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Gerenciamento Eletr么nico de Documentos


Geração espontânea informações

 A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas.

 Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. Este ano, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel.


Geração espontânea informações Uma empresa em média... • Gera 19 cópias de cada documento • Gasta R$1,00 em mão de obra por cada documento arquivado • Gasta R$32,00 com mão de obra procurando cada documento arquivado de forma errada • Perde 1 em cada 20 documentos • Demora 25 horas recuperando cada documento perdido • Gasta 400 horas por ano procurando documentos perdidos • 7,5% de todos documentos são perdidos, 3% são arquivados de forma errada. • Profissionais gastam de 5 a15% do seu tempo lendo as informações, mas gastam 50% procurando-os.


Era do Papel Era de Transição

Era “Sem­Papel”

Era Paperless

Tecnologia

Lei

Cultura


Sistemas de Documentação

• Guarda física do documento: – Arquivamento (Arquivo permanente). • Digitalização: – Reprodução da imagem do documento em mídia digital (arquivo digital). • Microfilmagem: – Reprodução da imagem do documento em Filme (microfilme).


Digitalização de Documentos Documentos arquivados...

...são preparados, escaneados e indexados...

... E terminam controlados e armazenados


Preparação Os documentos são “desmontados”, limpos e preparados para a digitalização.


Preparação O cuidado no manuseio é fundamental nessa etapa!


Digitalização (Escaneamento) Em alta velocidade, os scanners transformam o documento em imagem.


Digitalização (Escaneamento) A equipe está alocada para atender às altas demandas.


Indexação

Cada imagem é cadastrada para futuras consultas que poderão utilizar alguns campos como chaves de busca.


Guarda As imagens passam por um Controle de Qualidade antes dos documentos serem armazenados.


Guarda Toda a operação tem infra-estrutura própria. As imagens são armazenadas em um outro “datacenter”, com segurança completa.


Guarda A armazenagem física também é feita dentro das boas-práticas de guarda. Armazenagem definitiva

Armazenagem intermediária pré-digitalização


Guarda Exemplo da Armazenagem Definitiva.


Consulta e Visualização Sistema Integrado de Consulta e Visualização de Documentos

Pesquisa de docs

Visualizador Web 


O que é GED ? GED Document Management RIM – Records and Information Management

GED é um conjunto de tecnologias utilizadas para gerenciar os diversos tipos de informações digitais que a empresa possui, com a finalidade de facilitar a sua localização e visualização.

Forms Processing COLD/ERM Workflow Document Imaging A mais importante tecnologia neste processo é o "Document Imaging’’ que consiste na digitalização de todas as informações presentes em meio físico - seja papel ou microfilme - através de scanners, convertendo-as em formato digital.


Contexto atual Na maioria das empresa encontramos a seguinte realidade:  Organização :  Individual: • Desaparecimento e dificuldades de localização de documentos; • Dependência de funcionário específico para localização no acervo.  Espaço físico incompatível com o volume de documentos: • Armazenamento inadequado; • Baixa segurança dos documentos; • Deterioração dos documentos.


Contexto proposto

 Documentos disponíveis para consulta via sistema: • • • • •

Pessoal não precisa mais sair do escritório para pesquisa; Consulta aos documentos por diferentes parâmetros; Todos os documentos disponíveis via sistema; Gestão completa do fluxo dos processos; Pesquisa inteligente e imediata das informações.

 Liberação de Espaço físico: • Utilização da área para atividades-fim das unidades fins; • Maior segurança no armazenamento; • Armazenamento/Guarda dos documentos sob responsabilidade de empresa especializada.


Funcionalidades

 Sistema informatizado para acesso ao conteúdo dos documentos digitalizados com solução de inteligência artificial para facilitar as pesquisas;  Serviço de Guarda dos documentos que envolve a higienização, análise seletiva, organização e indexação para o arquivamento;  Entrega dos documentos nas necessidades de consulta do original.


Benefícios

 Redução na área de armazenamento;  Aumento na segurança dos documentos;  Rapidez na consulta;  Integração completa;


Benefícios Diretos

 Qualidade, agilidade, padronização, economia e controle sobre as ações da empresa: • Integração, articulação entre as áreas administrativas e controle dos processos em toda a cadeia de eventos; • Aperfeiçoamento e otimização das decisões, através de protocolos de atendimento, melhorando o atendimento;


Benefícios Diretos

 Redução do tempo gasto em gestão dos documentos evitando solicitações desnecessárias ou repetidas;  Acesso on-line aos dados permitindo o conhecimento do seu histórico, o que contribui para a eficácia, continuidade dos processos e rapidez nas tomadas de decisões;  Melhoria geral no processo de acompanhamento dos documentos com segurança e controle.


Benefícios Diretos

Redução de custos com grande aumento de qualidade, ou mesmo a quantidade dos recursos disponibilizados para a população;

Desburocratização usuário.

do

atendimento

ao


Vantagens Absoluto controle no processo de negócio; Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade; Elimina as fraudes; Eliminar burocracia; Prestar excelentes serviços aos usuários; Implantar serviços de segurança digital; Grande melhoria no processo de tomada de decisões; Redução de custos com cópias, já que haverá disponibilização dos documentos em rede;


Vantagens

 Elimina extravio ou falsificação de documentos;  Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos;  Alta velocidade e precisão na localização de documentos;  Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos;  Criação de facilidades para o trabalhador do conhecimento;  Aproveitamento de espaço físico;  Melhor atendimento aos usuários com respostas precisas e instantâneas;  Integração com outros sistemas e tecnologias


E.A.I.


Prioridades em TI

Gartner - 2005


BUSINESS - NECESSIDADES ATUAIS Mais rápido • Acelerar processos de negócios • Disponibilizar aplicações mais rapidamente • Aproveitar oportunidades com dados de tomada de decisão

• Reduzir os custos de operação dos negócios • Ter processos mais eficientes • Reduzir os custos de TI

Mais ágil

Mais barato

• Mudar de aplicações mais rapidamente • Mudar de processos de negócios mais rapidamente


Integração Como gerar inteligências que integrem diversas bases de dados e informações e as transformem em conhecimentos para a tomada de decisão com o excesso e não-estruturação de dados existentes?

A E-Biz Solution apresenta a solução de Integração de Plataformas de Tecnologia da Informação aplicações legadas, permitindo que as informações já existentes sejam utilizadas, de forma amigável, evitando retrabalho e inconcistência de dados. Beneficiando-se da Tecnologia XML, orientada a documentos. Tais documentos podem estar disponibilizados através de qualquer plataforma que suporte algum dos conhecidos protocolos de comunicação: HTTP, FTP, SMTP/ POP3, SAP, MSMQ, entre outros.


Cenário Atual

 80% das integrações são feitas via transferências de arquivos ao invés da utilização de um mecanismo em tempo real;  Em alguns casos, não existe nem um mecanismo automático de transferência de arquivos: os dados são re-digitados;  Projetos implementados sem a existência de uma plataforma de integração têm em média custos 35% mais altos em função de infra-estrutura.  Desta forma, é impossível atender às demandas de negócios como rapidez, agilidade e redução de custos. Gartner ­ 2005


Estratégia Imperativa

 As empresas precisam entender que para aumentar sua performance e agilidade, elas precisam mudar de caminho, abandonando integrações complexas, não documentadas e difíceis de serem mantidas, onde as conexões são feitas localmente, em vez de otimizadas globalmente.

Gartner ­ 2005


Cenรกrio Atual


CENÁRIO ATUAL

Fornece­ dores

Repositórios de Dados  Operacionais e DataWare Houses

Componentes De Negócios Compartilhados

Parceiros

Transformação,  Roteamento e Processos

Data Center

Compras

Hub de Integração

ERP

Clientes

Distribui­ dores

SCM

BI Billing

CRM


In te gr aç ão de Pro N ce W eg ss or óc os kf io lo s w /

M da on ito s de A ra N e t iv id me gó ad nto ci es os

Evolução da Integração Ap C lic om a p o çõ e st s as

Convergência


Solução Completa

Uma Arquitetura

t ne m i vl ov nes e D

Gerenciamento

Um Repositório

• Um ambiente de desenvolvimento • Um ambiente de gerenciamento • Uma única curva de aprendizado


Business Processes

Federated Database

Business Operations

Outbound Adapters

Inbound Adapters

Aplicações Clientes

Business Services

se õçacil p A sa nr et x E

Modelo de processo de Negócio


I.A.


Conceitos de I.A.

 Conjunto de teorias e de técnicas empregadas com a finalidade de desenvolver máquinas capazes de simular a inteligência humana [Larousse99];  A Inteligência Artificial é uma área de estudos da computação que se interessa pelo estudo e criação de sistemas que possam exibir um comportamento inteligente e realizar tarefas complexas com um nível de competência que é equivalente ou superior ao de um especialista humano [Nikolopoulos 97].


Benefícios de I.A.

 Implementação dos produtos de Inteligência Artificial e Gestão do Conhecimento permitirão aos funcionários da Organização: manipular, gerir, conferir e controlar os documentos vinculados aos processos, produtos, clientes, fornecedores, funcionários, etc. Bem como se utilizar de agentes automatizados na busca e visualização de informações.


IKnow

 Geração de Conhecimento com Integração de Informações;  É uma tecnologia que permite a integração, análise, entendimento, armazenamento e recuperação de conhecimento que utiliza as bases de dados legadas e a experiência dos especialistas para resolver problemas. Integra desta forma a capacidade dos novos softwares com a experiência prática e teórica dos especialistas, resultando em um processo extremamente eficaz e rápido de geração de conhecimento.


Redes Neurais R.N.

 É uma tecnologia de classificação de informação que utiliza o conhecimento passado para categorizar informações. Uma Rede Neural é treinada com uma amostra do conjunto de dados total do domínio de um problema. Via aprendizado supervisionado a rede aprende e se adapta para reconhecer novos dados. Após o processo de treinamento a rede está pronta para receber informações e fazer a classificação, podendo ser utilizada em aplicações como Categorização de Texto, Reconhecimento de Imagens e Prevenção de Crimes


Rede de Relacionamentos RR

 É uma tecnologia de análise de informação que utiliza o co-relacionamento entre dados, estruturados e/ou não estruturados, a fim de montar uma rede de relacionamentos de objetos. Soluções heurísticas permitem achar relacionamentos escondidos na massa de dados, o que faz da solução uma ferramenta de Suporte à Tomada de Decisão.


Recuperação de Informação (IR – Information Retrieval)

 É uma tecnologia de normalização, indexação e recuperação de dados. A solução utiliza dicionários do tipo Thesaurus e mapeamento de conceitos na forma de Ontologias. Desta forma atinge-se um alto grau de precisão na recuperação de informações.


CONTEXTO = homicídios CONCEITOS morte = sem vida disparo= projétil pistola = arma de fogo nuca = cabeça


Árvore Hiperbólica (HT – Hyperbolic Tree)

 É uma tecnologia de visualização de informação, no formato de árvore de duas dimensões, que em conjunto com a solução de Rede de Relacionamento forma uma ferramenta de visualização completa, onde o foco e o contexto podem ser observados simultaneamente.


Arvore Hiperbolica


PORTIFOLIO PROFISSIONAL