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Gu ía

práctica

para

hacer

Exposiciones exitosas

ISBN: 970689327-X 9 789706893277 “Guía práctica para hacer exposiciones exitosas” Autor: Giovanni M. Martínez Castillo Primera edición: noviembre de 2007 Universidad de Sonora División de Ciencias Sociales Licenciatura en Ciencias de la Comunicación. Portada: Platón y Aristóteles en “La escuela de Athena” de Rafael Sanzio 1510-1511 ( fragmento) Publicación arbitrada por: M.C. Zoila Pablos Lugo y M.C. Carlos Tena Figueroa. Universidad de Sonora Rosales y Boulevard Luis Encinas C. P. 83000

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Agradecimientos:

Mi más sincero agradecimiento a todas aquellas personas, empresas e instituciones que colaboraron para la realización de esta guía, en especial a aquellos que me motivaron a realizarla: Dra. Silvia Molina y Vedia Dr. Aquiles Fuentes Fierro Dr. Daniel Carlos Gutiérrez Rohán C. Dra. Norma Guadalupe Pesqueira Bustamante M. C. Karina Ávila Dominguez Lic. Jesús Moreno Durazo A quienes revisaron y corrigieron este trabajo gracias por sus consejos, observaciones y sugerencias: M. C. Carlos Tena Figueroa M. C. Zoila Pablos Lugo A quienes me externaron su apoyo y me motivaron para la consumación de este esfuerzo: M. C. Lisset Oliveros Rodríguez M. C. Manuela Matuz Verduzco M. C. Joaquín Félix Anduaga Y, lo más importante, a quienes dedico este trabajo, a mi esposa María Esthela y a mis hijos: Gabriel Elías, Paul Abraham, Charity Victoria y José Miguel

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Índice Descripción general El método expositivo El modelo de entrenamiento S3P3

1. Planeación

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1.1 Visualización 1.1.1 El tema 1.1.2 La audiencia 1.1.2.1 Tipos de Audiencia 1.1.2.2 Estilos de la toma de decisión en ejecutivos 1.1.2.3 Métodos de aprendizaje de la audiencia 1.1.3 Su propósito

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1.2 Proyección 1.2.1 La evidencia 1.2.1.1 Tipos de evidencias 1.2.1.2 En dónde investigar 1.2.2 La Estructura 1.2.2.1 Organice la estructura 1.2.2.2 Patrones estructurales de organización 1.2.2.3 La estructura inversa, el sistema 3-1-2 1.2.2.4 Aplique la estructura inversa en su proyección Tres: Diseñe su conclusión Uno: Planee su introducción Dos: Organice el desarrollo del tema 1.2.3 Mida su tiempo 1.2.4 Materiales de apoyo 1.2.4.1 ¿Por qué usar materiales impresos? 1.2.4.2 ¿Por qué usar una presentación digital?

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1.3 Realización 1.3.1 La forma 1.3.1.1 Concepto del diseño 1.3.1.2 Diseño en pantalla 1.3.1.3 Elaboración de materiales impresos

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2. Preparación 2.1 La práctica hace al maestro 2.1.1 Prepárese para entregar de la exposición 2.1.2 Practique en voz alta 2.1.3 Practique usando tecnología 2.1.4 Practique el “Consejo de Expertos” 2.1.5 Eliminando hábitos molestos

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2.2 Busque asesoría profesional Consejos y técnicas de los expertos para las grandes presentaciones

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3. Performance

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3.1 El discurso público acertado 3.1.1 Comunicación no verbal 3.1.2 Comunicación verbal - la voz 3.1.3 Escuche activamente 3.1.4 Estilo 3.1.5 ¿Nervios…? 3.1.5.1 En la situación de… “me olvidé de lo que iba a decir” 3.1.5.2 Concentración 3.2 Sesión de preguntas y respuestas 3.3 Dé el salto hacia la excelencia 3.4 Logística 3.5 Evaluación Actividades Uno Presentación del tema Dos Aprenda a definir su audiencia Tres El Método de planeación 3-1-2 Cuatro Performance Cinco Auto-evaluación

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Resumen ejecutivo de la exposición Fuentes

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Descripción general Lo que se oye tiende a olvidarse, lo que se ve queda en nuestra memoria, lo que se hace se aprende. Lo que se escucha, se observa y se realiza, se domina. Para tener control sobre la realización de una exposición, el hecho de argumentar en público una idea, un proyecto, una propuesta de solución a un problema o simplemente compartir información, es necesario que cumpla con los estándares de calidad, atributos y características que lleven a efectuar el propósito para el que fue diseñada, es decir, que logre el éxito.

El método expositivo El método expositivo, que consiste en la declaración de un tema lógicamente estructurado, en donde el recurso principal es el lenguaje oral, es uno de los más antiguos y probablemente es el recurso de enseñanza, capacitación y promoción más utilizado. De esta manera, la exposición como método provee de estructura y organización de temas complejos pero también permite extraer los puntos importantes de esa amplia gama de información. Para realizarla, es preciso lograr que nuestros interlocutores reciban un mensaje claro, concreto, específico y acorde a los objetivos trazados. La posibilidad de contar con el tiempo y la atención de un grupo de personas, muchas veces con poder de decisión, es una oportunidad estratégica que puede aprovecharse al máximo si se cuenta con los conocimientos y técnicas adecuadas. Mientras que el trabajo duro y las buenas ideas son esenciales para el éxito, la habilidad para expresar esas ideas y conseguir que otros se sumen a ellas es igual de importante. Cuando el discurso es uno a uno, en grupos pequeños, depende mucho de la expresión verbal y no-verbal del orador, pero en discursos más formales como un examen de grado o la venta de un proyecto, o una conferencia ante públicos numerosos, lo primero que se requiere es capacitarse, ya que en el mundo actual frecuentemente se producen situaciones en las que es necesario exponer un tema determinado ante públicos específicos. En la actualidad, con las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologías de la información y las posibilidades de mayor acceso a la misma, este recurso ha ido variado sus características originales al integrar herramientas de diversa índole para que el expositor pueda estructurar y organizar un determinado material para hacerlo más accesible a su audiencia. Actualmente el discurso oral se ha visto enriquecido hasta convertirse en verdaderas experiencias multimedia; la principal virtud de las presentaciones digitales es que permiten integrar fácilmente información de diferentes fuentes y tipos (texto, imagen, sonido, vídeo, interacción). Esta guía profundiza aquellos aspectos que se refieren a la preparación, forma y ejecución de las exposiciones en diferentes ámbitos –académicos o empresariales.

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Si este pensamiento lo pone nervioso, recuerde que no está solo; muchos expositores carecen de las habilidades y la confianza para hacer exposiciones eficaces, en algún momento todos hemos sido víctimas de oradores que nos pusieron a dormir y, aunque probablemente ellos sabían de su ineficacia se enfrentaron al reto, a pesar de tener las mejores intenciones, puede ser que usted no lo haga mejor. Puede conocer el tema y anotar las ideas, pero en el momento de exponerlo todavía no lo hace bien: ¿Será por la manera en que entrega su discurso? ¿O quizá la audiencia no está interesada en el tema? Ésta es una descripción bastante exacta de lo que sucede, una y otra vez, a estudiantes de nivel superior y posgrado, profesores, profesionistas y ejecutivos de muchas compañías. ¿Por qué estas personas talentosas dudan en el momento de diseñar una buena exposición? Quizá porque no saben organizar lógicamente los puntos cómo crear un mensaje claro y preciso, cómo incluir historias vívidas en su charla, cómo desarrollar el tema, cómo motivar a la audiencia, cómo sacarle provecho a todas las herramientas y recursos audiovisuales, cómo practicar su exposición de la manera correcta y cómo llamar a la acción. En pocas palabras, dudan porque desconocen cómo hacer exposiciones exitosas. La clave para lograr el éxito en esas situaciones, supone los siguientes aspectos: ▪ Conocimiento del tema ▪ La selección y estructuración de los contenidos ▪ Facilidad a la hora de comunicarlos ▪ Comodidad ante los interlocutores ▪ La utilización eficaz de herramientas tecnológicas de apoyo Sin embargo, cuando la comunicación es escasa y el contenido deficiente no se puede solucionar ni con la más moderna tecnología ni con un libro, un curso y, ciertamente, no por la presente guía; lo que se necesita es aprender a investigar. Cuando el método de exposición se aplica de manera apropiada, con el contenido adecuado a los espacios de tiempo disponible e integrado otras estrategias didácticas, puede contribuir enormemente a lograr su objetivo. No obstante, cuando estas premisas no se cumplen y sólo se emplean los recursos tecnológicos sin sentido algunos autores, como Tufte,1 denominan a este fenómeno el “síndrome de PowerPoint”, “PowerPointlessness” o “PowerPointitis”; es decir, el abuso del medio digital para intentar suplir la deficiencia de contenidos, aunado al desconocimiento del lenguaje audiovisual en una herramienta eminentemente multimedia; en la que se intenta saturar de texto como si fuese un medio impreso al desconocer todos sus potenciales. No estamos en contra del empleo del software 1

Edward R. Tufte. Profesor emerito de ciencia política, ciencias computacionales y estadística, y diseño grafico de la Universidad de Yale. En “The Cognitive Style of PowerPoint” escribió: “las diapositivas con movimiento a menudo reducen la calidad analítica de las presentaciones. En particular, las populares plantillas de PowerPoint* (prediseñadas y listas para usarse)”. * PowerPoint® es una marca registrada de Microsoft Corporation® de esta particular aplicación del software; pero también se domina así a las presentaciones digitales alrededor del mundo, por lo que la palabra “PowerPoint” ha venido a ser esencialmente sinónimo de charlas a toda clase de público apoyadas con laminas o diapositivas digitales. Microsoft tiene una demanda de 400 millones de usuarios por todo el planeta de Suite Office®, el paquete que contiene PowerPoint®. Aunque no existe ninguna estimación de la firma con números reales de los usuarios de este software ni para programas de usos similares tales como Keynote® de Apple, Lotus Freelance Graphics® de IBM o programas libres como OpenOffice Impress, tales datos es probablemente que sumen centenares de millones (Card 2005, estimación basada sobre respuesta del E-mail del departamento de la comercialización de Microsoft Corporation).

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sino de su uso deficiente; de hecho, lo que aquí se propone es el empleo adecuado tanto del método de exposición como del uso didáctico de las presentaciones digitales –el problema no es el software, por el contrario, si se le aplica un enfoque sistemático relacional de manera que el expositor pueda emplearla de forma no-lineal es una magnífica herramienta para comunicar información, para motivar y enseñar. Entonces, aprender a hacer exposiciones exitosas es una habilidad crítica. Una exposición exitosa es un proceso de comunicación en el que cada uno de los componentes cumple con su objetivo: el expositor (emisor) intenta que su información (mensaje) llegue a toda la audiencia (sus receptores), quienes esperan que se les proponga algo útil y práctico para cubrir alguna de sus necesidades, (por lo que el emisor previamente debe investigar las características generales de su público: su edad, género, nivel educativo, creencias y experiencias previas, autoestima, necesidad de aprobación y forma de aprendizaje –auditivo, visual, kinestésico) y para ello realizar una presentación (medio) que contemple diversos canales (auditivos, visuales, audiovisuales o multimedia) en busca de un contexto común sirva para que los datos, hechos y evidencias expuestas –una vez que estos se reinterpreten– sirvan para lograr una retroalimentación, es decir una respuesta a la propuesta de solución al problema planteado; será exitosa en la medida que se cumplan las expectativas del emisor, lo que requiere una evaluación posterior a este proceso altamente persuasivo. Cuadro 1:

Elementos del proceso de comunicación durante el método de exposición

Podríamos decir que la capacidad de comunicarse está íntimamente relacionada más que con saber hablar, saber escuchar al interlocutor para efectuar la retroalimentación. En una exposición exitosa el auditorio busca un consejo, información, inspiración, o todo en conjunto y no hay mejor forma de convencer al público que entregarle un mensaje que realmente “diga algo” y que les proporcione una experiencia que valoren como algo verdaderamente significativo.

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El modelo de entrenamiento S3P3 El siguiente modelo fue diseñado originalmente por Lawrence L. Tracy, autor de The Shorcut to Persuasive Presentations (Los Atajos para las Presentaciones Persuasivas) y es empleado en talleres avanzados de comunicación dirigido a las grandes corporaciones y las agencias estatales norteamericanas para los diplomáticos que se preparan para ir a las embajadas. Este modelo es sostenido por tres pilares conocidos en inglés como “las tres S”; Sustancia, el conocimiento que el expositor investigo sobre el tema; Estructura, los medios lógicos por los cuales este conocimiento es expuesto a la audiencia; y Estilo, el uso de dispositivos retóricos, el arreglo y elección de palabras, la calidad vocal, expresión facial, los gestos y comunicación no verbal. Estos pilares son la base de la pirámide que Tracy denomina “las tres P”: Planeación, Práctica y Presentación. Veamos como las define:

Diseñado Modelo S3P3 por Tracy (2005)

Planeación Es la preparación de una exposición que agregue valor a su audiencia; definiendo el objetivo –lo qué quisiera que su audiencia hiciera en términos de su propio interés; definiendo su exposición para esa audiencia, en ese tiempo, en ese tema; ganando la atención de manera que pueda engranar su objetivo con las necesidades y las preocupaciones de la audiencia; superando las limitaciones inherentes en las exposiciones orales de retención y atención de la audiencia; explotando el “efecto de novedad y primacía” para conducirlos hacia los puntos clave.

Practica Es la realización previa en forma de ensayo enfocada hacia una unidad temática planeada con el método 3-1-2; llamando la atención en la apertura y reforzando el cierre; forma que construye un andamio lógico; ejemplificando y reforzando con citas; dominando los “atajos a la elocuencia” –“las pausas estratégicas, el ritmo en el discurso y las preguntas retóricas– para llegar a ser un expositor más experimentado: aprendiendo la “elegancia”; anticipando las probables objeciones y preguntas, a través de la simulación rigurosa del “consejo de expertos” con colegas que actúan en papel de la audiencia, de manera que pueda preverlas en su exposición y buscar la forma de contestar adecuadamente. De la misma manera, aprender cuándo y cuándo no utilizar representaciones visuales que refuercen su mensaje y no que lo distraigan; así como conocer las ventajas y las trampas de las presentaciones digitales, haciendo todo lo posible por evitar la “ley de Murphy” –que a grandes rasgos dice: “si algo tiene la posibilidad de salir mal, saldrá mal”. Performance Hemos empleado la palabra Performance como el acto de realizar y ejecutar la entrega de (o dar a conocer) la información, con el fin de no confundir al lector con la

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palabra presentación la que hemos usado para identificar al conjunto de herramientas digitales que utiliza el orador para orientar al auditorio sobre el tema de su exposición. Recuerde que la primera impresión siempre perdura, para mantenerse enfocado en el tema y tener congruencia entre la comunicación no-verbal y las palabras es necesario aprender cómo “leer” la comunicación no-verbal de su audiencia mientras que le está hablando; canalizando su nerviosismo para que trabaje a su favor, porqué cómo usted se vea y se escuche será el impacto para conseguir el objetivo de su mensaje; eliminando los molestas muletillas; haciendo la que la sesión de preguntas y de respuesta sea su momento más fino, tendiendo un puente entre la audiencia para revertir la “disonancia cognoscitiva” a su favor y conseguir que sus últimas palabras faciliten la retención de su principal argumento. Otros expertos como Lenn Millbower (2006) acentúan la importancia de la personalidad del expositor durante el performance, argumentando que la planeación y la preparación ayudan a la perfección técnica, pero no la conexión personal con la audiencia. Lo que se busca es lograr la credibilidad al ser competente y cuidadoso en la forma en que se entrega y comparte la información y para eso, dice Millbower, se requiere que el estilo resalte la personalidad del orador; la clave es compartir esos elementos que le son genuinos. Podríamos decir que lo que constituye el corazón del modelo S3P3 no es otra cosa que la actualización de la Retórica de Aristóteles traducida y aplicada en los tiempos modernos: la sustancia contesta a la pregunta ¿Qué se investigó?, es decir, el proceso de investigación sobre un tema y objeto de estudio que requirió una metodología y técnicas específicas para conocer los datos y encontrar las evidencias que nos permitan proponer alternativas de solución al problema planteado. Una vez realizada la investigación y sólo entonces, surge la necesidad de compartir los resultados y aquí es cuando el método de entrenamiento de la técnica de exposición se hace necesario y gracias a que el modelo S3P3 es flexible hemos integrado, ampliado y desarrollado algunos de sus elementos sobretodo en diseño del proceso de producción y realización en lo referente a la estrategia de planeación y entrega con la aplicación de los recursos básicos de la comunicación. El acercamiento que presentamos aquí afirma la noción que para realizar una exposición implica la parte final de proceso de investigación en el que hay que seguir una serie de pasos básicos: la reflexión del objeto de la exposición, el análisis de la audiencia, la elaboración y estructuración de la exposición, la utilización de apoyos audiovisuales, la interacción con la audiencia y dentro de cada uno de ellos aprender a tomar decisiones estratégicas. Para ello precisaremos los elementos, preguntas críticas y ejemplos necesarios para reflexionar sobre ellos. Nuestra finalidad es que su mensaje tenga una mayor efectividad, ayudarle a mejorar su habilidad de comunicarse y, en definitiva, ser capaz de llevar a cabo las acciones dentro del proceso de su exposición que le orienten a alcanzar sus metas; ya sea si su actividad profesional le implica hacer exposiciones frente a grupos pequeños, diseñar y realizar proyectos para una reunión, convencer a inversionistas para que piensen en su empresa o institución, realizar exposiciones formales en salas de conferencias, presentar su examen de grado o simplemente preparar una clase.

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La información incluida en esta guía es un esquema de entrenamiento el cual, a pesar de su brevedad, le ayudará a ser un expositor eficaz y persuasivo: una habilidad vital para el profesionista de hoy. Nos enfocaremos en técnicas prácticas, diseñadas por los consultores en comunicación más renombrados a nivel mundial, para diseñar, planificar y ejecutar exposiciones exitosas, apoyadas por materiales impresos y herramientas visuales en presentaciones asistidas por computadora; con pasos básicos que nos orientan en cómo formular una estrategia para la audiencia específica, desarrollar una estructura flexible que fluya, preparar el material para realzar y no para distraer, preparándolo para dar respuestas confiables e informadas a las preguntas del público y enfrentar el desafío. Cuadro 2: Modelo simplificado de entrenamiento S3P3 para realizar exposiciones exitosas

Elaboración propia con base en: Adler (2005), Clark B. (2006), Clark D. (1998), Mills (2005), Wilder (2001), Millbower (2006) y Tracy (2005).

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VENTAJAS DEL USO DE ESTA GUÍA Respuesta favorable de la audiencia: Los miembros de la audiencia prefieren las exposiciones que son sistemáticas y fáciles de seguir. Ahorro de tiempo: El expositor ahorrará tiempo para dedicarlo al contenido. No más sentarse y comenzar a hacer diapositivas digitales. En su lugar, comenzará decidiendo el formato que va a utilizar para presentar los datos y las recomendaciones de manera lógica y secuencial. Comprensión: La audiencia encontrará que la exposición es fácil de seguir por su lógica y orden; con ello logrará un mejor desempeño, enfocado y profesional. Mensajes claros: Durante la exposición el mensaje estará presentado de forma clara y precisa para cumplir el objetivo esperado. Mejores decisiones tomadas: Cuando la información se da de manera organizada, la audiencia pueden comparar y contrastar la decisión que se les están pidiendo tomar.

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1 P lan eación Primero está el pensamiento, luego la organización de dicho pensamiento en ideas y planes y por último, la transformación de dichos planes en realidad. El inicio, como podrán ver, parte de su imaginación. –Napoleón Hill2 El proceso de planeación para analizar cómo abordar el tema de su exposición lo dividiremos en tres secciones: 1. Visualización: Aquí se examinarán los elementos básicos de una exposición exitosa, comenzando con el planteamiento del problema Un análisis de cómo debe abordarse el tema, cuál es su objetivo y que características tiene la audiencia a la que se va a dirigir. 2. Proyección: Comprenderá los pasos necesarios para preparar una exposición que dé posibles soluciones al tema planteado. 3. Realización: Aprenderá cómo motivar a la acción apoyado de materiales escritos y visuales integrando los recursos digitales necesarios en sus materiales proyectados e impresos para reforzar su presentación digital para que sea atractiva para el público. Cuadro 3: Cómo abordar el tema de exposición

Elaboración propia con base en: Hill (2005), Prophet (1998) y Garner (1987). 2 Napoleón Hill (1883-1970). Ha sido quizás el hombre más influyente en el área de logro personal de todos los tiempos. Su clásico Piense y hágase rico ha ayudado millones de personas. Su cita más famosa es: “lo que la mente del hombre puede concebir y puede creer, lo puede lograr." Hill fue un hombre increíble. Luchando contra toda clase de desventajas y presiones, dedicó más de 25 años de su vida a entrevistar a los grandes triunfadores e investigar sus carreras. ¿Su meta? aislar y definir las razones por las cuales tantos fracasan y tan pocos alcanzan el éxito. Entrevisto a 500 millonarios que le revelaron el origen de su riqueza. El resultado de su trabajo fue una filosofía con los siguientes principios: 1) Precisión de objetivos, 2) Genio creador, 3) Una personalidad agradable, 4) Fe aplicada, 5) Recorre un kilómetro más, 6) Trabajo en equipo, 7) Visión creadora, 8) Autodisciplina, 9) Exactitud de pensamiento, 10) Aprender de la derrota, 11) Atención controlada, 12) Iniciativa personal, 13) Entusiasmo, 14) Dedicación de tiempo y dinero, 15) Conservación de una buena salud física y mental, 16) Utilización de la fuerza del "hábito", y 17) Una actitud mental positiva .

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1.1 Visualización La visualización es concentración La concentración produce visualización –Elizabeth Clare Prophet3 El primer criterio para realizar una exposición exitosa es: concentración, concentración y más concentración. Para Howard Garner, quién desarrollo la Teoría de las Inteligencias Múltiples, la visualización es “la capacidad para construir o evocar imágenes visuales y acústicas mentalmente”,4 lo que además es un gran recurso para fomentar la creatividad cuando se expone un tema. Es posible que esto le suene demasiado elemental, pero existen varios puntos que debe tener claros antes de hacer cualquier exposición: 1. El tema 2. La audiencia 3. Su propósito

(qué va a decir) (a quién se dirige) (qué quiere conseguir)

Y para después de haber expuesto: 4. Evaluación (según su audiencia –cumplió con sus expectativas) 5. Autoevaluación (¿logró su propósito?)

1.1.1 El tema Defina el tema y las palabras fluirán solas Al preparar la exposición de un tema es importante considerar los siguientes aspectos: Delimitar el tema le permite: desechar todo lo que esté demás, integrar lo que le hace falta y presentar justo lo necesario. Definir el nombre del tema es el 50% del trabajo, el otro 50% se va integrando a medida que se investiga, procesa y relaciona. Plantear el problema relacionado con el tema es el primer paso que se debe dar para exponer cualquier estudio; en su redacción se puede detectar en forma implícita y sintética los objetivos, el contenido, la metodología y, en general, las características del estudio; un buen principio para redactarlo responde a ¿qué se estudió, porqué, cómo, cuando y dónde?

3 Elizabeth Clare Prophet, escritora, conferencista e instructora. Entre ella y su esposo, Mark L. Prophet, han registrado y publicado algo de las enseñanzas espirituales más profundas y hermosas del mundo en más de 75 libros. Ha instruido ampliamente a lo largo de los Estados Unidos y en 29 países más, dando conferencias en más de 150 ciudades de los seis continentes Presidente y fundadora de Montesori Internacional, The Summit Lighthouse, Summit University, Summit University Press. Ha hablado de su vida, trabajo y enseñanzas en numerosos programas de radio y televisión. 4 Garner Howard, en su Teoría de las Inteligencias Múltiples, propone que no hay una sola inteligencia sino muchas y ofrece criterios para observarlas y desarrollarlas, no medirlas. Las inteligencias que menciona son ocho: 1) Cinestésica Verbal-lingüística, 2) Musical, 3) Lógico- matemática, 4) Interpersonal, 5) Visual-espacial, 6) Intrapersonal, 7) Corporal y 8) Naturalista.

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Clarificar la naturaleza del tema para que el público conozca la perspectiva desde la cual se abordará, esto les permite dar sentido a la información que se está exponiendo. La idea decir lo que ya otros han encontrado (estado del arte), sino comparar, actualizar y aportar nueva información al reflexionar sobre como esa información permite conocer mejor y dar solución al problema que nos hemos planteado. Aportar información (datos nuevos) y evidencia suficiente para sustentar un argumento sólido que cubra los tópicos y dimensiones exigidos por el proyecto de investigación impreso. La respuesta a ¿cuánto es suficiente? depende del tema que se aborde. Se debe tener en cuenta que las exposiciones efectivas dependen de la calidad de la información expuesta y no sólo de la forma como ésta se presente. “Ponga especial cuidado en la articulación de la información que aporta en su exposición. Un argumento sólido debe conducir a una exposición fluida de los datos nuevos sobre un tema en particular que la audiencia desconozca. Cuando el orador haya construido respuestas, creado soluciones, tomado decisiones y propuesto recomendaciones sobre un tema, podrá dedicarse a compartir sus descubrimientos.”5 La información puede ser infinita, a menos que se organice; es decir cuando definimos un tema y seleccionamos qué información es necesaria y cuál no, esto sólo puede lograrse cuando se organiza por localización, por alfabeto, por tiempo, por categoría y por jerarquía. Una vez organizada se denomina “compartibilidad”6 al grado por el cual la información es compartible. La información tiene compartibilidad alta si es fácil compartir entre diversos individuos sin la pérdida de fidelidad. La información perceptiva y emocional no es particularmente compartible. Cuando comparte tiene un tiempo limitado para exponer su idea y la atención de la audiencia también es limitada a no más de ocho minutos por aspecto. Dependiendo de la cantidad de tiempo que le sea asignado –y del ánimo del público– lo mejor es apegarse de tres a cinco ideas principales. Cualquiera que sea el tema seguramente no podrá decirlo todo en 30 minutos; en cambio, tendrá que centrarse a esos aspectos sobresalientes que desea que la audiencia comprenda y así ganarse su atención y confianza. Para ello es necesario proporcionar las evidencias que respalden sus ideas, por lo que debe organizarse de modo que tenga suficiente tiempo para tratar cada punto con detalle. Sea cual sea su elección, asegúrese de no salirse del tema: recuerde, sólo puede presentar una idea a la vez.

5 Eduteka (2002) Consejos de los expertos para realizar presentaciones efectivas 6 Freyd, Jennifer J. (2003) What is Shareability? http://dynamic.uoregon.edu/~jjf/defineshareability.html

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1.1.2 La audiencia Las palabras pensadas para llegar a todos puede que no lleguen a nadie. –Adlai E. Stevenson, Jr.7 Una vez que sabe lo que desea comunicar, su siguiente tarea es definir a quién va a dirigirse. El éxito de la exposición dependerá de su habilidad para llegar a los diferentes públicos. Si el mensaje no es relevante para la vida, experiencia o preocupación de la audiencia, hasta el orador más impecable puede fallar a la hora de inspirar al público. Conocer al máximo a la audiencia le ayudará, no sólo a preparar el contenido y a cómo decirlo, sino también a adaptarlo a las necesidades y expectativas de los presentes, así como a su nivel cultural, grado de formación, posición que ocupan en la institución o empresa y cualquier otro rasgo de interés. Conteste las siguientes preguntas: ● ¿Quién será la audiencia? ▪ ¿Los miembros de la audiencia son sus pares? (personas con su mismo nivel de conocimiento) ▪ ¿Son sus superiores? (maestros, jefes, inversionistas, etc.) ▪ ¿Son estudiantes, amigos o clientes? ▪ ¿Es un público cerrado (personas con características homogéneas) o es abierto al público en general? ● ¿Cuál es el nivel de conocimiento y dominio que tienen sobre el tema? ▪ ¿Los miembros de su audiencia están familiarizados con el tema? ▪ ¿Están familiarizados de forma general pero no de los detalles? ▪ ¿Es la primera vez que han oído hablar de este tema? ● ¿Qué es lo que espera la audiencia que toque en su exposición? ▪ ¿La audiencia tiene una descripción general? ▪ ¿Qué necesidades y expectativas tienen al finalizar la exposición? ▪ ¿Esperan aprender los detalles intrincados de un tema elaborado? ● ¿Cómo presentar la información para que la audiencia tome la decisión de poner en práctica el plan de acción que les propone? ▪ Pregúntese ¿quién es su público meta?, es decir, espera que todos los asistentes estén de acuerdo con usted, o sólo aquellos a quienes dirigió su mensaje. ▪ ¿Qué información necesita presentar y cómo?

7 Adlai Ewing Stevenson II (1900-1965) político americano, conocido por su habilidad en el discurso y la oratoria. Fue dos veces candidato demócrata a la presidencia de los Estados Unidos (1952 y 1956). Discurso a la Convención Nacional Democrática en Chicago, Illinois, el 21 de julio de 1952, frase citada por Hewlett-Packard (2007).

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A fin de orientar su exposición tome en cuenta los siguientes aspectos de la audiencia: Tamaño:

Las exposiciones dirigidas a un grupo grande de personas generalmente requieren mayor formalidad y estructuración, mientras que si es dirigida a un grupo pequeño parecerá muy rígida y hasta fuera de lugar. Si va a dirigirse a un grupo grande, tendrá que hacer mucho más para lograr que todos los miembros de la audiencia se sientan involucrados en la exposición; en cambio, con un grupo pequeño puede ser más fácil incitar a la participación.

Datos demográficos:

Considere factores como edad, profesión, origen étnico o cultural, estatus socio-económico, perfil académico y sexo. Por ejemplo, hacer una exposición a un grupo de ejecutivos experimentados requerirá mayor deferencia a la edad y la experiencia que al exponer ante un grupo de recién graduados.

Conocimiento del tema:

¿Qué es lo que la audiencia ya sabe sobre el tópico de la exposición? Si va a dirigirse ante un grupo de sinodales, asuma que habrá mayor conocimiento del tema que si expone ante un grupo de alumnos; los expertos harán preguntas precisas sobre lo que expone, mientras que las intervenciones de los neófitos serán vagas e incluso podrán ser absurdas.

Motivación:

¿Por qué la audiencia está escuchando su exposición? ¿Es un proceso administrativo para examinarlo? ¿O es un experto exponiendo ante un grupo de personas que han pagado por oír su opinión? O ¿convocó a una reunión para dar a conocer su punto de vista? Si el público no está motivado a escucharle por naturaleza propia, entonces tendrá que realizar la exposición de una forma tan llamativa que logre motivarles en los primeros minutos a prestarle la suficiente atención.

La percepción que se forma la audiencia sobre el expositor, puede ser real o no estar ajustada a la realidad. Cuando el orador crea percepciones positivas genera oportunidades y resultados. Aquellos que no se preocupan por la forma en que son percibidos, corren el riesgo de tener poca influencia sobre su público. Las percepciones se forman en tres niveles: 1) la mente humana recibe los datos, 2) los procesa y 3) emite juicios en el contexto de su propia experiencia. Aunque no podemos cambiar en la experiencia anterior de la audiencia, si podemos influir en como nos escuchan y en lo que perciben cuando exponemos.

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Suponiendo que haya creado el interés y la necesidad de que escuchen su mensaje, todavía falta considerar en que forma lo procesarán los miembros de su audiencia. Por ello, debemos evitarles que tengan que hacer un esfuerzo por comprender nuestro mensaje si lo elaboramos en forma ordenada, eliminando los datos confusos, vagos o complicados y describiendo con claridad y precisión para que no se desconecten. Antes de que usted pretenda solucionar las dudas, expectativas y problemas del público, ellos necesitan saber que los comprende y que está capacitado para hacerlo pues sabe qué es lo que están experimentando y entiende sus necesidades. En otras palabras, dígales cómo llegó a conocer las respuestas a sus necesidades, antes de solucionarlas. Usted se maravillará de cuánto se acorta el proceso de aceptación y cuanto mejorará su exposición. A pesar de ello, como dice el refrán “nadie es monedita de oro para caerle bien a todos”, contemple que no llegará a la totalidad de la audiencia, no se desanime si alguna vez creyó que lo lograría.

1.1.2.1 Tipos de Audiencia En cualquier caso el expositor encontrará tres tipos de audiencia: La audiencia hostil: (dominantes, pensadores, oponentes e incrédulos) son las personas que por desconocimiento del tema o por convicción están en su contra, si les demuestra que sabe, que su propuesta es viable y que ellos están contemplados en ella quizá se vuelvan su más fiel público. La audiencia neutral: (escépticos) aquellos quienes no tienen información sobre el tema y no les interesa lo que viene a compartir, puede llegar a tocar sus fibras si en algún momento de su exposición los integra a la misma. La audiencia de apoyo: (simpatizantes y seguidores) aquellos que conocen el tema y le reconocen como experto en el área.

1.1.2.2 Estilos de la toma de decisión en ejecutivos Entonces, ¿cómo presentar la información para los distintos públicos tomen la decisión de poner en práctica el plan de acción que les propone? Miller, Williams y Hayashi (2004) en “Los cinco Senderos a la Persuasión” encuestaron a 1700 ejecutivos y describen cinco estilos de la toma de decisión: Dominantes:

Son conducidos por el miedo y manejan esa emoción proactivamente. Altamente independientes, tienen el gusto de tener el control del procedimiento en la toma de decisión final y tienen la tendencia de refutar al expositor. No les gusta ser empujados ni que les hagan creer que ellos tomaron la decisión. Ellos ven la información desde su perspectiva y es difícil hacerlos tomar algún dato que funcione contrario

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a su opinión. También son los perfeccionistas que no están muy interesados en ir junto con toda la gente y hacerlos sentir confortables. Pensadores:

Están abiertos a nuevas ideas, pero son muy cuidadosos y metódicos. Tienen gusto por los hechos y datos duros e investigan la información que los convence. Son reservados y cautelosos, exploran cada ventaja y desventaja. Son muy racionales, su lógica es el análisis exhaustivo para tomar decisiones. Esta es la razón por la cual puede ser que no tengan las mejores habilidades sociales, y sean impertinentes

Escépticos:

Mantienen su visión del mundo y son muy desconfiados de la información que no entra en ella. Para un escéptico, todo y todos son sospechosos. Son quienes preguntan enseguida, dicen lo que piensan sin consideración alguna hacia su reacción. Ellos ven los datos para encontrar qué apoya su visión; la información tiene que ser creíble ante sus ojos antes de que le escuche. No se ponga a la defensiva ni ataque a escéptico, pues no tienen miedo de ser incorrectos.

Simpatizantes:

Parecen estar muy excitados sobre lo que se está discutiendo, ya que les gustan las ideas novedosas. No desean escuchar una charla completa con PowerPoint –sólo quieren oír los resultados y no todos los detalles que condujeron a ellos. Lo que realmente necesita presentarles son los riesgos y cómo reducirlos al mínimo. Aunque los simpatizantes no pueden parecer no estar interesados en el análisis, lo que ellos buscan es la opinión de otros, por eso, entregue todos los detalles de forma impresa para que la examinen y entonces decidirán.

Seguidores:

Por lo regular son abiertos y entusiastas; pero pierden interés a menos que les hable de cómo puede ser puesto en ejecución con éxito el proceso que describió; desean pruebas y que les demuestre “en donde se ha hecho eso antes”. Son quienes compran marcas de fábrica conocidas; no les gusta innovar y desean proteger lo que ya tienen.

Cuando expone un tema en realidad “está vendiendo su idea”, su éxito del proyecto. Ciertamente hará una charla eficaz si tiene una comprensión de cómo estás personas toman decisiones. Como ya se dijo, para que la exposición sea acertada y persuasiva debe estar centrada en la audiencia. Preocúpese por conocer los problemas de la audiencia porque siempre su objetivo debe ofrecer una solución. Esto requiere investigación a profundidad su la audiencia. Como primera motivación para que la gente escuche su punto de vista tenga presente la pregunta clásica de todas las audiencias es “¿cuál es el beneficio para mí?”. Además, el público es capaz de escuchar la información de maneras muy diversas de acuerdo a la organización de su exposición y al mismo tiempo hacerse otras preguntas básicas:

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▪ ▪ ▪ ▪

¿Por qué debo prestar la atención a este expositor cuando puedo estar haciendo cosas más interesantes? Ahora que estoy escuchando, ¿por qué debo creer estos datos y resultados? Estoy de acuerdo cómo trata el tema, pero ¿cómo justifica el orador sus ideas? …¡Sí!, pues ahora convénzame, ¿qué es lo que quiere de mí?

1.1.2.3 Métodos de aprendizaje de la audiencia El público es una mezcla de personas que aprenden de distintas maneras, 8 así que en su charla contemple usar todos los métodos de aprendizaje –visual, auditivo y kinestésico– y procesan la información como se describe a continuación: Método Visual En los modernos procesos de comunicación la imagen se muestra con mayor energía que las palabras, siempre es más enfática y en muchos casos más útil. La imagen presenta la información y el texto fija el conocimiento, de ahí que se recuerde apenas un 20% de lo que escuchamos y más de un 50 % de lo que vemos. A las personas visuales les gusta ver cosas. Desean ver apoyos visuales tales como diagramas, organigramas, líneas de tiempo, gráficas, cuadros, fotografías y videos. Necesitan ver un gráfico en su cabeza o externamente para entender la información; también les gusta dibujar diagramas y escribir sus palabras tanto como a otros charlar, esto los mantiene en contacto mientras ilustran lo que se les dice. Los apoyos visuales se utilizan para apuntalar el contenido, no para impresionar, estos pueden hacer o deshacer una presentación. La ventaja de usarlos es que la mayoría de las personas somos visuales y podemos absorber más fácilmente la información que se presenta gráficamente. La desventaja es que las diapositivas pueden convertirse en una muletilla y el uso excesivo de gráficas, con efectos y sonidos, puede ser una distracción confusa. El punto es no permitir que las maravillas del software sean recordadas mientras que la sustancia de la exposición se olvide. SISTEMA DE REPRESENTACIÓN VISUAL Las personas visuales aprenden mejor cuando leen o ven la información de alguna manera. En una conferencia, por ejemplo, preferirán leer las fotocopias o diapositivas a seguir la explicación oral, o, en su defecto, tomarán notas para poder tener algo que leer. Cuando pensamos en imágenes (por ejemplo, cuando „vemos‟ en nuestra mente la página del libro de texto con la información que necesitamos) podemos traer a la memoria mucha información a la vez. Por eso la gente que utiliza el sistema de representación visual tiene mayor facilidad para absorber grandes cantidades de información con rapidez. Visualizar nos ayuda además a establecer relaciones entre distintas ideas y conceptos. Cuando un alumno tiene problemas para relacionar conceptos muchas veces se debe a que está procesando la información de forma auditiva o kinestésica. “La capacidad de abstracción y la capacidad de planificar están directamente relacionadas con la capacidad de visualizar. Esas dos características explican que la gran mayoría de los alumnos sean visuales”.9

8 Estilos de aprendizaje, se especifican las características de cada uno de estos tres sistemas según el sistema de representación de la Programación Neurolingüística, tal como lo explica Jesús Pérez Jiménez (2001). 9 Cazau, Pablo (2001). Estilos de aprendizaje: generalidades. Argentina.

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Método Auditivo Las personas auditivas tienen el gusto de oír, su voz tiene que ser fuerte y segura, también les agrada que la información se les explique de manera organizada. Algunas personas auditivas repiten lo que se les dijo –sus comentarios– para procesar la información, no se sienta ofendido. SISTEMA DE REPRESENTACIÓN AUDITIVO. Cuando recordamos al utilizar el sistema de representación auditivo, lo hacemos de manera secuencial y ordenada. Los alumnos auditivos aprenden mejor cuando reciben las explicaciones oralmente y cuando pueden hablar y explicar esa información a otra persona. En un examen, por ejemplo, el alumno que vea mentalmente la página del libro podrá pasar de un punto a otro sin perder tiempo, porque está viendo toda la información a la vez. Sin embargo, el alumno auditivo necesita escuchar su grabación mental paso a paso. Los alumnos que memorizan de forma auditiva no pueden olvidarse ni una palabra, porque no saben que sigue. Es como cortar la cinta de un cassette. Por el contrario, un alumno visual que se olvida de una palabra no tiene mayor problema, porque sigue viendo el resto del texto o de la información. El sistema auditivo no permite relacionar conceptos o elaborar conceptos abstractos con la misma facilidad que el sistema visual y no es tan rápido; es, sin embargo, fundamental en el aprendizaje de los idiomas y naturalmente de la música.

Método Kinestésico A las personas kinestésicas les gusta estar ocupadas. Mientras habla ellos están escribiendo tomando nota. Tienen dificultad en sentarse por más de una hora. Les gusta hacer preguntas para que se les conteste en los siguientes diez minutos. Parecen estar siempre adelante de la charla. Eso es porque se mantienen concentrados pensando en lo que sigue. SISTEMA DE REPRESENTACIÓN KINESTÉSICO. Cuando procesamos la información asociándola a nuestras sensaciones y movimientos, a nuestro cuerpo, estamos utilizando el sistema de representación kinestésico. Utilizamos este sistema, naturalmente, cuando aprendemos un deporte, pero también para muchas otras actividades. Por ejemplo, muchos profesores comentan que cuando corrigen ejercicios de sus alumnos, notan físicamente si algo está mal o bien, o que las faltas de ortografía les molestan físicamente. Escribir a máquina o en PC es otro ejemplo de aprendizaje kinestésico. Aprender utilizando el sistema kinestésico es lento, mucho más lento que los sistemas visual y auditivo. El aprendizaje kinestésico también es profundo; nos podemos aprender una lista de palabras y olvidarlas al día siguiente, pero cuando uno aprende a montar en bicicleta, no se olvida nunca. Una vez que sabemos algo con nuestro cuerpo, que lo hemos aprendido con la memoria muscular, es muy difícil que se nos olvide, por tanto, los alumnos que utilizan preferentemente el sistema kinestésico necesitan más tiempo que los demás. Decimos de ellos que son lentos; esa lentitud no tiene nada que ver con la falta de inteligencia, sino con su distinta manera de aprender. Las personas kinestésicas aprenden cuando “hacen cosas” como por ejemplo, experimentos de laboratorio o proyectos debido a que necesitan moverse. Cuando estudian muchas veces pasean o se balancean para satisfacer esa necesidad de movimiento; en el aula también buscarán cualquier excusa para levantarse y moverse.

Si considera motivar al público contemple estas diferencias, recuerde que el comportamiento más importante que puede hacer es estar verdaderamente interesado en ellos. Hable directamente de sus necesidades al principio de la charla, durante el desarrollo y termine pensando en discutir el siguiente paso que pueden hacer.

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1.1.3 Su propósito Planee su exposición cuidadosamente alrededor de un mensaje básico y tenga en mente ¿cuál es el propósito de su exposición? El primer planteamiento que debe contemplar a la hora de iniciar un proceso de comunicación es determinar el objetivo que persigue, porque éste será el referente a la hora de construir el mensaje (qué va a decir y cómo), por lo tanto, deberá definir cuál es su propósito. La mayoría de las exposiciones tienen uno de los siguientes objetivos: ▪ Informar ▪ Persuadir ▪ Entretener Analice su propósito, cuál es su objetivo: ¿Lo que desea es informar? Informar es un acto tanto de dar a conocer, de explicar, como de informarse a sí mismo. Tienda a enfocar el conocimiento sobre lo desconocido y reducir la incertidumbre, así como de comunicar conocimientos que permitan ampliar y precisar lo que ya se conoce sobre cierta materia y, concretamente, sobre hechos que se producen día a día en nuestro contexto respecto a las actividades humanas y que son de interés para el público. Se trata de presentar el tema de forma clara y concreta. Si lo que quiere convencer, deberá resaltar los beneficios que su argumento tiene para su interlocutor. ¿Lo que pretende es persuadir? La persuasión es mover a la acción o motivar a un cambio de actitud, inducir, modificar, mover con razones a creer o hacer una cosa, cambiando los criterios contrarios del interlocutor; es el objetivo básico y razón de la educación, la publicidad, la propaganda y las relaciones públicas. Para promover a la acción o a un cambio de actitud, debe obtenerse el compromiso del participante al final del proceso mediante un plan de acción. ¿Lo que quiere es entretener? Necesitara recrear el ánimo de la audiencia para comunicar su mensaje de manera divertida, chistosa, con ingenio y humor. El propósito triple o la regla de las tres “E” Piense de nuevo en los ejemplos de las diferentes audiencias que asistirán a su exposición (véase 1.1.2.1). En el primer caso: con el público hostil, oponentes e incrédulos, les está tratando de educar, convencer, de remar contracorriente, si se esfuerza sobremanera quizá lo logre. En el segundo, el público neutral, el objetivo es meramente informativo; les está explicando los datos para tratar de integrarlos, es el público más difícil. Y en el tercero, el público de apoyo, simpatizantes y seguidores, está tratando de mantener su simpatía, en este caso no trate de persuadirlos, dé nuevos elementos vívidos con ejemplos prácticos que lo llevará a una exposición lúdica muy efectiva y entretenida.

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En realidad prevea que tendrá los tres tipos de público simultáneamente su audiencia por lo que es preferible integrar a su propósito la regla de las tres “E”: 1. Educar 2. Explicar 3. Entretener CUANDO SU CHARLA INFLUYE A OTROS Una charla que reúne la regla de las tres “E” literalmente puede cambiar su vida. En cierta ocasión estaba colaborando en la Maestría de Derecho para llevar a cabo un circuito cerrado de televisión de un gran conferencista y autor, el Dr. Leonel Pérez-Nieto; eran tantos los abogados que querían escucharle que fue la única solución posible en ese momento. Siendo experto en Derecho Internacional Privado todos sus ejemplos hacían reír a los participantes salvo a uno, quien le cuestionó diciendo: ¡Yo no estoy de acuerdo con su libro! – el silencio fue total y la tensión creció en el ambiente– a lo que, con una sonrisa en el rostro, contestó: Es muy sencillo ¡escriba uno! Su respuesta redujo la tensión e hizo reflexionar a todos los presentes, incluso a mí que me motivó a escribir sobre los temas que siempre me habían apasionado y de los que, hasta ese momento, no encontraba respuestas. Dondequiera que esté, le agradezco por su enseñanza y estimulación.

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1.2 Proyección Normalmente, un discurso improvisado toma más de tres semanas de preparación. –Mark Twain10 Después de haber delimitado el tema, conocer quién será su audiencia y determinar cuál es su propósito, es de suma importancia que no corra el riesgo de dar a conocer detalles que no debía exponer o de causar una mala impresión en el público, por lo que nuestro siguiente paso es proyectar. Los discursos exitosos requieren un arduo trabajo. Éstos no brotan de la nada ya elaborados de forma completa y espectacular como un libro recién impreso. La buena noticia es que cualquier persona puede realizar el trabajo implícito en la redacción de un buen discurso, sólo basta con que sepa cuáles son los pasos a seguir y los siga: ▪ ▪ ▪

Presente la evidencia, los hechos Establezca una estructura de presentación sólida Cite y ejemplifique

1.2.1 La evidencia Llegue a los hechos, o los hechos llegarán a usted. Y si llega a ellos, hágalo bien, pues si ellos llegan a usted primero, no será de la mejor manera. –Thomas Fuller11 Cualquier que sea el propósito de su exposición necesitará presentar las evidencias de lo que expone. Esto quiere decir que es ineludible realizar una investigación preliminar. Asimismo, tendrá que seleccionar cuidadosamente los hallazgos que va a mostrar. Su propósito debe ser asegurarse de brindar a su público las evidencias basadas en hechos reales, de modo que respalden su argumento de manera sólida. Sin embargo, evite sobrecargar a la audiencia con gran cantidad de números insignificantes o de datos complejos que no se relacionen directamente con los subtemas sobre los que haya decidido exponer. En las mejores condiciones, la evidencia es el elemento que le da vida al tema, si la utiliza razonablemente conseguirá: ▪ ▪ ▪

Dejar en claro su posición y su idea principal Respaldar lo que está diciendo Causar una impresión impactante

10 Mark Twain, seudónimo del escritor Samuel Langhorne Clemens (1835-1910), fue un humorista, novelista, y conferencista americano. En ocasiones Twain era confundido como empresario y hombre de negocios, su humor e ingenio eran tan afilados que lo llevaron a gozar de un enorme reconocimiento, probablemente fue la celebridad americana más popular de su tiempo. 11 Dr. Thomas Fuller (1608-1661), sacerdote e historiador inglés, frase citada en Hewlett-Packard (2007).

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1.2.1.1 Tipos de evidencias El conocimiento es de dos tipos: Tenemos conocimiento propio sobre un tema, o sabemos dónde encontrar la información sobre el mismo. –Samuel Johnson12 Una exposición bien diseñada incluye diversos tipos de evidencias, pues la combinación de éstas fortalece el argumento. No obstante, siempre asegúrese de integrar de manera clara y coherente todas las evidencias en su presentación, poco hará si aparecen solas y sin conexión alguna. Entre los tipos de evidencias que puede utilizar se encuentran: Datos y hechos:

Información que puede ser verificada por una fuente externa.

Estadísticas:

Datos que explican algo en términos de variables (de tiempo y frecuencia). Las estadísticas son muy poderosas, sin embargo, pueden ser manipuladas con facilidad. Al evaluar datos estadísticos, considere siempre la fuente de donde provienen, compare los datos con otras fuentes a fin de asegurarse que estos sean precisos. Al presentar estadísticas use sólo información actual.

Citas de expertos:

Declaraciones de autoridades en la materia. Si la persona a quién está citando no es lo suficientemente conocida, además de la cita, muestre alguna información sobre su perfil. El citar las palabras de alguien tiene dos ventajas: 1) Es probable que alguien ya haya expresado lo mismo que quiere decir, 2) Le permite respaldar su mensaje con una fuente con credibilidad. No todas las referencias deben tomarse de algún personaje distinguido, siempre y cuando las palabras que evoque sean adecuadas para el tema y el público; quien las haya dicho puede ser prácticamente cualquiera, hasta un personaje ficticio.

Testimonios:

Declaraciones de un tercero que funciona como una recomendación para respaldar y enfatizar una idea; los testimonios13 pueden provenir de personas expertas, de personas con prestigio o de particulares sin referencias.

12 Dr. Samuel Johnson (1709-1784), fue una de las figuras literarias más grandes de Inglaterra: un poeta, ensayista, biógrafo, lexicógrafo y a menudo considerado crítico de la literatura inglesa. También fue un gran estilista del ingenio y de la prosa. Frase citada en Hewlett-Packard (2007). 13 Los testimonios son una técnica altamente persuasiva aplicada en los dispositivos de publicidad y propaganda. Entre los espectadores causa sensación las personas famosas o reconocidas en alguna área. De seguro una celebridad captará su atención. Sin embargo, la gente común y corriente es más eficaz que las celebridades, pues los espectadores son escépticos respecto a las celebridades, modelos y talentos que aparecen en pantalla, puesto que están conscientes de que se les paga por su intervención o que tienen un interés particular. Martínez Giovanni (2006) Treinta Segundos de Marketing Electoral. Tesis de maestría. Facultad de Ciencias Políticas y Sociales. UNAM (pp. 117 y 126).

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Un testimonio proveniente de un experto tiene la fuerza de una autoridad en la materia. Los testimonios de personalidades que gozan de gran estima, incluyendo políticos, empresarios, deportistas, incluso actores, constituyen los testimonios de prestigio. Por su parte, los testimonios particulares (provenientes de personas sin referencias profesionales) se utilizan generalmente para demostrar que un problema o asunto es identificable, frecuente y de preocupación para los demás. Narraciones:

Ejemplos relatados en forma de historia; deben tener un inicio, un desarrollo y un final y ser interesantes sin tener que incluir detalles innecesarios.

1.2.1.2 En dónde investigar Hemos clasificado doce grandes categorías de fuentes de información en donde investigar datos y hechos, de manera directa e indirecta, las cuales pueden observarse en el siguiente cuadro: Cuadro 4: Tipología de fuentes de información

Elaboración de Zoila Pablos y Giovanni Martínez (2007)

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1.2.2 La estructura Una vez que conoce los problemas, necesidades y preocupaciones de la audiencia determine cuáles son los puntos más importantes que van a resaltar durante su discurso e intégrelos en su propuesta dentro de la estructura. El próximo paso es identificar una buena estructura de organización de las ideas. La estructura del argumento dependerá principalmente de su propósito. Si su propósito es informar, utilice el desarrollo de la presentación para describir el tema y demostrar como se relaciona con la audiencia. En cambio, si su propósito es persuadir, utilice el cuerpo de la presentación para definir el problema y plantear su solución. Por último, si su propósito es entretener busque los ejemplos y citas que le permitan a su audiencia reflexionar sobre el problema y la solución que les plantea.

1.2.2.1 Organice la estructura Para que un mensaje se transmita de forma eficaz es importante distinguir tres partes de la estructura de organización lógica y lineal: 1. Introducción.

Diga lo que tenga que decir; una buena introducción propicia un ambiente adecuado para la exposición del tema: permite captar la atención del público, despierta su interés por el contenido del tema, los motiva a atender y participar y, consecuentemente, permite asegurar mejores resultados.

2. Desarrollo del tema

¡Dígalo! No desarrolle más de tres puntos ni más de dos subtemas por punto. Es la exposición gradual del contenido, lógicamente ordenado, como forma de lograr un aseguramiento de la continuidad.

3. Conclusión.

Asegúrese de haberlo dicho; sintetice la información de las ideas expuestas, resalte y repase los principales puntos de interés para conectar los conocimientos previos con los adquiridos, solicite la respuesta de retorno y predisponga a la adquisición de compromisos.

¿Qué va a decir? Si no sabe lo que desea lograr en su exposición, la audiencia tampoco lo sabrá. Dar un gran discurso no es un propósito en sí mismo –el medio no es un fin, el fin es lo que quiere que la audiencia haga con la información que le presentará. Sea absolutamente específico, diga su objetivo en no más de una frase o dos. Imprímalo y péguelo cerca del monitor de su computadora, esto lo mantendrá enfocado en el objetivo mientras organiza la estructura de su exposición.

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¿Cómo lo va a entregar? A la hora de construir el mensaje siempre busque que sea: Concreto: centrado en un argumento principal Activo: que suscite la discusión y reflexión Progresivo: que la introducción de los conceptos se establezca de forma paulatina, siendo estos asimilados antes de pasar a los siguientes Estimulante: que incremente la autoestima y estimule los esfuerzos Dirigido: que permita corregir inmediatamente los errores, si los hay Autoformativo: que favorezca el descubrimiento de las cosas por uno mismo Individualizado: tenga en cuenta la personalidad de cada individuo y trátele según la misma Repetitivo: que reitere los conceptos claves Variado: que evite el aburrimiento ¿Cómo lo va a decir? Determine el canal de comunicación más adecuado, a la hora de elegir el canal tenga en cuenta que en situaciones habituales el ser humano asimila: 20% de lo que oye 30% de lo que lee 50% de lo que ve 70% de lo que corrobora 90% de lo que practicamos Por lo tanto, al combinar la comunicación verbal con apoyos visuales y audiovisuales que ilustren el contenido de su exposición la refuerzan; traslade dicho mensaje a la realidad de la audiencia y sobre todo, lo más importante, observe permanentemente si la audiencia está comprendiendo el mensaje.

1.2.2.2 Patrones estructurales de organización Trate de organizar el desarrollo de la exposición de manera que tenga sentido para el tema. En efecto, la mayor parte de los temas tienden a inclinarse, por naturaleza, a una estructura en particular. Los patrones estructurales de organización más comunes son: Causa-efecto:

Los eventos son citados y explicados haciendo referencia a las situaciones que provocaron su origen y luego se plantean sus efectos reales y las formas de mitigarlos, pueden ser hechos que han ocurrido o ocurrirán, lo que es conveniente para discursos persuasivos ya que se puede usar para probar que ciertas circunstancias ocasionan un problema.

Cronológico:

La información se estructura en orden secuencial “cronológico”. También se le conoce como línea de tiempo

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y

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Espacial:

Sirve para organizar el material siguiendo el punto donde se encuentra físicamente. Ideal para presentar modelos, productos y ubicar lugares.

Problema/solución:

Se presenta un problema, se sugiere una solución y se dan a conocer las ventajas y beneficios, esto es muy útil para casos que requieren persuasión. Se señala el problema en una situación determinada y a continuación se sugiere tomar una medida y dirigir la atención hacia los méritos de la propuesta en particular. Pero si la propuesta no contiene recomendaciones específicas para dar solución al problema planteado el público se sentirá impotente de cambiar esa situación.

Temático:

Se utiliza al agrupar sus ideas sobre algunos temas o divisiones de forma lógica desde un punto central y cada idea se convierte a su vez en un punto importante. Esta estructura es útil para exposiciones informativas. Las ideas se enumeran del más simple al más complejo. También puede hacerlo en orden inverso.

Es posible que un tema admita varios tipos de estructura, por lo tanto, considere distintos enfoques estructurales antes de decidir cuál es el mejor para su exposición. Por ejemplo, una exposición puede organizarse con una estructura cronológica o con una temática. Si se opta por la cronológica, se describirá la secuencia de acciones necesarias para llevar a cabo el análisis. Mientras que en la temática, se puede cubrir de tres a cinco subtemas importantes del tema principal.

1.2.2.3 La estructura inversa, el sistema 3-1-2 Como hemos visto todas las exposiciones se diseñan para dar la solución a un problema. Las distintas audiencias y quienes le evalúan, no ven con buenos ojos a aquellos que descuidan este punto y no dan soluciones. Por ello, al desarrollar un tema integrador dé respuesta al problema que pretende resolver puede pensar en el tema como si fuera el párrafo principal de un artículo de un periódico –la nota de ocho columnas– que describe el programa que emprenderá. Esto es fácil de aprender a través del método de proyección de la “estructura inversa 3-1-2” que le ayuda a desarrollar el enfoque y la unidad temática de la exposición. Cuando lo haga, su charla tendrá mayor claridad, cohesividad y consistencia. La mayoría de las personas hemos aprendido a escribir y hablar con una estructura 1-2-3: 1) introducción, 2) desarrollo y 3) conclusión. En la planeación de los discursos orales esto es contraproducente. En contraste con la lectura de una nota, en una charla no se tiene el lujo de ir hacia atrás y leer de nuevo lo que faltó. Pero, si durante la etapa de proyección inicia con la esquematización o el bosquejo de su estructura con el punto tres, la conclusión; su exposición estará centrada en la © 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo

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combinación de su objetivo con los problemas, intereses y preocupaciones de la audiencia. Escriba su conclusión en una hoja electrónica o tarjeta brístol marcada como (3), después desarrolle una introducción que señale a la audiencia que conoce de sus problemas y que les ofrecerá una solución. Coloque esto en una hoja o tarjeta marcada como (1). Finalmente escriba sus argumentos de soporte en una serie marcada como (2A), (2B) y (2C).

1.2.2.4 Aplique la estructura inversa en su proyección Llegó el momento de aplicar la estructura inversa 3-1-2 en nuestra exposición. En resumen, inicie el diseño de la estructura por la conclusión, luego continúe por la introducción y finalmente por el desarrollo. Esto es sólo para organizar las ideas, recuerde que en el momento de la presentación se expondrán en el orden 1-2-3.

Tres: Diseñe su conclusión ¿Qué diría si asistiera a un concierto y la última canción está desentonada? Desafortunadamente muchos personas terminan sus exposiciones sin hablar del mensaje porque están alegres de haber terminado y lo que desean es salir del lugar. Incluso si siente eso, nunca lo demuestre a la audiencia. Debe concluir con estilo y confianza para dar la impresión que podría estar parado otra hora y mantenerse perfectamente contento. Un cierre es adecuado cuando el propósito fundamental de la reunión ya se ha expuesto lo que permite la consolidación de la estructura conceptual, mediante la relación explícita entre las ideas previas del público que han sido activadas y la organización conceptual de los materiales presentados en la fase del desarrollo de la exposición. La conclusión es tan importante como la apertura, conduce a la audiencia a recordar el tema o a olvidar por completo la experiencia. Por ello, ahorre bastante energía para mantenerse animado mientras que dé su conclusión. Aquí están algunas formas de concluir con estilo: Exponga el panorama

Concluya su presentación con una historia sobre qué sucederá después de que se pongan en acción sus pasos. Presente una gráfica clara y concisa, sobre todas las ventajas que ocurrirán cuando pongan su idea en ejecución o contraten sus servicios.

Presente hechos y estadísticas

Para un cierre con lógica, muestre un número razonable de hechos y estadísticas. Incluso si ha mencionado ciertos números durante su charla, puede repetir esas estadísticas durante la conclusión y terminar con una historia memorable.

Pida que tomen una decisión

Puede dar una exposición en la cual quisiera que la audiencia tomara una decisión a la conclusión de su charla. Pida que decidan. No deje abierto el cierre. Puede

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hacer preguntas tales como ¿qué otra información necesitan para tomar la decisión? Ya han escuchado las ventajas y desventajas ¿qué les parece el plan que les he propuesto realizar para ponerlo en práctica? Trate de mantener el llamado a la acción lo suficientemente simple como para que sea algo que la audiencia pueda lograr. Hágales saber que con tan sólo dar un pequeño paso –el que les propuso– pueden lograr grandes resultados. Dé a la audiencia el incentivo suficiente para que piensen en su exposición fuera de las paredes de la sala de conferencia, indique las instrucciones sobre qué hacer con toda la información que les acaba de presentar. Los puntos importantes

Tendrá su exposición organizada alrededor de un tema general y tres subtemas. Bajo esos puntos habrá presentado los hechos, estadísticas, cuadros etc. para sostenerlos. Cuando concluya resuma a su audiencia estos puntos clave.

Probablemente concluirá y después contestará preguntas. Después de las preguntas, debe concluir de nuevo. ¿Por qué? Si no concluye después del período de preguntas y respuestas su exposición podría ser víctima de la última pregunta. Su conclusión es lo último que la gente escuchará. Prepare una diapositiva para mostrarla después del período de preguntas y respuestas en la que repita al auditorio de manera resumida cuál ha sido el principal aporte de su trabajo. Tenga lista una frase que resuma su charla de manera positiva y enérgica. Si está dudando de que no pueda recordar esos puntos principales, escríbanlos en una tarjeta y ténganla frente a sí para hacer las observaciones finales.

Uno: Planee su introducción Primero, considere dos tipos de introducción, a una la podemos llamar “introducción a la introducción”, donde brevemente se hacen comentarios sobre la propia reunión, pasando con una transición suave a la “introducción del tema” de la exposición la cual se divide en tres partes: presentación del orador, descripción de la estructura de la exposición y la introducción del tema. El objetivo fundamental es captar desde un inicio la atención e interés del público. En una “introducción a la introducción” usted puede responder o ampliar la presentación que le hicieron, comentar sobre lo especial de la ocasión de la reunión, recordar alguna fecha especial o asociada al tema, elogiar a la audiencia, referirse a algún acontecimiento anterior, reconocer a personas clave en la audiencia y expresar el placer de hacer sido elegido para ser el expositor.

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Sus comentarios deben ser breves –no más de dos o tres frases– antes de pasar a la “introducción al tema”. Si está utilizando una presentación digital la introducción puede visualizarse de la siguiente manera: a) En la primera diapositiva integre el logo de la institución (universidad, facultad, departamento) o empresa en donde se realizó la investigación y la fecha (mes o temporada y año. Esto le servirá como fondo durante la “introducción a la introducción”.

b) En la siguiente diapositiva escriba el tema de la exposición y su nombre. Le servirá para introducirse a sí mismo y dirá quién es usted y porqué deben de escucharle, al tiempo que mantiene el título de la exposición y nombre del expositor en pantalla.

c) La mayoría de la gente que atiende a una exposición “recuerda” no más de cinco puntos dominantes, por ello, lo último es lo primero –en la tercera diapositiva o sumaria: se enumera, a manera de índice o agenda, los puntos que se tratarán en la exposición. No enumere más de tres o cuatro subtemas en su agenda, no importa si estos se ramifican en otros, si la audiencia ve una lista larga puede sentirse agobiada si considera que tendrá que escuchar sobre todos esos asuntos.

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Otra opción es explicar brevemente cuáles serán los subtemas a tratar a modo de mapa general. –hágalo fácil de seguir– vaya lógicamente de lo simple a lo complejo.

En cualquier opción que elija comience por indicar al público lo que presentará y manténgalo en los materiales de su exposición. Piense en la agenda como una guía que lo orientará en el resto de su presentación. Mientras la da a conocer no debe dar mayores detalles sobre los puntos a tratar, sino proporcione un mapa general que defina la estructura organizativa de su presentación y permita al público saber qué esperar. Enganche a la audiencia con una entrada provocativa, algo que los ponga a pensar sobre el tema que va a exponer. Éstas son las áreas principales que planea sean cubiertas. Comience colocando su tema en contexto; puede ser que desee proporcionar un bosquejo o delinear un mapa mental. Dígales lo que vinieron a escuchar, es decir, cuál es el tema que tiene para compartir. Dé una visión general de lo que necesitan saber, esto no debe llevarle más de cinco minutos. La introducción al tema actúa como un “puente cognitivo” entre los conocimientos previos del auditorio y la información contenida en la exposición.14

14 Coll, C.; Pozo, J.; S., Bernabé; Valls, E. (1992). Los contenidos en la Reforma, enseñanza y aprendizaje de conceptos, procedimientos y actitudes. Madrid, Santillana.

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Algunos tipos de introducción consiste en: Revisión de material previo

Consiste en la revisión de conocimientos, habilidades y/o actitudes previamente adquiridos por el público. La revisión de material “previo” es una actividad importante, sin embargo es necesario tener en cuenta que su manejo a manera de introducción, puede resultar terriblemente monótona.

Alusión a un asunto de actualidad

Aquí se hace referencia a algún evento ocurrido recientemente en alguna organización en la localidad, en el país o a nivel internacional y que haya sido divulgado en algún medio de comunicación.

Anécdotas

El expositor utiliza una experiencia que ilustra el aspecto central que es objeto de estudio.

Analogías

El expositor alude a un concepto o situación que ya es conocido por la audiencia para clarificar el concepto o situación que constituye la idea central del tema en cuestión.

Alusión a un evento histórico

Se hace referencia a una situación ya pasada que ha dejado huella en la historia universal o local y que refleja de una u otra manera la idea central del tema a desarrollar en la sesión de clase.

Referencias humorísticas

Decir una broma o una historia graciosa, ya sea real o imaginaria, es una forma de introducir al tema. A las personas les gusta escuchar algo gracioso y la referencia humorística es una buena manera de llamar y captar la atención de los que escuchan.

Ejemplos

Son historias que describen una imagen, verbalmente o por medio de apoyos visuales (fotografías, imágenes, videos o algún otro tipo de material de apoyo). Este tipo de introducciones llama la atención de la audiencia al presentar al inicio de la sesión una historia que “involucre” al que escucha, con la imaginación o por medio del canal visual.

Preguntas

Su intención es hacer que las personas piensen sobre ella, sin que necesariamente se pida una respuesta. Esta respuesta podrá construirse a partir del desarrollo de la exposición.

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Dos: Organice el desarrollo del tema, la parte principal Una exposición será más eficaz cuando esté organizada jerárquicamente, es decir, cuando desarrolla una red conceptual cuyos elementos se ramifican progresivamente. El aprendizaje que deriva de una exposición no depende sólo del significado lógico del contenido, sino también de la coherencia e ilación con que está estructurada la información expuesta. Así pues, es importante que las ideas estén conectadas entre sí y no simplemente yuxtapuestas, que se perciba un hilo conductor o argumental. El tema se comprende mejor cuando parte de las ideas más generales para irse adentrando en los detalles. Es conveniente que esa estructura conceptual jerárquica de la exposición venga denotada no sólo por su organización secuencial, sino también por otras ayudas, señales o elementos complementarios que faciliten al auditorio el seguimiento de la estructura argumental. En el caso de un texto, estas ayudas pueden consistir en el uso adecuado de los apartados del mismo, la presentación de esquemas, el uso de recursos formales (tipografía, subrayado, etc.). En una exposición oral se suele recurrir a elementos no verbales del lenguaje tales como el énfasis, la reiteración, la clasificación o el uso de material gráfico, con el fin realzar la estructura y organización interna de la exposición. Deben servir no sólo para destacar cuáles son las ideas principales, sino también para hacer explícita la forma en que se relacionan. Más adelante se presenta información sobre el papel que juega el manejo de la comunicación no verbal en la aplicación de la exposición como técnica didáctica. Por ser la parte más importante de la exposición es necesario dedicarle dos tercios del tiempo y espacio. En la presentación digital incluya los aportes al conocimiento, los resultados obtenidos y el significado de su trabajo para el futuro. Es muy importante transmitir esta parte de la mejor manera posible al auditorio, use: Un mensaje central, no más de tres puntos complementarios y no más de dos subpuntos por tema. Para estructurar el desarrollo, en al menos tres diapositivas plantee el problema, explique el estado del arte y se señale cuál es la solución que propone. Por lo general, los detalles no son parte de la exposición, quienes estén interesados en ellos le harán preguntas al final de la misma.

1.2.3 Mida el tiempo Elegir el tiempo es ahorrar tiempo –Francis Bacon15 Como expositor deberá saber cuál es el tiempo que ha sido programado para su exposición y si este tiempo incluye las preguntas del público. Uno de los objetivos exposición es la retroalimentación de conocimientos con el auditorio, por lo cual es recomendable dejar un tiempo razonable para las preguntas que puedan surgir. 15 Francis Bacon. (1561-1626) Padre del razonamiento inductivo y el método científico, responsable de la actual tecnología. Sabía que sólo la ciencia aplicada podría liberar a las masas de la miseria humana. Lucho contra la mayor conspiración, al serle negado el trono como hijo natural de la Reina Isabel I y Lord Leicester, algunos historiadores aseguran que algunas de sus obras las firmó como William Shaspeare.

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Mantenga al tiempo permitido, si puede mantenerlo corto: funciona mejor cuando es por debajo de lo establecido. En general, dé un plazo de dos minutos para cada diapositiva que utilice en su presentación digital, pero dé más tiempo para cuando desee desarrollar puntos específicos. Sin embargo, las audiencias se aburren con algo en la pantalla por más de cinco minutos, especialmente si no se está hablando activamente sobre ella; si este es el caso, substituya la diapositiva por una imagen de descanso, por ejemplo el logotipo de la institución o compañía. Una regla general, cada apoyo visual merece por lo menos 10 segundos y ninguno clasifica para más de ocho minutos. Si pasan de varios minutos en una diapositiva, o en un video considere subdividirlos (no estamos sugiriendo esto como regla obligatoria, sino como una buena pauta. Obviamente, algunos cuadros o gráficos pueden llevarle varios minutos). ¡Apéguese al plan para la presentación, no intente desviarse, consumirá tiempo importante y podría terminar en un punto muerto sin escape! A menos que se haya dicho explícitamente, tiempo ideal para la discusión es suficiente con cinco minutos clarificar las dudas. El presidente de la sesión puede ampliarlo si las preguntas llegan a ser interesantes hasta por diez minutos más. La distribución del tiempo ideal para una exposición exitosa es: 1. Introducción ( 4 minutos, o un 10% del tiempo asignado) 2. Desarrollo (20 minutos, o un 65% del tiempo asignado) 3. Conclusión ( 6 minutos, o un 25% del tiempo asignado) 4. Preguntas y respuestas (de 5 a 15 minutos o el tiempo asignado) En el cierre de su exposición pregunte si hay algunas dudas –evite de ser conciso, cuando hace esto las audiencias pueden encontrarlo que intimida– si las hay eso le demuestra que no prestaban atención o que quieren saber más sobre un punto determinado. Si las preguntas tardan en llegar, puede comenzar haciendo una pregunta a la audiencia así que téngala preparada. Típicamente, las exposiciones en seminarios y congresos duran 15 minutos y la sesión de preguntas y respuestas cinco minutos. Las clases de licenciatura tienen una duración entre 30 y 45 minutos y el resto de tiempo se dedica a preguntas. En la defensa de una tesis, la exposición es de unos 30 minutos y las preguntas de la comisión evaluadora pueden prolongar se hasta dos horas. Y las presentaciones ejecutivas duran a lo sumo 5 minutos.

1.2.4 Materiales de apoyo Nos referimos en este caso a aquellos recursos físicos que apoyan y facilitan la comunicación entre el expositor y el público. Ningún apoyo es mejor que otro por sí mismo. Su disponibilidad, las características físicas del lugar, el tamaño de la audiencia, el tiempo disponible para su preparación y el uso apropiado de los mismos es lo que resulta determinante para apoyar de manera efectiva el proceso de comunicación.

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Los materiales de apoyo ofrecen un refuerzo fundamental tanto para las ideas principales como para las evidencias que las respaldan. También actúan como refuerzo para la memoria y como guía para el orador mientras está de pie frente a su audiencia. Existe una variedad de materiales de apoyo, que pueden ser agrupados en cinco grandes categorías: Cuadro 5: Categorías de apoyos para exposiciones Escritos Libros Materiales de mano Notas

Lexi-visuales Diaporamas Pizarrón Rotafolios Acetatos

Auditivos

Visuales

Grabaciones de todo tipo de sonido.

Fotografías pinturas y bocetos Gráficos, mapas y cuadros

Audiovisuales Videos Películas Presentaciones digitales

1.2.4.1 ¿Por qué usar materiales impresos? Los materiales impresos son excelentes porque el público puede volver a verlos posteriormente. Identifíquenlos, en el encabezado con el tema de la exposición y su nombre, y el pie de página con el nombre de la institución y/o empresa, el año de publicación, el símbolo de derechos de autor y el número de la página. 16 A diferencia de otros tipos de materiales en los impresos –como los materiales de mano (hand out)– se puede incluir una cantidad substancial de información. Si optan por una lectura complementaria, de preferencia entregue material didáctico de su autoría y no copias fotostáticas o compilaciones de material de otros autores, recomiende la adquisición de libros originales impresos por las editoriales, lo que a la larga ayudará a crear la biblioteca del público. Una recomendación técnica es no entregar material impreso de baja resolución (copias de la copia), un solución profesional es imprimir originales en centros de copiado especializados, le será más económico, le ahorrará tiempo y dinero que si lo imprime en su casa u oficina. Si va a usar materiales impresos, decida con suficiente antelación si va a repartirlos antes de comenzar a hablar o al final. A fin de que los materiales de mano le ayuden a mantener la atención de la audiencia durante la presentación, es recomendable que los entregue en el momento previo, ya que le servirán de guía. Si piensa compartir materiales impresos como lectura complementaria o de cualquier otro tipo de formato durante la exposición, tome un momento para avisar a la audiencia que lo hará. Si el material impreso tiene varias páginas, no olvide enumerarlas, e indique qué página ver al momento de hacer referencia al mismo. Algunas veces es de mucha ayuda distribuir los materiales impresos –como trípticos, carpetas y promocionales– al concluir de la exposición, si no tendrá que competir con éstos para ganarse la atención de la audiencia. Contemple utilizar el último borrador del esquema 16 Para registrar sus trabajos profesionales y evitar plagios el procedimiento es sencillo y el pago es mínimo, pregunte en su localidad por la oficina del Instituto Nacional del Derecho de Autor en la SEP. o sus representaciones en el interior del país o busque información en la página http://www.sep.gob.mx.

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de su exposición, ya que así podrá incluir los puntos más importantes –y las evidencias más relevantes– de manera simple, clara y coherente. Ayúdese visualizando sus ideas con fotografías, cuadros, gráficos, ilustraciones, etc. Una presentación exitosa se logra en un 63% cuando cuenta con apoyos visuales, ya que éstas ayudan a que el público haga asociaciones, recuerde experiencias previas, se emocione, se transporte en el tiempo y lugar y retenga mejor el mensaje. Persuasión visual La mejor forma de explicar un resumen visual es con un gráfico de lo que hasta aquí hemos expuesto: Cuadro 6: Ejemplo de resumen visual Partes de una exposición

Diseñado por Harry Mills, Presentation PRO (2005), traducido y adaptado.

Pero tenga cuidado, si los apoyos visuales se emplean de manera inadecuada pueden convertirse en distracciones que opacan al expositor e inhiben el mensaje que se trata transmitir, ¿Qué debe tomar en cuenta para usar sus materiales visuales impresos?: El propósito del material impreso. La calidad y el número de apoyos visuales impresos deben realzar la charla, no distraer de mensaje. Exhiba o distribuya un boceto de la presentación digital para ayudar a la audiencia a seguir de la presentación a largo y aumentar el interés; recuerde el valor las imágenes, gráficos, símbolos y objetos. El aspecto que debe tener su material impreso –pregúntese: ¿Puede la audiencia captar rápido y fácilmente lo que él ve?, ¿Pueden al mismo tiempo leer y escuchar? Existen varios tipos y formatos de materiales impresos que se pueden generar desde su computadora: manuales, trípticos, volantes, etc… también puede imprimir su presentación digital en hand out (material de mano); con notas al lado, sin notas y espacio en blanco para escribir, sin espacio para escribir y sólo las imágenes representativas, en una diapositiva por hoja, dos, cuatro u ocho diapositivas por hoja, en fin. La decisión varía dependiendo el tipo y el número de público, además contemple los costos de reproducción y si el auditorio paga por ellos o son gratuitos.

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El diseño de su presentación digital en hand out (material de mano) es sencillo, pero requiere de revisión ya que muchos de los colores pasarán automáticamente a tonos grises junto con el texto y se puede confundir uno con el otro haciéndolos ilegibles. Por ello, se recomienda realizar una copia de su presentación, conviértala a blanco y negro, elimine cualquier elemento no deseado para imprimir (fondos confusos, rellenos de color, etc.). Una vez corregida expórtela a su procesador de textos desde la función archivo/ enviar a, ordene sus gráficas como crea conveniente e identifique el tema, número de página y créditos. Vea los siguientes ejemplos: Cuadro 7: Ejemplo de hand out (material de mano) tamaño carta de ocho diapositivas por hoja y sus partes (1) Rótulo de cabecera: indica el nombre de la exposición; curso, seminario, o tipo de material, por ejemplo:

(2) Título del tema: aparece exactamente debajo del rótulo de cabecera y es el mismo que aparece en su segunda diapositiva de su presentación. Note que aquí no se integra aquí la primera diapositiva en la que aparece el logo de la institución o empresa. (3) Diapositivas (4)Referencias para el expositor: además de citar las referencias al final existe la posibilidad de citar a los autores de forma que el orador con una simple mirada en la pantalla recuerde la fuente, por ejemplo:

(5) Autor: Escriba su nombre, año y registro (si lo tiene) (6) Número de página

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Cuadro 8: Ejemplo de hand out tamaño carta de cuatro y dos diapositivas

Cuadro 9: Ejemplo de hand out tamaño carta de una diapositiva por hoja vertical con líneas de notas y horizontal de pantalla completa

Diseño de los ejemplos: Giovanni Martínez (2007).

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1.2.4.2 ¿Por qué usar una presentación digital? Gracias a los avances tecnológicos una presentación digital le permite usar una serie de recursos visuales, auditivos, lexi-visuales y audiovisuales, todos en un mismo equipo y al mismo tiempo, es decir un recurso multimedia. Ventajas:

La presentación digital permite tener un guión para el orador y un medio de anotación para la audiencia fácil de seguir, además, se puede modificar de última hora el contenido, cambiar el orden fácilmente de las diapositivas, integrar efectos visuales y sonoros que resulten efectivos, así como elaborar rápidamente otra presentación usando diapositivas procedentes de otras charlas, lo que le ahorra tiempo y esfuerzo y por último, es barato.

Desventajas: Existen inconvenientes en las exposiciones electrónicas cuando la inversión inicial en el software y el hardware es alto, así como puede haber problemas de configuración entre el equipo y los medios de proyección. Algunas de las recomendaciones más importantes son: ▪ No mostrar ninguna diapositiva hasta que no esté listo para usarla. Una vez que haya terminado su referencia al material, retírelo. ▪ No obstaculice la visión de la audiencia para ver el material en pantalla, párense a un lado. Cuando se refiera a su material, apunte hacia él. A medida que desarrolla el esquema estructural de la presentación, piense en cómo utilizar los elementos audiovisuales para estimular la atención de la audiencia y hacer énfasis en la idea principal. Si son usados apropiadamente, los recursos audiovisuales pueden: ▪ Fortalecer la comprensión del tema ▪ Agregar variedad ▪ Reforzar las ideas principales ▪ Otorgarle a la presentación un impacto duradero

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1.3 Realización El contenido y la forma son componentes básicos e irreductibles de todos los medios, pero por muy acabada que pueda ser la perfección de la forma, una idea carente de valor no puede sostenerse por demasiado tiempo. Y, sin embargo, es importante recordar que cómo presente la información es tan importante como lo qué usted presenta. -José Cárdenas17

1.3.1 La forma El diseño de la exposición inició con la investigación del contenido o sustancia, misma que ordenó bajo una estructura que le servirá de guión, veamos ahora como tomará forma y energía con la aplicación del estilo a través de crear el concepto de diseño claro y sencillo. En el diseño tanto de materiales impresos como de diapositivas digitales incluya solamente la información necesaria, elija sus puntos cuidadosamente, con cada punto pregúntese: ¿Éste es un punto importante? ¿Es realmente algo que necesita ser destacado? El contenido de la diapositiva debe ser evidente; los títulos de sus diapositivas deben destacar los puntos importantes. Y sobre todo evite las diapositivas de “mega datos”; si pone demasiada información en una diapositiva perderá a su audiencia. Algo que ayuda es utilizar cifras con sólo los dígitos significativos (redondee en caso de necesidad). Además una simple regla es: siete palabras por línea, siete líneas por diapositiva.

1.3.1.1 Concepto del diseño En cualquier exposición los apoyos audiovisuales si están bien diseñados serán siempre su aliado. Independientemente del medio que utilice para crear sus materiales tome en cuenta siempre los mismos lineamientos. Este paso le ayudará a crear sus propias presentaciones digitales de forma eficaz, viéndose profesional de forma impresa y en pantalla. Independientemente de la estructura organizacional que elija, asegúrese de mantener el mismo concepto y estilo de diseño durante toda la presentación. El concepto, es un elemento del diseño que consiste de: a) Plantilla b) Fondo c) Elementos guía, (líneas de soporte, botones interactivos) d) Estilo, tamaño de la tipografía y fototextos e) Estilo fotográfico f) Gráficas estadísticas, diagramas y tablas g) otros archivos (audio, video y animación) y dos elementos de composición que son el color y el balance. 17

José Cárdenas.- Líder de opinión mexicano, periodista. Desde 1982 se ha destacado por su labor informativa en los principales medios impresos y electrónicos. Tomado de El lenguaje aplicado a la propaganda y la publicidad, la ciencia sin conciencia. Programa Debate, TV Azteca (2003) 10 de junio de 2003.

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a) Plantilla Utilice una plantilla (template) para sus diapositivas digitales; la plantilla integra todos los elementos del concepto de forma pre-diseñada. Existen empresas que ofrecen todo el desarrollo pre-establecido, las plantillas crean un tema y un sentido de la unidad a través de su presentación digital. Cuando la plantillas son originales y están diseñadas profesionalmente ayudan a la audiencia a no distraerse a menos que el ambiente cambie: ▪ Las plantillas incluyen un diseño del fondo y un esquema de color. ▪ El diseño del fondo puede variar a través de la presentación pero mantendrá el mismo concepto. Para evitar la monotonía puede variar el concepto sólo al grado de mostrar ligeros cambios que ayuden a la legibilidad de los gráficos, por ejemplo: ▪ El esquema de color debe permanecer constante a través de la presentación ▪ Estandarice la posición, el color y el estilo para elementos comunes ▪ A través de la presentación, los títulos y los subtítulos deben aparecer en el mismo lugar, el mismo color; y la misma fuente. ▪ La plantilla es un buen lugar a anunciar: su institución; su departamento; o el nombre de la conferencia que está presentando. ▪ El logotipo u otra información que identifique pueden incorporarse en la plantilla. La esquina inferior derecha es el mejor lugar para el logotipo. El ojo viaja a la esquina inferior derecha mientras que está cambiando una diapositiva, pero si lo que quiere es que recuerden a largo plazo alguna información colóquela en el extremo superior derecho.

b) El fondo El fondo o (background), no es solo una imagen que acompaña a la información, si no que ayuda a mantener la atención en el tema. Cuídese de ciertas combinaciones: las letras rojas en un fondo azul causan “vértigo.”Las combinaciones rojas y verdes no funcionan porque mucha gente daltónica. Fondos oscuros con imágenes y textos claros está bien; los colores agradables del fondo incluyen azul oscuro y verdes, los buenos colores del texto son blancos y amarillos pálidos.

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c) Elementos guía Mejore eliminando toda aquella información extraña que no necesite en las diapositivas y utilice pequeños elementos guía que le ayuden a un mejor recorrido visual (flechas, botones, barras de acción, detalles, imágenes diluidas).

d) Estilo y tamaño de la tipografía El estilo y tamaño de fuente debe comunicar la importancia relativa del contenido del texto en la diapositiva: El título debe ser más grande que el cuerpo del texto principal. El cuerpo del texto principal debe ser mayor que cualquier texto secundario. Y las notas al pie y los subtítulos de los gráficos deben ser el texto más pequeño de todos. Realice una prueba de claridad y sencillez observando si tiene el título preciso, si emplea una idea por imagen y si está libre de estorbos. Una segunda prueba es la de visibilidad: las fuentes ilegibles detraen el mensaje; mientras que una fuente legible no agrega nada al mensaje de la presentación, una fuente ilegible distrae del mensaje requiriendo al observador quitándole energía para leer simplemente el texto. La legibilidad de la fuente es determinada por dos factores: los movimientos que hacen hacia arriba los caracteres y su “apertura”. Las mejores fuentes tienen movimientos de igual anchura. Una variedad de anchuras dentro de los movimientos del caracter puede satisfacer artísticamente, pero los hace difíciles de reconocer. Utilice el tamaño de fuente apropiado. El título de cada diapositiva va entre de 30 a 44 puntos, los textos deben medir entre 20 a 28 puntos las indicaciones y referencias entre 10 a 18 puntos y por último, pero el más importante, el título principal 44 puntos o más. Las fuentes de palo seco o sans serif (Arial, Tahoma, Helvética, Verdana) son ideales para el texto en diapositivas. Puede utilizar fuentes de adorno o serif (Times New Roman, Courier) sólo para el título principal. ¿Cuál es la diferencia? En un texto escrito con Times New Roman pueden ver los patines rizados en cada letra, esto es excelente en textos impresos. Cuando la oración está escrita en Arial puede ver en pantalla que las letras son más claras, pero no sirve para textos muy largos. © 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo

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Llenado de página:

Si escribe textos largos en pantalla, no tendrá nada que agregar. Utilice las palabras como guías para recordarle sobre el comentario adicional que agregará. Puede dejar espacios en blanco, le permitirá tener un mejor recorrido visual, pero no agrupe el texto en el centro dejando un gran borde ancho y en blanco. ▪

Por otra parte, si lee el texto de las diapositivas y no agrega nada, aburrirá a la audiencia; recuerde: ellos también saben leer.

Escriba un título para cada diapositiva. Tan pronto como la audiencia vea el título en la pantalla sabrá el tema de esa diapositiva.

Haga que cada punto comience con un verbo y que cada frase comience con un sustantivo. Esta estructura en las frases facilita que se liguen punto por punto.

El estilo y tamaño de la tipografía nos sitúa en tiempo y espacio, lugar y público al que se dirige la información.

Algunos de los fundamentos tipográficos son: ▪ Las mayúsculas carecen de ascendentes y descendentes lo que las hace menos distintivas, es decir, es pesado de leer TODO EN MAYÚSCULAS; más del 95% de todo el material impreso está en letras minúsculas; debido a esto, cuando las palabras están en mayúsculas los asistentes tienden a ser lectores lentos. ▪

Evite abreviaturas, las abreviaturas deben ser evitadas a menos que esté seguro que la audiencia está familiarizada con el material.

Los signos de puntuación pueden ser omitidos (especialmente las comas y los puntos) si no tienen ninguna función.

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El fototexto es la fotografía digital de un texto para que éste no pierda sus características. Una forma sencilla de que el texto siempre se vea tal como fue diseñado es guardarlo como imagen.

e) Estilo fotográfico y visual El estilo fotográfico le otorga unidad, presencia y originalidad a los apoyos visuales y no es simplemente ilustrar sino saber aplicar las funciones de la imagen: referencial, expresiva, apelativa o conativa, poética y fática. Todo de acuerdo a su pragmática: informativa, propagandística, publicitaria, científica, documental, artística y crítica. En la escritura visual se contempla la codificación espacial (el uso del encuadre, plano, profundidad de campo, angulación y perspectiva), así como la codificación gestual, escenográfica, lumínica, óptica y mecánica, compositiva y relacional. No tan simple como pegar una imagen bajada de Internet. Cuando produzca sus propias fotografías puede emplear una serie de filtros digitales que le permitan mejorar, corregir e individualizar sus imágenes para darles mayor originalidad y profesionalismo, por ejemplo:

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f) Gráficas estadísticas, diagramas y tablas Al presentar alguna información, pregúntese: ¿hay alguna forma gráfica de darla a conocer? Si se muestra gráficamente, probablemente la audiencia podrá entender la información en un corto período de tiempo mientras que está en la pantalla. Los gráficos, por lo general, se emplean para presentar información estadística. Los elementos mínimos básicos que deben contener son: 1) Tema; título, subtítulo, número de cuadro, 2) Datos; variables y unidades de medida y 3) Fuente; autor, año, nombre e institución. Cuadro 10 Elementos de los gráficos estadísticos

Dentro del gráfico podemos encontrar diversos tipos de diagramas que responden a diversos propósitos: 1. Diagrama de barras, histogramas y columnas que demuestran relaciones entre dos o más cosas. 2. Diagramas de sectores; gráficas circulares y de pastel que dividen un conjunto en piezas. 3. Diagramas figurativos o pictogramas. 4. Diagrama de líneas para demostrar tendencias y 5. Diagrama de ojivas que muestran el desarrollo de un proceso y secuencias. Cualquiera que sea el formato de sus de gráficas, recuerde no utilizar una página llena de números sin sentido. Emplee diagramas o modelos para presentar conceptos complejos; utilice gráficas que ilustren diversas etapas o segmentos del modelo completo; comience con el marco simple y construya los componentes sucesivamente en el modelo o proceso completo. © 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo

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h) Otros archivos (audio, video y animaciones) El último elemento del concepto pero no el menos importante son los archivos de audio, video y animaciones, los cuales deben emplearse con suma delicadeza y únicamente si son absolutamente necesarios.

Color Emplee colores de manera inteligente: elija el color para las diapositivas que transporte el mensaje apropiado. La mayoría de las exposiciones limitan la combinación de color. Nunca puede quedar mal con un fondo azul degradado a negro, pero siempre personalícelo. Elija colores que contrasten de tal manera que la diferencia entre los mismos sea fácil de percibir. LA IMPORTANCIA DEL COLOR ▪ El color ayuda a la persuasión, motiva, suma energía, adhiere textura y profundidad, añade impacto, crea interés y centra la vista. ▪ En la educación, el color apoya el aprendizaje pues la retención del contenido se incrementa en un 78% además de motivar a la participación más del 80% ▪ En la publicidad, el color atrae más lectores; con su uso se incrementa la retención del contenido del anuncio de un 55% a un 80%. Las ventas de productos aumentan en un 85% más con anuncios a color que con publicidad blanco y negro ya que cautiva al público. ▪ Las composiciones cromáticas crean atmósferas; al aplicar el color límite su paleta y otórguele un código en sus diapositivas para diferenciar clases, niveles, elementos, patrones, etc.

Balance Para obtener claridad, la información se puede balancear y ordenar de arriba abajo y de izquierda a derecha. Asegúrese de que los elementos visuales y textos cumplan con la regla 7+/-2 de diseño gráfico, siete líneas más/menos dos, es decir, de cinco a nueve líneas y no más de siete palabras por línea. Puede ser que tenga un par de diapositivas de ocho líneas pero no hace falta estandarizarlas. Realice una impresión de sus diapositivas antes de presentarlas y cerciórese de que haya una variedad a través de su presentación. Utilice tablas para comparar información, fotos de los productos que quiere demostrar, gráficos para explicar tendencias y frases en texto como último recurso. El castellano se lee de izquierda a derecha; por orden debe leerse generalmente de izquierda a derecha. Los ojos tienden para dirigirse hacia el centro óptico de la pantalla; cuando una representación visual es la primera vez que se ha mostrado los ojos tienden para dirigirse hacia en el centro óptico de la pantalla. Cree un equilibrio visual entre todos los componentes gráficos y el texto, sin este equilibrio visual, estos elemento pueden funcionar juntos pero hacer difícil la lectura para la audiencia y que esta no comprenda el punto que usted está intentando mostrar.

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No apriete su información cerca de los bordes, la información cerca del borde también es una muestra de demasiada información en una diapositiva; algunos sistemas pueden no mostrar la información cerca del borde de una diapositiva, por ello, deje espacio entre las líneas de la tipografía para asegurar legibilidad.

1.3.1.2 Diseño en pantalla Cuando se emplea una presentación digital proyectada en pantalla, los elementos visuales efectivos son aquéllos que se pueden entender a simple vista. Esto significa que todos los gráficos deben ser claros y sencillos, en lugar de densos y entremezclados con el texto. Si necesita incluir mucha información en una diapositiva, utilice viñetas para resaltar los puntos clave. La información que presenta cada elemento visual debe ser relevante para la audiencia y estar diseñada para atraer la atención de diferentes estilos de aprendizaje, sin ser exagerados. No olvide que deben servir para satisfacer las necesidades de la audiencia y no las del presentador. Las imágenes deben complementar su discurso oral, mas no copiarlo. Si está pensando leer directamente del elemento visual, entonces no es el adecuado y no debería usarlo. Siempre que sea posible use gráficas, mapas conceptuales y diagramas para reducir el número de palabras en las diapositivas. La gráfica correcta debe impresionar a la audiencia; aclarar conceptos difíciles; sumar interés a un punto simple y con ello generar confianza. Si utiliza un efecto especial o transición sólo porque “se ve bien” o llama la atención, entonces reflexione sobre lo que está haciendo.

La plantilla (template): Las estructuras e imágenes ayudan a recordar la información, otorgue una unidad visual, sea original y diferénciese. A medida que vaya reuniendo los materiales para su presentación, recuerde que los elementos de apoyo visual deben complementarla, pero nunca convertirse en el centro de atención de la misma. Cuando esté trabajando en la parte de elementos visuales, tenga presente estos lineamientos. Realice una prueba de impacto, pregúntese: ¿Es sencilla?, ¿Es nítida?, ¿Es visible? Si desea un fondo que sirva para mostrar su información busque que sea limpio e integre elementos guía. Diseñe o modifique un fondo para que cubra requisitos particulares, de manera que no se vea como todas las plantillas pre-diseñadas que vienen con el software de fábrica. Cuide de no usar fotografías de fondo para mostrar gráficos, textos, datos y números. Y asegúrese que la información sea legible y visible contra el fondo.

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Por ejemplo, la diapositiva de la izquierda incluye demasiado texto innecesario y no se puede entender a simple vista; además, tampoco incluye colores que resalten los términos importantes, no es nada atractiva. A diferencia de la anterior, la diapositiva de la derecha emplea palabras clave que están bien espaciadas al aplicarse la regla 7+/-2 y son fáciles de entender. Tiene una apariencia profesional y utiliza colores para resaltar los puntos más importantes, lo que capta y mantiene la atención del público.

Ejemplo traducido y adaptado del original de HP (2006)

Las diapositivas que se muestran a continuación presentan dos tipos diferentes de información: la primera incluye un cuadro con datos estadísticos, mientras que la otra muestra la agenda de la presentación. A pesar de que el tipo de información es diferente, ambas diapositivas (slide) siguen los parámetros del mismo concepto en su plantilla.

Ejemplo traducido y adaptado del original de HP (2006)

DIEZ SEGUNDOS PARA CAPTAR LA ATENCIÓN: De modo empírico, recuerde lo siguiente, diseñe elementos visuales que emitan el mensaje en menos de diez segundos. Comience con una idea general y luego vaya a lo específico. Sus apoyos visuales deben dar al público una imagen general antes de entrar en detalle.

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Veamos dos ejemplos más de diapositivas antes y después aplicarles el concepto de diseño, son ideas de cómo reducir el texto para centrase en el tema, cómo crear imágenes más interesantes que muestren la información gráficamente y no sólo simples puntos identificados con viñetas. Resaltar lo más importante en las diapositivas permite al expositor entregar una exposición con mayor eficacia. Observe el siguiente ejemplo de una charla que está dividida por secciones; el punto no es resaltar la sección sino enfocarse en lo verdaderamente relevante: el tema. Además la fuente es Times New Roman lo que dificulta su lectura. Aquí se logra corregir con la ayuda del color, el tamaño de la tipografía, una fuente Arial y una imagen representativa.

Ejemplo traducido y adaptado del original de Claudyne Wilder (2001)

La diapositiva del lado izquierdo tiene demasiado texto; si la oración o parte del texto es algo que el expositor puede decir y lo dirá, elimínela. Vea cuán interesante es ahora al colocar las palabras dentro de formas geométricas mostrando cada uno de los puntos clave uno a la vez. Las formas agregan variedad a la presentación pero no utilice muchas simultáneamente.

Ejemplo traducido y adaptado del original de Claudyne Wilder (2006)

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Tome la siguiente lista de comprobación y cerciórese de haber seguido las siguientes pautas para diseñar diapositivas: Utilizar tipografía legible en pantalla, evitando las diapositivas manuscritas y la calidad de baja resolución Redactar el texto en pantalla a unas pocas palabras clave; escribiendo frases, no oraciones Limitar el número de datos estadísticos; su lectura requiere de por lo menos de uno a dos minutos por dato indirecto. Tenga una buena razón de mostrarlos. Los diagramas o gráficos empleados hacen su punto más rápido y claro Colocar título en cada diapositiva Variar la vista de las diapositivas dentro de un mismo concepto y estilo Mantener un fondo simple y agradable Utilizar el color más adecuado en la tipografía, los gráficos y fondos

1.3.1.3 Elaboración de materiales impresos A diferencia de otros tipos de apoyos visuales, en los materiales impresos puede incluir mucha más información. Si los utiliza, es fundamental que sean de alta calidad, es por ello que debe tener en cuenta los siguientes parámetros al momento de elaborarlos: ▪

A menos que tenga una sola página que entregar, reúna varias páginas en lugar de distribuir las hojas una por una.

Agrupe, identifique, enumere y presente los materiales en una carpeta. De esta manera, realzará su importancia frente a la audiencia y permitirá al público pasar fácilmente de página a página sin enredarse con las hojas.

Utilice papel de calidad para sus materiales impresos y materiales de apoyo. Cartulinas, papel brillante y otros tipos de papeles artísticos le dan un aspecto profesional.

Si la audiencia es pequeña, considere la posibilidad de personalizar los materiales impresos de la presentación para cada participante. Aunque esta personalización sólo implique colocar el nombre y cargo de la persona en la portada, podrá demostrar a su audiencia cuán cerca están a ella y a cada participante.

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2 Pr epa ración Una exposición implica ofrecer al público mucha mayor cantidad de información que en un entorno normal de conversación o diálogo, sin interrupciones, por lo que es preciso darle a la presentación un orden lógico y claridad para que pueda ser seguida por el público –Michael Stevens18 Una vez que hemos definido el propósito de la charla y proyectado el esquema de exposición y que en consecuencia poseemos un plan general de acción, debemos preparar la presentación en todos sus detalles. Responder a la pregunta de ¿cómo voy a decir lo que quiero decir?, significa ir más allá de la organización genérica de las ideas y del tipo de discurso que va a ofrecer. Significa darle cuerpo a la presentación, materializarla.

2.1 La práctica hace al maestro Mientras que las exposiciones con computadoras portátiles se vuelven cada vez más y más sofisticadas; con colores, estructuras, sonidos y videos ¿el expositor continúa leyendo la imagen de la pantalla? Si se mueven las diapositivas, ¡el expositor necesita estar animado! Si las láminas tienen sonido e imágenes interesantes, ¡la voz del expositor necesita ser entusiasta y alegre! Ésa es la naturaleza a nivel mundial de las exposiciones de hoy. Ya quedaron lejos las conferencias sin apoyos multimedia. Es casi imposible leer un discurso de manera eficaz sin que se utilicen diapositivas o un telepromter.19 Si desea ser un expositor eficaz he aquí tres prácticas necesarias: 1) Practique en voz alta, 2) Practique usando tecnología, 3) Practique el “Consejo de Expertos”, 4) Practique un plan de reserva, el Plan “B” –que hacer si la tecnología falla. Recuerde que al practicar su exposición podrá resolver las necesidades de su audiencia lo mejor posible y para ello necesita: ▪ Mantener el contacto visual con la audiencia ▪ Utilizar los gestos naturales de la mano ▪ Mantener la tranquilidad y cuidar el movimiento natural del cuerpo ▪ Mantener el volumen apropiado de la voz ▪ Evitar distraer con la ropa o los accesorios ▪ Mantener un ritmo constante del discurso Si es posible, practique su exposición en el mismo lugar donde se llevará a cabo. Use la presentación digital que ha preparado, cuando practica de esta manera la integrará mejor en su charla. Finalmente, no sienta que tiene que memorizar parte por parte. En muchos casos podrá utilizar indicadores de ayuda a su memoria tales como tarjetas de notas o bosquejos. La mayoría de las personas encuentra que cuanto más practican, con mayor facilidad realizan su exposición y se sienten cómodos. 18

Stevens, Michael. (1998) Cómo ser mejor... hablando en público. Panorama Editorial S.A, Argentina Uso de Telepromter. El expositor lee directamente lo que aparece frente a él en un cristal esmerilado que refleja a 45° la señal de un monitor de computadora y del que él tiene el control para pasar la información al ritmo que desee. Ante los ojos del espectador esto pasa desapercibido y parece que le está hablando sin ningún apoyo escrito. 19

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2.1.1 Prepárese para entregar de la exposición Fallar en prepararse es prepararse a fallar EJEMPLO DE VIDA Después de un concierto, un fanático se acercó hasta el famoso guitarrista Chamín Correa y le dijo con excesiva efusión: “daría mi vida entera por tocar tan maravillosamente como usted lo hace.” A lo que Chamín contestó “yo lo hice”.

Las grandes exposiciones requieren una cierta planeación, la parte importante – practique, practique, practique. El propósito principal de crear un boceto es desarrollar un plan coherente de lo que desea hablar. Usted debe conocer su presentación muy bien, así durante la exposición real, con sólo un vistazo a sus notas le asegura permanecen en el tema. También le ayuda a controlar sus nervios dándole la confianza de que usted puede realizarla sin desmerito.

2.1.2 Practique en voz alta Practique su presentación en voz alta varias veces antes de ir ante la audiencia verdadera; practique los textos, la sincronización de las diapositivas y las palabras que acentuará durante su charla. Imagine que ha decidido participar en una carrera de bicicletas y sólo ha tenido la bicicleta por un mes, pero en tres meses tendrá que pedalear treinta kilómetros. Sus amigos también estarán compitiendo, así que desea poder participar en la contienda. ¿Qué comienza a hacer? Se monta en la bicicleta con el objeto de practicar todos los días. Esto es lo mismo que necesita hacer si desea sentir la sensación de ser un expositor profesional. Tiene que practicar en voz alta, no en la mente y ensayar antes de la presentación real. Por eso practique en voz alta con una audiencia real, incluso apenas si son unos cuantos. Su confianza y equilibrio aumentarán. ▪

Gestos. No desea estar de pie en un sólo sitio con los brazos en el pódium o fijos a su lado. Consiga que la energía de sus nervios se enfoque en la dirección apropiada, gesticule, muévase alrededor y no se quede en un sólo lugar. Camine dos o tres pasos al mismo tiempo; no dé un paso a la vez. ¿Por qué? Parecerá inquieto si mueve pie por pie. Cuando da varios pasos seguros parecerá convincente. Mantenga sus manos vacías, a menos que esté sosteniendo el control remoto. Si va a utilizar un micrófono, busque que sea inalámbrico –de solapa– para que pueda moverse libremente.

Tome una caminata. Si está cansado el día de su charla, tome una caminata alrededor de la cuadra. Salga y haga algo físico. En ese momento no lucirá bien, pero estará energizado y vigoroso para su exposición. Mucha gente come porciones de carbohidratos el día de su charla y se sienten más activos. Calcule qué le ayuda a estar físicamente activo y alerta y entonces hágalo.

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Visualice su éxito. Véase una y otra vez frente a su audiencia haciendo un fantástico trabajo; tranquilo y entusiasta, comenzando su charla mirando hacia su audiencia, deteniéndose brevemente para acentuar palabras, enérgico al caminar alrededor, dando de una conclusión clara y fuerte, hablando con confianza y contestando preguntas con facilidad. Cuando visualiza su sensación de éxito calma su cuerpo por dentro.

Los atletas, bailarines y actores se preparan para su “momento”; como expositor también debe estar preparado. Si desea ser el mejor puede serlo, esa práctica toma tiempo.

2.1.3 Practique usando tecnología Mientras que la tecnología cada vez en más y más sofisticada, necesita practicar y usarla. ¿Qué tecnología necesita conocer? Probablemente usará un proyector de LCD –un cañón. Si tiene uno de los modelos más nuevos, el proyector hará todo el trabajo. Enfocará su pantalla y emparejará su resolución con la de su computadora. Pero si es de esos cañones antiguos y pesados, es recomendable revisarlos –sobretodo los cables. Si va a usar animación, audio y/o video deseará estar seguro que su computadora sea lo bastante rápida para que los materiales trabajen bien. Eso significa practicar su charla con los recursos reales y ver cuánto tiempo toma y si aparecen en pantalla como lo desean.

2.1.4 Practique el “Consejo de Expertos” El Consejo20 de Expertos es una simulación realista de la práctica con sus colegas, compañeros de trabajo, de la familia, o de amigos que actúan en el papel de los evaluadores, es la clave para ganar en las exposiciones competitivas. Ellos pueden valorarle y proveerle de retroalimentación y le dan la oportunidad de practicar controlar sus nervios. Estas sesiones de práctica intensa le permitirán mejorar sus habilidades de exposición y anticipar preguntas y objeciones de los evaluadores reales. Algunos expositores probablemente se opondrán a participar en tales sesiones de práctica intensa y decidir que no lo requieren; a estas personas seguras (o temerosas) les recuerdo las palabras de Albert Einstein:21 “lo que a una persona hace por sí mismo, sin ser estimulado por los pensamientos y las experiencias de otras, es, en los mejores casos, algo ínfimo y monótono”. Si Einstein creyó en la necesidad del estímulo exterior para realizar mejor su trabajo, quizás estos expositores renuentes pueden ser convencidos que pueden beneficiarse del crisol que es el “Consejo de Expertos.” Otra gran técnica de retroalimentación es grabar una cinta video y audio todos los ejercicios de este tipo y repasarla críticamente con un colega. Las siguientes cuatro áreas, concentradas en el “Consejo de Expertos,” elevan la rentabilidad en la exposición:

20 Consejo.- Órgano colegiado que dirige o coordina una organización. 21 Albert Eintein (1879-1955) fue el científico más importante del siglo XX. En 1905 publicó su Teoría de la Relatividad, mejor conocida por su ecuación física E=mc 2 como expresión matemática. Obtuvo el Premio Novel de Física en 1921. Tomado de Clark, Donald W. (1971), Einstein: The Life and Times, N.Y.

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a) Eleve su habilidad de exponer. El propósito de la exposición oral es transmitir, de manera clara y persuasiva, la visión en cuanto a cómo puede lograr solucionar el problema expuesto. Muchos expositores se centrarán en el qué de la presentación, mientras que el asesor externo le proporciona la valiosa experiencia de cómo comunicar sus ideas a los evaluadores. El falso contacto visual y el lenguaje pobre del cuerpo, así como la mala inflexión vocal, especialmente la forma de presentar los “qué” y los “cómo” de forma monótona, pueden afectar negativamente la forma en que se recibe el mensaje. Nos gusta pensar que la lucidez de nuestra exposición es más importante que cómo nos vemos y escuchamos; sin embargo, también es de gran relevancia la comunicación no-verbal sobre la opinión que las audiencias tienen con respecto a usted y su mensaje. b) No lea del guión escrito. Uno de los mayores errores en los discursos es que el expositor no está acostumbrado a leer el guión de la presentación. Si lee un guión escrito, el poco contacto visual que tiene con la audiencia, puede hacer pensar a los evaluadores que está leyendo palabras escritas por otra persona. Por ello, el expositor debe demostrar que maneja el tema y que el material es “propio”, las tarjetas de notas brístol pueden ayudarle como motivadoras de la memoria son las mejores porque su tamaño le imposibilita escribir demasiado. c)

No lea los apoyos visuales en pantalla. Tanto el público como los evaluadores saben leer y escribir y no necesitan que les lea la pantalla. Pocas cosas molestan tanto a la gente de cualquier audiencia que el expositor lea un texto extenso directamente de la pantalla. El expositor debe aprender a reducir a un mínimo el texto y racionalizar los apoyos visuales durante la práctica con el “Consejo de Expertos” para evitar de caer en esa “trampa”.

d) Utilice los dispositivos retóricos para reforzar su mensaje. El uso de dispositivos retóricos puede agregar impacto al contenido intelectual de su mensaje, así como aumentar la retención de la audiencia. La repetición de los conceptos clave, el uso cuidadoso de la pausa estratégica y la construcción paralela, son algunos de los dispositivos que puede emplear para agregar energía y cadencia a su exposición. Comience por usarlos en las sesiones de práctica y estará absolutamente cómodo durante la presentación real. UN FRASE CÉLEBRE PRONUNCIADA POR UN PERSONAJE CÉLEBRE El ex-presidente norteamericano, John F. Kennedy, en los momentos más delicados de la guerra fría utilizó otro dispositivo clásico de la retórica cuando dijo: “Nunca debemos negociar con miedo, pero nunca debemos temer negociar”

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La repetición de los conceptos clave, hecha diestramente en cadencias de tres, tiene una capacidad notable de hacer que los miembros de la audiencia recuerden sus observaciones. Las pausas, especialmente si se utilizan como substituto de los “¡aja!” y los “mmm, este…” o cualquier otra muletilla, tienden a reforzar las palabras y el mensaje del expositor. Éstas y varias técnicas más son lo que los expertos llaman “atajos a la elocuencia” y ayudan incluso los expositores más inexpertos, cuando agregan estos recursos a su discurso se irá articulando y puliendo. e) Manténgase de pie mientras hace su exposición. Los oradores inexpertos prefieren sentarse mientras hacen su exposición. Puede ser que estén más cómodos, pero el expositor que está de pie tiene mejor presencia, mayor control de la voz, mejor contacto visual. Durante “el grupo de práctica” haga el ejercicio de pie para ayudarle a tener control de la audiencia cuando esté en esta etapa.

2.1.5 Eliminando hábitos molestos Al hablar durante los primeros cinco minutos, la audiencia además de escucharle se da cuenta de los hábitos molestos del expositor. Todos tenemos diferentes tipos de hábitos, algunos son buenos y otros son molestos. Por ejemplo, cuando usan algunas muletillas como: “mmm…”, “¿me entienden?”, o colocar las manos en los bolsillos y jugar con las llaves o el dinero, marcar el paso o golpear el podium durante su exposición; esto a veces para afecta, pero a menudo distrae, del mensaje que está intentando emitir. Para que la exposición cumpla con su propósito didáctico, es importante que el expositor tenga en cuenta la siguiente consideración ¿está distrayendo a la audiencia o llevando su atención lejos de su mensaje? Cuando queremos que la audiencia se centre en lo que tenemos que decirle más que en nosotros, es importante pensar en cualquier cosa que puede distraerlos de nuestro mensaje. Esto puede ser un tema sensible puesto que algunos de estos factores son personales o “parte de quiénes somos”: en ocasiones, sin darse cuenta grita o susurra – juzgue la acústica del cuarto– no acometa o hable deliberadamente lento, sea natural aunque no sea conversacional. Pause en los puntos clave, esto tiene el efecto de acentuar la importancia de un punto particular que está haciendo. Utilice las manos para acentuar puntos pero no las agite mucho demasiado y evite mantener un movimiento de péndulo –un paso hacia adelante y otro hacia atrás delata a la audiencia, su nerviosismo, aunque una cierto movimiento es deseable. La mejor manera de deshacer estos hábitos que distraen es con la retroalimentación inmediata. Esto se puede lograr con un pequeño grupo de ensayo al finalizar la exposición, ellos deben convenir en dos o tres hábitos molestos que debe eliminar. Posteriormente, los miembros de su grupo deben escribir el “habito desagradable” en hojas de papel tamaño carta con un marcador y en letras grandes. En el segundo ensayo de su charla, cada miembro mostrará la hoja correspondiente cuando escuchen o vean el hábito molesto. Para la mayoría de las personas este método romperá un mal hábito practicando por lo menos una vez al día durante dos semanas. © 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo

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2.2 Busque asesoría profesional El propósito del nuevo énfasis en las exposiciones orales es, por supuesto, hacer que el orador realice la exposición con conocimiento profundo del tema. El experto que hace una presentación con mayor claridad aumenta con certeza sus perspectivas profesionales. Para aprender cómo hacer una exposición clara y eficaz enfocada en sus necesidades busque la ayuda de asesor-entrenador de discursos o actualícese en seminarios, talleres o diplomados. Además de proporcionarle el conocimiento del arte de discurso, un asesorentrenador externo será mucho más franco en la crítica constructiva de su exposición que la que podrían hacer sus compañeros y amigos, quienes deseando mantener buenas relaciones, pueden ser “buenos y apacibles” en su crítica y no indicarle cuáles son sus debilidades. El objetivo del asesor-entrenador externo es mezclar las técnicas de la exposición eficaz con la experiencia del orador. La fusión de estos dos elementos produce exposiciones altamente exitosas y redituables.

Consejos y técnicas de los expertos para las grandes exposiciones Nadie debe sentirse inferior, a menos que esté de acuerdo con eso –Eleanor Roosevelt22 1. Hable a la audiencia... no a los apoyos visuales, tales como rotafolios, pizarrón, pintarrón, o pantalla. Por lo mismo, no esté parado entre su herramienta visual y la audiencia. 2. Hable claramente y en voz alta suficiente para que todos escuchen. No hable con una voz monótona. Utilice la inflexión para acentuar sus puntos principales. 3. Si proporciona folletos (handouts), no lea directo de ellos. La audiencia no sabrá si leer junto con usted o escucharle. 4. No ponga ambas manos en sus bolsillos; esto tiende a que se vea poco profesional. Es aceptable poner una mano en un bolsillo, pero asegúrese que allí no lleve monedas o llaves pues distraerá a la audiencia. 5. No agite el indicador láser en el aire como si fuera un caballero Jedi que lucha con su espada. Utilice el indicador para mostrar en pantalla de lo que está hablando y después apáguelo, si no las audiencias se fijarán en su “espada”, en lugar de usted y su mensaje 22 Anna Eleanor Roosevelt (1884 -1962) Primera Dama estadounidense. Esposa del Presidente Franklin Delano Roosevelt, diplomática y activista por los derechos humanos. En sus años mozos era una joven tímida que le aterrorizada pensar en dar un discurso en público, pero con el paso de los años creció en confianza y autoestima hasta llegar a ser una de las mujeres que más ha influido en el siglo XX. Participó en las formaciones de numerosas instituciones, siendo las más notables entre ellas las Naciones Unidas, la Asociación de Naciones Unidas, y la Casa de la Libertad. Presidió el comité que aprobó la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas, refiriéndose a ella como "La carta magna de la humanidad". El Presidente Harry Truman se refirió a ella como la Primera Dama del Mundo en honor a sus extensos viajes para promover los Derechos Humanos.

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6. Una de las desventajas de presentaciones digitales es que la gente no puede ver la puntuación si usted lee directamente de la pantalla y esto puede conducir a malentendidos. Una manera eficaz de superar este problema es detenerse brevemente donde habría normalmente signos de puntuación. 7. Cuando realice presentaciones digitales no utilice las plantillas pre-establecidas ni las imágenes de galería; puede ser que ya muchos antes que usted las hayan empleado y mostrado a la misma audiencia, lo que reduce su efectividad y calidad. Si le es posible realice sus propios diseños y recursos. Otra buena opción es suscribirse a los servicios profesionales de empresas especializadas, observe la diferencia: Recursos pre-establecidos

Recursos propios (originales)

Recursos profesionales

Ejemplos propios con imágenes adaptadas de Aspire Comunications (2006) y Presentation Pro (2006)

8. Escuche atento los comentarios y las opiniones; use la técnica de pensamiento lateral (agregue ideas más que desecharlas), la audiencia sentirá que sus ideas, comentarios y opiniones tienen mérito. 9. Enumere y discuta sus objetivos desde el principio de la exposición. Deje que la audiencia conozca las metas y objetivos de su presentación. Discuta algunos de sus miedos y aprehensiones que junto con y la audiencia pudiera tener. Dígales lo que deben esperar de usted y cómo contribuirá a sus metas. 10. Termine la presentación antes de su audiencia lo haga. La mayoría de las personas encuentra que si sólo practican en su cabeza, la charla real tomará cerca de 25 por ciento más tiempo. Usar cualquier apoyo visual también agrega tiempo. Recuerde: es mejor terminar temprano que pasarse de tiempo. 11. Esté preparado para utilizar un acercamiento alterno si siente que no avanza y se ha quedado empantanado. Debe estar bastante seguro con su propio material; de modo que los intereses y preocupaciones de la audiencia de la presentación, determinen el formato. Utilice su experiencia y conocimiento para correlacionar su tema. 12. Considere la hora y cuánto tiempo tiene para su charla. El tiempo puede afectar a la audiencia. Después del almuerzo se sabe que no funciona bien el entrenamiento pues la audiencia se sentirá más como en una siesta que escuchando una charla. 13. Siempre contemple un “Plan B” y ¡espere lo inesperado!

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3 Perfo rman ce He conocido a muchos de ingenieros con ideas fabulosas que tenían apuro en explicarlas a otros. Siempre es una vergüenza cuando un individuo con gran talento no puede decir frente a un Comité lo que está en su cabeza. –Lee Iacocca23 Aquellos que pueden pensar, pero no pueden expresar lo que piensan, se colocan en el nivel de los que no puedan pensar –Pericles24 Ambas frases, escritas en distintos siglos, subrayan la importancia de la habilidad de saber hablar, tanto Iacocca como Pericles hacen una advertencia: las “ideas fabulosas” pueden exponerse fácilmente por aquellos que pueden “expresar lo que piensan”, es decir preparar su puesta en escena y presentarla. Algunos expositores han intentado copiar el estilo de otros para intentar llegar a la audiencia, a veces trabaja, pero generalmente no; la audiencia busca autenticidad. En contraste, los expositores acertados desarrollan un estilo genuino que resalte su propia personalidad, lo que requiere exponerse tal como es, con todos sus errores y virtudes. La clave es compartir esos elementos que son genuinos en usted y aprender el arte del discurso.

3.1 El discurso público acertado Muchos profesionistas están mejorando la habilidad de exponer debido a la importancia que se le da a los discursos orales, otros siguen confiando únicamente en sus ideas, programas y experiencia; estos pueden encontrar que su testarudez les está ayudando a perder grandes oportunidades. Hay que reconocer que un pequeño esfuerzo en su entrenamiento para realizar exposiciones les ayudará en momentos decisivos, no me cabe la menor duda. Otro problema es ser concisos; muchos entrenan sólo para dar una introducción, un desarrollo y una conclusión –y decir más y mejor. Mientras que en algunos empresas e instituciones no hay paciencia para ir lento y gradual. En este caso, se necesita ir directo al punto, probar de forma concisa su punto de vista y hacer sus recomendaciones. El discurso público acertado consiste en tres elementos: 1) Contenido, un mensaje práctico, fácil recordar y la información útil. 2) Confianza, sabiendo que lo qué comparte es valioso y útil y qué es el que lo está compartiendo. 3) Conexión, cuando atrae a la audiencia hacia el mensaje; esto lo conducirá a la risa, las lágrimas y las ovaciones. 23

Lee Iacocca, uno de los personajes más representativo de la industria automotriz norteamericana, entre sus logros financieros está la concepción del Ford Mustang (1964) y el rescate de Chrysler Corporation (en 1978) así como la innovación de las minivan. Es autor de dos bestsellers: Iacocca: una autobiografía (1984) y Hablando claro (1988). 24 Pericles, (495 a.C. - 429 a.C.). Político, orador y gran estadista griego. Fue el principal estratega ateniense. Gran dirigente, un hombre honesto y virtuoso. Llamado el Olímpico, por su imponente voz.

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3.1.1 Comunicación no verbal Hay un aspecto fundamental en la comunicación que no se refiere al significado de las palabras, sino a todo aquello que no tiene un significado explícito pero que aporta información dentro del nivel emocional. Se trata de la comunicación no verbal; al transmitir un mensaje cada ser humano posee cualidades únicas para hablar en público, derivadas de la propia personalidad y modeladas por el entorno social y cultural. Nunca está por demás cuidar y preparar la forma de expresarse oralmente y conocer cómo apoyarse con recursos técnicos. Recuerde que una exposición efectiva tiene como componentes básicos: 1. El tono de voz 2. La comunicación corporal 3. El contenido verbal La audiencia recordará su mensaje el 7% por sus palabras, el 38% el tono de voz que haya empleado y el 55% por su comunicación corporal.

Mills Harry (2005)

Dentro de la comunicación no verbal podemos identificar los siguientes elementos: La mirada

Mirar a otra persona a los ojos, establecer “contacto visual”. La mirada se emplea, junto con el diálogo, para sincronizar o comentar la palabra hablada. En general, si el oyente mira más, genera más respuesta por parte del que habla y si el que habla mira más, es visto como persuasivo y seguro.

La expresión facial

La cara es el principal sistema de señales para mostrar las emociones. La expresión facial será el primer elemento de distorsión de la comunicación. Si una persona muestra una expresión facial de miedo o de enfado mientras intenta iniciar una conversación con alguien, es probable que no tenga éxito.

La sonrisa.

Puede utilizarse como gesto de pacificación, para transmitir el hecho de que a una persona le gusta otra, para suavizar un rechazo, comunicar una actitud amigable y animar a los demás a que le respondan con una sonrisa.

Los gestos

Son cualquier acción que envía un estímulo visual a un observador. Los gestos son básicamente culturales y se constituyen en un segundo canal de comunicación; aquéllos que sean propios a las palabras que se dicen servirán para acentuar el mensaje añadiendo énfasis, franqueza y calor.

La postura

La posición del cuerpo y de las extremidades, la forma en que se sienta la persona, cómo está de pie y cómo se desplaza en el

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salón o auditorio, refleja su actitud y sentimientos sobre sí misma y su relación con los otros. La distancia espacial

El grado de proximidad expresa claramente la naturaleza de cualquier interacción y varía con el contexto social. Dentro del contacto corporal, existen diferentes grados de presión y distintos puntos de contacto que pueden señalar estados emocionales, como miedo, actitudes interpersonales o un deseo de intimidad. Todos tenemos un espacio personal, la proxemia estudia cómo nos relacionamos los seres humanos entre sí en el espacio que nos circunda. Hall,25 estableció una caracterización en el manejo del espacio personal del ser humano, en cuatro niveles. Pareciera ser como si el ser humano se paseara dentro de una burbuja, o campo áureo, que siente cual es la distancia ideal entre él y los otros. Así lo propone Moriano,26 al proponer las siguientes distancias proxémicas: El espacio íntimo varía entre 15 a 46 cm.; es el más cercano y limitado a personas con las que se tengan algún vínculo íntimo con la pareja. Distancia de contacto: subdividida en espacio íntimo muy privado, íntimo privado, e íntimo reservado, las personas se comunican por tacto, olor y temperatura del cuerpo. El espacio personal entre 46 cm. a 1.20 m.; Distancia íntimapersonal reservada a seres queridos que se usa en relaciones cercanas, como entre familiares y amigos. Distancia personal social o lejana: limitada por la extensión del brazo, límite del dominio físico. El espacio social entre 1.20 a 3.6 m.; es el que usamos para interactuar con las personas en nuestra vida cotidiana. Personas con las que interactuamos con frecuencia, pero no tienen una relación interpersonal con uno. Distancia social próxima: las personas que trabajan juntas en una empresa, adoptará tal vez esta distancia para conversar. Distancia social pública o lejana: son conversaciones formales. Los escritorios de personas importantes suelen ser muy anchos para mantener una cierta distancia

25 26

Hall, Edward T. (1986) La dimensión oculta. Siglo XXI Editores, México. Moriano, Juan Antonio. (2001) La comunicación no verbal. http://www.terra.es/personal/moriano/psicologia/comunicación.htm.

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El espacio público; es el que se suele utilizar en los lugares públicos, donde están presente personas desconocidas. Distancia pública: es la adecuada para pronunciar discursos o algunas formas muy rígidas y formales de conversación. Distancia pública lejana: prácticamente para perderse entre el ambiente. Comuníquese con entusiasmo: entusiasme al público ▪ Use un lenguaje corporal de alto impacto ▪ Cuide que su lenguaje corporal sea positivo ▪ Sonría para generar calidez ▪ Manténgase de pie en una postura abierta ▪ Mueva su cuerpo hacia delante, apóyese en sus pies ▪ Varíe el grado, velocidad y ritmo de su voz ▪ Haga contacto visual con todas las secciones de la audiencia ▪ Centre su discurso con movimientos de su cabeza y gestos vigorosos

3.1.2 Comunicación verbal – la voz La herramienta más valiosa del expositor probablemente es la voz; lleva la mayoría del contenido que la audiencia toma. Una de las singularidades del discurso oral es que podemos escuchar fácilmente cuando hay algo incorrecto en la voz (cuando comemos mucho hablamos demasiado suave, cuando tenemos apuro se escucha tensa). Pero qué es lo que cambia la voz; hay cuatro términos usados para definir las cualidades vocales: El volumen de la voz

La función básica del volumen de la voz consiste en hacer que un mensaje llegue a ser escuchado sin gritar hasta un oyente potencial. Los buenos oradores bajan su voz para atraer a las audiencias y la levantan para marcar un punto, los cambios en el volumen de voz se emplean en una conversación para enfatizar puntos. Una voz que varía poco de volumen no será muy interesante de escuchar.

La entonación

La entonación sirve para comunicar sentimientos y emociones. Unas palabras pueden expresar esperanza, afecto, sarcasmo, ira, excitación o desinterés, dependiendo de la variación de la entonación de quien habla. Muchas veces la entonación que se da a las palabras es más importante que el mensaje verbal que se quiere transmitir. El tono es una de las características de un sonido. Un aeroplano tiene un sonido distinto que las hojas que crujen por el viento. Una voz que tiene miedo puede asustar a la audiencia, mientras que una voz que tiene risa puede conseguir a las audiencias sonreír. Los expositores profesionales enfatizan los registros

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más bajos de sus voces (hombres y mujeres) y generalmente evitan variaciones dramáticas en la velocidad; ocasionalmente esta “regla” se puede romper de vez en cuando. Timbre (pitch):

Cómo es una nota alta y cómo una nota baja; Chabelo y Pee Wee Herman tienen una voz de nota alta, Talina Fernández y Bárbara Walters tiene una voz moderada, mientras que Enrique Rocha o James Earl Jones tienen una voz de nota baja y potente.

Duración (lapso):

Esto es cuánto tiempo dura un sonido. Al hablar demasiado rápido las palabras acortan las sílabas, mientras que el hablar lentamente las alarga. Variar el paso ayuda a mantener el interés de la audiencia.

Color de la voz:

Tanto la proyección como la variación del tono pueden ser practicadas tomando la línea “¡Esta nueva política va a ser emocionante!” diciéndola primero con sorpresa, luego con ironía, con pena y finalmente con cólera. La clave es sobreactuar. Recuerde las palabras de Shakespeare “Todo el mundo es un escenario” – las presentaciones son como una overtura de Broadway.

Modulación de la voz ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Si se escucha energético y confiado, probablemente será visto como energético y confiado Varíe su volumen para dar mayor importancia a sus palabras y frases Varíe el tono para generar interés Perfeccione las pausas para impactar Use tonos bajos para proyectar autoridad Hable con pasión, nos gusta comprar a los entusiastas y comprometidos

Existen dos métodos para mejorar su voz: 1. ¡Escúchese! Practique el escuchar su voz mientras está en casa, al conducir, al caminar, etc. Entonces cuando esté estudiando para su exposición supervise su voz para ver si la está utilizando como desea. 2. Para escuchar su voz realmente, ahueque su mano derecha alrededor de su oído derecho y tire suavemente del oído hacia adelante. Después, ahueque su mano izquierda alrededor de su boca y dirija el sonido derecho en su oído. ¡Esto le ayudará a oír su voz como la oyen otros... y puede que sea totalmente diferente a la voz que pensó que era! Ahora practique modulando su voz.

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3.1.3 Escuche activamente Los buenos expositores no solamente informan a su audiencia, también las escuchan. Al escuchar, sabe si están entendiendo la información y si la información es importante para ellos. ¡Escuchar activamente no es igual que oír! Oír es la primera parte y consiste en la percepción del sonido. Escuchar, la segunda parte, implica fijar el significado a los símbolos aurales que se perciben. El escuchar pasivamente ocurre cuando el receptor tiene poca motivación a escuchar con cuidado. El escuchar activamente con un propósito se utiliza para ganar información, para determinar cómo se siente otra persona y entender a los demás. Algunos buenos rasgos de los que saben escuchar ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Pase más tiempo escuchando que hablando (pero por supuesto, como expositor, hará que la mayoría hable) No acabe la oración de otros No conteste a las preguntas con preguntas No sueñe despierto ni se preocupe de sus pensamientos cuando otros hablan Deje que otros hablen, no domine la conversación Planee las respuestas después de que otros hayan acabado de hablar... no mientras están hablando. Su plena concentración está en lo que están diciendo los otros, no en lo que va a responder Proporcione retroalimentación pero no interrumpa incesantemente Analice mirando todos los factores relevantes y haciendo preguntas abiertas. Guíe al público a través del análisis (resuma) Cuide la conversación sobre todo lo que dice el interlocutor... no sobre él.

Escuchar puede ser una de las herramientas de mayor alcance en la comunicación. Si es un grupo pequeño pregunte el nombre de cada participante y título con el que prefieren ser llamados; aprenda el nombre de cada participante para crear una atmósfera agradable, llámelos por su nombre y usando señor, señora, señorita, o el grado académico que han alcanzado. ¡Asegúrese de utilizarla! Parte del proceso de escuchar es conseguir la retroalimentación y alternar el mensaje, para que la intención original del emisor sea entendida por el receptor. Esto se realiza parafraseando las palabras del remitente y exponiendo sus sensaciones o ideas en forma modificada, más que repitiendo las suyas; “Lo que usted quiere decir, según lo entendí, es esto, ¿estoy bien o me corrige?” No sólo incluye respuestas verbales, sino también las no verbales: moviendo su cabeza o apretando su mano para demostrar estar de acuerdo, frunciendo las cejas para demostrar que no entiende absolutamente nada del significado de sus palabras, o aspirar el aire profundamente y expirarlo como una dura demostración que le exaspera la situación.

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Carl Roger27 indica cinco categorías principales de la retroalimentación, se enumeran en el orden en el que ocurren con mayor frecuencia en las conversaciones diarias (note que a menudo hacemos más juicios de lo que intentamos entender): 1. Evaluativo: cuando se hace un juicio sobre el valor, la calidad o la conveniencia de la declaración de la otra persona. 2. Interpretativa: cuando parafrasea procurando explicar lo que otras personas declararon. 3. De apoyo: cuando procura asistir o alentar al interlocutor. 4. De sondeo: cuando se propone ganar información adicional, continuar la discusión, o clarificar un punto. 5. Comprensión: cuando busca descubrir totalmente lo que significa sus declaraciones para su interlocutor.

3.14 Estilo Nadie le pondrá atención si no obtiene por ello un beneficio personal Aristóteles escribió que la persuasión exitosa necesita tener tres elementos conocidos como: 1) logos, 2) ethos y 3) pathos. El logos se refiere a la organización lógica del mensaje; ethos se refiere a la credibilidad del orador; y el pathos se refiere a la importancia de adaptar un mensaje a las necesidades de la audiencia y sus emociones. En términos sencillos, cualquier exposición exitosa, para organizarse bien, debe personalizarse a un público específico y llevarse a cabo por un expositor creíble. Los expositores profesionales reconocen que la comunicación es un proceso tanto intelectual como emocional. Por ello, la organización de sus ideas es parte fundamental de la tarea, el otro es ganar y mantener la atención de la audiencia. Las formas de comunicación que más se emplean son la oral y la escrita. Un buen orador debe ser capaz de conmover para enseñar, educar y entretener, por ello, es esencial la habilidad de saber comunicarse para lograr exposiciones exitosas. Los objetivos generales de toda comunicación pública son: atraer la atención de la audiencia abriendo con fuerza, mantenerla el tiempo que dure la intervención, que el auditorio obtenga una ventaja de lo comunicado y dejar una buena impresión del comunicador. 27 Carl Rogers (1902-1987) fue uno de los fundadores de la psicología humanística que promueve un acercamiento más personal a la relación tradicional del terapista-paciente, y acentúa la responsabilidad y la intención en el comportamiento humano. Mejor conocido por su contribución a la terapia centrada-en-el-cliente, también tuvo mucho que decir sobre la educación. Su habilidad de ligar juntos todos los elementos le ayudó a poner en contexto sus últimos logros. También fue un médico confiado que observaba sus propias experiencias. Él ofreció un nuevo camino, una rotura con tradiciones anteriores: su libro “Freedom to Learn” Libertad a aprender; publicado en 1969, 1983, y 1993) es una declaración clásica de la posibilidad educativa. Rogers fue un profesor dotado, su acercamiento creció de su orientación con el encuentro profesional; se vio como facilitador – alguien que crea el ambiente propicio para el compromiso. Carl Rogers ha provisto a los educadores de algunas preguntas fascinantes e importantes con respecto a su forma de trabajar con los participantes y de los procesos que puede emplearse. La educación informal no se centra tanto en la persona como en el dialogo.

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Abra con fuerza Los cinco primeros minutos son vitales; en ese corto periodo de tiempo tiene que lograr impactar a sus interlocutores, despertar su interés y crear un clima agradable. Conseguir una primera impresión dinámica dependerá en los primeros 30 segundos, cuando inicie la comunicación para que conseguir el propósito establecido, por ello la apertura debe enganchar la atención del público; llevar a la audiencia a escucharle, proporcionar las razones para escucharlo; explicar al público los beneficios que van a escuchar, describir de qué va a hablar; dar una visión rápida de su agenda; vender el beneficio de escucharle; exhibir la clave de su mensaje. Construya su credibilidad: Las tres C de la Credibilidad Candoroso – Sea abierto y honesto, use un lenguaje corporal positivo Competente – Muestre sus aptitudes y vaya completamente preparado Cuidadoso – Muestre su preocupación, al público le gusta seguir a quien comparte sus preocupaciones Mantenga el interés de su audiencia: Para mantener el interés de su audiencia en su exposición aplique la fórmula de persuasión A.I.M. (ATENCIÓN – INTERÉS – MOTIVACIÓN): Busque la atención de la audiencia, mantenga el interés en su propósito y motive un deseo que atrape la atención. Proporcione variedad y descanso si es posible; la novedad y la unidad aumentarán el impacto. Alterne moverse y estar de pie, hablando y escuchando, haciendo y pensando; utilice el espacio físico y el movimiento del cuerpo para realzar su mensaje. Trate de agregar las historias, anécdotas, testimoniales, analogías y demostraciones. Intente presentarse con simpatía ante la audiencia. El contacto visual es su herramienta principal para establecer la participación de la audiencia; mire a su audiencia rotando al azar. Utilice los gestos naturalmente; desenvuélvase de manera natural. Técnicas básicas para mantener la atención del público ▪ Transmita su tema “controle el entusiasmo” –la audiencia perdonará muchos errores si el expositor es entusiasta ▪ Su audiencia reflejará su actitud –irradie confianza sin sermonar ▪ No confunda el entusiasmo con intensidad; intente transmitir una gama de emociones (preocupación, anticipación, entusiasmo, consternación) ▪ Cuando sea apropiado, discuta sinceramente los pros y contras; explique las ventajas; presente los riesgos o los desafíos Una vez que obtenga la atención debe conservarla. Los miembros de la audiencia vacilan hacia adentro y fuera, sin poner atención completa todo el tiempo. Si necesita reenfocar a la audiencia periódicamente; los siguientes son algunos ejemplos: Dé las tres razones básicas por las que el cambio es necesario. Realice una transición, por ejemplo ¡ahora que hemos analizado el problema, necesitamos mirar las soluciones posibles!, ¡la discusión conduce hasta ahora a este pensamiento final...! Haga una conclusión sincera: ... ¡si efectúa este programa, resultarán las tres ventajas básicas!

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3.1.5 ¿Nervios…? El enemigo principal de un expositor es la tensión ésta que arruina la voz, la postura y la espontaneidad. La voz alta tensa los músculos de la garganta, los hombros se aprietan y limitan la flexibilidad mientras que las piernas comienzan a temblar y causando inestabilidad. La presentación se “endurece” cuando del expositor se centra únicamente en sus notas y comienza a leer directamente en ellas. Primero, ¡no luche contra los nervios, la ansiedad y la tensión déles la bienvenida y canalice esa energía en concentración y expresividad! Sepa que la ansiedad y la tensión no son perceptibles a la audiencia tanto como a usted la siente. Entonces podrá conseguir enfocarse en la presentación en vez de centrarse en sus nervios. Los actores reconocen el valor de nervios... saben que agregan valor al performance. Esto es porque la adrenalina comienza a moverse en su interior. Nuestros antepasados le llamaron “el síndrome de vuelo” (o el miedo a volar en aviones). Si le da la bienvenida a los nervios, después la presentación ha vencido el desafío y se convierte en un mejor expositor. Pero, si deja a sus nervios asumir el control, después la presentación entrará el síndrome de vuelo retirándose de la audiencia. Una vez que da la bienvenida a sus nervios y los reconoce, ¡déjelos ayudarle a ganar ese reto necesario! La clave es continuar con mayor fuerza después del error. Si se levanta y continúa, ganará a la audiencia. ¡Los ganadores continúan y la utilizan a su favor! ¡Los perdedores se detienen y se abruman con ella! La tensión puede reducirse con algunos ejercicios de la relajación: Antes de la presentación: Acuéstese, su espalda debe estar plana, estire de sus pies hacia usted de modo que sus rodillas estén arriba en el aire. Cierre los ojos. Estire cada parte de su cuerpo, relajando una sección a la vez - sus dedos de los pies, pies, piernas, el torso, etc. Cuando finalice, póngase de pie lentamente e intente mantener la sensación relajada en una posición derecha. Si no puede acostarse: colóquese de pie y separe las piernas casi un metro, deje que sus brazos cuelguen a los lados y los dedos de las manos separados. Sacuda suavemente a cada parte de su cuerpo, comenzando con sus manos, brazos, hombros, torso y piernas. Concéntrese en sacudir la tensión; entonces rote lentamente sus hombros, mueva su cabeza a la derecha y después rótela lentamente a la izquierda. Visualización: Antes de la exposición, visualícese en el salón con la audiencia y vea como les entrega su presentación sin ningún problema. Repase mentalmente lo que va a hacer a partir del momento que comienza hasta el final de la exposición. Durante la presentación: Tome un momento para beber agua, respire profundamente, concéntrese en relajar a la parte más tensa de su cuerpo y después vuelva a la exposición diciendo a sí mismo, "¡puedo hacerlo!" ¡Por ningún motivo beba alcohol para reducir la tensión! Afecta no solamente su coordinación sino también su memoria. Puede ser que no lo note, ¡pero su audiencia sí!

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3.1.5.1 En la situación de… “me olvidé de lo que iba a decir”. Una de las razones de que dar un discurso frente a un grupo sea el principal miedo de muchos expositores, es que mantienen en su mente la certeza que tendrán un espacio en blanco en un momento crítico. Esto es por lo que caen en el error de leer de la pantalla durante su exposición. Cada quien experimenta el pánico al podium de diferente manera: ansiedad por el discurso, o terror de hablar. Las estadísticas demuestran que el miedo al discurso delante de grupos es uno de los miedos más grandes que tiene la gente. Algunos datos muestran, sin exagerar, que el pensamiento de dar un discurso es más espantoso que pensar en caer de un acantilado, pasar por dificultades financieras o estar con serpientes enfrentándose a la muerte. 28 La siguiente lista muestra algunas técnicas que usa la gente para hacerle frente: ▪ La audiencia entiende su nerviosismo; saben cuál es la sensación y le perdonarán los errores honestos. ▪ El nerviosismo generalmente es invisible; la mayoría no notan los pequeños cambios en su voz o errores ocasionales; la mayoría de los oradores que se describen como nerviosos aparecen seguros y tranquilos ante la audiencia. ▪ Compruebe el salón; el espacio, el equipo, las luces. ▪ Céntrese en el mensaje. ▪ Lo más importante: esté preparado y practique. Pero si se enfrenta a la situación de “me olvidé de lo que iba a decir” puede controlarlo con apenas dos tarjetas brístol. Previamente en una tarjeta escriba una anécdota, cita o la estadística concerniente al problema que presentará, identifíquela como (A). En la segunda tarjeta, diseñe un boceto de su exposición, identifíquela como (B). Si su mente se pone en blanco, simplemente alcance la primera tarjeta y relacione la información sobre el tema. Probablemente se recuperará de su amnesia temporal. Si no, deslice la segunda tarjeta hacia el frente y utilícela para ver donde debe retomar la charla. Las tarjetas son como “salvavidas” cuando se esté ahogando de pánico.

3.1.5.2 Concentración En teoría, si diseña una exposición eficaz, no necesitará de ninguna nota adicional. Su presentación digital es como una guía, su apoyo. ¿Por qué? Es suficiente para mantener contacto visual con su audiencia, para hablar sobre el contenido de las diapositivas en pantalla y permanecer con ánimo y entusiasmo. No intente agregar detalles adicionales sobre las diapositivas que tenga que leer desde sus tarjetas. Si necesita alguna referencia escríbalas usando un tamaño de tipografía grande y comience cada oración en el lado izquierdo de la página. Esto es indispensable si quiere dar un discurso sólo con notas escritas. Escriba los puntos del exclamación necesarios para recordarle detenerse brevemente y subraye las palabras que desea acentuar.

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Clark, Bruce H. (2006) Making Effective Oral Presentations. Northeastern University Collage of Business Administration.

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3.2 Sesión de preguntas y respuestas Asegúrese de terminar de hablar antes de que la audiencia haya terminado de escucharle. –Dorothy Sarnoff29 Maneje la sesión de preguntas y respuestas. Por lo general, toda charla tiene una sesión de preguntas y respuestas para clarificar las dudas. En la mayoría de las exposiciones, se espera que contesten las preguntas con tolerancia, gracia y una sonrisa en su rostro. Siempre dé un plazo al final de la presentación para las preguntas. Después de invitar a hacerle preguntas no se precipite si nadie tiene dudas. Deténgase brevemente por cerca de 10 segundos para permitir que la audiencia prepare sus pensamientos. Cuando le hagan una pregunta, repita la pregunta para asegurarse de que cada participante la oyó (y de que usted la escuchó correctamente). Al contestar, dirija sus observaciones a toda la audiencia; de tal la forma que se enfoquen en la respuesta y no en quién realizó la pregunta. Para reforzar su exposición, intente relacionar la pregunta de nuevo con los puntos principales. Cerciórese de escuchar la pregunta que le han hecho. Si no la entiende, pida que la clarifiquen. Deténgase brevemente para pensar cómo responder a la pregunta de forma correcta, pero sin apartarse del punto principal. Si no sabe la respuesta, sea honesto, no cantinflee (divague). Dígales que investigará y les informará de nuevo... y ¡cerciorarse de hacerlo! Utilice entre 10 y 40 segundos para contestar lo mejor posible, las respuestas cortas trabajan mejor. Si son demasiado cortas parecen precipitadas; mientras que si son largas parecen demasiado elaboradas. También, asegúrese de cuidar la línea y no desviarse del tema. No se aparte sin sentido a las áreas que no son relevantes a su exposición. Aquí están diez formas para contestar preguntas con eficacia: 1. Anticipe las preguntas potenciales. Antes de su charla piense en las diez preguntas más probables que crea que pueden preguntarle y planee sus respuestas. Practique esas respuestas en voz alta. Muchos se ponen nerviosos antes de hacer una exposición porque temen que les hagan ciertas preguntas. En consecuencia, si prevé las preguntas a las que “teme” y practique varias veces las respuestas, entonces, podrán contestarlas con facilidad. También se recomienda integrar al final de su presentación digital tantas diapositivas como respuestas a sus preguntas haya previsto.

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Dorothy Sarnoff (1914-1998) Cantante, consultora, conferencista y autora norteamericana. Se gradúo de la Universidad de Cornell en 1935. Cantante reconocida en Broadway, hizo televisión y ópera, protagonizo “El rey y yo" con Yul Brynner. Sus créditos incluyen un sin número de obras, pero lo más relevante es que fundó “Speech Dynamics Inc.,” una firma de consultoría de discursos en New York, entre sus clientes tuvo al primer ministro israelí Menachem y al presidente Jimmy Carter durante sus gobiernos.

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2. Manténgase energizado. Es probable que tenga muchas preguntas al final de su charla. Piense que su discurso sólo es la mitad de su exposición, la otra mitad son las respuestas a las dudas de los asistentes. Por ello, guarde bastante energía y entusiasmo para contestar a esas preguntas. 3. Sea breve. Conteste las preguntas tan brevemente como sea posible y después diga: “Ampliaré un poco más sobre ese asunto” o “¿Hay otros puntos específicos que quisiera conocer ahora?” Si dice menos, el público hará más preguntas. No deje de hablar hasta que las personas lo pidan y mida las respuestas de su audiencia. 4. Tome el tiempo. Entienda la pregunta, si necesita un momento para pensar antes de contestar, reformule la pregunta. Esto es una manera de darle tiempo de la mente para organizar una respuesta. Para ello pueden escribir la pregunta y decir: ¿Usted se refiere a esto…? 5. Sea agradable, no importa lo que suceda. Sea respetuoso de quien le interroga incluso si su intento es desconcertarle. La audiencia le respetará si contesta a cada pregunta como legítima: “es una pregunta interesante, mi opinión es…” 6. Esté concentrado. Conteste únicamente a las preguntas relacionadas con su exposición y sugiera que las preguntas sin relación las discutirán posteriormente. No aburra a toda la audiencia con información que no vinieron a oír. 7. Tenga una reserva. Contemple en su presentación, a manera de reserva, los hechos detallados de lo que pueda ser que necesite durante el período de preguntas. Muestre esta información únicamente si la requiere para realzar su respuesta. En caso de ser necesario, ofrezca asesoría en cuanto a como obtener información adicional. No deje respuestas vagas y procure tomar el control de la presentación; sea cortés pregunte: “gracias… ¿es lo que estaba buscando?, si gusta puedo darle mayor información al finalizar la charla” 8. La etapa de centro. Algunas audiencias no tienen preguntas, sólo desean escuchar lo que sabe sobre el tema. Ellos desean reconocimiento, déjelos hacer su declaración y entonces diga: “gracias por su comentario.” Si puede encontrar una forma de reconocerla mejor, hágalo. Por ejemplo, podría decir: “sí, es verdad, aprecio su comentario para clarificar ese punto para todos nosotros.” Evite el diálogo uno-a-uno con personas específicas y reinterprete las preguntas insidiosas: si le agraden trate de mostrar templanza y controle el intercambio; si la pregunta de un participante se convierte en un intento de interrumpir y desviar a audiencia intente recordar a la audiencia el objetivo y meta de la exposición Mantenga la cordura si algún interlocutor discrepa con usted. ¡Sea un profesional! ¡No importa que intentarlo se difícil, no todo el mundo convendrá con usted! Aunque algunas personas buscan un placer perverso de atraer a otros a

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su terreno, algunos buscan verse bien ante el jefe, la mayoría de las personas hacen preguntas con un interés genuino. Las preguntas no significan que no se haya explicado suficiente bien el tema, sino que el interés es más profundo que en una audiencia media. Si alguien toma un segmento de algo que dijo en su charla e intenta sacarlo de contexto para ponerlo a discusión, responda, por ejemplo, “Entiendo su posición, pero...” o “Me alegro que usted haya planteado de esa forma el tema, pero...” La idea es ser diplomático, elogiar su punto y convenir con ellos, pero no desviar a todos los demás miembros del público. La audiencia a veces tiende a pensar en “nosotros versus el expositor” no se arriesgue a perder el control. 9. Sea honesto. Si no puede contestar dígalo. 10. Concluya por segunda vez. Tenga entusiasmo y motivación para concluir de nuevo al finalizar después de que haya contestado todas las preguntas. Haga algunas observaciones que concluyan o muestre una diapositiva de resumen, porqué a un buen expositor no le gustaría ser víctima de la última pregunta y desearía controlar el mensaje final que escuchará la audiencia. Haga de la retroalimentación una experiencia de mutua satisfacción; dé a sus interlocutores tiempo de pensar y de expresar su respuesta; el público ayuda a ahorrar el resumen si participa en lo que ha dicho hasta ahora y pregunte si cualquier persona tiene algo que agregar Recuerde esto la próxima vez que le hagan preguntas: Esa persona, está aquí para escuchar mi charla y para hacer esta pregunta, por lo tanto, ¡soy afortunado! Por último, cuídese de un falso sentido de comodidad. Practique la sesión de preguntas y respuestas como parte integral de su ensayo y anticipe las probables preguntas que se le harán, ahí es donde las dudas pueden resolverse, su nivel de la confianza crecerá con la habilidad y la certeza de que está haciendo bien el trabajo.

3.3 Dé el salto hacia la excelencia ¿Qué separa al expositor realmente excelente del “apenas” aceptable? ¿Cómo puede moverse al siguiente nivel? Observe la siguiente lista y comience por incorporar estas ideas en su exposición y presentación. a) Personalice la presentación al grupo. Utilice ejemplos, historias, apoyos visuales y nombres de personas, autores o personajes. Hable de su institución, empresa industria o negocio. Desarrolle puntos relevantes a su interés específico. b)

Cuente historias. La audiencia ama oír hablar cómo otros solucionaron un problema, enfrentaron una crisis, o utilizaron un producto que dio grandes

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resultados. Busque a través de su presentación y encuentre dos o tres sitios (dependiendo de cuánto tiempo es la charla) donde pueda contar una historia memorable con ejemplos aplicables a la vida real que enriquezca su exposición y permita una comprensión del tema. No es necesario dar a su audiencia fechas y hechos exactos, pero asegúrese de que las historias y ejemplos tengan una estrecha relación con el tema y con el público. Mantenga energía a cada momento, recuerde que las historias, gráficas, citas y el humor, no son nada sin la sustancia del contenido de la investigación y la relación coherente con el tema. c)

Utilice el “humor” sabiamente. Todos apreciamos un poco de humor. Las exposiciones que hacen uso del humor son generalmente más agradables y entretenidas para el público. Siendo realistas, no todos saben cómo utilizarlo, algunos son buenos para hacer comentarios agradables, otros son maravillosos para las bromas. Sin embargo, tenga cuidado, no cuente un chiste si no está seguro que funcionará. Usted no es un cómico, si no es bueno para las bromas, mejor no las haga; si cuenta un chiste, primero asegúrese de que sus palabras no ofenderán a nadie. Es más importante para un expositor que sea él mismo y no forzarse a utilizar alguna técnica que no vaya con su personalidad y habilidad. La idea de utilizar el humor es hacer sentir a la audiencia más cómoda y relajada. Forzarla sólo sería hacer sentir a la gente excluida y agregará tensión a la exposición.

d) Use la emoción cuando hable. Para ser un expositor que motive, se espera que mantenga a la audiencia despierta y activa mientras que habla, para ello: acentúe las palabras, comparta su entusiasmo, atrévase a ir más allá de su forma de hablar normal. La audiencia reconocerá la fuerza que le imparte a su charla. Es más vigorizante cuando les desafía a tomar retos, en ese momento su exposición adquirirá un nuevo nivel. e) Sea usted mismo. Todos hemos visto expositores increíbles y nos comparamos con ellos. Podríamos pensar: ellos tienen un tema mucho más interesante que el mío y han practicado por años, además probablemente tienen un asesor que los entrena antes de su exposición. Piense que también sería „energía pura‟ si es usted mismo; evalúe si puede desarrollar su propia forma de exponer. f) Contrate a un asesor-entrenador externo. Un asesor puede ayudarle a conseguir una mejor exposición y diseñar una mejor presentación. Si busca uno, encuentre a alguien que le ayude a consolidar su personalidad. Si no desea ser entrenado para ser expositor, no lo será. Esté seguro que un asesor-entrenador le ayudará a identificar sus debilidades y fortalezas, así como las áreas donde podría trabajar para mejorar sus exposiciones. Cuando utiliza herramientas visuales, quisiera que el asesor pudiera darle ideas en cómo sus apoyos visuales pueden realzar el estilo de su presentación. Pídale que le diga su filosofía de entrenamiento. Si se siente cómodo con esa filosofía, trabaje con esa persona.

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g) Preséntese. Asegúrese de presentarse y que todo el público lo conozca. Este paso es muy importante, especialmente, si es la primera vez que expone ante ese grupo, ya sea que usted mismo se presente o alguien lo introduzca, lo importante es que logre el objetivo. La audiencia necesita saber quién es y por qué deben escucharle. Haga una breve presentación de su perfil profesional y comuníquele al público por qué es experto en la materia o el tema. Si alguien más estará a cargo de su presentación al público, es de mucha ayuda que le suministre algunas notas sobre su currículum y por qué es la persona indicada para hablar en dicho evento. Lleve consigo tarjetas de presentación con la información necesaria para localizarlo, podrían pedírselas al final. h) Cuidado con los riesgos del software. Si le permiten utilizar presentaciones electrónicas, no use todos los efectos de sonido ni visuales disponibles. Cuide que la presentación visual sea tan sencilla en la medida de lo posible y ganará la ventaja que le proporciona. Evite que los apoyos visuales abrumen la sustancia de la presentación; usted quiere que la audiencia recuerde sus recomendaciones, no cómo volaron las flechas de todos lados y como usó creativamente las fotos o los videos.

3.4 Logística Compruebe y vuelva a inspeccionar Entre más pronto consiga arreglar el salón donde se llevará a cabo la exposición de la forma que desea e instale el equipo que necesite, se sentirá más relajado. Si es posible, (y si es permitido por la institución o empresa) visite el salón donde se realizará la presentación antes del gran día. Traiga su propio equipo (si es necesario). Los proyectores varían en cómo funcionan. Un expositor que muestra su presentación con su propio equipo envía la señal de que “tiene el control,” y sabe con certeza que funciona todo. Por el contrario, un expositor que no sabe cómo funciona el proyector del salón, que se enfrenta con un bulbo fundido o un cable descompuesto, aparecerá como alguien sin preparación. Llevar su propia pantalla portátil le permitirá evitar verse forzado a proyectar en una pantalla incorporada frente a un banco de luces. Sucede lo mismo cuando se requiere presentar videos y audios, traiga su propia PC y bocinas, o haga pruebas si puede reproducirlos en el equipo ya instalado; en pocas palabras, esté listo para los pequeños problemas creados por el uso de la tecnología. Instale todo el equipo y protéjalo. Cerciórese que su presentación trabaja y se ve como desea. Si lleva extensiones de corriente asegúrelas con cinta protectora, también necesitará múltiples y protectores de energía para eliminar problemas de corriente eléctrica de su equipo. Recuerde: antes de conectar algo pregunte a los encargados de mantenimiento qué tipo de voltaje tiene el local.

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UNA SITUACIÓN EMBARAZOSA En cierta ocasión un trabajador del hotel, en el que se llevaría a cabo una exposición de una institución de educación superior internacional, se tropezó y enganchó con la extensión de corriente que había conectado el orador –sin protección– provocando que la computadora portátil del expositor cayera al suelo momentos antes de que iniciara su charla para promover sus servicios; la pantalla se quebró, la exposición fue muy tensa, la presentación digital no se pudo ver y la institución no logró su objetivo.

Distribución de los espacios. Arregle las sillas (y mesas) para que cada participante pueda ver la pantalla, pizarrón, pintarrón o cualquier otro recurso que emplee. Decida dónde estará parado para controlar la PC y ver la pantalla. Esto depende del tipo de presentación y cantidad de público que asistirá. Si es una conferencia, un taller, un seminario, un examen de grado, una clase, etc. la disposición cambia. Conferencia/charla:

Usted es el experto y, por lo tanto, el centro de atención, lo más probable es que su exposición se lleve a cabo en un auditorio o salón especializado, no mueva nada a menos que consulte con el personal de mantenimiento.

Seminario:

Cada uno de los participantes son expertos en sus respectivas áreas, por lo que usted sólo guía la discusión para aprender al compartir. La distribución de la sala es en “U”. Asegúrese de llevar suficientes materiales impresos „originales‟ de su presentación y distribúyalos a cada participante como parte de su plan “B”.

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Taller:

Usted es el experto y tendrá que muy de cerca a su público para mostrar cómo se hace y guiarlos cómo hacerlo. La distribución es “en mesas de trabajo individual o grupal”. Escuche activamente a cada tallerista.

Presentación ejecutiva:

Los ejecutivos determinan si su propuesta es viable y aunque ellos asesoran sólo el ejecutivo en jefe (CEO) toma la decisión. Es la exposición más tensa e intensa. La distribución es en “V” o en “rectángulo”.

Examen de grado:

Existe un protocolo que seguir, Los sinodales, miembros del jurado, determinan y evalúan si su propuesta es viable. Recuerde que ellos ya revisaron su investigación y le hicieron las indicaciones pertinentes y sólo están comprobando su desempeño. La distribución es en “I”.

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a) Iluminación. Localice cómo trabajan las luces, dónde se encuentran los enchufes eléctricos y cuál es su voltaje –no querrá quemar su equipo– (siempre hay personal de mantenimiento que le puede ayudar). Si el salón carece de cortinas o persianas la luz del sol puede no dejar ver los apoyos visuales cuando esté programado hacer su presentación; pregunte si se puede controlar las luces delante de la pantalla por separado. MINUTOS VALIOSOS Acabo de estar una exposición en la que el orador no había calculado la iluminación antes de levantarse a dar su discurso. El caso es que pasó varios minutos para cambiar las luces y por intervalos se perdió arreglando la pobre iluminación porque estaba más oscuro de lo necesario.

b) No olvide nada. Al salir hacia el lugar de exposición donde realizará su exposición, repase una pequeña lista de verificación de materiales, asegúrese de tener: • Sus notas y su presentación digital respaldada en CD o disco portátil. • Cualquier equipo que pueda necesitar, incluyendo una computadora portátil y si es posible un proyector portátil. • Un plan alterno en caso de que los equipos fallen. • Suficientes copias de los materiales impresos que haya preparado. UNA SERIE DE EVENTOS DESAFORTUNADOS En cierta ocasión una prestigiosa institución educativa organizó un evento académico a fin de actualizar a directores de escuelas preparatorias en un nuevo método de enseñanza. La cita era todo un día de 9 a.m. a 8 p.m. Por la relevancia contrataron los servicios de un experto en el tema. Los asistentes se dieron cita en el lugar y la hora establecida, pero el expositor no llegó sino hasta una hora después. Todos intuyeron que daría inicio el taller, sin embargo, el orador desapareció durante media hora más. Cuando por fin se presentó, dijo: “experimente un calorcito… descubrí que no traía el archivo electrónico de mi presentación digital que les preparé”. Por respeto al expositor, todos sonrieron, tomaron su asiento y dio inicio con su charla. Después de un receso, la amable asistente conectó la cafetera y el ruido era tan intenso que no dejaba escuchar la charla, por lo que poco a poco la sala quedó vacía…

c)

El contacto personal y las relaciones interpersonales. El contacto personal y las relaciones interpersonales son importantes para el éxito de cualquier exposición, pero absolutamente vitales cuando procura persuadir al auditorio a adoptar su posición, aceptar su proyecto, cambiar de opinión, o simplemente comprar el producto que está vendiendo; tendemos a aceptar la información de la gente que nos agrada y rechazamos la que nos presenta la gente que nos desagrada

d) Llegue temprano para reunirse y saludar. Muchas exposiciones comienzan antes de que la presentación formalmente empiece. Por lo general, existe un pequeño lapso que transcurre mientras la gente llega a la sala y elige dónde sentarse, ¡sacarle provecho a ese tiempo! Si ésta es la primera vez que realizará una exposición ante

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este grupo, use el tiempo para presentarse, cruzar apretones de mano y aprenderse los nombres de la gente. Pero si ya conoce a algunos de los miembros de la audiencia, utilice el tiempo para ponerse al día con ellos y preguntarles cómo les va. Si todavía requiere supervisar el equipo y las instalaciones lo ideal es llegar dos horas antes, pero si únicamente recibirá al público una hora es suficiente. e) Una vez que comience. Concéntrese en el tema sobre el cual organizó la información y del objetivo de su charla. Resista el impulso de hablar de “todo lo que sabe”. Sea breve y vaya al punto, así su audiencia podrá digerir más fácil y rápido la información y recomendaciones. El tiempo que pase frente a la audiencia seguramente transcurrirá muy rápido. No se descuide ni permanezca parado en el escenario demasiado tiempo, en su lugar póngase de pie, diga lo que tenga que decir y luego tome asiento. No olvide tampoco dejar un espacio al final para preguntas y respuestas, a menos que tenga planeado contestar las preguntas durante la presentación. CONTROL DEL CIERRE: Antes de comenzar su presentación, decida si desea responder preguntas al final o durante su exposición y durante su introducción, indíquele a la audiencia sobre su preferencia, de modo que ellos sepan cuándo hacerle las preguntas. Si es un examen de grado el Presidente del Jurado le hará saber las reglas del mismo, el tiempo que se le ha asignado y todo el protocolo. Una vez que haya cubierto todas sus ideas principales y no tenga ninguna otra que presentar, estará listo para cerrar su presentación. Puede presentar nuevas evidencias en su cierre, pero no debe intentar desarrollar nuevas ideas. Nunca opte por continuar hablando, aunque le hayan sido otorgados 30 minutos y sólo usó 20. La gente normalmente valorará si termina antes porque ya dijo todo lo que tenía que decir. Esto también es una muestra de respeto por el tiempo de su audiencia (y el lapso de atención).

3.5 Evaluación Pida que el público le evalúe los resultados y mida el impacto que ha generado: • ¿Cuál ha sido el resultado? , ¿De qué ha dependido? Autoevalúese • Identifique su FODA; fortalezas (las claves de éxito) y sus debilidades (las áreas de mejora). ¿Cómo puede mejorar? • Establezca acciones correctoras para la próxima ocasión Análisis del resultado final Trate de evaluar el proceso de comunicación tomando como referencia tanto su punto de vista, como el de sus interlocutores. Muchas veces nuestra percepción se basa en la divergencia entre los propósitos que nos habíamos marcado originalmente y los conseguidos realmente, mientras que la percepción de nuestros interlocutores está basada en la información que aportamos. Autoevalúese con el instrumento de la actividad cinco. Factores que han influido en el resultado del proceso

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El paso anterior le aportará información descriptiva sobre cobertura de expectativas. No obstante, es importante profundizar a nivel cualitativo de los factores que influyeron, tanto positiva como negativamente en el desarrollo del proceso de la exposición y que han hecho que ésta sea eficaz o no. Establecimiento de acciones correctivas y líneas de mejora El objetivo de analizar cómo se desenvolvió durante la exposición es poder realizar mejoras con la máxima información posible para detectar aquello que ha hecho bien y potenciarlo en el futuro, así como también establecer acciones correctivas en los aspectos que le han dificultado el éxito.

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1.1 Presentación del tema Diseñar una presentación digital lineal básica para dar a conocer el tema de exposición en tres minutos y exponerlo.

30 minutos

1. Ingrese a su software 2. Diseñe, tres diapositivas: Página Uno: Nombre de la institución, materia, taller o seminario y la fecha, Página Dos: Nombre del tema a desarrollar y firma electrónica (nombre del expositor) Página Tres: Objetivo general 3. Guarde la presentación 4. Exponga ante sus compañeros el trabajo realizado 5. Tome nota de todas las observaciones 6. Corrija los errores 7. Guarde la presentación

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1.1.2 Aprenda a definir a su audiencia Identificar quién es su audiencia

30 minutos

Conteste las respuestas a las siguientes siete preguntas para analizar a su audiencia antes de una presentación: 1. ¿Quién es mi público? a. ¿Cuál es su posición? ¿Qué antecedentes existen? b. ¿Qué tanto saben sobre el asunto? c. ¿Qué predisposición pueden tener sobre el tema? 2. ¿Cuál es su motivo principal para escucharme? a. ¿Para mejorar su negocio? ¿Para aumentar la productividad? b. ¿Para ser motivados? c. ¿Para aprender algo? d. ¿Otro? 3. ¿Cuáles son los tres puntos dominantes que ellos deben ver en mi presentación? a. _______________________ b. _______________________ c. _______________________ 4. ¿Cuál es el material correcto que debo presentar para esos puntos? a. ¿Cuánto detalle es necesario? (v.g., más conceptual, más técnico, más detallado.) b. ¿Cuál es el tono apropiado para ese grupo? ¿Serio? ¿Ligeramente chistoso? ¿Informal? ¿Otro? c. ¿Qué ejemplos, historias o analogías serán las más apropiadas? Seleccione escenarios y experiencias de su contexto, no del suyo _____________________________________________________ 5. ¿Qué apoyos visuales trabajarán lo mejor posible para ese grupo? ¿Presentación digital? ¿Acetatos? ¿Multimedia? ¿Video? ¿Otro?

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6. Anticipe las preguntas, preocupaciones, dudas y respuestas para su práctica. Posibles preguntas: _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ Posibles preocupaciones: _________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ Posibles dudas:

_______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________

Mis respuestas son: _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________

7. Enumere cualquier factor no cubierto sobre lo que afectaría esta exposición a. Político b. Religioso c. Económico d. Social e. Credibilidad f. ¿Quién debe participar? g. Otro

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El método de planeación 3-1-2 Aplicar las funciones del método de planeación inversa 3-1-2 en su presentación digital tomando en cuenta su concepto del diseño; realizar la primera revisión de estilo y exponerla

45 minutos

1. Ingrese a su presentación digital anterior, decida que tipo de modelo de presentación usará: lineral, lineal interactiva, mixta o en red 2. Al menos inserte nueve páginas nuevas 3. Diseñe, nueve diapositivas: Página cuatro: Bosquejo general de la presentación (mapa o agenda) Página cinco: Primer punto de tres (Antecedentes y estado del arte) Página seis: Segundo punto de tres (Otros datos compilados) Página siete: Tercer punto de tres (Observación directa) Página ocho: Posible solución al problema planteado Página nueve: Página de descanso para la sesión de preguntas y respuestas; contiene el nombre del tema y el nombre del expositor, el logo de la institución o empresa y fecha del día de la exposición Página diez: Respuesta a la primera pregunta prevista Página once: Estadísticas o datos que sostienen su visión del problema, como respuesta a la segunda pregunta prevista Página doce: Bibliografía y fuentes de su investigación Las diapositivas deberán incluir en lo posible: el mismo “concepto de diseño” en el fondo, texto, gráficos e imágenes. 4. 5. 6. 7. 8.

Guarde su trabajo Preséntenlo ante el grupo Tome nota de todas las preguntas y observaciones Desarrolle las diapositivas de cada uno de los tres subtemas y corrija los errores En la medida de lo posible diseñe nuevas diapositivas para dar respuesta a las preguntas que le hicieron durante la práctica 9. Guarde la presentación

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Performance Aplicar las ligas e hipervínculos a la presentación digital y exponerla.

30 minutos

1. Aplique a su presentación digital la opción de ligas internas o hipervínculos a otras presentaciones. 2. Imprima el material de apoyo para sus apuntes y el material de mano para la audiencia. 3. Exponga en 25 minutos y deje el tiempo restante para preguntas y respuestas Indicaciones Abra a su presentación Powerpoint, ligue las diapositivas a su índice desde Barra de Menús/ Configuración de la acción/ Hipervínculo a… y seleccione la opción deseada, posteriormente guarde y revise que funcione correctamente.

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Auto evaluación Realizar una auto-evaluación para conocer sus debilidades y fortalezas. 3 minutos La siguiente tabla contempla las preocupaciones más comunes que puede tener al hacer su exposición. Califíquense entre 0 y 5, donde 0 es el mínimo y 5 es el máximo. Observe dónde puede mejorar sus habilidades para hacer exposiciones. ¿Cómo lo hace? Habilidades

0

1

No aplica

Pobre

Calificación 2 3 Apenas suficiente

Bien

4 Muy bien

5 Excelente

1. Introducción: La introducción capturó el interés; el preámbulo tuvo un propósito claro 2. Organización: Tuvo una organización clara; las transiciones entre las secciones fueron precisas y eficaces, ¿condujo a una conclusión clara? 3. Contenido: Cumplió con las expectativas; ¿el material de soporte fue relevante y está actualizado? 4. Apoyos Visuales: ¿Los apoyos visuales se utilizaron con eficacia y apropiadamente, fueron preparados cuidadosamente? 5. Conclusión: Los puntos clave fueron reforzados; tuvo sentido del cierre; ¿si fue apropiado, propuso una línea de acción? 6. Conclusión (actitud): Concluyo con seguridad y entusiasmo por segunda vez después de la sesión de preguntas y respuestas. 7. Entrega: Fue natural, entusiasta; hablo con claridad; fueron sus gestos expresiones y postura apropiados 8. Discusión: ¿Contestó las preguntas de forma exacta, clara y con eficacia? 9. Realización (técnica): El software y los equipos (de audio y video) funcionaron correctamente. 10. Realización (logística): No tuvo ningún contratiempo con la entrega de materiales, equipo mobiliario, servicio de agua y cafetería, etc… para los asistentes. Total

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PUNTAJES: 10 a 20 puntos: No se presente hasta que acumule mayor confianza y conocimiento. Primero consiga un cierto entrenamiento. Encuentre a un asesor excelente para ayudarle en su presentación. Haga un plan de cómo mejorar y hacer sentir mejor a la audiencia. ¡Vaya por él! tendrá que hacer muchas exposiciones toda su vida. 20 a 30 puntos: Necesita entrenar y seguir practicando. Considere si necesitan ayuda para desarrollar su presentación, diseñar apoyos visuales, o entregar su mensaje. Identifique sus necesidades para comenzar su entrenamiento. No desestime –el éxito en sus exposiciones pueden ayudarles en su carrera. 30 a 40 puntos: Tiene la idea de cómo lograrlo. Observe la lista y escojan dos pasos de una vez que quiera mejorar, haga que su audiencia esté satisfecha de escucharle. 40 a 50 puntos: Es un excelente expositor –sus audiencias deben tener el gusto de escucharle. Ahora regrese y escoja un punto en el que pueda enfocarse durante su exposición y mejorar incluso más…

¿Cuál cree usted que es su punto débil?

¿Qué puede habilidad necesita mejorar?

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RESUMEN EJECUTIVO DE LA EXPOSICIÓN Título de la presentación Número de diapositivas: 12 Tiempo Total: 30 min.

Fecha: D/M/A

Introducción (1. Enganche - 2. Ubique su posición - 3. Visión general) 5 min. Diapositiva 1

1)

Tiempo: (Desde que esté listo y vayan entrando los invitados de la audiencia hasta justo antes de empezar)

Diapositiva 2 Tiempo: 1 min. T. acumulado 1 min.

Diapositiva 3 Tiempo: 2 min. T. acumulado 3 min.

Identifique a la Institución (Empresa/proyecto) a)

Use esta diapositiva como identificación del evento (Nombre de la institución o empresa, logotipo, materia o proyecto, taller/seminario y fecha).

b)

Cuando requiera una diapositiva para detener la presentación, hacer un receso o contestar preguntas regrese a ella presionando 1 + enter.

2) Introdúzcase (deje saber quién es usted y el tema que va a desarrollar) Manténgase de pie durante toda la presentación a menos que lo inviten a sentarse.

3)

Diapositiva 4 Tiempo: 2 min. T. acumulado 5 min.

a)

Escriba el nombre del tema a desarrollar y su firma electrónica.

b)

Interéselos estratégicamente definiendo el problema a solucionar (cuente una historia, o presente una estadística impactante)

c)

Autoridad (¿porqué deben escucharle a usted?)

Delinee la Presentación Declaración del motivo y el problema a solucionar a) Objetivo general - Ayúdeles a visualizar una meta clara, tal como si esta información les ayudará con una tarea o un trabajo. b) Instrucciones especiales, facilidades, etc. c) De un bosquejo general de la estructura de la presentación. Ayúdese con un mapa mental y/o agenda

Desarrollo (4. Primer punto - 5. Segundo punto - 6. Tercer punto) 20 min. Presente su investigación, trabajos relacionados y métodos Diapositiva 5 Tiempo: 6 min. T. acumulado 11 min.

4) Primer punto (de tres): Enfóquese a un tema, v.g. antecedentes del tema y/o estado del arte i) No intente cubrir demasiado. En su lugar, programe más reuniones. ii) ¡Permita a la audiencia estar enfocada!

Diapositiva 6 Tiempo: 7 min. T. acumulado 18 min.

5)

Segundo punto (de tres): conecte con la audiencia - presente sus evidencias. i) ii) iii)

Diapositiva 7 Tiempo: 7 min. T. acumulado 25 min.

6)

Implique a la audiencia. ¡Sea creativo! ya que es el momento donde puede descender la atención del público. Utilice los medios para reforzar su mensaje. Prepare al público para lo más importante.

Tercer punto: Comente sus hallazgos. Los resultados de su investigación, situaciones dominantes, e interpretación de los datos

Conclusión (7. Recapitule – 8. Cuente una historia – 9. Llame a la acción) 5 min. Diapositiva 8 Tiempo: 2 min. T. acumulado 27 min.

7)

Inicie su cierre: Presente un resumen de lo más importante y su propuesta de solución al problema planteado.

Tiempo: T. acumulado

2 min. 29 min.

8)

Cierre: Concluya con determinación – el público recuerda lo último que oye. Cuente una historia memorable.

Tiempo: T. acumulado

1 min. 30 min.

9)

Cierre: Llame a la acción, dígales lo que quiere que hagan con la información

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que presentó e invíteles a iniciar las preguntas.

Sección de preguntas y respuestas (10. Descanso – 11. Respuestas – 12. Bibliografía - 13. Vuelva a concluir) Diapositiva 9 Tiempo: (Mientras inician las preguntas)

10)

Identifique la Institución (Empresa/proyecto). a) Use está diapositiva como identificación del evento (Nombre de la institución o empresa, logotipo, materia o proyecto, taller/seminario y fecha). b) Escriba el nombre del tema que desarrolló y su firma electrónica.

11)

Apunte cada pregunta que le hagan; si hacen referencia a alguna diapositiva vaya directo a la diapositiva escribiendo el número y luego enter, o escriba el número de las respuestas previstas

Diapositiva 10

a) Primera respuesta prevista durante las prácticas

Diapositiva 11

b)

Diapositiva 12

Estadísticas o datos de evidencias y hechos que sostienen su visión del problema como respuesta a la Segunda Pregunta revista.

12)

Escriba la bibliografía, videografía, entrevistas, o cualquier otra fuente empleada.

13)

Regrese a la diapositiva 9 y vuelva a cerrar.

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Sobre el autor: Giovanni Mauricio Martínez Castillo (México, D.F.1963) ▪ Maestro en Comunicación por la Facultad de Ciencias Políticas de la Universidad Nacional Autónoma de México. ▪ Egresado de la especialidad en Publicidad y Propaganda de la Licenciatura en Comunicación de la Universidad de Sonora de la cual hoy es profesor. ▪ Ha experimentado con el uso de tecnologías desde 1982, por lo que le han otorgado premios y reconocimientos en la producción de anuncios, programas de televisión, análisis de campañas y diseño de material didáctico. ▪ Autor de libros como Videografía y Comunicación Audiovisual. ▪ Dedicado a la capacitación en el uso de las nuevas tecnologías en los procesos comunicativos. Hoy nos presenta la Guía práctica para hacer Exposiciones Exitosas en respuesta para enfrentar uno de los mayores retos de estudiantes y profesionistas, exponer sus ideas ante públicos, ideal para todos aquellos que sustentarán su examen de grado, aquí encontrarán un método sencillo de la técnica expositiva que el lector podrá aplicar en distintas situaciones.

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Guía práctica para hacer Exposiciones Exitosas