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Documentación Excel

1.

Validar y Filtrar Celdas. a. VALIDACIÓN DE CELDAS.

La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores. Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje de error con instrucciones proporcionadas por el usuario. Los pasos a seguir para designar las entradas de celdas válidas son los siguientes: 1.

Seleccionar las celdas que se van a validar.

2. En el menú Datos, hacer clic en Validación y a continuación clic en la ficha Configuración.

3. Especifique el tipo de validación que desee: a. Permitir valores de una lista. b. Permitir números dentro de los límites. c. Permitir fechas y horas dentro de un período concreto. d. Permitir texto de una longitud específica. e. Calcular qué se permite según el contenido de otra celda. f.

Utilizar una fórmula para calcular lo que se permite.

4. Especifique si la celda se puede dejar en blanco:

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Documentación Excel a. Si desea permitir valores en blanco (nulos), active la casilla de verificación Omitir blancos. b. Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive la casilla de verificación Omitir blancos. 5. Para mostrar un mensaje de entrada opcional cuando se haga clic en la celda, seleccionar la ficha Mensaje de entrada, y escribir el título y el texto del mensaje.

Introducir datos en una celda a partir de una lista. Puede crearse una lista desplegable que obtenga las opciones de celdas situadas en otro lugar de la hoja de cálculo. Para ello: 1.

Se escriben las entradas de la lista desplegable en una sola columna o fila.

2. Se selecciona la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes a los que se desea asignar la validación mediante la lista. 3. En “Datos  Validación  Configuración” en el cuadro Permitir, se hace clic en Lista. 4. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable. 5. En Origen se seleccionan las celdas que sirven de origen para la validación de las celdas seleccionadas.

b. FILTROS: SENCILLOS Y AVANZADOS. Los filtros permiten trabajar con subconjuntos de datos. Un rango de datos filtrado muestra solamente las filas que cumplen ciertos criterios, mientras que se ocultan aquellas filas que NO cumplen los criterios especificados. Las filas filtradas se muestran en azul. Excel permite trabajar con dos tipos de Filtros: el Autofiltro y el Filtro Avanzado. (1) Rango sin filtrar (2) Rango filtrado.

Autofiltro. Trabajar con Autofiltro es la forma más sencilla para recuperar filas. Se activa a través del menú Datos  Filtro  Autofiltro

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Una vez que se ha activado el Autofiltro, cada uno de los campos se muestra con un botón desplegable que permite seleccionar el criterio de consulta. En la imagen de abajo se observa que se han filtrado las filas de la hoja para que se muestre aquellas en las que el campo CATEGORÍA es igual a NOVELA. Al pulsar en el campo PAÍS, aparecen las opciones para establecer los criterios de consulta, por ejemplo: PAÍS = CHILE.

Si deseamos establecer más de un criterio para la misma columna, por ejemplo, PAÍS=NICARAGUA O PAÍS=VENEZUELA, se debe seleccionar la opción Personalizar con lo que aparece la pantalla siguiente:

Filtros avanzados. FORMACIÓN INFORMÁTICA

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Documentación Excel El comando Filtro avanzado permite filtrar pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, hay que escribir los criterios según los cuales se desea filtrar los datos, en un rango de celdas independiente. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos. 

Varias condiciones en una sola columna. Si se incluye dos o más condiciones en una sola columna, se escriben los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, en la imagen siguiente el rango de criterios se ha establecido en las celdas K1:K4. Se mostrarán las filas con la condición siguiente: CATEGORIA = NOVELA O CATEGORIA=CUENTOS O CATEGORIA=PROSA.

Una condición en dos o más columnas. Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, se introducen todos los criterios en la misma fila del rango de criterios y en cada una de las columnas.

En el ejemplo de la imagen anterior, se ha construido un filtro con las condiciones siguientes: CATEGORIA=NOVELA Y PRECIO UNIDAD MAYOR DE 80 

Condiciones creadas como resultado de una fórmula. Se puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula. Por ejemplo, en la imagen siguiente el rango de criterios se ha establecido en las celdas K1:L2. La celda con el nombre de campo se debe suprimir y en la fila siguiente introducir la fórmula haciendo referencia a la celda de la cabecera del campo.

En el ejemplo se mostrarán las filas con las condiciones siguientes: PAIS = ESPAÑA Y PRECIO UNIDAD MAYOR QUE EL PROMEDIO DE TODOS LOS PRECIOS

Cuando evalúa datos, Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y minúscula. Una vez que se ha definido el rango de criterios se siguen los pasos siguientes para establecer el filtro Avanzado: Menú Datos  Filtro  Filtro Avanzado. Se muestra la siguiente ventana:

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En el cuadro Rango de la lista se selecciona el área de datos que se desea filtrar. En el cuadro rango de criterios se selecciona el área donde hemos definido los criterios del filtro. Activaremos Copiar a otro lugar si deseamos crear una copia con los datos filtrados. en este caso, indicaremos la celda a partir de la cual queremos efectuar la extracción de las filas. Caracteres comodín para utilizar en los Filtros. Los siguientes caracteres comodines pueden usarse como criterios de comparación para filtros, así como para buscar y reemplazar contenido. Utilizar

Para buscar

? (signo de interrogación)

Un único carácter. Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco)

Un número de caracteres. Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) ?, *, o ~

seguida

de Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde. Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".

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