{' '} {' '}
Limited time offer
SAVE % on your upgrade.

Page 1

MONTHLY NARRATIVE REPORT  Grantee:  Latin  American  and  Caribbean  Network  for Democracy (REDLAD)

Reporting Period: October 1st to December 31st of 2015 Report date of submission: 01/15/2016

Agreement Number:  SLM‐AQM‐15‐GR‐1267

Project Duration:    From: 9/24/2015   Through: 9/30/2018

Country/Region:  Latin America

Submitted by:  Gina Romero

Funding Liquidated (Quarter):  $31,856

Contact Information: Gina Romero Latin American and Caribbean Network for Democracy ginaromeroredlad@gmail.com 573152228450

Funding Liquidated (Total): $31,856 Total Award:  $990,099 1a. Brief description of the project:  

REDLAD is awarded a grant to support the development of a Summit of the Americas civil society coordination mechanism to  ensure  that  the  civil  society  organization  (CSO)  community  in  the  region  has  a  meaningful  and  institutionalized  role  in  the  Summit process. This by facilitating systematic consultations with a representative group of civil society and providing technical  assistance to CSOs needing to build capacity and better engagement that allow them to monitor the Summit process. 1b.  Collaboration  and  partnerships:  For  this  period  of  time  the  Team  has  strengthen  the  contact  with  each  stakeholder  involved for the success of the project:  ●

REDLAD is  still  interested  in  be  part  of  the  International  Civil  Society  Week  in  2016,  as  one  scenario  parallel  to  the  Andean consultation which is going to be held in April, and as alternative scenario for increasing the number of CSO  that could be consulted on the Council’s creation. We are in the process of negotiation a wide participation of CSO,  reviewing the details of our participation.  

On November 13th the project´s team (Gina Romero, Cindy García and Hernando Viveros) attended a Videoconference  with the representatives from the OAS (Ambassador James Lambert, Beatriz Piñeres, Catherine Pognat) and from the  U.S  State  Department  (Michael  Fitzpatrick,  David  Silverman,  Jeffery  Thomas,  Jennifer  Showell).  Some  of  the  main  conclusions of the meeting are: o

o

o o

The OAS  showed  its  support  to  the  projects  and  welcomed  the  efforts  in  enhancing  the  Summit  by  strengthening the Civil Society participation. Their concerns are related to issues such as the precise moment  the host country might be involved in the project and the strategies to guarantee the engagement of a wide  number of civil society organizations.  The  U.S  State  Department  reaffirmed  their  confidence  on  Redlad  for  the  project’s  implementation,  Mr.  Fitzpatrick highlighted that the role of the State Department was restricted to monitoring the process but not  to interfere with it.  RedLad  also  expressed  its  concerns  about  the  transfer  of  the  Chairmanship  and  about  understanding  the  Summit as a process itself and not as a one‐time meeting.  The  OAS,  the  Department  of  State  and  the  Team  Project,  committed  to  be  available  to  develop  further  meetings that could contribute to the project success. 

With the intention of gathering the previous experience of civil society’s incidence and participation in 2015’s Summit 

1 | Page


of the Americas, the team´s project has been contacting the committee of CSO that was in charge in organizing CSO’s  participation in Panamá’s Summit. It was expected to arrange a meeting with the Project’s Director during the second  week of December, however it has not been possible yet. A new date is being agreed.  ●

A constant communication with the consortium members have been part of the activities of the quarter. Initially the  communication was around a deeper explanation of the project, subsequently about the sub‐grants agreement and  around the Kick‐off meeting that was held in Bogotá at the beginning of december. 

2.  Executive summary:  During the period reported (from October to December), the team worked in four different types of  activities: A. Reports: On the 28th of October the project´s team sent the first quarterly report of activities. On the 11th of November and  on the 15th December the project´s team sent monthly reports.  B.

Designing and update of internal documents:   ● During the period reported the Team and Consortium worked in the creation of the Terms of Reference for hiring the  ‘Comparative  study  on  best  practices  and  lessons  in  CSO  consultation  mechanisms’  and  the  ‘stakeholders'  mapping  and engagement strategy’, which are products of the project. The documents (enclosed to this report ‐ Enc 1) were  produced in english and spanish and the Consortium decided not to open a public call but a shortlisted call based on  recommendations from each member.  ● As an input for the first Consortium meeting and as a tool for internal planning, the team developed a first draft of an  operative plan (Enc 2) that focused in activities related with objective 1. After the meeting and first review, the plan  will be completed and included in a software tool called spreadsheet, by Google apps.  ● It is important to say that although in the project it was said that we will be producing a comparative study on best  practices and lessons in CSO consultation mechanisms, the Consortium decided to modify slightly the approach of this  product,  now  it  would  be  a  Study  of  similar  experiences  of  civil  society  participation  in  multilateral  scenarios  (not  necessarily a comparative study because there are experiences that for its diversity cannot be compared). Besides, it  was decided to include in the study a review of experiences used by the OAS itself and some of its official offices and  partners (such as, for example, the IHRC and the Youth Forum). ● The team is harmonizing Redlad’s internal administrative manuals, with specific needs and procedures which preexist  in the Consortium members.  ● The Consortium has reviewed the sub‐awards draft and a new draft was prepare to be sent to the DOS for its revision.

C. Consortium Meeting: The Consortium kick off meeting was held in Bogotá between the 2st and the 3th of December 2015. This meeting gather all  of  the  representatives  from  the  Consortium  organizations:  the  Latin  American  and  Caribbean  Network  for  Democracy  ‐  REDLAD,  D  &  D  International  (Peru),  Seeds  for  Democracy  (Uruguay),  Center  for  Training  and  Promotion  of  Democracy  CECADE  (El  Salvador),  GOAL  International  Academy  of  Learning  and  the  Civil  Society  Board  (Trinidad  and  Tobago)  and  Citizenship Participation (Dominican Republic). The meeting agenda is enclosed (Enc 3) to the present report as well as the minutes of the meeting (Enc. 4). In sum, this  meeting accomplished its objectives. As a result, the Consortium fully understood the project and agreed around some of  the political, technical, administrative and communicational issues that are necessary for the success of the project. The  Consortium also discussed about some starting definitions about the CSO Council, they are referred in the minutes of the  meeting as well.  As part of the Consortium meeting, it was applied one qualitative survey about the confidence of the Consortium members  in the process. The questions and results are attached to this report (Enc. 5). For the Team of the project it was significant  to appreciate optimistic starting points in terms of the high trust of the Consortium members in their capacity of achieving  the  project’s  objectives.  In  addition,  we  perceive  quite  normal  the  moderate  trust  in  the  project’s  impacts  on  complex 

2 | Page


scenarios where there is not control over all the factors, such as governments’ volition, that is part of the challenges. E. Other relevant meetings ●

On 29 October Washington’s project team had a meeting with representatives of US DoS. The meeting was about the  importance of the relationships with the stakeholders from 2015 summit. The meeting pointed out the suggestions  about:  including  Panama  into  the  project  development,  meeting  with  the  government  of  Panama,  organize  a  joint  forum  with  the  civil  society  organizations  from  Panama,  the  Consortium,  Panama`s  government  and  Redlad.  The  short‐term commitment was to facilitate meetings with the Panama and Peru governments as well as with the OAS  Secretary for Hemispheric Affairs. In  October  the  26th  Washington’s  project  team  had  a  meeting  with  OAS  representatives  (Catherine  Poignant  and  Beatriz Piñeres), to do a follow up of the meeting that was held in September. Besides, the meeting counted with the  participation of Gabriel Bidegain, an Advisor of the Secretary General, Almagro, whom which Redlad’s Director met in  June 2015.  The Consortium member associated with the Caribbean, G.O International Academy of Learning and the Civil Society  Board  of  Trinidad  and  Tobago,  had  been  having  informal  meetings  with  Caribbean  networks’  representatives,  to  present informally the project and gather their initial opinions. The team has been having weekly internal meetings to monitor the progress of the action plan. The meetings have  been held in Bogotá and some others through online tools with the two members based in Washington.

F. Other Actions ● For the travel arrangements and accommodation for the kick‐off meeting, the project’s team purchased flight tickets  and  reserved  hotel  nights.  In  the  process  some  obstacles  were  present,  related  with  the  cancellation  of  three  itineraries already pay for. Attached to this document are the three waivers we needed for the purchase of three of  the tickets. (Enc. 6) ● As  an  input  for  the  Study  of  similar  experiences  of  civil  society  participation  in  multilateral  scenarios,  the  project´s  team has had meetings with the Colombian participants of the Global Open Government Partnership. The objective of  the meetings has been to understand how the civil society organizations participate in the partnership and how they  organize between them (Enc. 6).  ● As a final product of the kick off meeting, with the comments of the Consortium, the project´s team is finishing the  working plan and organizing the project timeline by year. This timeline will be taken by each Consortium organization  and they will outline their own timelines according to the general one.  ● In  the  period  reported  all  the  administrative  actions  were  performed  to  open  up  the  exclusive  bank  account  in  Colombia where the funds related administrated in Colombia will be held.  Project Objectives: 1. To develop and implement a Civil Society Council that represents CSOs across the region in monitoring and advancing  Summit priorities. 2. To increase collaboration in consultation and engagement between CSO and OAS to present recommendations for the  2018 Summit‐ 3. To improve CSOs’ capacities to monitor the implementation and impacts of 2015 Summit commitments and to participate  effectively in 2018 Summit processes. 3. Description of results achieved during the period, using indicators for activities, outputs and outcomes associated with  your agreement. Activity 1:   To develop and implement a Civil Society Council that represents CSOs across the region in monitoring and  advancing Summit priorities

3 | Page


ACTIVITY

INDICATOR

BASELINE DATA (include  date/source)

TARGET (life of the  agreement)

N/A

1.1 Conduct a project planning  meeting with the partners  organizations

One Project Working Plan Document

Consortium members increase their  confidence in their partners and in the  process One report to guide the creation of  the Civil Society Council

1

N/A

N/A

1.2 Organize three focus groups of  20 CSOs each to assess  Number of CSOs demonstrating  opportunities for creating the  increased levels of understanding and  Council interest in participation in Summit‐ related events and activities. 

One Comparative Study of best  practices and lessons in CSO  consultation mechanisms One stakeholders' mapping and  engagement strategy One strategic communications plan 1.4 Develop and conduct a  stakeholder mapping and  Number of CSO surveyed that express  engagement strategy  interest and commitment to  participate in the creation of the  Council Draft of the CSC proposal to be review  by CSOs and other actors and  partners 1.5 Elaborating of draft  documents for CSC establishment Percentage of CSOs’ inputs taken into  account in the draft document for CSC  establishment Number of sub‐regional working  coordination meetings held,  documented and socialized 1.6 Organizing five sub‐regional  working‐coordination meetings to  Number of CSOs demonstrating  finalize CSO support for creation  increased levels of participation in the  of the Council creation of the council and interest in  participating in other Summit  scenarios Number of CSO voting in sub‐regional  coordination meetings for the CSC  1.7 Organizing an online vote to  creation

4 | Page

1  draft  reviewed  and  commented  by  Consortium  members 1 baseline

25%

6

N/A

1.3 Conduct a comparative study  about similar regional oversight  mechanisms and platforms

Result this  Period

CUMULATIVE DATA and % of  progress  completed if  applicable 50%

1 90% of  participants  increase their  confidence  and show  interest in  participating in  Summit‐ related events  and activities

N/A

0

0

0

0

0

5%

0

5%

0 0

0 0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

1 N/A N/A N/A

1 1 350

N/A 1 N/A 60% N/A 100% N/A

250 90%

N/A 300


elect the members of the council

N/A Number of members of the CSC  elected One meeting held and systematized

1.8 Organize the first meeting of  Civil Society Council in Perú (2016)

1.9 Redlad will help the council to  establish its Secretariat and  support the activities of the  Secretariat 1.10 Develop a financial  sustainability model for approval  by the Council

N/A N/A

Number of active members of the CSC

20 (2 women  and 2 men for  each sub‐ region) 1 20 (2 women  and 2 men for  each sub‐ region)

N/A One CSCs working plan

One financial sustainability model  developed  Number of Council members trained  in the financial sustainability model One strategy of communication,  relationship, and knowledge  management

1.11 Assist the Council Secretariat  in design, implementation and  monitoring a strategy of  communication, relationship and  knowledge management to  support the interaction within the  Percentage of CSO users of CSC's  CSC and with the different  media and communicational scenarios stakeholders

0

0

0 0

0 0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

1

N/A N/A

1 20

N/A 1 N/A 80%

Activity 2:  To increase collaboration in consultation and engagement between CSO and OAS to present recommendations for  the 2018 Summit

ACTIVITY

2.1 Support the Council in the  development of a consultation  mechanism between the Council  and OAS‐SIRG to improve skills  and awareness on the process 2.2 Establish a support network in  Peru to work the 2018 Summit  Agenda 2.3  Establish an ongoing  consultation process with  governments 2.4 Develop and Sign an  agreement between the Council  and SIRG

INDICATOR

TARGET (life of the  agreement)

N/A One consultation mechanism  between the Council and OAS‐SIRG  developed One networking plan for building the  2018 Summit Agenda Percentage of countries reporting  information One agreement subscribed  between  the Council and SIRG Number of regional and sub‐regional  consultations between the Council 

5 | Page

BASELINE DATA (include  date/source)

0

CUMULATIVE DATA and % of  progress  completed if  applicable 0

0

0

0

0

0

0

0

0

Result this  Period

1

N/A 80% N/A 70% N/A 1 N/A

1 regional and  5 sub‐regional  consultation 


2.5 Organize 5 sub‐regional  consultation in coordination with  OAS Summit, and one virtual  online consultation

and representative organizations held

Number of CSOs consulted during the  development of the CSO  recommendations for the 2018 SIRG One document with the Civil Society  agenda for the 2018 Summit,  presented to SIRG Number of council meetings held 2.6 Conduct 6 Council meetings, 2  Council members acquire experience  each year from 2016 to 2018 and confidence in relation with CSO,  OAS‐SIRG and other actors Number of meetings among Council,  Secretariat, SIRG, and governments to  secure CSO participation. Number of Western Hemisphere  CSOs, targeted by the project, that  express interest in participating in the  Civil Society Forum at the 2018  Summit.  One document with the Civil Society  recommendations to the SIRG Percentage of presented CSO  recommendations from the civil  2.7 Strengthen the participation of  society council incorporated by  the Council and CSOs to the 2018  Summit stakeholders into Summit  Summit  documents or activities Number of CSOs demonstrating  increased levels of participation in  Summit‐related events and activities. Number of CSOs reporting increased  and substantive CSO engagement in  the Summit process as a result of the  CSO mechanism Percentage of CSOs reporting  increased satisfaction with the  Summit process.

meetings N/A

0

0

0

0

0 0

0 0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

400 N/A 1 N/A N/A

6 90%

N/A 20 TBD 800

N/A

1

N/A 40%

TBD 600 N/A 300 TBC 60%

Activity 3:   To improve CSOs’ capacities to monitor the implementation and impacts of 2015 Summit commitments and to  participate effectively in 2018 Summit processes

ACTIVITY

3.1 Develop a mechanism for  monitoring and evaluating  implementation of Summit  commitments to be used by the  CSO community 3.2 Conduct a needs assessment  for technical assistance and  capacity building among CSOs 

6 | Page

INDICATOR

BASELINE DATA (include  date/source)

TARGET (life of the  agreement)

N/A Percentage of prioritized 2015  Summit mandates monitored by the  council and relevant CSOs. 

0

0

Result this  Period

At least 40%

N/A Number of CSOs demonstrating  increased ability to research, monitor 

0

CUMULATIVE DATA and % of  progress  completed if  applicable 0


44

across the region, to improve  and report on Summit commitments  knowledge and feedback on  in their sub‐regions.  monitoring and evaluation  mechanism /practices  3.3 Design and implementation of  Number of CSO joining the  a plan of enhancement and  enhancement in capacities for  technical assistance according to  monitoring and evaluation the needs identified Five training activities held (one in  3.4 Provide training and Technical  Assistance to at least 100 CSOs for  each subregion) and one Technical  assistance action per CSO involved in  implementing the  the follow up mechanism/Summit commitments 3.5 Produce joint report on  Number of CSO participating in the  outcomes of the 2015 Summit of  joint report the Americas Number of CSOs reporting increased  3.6 Coordinate the adoption of the  and substantive CSO engagement in  Monitoring and Reporting  the Summit process as a result of the  Mechanism CSO mechanism 3.7 Monitoring and evaluate  Number of reports of advance in  programs/projects that impacted  programs/projects impacted by the  the commitments made at the  commitments Summit

N/A

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

70% N/A 105 N/A 50 N/A 50 N/A 22

Monitoring and Evaluation Indicators

ACTIVITY

INDICATOR

Methodological design

One set of orientations for explicit  knowledge management

BASELINE DATA (include  date/source)

One report of the baseline Elaborate baseline of the project Elaboration and management of  One database system for monitoring  databases for participation  participation of CSO in activities and  monitoring discussions Design and measure CSOs’  One report of final state of CSO's  capacities at national, sub‐regional  capacities (including base line) and thematic levels One report of results, impact and  Evaluation of the process recommendations

TARGET (life of the  agreement)

N/A

0

CUMULATIVE DATA and % of  progress  completed if  applicable 1% (technical  requirements  identified) 0 !% (database  structure  designed) 0

0

0

Result this  Period

0 1

N/A N/A

1

0 0

1 N/A 1 N/A

1

5. Challenges, lessons learned and best practices related to your project: ●

One of the main challenges of the project implementation so far is the slow transfer of the Summit Chairmanship from  Panamá to Perú. According to ambassador Lambert the OAS is working towards it but it seems to take longer. It is urgent  to promote this transfer and thus be aware of the next Summit Working Plan definition.  One  of  the  constant  challenges  is  the  communication  among  the  diverse  actors  the  team  is  in  constant  relation:  OAS 

7 | Page


representatives, DOS  team,  Consortium  members  and  other.  The  team  is  exploring  new  tools  to  facilitate  the  communication and the tasks follow up within the Consortium members. By February a tool or strategy should be ready  for use.  Specially  the  communication  with  the  OAS  have  been  challenging.  The  meetings  held  with  Ambassador  Lambert  have  helped to clear some misunderstandings about the project implementations. But in relation with the medium level at the  OAS offices we are in contact with, there is still some challenges as they see the project as a competition to their internal  job. At this point will be very helpful to have the advisor and support from the Political Team from the DoS. In December  the Project’s Director will have some new meetings in Washington with the teams to strengthen these relations.  The  presence  of  the  Project  Director  in  Washington  is  not  constant,  and  that  at  some  point  creates  some  uncertainly  about  the  project’s  leadership,  but  the  strong  support  team  that  the  project  has  in  DC,  joint  with  a  constant  communication among the teams in Bogotá and in Washington, had helped to overcome the challenge. Nevertheless, the  Project’s Director will travel at least once per quarter to follow up directly to all the stakeholders’ relations In  relation  with  the  project’s  management,  the  Team  had  strengthened  its  abilities  to  understand  and  work  with  DOS  formats  and  regulations,  especially  the  Fly  America  Act  and  the  administrative  platforms:  grants  solution  and  Payment  System. The three days rule has been very challenging, the team will establish internal times to fully fit the rule in the  relation with our subgrantees.

6.  Upcoming Events: ● ●

Visit to Panamá: The Project´s Director is still trying to arrange a meeting with the Panamá CSO´s to be able of gather  their lessons learned from the prior Summit of the Americas. These meetings are planned to be on February 2016.   In  January  2016  the  Project´s  Director    will  visit  Washington  to  meet  with  organizations  that  could  help  the  project  implementations.  Additionally  the  Project´s  Director  will  have  meetings  with  James  M.  Lambert  OAS  Secretary  for  Hemispheric Affairs as well as the U.S Department of State to discuss some administrative issues. In next quarter Consortium members and Redlad must start creating a national base of organizations and partners to  advance in the projects activities. Some of this can be done by online communication but at some point some travels  are needed.   

7. Timeline During this period the Team Project has developed activities according to the timeline as it is showed. Although there was a  change in the date of the Consortium meeting, which was held on the first week of December rather than in November, due to  the availability of the members to join it.

Once the plan is finished, we will report the changes that we see in relation with the proposed timeline.

8 | Page


8. Budget Provide an update of the budget by budget category. Effective expenses Categories A. Personnel B. Fringe Benefits C. Travel D. Equipment E. Supplies F. Contractual G. Construction H. Other I. Total Direct Charges J. Indirect Charges  K.  Total Costs

9 | Page

State Dept Funds 16,557.0 2,102.0 9,901.5 N/A 409.0 0 N/A 2,638.0 31,606.5 250.0 31,856.5

Cost Share 0 0 0 N/A 0 0 N/A 0 0 0 0

Total 16,557.0 2,102.0 9,901.5 N/A 409.0 0 N/A 2,638.0 31,606.5 250.0 31,606.5

Profile for Gina Romero - Directora Ejecutiva Redlad

Ir trim dos  

Ir trim dos  

Advertisement