejere og redaktører for de enkelte sider og webparts samt en projektleder (der evt. kan glide over i intranetlederrollen ifm. overgang til drift). Desuden skal der udarbejdes en politik for vedligehold af database med angivelse af krav til opdateringsfrekvens og procedurer/workflow for hvad der skal ske med dokumenter som når en vis alder.

9

Jeff Webb, Essential Sharepoint 2007 – A Practical Guide for Users, Administrators and Developers. 2nd edition, September 2007. O’Reilly Media. ISBN-13: 978-0-596-51407-5.

66


Relancering af intranet på MOSS 2007

4.6

Interessentanalyse

Udarbejdelse af en interessentanalyse fordrer bl.a. kendskab til lokale forhold opnået eksempelvis gennem ansættelse i organisationen. En interessentanalyse er et godt værktøj der kan bruges til at gå væk fra at opfatte alle under ét og i stedet målrette informationen undervejs i projektforløbet samt i forankringsprocessen. Analysen hjælper også med at skabe en fælles referenceramme blandt projektgruppens medlemmer og få sat ansigt på de mennesker, de arbejder for – brugerne. Interessentanalysen bør udvides med en positionsanalyse som kan belyse interessenternes påvirkningsgrad og være med til at danne basis for eventuelle forholdsregler. Det står dog allerede klart at snart sagt samtlige interessenter udgør en betydelig faktor for intranetprojektets succes da de er direkte involverede i projektet eller intranettet i større eller mindre omfang. Anvendt videre kan interessentanalysen på samme måde danne grundlag for SWOT og risikoanalyserne samt projektets kommunikationsplan. De to førstnævnte bidrager til projektlederens indsigt i eventuelle hindringer før de opstår og giver dermed til en vis grad ham/hende mulighed for at forebygge uheldige påvirkninger af projektet. Den sidste er i høj grad med til at understøtte projektets flow og dets forankring i organisationen. Der er udkast til en kommunikationsplan i afsnit 4.8. Her følger interessentanalyse for intranetprojektet: Interessent Intranet projektleder

Relation til projektet Den drivende kraft bag projektet

Projektstyregruppens medlemmer

Er godkendende kraft bag projektet

Projektchef

Er projektlederens chef

Mulige handlinger Kan blive overvældet af projektets omfang og evt. modstand i organisationen og hindringer i projektforløbet Træffer overordnede beslutninger vedr. mål og ressourcer. Skal godkende væsentlige projektændringer. Sparrer med projektlederen og er med til at vurdere overordnede beslutninger i det daglige

Projektets forholdsregler Sørg for professionel sparring med chef og andre projektledere samt dygtige fagfolk. Benyt evt. en mentor fra en anden organisation. Afhold styregruppemøder hvor de nødvendige beslutninger træffes.

Afhold ugentlige møder leder og chef imellem

67


Relancering af intranet på MOSS 2007

FRVs Ledelsesgruppe

Chefer for projektets deltagere og dermed mandskabsressourcer.

Påvirker projektressourcer. Kan mangle teknisk indsigt og dermed forståelse for nødvendige prioriteringer.

FRVs Direktion

Er opdragsgiver og har hånd- og halsret over projektet

Projektgruppe med inddragelse af medarbejdere fra alle afdelinger (DS, DB, CfS, HMD, IA, MFP, PØS)

Udførende kraft i projektet. Løser de praktiske opgaver

Skal godkende beslutninger. Kan mangle teknisk indsigt og dermed forståelse for nødvendige prioriteringer. Kan miste overblikket og løbe sur i opgavernes omfang og projekthindringer.

IT-infrastruktur

Udfører arbejde for projektet og har stor interesse i det grundet presserende behov for den nye løsning. Hoster platform og ligger inde med Sharepointviden og -kunnen Kan udføre arbejde for projektet

Kan blive forsinkede

Kan blive forsinkede

Lav klare aftaler i god tid

Udfører arbejde for projektet

Kan blive forsinkede

Lav klare aftaler i god tid. Afhold effektive møder. Overvåg delleverancer.

FRV kommunikationsgruppe Eksterne eksperter såsom designere, systemudviklere, MOSS-undervisere

Sørg for styregruppen får forhandlet mandskabsressourcerne på plads. Løbende dialog og tilpasset information om projektforløb og resultater. Kan evt. deltage aktivt i projektarbejdet og således en repræsentant i styregruppen. Sørg for relevant informationsflow. Placér erfarne FRVmedarbejdere i gruppen. Afhold effektive projektgruppemøder (ledelse og facilitering). Opret arbejdsgrupper og lad projektgruppens medlemmer byde ind i forhold til særlige interesser og viden. Sørg for rådføring med konsulenter på de områder hvor der mangler faglig ekspertise. Lav klare aftaler i god tid. Afhold effektive møder. Overvåg delleverancer.

68


Relancering af intranet på MOSS 2007

Ekstern referencegruppe

Bidrager med viden til projektet

Forsvarsministeriet

Overordnet organ som fastsætter overordnede politikker og økonomiske rammer Indkøber software som projektet har behov for og udarbejder løsninger på samme platform som i nogle tilfælde bør/kan genbruges Bruger intranettet. Leverer indhold

Forsvarets Kommunikations- og Informationstjeneste (FKIT)

Fastansatte medarbejdere

Løstansatte medarbejdere

Bruger intranettet

Medarbejdere i Søkvæsthuset

Bruger intranettet. Leverer indhold

Medarbejdere på andre lokationer

Bruger intranettet

Kan mistolke organisationen og ønsker samt behov

Sørg for tilstrækkelig relevant information. Afhold effektive møder.

Kan have ønske om særlige applikationer eller metoder

Sørg for dialog ifm detaljering af kravspecifikation og i udviklingsfasen

Kan udvise modstand mod forandring / uvillighed til at tage den nye løsning til sig Kan være svære at nå ud til med information om den nye løsning. Kan udvise modstand mod forandring / uvillighed til at tage den nye løsning til sig Kan udvise modstand mod forandring / uvillighed til at tage den nye løsning til sig Kan være svære at nå ud til med information om den nye løsning. Kan udvise modstand mod forandring / uvillighed til at tage den nye løsning til sig

Sørg for at portalen bliver så brugervenlig som muligt og at sikre brugerinddragelse og -uddannelse Sørg for at portalen bliver så brugervenlig som muligt og at sikre uddannelse gennem besøg på udvalgte lokationer

Sørg for at portalen bliver så brugervenlig som muligt og at sikre brugerinddragelse og -uddannelse Sørg for at portalen bliver så brugervenlig som muligt og at sikre uddannelse gennem besøg på udvalgte lokationer

69


Relancering af intranet på MOSS 2007

4.7

Risikostyring

Det er væsentligt at have gjort sig klart hvilke begrænsninger der eksisterer for selve intranetprojektet. Eksterne faktorer har stor betydning for, hvilken løsning der opnås i sidste ende. De tre klassiske projektbegrænsninger er: • Ressourcer – økonomi og adgangen til kvalificeret mandskab samt relevante ledere og nøglepersoner. • Tid – hvornår skal løsningen være færdig. • Kvalitet – f.eks. niveau af brugervenlighed, browserkompabilitet, inddragelse af interessenter mv. En SWOT-analyse vil kunne belyse projektfaldgruberne og en risikoanalyse kan pege på påvirkningsgraden og sandsynligheden for at noget vil indtræffe. Dette vil gøre reel varetagelse af risikostyringen mulig. Samtidig vil en bevidstgørelse af hvad der er de interne styrker og eksterne muligheder kunne hjælpe projektet fremad. Det bør undersøges hvilke konsekvenser den nye medarbejderportal får i relation til andre interne og eksterne infokanaler. Der skal træffes beslutning om hvordan projektets forholdsregler skal være og om de andre infokanaler skal nedlægges eller bevares og i så fald i hvilken form. Oversigt over andre infokanaler: • Vandet Rundt • Alle-mails o Månedsbrev fra ledelsen o Temamøde o Servicemeddelelser om telefoner og IT o Receptionen har fundet/fået indleveret/efterlyser… • Korridorsnak • Møder o Afdelingsmøder o Temamøder o Projektledermøder o Ledelsesmøder Den nye medarbejderportal vil også betyde omlægning af en række arbejdsprocesser der nu kan gøres elektroniske. Dette er ligeledes et område som skal undersøges nærmere med henblik på en hensigtsmæssigt fordeling af opgaver og ressourcer så projektets forankring sikres.

4.8

Kommunikation

En kommunikationsplan bør baseres på interessentanalysen men reelt kan den egentlige kommunikationsplan for projektet først udarbejdes når strategien og prioriteringerne for intranettet er kendte. Projektets kommunikationsplan skal naturligvis også stå i relation til FRV’s overordnede kommunikationsstrategi og mål. Eksempelvis målene fra klimakonferencen. Kommunikation af projektet er vigtigt i relation til dets forankring i organisationen og med til at understøtte projektets flow gennem sikring af at projektdeltagerne har adgang til den nødvendige viden for at kunne træffe kvalificerede beslutninger og udføre deres opgaver på et oplyst grundlag. I det følgende er udkast til en kommunikationsplan for intranetprojektet som evt. kan udbygges med eksempelvis kolonne til angivelse af den ansvarlige for kommunikationen. Oftest vil det dog være projektlederen som har denne rolle.

70


Relancering af intranet på MOSS 2007

Hvem Styregruppen

Hvilken form Møder og emails

Hvornår I forbindelse med overordnede beslutninger, milepæle og ændringer i projektet

Ledelsesgruppen

Møder og emails

I forbindelse med milepæle og ændringer i projektet

Direktionen

Møder og emails

I forbindelse med milepæle og ændringer i projektet

Projektchef

Møder , emails og telefon

Løbende – ugentligt

Projektgruppen

Møder , emails og telefon

Løbende – dagligt

Interne ressourcepersoner

Møder , emails og telefon

Løbende – dagligt/ugentligt

FRV

Møder , emails og telefon

Løbende – efter behov

Møder , emails og telefon

Løbende – dagligt i

Kommunikationsgruppen IT-infrastruktur

udviklingsfasen Afdelinger

Deltagelse i afdelingsmøder

I forbindelse med afdækning af behov for brugeruddannelse og launch af version 1.0

Alle medarbejdere

Spørgeskemaundersøgelse,

I forbindelse med

(fastansatte, løstansatte, i

brugeruddannelse, emails og

afdækning af behov for

Søkvæsthuset og på andre

temamøde

brugeruddannelse,

lokationer)

gennemførsel af samme og launch af version 1.0

Medarbejdere som leverer

Møder , emails og telefon

Løbende – efter behov og

indhold eller indgår i

særligt i

arbejdsgrupper

implementeringsfasen

Eksterne eksperter

Møder , emails og telefon

Løbende og særligt i udviklingsfasen

Ekstern referencegruppe

Møder , emails og telefon

Efter behov

Forsvarsministeriet

Emails

Efter behov

FKIT

Møder , emails og telefon

Efter behov

71


Relancering af intranet på MOSS 2007

4.9

Forankring

Et vigtigt succeskriterium for intranetprojektet er at det bliver forankret i såvel projektorganisationen som resten af Farvandsvæsenet. Både internt i projektet og eksternt i forhold til resten af organisationen og samtlige øvrige interessenter er der tale om en forandring. Det anbefales derfor at følge John Kotters otte trin10 til planlægning af en egentlig forandringsstrategi: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Etablering af oplevelsen af at forandringen er en nødvendighed Oprettelse af den styrende koalition Udvikling af en vision og en strategi Formidling af forandringsvisionen Skabe grundlag for handling på bred basis Generering af kortsigtede gevinster Konsolidering af resultater og produktion af mere forandring Forankring af nye arbejdsmåder i kulturen

Med hensyn til trin 1, 3 og 4 anbefales varmt at der afholdes et opstartseminar for projektgruppen og gerne med deltagelse af styregruppen samt nogle af de eksterne eksperter. Projektdeltagerne skal bringes til at føle ansvar for kampagnen så deres motivation i forhold til det forestående arbejde vækkes. Det kan f.eks. gøres ved at betone deltagernes roller og betydning for projektet. Seminaret kan præsentere vision og mål for intranetprojektet og diskutere vejen dertil. Endelig skal der være et element af teambuilding indbygget – almindeligt socialt samvær under hyggelige former – det er nemmere at forebygge og håndtere en eventuel konflikt hvis man kender hinanden. Trin 2 handler om styregruppens sammensætning og valg af en stærk projektleder – nogen skal gå foran og vise vejen for de andre. Her har projektlederen et stort ansvar som normdanner. Vedkommende skal lobbye for projektet og dets vision (trin 4), anlægge den gode tone samt sørge for tilpasning af informationsmængde og -art til behovet hos de enkelte projektmedlemmer og de øvrige interessenter. Det betyder at kommunikationsplanen skal tilgodese samtlige projektets interessenter. I forhold til trin 5 foreslås at arbejdsmønsteret i projektgruppen struktureres ifølge amøbemodellen:

x

Den centrale cirkel illustrerer kernen i projektgruppen og de andre cirkler udgør arbejdsgrupper nedsat til løsning af specifikke opgaver i projektforløbet. Projektgruppen har på denne måde mulighed for at inddrage f.eks. de udpegede lokalredaktører og andre ressourcepersoner. Desuden opmuntres de gruppemedlemmer som har særlig interesse i web og intranet til at komme med idéer og tage ansvaret for opbygningen af medarbejderportalen. Endelig har kernen i gruppen (hvor projektlederen 10

in John P. Kotter, I spidsen for forandringer

72


Relancering af intranet på MOSS 2007

er vist med et kryds) mulighed for at stå for de fælles tiltag omkring design, udvikling, koordinering m.v. og dér bevare overblikket, vurdere på opfyldelsen af milepæle samt træffe de nødvendige overordnede beslutninger. Trin 6 kan tilgodeses gennem fejring af vigtige milepæle, synliggørelse af resultater og anerkendelse og belønning af projektgruppemedlemmernes indsats. Disse tiltag bør planlægges men kan også til dels gøres spontane. Når projektet er gennemført skal dets implementering i FRV sikres som angivet i trin 7 og 8. Den læring der er opnået skal indarbejdes. Udfordringen består i høj grad i at skille sig af med uhensigtsmæssige rutiner. Der skal nu fokuseres på de mere effektive redskaber og metoder projektet har bibragt organisationen. Nye lokalredaktører kan også være med til at sikre kontinuiteten gennem virke som ambassadører for intranettet rundt omkring i afdelingerne. Trin 8 kan i særlig grad understøttes gennem brugeruddannelse. Det vil være en god ide at sørge for uddannelse på 3 niveauer: Avancerede brugere/lokalredaktører, almindelige brugere, ingen særlige it-kundskaber. For at kende omfanget af nødvendigheden for brugeruddannelse, sikre målretning til de rigtige grupper og uddannelsens kvalitet bør der gennemføres en spørgeskemaundersøgelse. Formålet med spørgeskemaundersøgelsen bør primært være at afdække behovet for brugeruddannelse blandt FRV’s medarbejdere men afhængig af undersøgelsens opbygning kan den sekundært skaffe solidt datagrundlag for en kvalitativ vurdering af afdelingernes prioriteringer med hensyn til funktioner og indholdstyper. Da den nuværende intranetløsning NEPTUN ikke fungerer optimalt bør undersøgelsen benytte formen alle-mail indeholdende link til online-spørgeskemaet: På den måde kan det i højere grad sikres at nå ud til samtlige medarbejdere i organisationen og opnå højst mulig svarprocent Spørgeskemaet bør udarbejdes jævnfør sædvanlig interviewmæssig skik11 hvilket først og fremmest vil sige at spørgsmålene søges udformet så utvetydigt som muligt. Sikringen af dette kan opnås gennem at undgå fagtermer, humor, særlig jargon (hvasså dér), ledende spørgsmål, åbenlys prioritering af ’rigtige’/’forkerte’ svar, tostrengede formuleringer og betoning af ord/sætningsdele. Hertil kommer at man så vidt muligt sikrer sig også at stille spørgsmål man ikke har lyst til at høre svaret på… Det er også god kutyme at inddele spørgsmålene i temaer så respondenten er med på konteksten, selv om spørgsmålene er kort formuleret. Endelig bør man holde sig til en udformning der sikrer at respondenten skal bruge kortest mulig tid til besvarelsen. Respondenten skal desuden have mulighed for at komme med kommentarer og sidst men ikke mindst skal respondenten takkes for sin tid i relevante og venligt formulerede vendinger.

11

Om udfordringer i forbindelse med spørgeskemaundersøgelser se også Peter Nygaard Hansen, En samling aksiomer.doc

73


Relancering af intranet på MOSS 2007

4.10 Økonomi Intranetprojektet er komplekst ved sin omfangsrighed og antallet af interessenter med høj påvirkningsgrad. Projektet indbefatter desuden i vid udstrækning både menneskelige og økonomiske ressourcer og må forventes at blive omkostningstungt. Derfor er det ekstremt vigtigt af hensyn til styringen af projektet og dets succes i sidste ende at der udarbejdes et realistisk budget for det videre projektarbejde. Man kan sige at det er muligt at tilgå spørgsmålet om størrelsesordenen af projektets budgetramme ad to veje. Den ene handler om at se på hvor mange penge man har og er villig til at bruge på projektet og så holde det op imod hvad man kan få for de penge. Den anden er at lægge ud med at sige hvad man vil have og så finde ud af hvad det kommer til at koste. Realistisk vil der nok blive tale om en vekselvirkning med udgangspunkt i Farvandsvæsenets overordnede økonomi. Det er styregruppens ansvar at beslutte budgetrammens størrelse. Udkast til budgettet skal udarbejdes af projektlederen (i samarbejde med projektchefen). Via indhentning af tilbud skal budgettet som minimum belyse omkostningerne forbundet med: • Projektledelse (allokering af en projektleder på fuld tid i et år) • Design • Applikationsudvikling • Anden konsulentbistand (eksperter til referencegruppe o.a.) • Indkøb af licenser (find også ud af hvad allerede erhvervede licenser koster årligt) • Indkøb af software (find også ud af hvad allerede erhvervet software har kostet) • Brugeruddannelse Endelig bør budgettet indbefatte en vurdering af antallet af de interne mandetimer som medgår til projektet. Der er afsat et beløb til intranettet i afdelingsbudgettet for CfS men det skønnes ikke at kunne dække de nødvendige omkostninger forbundet med projektet. Differencen i forhold til ovennævnte budgetudkast bør klarlægges ligesom der skal følges op med en prioritering af projektleverancerne. Denne overordnede prioritering skal ligeledes godkendes af styregruppen inden fasen Udvikling igangsættes.

74


Relancering af intranet på MOSS 2007

5 Anbefalinger Prioriter følgende tre punkter forud for al videre aktivitet i intranetprojektet: • • •

Etablering af projektorganisation Dannelse af intranet governance struktur Udarbejdelse af projektbudget

Når disse er på plads bør intranetstrategien og de påbegyndte analyser samt kravspecifikationen færdiggøres. Følg herefter de opstillede arbejdspakker og reguler tidsplanen tilsvarende under hensyntagen til nye informationer og justeringer. På denne baggrund bør projektet kunne lykkes for så vidt angår de endelige mål man vælger at opstille. Husk: Projektets succes afhænger i høj grad af ledelsens opbakning ☺

6 Afrunding Kigger vi på det opdrag som var stillet så er formålet opfyldt. I skemaet på næste side er opdragets punkter (spørgsmål) stillet op over for rapportens indhold så du nemt kan finde bud på svar og løsningsforslag. Med nærværende rapport er grunden samtidig blevet lagt til en projektplan for intranetprojektet idet der er taget hul på en række andre emner som er af afgørende betydning for iværksættelsen af projektet. Herunder intranetstrategi, projektorganisation, intranet governance, projektøkonomi, interessentanalyse med mere. Det skulle således være muligt at påbegynde fasen Projektopstart umiddelbart ved hjælp af det foreliggende materiale.

75


Relancering af intranet på MOSS 2007

Opdrag

Rapport

Opsummering af erfaringerne fra Peoplenet-

Afsnit 2.2.2 Peoplenet foranalyse og

projektet

designdokument Bilag 8.3 Gennemgang af Peoplenet designdokument

Opsummering af erfaringer fra Den Blå

Afsnit 2.2.1 Internationale engagementer

Førertrøje

og projekter

Lav en kort opsummering af hvilke tekniske

Afsnit 3.3 MOSS 2007 og integration

fordele der er i Sharepoint og hvordan vi kan drage nytte af dem Indsaml erfaringer fra 1-2

Afsnit 2.3 Cases

virksomheder/myndigheder der har indført Sharepoint - evt. inkl. Forsvaret eller brug netværket Intra2 Hvilke umiddelbare behov er der vi skal

Afsnit 3.1 Behovsscreening og features

bruge vores intranet til (evt. brugerbehov på ’trappen’)? - List, prioritér og argumentér Lav syntese af ovenstående: Hvad er

Afsnit 3.4 Wireframes

anbefalingerne til FRVintra? Identificér og fremstil egnet struktur Opstil liste over indhold/indholdstype i det

Afsnit 3.1 Behovsscreening og features

nye FRVintra [evt. udkast til forsideelementer og

Afsnit 3.4 Wireframes

undersideelementer] Liste over krav til relationer/databaselogik og

Afsnit 3.3 Kravspecifikation

lign., der er identificeret som ønskede/nødvendige i FRVintra Identifikation af arbejdspakker i FRVintra

Afsnit 4.1 Faseoversigt og arbejdspakker

Prioritering af arbejdspakker og opstilling af

Afsnit 4.2 Tidsplan med faser og milepæle

udkast til faseplan til FRVintra

76


Relancering af intranet på MOSS 2007

7 Litteraturhenvisninger 7.1

FRV-dokumenter

Thomas Christensen, Ændringsønsker til den blå førertrøjes MOSS site, http://nautilus/sites/dbf/Documents/Mappe18793.xls Thomas Christensen, Vejledning i brug af den blå førertrøjes MOSS, http://nautilus/sites/dbf/Documents/Vejledning%20i%20brug%20af%20MOSS.doc Thomas Christensen, Rammer for koordinering og videndeling af Farvandsvæsenets internationale engagementer, http://nautilus/sites/dbf/Documents/D2.doc, Peoplenet, Designdokument for Farvandsvæsenets intranet (fase 1, version 001.001), 2008

7.2

Fagbøger og afhandlinger

Andreas Munk-Madsen, Strategisk projektledelse – styr på udviklingen. Forlaget Marko, 1. udgave, 2. oplag, 1996. ISBN 87-91649-08-0 Berit Toft Christensen, Lea Mette Rasmussen, Lene Kim Sønderbye Kjerulff og Nina Lind Wallin, Intranet - og den refleksive medarbejder. Masterafhandling, Master i Professionel Kommunikation, Roskilde Universitet 2009 Christian Kragerup, En stemme blandt mange – Corporate Branding. Bachelorprojekt HA(kom.), 6. semester, Handelshøjskolen i København Forår 2009 Hans Mikkelsen og Jens O. Riis, Projektstyring med enkle midler. Prodevo, 6. udgave 2006, ISBN 87-89477-24-3 Jeff Webb, Essential Sharepoint 2007 – A Practical Guide for Users, Administrators and Developers. O’Reilly Media, 2nd edition, September 2007. ISBN-13 978-0-596-51407-5 John P. Kotter, I spidsen for forandringer. Peter Asschenfeldts Nye Forlag, 1. udgave, 2008. ISBN-13 978-87-7880-709-0 Mads Richard Møller, Behind the Firewall. Børsens Forlag, 2002. ISBN-13 978-87-7553906-2 Office of Government Commerce, Prince2 – Projektledelse med succes! TSO (The Stationery Office), 2. udgave af dansk oversættelse 2006. ISBN-13 978-011-330936-8

7.3

Virksomhedsinformation

Intergraph:

- http://www.intergraph.com/global/dk/ - Intergraph Corporate Brochure 2006, http://www.intergraph.com/assets/pdf/corporate_brochure.pdf - Intergraph Financial Fact Sheet 2007, http://www.intergraph.com/assets/pdf/Financial-Fact-Sheet-2007.pdf

Udenrigsministeriet: http://www.um.dk/da Forsvarsministeriet: http://www.fmn.dk/Pages/default.aspx

77


Relancering af intranet på MOSS 2007

7.4

Artikler

Udenrigsministeriet har Danmarks bedste intranet http://my.intrateam.dk/artikel/udenrigsministeriet-har-danmarks-bedste-intranet Udenrigsministeriet har Danmarks bedste offentlige intranet http://www.delegate.dk/Cases/intra%20og%20extra/UM%20bedste%20intranet.aspx Intranet Design Annual 2009: Year's Ten Best Intranets http://www.nngroup.com/reports/intranet/design/ Telefonbogen er nøglen til et godt intranet http://my.intrateam.dk/artikel/telefonbogen-er-n-glen-til-et-godt-intranet Vær med i kapløbet om IntranetPrisen 2010 http://my.intrateam.dk/node/1958 Usability testing http://en.wikipedia.org/wiki/Usability_testing Jakob Nielsen, Why You Only Need to Test With 5 Users http://www.useit.com/alertbox/20000319.html Universal usability http://en.wikipedia.org/wiki/Universal_usability Eye tracking http://en.wikipedia.org/wiki/Commercial_eye_tracking Perform card sorting http://www.usability.gov/design/cardsort.html Kategoriseringstest http://www.userpilot.dk/index.php?id=46 Don’t finalise site structure until you’ve created page layouts http://www.steptwo.com.au/papers/cmb_dontfinaliseia Information foraging http://en.wikipedia.org/wiki/Information_foraging Den gode kravspecifikation http://www.infoark.dk/article.php?alias=kravspec Kravspecifikation http://www.version2.dk/leksikon/Kravspecifikation Internetkoncept og kravspecifikation for det brugervenlige og effektive website http://www.abilitor.dk/artikler/internetkoncept.asp IBM redefinerer virtuelt datacenter http://www.computerworld.dk/art/44483/ibm-redefinerer-virtuelt-datacenter Case story: COWI-portalen http://www.kompetence.org/fileadmin/ressourcer/filer/COWI.pdf

78


Relancering af intranet på MOSS 2007

Sharepoint bag COWI’s intranet-succes http://www.version2.dk/artikel/9490-sharepoint-bag-cowis-intranet-succes?bund Intranet strategy: Planning a succesful intranet http://www.prescientdigital.com/articles/intranet-articles/intranet-strategy-planning-asuccessful-intranet Rolleportaler: Genvej til et brugervenligt intranet http://www.intracom.dk/inspiration/artikler/rolleportaler_genvej_til_et_brugervenligt_intra net/ Lærerige erfaringer med rolleportaler http://www.intracom.dk/inspiration/artikler/laererige_erfaringer_med_rolleportaler/ Intranet Personas: Tættere på eller længere fra? http://www.behindthefirewall.dk/?p=35 Rolleportaler – intranettets lavest hængende frugter http://www.behindthefirewall.dk/?p=44 Kotter’s 8-Step Change Model http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_82.htm

7.5

Videoer

Chris Nodder about application usability: http://www.youtube.com/watch?v=yCThFthfqkc&eurl=http://my.intrateam.dk/artikel/vide o-med-chris-nodder-nielsen-norman-group Kara Pernice about the development in intranets: http://www.youtube.com/watch?v=2BH3w_Qdm7w

7.6

Podcasts

Intranet som sociale netværk, Harddisken, 21. januar 2009 kl. 13:03 på P1, http://www.dr.dk/P1/harddisken/Udsendelser/2009/01/21142106.htm Portals and enterprise 2.0, Intranet Report Podcast, August 2007, Toby Ward, http://intranetreport.libsyn.com/index.php?post_id=241902 Bad intranets, Intranet Report Podcast, 30 March 2007, Toby Ward, http://intranetreport.libsyn.com/index.php?post_id=198386 Intranet Report Podcast, 15 March 2007, Toby Ward, http://intranetreport.libsyn.com/index.php?post_id=192944 Intranet Report Podcast, 8 March 2007, Toby Ward, http://intranetreport.libsyn.com/index.php?post_id=190450 Intranet Report, 28 February 2007, Toby Ward, http://intranetreport.libsyn.com/index.php?post_id=187707

79


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

8 Bilag

80


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

8.1

Dumps af forside og undersider p책 NEPTUN

81


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

82


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

83


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

84


Relancering af intranet på MOSS 2007

8.2

Sitestruktur for NEPTUN

Forside Personale Blanketter Vejledninger Klimamåling Klimamåling 2007 Handlingsplan 2007 APV- arbejdspladsvurdering Ligebehandling Midler fra kompetencefonden Dokumentudveksling FIIN/FRV God adfærd i det offentlige Ledige stillinger Goddag og farvel Kommunikation Skabeloner Logo Nyheder Tip en nyhed Presseklip Kontakt og rådgivning Projekter Strategiske ledestjerner Din foretrukne sejlpartner Organisationsudvikling KESDH (Captia afløser ScanJour) Internationalt arbejde og projekter Resultatløn VTS Øresund Prince 2 håndbog Prince 2 skabeloner Ledelse Intern målstyring Kommunikationsværktøjer Nyhedsbreve fra direktionen

85


Relancering af intranet på MOSS 2007

Lederevaluering Udviklingsplaner (kommer) Organisationsændringer Referat af ledelsemøder Strategi Mission & vision Strategi og image Brugerundersøgelse Resultatkontrakt Politikker Personale- og ledelsespolitik Pressepolitik Politik for intern kommunikation Trivselspolitik Misbrugspolitik Lønpolitik Rygepolitik Rygepolitik, Søkvæsthuset Sexchikanepolitik Politik for udlån af PC PC-, Email- og Internetpolitik Afdelinger CfS DB

gl. F gl. E

HMD IA MFP PØS gl. A gl. Ø Organisationer Sikkerhedsorganisation Kommunikationsgruppen Redaktionen

86


Relancering af intranet på MOSS 2007

Personaleforening Farvandsforening Farvandsvæsenets Funktionær Forening HK-klubben

8.3

Gennemgang af PeopleNet designdokument

Formål Hensigtserklæringen forekommer fornuftig og pointen omkring dokumentets dynamiske natur er fin at have med. Projektindhold og vision Visionen for så vidt udmærket men desværre fremgår det ikke hvorvidt FRV selv har været involveret i opstillingen af denne. Det er væsentligt at organisationens forretningsstrategi understøttes af den nye løsning og derfor skal FRV selv være med til formuleringen af vision, mål og strategi. Her nævnes første gang 1:1 migrering til den nye platform, hvilket ikke vil være hensigtsmæssigt. Tanken om single-point-of-entry er god – den optimale medarbejderportal opnås ikke gennem halvhjertede løsninger. De nævnte elementer i punktopstillingen side 5 er også umiddelbart meget relevante. Men det er også et spørgsmål om ressourcer og en faseopdelt tilgang – så spørgsmålet er igen hvad det er FRV vil og hvordan man vil prioritere? De opstillede succeskriterier nederst side 6 og øverst side 7 forekommer operationelle men som nævnt skal der tages stilling til om de er disse der skal gælde – evt. i tilpasset form – eller om der skal andet med på listen. Tidsplan Det er vanskeligt at sige ret meget andet om tidsplanen side 7 i designdokumentet end at den jo ikke kom til at holde, fordi FRV valgte at udsætte projektet. Tre måneder fra projektopstart til ibrugtagning er lige lovlig optimistisk - rigtig meget afhænger jo af hvor stramt projektet styres og hvordan det ser ud med ressourcetildelingen (mandetimer og økonomi) til projektet. Ressourcer og herunder risici Side 8 er projektets deltagere listet. For nuværende kendes den endelige sammensætning af den kommende projektgruppe ikke men 4-5 interne vil være fornuftigt. Yderligere interne ressourcer bør tilknyttes i forbindelse med implementering af løsningen – ikke mindst i forbindelse med levering af indhold i form af nye og kvalitetssikrede tekster samt indtastning og kopiering. Der ud over er 2-4 eksterne konsulenter normalt for denne type projekter. Bemærk at FRV afgjort bør sørge for at dedikere en intern projektleder til projektet for at sikre projektøkonomien og løsningens kvalitet i relation til organisationens behov. De anførte risici forekommer sandsynlige. En SWOT-analyse ville dog have sikret at der ikke alene er fokus på de interne svagheder men også minimeret faren for at overse trusler udefra samt styrker og muligheder der kunne have været inddraget til projektets fordel.

87


Relancering af intranet på MOSS 2007

Faseopdeling Et lidt svævende afsnit side 8-9 som hører sammen med afsnittet om prioriteringen af funktioner på side 12. Tankegangen kan være udmærket men her mangler deltaljering. Se mere om arbejdspakker og faseplan i kapitel 5 i nærværende rapport. Brugere På side 9 i designdokumentet findes et udkast til brugergrupper. Umiddelbart mangler en nærmere definition af grupperne og særligt eksterne brugere. Det står ikke angivet hvorledes man har konstateret tilstedeværelsen af disse brugergrupper og der er ingen vurdering af hvordan de skal prioriteres. En interessentanalyse kunne have bidraget til større klarhed når nu brugeropdelingen er tænkt som en hjælp til at vægte indhold og eksempelvis forsideelementer – ligesom en sådan analyse ville være en hjælp i relation til informationsflowet gennem projektets løbetid. Det er svært at blive klar over hvor meget vægt der har været lagt vægt på at få afdækket brugernes behov og ønsker i foranalysen. I bilaget side 27-35 er opstillet nogle use cases som ikke er begrundet og der kan stilles spørgsmålstegn ved hvorvidt de enkelte use cases er hensigtsmæssigt opbygget12. Det kunne have været interessant at se transskribering af de interviews som må antages at have ligget til grund for de medtagne cases. Det fremgår heller ikke hvilke medarbejdere der har været interviewet - hvilke afdelinger, organisationsniveauer, lokaliteter er repræsenteret? Hvordan var spørgsmålene formuleret? Hvordan var interviewkonteksten i øvrigt – fandt interviewet sted i forbindelse med en brugertest af NEPTUN, havde deltagerne udfyldt et spørgeskema på forhånd, etc? Måske fremgår noget af interviewguiden (som ikke har været til rådighed i forbindelse med nærværende rapports udarbejdelse) men der mangler dokumentation af brugernes reelle behov og ønsker. Løsningen Features Samlet set taler designdokumentet (side 9-20) meget om søgning og dokumenthåndtering. Der henvises side 9 til foranalyse og undersøgelse men igen: hvor er dokumentationen? Der peges også på PID-dokumentet. Her omtales løsningen side 6 hvor forsidens elementer er beskrevet men der er alene tale om et forslag som ikke er baseret på udtalte behov eller ønsker. Man kunne lave en søgeportal hvis det er vigtigt at lige netop disse features fremhæves. Men det er et åbent spørgsmål indtil der har været foretaget en behovsanalyse – læs mere herom i kapitel 3 i nærværende rapport. En opsummering af postulaterne i designdokumentet peger på at FRV ønsker følgende features: • Dokumentsøgning (filnavn/indhold m. muligheder for udvidet søgning) • Billeddatabase (inkl. søgning) • Medarbejderprofilside (MySite inkl. alle kontaktoplysninger og søgemulighed) • Nyhedsportal (ulæste nyheder skal være markeret) • Projektportal (MyProjects med mulighed for opretning af nye, redigering, lukning, versionering mv.) • Reservationer (hotel, bil, mødelokaler mv.)

12

F.eks. vækker de opstillede pre- og post-betingelser undren. Dialog med webudviklere hos MOCsystems peger på at man f.eks. på side 27 normalt ville forvente at prebetingelsen var: ”søgestrengen ikke tom” og post-betingelsen kunne så være: ”1. Dokument fundet. Systemet viser resultatliste evt. inddelt efter dokumenttype, udgivelsesdato, sidst revideret el. lign.” og ”2. Dokument ej fundet. Systemet viser udvidet søgemulighed hvor forskellige søgekriterier kan indtastes”.

88


Relancering af intranet på MOSS 2007

Disse er et langt stykke hen ad vejen standard for MOSS 2007. Dog vil der være behov for udvikling mht. søgefunktionen og måske i relation til andre aspekter afhængig af hvor godt standarden lever op til FRV’s ønsker og behov. Det er helt essentielt for intranetprojektets succes at få spurgt brugerne hvilke features der ønskes og hvor vigtig hver feature er, så det bliver muligt at afveje behov/ønsker og ressourcer og holde dem op imod FRV’s forretningsstrategi og overordnede kommunikationsstrategi. Dette bør i sidste ende også munde ud i en egentlig intranetstrategi. Samtidig vil denne dialog være et afgørende element i forhold til intranetprojektets forankring i FRV i sidste ende. Kapitel 3 i nærværende rapport omhandler derfor behovsscreening og features. Migrering Med hensyn til flytningen til den nye platform lægges der op til 1:1 migrering både på side 10 og side 16 i designdokumentet. Denne anbefaling undrer eftersom NEPTUN ikke afspejler en ønskelig struktur og ikke er opdateret inden for en lang række områder. Der bør i stedet foretages en vurdering og kvalitetssikring af de eksisterende dokumenter som alene skal flyttes over i det omfang det er relevant. Omvendt kronologi kan med fordel benyttes over flere tempi så de nyeste (grupper af) dokumenter flyttes først og de ældre ad en eller flere omgange efterfølgende. Dette arbejde bør i høj grad lægges ud i afdelingerne men udføres i nært samarbejde med medlemmer af projektgruppen og under ledelse af FRV’s projektleder. Struktur Side 13 i dokumentet findes forslag til sitemap hvor kommentaren implicit anfører at kun en del af sitestrukturen er afspejlet. Selv om man tager højde for dette er det svært at se hvordan forslaget understøtter målet om ”at skabe en intuitiv portal” (side 5). Der er illustreret en organisatorisk opbygning som gør meget lidt for overskueligheden, blandt andet fordi der ikke er medtaget et niveau 2 med afdelinger. Det intuitive vil i højere grad kunne opnås gennem en emneopdelt portal. Man kan sige det er et klassisk spørgsmål hvorvidt portaler generelt fungerer bedst med en emneopdelt eller organisatorisk tilgang. Ofte er det en fordel at blande de to former. Det man skal have for øje med den rent organisatoriske opbygning er at det kan være temmelig vanskeligt for især nyere medarbejdere at navigere rundt i. Erfaringerne viser at selv erfarne kollegaer kan have svært ved at finde de informationer de har brug for fordi det ikke altid vil være indlysende hvilken afdeling informationen hører ind under. Et forslag til imødegåelse af det intuitive element er at opbygge rolleportaler for udvalgte grupper af medarbejdere. Rolleportalers styrke ligger netop i den emne- og opgavemæssige tilgang. En mere detaljeret sitemap og yderligere dialog med afdelingerne og brugerne undervejs i projektforløbet er nødvendig for sikre en fælles forståelse af hvor der skal arbejdes hen imod, så der opnås en så god løsning som muligt. Faser Designdokumentet skitserer på side 12 faserne 1 og 2. Side 14-20 uddybes hvilke løsninger der var tænkt leveret i fase 1 – nemlig: • Sekundær dokumenthåndtering (den primære håndteres i Captia) • Ejerskab og ansvarlighed (overordnet plan for ejere og redaktører) • Struktur og indhold på intranettet – der lægges op til 1:1migrering hvilket ikke kan anbefales • Nyheder (ny nyhedsstruktur og -skabelon) • Telefonbog (baseret på import fra AD) – lægger sig op ad eksisterende løsning men hvorfor er der ikke taget udgangspunkt i MySite-profilsiden som resultatvisning? • MySite – i en ”light-udgave” men hvorfor ikke åbne op for brugernes egen indtastning fra starten? Det kan evt. være et led i brugeruddannelsen at udfylde et minimum af informationer, nærmere fastsat efter dialog med f.eks. PØS og IT.

89


Relancering af intranet på MOSS 2007

Projekt- og samarbejdsrum (skabelon og metode) – måske man her skulle tænke i 2 typer projektrum: basis for mindre projekter og advanced for større projekter og f.eks. erfarne it-folk samt projektledere

Med forbehold for bemærkningerne efter tankestregerne ses dette umiddelbart som fornuftige tiltag ud fra tanken om at fase 1 bør indeholde løsninger med et minimum af udvikling. Dette sagt inden behovsscreeningen i kapitel 3 i nærværende rapport er på plads, uden skelen til FRV’s forretnings- og kommunikationsstrategi og inden den foreløbige kravspecifikation er udarbejdet. Det andet punkt om ejerskab og ansvarlighed der peger på nødvendigheden af web governance er dog under alle omstændigheder essentielt for såvel projektets organisering og forankring som medarbejderportalens succes i sidste ende. Content types Side 20-22 kan man se hvilke indholdstyper PeopleNet har identificeret: Billeder, nyheder, dokumenter, opgaver og begivenheder. Dette skal læses sammen med bilaget om metadata side 36-38. Der er ikke fundet yderligere typer for nuværende ligesom det ikke er muligt på dette stadie at konstatere om de opstillede metadata er hensigtsmæssige. Anbefalingen må derfor være at undersøge dette nærmere i forbindelse med udviklingsarbejdet. Designkrav Der står kort om krav til intranettets design på side 22. Bemærkningen om at standarden fra den nuværende løsning følges bekymrer lidt. Det vil være godt at få et designbureau ind over. Meget gerne det samme bureau som har udviklet designet til den nye hjemmesideløsning så der sikres kongruens mht. det visuelle udtryk. Bortset herfra findes en række styles i MOSS som måske kan anvendes til undersider – det er værd at undersøge. Det er uklart om det afsnittet foreslår egentlig er 5 forskellige masterpages og dermed 1 pr. webstedstype og med forskelligt layout – altså til masterpage (der må menes forsiden), projektrum, mit websted, nyhedsside og afdelingsforsider. I mange tilfælde ville man nok vælge blot 1 overordnet masterpage og så ud fra denne lave forskellige page layouts. Men FRV skal selvfølgelig tage stilling til hvad man ønsker. Arkitektur Ingen særlige bemærkninger til dette afsnit som alene peger på at den nye medarbejderportal baseres på MOSS 2007. Forudsætninger og udeladelser Begge afsnit forekommer rimelige. Det bemærkes at FRV har opgraderet til Office 2007 i mellemtiden. I relation til projektets budget bør det undersøges hvilke licenser der vil være nødvendige at indkøbe og hvad det vil koste. Uddannelse og udrulning Den ene af de 4 målgrupper for træningen – nemlig brugere – bør opdeles yderligere. I designdokumentet går man tilsyneladende ud fra et fælles brugerniveau men der er stor forskel på it-kendskab og baggrund i øvrigt hos organisationens medarbejdere. Nogle vil efter al sandsynlighed have brug for generel it-opgradering og længere seancer vedr. intranettet end de foreslåede 2 timer. Fejlrettelser og modifikationer Ingen bemærkninger til dette afsnit.

90


Relancering af intranet på MOSS 2007

Timeestimat Side 26 er tidsestimatet for fase 1 angivet til i alt ca. 2 måneder. Dette vedrører alene PeopleNets egne folk og arbejdspakkerne fremgår ikke. Såfremt FRV vælger at fortsætte samarbejdet med PeopleNet bør det klarlægges hvilke andre arbejdspakker og faser der er i projektet, hvad deres deadlines er samt hvilke ressourcer der skal afsættes til projektet både i form af mandetimer og økonomi. (Se også kapitel 4 i nærværende rapport.) Referencer Undertegnede har ikke haft adgang til følgende dokumenter: Interviewguiden, præsentationen fra ledelsesworkshoppen og Captia fra webtop. Derfor ingen kommentarer til dette afsnit.

91


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

8.4

Struktur niveau 1 p책 Udenrigsministeriets intranet

92


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

8.5

Dumps af forside og undersider p책 Udenrigsministeriets intranet

93


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

94


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

95


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

8.6

Dumps af forside og underside p책 Forsvarsministeriets intranet

96


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

8.7

Dumps af projektwebsted og galleri p책 Intergraphs intranet

97


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

98


Relancering af intranet på MOSS 2007

8.8

Dumps af IA’s websted inkl. IT-infrastruktur

99


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

100


Relancering af intranet på MOSS 2007

8.9

Afdelingernes besvarelser af spørgeskema med features

Det udleveres skema indledtes med følgende forklarende tekst:

Features på Farvandsvæsenets nye intranet I forbindelse med udarbejdelse af rapporten for CfS om FRV’s nye medarbejderportal skal der igangsættes en behovsundersøgelse. Dette indebærer i første omgang møder med hver enkelt afdelingsleder da jeg gerne vil have et samarbejde op at stå og modtage hver enkelt afdelings input til den overordnede slagplan. Møderne vil blive fulgt op af dels tid på afdelingsmøderne efter aftale og dels en elektronisk spørgeskemaundersøgelse, der vil gå ud til samtlige medarbejdere i FRV. Dette papir er tænkt som foreløbig kravindfangning og skal være med til at sikre et hensigtsmæssigt udarbejdet spørgeskema samt give mig input at arbejde med i det hele taget. Ambitionen for den nye medarbejderportal er at den kommer til at være én fælles indgang til alle interne informationer. Portalen skal på en gang give adgang til uundværlige arbejdsværktøjer og dokumenter, være organisationens videndelingskanal, være kulturbærende og afspejle værdier og arbejdsformer, understøtte den forretningsmæssige strategi og være et effektivt redskab i forbindelse med opnåelsen af de opstillede mål for FRV. Platformen MOSS 2007 byder i udgangspunktet på et utal af muligheder men giver i nogle sammenhænge også en del udfordringer, der kræver udvikling af applikationer. Det tilstræbes i videst muligt omfang at udnytte ‘out of the box’-funktionaliteterne og således bruge teknologien som den er aktivt og offensivt i den nye intranetløsning. I det første skema nedenfor er anført nogle funktioner og indholdstyper man kunne forestille sig i FRV’s nye intranetløsning. Bemærk venligst at listen ikke nødvendigvis er fuldt ud dækkende. Du bedes: • Prioritere på en skala fra 1 – 10 (hvor 1 indikerer et meget stort behov og 10 intet behov) hvilke af de nævnte funktioner og indholdstyper din afdeling kunne tænkes at have brug for. • Uddybe hvad du forstår ved de ønskede funktioner og indholdstyper (jo højere prioritet desto vigtigere er uddybelsen). • Så vidt muligt begrunde din afdelings ønsker i de strategiske mål og gerne relatere disse til resultatkontrakten og medarbejdernes behov (jo højere prioritet desto vigtigere er begrundelsen). I det andet skema nedenfor kan du: • Pege på hvilke andre funktioner og indholdstyper end de nævnte din afdeling har brug for. Endelig modtager jeg naturligvis gerne kommentarer i øvrigt – se sidste side. Efter udfyldningen skal du af hensyn til intranetprojektets fremdrift returnere skemaer og evt. kommentarer i elektronisk form til gik@frv.dk senest den dato du har fået oplyst. Husk venligst at udfylde linjerne Afdeling og Afdelingsleder så det tydeligt fremgår af filen med din besvarelse, hvilken afdeling der står beskrevet. På forhånd mange tak for din hjælp til selvhjælp ;o) Sidste side i skemaet gav mulighed for at komme med ”Øvrige kommentarer med relevans for intranetprojektet”. Ingen af afdelingerne har udfyldt denne. Derfor er siden udeladt i afdelingernes besvarelser nedenfor.

101


AFDELING: CfS AFDELINGSLEDER: Dennis Anthony

Prioritering

Uddybning

Begrundelse

1

Opgavelister og historik omkring opgaverne. Sortering og søgemuligheder. Brugervenlighed! Hjælpetekster!

Det vil understøtte Intern målstyring 2009. Overordnet set er der to interne mål som er relevante i forhold til medarbejderportalen: 9) Retningslinjer for tværgående samarbejde på intranettet 7) Oversigt og plan for formidlingsmateriale

1

Vi talte om evt. mulighed for at tjekke sin fleksstatus så man kan se evt. fejl, men timeregnskabet føres i DeMars som ikke er åbent for integration med MOSS og fleksuret afskaffes efter sigende snart. Se i øvrigt Peoplenet designdokumentet side 11 vedr. redskaber og selvbetjening.

Det vil lette inddateringen. Der er meget spildtid som det er pt.

Billeddatabase (inkl. søgning)

8

Søgefunktion

1

Medarbejdersøgning / Telefonbog (med kobling

1

CfS har egen billeddatabase i forvejen så vi har faktisk to separate systemer. Måske kan der laves link fra MOSS til den eksisterende database. Google! Best bets er godt men for ressourcekrævende hvis ikke teknologien kan håndtere det selv. Kan der implementeres alternative søgemaskiner? Der er vist indkøbt et søgeværktøj i forvejen… Vi har diskuteret om søgeresultatet af medarbejdersøgningen bør adskilles fra MySite. Hvilke filtre kan opsættes i AD? Standard er resultatsiden ved flere mulige hits en liste og ved et enkelt hit vises den offentlige del af

Mulige funktioner og indholdstyper Dokumenthåndtering (filnavn/indhold m.

(1-10)

muligheder for udvidet søgning)

Dokumentflow – eksempelvis: •

Flex indberetning

Ferie indberetning

Sygdoms indberetning

Diverse blanketter - alle de dokumenter der skal underskrives af ens chef og sendes til personalekontoret.

til medarbejderprofiler - MySites)

En god søgefunktion er alfa & omega

Reference bør være søgning a la Google

102


Relancering af intranet på MOSS 2007

Projektside (MyProjects)

1

Wiki til videndeling

9

Reservationer (hotel, bil, mødelokaler mv.)

1

Segmenterede nyheder (ulæste og ’tvungne’

1

MySite (medarbejderen kan selv sætte op hvor meget der skal være offentligt ud over det som er trukket via AD) Projektrum på tværs af afdelinger. Projektrummene skal være emnebaserede – f.eks. imagegruppe, kommunikationsgruppen o.a. Det skal være muligt at abonnere på nyt i projektet plus i underemner/webparts. Rettighedsstyringen kan vel sættes op så der er adgang for alle men read only for dem som ikke er medlemmer af gruppen.

Det er vigtigt for tværgående samarbejde og til videndeling – info på disse sider skal indgå ved søgning.

Er ikke vigtigt da det er søgefunktionerne der skal være omdrejningspunktet

Er vigtigt for at kunne lave optimeret nyhedsformidling.

nyheder foreslås markeret) – f.eks. i kategorierne afdelingsspecifikke, faglige, nyt fra PØS o.a. Message board / Generelle nyheder –

5

eksempelvis: • Begivenheder i FRV • Fødselsdage m.m. Presseklip – enten via aftale med bureau eller

2

intern ordning Ordbog – f.eks. engelsk og tysk

8

Ordliste – forkortelser og fagudtryk

3

Godt hvis det er muligt med aftale om levering fra bureau så det kører automatisk.

103


Vejledninger – eksempelvis vedr.:

2

Særligt IT-vejledningerne.

1

Med abonnement så man får besked om nyt.

• Dit eget fagområde

Relancering af intranet på MOSS 2007 Vigtigt både internt i afdelingen og for at dele viden med andre afdelinger.

• IT vejledninger Referater – fra eksempelvis: • Afdelingsmøder

En del af klimamålene – mange efterspørger det.

• Ledelsesmøder Organisationsdiagram – både FRV’s og

1

Forsvarsministeriets Præsentation af FRV – med undersider om

2

Knyttet op på organigrammet.

2

Knyttet op på organigrammet.

organisation, resultatkontrakt mv. Præsentation af hver enkelt afdeling – med undersider om ansvars- og opgaveområder mv. Abonnementsfunktion – på de forskellige

1

En del af klimamålene.

nyhedskategorier men også evt. blog o.a. Direktør/Ledelsesblog (synliggørelse af ledelsen)

10

Medarbejderprofilside (MySite) der skal kunne

1-?

redigeres af medarbejderne selv - inkl. f.eks.: o

telefonnr.

o

titel

o

afdeling

o

chef

o

kollegaer

o

ansvarsområder

o

portrætfoto

o

særlige faglige interesseområder

o

opgaver (tidligere plus aktuelle)

Kommer an på filtreringen og politik vedr. brug.

Kan være en vigtig funktion for at skabe et tilhørsforhold til intranettet, og der er her mulighed for at fortælle om interesser og lign. der kan have en vigtig funktion for at afdække interessefællesskab både socialt og fagligt.

104


Relancering af intranet på MOSS 2007 o

medlemskab af personaleforening eller anden forening tilknyttet FRV (hvis relevant)

o

tillidsmand eller sikkerhedsrepræsentant (hvis relevant)

Andre ønsker til funktioner og

Prioritering

indholdstyper (end de ovenfor nævnte)

(1-10)

Uddybning

En vigtig del af det kommende intranet, er

Brugeren skal have nemmere adgang til flere

integration med andre systemer.

systemer (single sign on), kunne se det

Begrundelse

væsentlige fra flere systemer i et og samme vindue og endelig opmuntres til i højere grad, at benytte f.eks. ScanJour Captia. Web-helpdesk Webshop

Bestilling og salg af hættetrøjer, t-shirts, nøglesnore og andre accessories.

105


Relancering af intranet på MOSS 2007

AFDELING: DB AFDELINGSCHEF: Ivan Carlsson, fungerende Chef DB

Mulige funktioner og indholdstyper

Prioritering

Uddybning

(1-10)

3

DB har pt. En forholdsvis uoverskuelig netværksstruktur med mange drev, mapper. Kunne godt bruge en mere overskuelig struktur. De nuværende drevs styrke er at det går hurtigt at gemme. Erfaringerne fra MOSS er at det er lidt besværligt at gemme/placere dokumenter. Ønsket løsning må ikke betyde mertidsforbrug i forbindelse med at gemme dokumenter. Det er vigtigt med et personligt gemmested.

1

DB har mange ansatte fordelt på mange tjenestesteder. En samlet og enkelt tilgang til dokumenter og meget gerne med mulighed for elektronisk håndtering vil være en stor lettelse. Ud over de nævnte kunne tilføjes: Kursusansøgning – og godkendelse.

Billeddatabase (inkl. søgning)

3

DB har mange billeder og der kunne blive bedre styr på dem vha en billeddatabase

Søgefunktion

1

Ja tak

3

Ja tak. Bemærk at ikke alle medarbejdere har daglig eller regelmæssig adgang til en PC og derfor ikke selv kan opdatere deres ”profil” med billede og øvrige data. Der skal derfor være mulighed for at nærmeste leder eller en anden person kan taste og vedligeholde oplysninger

Dokumenthåndtering (filnavn/indhold m. muligheder for udvidet søgning)

Begrundelse

Dokumentflow – eksempelvis: •

Flex indberetning

Ferie indberetning

Sygdoms indberetning

Diverse blanketter - alle de dokumenter der skal underskrives af ens chef og sendes til personalekontoret.

Medarbejdersøgning / Telefonbog (med kobling til medarbejderprofiler - MySites)

106


Relancering af intranet på MOSS 2007 Projektside (MyProjects)

3

Wiki til videndeling

3 1

God ide. Bestilling af forplejning til møde (via kantinen) kunne også være en god ide. Er i dag lidt besværligt

1

Vil kunne hjælpe til at sprede information

3

Ja tak

1

Ja tak

Ordbog – f.eks. engelsk og tysk

6

Ordliste – forkortelser og fagudtryk

4

Der findes gode værktøjer i forvejen – lad os bruge energien på noget andet Måske ok, men anser det for tvivlsom om det bliver anvendt. Vil kræve en del vedligeholdelse.

Reservationer (hotel, bil, mødelokaler mv.)

Segmenterede nyheder (ulæste og ’tvungne’ nyheder foreslås markeret) – f.eks. i kategorierne afdelingsspecifikke, faglige, nyt fra PØS o.a. Message

board

/

Generelle

nyheder

eksempelvis: •

Begivenheder i FRV

Fødselsdage m.m.

Presseklip – enten via aftale med bureau eller intern ordning

Vejledninger – eksempelvis vedr.: •

Dit eget fagområde

IT vejledninger

1

DB har i dag et meget stor område på intranettet som anvendes til vore kvalitetssikring (Procedurer, instrukser osv osv). Vi har også med det nye intranet brug for et sådant område.

1

Meget vigtigt. Bør være med abbonomentsordning. Og det skal være yderst brugervenligt så alle kan finde ud af at tilmelde/framelde.

1

Selvfølgelig. Og gerne ”interaktivt” således at man kan klikke og komme videre til navne og ”mysites”/telefonliste

Referater – fra eksempelvis: •

Afdelingsmøder

Ledelsesmøder

Organisationsdiagram – både FRV’s og Forsvarsministeriets

Yderst relevant for afd. DB med mange spredte medarbejdere

107


Relancering af intranet på MOSS 2007

organisation, resultatkontrakt mv.

3

Fint nok, men skal ikke have en alt for fremtrædende plads – giv heller plads til de daglige ting medarbejdere har brug for og det er: Nyheder, referater/abonomentsordning, blanketter, vejledninger osv.

Præsentation af hver enkelt afdeling – med undersider om ansvars- og opgaveområder mv.

3

Ja tak

nyhedskategorier men også evt. blog o.a.

1

Meget vigtigt for afd. DB med abonnementsfunktion grundet de mange medarbejdere med 2 delt tjeneste. Blogunivers som option for chefer kunne være en ok ide (prioritet 5)

Direktør/Ledelsesblog (synliggørelse af ledelsen)

3

Lyder fint – men er der tid til at vedligeholde?

3

Husk også MA (medarbejdernummer) og evt. kompetenceprofil

Præsentation af FRV – med undersider om

Abonnementsfunktion – på de forskellige

Medarbejderprofilside (MySite) der skal kunne redigeres af medarbejderne selv - inkl. f.eks.: o telefonnr. o

titel

o

afdeling

o

chef

o

kollegaer

o

ansvarsområder

o

portrætfoto

o

særlige faglige interesseområder

o

opgaver (tidligere plus aktuelle)

o

medlemskab af personaleforening eller anden forening tilknyttet FRV (hvis relevant)

o

tillidsmand eller sikkerhedsrepræsentant (hvis relevant) 108


Relancering af intranet på MOSS 2007 Andre ønsker til funktioner og

Prioritering

indholdstyper (end de ovenfor nævnte)

(1-10)

Melding til G4S vægter når man arbejder i bygningen om aftenen Tilgang til information

Uddybning

Begrundelse

I dag er det lidt besværligt at afgive melding. Det 2

kunne være fint med mulighed far at afgive via intranettet

1

Referat abonnementsordning er et meget stor ønske

Blanketter og elektronisk afgivelse af meldinger, med mulighed for elektronisk

1

Har høj prioritet

Undgå en masse papirgang

godkendelse.

109


AFDELING: DS AFDELINGSLEDER: Francis Zachariae, Lise Keller Madsen, Peter Nygaard Hansen og Vibeke Falkenstjerne

Mulige funktioner og indholdstyper Dokumenthåndtering (filnavn/indhold m. muligheder for udvidet søgning)

Prioritering

Uddybning

(1-10) 8

Relancering af intranet på MOSS 2007

Risiko for at dok. havner mell. dette og Captia

Begrundelse

Captia

Dokumentflow – eksempelvis: •

Flex indberetning

Ferie indberetning

Sygdoms indberetning

Diverse blanketter - alle de dokumenter der skal underskrives af ens chef og

1 for alle emner inden for denne

Praktiske hensyn

rubrik

sendes til personalekontoret. Billeddatabase (inkl. søgning)

2

Søgefunktion

1

Medarbejdersøgning / Telefonbog (med kobling til medarbejderprofiler - MySites)

Stor mangel i FRV

Spare tid, hvis billeder kan hentes ét sted

1

Projektside (MyProjects)

1

Wiki til videndeling

5

Reservationer (hotel, bil, mødelokaler mv.)

1

Vil give overblik, integration m/Captia Abonnementsmulighed Kun interne ressourcer

Segmenterede nyheder (ulæste og ’tvungne’ nyheder foreslås markeret) – f.eks. i kategorierne afdelingsspecifikke, faglige, nyt fra PØS o.a.

2

Lokal redaktør Dialogforum

110


Relancering af intranet på MOSS 2007 Message

board

/

Generelle

nyheder

eksempelvis: •

Begivenheder i FRV

Fødselsdage m.m.

Presseklip – enten via aftale med bureau eller intern ordning

– Større møder Strategimøder Fødselsdage/medaljer

1-2

1

Ordbog – f.eks. engelsk og tysk

5

Nice to have

Ordliste – forkortelser og fagudtryk

3

Nice to have

Vejledninger – eksempelvis vedr.: •

Dit eget fagområde

IT vejledninger

1

Referater – fra eksempelvis: •

Afdelingsmøder

Ledelsesmøder

1

Organisationsdiagram – både FRV’s og

1 fir FRV

Forsvarsministeriets

10 for FMN

Præsentation af FRV – med undersider om organisation, resultatkontrakt mv. Præsentation af hver enkelt afdeling – med undersider om ansvars- og opgaveområder mv. Abonnementsfunktion – på de forskellige nyhedskategorier men også evt. blog o.a. Direktør/Ledelsesblog (synliggørelse af ledelsen) Medarbejderprofilside (MySite) der skal kunne redigeres af medarbejderne selv - inkl. f.eks.:

Skabelon Let adg. til ledelsesmøder, HSU,FSU. Lønudv. Klikke ind på personer Link til andre inst.

1 1 1 5

Klimamål f.eks. Ledelsesgrp. Kræver en indsats

1–2

111


Relancering af intranet på MOSS 2007 o

telefonnr.

o

titel

o

afdeling

o

chef

o

kollegaer

o

ansvarsområder

o

portrætfoto

o

særlige faglige interesseområder

o

opgaver (tidligere plus aktuelle)

o

medlemskab af personaleforening eller anden forening tilknyttet FRV (hvis relevant)

o

tillidsmand eller sikkerhedsrepræsentant (hvis relevant)

Andre ønsker til funktioner og

Prioritering

indholdstyper (end de ovenfor nævnte)

(1-10)

Uddybning

Begrundelse

En bobleliste - nævnt ved klimakonf. Årshjul for budget, resultatkontrakt m.v.

1

Svært at følge med i FRV cyklus

En virtuel verden, man kan komme ind i f.eks. et inspektionsskib, et værksted, en redningsstation

112


Relancering af intranet på MOSS 2007

AFDELING: HMD AFDELINGSLEDER: Charlotte Havsteen / Palle Bo Nielsen

Mulige funktioner og indholdstyper Dokumenthåndtering (filnavn/indhold m.

Prioritering (1-10)

Uddybning

Begrundelse

Høj

Indlysende

Høj

Indlysende fordel for alle.

Billeddatabase (inkl. søgning)

Høj

Mulighed for nemt at finde fotos til præsentationer, artikler m.m. – og det har vi jævnligt brug for.

Søgefunktion

Høj

Indlysende fordel. Vel standard nu om dage.

muligheder for udvidet søgning) Dokumentflow – eksempelvis: •

Flex indberetning

Ferie indberetning

Sygdoms indberetning

Diverse blanketter - alle de dokumenter der skal underskrives af ens chef og sendes til personalekontoret.

Medarbejdersøgning / Telefonbog (med kobling til medarbejderprofiler - MySites)

Høj

Projektside (MyProjects)

Høj

Wiki til videndeling

Lav

Reservationer (hotel, bil, mødelokaler mv.) Segmenterede nyheder (ulæste og ’tvungne’ nyheder foreslås markeret) – f.eks. i kategorierne afdelingsspecifikke, faglige, nyt fra PØS o.a.

Den eksisterende er ret ubehjælpsom

Indlysende fordel for alle.

Kan være praktisk. En del af informationerne vil vel komme på www.frv.dk under ”Om os”.

Høj

Hoteller reserveres via rejsekontoret. Biler og mødelokaler OK – ligesom man gør nu i Outlook.

Høj

Afdelingsspecifikke: HMD-nyheder her kunne afløse afdelingens nyhedsbreve. 113


Relancering af intranet på MOSS 2007 Message board / Generelle nyheder – eksempelvis: •

Begivenheder i FRV

Fødselsdage m.m.

Presseklip – enten via aftale med bureau eller intern ordning Ordbog – f.eks. engelsk og tysk

Ordliste – forkortelser og fagudtryk Vejledninger – eksempelvis vedr.: •

Dit eget fagområde

IT vejledninger

Høj

Svarer vel til usegmenterede nyheder.

Mellem Mellem Høj Lav Høj

Afdelingens fagsprog er på specialiseret at en FRV-fælles ordbog næppe er nyttig. Almindelige ordbøger finder man andet steds. Kan være meget værdifuld. Vigtigt at brugerne selv tilføjer løbende. Logbog for oceanografiske sensorer og instrumenter en mulighed da den skal bruges i flere afdelinger. (NHO høres !!) It-vejledninger god ide.

Referater – fra eksempelvis: •

Afdelingsmøder

Ledelsesmøder

Organisationsdiagram – både FRV’s og Forsvarsministeriets Præsentation af FRV – med undersider om organisation, resultatkontrakt mv. Præsentation af hver enkelt afdeling – med undersider om ansvars- og opgaveområder mv. Abonnementsfunktion – på de forskellige nyhedskategorier men også evt. blog o.a. Direktør/Ledelsesblog (synliggørelse af ledelsen)

Høj

Indlysende god facilitet.

Høj

Vil nemt kunne kopieres til Powerpoints m.m.

Høj

Vil overlappe informationer på kommende www.frv.dk under ”Om os”.

Høj

Dybtgående ”Om os”. God ide.

Høj

Mellem

Har været forsøgt men uden held. Måske blot fordi tiden ikke var moden til blogs. Kræver at bloggeren er meget aktiv, og vi andre orker måske ikke at følge med i ”mere”. 114


Relancering af intranet på MOSS 2007 Medarbejderprofilside (MySite) der skal kunne redigeres af medarbejderne selv - inkl. f.eks.: o

telefonnr.

o

titel

o

afdeling

o

chef

o

kollegaer

o

ansvarsområder

o

portrætfoto

o

særlige faglige interesseområder

o

opgaver (tidligere plus aktuelle)

o

medlemskab af personaleforening

Glimrende ide at man kan hente en række relevante informationer om medarbejdere. Tilføj ”Kompetencer” (kan være kompetencer som ikke pt. udnyttes i FRV og som kan være vigtige at kende til – overlapper måske ”særlige faglige interesseområder”).

Høj

eller anden forening tilknyttet FRV (hvis relevant)

o

tillidsmand eller sikkerhedsrepræsentant (hvis relevant)

Andre ønsker til funktioner og

Prioritering

indholdstyper (end de ovenfor nævnte)

(1-10)

Uddybning

Begrundelse

Informativt og underholdende. Kunne fx være

POP Ups på forsiden

-

hvor inspektionsskibene er lige nu

-

udsigten fra et fyr lige nu

-

strømforhold i X lige nu

-

vandtemperaturen ved X lige nu (især i badesæsonen)

-

særlige prognoser fx ved optræk til stormfloder eller ekstremt lavvande

115


Relancering af intranet på MOSS 2007 AFDELING: IA inkl. It-infrastruktur AFDELINGSLEDER: Frits Eriksson – Nærværende skema dog udfyldt af Gitte Krejbich på baggrund af møde 26. marts med deltagelse af Michael Blohm Laursen (MLA), Jan Nickel, Thomas Christensen og Hans-Erik Czajkowski. Godkendt af MLA.

Mulige funktioner og indholdstyper

Prioritering (1-10)

Dokumenthåndtering (filnavn/indhold m.

1 for

muligheder for udvidet søgning)

projektsitet 5 for øvrige

Uddybning

Begrundelse

Alternativ til /erstatning for fællesdrevet. Rettighedsstyring så afdelingsspecifik information er skjult (bla. Skal dokumenter vedr. licenser kun være tilgængelige for IT). Søgefunktionen vigtig! Rå data og programmer skal stadig ligge på drevene. Strukturen er meget væsentlig i denne sammenhæng – med en emnemæssig tilgang ovenfra skal der tænkes i nye baner i relation til hvor dokumenterne lægges for bedste tilgængelighed. Vigtigt at modne brugerne til at kunne benytte faciliteterne på den nye platform og give dem forståelse for hvad der kan lægges op i hvilken kvalitet.

Dokumentflow – eksempelvis: •

Flex indberetning

Ferie indberetning

Sygdoms indberetning

Diverse blanketter - alle de dokumenter

3

Rejsegodkendelser kendes fra Internationale engagementer og projekter

der skal underskrives af ens chef og

Dette er et godt sted at starte i relation til brugerinvolvering – det er pædagogisk relevant for opdragelsen af brugerne fordi de meget ofte vil have brug for og kunne drage nytte af denne funktionalitet. For organisationen kan der samlet set være en del tid at spare på dette område.

sendes til personalekontoret. Billeddatabase (inkl. søgning)

7

Søgefunktion

1

Skal være rigtig god! Søgefunktion i MOSS der 116


Relancering af intranet på MOSS 2007 også kan søge ned i Captia ville være super. Mulighederne for integration med Captia bør undersøges nærmere. Medarbejdersøgning / Telefonbog (med kobling

1

til medarbejderprofiler - MySites)

1 for basale Projektside (MyProjects)

projektsider 3 for avancerede

Wiki til videndeling

7

Reservationer (hotel, bil, mødelokaler mv.)

3

nyheder foreslås markeret) – f.eks. i kategorierne afdelingsspecifikke, faglige, nyt fra PØS o.a. board

/

Generelle

nyheder

eksempelvis: •

Begivenheder i FRV

Fødselsdage m.m.

Presseklip – enten via aftale med bureau eller intern ordning Ordbog – f.eks. engelsk og tysk

Meget værdifuldt for medarbejderne.

1 – hvis

Segmenterede nyheder (ulæste og ’tvungne’

Message

Der er allerede etableret flere projekter som har egne websteder. Man kunne tænke sig 2 niveauer – dels simple projektsider for små afgrænsede projekter og dels avancerede projektsider for større projekter ledet af itvante projektledere o.a. Her kunne blogs til medarbejderne også tænkes ind hvis man tager udgangspunkt i ordet videndeling. Dog skal man være meget obs på at wikier og blogs ikke bidrager til at mudre strukturen opbygget via andre templates – fordi de baserer sig på en helt anden tankegang omkring organiseringen af informationer.

tilgangen bliver emenmæssig

Nyheder kan i princippet opdeles i flere kategorier og inkludere f.eks. referater, meddelelser og faglige nyheder.

– 1

7 4

IT-relaterede nyheder dog meget væsentlige. Ville lette administrationen af brugerinstallationerne. 117


Relancering af intranet på MOSS 2007 Ordliste – forkortelser og fagudtryk

3

Vejledninger – eksempelvis vedr.: •

Dit eget fagområde

IT vejledninger

1

IT-vejledningerne er naturligvis alfa og omega.

1

Projektreferater er også relevante. Referater er generelt vigtige for den fælles hukommelse. Det er meget væsentligt at de er nemme at finde og tilgå.

Referater – fra eksempelvis: •

Afdelingsmøder

Ledelsesmøder

Organisationsdiagram – både FRV’s og Forsvarsministeriets Præsentation af FRV – med undersider om organisation, resultatkontrakt mv. Præsentation af hver enkelt afdeling – med undersider om ansvars- og opgaveområder mv. Abonnementsfunktion – på de forskellige nyhedskategorier men også evt. blog o.a. Direktør/Ledelsesblog (synliggørelse af ledelsen)

2 1 1 1 3

Medarbejderprofilside (MySite) der skal kunne redigeres af medarbejderne selv - inkl. f.eks.: o

telefonnr.

o

titel

o

afdeling

o

chef

o

kollegaer

o

ansvarsområder

o

portrætfoto

o

særlige faglige interesseområder

1

Som erstatning for telefonbogen: Godt hvis man selv kan redigere lokalnr, men dette kræver indflydelse tilbage på oplysningerne i AD Generelt fint med brugernes egen vedligehold af kontaktoplysninger

118


Relancering af intranet på MOSS 2007 o

opgaver (tidligere plus aktuelle)

o

medlemskab af personaleforening eller anden forening tilknyttet FRV (hvis relevant)

o

tillidsmand eller sikkerhedsrepræsentant (hvis relevant)

Andre ønsker til funktioner og

Prioritering

indholdstyper (end de ovenfor nævnte)

(1-10)

Captia integration!

1

Uddybning

Begrundelse

Hvilke muligheder er der? At f.eks. projekter kan have egne kalendere og

Kalenderfunktion

2

disse kan integreres med Outlook. Er standard MOSS. Integration mellem MOSS-kalendere og

Kalender-integration til omstillingssystem.

4

omstillingens system så det er muligt at følge medarbejdernes færden i receptionen. Opgaver skal kunne oprettes, dedikeres til bestemte medarbejdere og deres status skal

Opgaver

2

kunne angives. Dette er standard i MOSS – spørgsmålet er om det kan erstatte Aventor (ad hoc IT), så der kun er brug for ét system?

Mail web access!!!

1

Vigtigt for medarbejdere i felten!

119


Relancering af intranet på MOSS 2007 AFDELING: Maritim Forvaltning og Policy, MFP AFDELINGSLEDER: Michael Skov (MSK)

Mulige funktioner og indholdstyper Dokumenthåndtering (filnavn/indhold m. muligheder for udvidet søgning)

Prioritering (1-10)

Uddybning

3

Sker pt. i Captia og til dels i MOSS

1

Gør ting lettere for medarbejdere (gamle som nye) og chefer samt for PØS, ja så skal det bare gøres

Begrundelse

Dokumentflow – eksempelvis: •

Flex indberetning

Ferie indberetning

Sygdoms indberetning

Diverse blanketter - alle de dokumenter der skal underskrives af ens chef og sendes til personalekontoret.

Billeddatabase (inkl. søgning)

Søgefunktion Medarbejdersøgning / Telefonbog (med kobling til

5 1

Mere i kategorien ”nice to have”; nogen billeder er jo nok mere vigtige end andre (faglige kontra julefrokost) Vigtigt med en god søgefunktion; gør alting lettere

1

Det skal bare være let

Projektside (MyProjects)

3

Wiki til videndeling

5

Reservationer (hotel, bil, mødelokaler mv.)

1

Brugergruppen her er en mere begrænset skare af medarbejdere i FRV Kan komme på længere sigt; ikke vigtigt her i første fase Gør ting lettere for medarbejdere (gamle som nye) og chefer samt for PØS, ja så skal det bare gøres

medarbejderprofiler - MySites)

120


Relancering af intranet på MOSS 2007 Segmenterede nyheder (ulæste og ’tvungne’ nyheder foreslås markeret) – f.eks. i kategorierne

4

God ide

1

Gør at alle kan følge med i, hvad der sker i FRV og med ens kollegaer

5

Vigtigt for nogen i FRV; andre er nok ”ligeglade”. Har vi også nu, men virker ikke!!!

8

Eksisterer allerede

4

God ide, da vi bruger mange nørdede udtryk som ”landkrabber” ikke forstår. Nej, FRV er fuld af dem inden for alle vores mangeartede fagområder. Vi er en organisation af eksperter

1

Det skal bare sættes i værk. Gør det også lettere for en nye medarbejder

5

De vigtigste ting herfra komme jo ud (eller burde komme ud) som nyheder, så det er nok mere for at kunne følge med generelt

1

Vigtigt at alle ved, hvordan FRV og FMN er skruet sammen

1

do

1

do

3

Kan gøre det lettere at få overblik

afdelingsspecifikke, faglige, nyt fra PØS o.a. Message

board

/

Generelle

nyheder

eksempelvis: •

Begivenheder i FRV

Fødselsdage m.m.

Presseklip – enten via aftale med bureau eller intern ordning Ordbog – f.eks. engelsk og tysk Ordliste – forkortelser og fagudtryk

Vejledninger – eksempelvis vedr.: •

Dit eget fagområde

IT vejledninger

Referater – fra eksempelvis: •

Afdelingsmøder

Ledelsesmøder

Organisationsdiagram – både FRV’s og Forsvarsministeriets Præsentation af FRV – med undersider om organisation, resultatkontrakt mv. Præsentation af hver enkelt afdeling – med undersider om ansvars- og opgaveområder mv. Abonnementsfunktion – på de forskellige

121


Relancering af intranet på MOSS 2007 nyhedskategorier men også evt. blog o.a. Direktør/Ledelsesblog (synliggørelse af ledelsen)

3

Ledelsen og direktionen er jo ”på” hele tiden. En blog stiller store krav; efterspørges det?

2

Bør etableres når telefonlisten er på plads.

Medarbejderprofilside (MySite) der skal kunne redigeres af medarbejderne selv - inkl. f.eks.: o

telefonnr.

o

titel

o

afdeling

o

chef

o

kollegaer

o

ansvarsområder

o

portrætfoto

o

særlige faglige interesseområder

o

opgaver (tidligere plus aktuelle)

o

medlemskab af personaleforening eller anden forening tilknyttet FRV (hvis relevant)

o

tillidsmand eller sikkerhedsrepræsentant (hvis relevant)

Andre ønsker til funktioner og

Prioritering

indholdstyper (end de ovenfor nævnte)

(1-10)

Uddybning

Begrundelse

ingen

122


Relancering af intranet på MOSS 2007 AFDELING: Personale, Økonomi og Service AFDELINGSCHEF: Agnethe Kirkegaard

Mulige funktioner og indholdstyper Dokumenthåndtering (filnavn/indhold m. muligheder for udvidet søgning)

Prioritering (1-10) 1

Uddybning PØS har stort ønske om dokumentdeling i sektionerne

1

PØS har som stabsfunktion en række blanketter, der bruges til ansøgning/orientering af personalekontoret (ex ferie, sygdom osv)

Elektronisk håndtering af blanket (udfyldelse, chefgodkendelse og fremsendelse til PØS) vil være en væsentlig procesforbedring, og i overenstemmelse med FRV strategi om ”produkter på forkant” (modernisering – også af de administrative processer)

7

PØS bruger i et vist omfang billeder til fremstilling af diverse materiale/brochurer

Men vi er i vidt omfang ikke selv dem, der tager billederne

1

PØS vil have store mængder af politikker og vejledninger på intranettet

1

Af hensyn til overblik/nye medarbejder vurderes telefonbog/medarbejderpr ofiler at være centrale

Dokumentflow – eksempelvis: Flex indberetning Ferie indberetning Sygdoms indberetning Diverse blanketter - alle de dokumenter der skal underskrives af ens chef og sendes til personalekontoret.

Billeddatabase (inkl. søgning)

Søgefunktion

Begrundelse

Medarbejdersøgning / Telefonbog (med kobling til medarbejderprofiler - MySites)

En god søgefunktion for medarbejderne vurderes derfor at være central jf. FRV strategi om brugerfokus (som her er god brugerrettet intern service) Derudover vil PØS og andre afdelinger formentlig kunne bruge platformen til et væsentligt bedre overblik over medarbejdernes 123


Projektside (MyProjects) Wiki til videndeling

Reservationer (hotel, bil, mødelokaler mv.)

3 10

1

PØS udbyder en del af denne slags (mødelokaler, biler, brobiz, bestilling til kantinen) Vi ønsker også rejsebestilling til forsvarets rejsekontor indarbejdet som en elektronisk proces.

Meget kører allerede elektronisk – men det skal det selvfølgelig også gøre fremadrettet jf. FRV- strategi om ”produkter på forkant” (modernisering – også af de administrative processer)

1

Intranettets forside skal fortsat bruges til ”nyhedsformidling” om FRV

Og det vil være en stor fordel at dele det op i ”almengyldige” og afdelingsspecifikke (som Udenrigsministeriets side)

Segmenterede nyheder (ulæste og ’tvungne’ nyheder foreslås markeret) – f.eks. i kategorierne afdelingsspecifikke, faglige, nyt fra PØS o.a.

Message board / Generelle nyheder – eksempelvis: Begivenheder i FRV

1

Fødselsdage m.m. Presseklip – enten via aftale med bureau eller intern ordning Ordbog – f.eks. engelsk og tysk

Ordliste – forkortelser og fagudtryk

Vejledninger – eksempelvis vedr.: Dit eget fagområde

Relancering af intranet på MOSS 2007 kompetencer jf. FRV strategiske mål om strategisk kompetenceudvikling. PØS deltager i flere Og kan se fordele i at dele tværgående projekter dokumenter på projektsider (materiel, VTS osv)

8 4

3

1

Er det ikke det samme som den foregående? Ser vi også et pænt stort behov for (som vi har det i dag) PØS har ikke det store faglige behov for at følge med i nyhederne PØS/indkøb har et behov her i forbindelse med udbudsmateriale PØS ser et behov her i forhold til nye medarbejdere generelt i FRV PØS har et stort behov her – idet især økonomiog indkøbsområdet er

Men det er selvfølgelig altid rart, at alle holder sig lidt alment-vidende.

jf. FRV strategi om brugerfokus (som her er god brugerrettet intern service) 124


IT vejledninger

Referater – fra eksempelvis: Afdelingsmøder Ledelsesmøder

Organisationsdiagram – både FRV’s og Forsvarsministeriets

Præsentation af FRV – med undersider om organisation, resultatkontrakt mv.

Præsentation af hver enkelt afdeling – med undersider om ansvars- og opgaveområder mv.

Abonnementsfunktion – på de forskellige nyhedskategorier men også evt. blog o.a.

1

1 (FRV)

Relancering af styret af en række interne forretningsgange/ derudover er der jo så også behov for nem tilgang til vejledninger til øvrige medarbejdere, jf. tidligere spørgsmål Referater fra chefmøder bør være let tilgængelige for alle medarbejdere. PØS laver ikke referater af afdelingsmøderne. Men der findes en række mødefora, hvorfra der konstant formidles referater (HSU, sikkerhedsudvalg, uddannelsesudvalg osv.) Organisationsdiagrammet bruges jævnligt i arbejdet i PØS. Der er også i vist omfang behov for link til FMN og FKO organisation (ikke noget vi selv skal vedligeholde)

1

Der er stor fokus på strategi, resultatkontrakt og interne mål i FRV

4

Erfaringen er at disse sider kun anvendes lidt og er et bøvl at vedligeholde.

1

Abonnementsordning på referater og vejledninger vil være fantastisk

intranet på MOSS 2007

Der skal også være nem adgang til disse jf. FRV strategi om brugerfokus (som her er god brugerrettet intern service)

Derfor skal det selvfølgelig være let tilgængeligt for medarbejderne (brugerfokus). Fokus bør være på en mere bruger-orienteret indgang på emner. Så man ikke selv hver gang må ind og lede efter nyt selv – men bliver gjort opmærksom på det jf. FRVstrategi om brugerfokus (som her er god brugerrettet intern service). 125


Direktør/Ledelsesblog (synliggørelse af ledelsen)

Tja?

Relancering af intranet på MOSS 2007 Der findes allerede nyhedsbreve fra DS

1

Jf. tidligere bemærkninger om medarbejderprofiler

Medarbejderprofilside (MySite) der skal kunne redigeres af medarbejderne selv - inkl. f.eks.: o

telefonnr.

o

titel

o

afdeling

o

chef

o

kollegaer

o

ansvarsområder

o

portrætfoto

o

særlige faglige interesseområder

o

opgaver (tidligere plus aktuelle)

o

medlemskab af personaleforening eller anden forening tilknyttet FRV (hvis relevant)

o

tillidsmand eller sikkerhedsrepræsentant (hvis relevant)

126


Relancering af intranet på MOSS 2007 Andre ønsker til funktioner og

Prioritering

indholdstyper (end de ovenfor nævnte)

(1-10)

Uddybning

Begrundelse

Som nævnt på vores møde. Vi bruger Easy Cruit Håndtering af interne ansøgninger (Easy Cruit)

2

på hjemmesiden til eksterne anøgere og vil gerne lave noget tilsvarende nemt med de interne For at få modtagelsen af nye medarbejdere til at

Aventor

2

køre gnidningsfrit og godt skal aventor-systemet være meget synligt.

It-help-desk

2

127


8.10 Grovskitser til afdelingssider og rolleportaler Indtast søgeord

Gitte Krejbich

NYHEDER

ORGANISATION

MEDARBEJDER

ROLLEPORTALER

Find medarbejder

VVW

Forside – Organisation – Direktionen Vis alt indhold på webstedet

Direktionen

Fora … ...

Dokumentliste Ledelsesreferater ... ...

Svend Eskildsen

Francis Zachariae

Lars Ahrendtsen

Om Direktionen Farvandsvæsenets chef er direktør Svend Eskildsen. Vicedirektør Francis Zachariae er hans souschef og stedfortræder og sammen udgør de Farvandsvæsenets øverste ledelse. I direktionen indgår tillige underdirektør Lars Ahrendtsen der er direktør for det statslige lodsvæsen, DanPilot, samt stabsfunktionerne Direktionssekretariatet og Center for Sejladsinformation.

128


Relancering af intranet på MOSS 2007

Gitte Krejbich

NYHEDER

ORGANISATION

MEDARBEJDER

ROLLEPORTALER

Indtast søgeord

Find medarbejder

VVW

Forside – Organisation – DB Vis alt indhold på webstedet Sektioner Infrastruktur Afmærkning Kystredning Emnelister Kvalitet og miljø DB’s værktøjer og vejledninger Strategiplan

Kalender

Kontaktpunkter

Eksempelvis træk fra nøglemedarbejderes Outlook-kalendere der viser aktiviteter det næste kvartal / Hvem er hvor hvornår og dermed: Hvem er til at træffe hvornår...

Vagthavende overstyrmand Kystredning (Anja og Kia) Driftscentre (kontaktpersoner) Sikkerhed/brand (kontaktpersoner) … … …

Referater Afdelingsmøder Afmærkningsmøder Auditormøder FK-møder DB-ledelsesmøder FSU-møder LSU-inspektionsfartøjsmøder

Møder i fyrområdet ISM/ISPS-møder Ledelsesevalueringsmøder LSU - kystredningsmøder Skibsførermøder Skibsteknikmøder UROM-møder

Billeder

Om DB Afdelingen Drift og Beredskab har følgende 5 hovedopgaver: Flydende afmærkning Stationær afmærkning (inkl. Fyrtjenesten og Fyrstationer i DK) Radionavigation Overvågning Kystredning Driftscentrene og Skibsfunktionen løser opgaver inden for flere af ovennævnte områder. DB er organiseret som følger:

DB-nyt

ORGANISATIONSDIAGRAM hér/link

Morgenmaden på fredag rykket til kl. 9.30 (12.05.09) Referat fra afdelingsmødet mandag 4. maj (06.05.09) Ny kollega pr 1. maj (20.04.09) Husk direktiverne fra XX når du indberetter (15.04.09)

Flere nyheder

129


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

130


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

131


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

132


Relancering af intranet p책 MOSS 2007

133


134

Relancering af intranet på MOSS 2007  

An exhaustive intranet report in accordance with Prince2 drawn up for the Danish Maritime Safety Administration: - Usability test of excisti...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you