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AUDITORÍA INTEGRAL A LA GESTIÓN DE DOCUMENTAL

Desde el enfoque sistémico

AUDITORÍA INTEGRAL A LA GESTIÓN DE DOCUMENTAL

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AUDITORIA INTEGRAL CON ENFOQUE SISTÉMICO

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Auditoría integral La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

Es el examen crítico, sistemático y detallado de los sistemas de información financiero, de gestión y legal de una organización, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia y efectividad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones económicas a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma.

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Auditoría integral La Auditoria Integral implica la ejecución de un trabajo con un alcance o enfoque , por analogia, de las auditorías financieras, de cumplimiento , de control interno y de gestión AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD

AUDITORIA INTEGRAL

EFICACIA

AUDITORIA DE GESTION

EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

AUDITORIA DE HERRAMIENTAS DE GESTION

Documentación

SISTEMAS DE

CONTROL INTERNO GESTION DECALIDAD, GESTION AMBIENTAL, GESTION DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL, GETION DE ACTIVOS DE INFORMACION GESTION DOCUMENTAL ENTRE OTROS

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CONTROLES

INSTRUMENTOS

INFORMACIÓN PRODUCIDA Y/O RECIBIDA

Cuadro de Clasificación Documental -CCD

Tabla de Retención Documental TRD

POLÍTICA SENSIBILIZACIÓ N CAPACITACIÓN

Programa de Gestión Documental PGD

RIESGOS Plan Institucional de Archivos PINAR

Inventario Documental

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

PROCEDIMIENTOS

Bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales

Mapa de Procesos

SERVIDORES PÚBLICOS

Flujos documentales

TECNOLOGÍA Descripción de las funciones de las unidades administrativas

Tablas de control de acceso


Comparación de definiciones Registro

Documento de archivo

“Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de 1 actividades ejecutadas ”.

“Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones2 ”.

• Registro de información. • Evidencia de actividades y transacciones. • Orígenes funcionales

1. COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Bogotá D.C.: ICONTEC, 2009. p. 14 (NTCGP 1000:2009). 2. COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 594 del 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Artículo 3 definiciones. En: Diario Oficial 44084.

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La auditoría de la información

Se ha denominado

“análisis de información”, “revisión de información”, “análisis de estado y evaluación de necesidades”, o “estudio de la información corporativa”,

Es clave para identificar y diagnosticar con alcance organizativo, más allá de las fronteras tradicionales de las unidades y centros de documentación

las necesidades en materia de gestión de la información de las organizaciones, de un departamento, un colectivo de usuarios, una función, un proceso, etc.

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La auditoría de la información

La auditoría de la información proporciona la base teórica y metodológica para planificar los recursos de información, evaluarlos y actuar en cualquier fase de la cadena de valor o del ciclo de vida de la información, de forma estratégica ex ante, durante o post evento a cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector, en el que la información tenga un papel central.

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La auditoría de la información

Constituye un diagnóstico sobre el uso de la información en un entorno organizativo y sobre su problemática concreta.

Es la herramienta qué permite identificar la información crítica o vital de una función u organización, para implantar regulaciones en las que tienen un papel relevante tanto la información y la documentación (es el caso de las diferentes leyes de transparencia informativa), como también la digitalización de procesos (por ejemplo en la administración electrónica) y permite también determinar el grado de cumplimiento de una determinada regulación o normativa, interna o externa

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La auditoría de la información

Comprende

De verificación y de identificación de riesgos

componentes de control interno

Componentes de conducta informativa, que proporcionan el marco para entender el uso, los flujos y el valor de la información. 11


La auditoría de la información

Uno de los ámbitos en los que la auditoría de información ha tenido un mayor desarrollo en los últimos años ha sido

El de la Gestión Documental.

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La auditoría de la información

La auditoría puede aplicarse antes de implantar un sistema de gestión documental (SGD),, Puede ser una auditoría de implantación del SGD Una auditoría de gestión de documentos en un marco de evaluación y mejora continua

Una auditoría en relación con las normas ISO 30300. 13


La auditoría de la información

Una evaluación objetiva de las prácticas en materia de gestión documental Proporciona y de la forma en que la información es utilizada en una organización.

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¿Qué es Seguridad de la Información? La seguridad de la información considera la preservación de las siguientes características:

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Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

2.5.6 Gestión Documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta. Esta política es liderada por el Archivo General de la Nación cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000. Incluye el Programa de Gestión Documental, el cual debe estar articulado con el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción Anual de acuerdo con los siguientes procesos:

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PASOS PARA IMPLANTAR UN SGD

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NUMERAL 10. SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA Periódicamente se debería realizar un control que garantice que los procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de documentos de archivo son conformes con las políticas y requisitos de la organización y que se obtienen los resultados previstos.

Dichas revisiones deberían tener en cuenta el rendimiento de la organización y la satisfacción del usuario con el sistema.

154891:2001

El entorno normativo puede requerir que organismos externos lleven a cabo operaciones de control y auditoría. Los sistemas de gestión de documentos de archivo y los procesos relacionados deberían modificarse si se considera que son inapropiados o ineficaces. Se deberían documentar la conformidad y la supervisión de los sistemas y conservar los informes resultantes.

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Herramientas de Gestión Pública

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su UTILIZACIÓN y conservación.

Ciclo vital del documento: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.

Articulo 3 Ley 594 de 2000 Numeral 3.29 NTCGP 1000:2004


Comparación instrumentos

Listado Maestro de Registros LMR-

Cuadro de Caracterización Documental Instrumento que relaciona la totalidad de la producción documental de una entidad, en el cual se identifican las relaciones de los documentos de archivo (registros) con el sistema integrado de gestión, el contexto de creación y su productor.

Inventario de los documentos que proporcionan evidencia del desarrollo de las actividades y/o funciones propias de la entidad.

• • • • • •

Proceso Código Nombre del registro Soporte Información registrada en la TRD Dependencia

• • • • • • • • • • • •

Proceso o Función Documento asociado al proceso Actividad Nombre del formato Código del formato Nombre del registro o documento de archivo Definición Soporte Origen Localización original y copias Clasificación documental Unidad Administrativa Responsable 20


GESTIÓN DOCUMENTAL

15489-1:2001


ACTIVO DE INFORMACION

NTC-ISO/IEC 27001


NTC-ISO 30301


GuĂ­a de Auditoria para Entidades del Estado

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GESTION DOCUMENTAL

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CATEGORIA INTERNACIONAL

CATEGORIA NACIONAL

ISO 15489-1 ISO 30301 MOREQ

NORMA

DESCRIPCION Información and documentación – Records management Sistema de Gestión para los documentos modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo

ISO 9001 : 2008 ISO 2700 ISO 2005 ISO 14000 ISO 18000 ISO 26000 ISO 8000

Sistema de Gestion de Seguridad de la Información Riestos de Activos de Información Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Salud y Seguridad de la Informacion Responsabilidad Social Responsabilidad Social

NORMA Ley 594 de 2000 LEY 527 DE 1999 Acuerdo 039 de 2002

Acuerdo 042 de 2002 Acuerdo 060 de 2001 Decreto 1145 de 2004 Decreto 2578 de 2012 Decretos 2609 de 2012

LEY 962 DE 2005 Ley 1437 de 2011 Directiva Presidencial No 04 Circular Externa No 002 Marzo 6 de 2012 NTCGP 1000: 2009 MECI 1000; 2005 DECRETO 2482 DE 2012

DESCRIPCION Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de la TRD “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales Disposiciones para desarrollar el Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se establece la Red Nacional de Archivos Por la cual se reglamenta parcialmente el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los articulos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Por el cual se expide el código contencioso administrativo, introduce el concepto de expediente electrónico, sede electrónica, notificación electrónica entre otras Eficiencia Administrativa y lineamientos de la política cero papel en la Administración Pública Adquisicion de herramientas tecnologicas de gestión documental

Norma Tecnica de Calidad para el estado colombiano Modelo Estandar de Control Inteno Lineamientos Generales para la Integración de la Planeación y Gestión

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CATEGORIA DISTRITAL

NORMA Decreto 475 de 2006 Decreto 514 de 2006 Decreto 176 de 2010 Circular 002 de 2010 Decreto 652 de 2011 NTD-SIG 001 2011 Circular 003 de 2013

Norma técnica distrital del sistema Integrado de Gestión Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimiento de la perdida de elementos y documentos ´públicos Guía de Procedimiento para la organización de fondos documentales acumulados Guía de procedimientos la gestión documental basada en procesos Gestión Documental enfocada a procesos

ARCHIVO DISTRITAL

PROCEDIMIENTOS SG

DESCRIPCION Por el cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá Por el cual se establece que toda entidad publica del nivel distrital debe tener un Subsistema interno de Gestión Documental y Archivo como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades el Distrito Capital y se asignan unas Funciones Cumplimiento de la Ley 594 de 2004, organización e implementación de archivos y fondos documentales acumulados

ENTIDAD

Transferencias documentales Recepción, registro, radicación, digitalización y distribución de comunicaciones oficiales Atención de consultas, préstamos y devoluciones de documentos al archivo Organización documental en el archivo de gestión. Servicio de fotocopiado Actos Administrativos Atender solicitud de perdón y reparación simbólica - ley de justicia y paz Elaboración, aplicación y actualización de tablas de retención documental.

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Mapa Conceptual de la Gesti贸n Documental

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INSTRUMENTOS

Verificar que la Entidad diseño, elaboró , socializó en implemento los siguientes instrumentos archivísticos CCD

Cuadro de Clasificación Documental -CCD

TRD

Tabla de Retención Documental TRD

PGD

Programa de Gestión Documental PGD

PINAR

Plan Institucional de Archivos PINAR

FUID

Inventario Documental Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

Banco terminológicos

Bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales

Mapa de Procesos

Mapa de Procesos

Flujos Documentales

Flujos documentales

Funciones dependencicas

Descripción de las funciones de las unidades administrativas Tablas de control de acceso Mapa de Riesgos Gestión de documento electrónico Listado maestro de documentos Listados maestro de documentos externos Listados maestros de registros Matriz Inventario de Activos de informacion

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ESQUEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

AUDITORIA

P

ESTRATEGIA INDICADORES

CULTURA

PROCESOS

SEGUIMIENTO

ORGANIZACION

RECURSOS

H

V

A DOCUMENTAR

ACCIONES DE MEJORA


Proceso Gestión Documental Actual

1

Producción

2

Recepción y Radicación

3

Distribución

4

Trámite

5 6

Consulta

7

Transferencia

8

Conservación y Disposición Final Archivo Central

Archivo Gestión

Organización

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COMPROMISOS ETICOS

INFORMACIÓN

PROCEDIMIENTOS

COMUNICACION

PROCESOS:

PLANES

Estratégicos Misionales

CLIENTE PRODUCTOS Y SERVICIOS: satisfacción del ciudadano y partes interesadas

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

ENTRADAS

SALIDAS

OBJETIVOS INSTITUCIONALES PROVEEDORES NORMAS POLÍTICA

PROCESOS: Apoyo Control

CONTROLES RECURSOS

REQUERIMIENTOS

SENSIBILIZACION CAPACITACION

TECNOLOGIA

RIESGOS

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COMPROMISOS ETICOS

INFORMACIÓN

PROCESOS: Estratégicos

PLANES

PROCEDIMIENTOS

COMUNICACION

CLIENTE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

P1

P2

P3

PRODUCTOS Y SERVICIOS: satisfacción del ciudadano y partes interesadas

Pn

ENTRADAS

SALIDAS

PROCESO MISIONALES P H VA

OBJETIVOS INSTITUCIONALES PROVEEDORES

P4

NORMAS

P5

P6

Pn

POLÍTICA

PROCESOS: Apoyo Control

CONTROLES RECURSOS DOCUMENTOS

RIESGOS

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COMPROMISOS ETICOS

PROCESOS: Misionales Estratégicos

PLANES PROCEDIMIENTOS

COMUNICACION

INFORMACIÓN

CLIENTE NECESIDADES DE CONTRATACION

P1 ENTRADAS

P2

P3

-$

Pn

- P H VA

PLAN DE COMPRAS Y/O DE CONTRATACION PROVEEDORES

TH

SALIDAS

CONTRACTUAL

PRECONTRATUAL

PTO

FINC

PRODUCTOS SERVICIOS: Recibido satisfacción

POSTCONTRACTUAL

ALM

TIS

NORMATIVIDAD

PROCESOS: Apoyo Control

CONTROLES RECURSOS AUTOEVALUACION

INDICADORES

DOCUMENTOS QUEJAS Y RECLAMOS

PLANES DE MEJORAMEINTO

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Y

a


La Auditoría de Registro

Diga lo que hace,

Haga lo que dice,

Demuéstrelo,

Los auditores compararán los documentos con la norma para asegurarse de que se adhieren a ella. Los auditores querrán ver si seguimos bien el Sistema Documentado de Calidad. Querrán vernos haciendo nuestro trabajo y compararlo con nuestros procedimientos e instrucciones de trabajo documentados . Los auditores estudiarán nuestros registros para comprobar si indican que hemos cumplido con todos los requisitos en nuestro Sistema Documentado de Calidad.

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La Auditor���a de Registro

Y mej贸relo

Los auditores buscar谩n pruebas que indiquen que estamos midiendo, monitorizando y mejorando nuestro Sistema de Gesti贸n.

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Por qué un Sistema de Gestión Documental • Tener un buen soporte legal para la demostración de las actividades realizadas y el cumplimiento de los requisitos legales; • Permitir la supervisión del cumplimiento de las directrices de gobierno corporativo y la asunción de responsabilidades;

• Facilitar la gestión de los riesgos, incluyendo la gestión de la seguridad y la continuidad del negocio en caso de desastre; • Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas actuales y futuras; • Optimiza la toma de decisiones y la consistencia operativa, manteniendo la memoria de la organización son algunos de los beneficios que obtienen las organizaciones que deciden apostar por una buena gestión de sus documentos. 39


Por qué un Sistema de Gestión Documental • Impacta los procesos internos de la entidad • Se tiene información disponible permanentemente • Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades • Da oportunidad en el servicio al cliente • Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad • Propicia un escenario para el ahorro de papel

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ISO 15489 4. Beneficios de la gestión de documentos de archivo La gestión de documentos de archivo regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos de archivo en una organización incluye: a) el establecimiento de políticas y normas; b) la asignación de responsabilidades y competencias; c) la fijación y promulgación de procedimientos y directrices; d) la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso; e) el diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados; y f) la integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de negocio de la organización.

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MUCHAS GRACIAS Oficina de Control Interno Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá Ricardo Bogotá Camargo

ricabogota@hotmail.com rbogota@alcaldiabogota.gov.co 42


Bogotá Ricardo_Auditoría Documental Sistema Integrado Gestión Alcaldia Mayor Bogotá