Page 1

CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

CAPÍTULO I: LA HOJA DE CÁLCULO: CONCEPTOS BÁSICOS.

1. INTRODUCCIÓN. Una de las aplicaciones informáticas más frecuentes en las empresas son las hojas de cálculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o información susceptible de colocarse en una casilla o celda definida por la intersección de una fila y una columna Una hoja de cálculo es una tabla de información dispuesta en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda que puede contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas. Un aspecto muy interesante de estas hojas consiste en la realización de simulaciones, respondiendo a la pregunta: ¿Qué pasaría si...?, es decir, ¿qué sucedería si un valor o dato de los introducidos en la hoja variase? o bien ¿qué pasaría si una estimación de las efectuadas se incrementara o decrementara en un 10 por ciento? ¿Y si fuera un 20 por ciento?. En estos casos, al variar un valor de la hoja, el programa realiza un recálculo de todas las casillas, con lo que los resultados varían inmediatamente, adaptándose a los nuevos valores que se toman como base de cálculo. De esta forma se obtienen estimaciones del impacto que puede tener la modificación de alguno de los elementos sobre el modelo, simplificando cualquier análisis de sensibilidad. Excel es una moderna hoja de cálculo, de gran potencia y muy sencillo manejo. Incorpora gran variedad de funciones matemáticas, estadísticas, financieras, etc. Además, permite confeccionar representaciones gráficas de forma prácticamente inmediata. Excel se puede iniciar de las maneras siguientes: ¾ Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.

¾ Ir al menú de Inicio, Programas, seleccionar Microsoft Excel y hacer clic..

© Antonio Blanco Gómez

1


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

2. ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL. Al entrar en Excel nos aparecerá la siguiente ventana: a b c d f

e g h i

La descripción de los elementos son: a. Nombre de la hoja de cálculo. b. Barra de menú. Contiene todas las operaciones que se pueden realizar en el libro de trabajo: manejo de archivos, funciones de edición, etc. © Antonio Blanco Gómez

2


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

c. Barra de herramientas Estándar y de Formato. Son funciones abreviadas del menú (incluyen las tareas más comunes de la hoja de cálculo, que se podrán activar con un simple clic). d. Barra de fórmulas. En ella se introducen o modifican los datos de la celda que está activa. e. Barras de desplazamiento. Sirven para moverse a través de la pantalla, desplazándola en sentido vertical u horizontal. f. Celda activa. g. Las hojas de que se compone el libro de trabajo. h. Botones de desplazamiento a través de las diferentes hojas del libro. i. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.

3. EL LIBRO DE TRABAJO. FUNCIONAMIENTO DE UN LIBRO DE TRABAJO Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un fichero en el disco duro. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultánea. El libro de trabajo predeterminado se abre con tres hojas de cálculo, con nombres desde ‘Hoja1’ hasta ‘Hoja3’. Si se desea que los nuevos libros se abran con un número diferente, ir al menú Herramientas, Opciones, carpeta General e introducir el número en la casilla Número de Hojas en nuevo libro. Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las hojas de un libro. OPERACIONES CON LAS HOJAS DE UN LIBRO DE TRABAJO Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, mover o copiarlas, etc. También se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo. Seleccionar varias hojas Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como podría ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y entonces mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.

© Antonio Blanco Gómez

3


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Desplazarse en un libro de trabajo La manera más sencilla de moverse a través del libro de trabajo es utilizar los botones de desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura:

a b c d

Mediante los botones de desplazamiento se pueden mover las etiquetas hacia la derecha (c) o hacia la izquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la última (d) hoja del libro de trabajo. Insertar hojas Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria disponible. Para insertar hojas de cálculo: 1. Se selecciona un número de hojas igual al número de las que se quiere insertar. 2. Ir al menú Insertar, elegir Hoja de calculo. Las nuevas hojas aparecerán a la izquierda de las seleccionadas. Eliminar hojas Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son: 1. Seleccionar las hojas que se desea eliminar. 2. Ir al menú Edición, elegir Eliminar hoja.

Cambiar el nombre de las hojas Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra en la siguiente figura:

a b c d

Mover hojas Es posible mover hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya existente o creado especialmente, pero no se podrá hacer utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar.

© Antonio Blanco Gómez

4


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Mover hojas dentro de un libro de trabajo Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se moverá a la nueva posición. Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posición serán insertadas juntas. Mover hojas a otro libro de trabajo Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los siguientes pasos: 1. Seleccionar las hojas que se desean mover. 2. Ir al menú Edición, elegir Mover o Copiar hoja. 3. En el cuadro de diálogo que aparece, se selecciona el libro de trabajo destino (a) (debe haberse abierto anteriormente) y la posición donde se insertarán las hojas (b). Si existe alguna hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo destino, se cambiará el nombre de la hoja que se ha movido. Si se quiere crear un libro nuevo con las hojas seleccionadas, entonces se elige como libro de destino Nuevo libro en (a).

a

b

c

Copiar hojas dentro de un libro de trabajo El procedimiento es el mismo que para mover las hojas, pero manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras se arrastra con el ratón. El nombre de las copias de las hojas será cambiado; por ejemplo, la copia de una hoja denominada ‘Factura’ se llamará ‘Factura (2)’.

© Antonio Blanco Gómez

5


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Copiar hojas a otro libro de trabajo El procedimiento es similar al de mover las hojas, con la diferencia de que se debe marcar la casilla Crear una copia (c) en el cuadro de diálogo donde se escoge el libro de destino. Dividir la ventana de trabajo En hojas muy extensas, resulta cómodo dividir la ventana de visualización en partes que permitan observar, al mismo tiempo, zonas de la hoja no adyacentes. Para ello: 1. Se selecciona una celda a partir de la cual se quiere hacer la división. 2. Ir al menú Ventana, seleccionar Dividir, con lo cual aparecerá la división. Si se desea modificar la división, basta con pulsar en la línea de división (a) y arrastrar hasta la posición deseada.

© Antonio Blanco Gómez

6


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

CAPÍTULO II: INTRODUCCIÓN DE DATOS Y FÓRMULAS.

1. INTRODUCCIÓN DE DATOS. Para introducir datos en una hoja de cálculo, se selecciona la celda (a), haciendo clic sobre ella. Aparece la siguiente pantalla: b

c

d

a

Se escriben los datos en la barra de formulas (d) y cuando se termina se pulsa en 9 (c). Para cancelar se pulsa × (b). Se puede escribir los mismos datos en varias celdas al mismo tiempo. Para ello, se seleccionan las celdas en cuestión pulsando con el ratón sobre las celdas y manteniendo pulsado la tecla Ctrl. Se escriben los datos en una de ellas y finalmente se pulsa Ctr+Enter. En una hoja de cálculo se pueden introducir dos tipos de datos: ¾ Valores constantes. Se escriben directamente en las celdas. No cambian, a menos que se seleccione la celda y se edite su contenido. ¾ Fórmulas. Secuencia de valores, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de datos existentes. El valor creado mediante una fórmula puede cambiar cuando lo hacen otros valores de la hoja de cálculo. A continuación veremos los diferentes tipos de datos que pueden aparecer en una hoja de cálculo: números, fechas, horas, texto, valores lógicos y valores de error. Números Al crear una hoja de cálculo, todas las celdas tendrán asignado el formato de número General, que presenta los valores tal como fueron introducidos, usando para ello el formato de número entero (123), el de fracción decimal (123,45) o, cuando el número es más largo que la celda, notación científica (1.23E+05). Los números se alinean a la derecha de la celda, aunque después se puede cambiar la alineación. Si un número es demasiado largo para aparecer en una celda, se mostrará en su lugar una serie de signos (####) o la notación científica, dependiendo del formato preestablecido. Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente, el número aparecerá en la celda. Este hecho se recoge en la siguiente figura:

© Antonio Blanco Gómez

7


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Se puede cambiar la forma en que se muestran los números, cambiando el formato de las celdas en las que están. Tendremos que tener en cuenta que el número que aparece en pantalla está basado en el formato de número de la celda, y puede ser distinto del que Excel almacena. Por ejemplo, si una celda tiene un formato que muestra sólo dos decimales y se introduce 1,234 en la celda, se mostrará 1,23. Sin embargo, Excel almacena los números con 15 dígitos de exactitud, de forma que al realizar cálculos se utiliza el número que está almacenado, y no el que aparece en pantalla. En la barra de fórmulas se muestra el valor real de la celda que se ha seleccionado, independientemente del formato que se haya aplicado al número. Texto Un texto puede estar compuesto de caracteres o de cualquier combinación de números y caracteres. Cuando se introduce texto, los caracteres se alinean a la izquierda de la celda, aunque al igual que con los números se puede cambiar su alineación. Fechas y horas Aunque se pueden mostrar fechas y horas bajo varios formatos, Excel almacena las fechas como números de serie y las horas como fracciones de decimales. Al ser consideradas como números, se pueden sumar, restar y añadir a otros cálculos. Valores lógicos y de error Los valores lógicos son VERDADERO y FALSO; aparecen en general como resultado de fórmulas que contienen una función lógica. Los valores de error aparecen cuando no es posible calcular correctamente una fórmula para una celda, y son: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡NULO!, #¡DIV/0!, #¡NUM! y #¿NOMBRE?. Normalmente, no se introducen valores lógicos o de error como datos en una hoja de cálculo. INTRODUCCIÓN DE NÚMEROS Con relación a la introducción de números existen algunas reglas que debemos de tener en cuenta. Si no se siguen estas reglas los dígitos no serán considerados como números, sino como caracteres alfanuméricos, con los que no se podrán hacer operaciones.

© Antonio Blanco Gómez

8


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Estas reglas son: ¾ Deberá comenzar con un dígito (0..9), un signo +, -,=, una coma. ¾ Un número puede terminar con un signo de % (porcentaje). Este signo divide al número entre 100. ¾ Un número puede tener como máximo una coma decimal. ¾ No se deben utilizar puntos o espacios para separar las cantidades. Existen funciones especiales para cambiar el formato de los números. ¾ Un número se puede introducir en notación científica: 2,E+02 es igual a 200. Para introducir un número en una fórmula, basta con escribirlo. Sin embargo, se debe tener en cuenta que no se pueden utilizar paréntesis para indicar números negativos, puntos para separar los miles, ni el signo moneda (€). Si se escribe el signo de porcentaje (%) después de un número, será interpretado como un operador de porcentaje, que actuará en el número anterior. INTRODUCIR FECHAS Y HORAS. Se pueden introducir fechas y horas, tanto como valores constantes como dentro de fórmulas. Si se introduce una fecha o una hora que Excel reconoce, el formato de la celda cambiará automáticamente al formato adecuado. Al introducir fechas y horas, se debe tener en cuenta que: ¾ Excel hace caso omiso de las mayúsculas. ¾ Por defecto la hora se muestra con el formato de 24 horas. Para que se use el de 12 horas se debe escribir «a» o «p» después de la hora, dejando un espacio en blanco en medio. ¾ Se puede escribir fecha y hora en la misma celda, separándolas mediante un espacio. ¾ Para introducir fechas, usar la barra diagonal (/) o el guión (-). INTRODUCIR TEXTO Simplemente se selecciona una celda y se escribe el texto. En una celda se pueden introducir hasta 255 caracteres. Se podrá dar formato (tipo de letra, tamaño, etc.) individualmente a los caracteres de una celda. También se pueden crear entradas de texto que sólo contengan números; la manera más fácil es poniendo un apóstrofo (') delante del número. Para introducir texto en fórmulas, se deberán poner los caracteres entre comillas dobles. Por ejemplo, la fórmula = «"Total para"» & «"2002"» mostraría el texto «Total para 2002». Si al ir escribiendo texto en una celda ocurre que no cabe, el texto comienza a invadir la celda de la derecha si está vacía (a), pero se recortará cuando la celda de la derecha contenga datos (esto no significa que se borran, simplemente no se ven; para verlos hay que ampliar el ancho de la columna). Por ejemplo, en la siguiente figura se muestra el aspecto que adoptan dos celdas (a), con los mismos datos, según esté ocupada o no la celda adyacente (b):

© Antonio Blanco Gómez

9


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

a

b

LA COPIA INTELIGENTE O LLENADO DE CELDAS ADYACENTES. Si se va introducir una serie, como los meses del año o los días de la semana, la manera más fácil de hacerlo es seleccionar las celdas donde comienza la serie y pulsar en la esquina inferior derecha; el puntero se transforma en una cruz cuando está en la posición correcta, tal como aparece en la siguiente imagen:

Puntero del ratón

Si en una selección se arrastra el cuadro de llenado, ampliando así el rango, Excel completará los datos a todo el rango que se arrastra. La forma de completar el rango dependerá de si Excel reconoce o no una serie de datos en el rango de celdas original. Si reconoce una serie (puede ser una serie de números, de meses, de fechas u ordinales), entonces lo que ocurrirá es que la serie se aumenta hasta completar el rango arrastrado. Si Excel no reconoce una serie, entonces lo que ocurrirá es que los datos se copiarán hasta completar el rango. Por ejemplo:

a

b

a) Se ha insertado las dos primeras columnas. Se han seleccionado y arrastrado el cuadro de llenado hasta la columna 5. b) Se ha insertado y seleccionado únicamente la primera columna. Si en una selección se arrastra el cuadro de llenado hacia dentro de la selección, en lugar de hacia fuera, se borrarán los datos de la selección original que no se encuentren dentro de la nueva selección.

© Antonio Blanco Gómez

10


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

2. INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS.

En una fórmula pueden aparecer múltiples elementos: operadores, constantes, nombres, rangos de celdas, etc. Las fórmulas comienzan siempre con un signo igual (=). =(B4/25)+100 =Ingresos-Gastos =SUMA(A1:A5) =SI(A1 > 100;A1+0,1*A1;A1+0,05*A1)

Los operadores especifican una operación que debe realizarse con los elementos de una fórmula. Los hay de diferentes tipos: aritméticos, de comparación, de texto, etc. OPERADORES ARITMÉTICOS: Este tipo de operadores permiten realizar las operaciones matemáticas básicas. Los operadores son: Operador + * / % ^

Operación Suma Resta Multiplicación División Porcentaje Potenciación

OPERADORES DE COMPARACIÓN: Permiten comparar dos valores, produciendo como resultado VERDADERO o FALSO. Operador = > < >= <= <>

© Antonio Blanco Gómez

Significado Igual Mayor Menor Mayor o igual Menor o igual Distinto

11


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

OPERADOR DE TEXTO: Se trata del operador &, que permite concatenar dos o más cadenas de texto en una sola continua. Por ejemplo: "Bienvenido" & "a" & "Excel" mostraría el texto "Bienvenido a Excel". OPERADORES DE REFERENCIA: Hay tres operadores de referencia: ¾ Rango (dos puntos). Hace mención a todas las celdas entre dos referencias, incluyendo éstas. Por ejemplo, B2:E2 incluye las celdas B2,C2,D2 y E2. ¾ Unión (punto y coma). Produce una referencia única, resultado de unir otras dos. Por ejemplo, la suma de Al+A2+A3+Bl+B2+B3 es equivalente a la suma de Al :A3;BI :B3. ¾ Intersección (espacio). Hace referencia a las celdas comunes a dos referencias. Por ejemplo, B7:D7 C6:C8 hace referencia a C7, celda resultado de la intersección. ORDEN DE EVALUACIÓN DE LOS OPERADORES: Cuando se combinan varios operadores en la misma fórmula, Excel realiza las operaciones en el siguiente orden de prioridades: Operador : ; [espacio] % ^ * / + & = < > <= >= <>

Descripción Operadores de referencia. Negación Porcentaje Potenciación Multiplicación y división Suma y resta Unión de texto Comparación

Los operadores con la misma prioridad se evalúan de izquierda a derecha. Se pueden utilizar paréntesis para alterar el orden de evaluación de los operadores. Hay que recordar que para indicar números negativos en una fórmula no se deben usar paréntesis, sino el signo menos delante del número. LOS VALORES DE ERROR. Excel, según el tipo de operadores que haya en una fórmula, espera un cierto tipo de valores. Si se introduce un valor de un tipo diferente al esperado, Excel intentará convertir el valor. En caso de que no lo logre, aparecerá un mensaje de error. Cuando Excel no es capaz de calcular correctamente el valor de una fórmula para una celda, presenta un valor de error en dicha celda. Los valores de error comienzan con el signo de número (#), y pueden ser:

Valor de error

© Antonio Blanco Gómez

Motivo del error 12


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

#¡DIV/0! #N/A #¿NOMBRE? #¡NULO! #¡REF! #¡VALOR! ######

Se intentan dividir por cero Se intenta referir a un valor no disponible Se usa un nombre que Excel no reconoce. Se especifica una intersección de dos áreas inválida Se está refiriendo a una celda no válida Se usa un argumento u operador equivocado El resultado producido es demasiado largo para la celda. No es en realidad un error, sino una indicación de que se debe aumentar el ancho de la columna

Debemos tener en cuenta que si una fórmula incluye una referencia a una celda que contiene un valor de error dicha fórmula producirá también un valor de error.

© Antonio Blanco Gómez

13


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

CAPÍTULO III: FORMATO DE LA HOJA DE CÁLCULO. Las diferentes opciones de formato de Excel permiten hacer las hojas de cálculo más atractivas y fáciles de leer. Se puede asignar formato a las celdas de una hoja de cálculo antes o después de introducir los datos. Además, se puede dar formato a celdas en varias hojas de cálculo simultáneamente, si se seleccionan previamente. Los formatos de una celda son entidades independientes de los datos contenidos en ella, es decir, se pueden copiar, modificar o eliminar formatos de celda independientemente de los datos que haya en las celdas.

1. CAMBIAR EL ANCHO DE COLUMNAS En una hoja de cálculo nueva, las columnas tienen un ancho estándar. Se puede cambiar el ancho estándar para ajustar todas las columnas, o bien ajustar alguna en concreto. Para ello hay varias maneras: ¾ Se puede ajustar el ancho de una columna arrastrando el borde derecho del encabezado de la columna. El puntero del ratón cambiará apareciendo unas flechas, de la siguiente manera: Cursor

¾ Se pulsa doble clic sobre el borde derecho del encabezado de la columna, con lo que el ancho se modificará para acomodarse a la entrada más larga que haya en la columna. ¾ Ir al menú Formato elegir Columna, con el que se puede: • Establecer un ancho de columna numérico (Ancho). • Ajustar el ancho de la columna a la entrada más larga (Ajustar a la selección). • Ocultar o mostrar columnas. • Se establece el ancho de columna estándar para las columnas seleccionadas o para la hoja de cálculo (Ancho estándar). Para ajustar el ancho de varias columnas al mismo tiempo, basta seleccionar primero las columnas y ajustar entonces el ancho de cualquiera de ellas.

© Antonio Blanco Gómez

15


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

2. MODIFICAR LA ALTURA DE LAS FILAS Aunque las filas se ajustan automáticamente para acomodar un retorno automático de un texto o una fuente más alta que la fila, también es posible modificar el alto de las filas manualmente. Para ello: ¾ Se puede ajustar el alto de una fila arrastrando el borde inferior del encabezado de la fila, de la misma manera que al ancho de la columna. ¾ Se pulsa doble clic sobre el borde inferior del encabezado de la fila, con lo que la altura se modificará para acomodar la entrada más alta que haya en la fila. ¾ Ir al menú Formato, elegir Fila, aparece un cuadro de diálogo con el que se puede: • Establecer un valor numérico para la altura de la fila (Alto). • Ajustar la altura de la fila a la entrada más alta de la fila (Ajustar a la selección). • Ocultar o Mostrar filas. Para ajustar la altura de varias filas al mismo tiempo, basta seleccionar primero las filas y ajustar entonces la altura de cualquiera de ellas.

3. ALINEAR LOS DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO. Para alinear el contenido de las celdas de la hoja de cálculo, la manera más sencilla es a través de la barra de herramientas Estándar. Se seleccionan las celdas que se desean modificar y se pulsa en la barra de herramientas Estándar los botones:

a

a. b. c. d.

b

c d

Para alinear a la izquierda. Para centrar. Para alinear a la derecha. Permite centrar el texto en una selección de varias celdas.

© Antonio Blanco Gómez

16


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

4. FORMATO DE CELDA. Al activar el menú Formato opción Celda, se nos muestra un cuadro de diálogo con diferentes opciones: números, fuentes, alineación, bordes, etc. Todos estos apartados nos permiten modificar el aspecto de una celda o conjunto de ellas. A continuación iremos analizando cada uno de los diversos apartados..

FORMATO DE NÚMEROS: Mediante este el siguiente cuadro de diálogo:

Podremos dar formato a la salida de los distintos tipos de datos: números, fechas, horas, moneda, etc. Existen algunos botones en la barra de herramientas que nos facilitan algunas tareas sin necesidad de acudir a esta opción.

a

a. b. c. d. e.

b

c

d

e

Estilo moneda. Estilo porcentual. Estilo millares. Aumenta decimales. Disminuye decimales.

© Antonio Blanco Gómez

17


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

ALINEACIÓN:

Desde este cuadro de diálogo podremos establecer la alineación y orientación del texto en la celda o conjunto de ellas, así como la posibilidad de ajustar el texto a una celda determinada.

FUENTES: Para cambiar el aspecto de las fuentes de texto de una celda, tendremos que activar esta opción.

a. b. c. d. e. f.

Se selecciona la fuente de la letra. Se escoge el estilo de la letra (negrita, cursiva, etc.) Se indica el tamaño de letra. Se escoge el tipo de subrayado. Efectos. Diferentes formas de ver un texto. Color. Aplica color al texto.

© Antonio Blanco Gómez

18


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

b

a

c

d

f

e

Una manera más fácil de cambiar la apariencia de los datos es a través de la barra de herramientas Estándar:

a

a. b. c. d. e.

b

c

d

e

Permite seleccionar el tipo de letra. Ajusta el cuerpo de letra. Selecciona texto en negrita. Selecciona texto en cursiva Aplica subrayado simple.

BORDES: Para añadir bordes y cambiar el color, seleccionaremos la celda o conjunto de ellas y activaremos esta opción.

. :

© Antonio Blanco Gómez

19


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

a

b

c

a. Se selecciona el borde que se desea aplicar. b. Estilo de la línea. c. Se selecciona el color. Existe otra manera más sencilla de añadir bordes, cambiar el color del fondo y del texto, si bien el estilo de línea no se podrá seleccionar. Para ello se pulsa en el botón correspondiente de la barra de herramientas Estándar. b

c

a

a. Permite aplicar diferentes bordes a una celda o rango de celdas. b. Aplica un color al fondo de una celda o rango de celdas. c. Permite seleccionar el color del texto. Para copiar el formato de una celda o grupo de celdas a otras celdas, se puede utilizar la opción de aplicar formatos rápidamente: 1. Se selecciona la(s) celda(s) con el formato que se quiere copiar. 2. Se pulsa el botón Formato de la barra de herramientas Estándar.

3. El puntero del ratón adopta la forma de una brocha. Se pulsa clic y se selecciona la(s) celdas(s) a las que se aplicará el formato. © Antonio Blanco Gómez

20


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

También podemos establecer el color de fondo de las celdas, mediante la opción Tramas:

© Antonio Blanco Gómez

21


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

CAPÍTULO IV: EDICIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO.

1. EDITAR O CAMBIAR UNA CELDA. Para cambiar el contenido de una celda se pulsa doble clic sobre la celda a modificar, con lo que aparece la siguiente imagen: Activada la edición Celda a editar

Aparece el punto de inserción y en ese momento se puede editar el contenido de la celda de la forma habitual.

2. COPIAR Y MOVER CELDAS. Si necesitamos copiar (duplicar) información en otra parte de la hoja (se debe tener en cuenta que las celdas que contengan referencias relativas se actualizan), los pasos a seguir son: 1. Se seleccionan las celdas a copiar. 2. Se elige: ¾ En la barra de herramientas Estándar, seleccionar el botón Copiar.

¾ Ir al menú Edición y pulsar Copiar. 3. Ir a la posición de la hoja a donde se desea mover: ¾ En la barra de herramientas Estándar, se selecciona el botón Pegar.

¾ Ir al menú Edición y elegir Pegar.

© Antonio Blanco Gómez

23


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Igualmente se puede mover el contenido de una o varias celdas, modificando la celda a donde se mueve. Los pasos a seguir son: 1. Se seleccionan las celdas a mover. 2. Se elige: ¾ En la barra de herramientas Estándar, seleccionar el botón Cortar.

¾ Ir al menú Edición, pulsar Cortar 3. Ir a la posición de la hoja a donde se desea mover: ¾ En la barra de herramientas Estándar, se selecciona el botón Pegar.

¾ Ir al menú Edición y elegir Pegar. Existe otra manera de mover celdas, en la cual, si la celda destino tiene datos, Excel solicita confirmación para reemplazar su contenido. Para ello: 1. Se seleccionan las celdas a mover. 2. Se coloca el puntero sobre el borde de la selección, y el puntero se transforma en una flecha. 3. Se arrastra hasta la zona a donde se desea mover y, si hay información, aparece un cuadro de diálogo para confirmar si queremos reemplazar el contenido de la celda destino.

3. INSERTAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS. Se pueden insertar celdas, filas y columnas en blanco dentro de una hoja de cálculo. Al insertar celdas, las casillas circundantes se desplazan para dejar sitio a las nuevas. Para insertar una columna o una fila los pasos a seguir son: 1. Se hace una selección con tantas filas o tantas columnas como el número de filas o de columnas que se desea insertar. 2. Ir al menú Insertar y elegir Filas o Columnas, dependiendo de lo que se desea insertar. Las filas se insertarán por encima de la selección, y las columnas a la izquierda.

© Antonio Blanco Gómez

24


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Para insertar celdas, tendremos que seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar un rango de celdas del mismo tamaño que las celdas que se quiere insertar. 2. Ir al menú Insertar, elegir Celda. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

a

3. Se elige la dirección (a) en la cual se quiere que se desplacen las celdas existentes para dejar lugar a las nuevas.

4. ELIMINAR O BORRAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS. Se debe distinguir entre eliminar y borrar celdas. Cuando se eliminan celdas, éstas desaparecen de la hoja de cálculo, y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el espacio vacío. Cuando se borran celdas, se elimina el contenido, pero las celdas permanecen en la hoja de cálculo. Borrar y eliminar celdas produce también resultados diferentes en las fórmulas que hacen referencia a las celdas implicadas. Si se borra el contenido de una celda, su valor es cero, y cualquier fórmula que se refiera a la celda obtendrá un valor de cero. Si se elimina una celda, cualquier fórmula que hiciera referencia a la celda eliminada no podrá encontrarla, y devolverá el valor de error #¡REF! ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS: 1. Seleccionar el rango de celdas que se desea eliminar. 2. Elegir el comando Eliminar del menú Edición. Si se han seleccionado filas o columnas completas, éstas serán eliminadas. En otro caso, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

a

© Antonio Blanco Gómez

25


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

3. Se debe especificar cómo se quiere que las celdas circundantes ocupen el espacio que dejarán vacío las celdas que se eliminan, o bien indicar que lo que se quiere es borrar las filas o las columnas completas ocupadas por el rango seleccionado (a).

BORRAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS: Con este procedimiento se borrarán solamente las fórmulas y los valores de las celdas seleccionadas. Para ello: 1. Seleccionar el rango de celdas que se desea borrar. 2. Hay dos maneras: ¾ Se pulsa la tecla Suprimir. ¾ Ir al menú Edición, pulsar Borrar. Aparecerá un menú que permitirá borrar solamente el formato de las celdas, los comentarios, el contenido (valores y fórmulas) o bien todo.

5. BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO, NUMEROS O CELDAS. Se puede buscar en una o más hojas de cálculo (las que estén seleccionadas) celdas que contengan caracteres específicos (texto, números, etc.), para ello ir al menú Edición, seleccionar Buscar, con lo que aparece el siguiente cuadro de diálogo:

f

a

b c

d

e

a. Se escribe la palabra a buscar. b. Se selecciona el tipo de búsqueda: por filas o por columnas. c. Permite especificar en dónde se desea realizar la búsqueda: en fórmulas, valores, o comentarios. d. Exige la total coincidencia con el texto a buscar. e. Indica si la palabra a buscar debe coincidir con mayúsculas y minúsculas. f. Buscar siguiente. Inicia la búsqueda, o la continúa si ya ha encontrado el texto en alguna parte de la hoja.

© Antonio Blanco Gómez

26


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Si lo que se quiere es buscar y reemplazar secuencias de caracteres en celdas de la hoja de cálculo, entonces se debe elegir el comando Reemplazar del menú Edición o se pulsa el botón Reemplazar de la ventana de Búsqueda.

f

a b

g

c

h

d

a. b. c. d. e. f. g. h.

e

Se escribe el texto a buscar. Se escribe el texto con el que se va a reemplazar. Se selecciona el orden de búsqueda. Se indica que deben coincidir exactamente mayúsculas y minúsculas. Búsqueda solamente en celdas completas. Inicia la búsqueda o la continúa. Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada por la propuesta. Reemplazar todas. Se indica que reemplace todas las palabras que coincidan, sin pedir confirmación.

Nota: Cuando, por error, se realiza una operación no deseada, como por ejemplo eliminar una columna válida, existen opciones que permiten deshacer o rehacer (volver a ejecutar la operación) las últimas acciones ejecutadas. Estas operaciones son iguales a las que ofrece Word, y se accede a ellas con los mismos botones en la barra de herramientas Estándar:

a

b

El botón Deshacer (a) permite eliminar la última acción realizada. El botón Rehacer (b) permite repetir la última acción cancelada.

© Antonio Blanco Gómez

27


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

CAPÍTULO V: LAS FUNCIONES DE EXCEL.

1. REFERENCIAS. Las referencias se basan en los encabezados de las columnas y filas de la hoja de cálculo. Permiten identificar celdas o grupos de celdas, y se pueden incluir en fórmulas. La hoja de cálculo tiene un total de 256 columnas (rotuladas con letras de la «A» a la «IV») y 60.536 filas (rotuladas con números del 1 al 60.536). Una celda vendrá especificada por la intersección de una fila con una columna. Esto se conoce como estilo de referencia Al. La referencia de la celda activa aparece en el cuadro de nombres en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, como se muestra en la siguiente figura: Referencia Celda activa

Hay tres tipos de referencias: referencias relativas, referencias absolutas y referencias mixtas.

Referencias relativas: Cuando se utiliza una referencia en una fórmula, ésta puede ser relativa, es decir, indica a Excel la posición que la celda referenciada ocupa respecto a la celda donde se introduce la fórmula. Si se copia la fórmula en otra celda, las referencias relativas que contiene son actualizadas automáticamente respecto a la nueva posición. Por ejemplo, una fórmula situada en la celda A3 que sea =A1+A2, al copiarse en la celda B3 se convertirá en =B1+B2. Referencias absolutas: Otra posibilidad para indicar en una fórmula la posición de una celda, es hacerlo de modo absoluto. Una referencia absoluta, como $A$1, indica a Excel cómo encontrar otra celda según su posición exacta en la hoja de cálculo. Estas referencias se designan añadiendo el signo del dólar ($) antes de la letra de la columna y del número de la fila, o bien pulsando la tecla F4 después de escribir la referencia en la fórmula. De este modo, una fórmula situada en la celda A3 que sea =$A$1+$A$2, al copiarse en la celda B3 seguirá siendo =$A$1+$A$2.

© Antonio Blanco Gómez

28


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Referencias mixtas: Una referencia como A$1 o $A1 indica a Excel cómo encontrar otra celda combinando la referencia de una fila o columna exacta con una columna o fila relativa. Una referencia mixta se escribe anteponiendo el signo del dólar ($) antes de la letra de la columna o del número de la fila que se quiera especificar como fija. El siguiente ejemplo pone de manifiesto la utilización de referencias mixtas: Valores originales en columna A Valores copiados en columna C =A1+10 =$A1+10 =A$1+10

=C1+10 =$A1+10 =C$1+10

INTRODUCCIÓN DE REFERENCIAS. Aunque se pueden introducir las referencias en las fórmulas escribiéndolas, la manera más sencilla es, después de escribir el signo igual o un operador (por ejemplo, +, -, <, ;), seleccionar la celda o el rango de celdas del que se desea introducir la referencia por medio del ratón. La selección aparecerá rodeada por una línea punteada llamada borde móvil. Aunque lo normal será usar referencias a celdas que están en la misma hoja que la fórmula, también se puede hacer referencia a celdas que están en otra hoja del mismo libro. Para referenciar a una celda de otra hoja, se le antepone el nombre de la hoja al de la celda, separándolos con el signo !, por ejemplo, Hoja2!A1 hace referencia a la celda A1 de la hoja “Hoja 2”.

2. ASIGNACIÓN DE NOMBRES A LAS REFERENCIAS. Se pueden crear nombres para establecer referencias a una celda, un grupo de celdas, un valor o una fórmula. El uso de nombres proporciona las siguientes ventajas: ¾ Se puede compartir el mismo conjunto de nombres en todas las hojas de un libro de trabajo. ¾ Las fórmulas con nombres son más fáciles de leer y recordar. Por ejemplo, es más fácil de leer «=Ingresos-Gastos» que «=B6-A6». ¾ Si por algún motivo se cambia la estructura de la hoja de cálculo, se puede cambiar la referencia en un solo lugar y hacer que se actualicen automáticamente todas las fórmulas que utilizan ese nombre. ¾ Se puede hacer que Excel cree automáticamente nombres para las celdas, basándose en los títulos de las filas o de las columnas, o bien escribiendo directamente los nombres. Los nombres deben comenzar por una letra. Los demás caracteres pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado. No se permite espacios. Los pasos a seguir para dar un nombre a una celda o grupos de celdas son:

© Antonio Blanco Gómez

29


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

1. Se selecciona las celdas o rango de celdas. 2. Ir al menú Insertar, seleccionar Nombre. 3. Se selecciona Definir, aparece el siguiente cuadro de diálogo:

a

b

Se escribe el nombre que se asignará a las celdas seleccionadas bajo la leyenda Nombres en el libro (a). El nombre introducido se añadirá entonces a la lista del cuadro de nombres. El rango se especifica en el cuadro Se refiere a: (b). Funcionamiento del cuadro de nombres

Cuadro de nombres

El cuadro de nombres de la barra de fórmulas sirve para seleccionar una celda o un rango definido por un nombre, así como para insertar un nombre en una fórmula.

Aplicar nombres Después de definir un nombre para una celda o un rango, se podrá reemplazar con ese nombre, en todo o en parte de la hoja, las referencias que haya a la celda o rango al que le se ha dado nombre. Por ejemplo, si definimos la celda A5 con el nombre «datos1», se pueden reemplazar todas las referencias a la celda A5 con el nombre «datos1». Esto se llama aplicar el nombre. El procedimiento es: 1. Se selecciona las celdas a las que se desea se les apliquen los nombres. Si se selecciona sólo una celda, se aplicarán en toda la hoja. 2. Se elige Nombre del menú Insertar, entonces Aplicar. Aparecerá un cuadro de diálogo, en el que aparecen todos los nombres definidos en el libro de trabajo.

© Antonio Blanco Gómez

30


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

3. Se selecciona los nombres que se desean aplicar, presionar Aceptar.

Redefinir un nombre Se puede redefinir un nombre, editando su referencia, fórmula o valor constante, actualizando así todas las fórmulas en las que se usa ese nombre. Crear nombres automáticamente Excel tiene la capacidad de definir nombres automáticamente, basándose en un rango seleccionado. Para ello, después de seleccionar dicho rango, se elige el comando Nombre en el menú Insertar, y luego elegir Crear.

En el cuadro de diálogo que aparece, se deben indicar las filas y/o columnas que se quiere que utilice Excel como nombres. Por ejemplo, suponiendo que se selecciona el siguiente rango de celdas:

Si se escoge que Excel cree los nombres para la fila superior y la columna izquierda, Excel creará automáticamente los nombres Enero, Febrero, Marzo, Ventas, Gastos, y Ganancias, para definir los rangos de celdas B2:B4, C2:C4, D2:D4, B2:D2, B3:D3 y B4:D4, respectivamente.

© Antonio Blanco Gómez

31


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

3. FUNCIONES. Una función es una fórmula especial ya escrita, que acepta un valor o valores, llamados argumentos, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Se pueden usar las funciones solas o como componentes para construir fórmulas. El uso de funciones en fórmulas permite simplificar y acortar éstas. Por ejemplo, en lugar de escribir la fórmula =A6+A7+A8+A9 se puede utilizar la función SUMA y escribir la misma fórmula como =SUMA(A6:A9). Las funciones tienen una cierta sintaxis, que indica cómo debe ser escrita. Los argumentos deben colocarse entre paréntesis, y separados entre si por puntos y comas. Los argumentos de una función pueden ser tanto valores constantes como fórmulas. Si se usa una fórmula, ésta puede contener otras funciones. Cuando el argumento de una función es otra función, se habla de función anidada. Excel permite anidar hasta siete niveles de funciones en una fórmula. Las funciones de que dispone Excel se agrupan en nueve categorías: financieras, de fecha y hora, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, de búsqueda y referencia, de base de datos, texto, lógicas y de información. Aunque se puede escribir una función directamente en una fórmula, el método más fácil es usar el asistente para funciones. Se puede activar el asistente para funciones en el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar:

Se puede usar el asistente para crear una función o bien para editar una función ya existente en una fórmula. Al elegir el botón del asistente, se nos presentará un cuadro de diálogo en el que se debe elegir la función que se quiere insertar en la fórmula. Después de escogerla, se pulsa el botón Aceptar, aparecerá otro cuadro de diálogo, en el que se deberán indicar los argumentos de la función (escribiéndolos directamente o seleccionándolos en la hoja de cálculo).

© Antonio Blanco Gómez

32


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Por ejemplo, para calcular la suma de dos números se utilizará, dentro de la categoría Estadísticas, la función SUMA.

a

b

a. Se introducen los datos, o se indica el rango de la hoja de cálculo donde están contenidos. b. Explicación de la función seleccionada.

BOTÓN “AUTOSUMA”. La función SUMA es la más usada en las hojas de cálculo. Si se elige el botón Autosuma (b), marcado con el símbolo Σ, Excel escribe automáticamente la función y sugiere además el rango de celdas a sumar. Si el rango sugerido no es el que se desea, o bien Excel no es capaz de hacer una sugerencia, se pueden seleccionar las celdas que se desean sumar mediante el ratón. Se pulsa Entrar para finalizar

© Antonio Blanco Gómez

33


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

CAPÍTULO VI: GRÁFICOS.

1. CREACIÓN DE UN GRÁFICO. La creación de gráfico es una de las funciones más utilizadas en Excel. La manera más fácil de construirlos es a través del asistente de gráficos. Los pasos para crear un gráfico a partir de los datos de una tabla son los siguientes: 1. Se seleccionan las celdas de la hoja de cálculo que contienen los datos, incluyendo los títulos. 2. Se pulsa en la barra de herramientas Estándar el botón Asistente de gráficos.

Una vez activado el asistente, podremos elegir entre un tipo estándar de gráfico (a) o bien uno personalizado. Excel tiene varios tipos de gráficos como son: columnas, barras, lineas, circulares, XY, etc. A su vez, dentro de cada uno de esos tipos se puede seleccionar variaciones a ese tipo de gráfico. Aparecerá en pantalla la siguiente imagen, en donde se podrá elegir entre un tipo estándar de gráfico.

a

c b

d

e

© Antonio Blanco Gómez

34


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

b. Se escoge el tipo de gráfico. c. Subtipo de gráfico. d. Presionar para ver muestra. Se observa una muestra del gráfico. e. Siguiente. Pasar a la siguiente pantalla. Una vez elegido el tipo de gráfico, procederemos a seleccionar los datos que deseemos mostrar. El objetivo será establecer el rango de datos, así como indicarle si los datos a representar están agrupados en filas o en columnas. Para ello se selecciona la carpeta Rango de datos. Aparece la siguiente figura:

c

b a

d

e

a. Indica si los datos están agrupados en filas o en columnas. b. Rango de datos. Son las celdas que se están graficando. Si se ha seleccionado el rango antes de iniciar el asistente, aparecerá por defecto. c. Aparece la gráfica con las opciones definidas. d. Ir a la ventana anterior. e. Pasar a la siguiente pantalla.

© Antonio Blanco Gómez

35


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

En la siguiente pantalla se muestran las carpetas para personalizar cada una de las partes del gráfico, tales como, introducir títulos, leyenda, si se quiere que aparezca la tabla de datos que da origen al gráfico, etc. Establecer títulos Como su nombre lo indica, permite especificar un título al gráfico (a), al eje de abscisas (b) y al eje de ordenadas (c), como se muestra en la siguiente imagen:

a

b c

Eje En esta carpeta se indica a qué ejes se aplica una escala, así como sus características (a, b), tal como aparece en la siguiente figura:

a

b

© Antonio Blanco Gómez

36


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Líneas de división Tiene como objetivo mostrar u ocultar líneas de división, que permiten ver con mayor precisión un gráfico. Para ello se selecciona la carpeta Líneas de división.

a

b

a. Líneas de división en el eje de valores X. b. Líneas de división en el eje de valores Y. Leyenda Sirve para hacer aparecer u ocultar la leyenda (a), así como para especificar su ubicación en el gráfico (b), tal como aparece en la siguiente imagen:

a b

© Antonio Blanco Gómez

37


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Rotulación de datos Es posible hacer que aparezca el valor numérico que se ha representado de forma gráfica. Para ello se selecciona Rótulos de datos (a), tal como se muestra en la siguiente imagen:

a

Tabla de datos El gráfico puede incluir la propia tabla de datos a partir de la que se construyó, pulsando en (a) dentro de la carpeta de Tabla de datos.

c

© Antonio Blanco Gómez

38


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Terminar Cuando hallamos escogido las opciones de presentación del gráfico que vamos a insertar, pulsamos sobre Siguiente. El proceso de creación del gráfico, finaliza al indicar la posición dentro del libro en donde se situará, pudiendo ser en una hoja nueva (a) o dentro de la misma hoja donde están los datos (b).

a

b

Cuando el asistente nos devuelve a la hoja de trabajo, bastará con pulsar en el ratón y arrastrar hasta conseguir el tamaño deseado.

2.MODIFICACIÓN DE UN GRÁFICO. Una vez que el gráfico ha sido creado se pueden realizar cambios, tales como cambiar el tipo de gráfico, agregar o quitar una leyenda o la tabla de datos. Si tenemos seleccionado el gráfico, nos aparecerá la barra de herramientas Gráfico:

a

b

c

d

e

f g

h

i

a. Se selecciona la parte del gráfico sobre el que se quiere aplicar el formato. b. Muestra el cuadro de diálogo de propiedades para la parte del gráfico seleccionado en (a). c. Escoge el tipo de gráfico. d. Muestra la leyenda. e. Muestra cuadro de datos. f. Seleccionar series X por filas. g. Seleccionar series X por columnas. h. Alinear el texto de forma descendente. i. Alinear el texto de forma ascendente.

© Antonio Blanco Gómez

39


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

CAPÍTULO VII: IMPRESIÓN.

1. ESTABLECER AREA DE IMPRESIÓN. Cuando se desea imprimir una parte de la hoja de cálculo, hay que establecer un área de impresión, es decir, el rango de celdas que queremos imprimir. Para ello: 1. Se seleccionan las celdas que se desean imprimir. 2. Ir al menú Archivo, seleccionar Área de impresión y elegir Establecer área de impresión. En este momento queda establecida el área de impresión. El rango definido aparecerá rodeado por una línea discontinua. Además se creará un nombre, que si lo elegimos en la lista de nombres, seleccionaremos el área de impresión. Si no se especifica el área de impresión se imprimen todos los datos del libro de trabajo. Para anular o quitar un área de impresión, hay que ir al menú Archivo, seleccionar Establecer área de impresión y elegir Borrar área de impresión.

2. PRESENTACIÓN PRELIMINAR.

Se podrá realizar una visualización de las páginas que se van a imprimir, con el fin de comprobar la disposición que tendrá en la hoja impresa. Para ello: ¾ Se presiona en la barra de herramientas Estándar el botón Vista preliminar.

¾ Ir al menú Archivo, seleccionar Vista preliminar.

© Antonio Blanco Gómez

40


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

Aparecerá la siguiente pantalla: a

b

c

d

e

f

g

h

i

a. b. c. d. e. f.

Siguiente. Ir a la siguiente página. Anterior. Ir a la página anterior. Zoom. Amplía o disminuye el tamaño de la imagen. Imprimir. Llevar a cabo la impresión. Configurar. Permite configurar la página. Márgenes. Permite ver los márgenes establecidos, aparecen como una línea punteada, se puede arrastrar estas líneas hasta tener los márgenes que se desea. g. Saltos de página. Sirve para insertar saltos de página. h. Cerrar. Salir de vista preliminar. i. Barra de estado. Permite ver el número de página que se está visualizando, así como el número total de páginas a imprimir.

© Antonio Blanco Gómez

41


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

3. CAMBIAR LOS MÁRGENES. Para modificar los márgenes: 1. Ir al menú Archivo, seleccionar Configurar página y seleccionamos la carpeta Márgenes. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

a

b

a. Se establecen los márgenes (superior, inferior, etc.,). b. Permite indicar si queremos centrar el contenido de la página horizontal y/o verticalmente.

4. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA. Para insertar un encabezado o pie de página en las hojas a imprimir: 1. Ir al menú Archivo, a la opción Configurar página y seleccionar la carpeta Encabezado y pie de página, tal como aparece en el siguiente cuadro de diálogo:

© Antonio Blanco Gómez

42


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

a

b

a. Se selecciona un encabezado predeterminado. Si queremos insertar uno propio, pulsaremos sobre Personalizar encabezado. b. Se selecciona un pie de página predeterminado. Para insertar uno personalizado, pulsaremos sobre Personalizar pie de página.

5. CONFIGURAR PÁGINA. Para cambiar la configuración de la página: 1. Ir al menú Archivo, seleccionar Configurar página, pulsar la carpeta Página, aparece un cuadro de diálogo como el de la siguiente imagen:

© Antonio Blanco Gómez

43


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

a

b

c

a. Se selecciona la orientación del papel: vertical u horizontal. b. Escala. Se modifica el tamaño de la hoja a imprimir (para ello reduce o amplía columnas). c. Tamaño del papel.

6. CONFIGURAR HOJA. Para configurar la hoja: 1. Ir al menú Archivo, seleccionar Configurar pagina, pulsar la carpeta Hoja, aparece un cuadro de diálogo como el de la siguiente figura:

© Antonio Blanco Gómez

44


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

a

b

c

d

a. Se establece o se modifica el área de impresión. b. Imprimir títulos. Se seleccionan las filas o columnas de la hoja que se deseen que aparezcan como títulos, y que se repetirán en cada una de las hojas. c. Imprimir. Permite establecer la calidad de impresión, si se desea imprimir líneas de división, si se imprime en blanco y negro, etc. d. Orden de las páginas. Controla el orden en que se numeran e imprimen los datos cuando no se ajustan en una página.

7. IMPRESIÓN. Hay dos maneras de realizar una impresión: ¾ Para imprimir toda la hoja, sin modificar ningún tipo de ajuste en la impresión, la forma más rápida es pulsar el botón Impresión de la barra de herramientas Estándar.

¾ Para realizar una impresión, en la que se desea hacer algún ajuste, como puede ser el número de copias. Ir al menú Archivo, seleccionar Imprimir, aparece el siguiente cuadro de diálogo:

© Antonio Blanco Gómez

45


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

a

b

d

c

a. Se selecciona la impresora. b. Intervalo de páginas. Da las siguientes opciones: ¾ Todas. Imprime todas las hojas. ¾ Páginas. Imprime una página determinada. c. Imprimir. Permite seleccionar la parte del libro que se desea imprimir: ¾ Selección. Imprime lo que se ha seleccionado. ¾ Hoja activa. Imprime la hoja activa ¾ Todo el libro. Imprime todo el libro de trabajo. d. Determina el número de copias.

© Antonio Blanco Gómez

46


CURSO BÁSICO DE EXCEL PARA DOCENTES

CAPÍTULO I: LA HOJA DE CÁLCULO: CONCEPTOS BÁSICOS. ......................... 1 1. INTRODUCCIÓN. ................................................................................................. 1 2. elementos de la pantalla de excel........................................................................... 2 3. EL LIBRO DE TRABAJO. ................................................................................... 3 CAPÍTULO II: INTRODUCCIÓN DE DATOS Y FÓRMULAS.................................. 7 1. INTRODUCCIÓN DE DATOS............................................................................. 7 2. INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS. ................................................................ 11 CAPÍTULO III: FORMATO DE LA HOJA DE CÁLCULO...................................... 15 1. CAMBIAR EL ANCHO DE COLUMNAS ....................................................... 15 2. MODIFICAR LA ALTURA DE LAS FILAS.................................................... 16 3. ALINEAR LOS DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO. ............................. 16 4. FORMATO DE CELDA...................................................................................... 17 CAPÍTULO IV: EDICIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO. ........................................ 23 1. EDITAR O CAMBIAR UNA CELDA. .............................................................. 23 2. COPIAR Y MOVER CELDAS. .......................................................................... 23 3. INSERTAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS. ............................................... 24 4. ELIMINAR O BORRAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS.......................... 25 5. BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO, NUMEROS O CELDAS.................... 26 CAPÍTULO V: LAS FUNCIONES DE EXCEL.......................................................... 28 1. REFERENCIAS. .................................................................................................. 28 2. asignación de nombres a las referencias............................................................. 29 3. FUNCIONES......................................................................................................... 32 CAPÍTULO VI: GRÁFICOS. ....................................................................................... 34 1. CREACIÓN DE UN GRÁFICO. ........................................................................ 34 2.MODIFICACIÓN DE UN GRÁFICO. ............................................................... 39 CAPÍTULO VII: IMPRESIÓN..................................................................................... 40 1. ESTABLECER AREA DE IMPRESIÓN. ......................................................... 40 2. PRESENTACIÓN PRELIMINAR. .................................................................... 40 3. CAMBIAR LOS MáRGENES. ........................................................................... 42 4. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA....................................... 42 5. CONFIGURAR PÁGINA.................................................................................... 43 6. CONFIGURAR HOJA. ....................................................................................... 44 7. IMPRESIÓN. ........................................................................................................ 45

© Antonio Blanco Gómez

47

CURSO EXCEL PARA DOCENTE  

Curso básico de excel para docentes