Issuu on Google+

TIPS VOOR E-MAILVERKEER Bachelor in het onderwijs: lager onderwijs Kattenberg 9, 9000 Gent

Uitgewerkt door de Werkgroep Taalbeleid, 2012²

1. Gebruik je Arteveldemailadres Voor alle communicatie gerelateerd aan de hogeschool en je stageschool gebruik je je Arteveldemailadres. Je persoonlijke adres bewaar je voor privécommunicatie.

2. Gebruik een zakelijke stijl Met een docent of stagementor heb je een zakelijke, professionele relatie. Kies in je e-mailverkeer dan ook voor een aangepaste stijl. Een formele e-mail lijkt qua opbouw en taalgebruik bijna volledig op een zakelijke brief. (zie ook verder)

3. Begin met de juiste aanspreking Tref bij je aanspreking de juiste toon en kies voor een zakelijke aanhef zoals Geachte ([erg] formeel) of Beste (minder formeel). In onze opleiding hanteren we ‘mevrouw’ en ‘meneer’ als mondelinge aanspreking voor docenten en liefst ook voor mentoren. Het spreekt voor zich dat je deze aanspreking ook gebruikt in e-mailverkeer. Spreek de ontvanger van je bericht persoonlijk aan. Laat de Beste of Geachte dus volgen door een naam, titel of ander zelfstandig naamwoord. 

 

WEL: Geachte heer Boulez, Geachte mevrouw Amelinckx, Beste mijnheer De Maertelaere, Beste mevrouw Delrue, Beste stagebegeleider, Geachte directeur, Beste docenten KBO, Beste meester Stefaan, … (IETS) MINDER FORMEEL: Dag mevrouw, Dag meneer Decock, Dag juf Lieke, … NIET: Hallo, Hoi, Beste, Geachte, Beste Mieke, …

4. Je/jij of u? Spreek een docent of stagementor niet aan met je of jij. Gebruik de u-vorm, tenzij de ontvanger expliciet aangeeft dat je hem/haar met de voornaam mag aanspreken en met je of jij. Omgekeerd gebruikt een docent wel de je-vorm, maar dit betekent niet dat je dit als student ook kunt doen.

5. Maak duidelijk in welk verband je e-mailt Bij het begin van je bericht leg je mogelijk eerst uit wie je bent. Vermeld altijd je naam, leergroep en het opleidingsonderdeel waarop je vraag betrekking heeft. Een lector geeft vaak meerdere vakken aan verschillende groepen en weet niet altijd meteen waar hij de student moet plaatsen. (Dat blijkt meestal wel uit je afsluiting.) Vul ook steeds het onderwerpveld boven de e-mail in. Formuleer het zo dat je onderwerp meteen weergeeft waarover de e-mail handelt. Schrijf bv. liever ‘tijdstip examen DT1’ dan ‘vraagje’.

 

NIET: Zou u de slides die u gebruikt hebt in uw laatste les op Dileahs kunnen zetten? Of: Ik zou graag weten welke taken ik moet inhalen voor uw vak. WEL: Mijn naam is Elke Desmet, uit leergroep OLO 1C. Ik volg bij u Didactische thema’s 1, maar was afgelopen dinsdag afwezig door ziekte. Kunt u me vertellen hoe ik de taak die de studenten in de les hebben gemaakt, kan inhalen?

Tips voor e-mailverkeer in OLO

© Werkgroep Taalbeleid 2012


Eindig met een gepaste afsluiter Kies een slotformule die qua stijl aansluit bij je aanspreking. De meest gebruikelijke slotgroet is Met vriendelijke groet(en). Wanneer je iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als Alvast bedankt ook gepast. Onder je slotformule zet je je naam (met leergroep!), en indien nodig je adres of telefoonnummer.  

Wel: Met vriendelijke groeten, Met vriendelijke groet, Alvast bedankt, … Niet: salukes, groetjes, dag, MVG of m.v.g., …

6. Spelling Zorg dat je bericht op alle vlakken verzorgd overkomt, want de snelheid van e-mail verleidt tot slordigheid. Een e-mail vol spel- en tikfouten wekt ergernis op bij de lezer en getuigt van weinig respect voor de ontvanger. Controleer dus je bericht op fouten, eventueel met behulp van de spellingscontrole. Lees je e-mail zeker nog eens door vlak voor je die verstuurt. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar in de praktijk zijn veel e-mailers er te ongeduldig voor.

7. Leestekens en hoofdletters Door de snelheid van de communicatie worden leestekens vaak vergeten of gebruikt de schrijver enkel kleine letters in de e-mail. Dit getuigt van weinig respect voor de ontvanger en komt slordig over. Lees je e-mail dus ook na op leestekens en hoofdletters.

8. Afkortingen, smileys, … Je mag afkortingen gebruiken, maar doe het liever niet, tenzij het heel gebruikelijke afkortingen zijn zoals TEC, olod, KBO1, … Door afkortingen wek je immers de indruk dat je de e-mail niet zo belangrijk vindt en onvoldoende tijd wilt investeren in de communicatie met de ontvanger. Als je toch gebruikmaakt van afkortingen, kies dan de correcte vorm. (Dit geldt ook voor de afsluiter mvg of m.v.g. die vaak gebruikt wordt bij e-mailverkeer. Gebruik liever de voluit geschreven vorm.) Woorden fonetisch spellen (bv. ff voor effen: even) doe je niet in zakelijke e-mails. Smileys kunnen gerust gebruikt worden in een informeel bericht naar een familielid of vriend, maar niet in een formele e-mail.

9. Bijlagen versturen, een bericht forwarden Als je een e-mail van iemand anders doorstuurt (bv. een e-mail van je mentor) of je stuurt een document (bv. een taak) als bijlage mee, formuleer dan steeds een kort bericht voor de ontvanger. Als je dit niet doet, komt dit zeer onbeleefd en kortaf over.  

Niet: Wel:

Hierbij mijn taak, Zoals gevraagd, … (niets, enkel de bijlage), mvg, … Geachte mevrouw De Latter, In de bijlage vindt u mijn taak voor Professionalisering 1. Met vriendelijke groet, Katrien Mortier, OLO 1F

Bronnen Meersseman, K. Taal Expressie Communicatie 3 - Nederlands 2. Gent, Arteveldehogeschool, 2008. ‘Brieven en e-mails’, bijlage bij De Standaard van maandag 15 oktober 2007 http://taaladvies.net/taal/advies/tekst/89/ http://taaladvies.net/taal/vraag/1323/ http://www.arts.kuleuven.be/seslett/netiquette/emailnetiquette.htm

Tips voor e-mailverkeer in OLO

© Werkgroep Taalbeleid 2012


Tips mailverkeer voor studenten