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“Manual de Procedimentos na Biblioteca Escolar”


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Sumário 1. Seleção/Aquisição dos documentos ...................................................................................................... 3 2. Verificação/Avaliação dos documentos ................................................................................................ 3 3. Registo .................................................................................................................................................... 3 4. Carimbagem .......................................................................................................................................... 4 4.1.

Monografias .................................................................................................................................... 4

4.2.

Publicações periódicas .................................................................................................................... 5

4.3.

Material não livro: (CD-ÁUDIO, CD-ROM, DVD, VHS, JOGOS) .............................................. 5

4.4.

Outros documentos ......................................................................................................................... 5

5. Tratamento técnico: procedimentos .................................................................................................. 5 5.1.

Catalogação..................................................................................................................................... 5

5.2.

Indexação ........................................................................................................................................ 5

5.3.

Classificação ................................................................................................................................... 6

5.4.

Cotação ........................................................................................................................................... 6

5.5.

Arrumação ...................................................................................................................................... 7

5.5..1.

Etiquetagem ............................................................................................................................. 7

5.5..2.

Colocação nas estantes ............................................................................................................ 8

6. Difusão da informação ......................................................................................................................... 9 7. Retirada de documentos de livre acesso ............................................................................................. 9 8. Dossiês temáticos ................................................................................................................................... 9 9. Maletas pedagógicas itinerantes ........................................................................................................ 10 10. Empréstimo ......................................................................................................................................... 11 11. Situações omissas ................................................................................................................................ 11 12. Anexos .................................................................................................................................................. 11

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O presente Manual de Procedimentos permite uniformizar decisões técnicas e critérios adoptados nas Bibliotecas Escolares do Agrupamento (BE). Pretende-se que seja um documento de procedimentos exequíveis e práticos. É um documento aberto, que possibilita a sua reestruturação e actualização, sempre que necessário.

1. Seleção/Aquisição dos documentos

A selecção e aquisição do fundo documental, nos seus vários suportes, tenta responder ao interesse e curiosidade dos utilizadores, à promoção da leitura e à especificidade das diferentes Áreas Curriculares Disciplinares e não Disciplinares. Deste modo, a selecção é concretizada a partir das sugestões dos utilizadores, em formulário próprio, Departamentos Curriculares e Equipa de Coordenação das Bibliotecas (Anexo1) seguindo as linhas orientadoras da RBE para a política de constituição e desenvolvimento da coleção através do seu documento “Gestão da Coleção”. A aquisição do fundo faz-se por compra, de acordo com o orçamento disponível e serão sempre solicitados, pelo menos, dois orçamentos. Aquisição poderá ser efectuada também por oferta ou permuta. A BE reserva-se ao direito de recusar ofertas que não se enquadrem nos critérios de selecção de documentos. Sempre que a BE receber ofertas de documentos será enviada uma carta de agradecimento aos doadores. (Anexo2)

2. Verificação/Avaliação dos documentos

Aquando da receção dos documentos, procede-se à verificação dos mesmos. Caso sejam detetadas anomalias (páginas em branco, dobradas, rasgadas, etc.) solicita-se a sua substituição à editora. Antes de se proceder ao registo, verifica-se se este é pertinente, ou se se trata de uma publicação pontual. Neste caso, será suficiente o carimbo da instituição.

3. Registo -------------------------------------------------------------------------------------------------3


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Todos os documentos impressos, são registados sequencialmente no software de gestão bibliográfica em uso na BE.

Cada obra tem o seu número de registo.

Vários exemplares de cada obra têm números de registos diferentes.

As obras publicadas em vários volumes, cada volume, têm um número de registo diferente.

Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um registo diferente.

Todos os materiais em suporte não livro, são registados em ficheiros digitais preparados para o efeito. (Anexo3)

As publicações periódicas serão registadas em Folhas Kardex, adaptadas para o efeito. A cada folha corresponderá um título. (Anexo4)

4. Carimbagem

4.1. Monografias

Os documentos são carimbados da seguinte forma: •

Aposição do carimbo de registo, na página de rosto no canto inferior direito, no qual é inscrito o número definitivo de inventário a tinta indelével e a respetiva cota, a lápis.

BIBLIOTECA N.º Inv______________________ Cota________________________

Aposição do carimbo de posse da Biblioteca Escolar do Agrupamento de Escolas na folha de rosto, acima do carimbo de registo, não devendo ser colocado em cima de imagens.

No interior, o carimbo é colocado no canto superior direito na página 5, 25, 75, 105, 125, 175, 205, 225, 275, 305, ….e na última página no canto superior direito.

Nos livros principalmente ilustrados, na folha de rosto, acima do carimbo de registo, e na última página no canto superior direito.

Nas obras com folhas plastificadas ou material em que a tinta não adere, o carimbo é efectuado numa etiqueta autocolante que é colocada no local estabelecido para carimbar. -------------------------------------------------------------------------------------------------4


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4.2. Publicações periódicas •

São carimbados apenas com o carimbo de posse: as revistas, na página do sumário e em duas outras páginas do interior; os jornais, junto ao título.

4.3. Material não livro: (CD-ÁUDIO, CD-ROM, DVD, VHS, JOGOS) •

O carimbo de registo coloca-se na contracapa ou caixa, no canto inferior direito e no próprio documento.

4.4. Outros documentos •

Em mapas, cartazes, fotografias, postais, etc. o carimbo de registo coloca-se no verso, no canto inferior direito

5. Tratamento técnico: procedimentos

5.1. Catalogação •

Na catalogação são seguidas as Regras Portuguesas de Catalogação usando para o efeito o Software em uso na BE, “Porbase Prisma”.

5.2. Indexação

Na indexação é feita análise conceptual do documento descrevendo-o relativamente ao conteúdo, com vista à identificação e selecção dos conceitos centrais nele contido, transformando a linguagem natural em termos de indexação de linguagem documental, tendo em consideração a qualidade de análise, os interesses dos utilizadores, coerência e uniformidade e o controlo da ambiguidade. A fim de colmatar a subjectividade do processo de indexação, utilizam-se os seguintes tesauros: •

Thesaurus da Educação da UNESCO;

Lista de Termos da Universidade de Aveiro (Lince);

Thesaurus Eurovoc. -------------------------------------------------------------------------------------------------5


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5.3. Classificação

A classificação é feita segundo a CDU da BN, tendo sido preparada uma tabela simplificada para a realidade da BE/CRE. (Anexo5).

5.4. Cotação •

As cotas são criadas a partir de um plano abreviado da Classificação Decimal Universal (CDU) definido para a BE.

Os artigos definidos e indefinidos no início dos títulos não são tidos em conta para efeito de cota, usando-se as iniciais da palavra imediatamente a seguir.

A cota é composta pela notação CDU, traço, seguida das 3 primeiras letras do apelido do autor em maiúsculas, vírgula e depois as 3 primeiras letras do título da obra (minúsculas).

Exemplo: ANDRESEN, Sophia de Mello Breyner, “A fada Oriana”

821.134.3 - AND, fad

N Notação CDU Literatura Portuguesa

Apelido do autor (maiúsculas)

Título da obra (minúsculas)

Sempre que surjam autores com apelido igual, são adicionadas às três primeiras letras do apelido um número, para que se possam reunir as obras dos mesmos.

Serão criadas para o efeito tabelas de controlo de cotas.

Exemplo:

Tabela de controlo de cotas Autor

Cota

Neves, Pedro

NEV

Neves, Abel

NEV1

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Nos livros sem autor, a entrada faz-se pelo título, usando as três primeiras letras, em maiúsculas.

As obras em coleção que pela temática tratada interessa agrupar os títulos, de modo a que fiquem juntos na estante, a componente alfabética da cota é formada pelas três primeiras letras da colecção.

Exemplo Livro da colecção “Milton”, terá a seguinte cota

821.1/8, MIL •

Nas biografias dá-se preferência à temática com a qual o biografado se relaciona, sendo a notação constituída pela classe temática correspondente, seguida do nome do autor (três iniciais do apelido em maiúsculas), e das três primeiras letras do título (minúsculas). Quando o biografado não se relaciona, especificamente, com nenhuma classe opta-se pela notação 929, relativa às biografias.

Exemplo: O livro “Beethoven”, da autora Anne Rachlin, terá a cota:

78 - RAC, bee

Material não-livro •

Para o material multimédia e audiovisual são colocadas as seguintes informações: as três primeiras letras da área temática em maiúsculas, traço, seguida das 3 primeiras letras do apelido do autor em maiúsculas e depois as 3 primeiras letras do título da obra (minúsculas).

Exemplo: O CD Audio “Auto da Pimenta” de Rui Veloso, terá a cota:

MUS - VEL, aut

5.5. Arrumação

5.5..1. Etiquetagem -------------------------------------------------------------------------------------------------7


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Depois de ter sido atribuída uma cota a cada documento etiqueta que se cola no documento, na lombada, a 1 cm da extremidade inferior mesmo que isso implique a ocultação de informação.

As etiquetas das cotas levam uma faixa colorida que identifica a área temática correspondente, segundo a tabela seguinte:

Classe

Temática

0

Obras de Referência. Enciclopédias. Publicações periódicas.

1

Filosofia. Psicologia

2

Religião. Teologia

3

Ciências Sociais (direito, sociologia, educação, política).

5

Ciências Puras (matemática, astronomia, química, física, ecologia, botânica, zoologia, biologia).

6

Ciências Aplicadas (medicina, engenharia, agricultura).

7

Arte. Desporto (pintura, arquitectura, desporto, música, jogos).

8

Linguística. Línguas. Literaturas

9

Geografia. História. Biografias

Cor

Uma vez colocadas as etiquetas são protegidas com uma tira de película autocolante transparente.

Os discos não levam etiquetas. Será inscrita, com caneta de acetato a sigla da BE, seguida do número de registo.

5.5..2. Colocação nas estantes •

Os livros, na Biblioteca, estão organizados/arrumados nas estantes, por assuntos, em modelo de livre acesso. Todas as estantes têm um número, uma cor e o assunto principal que ele representa. Cada assunto está indicado no cimo das estantes e nas próprias prateleiras.

Dentro de cada assunto a arrumação faz-se por ordem alfabética dos apelidos do autor. -------------------------------------------------------------------------------------------------8


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Sendo do mesmo autor, os livros arrumam-se por ordem alfabética do título.

O material não-livro é arrumado nas estantes, seguindo as normas do material livro. No caso dos CD e DVD nas estantes de livre acesso são colocadas, apenas, as caixas relativas ao documento, devidamente cotadas. Os documentos são arquivados em malas, cujo acesso não é livre.

6. Difusão da informação

A difusão da informação pretende dar a conhecer a existência de novos documentos aos seus utilizadores e é feita nos seguintes moldes: •

Exposição em local de destaque dos documentos recentemente adquiridos, quer na BE, que nos locais de maior circulação de pessoas, dentro do espaço escolar;

Divulgação através do blogue da BE;

Atualização e divulgação contante do catálogo quer em suporte papel, quer em linha;

7. Retirada de documentos de livre acesso

Um documento pode ser sujeito a desbaste quando se encontre deteriorado, desactualizado ou seja muito pouco utilizado. Avaliada a pertinência do desbaste, por equipa constituída para o efeito, o documento é remetido para o depósito interno, sendo-lhe atribuída uma nova cota, desta feita, corrida. Sempre que se justifique a substituição de um documento, ser-lhe-á efetuado um novo registo, actualizada a ficha de catalogação e atribuída a mesma cota.

8. Dossiês temáticos

Uma vez que não é possível guardar todas as revistas e jornais que dão entrada na BE, depois de seguidas as orientações definidas no documento: “Gestão da Colecção”, são organizados Dossiês Temáticos, seguindo as regras: •

O tratamento da informação faz-se mediante a selecção de assuntos/temas pertinentes para o currículo, servindo os interesses dos utilizadores.

Seleccionam-se os artigos que vão surgindo em jornais, revistas ou retirados On-line

Identifica-se a fonte, a data e o tema do dossiê onde o documento vai ser arquivado.

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FONTE: “Jornal Público” DATA: 2013/12/07 TEMA: Arte

Colocam-se nos dossiês, organizados cronologicamente, do artigo mais antigo para o mais recente, sendo estes numerados por ordem sequencial.

Publicita-se a listagem de dossiês existentes.

Arquivam-se os dossiês temáticos numa estante de livre acesso, disponibilizada para o efeito.

9. Maletas pedagógicas itinerantes

As maletas pedagógicas são recursos do apoio à actividade pedagógica, em contexto de sala de aula. •

Para todas as maletas são elaboradas fichas de requisição. (Anexo6)

São preparadas segundo a solicitação dos utilizadores onde são colocados os materiais temporariamente (apenas durante o período de tempo em que é solicitada a sua utilização).

Existe, no interior de cada maleta, o inventário dos materiais que a compõem. (Anexo7)

A requisição das maletas para apoio à sala de aula faz-se mediante o preenchimento de uma ficha preparada para o efeito.

A maleta deve regressar à BE/CRE, após cada utilização.

O professor requisitante é responsável pelos materiais que constam da maleta.

No caso particular das maletas que apoiam o Plano Nacional de Leitura (20 ou mais exemplares do mesmo título) e cujos documentos se destinam à leitura orientada na sala de aula, além da ficha de requisição, existe um calendário de utilização dos mesmos, onde é registada a sua utilização. (Anexo8)

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10. Empréstimo

De todos os documentos emprestados é elaborado um registo. Os períodos de empréstimo são os definidos no Regimento de Funcionamento da BE.

O registo de empréstimo é efectuado da seguinte forma: •

O empréstimo domiciliário de qualquer documento impresso é feito electronicamente através do Software de gestão bibliográfica em uso na BE.

O empréstimo de todos os documentos multimédia e audiovisual para uso em sala de aula, é registado em documento preparado para o efeito. (Anexo9)

Não é efectuado o empréstimo para uso domiciliário de documentos áudio, vídeo ou material informático.

11. Situações omissas

Todas as situações omissas no presente Manual de Procedimentos serão remetidas para o Regimento de Funcionamento da BE, e nela não constando serão alvo de decisão do Coordenador da Equipa da BE, devendo dela dar conhecimento ao Diretor do Agrupamento de Escolas.

12. Anexos Anexo1 – Proposta de aquisição Anexo2 – Cartas de agradecimento Anexo3 – Registo material não livro Anexo4 – Registo de Publicações periódicas Anexo5 – CDU abreviada Anexo6 – Requisição maletas pedagógicas Anexo7 – Inventário maletas Anexo8 – Calendário utilização maletas PNL Anexo9 – Registo empréstimo multimédia e audiovisuais

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Anexo1 - Proposta de Aquisição de Documentos para a Biblioteca Escolar Se pretende sugerir a aquisição de um documento à Biblioteca Escolar, por favor, preencha o formulário abaixo, que será alvo de tratamento pela Equipa de Coordenação da BE. Obrigada pela colaboração. Identificação do proponente Nome*: _____________________________________________________________________________ e-mail: ______________________________________________________________________________ Categoria*: Aluno

Docente

Não Docente

Encarregado de Educação

Identificação do documento

Título da obra*: _______________________________________________________________________ Autor*:______________________________________________________________________________ Editora: _____________________________________________________________________________ Número de exemplares: ________________________________________________________________ Suporte*: Monografia

Publicação periódica

Não Livro

Caso se trate de um documento não livro, por favor, indique o tipo:: CD áudio Outro

CD Rom

DVD

Jogo

_______________________

Nota: os campos assinalados com * são de preenchimento obrigatório DVD Jogo --------------------------------------------------------------------------------------------------


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Anexo 2 - Carta Tipo de Agradecimento de doação de documentos Agradecimento por Doação espontânea Ex.mo(s) Senhor(es) A Equipa de Coordenação das Bibliotecas Escolares deste Agrupamento agradece a doação da obra ”_________________________”, confirmando o recebimento de XX (___) exemplar. A obra será analisada e incluída em nosso acervo estando em conformidade com a política de seleção e aquisição da Biblioteca. Sem outro assunto no momento, reiteramos os votos de elevada estima e consideração. Cordialmente, O coordenador da Biblioteca Escolar

Agradecimento por Doação por pedido Ex.mo(s) Senhor(es) A Equipa de Coordenação das Bibliotecas Escolares deste Agrupamento agradece a doação da obra ”_________________________”, confirmando o recebimento de 01 (um) exemplar que integrará o nosso acervo. A vossa colaboração é da maior importância para levarmos a Biblioteca Escolar o cumprir os objectivos a que se propõe. Sem outro assunto no momento, reiteramos os votos de elevada estima e consideração. Atenciosamente,

O coordenador da Biblioteca Escolar

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Anexo 3 - Registo de Documentos Não Livro Nº Registo

Data de Registo

Tipo a)

Título

Editora

Local de Edição

Autor/ Realizador

Observações

a) Indique o tipo de documento: CD áudio, CD Rom; DVD; Jogo; Mapa, etc.

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Anexo 4 - Registo de Publicações Periódicas Título: ______________________________________________________________________________

Data: _____ / _____ / _________

Local: _______________________________________________________________________________

Vol/Ano: ___________________

Editor/Diretor/Proprietário: ____________________________________________________________

Cota: _______________________

Periodicidade: _____________________ Aquisição:_________________________________________ N.os extremos

Mês

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

janeiro fevereiro março abril maio junho julho agosto setembro outubro novembro dezembro

Observações: _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________

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Anexo 5 - CLASSIFICAÇÃO DECIMAL UNIVERSAL (Abreviada)

Classe

Descrição

0

Generalidades.

001 004 02 030 050 060 070 084.4 087.5 1 1 159.9 16 17 2 2 23/25 26/27 29 3 31 316.347 32 33 34 35 36 37 371 372 376 39

Generalidades (ciência do conhecimento em geral). Organização do trabalho individual. Informática. Computadores. Bibliotecas. Enciclopédias. Obras Gerais de Referência. Dicionários. Publicações Periódicas. Instituições. Organismos científicos. Exposições. Museus. Jornais. Jornalismo. Imprensa. Atlas. Publicações para crianças. Filosofia. Psicologia Filosofia. Psicologia. Lógica. Teoria do Conhecimento. Moral. Ética. Religião. Teologia Teoria. Filosofia e Natureza da Religião. Religiões não Cristãs. Religião Cristã. Cristianismo. Movimentos espirituais modernos (Ateísmo, Neopaganismo, Cientologia...) Ciências Sociais Estatística. Demografia. Sociologia. Racismo. Xenofobia. Diferenciação Social. Política. Políticos. Escravatura. Economia. Ciências Económicas. Trabalho E. U. Direito. Direito Internacional. Direitos Humanos. Administração Pública. Assistência. Serviço Social. Consumo. Seguros. Educação. Ensino. Pedagogia. Organização do ensino. Materiais. Disciplina. Didáctica Ensino Especial Etnografia. Etnologia. Uso e Costumes. Vidas Sociais e Tradição Popular. --------------------------------------------------------------------------------------------------


398 5 502/505 51 52 53 54 55/56 57 58 59 6 61 611/612 612.3 613 614 616 62 63 641 65 657 658.8 66/67 7 71 72 73 74 75 77 78 79

------------------------------------------------------------------Folclore. Tradição Popular, (contos e lendas; anedotas; sátiras e canções populares)

Matemática. Ciências Naturais Natureza. Ciências do Meio Ambiente. Poluição Matemática Astronomia. Investigação Espacial. Física. Química. Geologia. Meteorologia. Paleontologia. Ciências Biológicas no Geral. Ecologia Biodiversidade. Antropologia. Botânica. Zoologia.

Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia. Medicina. Ciências Médicas Anatomia. Fisiologia. Alimentação. Digestão. Nutrição.

Higiene no geral. Saúde e Higiene Pessoal. Educação Sexual. Saúde Pública. Preservação de acidentes. Doenças. Dependências. Engenharia. Tecnologia em Geral. Agricultura. Exploração Agrícola. Exploração da vida selvagem Ciências Domésticas (culinária, costura, croché)

Gestão e organização da indústria, do Comércio e da Comunicação Contabilidade Marketing Indústria e ofícios Arte. Recreação. Entretenimento. Desporto. Arte Geral Planeamento regional, urbano e rural. Urbanismo. Paisagística. Arquitectura Artes Plásticas Desenho. Design. Artes e ofícios aplicados Pintura Fotografia Musica Divertimentos. Espectáculos. Jogos. Desporto

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8 80 81 81,36 82 82.0 82.02 82-1 82-2 82-3 82-31 821-311 82-34 82-6 82-93 82-94 82-992 821

821-1 821-2 821-3 821-31 821-311 821-34

9 902 908 91 911 913 929

93/94 94(3) 94(4) 94(469)

Língua. Linguística. Literatura. Linguística. Questões de linguística. Filologia Linguística. Línguas Gramáticas. Literatura em geral Teoria. Estudo e técnica da literatura Escolas, tendências e movimentos literários Literatura Estrangeira. Poesia Literatura Estrangeira. Drama Ficção. Prosa. Narrativa. Novela Romance Romance de Aventuras Contos Cartas Literatura Infanto-juvenil. BD Crónicas. Memórias. Diários: biografias e autobiografias Narrativas de viagens Literatura Portuguesa. Poesia Teatro. Drama Ficção. Prosa. Narrativa. Novela. Romance Romance de Aventuras Contos

Geografia. Biografia. História. Pré-história. Vestígios Pré-história. Artefactos. Antiguidades Monografias. Geografia. Exploração da terá e de países. Viagens Geografia Física. Geografia Humana. Geografia Racional Biografias História em Geral História do Mundo Antigo História da Europa História de Portugal

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Anexo 6 - Requisição de Maletas Pedagógicas

Disciplina/ Nível

Professor

Tema

Quantidade

Período Requisição ------/------/----a ------/------/----------/------/----a ------/------/----------/------/----a ------/------/----------/------/----a ------/------/----------/------/----a ------/------/----------/------/----a ------/------/----------/------/----a ------/------/----------/------/----a ------/------/----------/------/----a ------/------/----------/------/----a ------/------/----------/------/----a ------/------/-----

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Anexo 7 - Inventário dos Materiais existentes na Maleta Pedagógica

Professor requisitante: ________________________________________________________ Período de requisição: ______/_____/_______ a ______/_____/_______ Tema Maleta: _______________________________________________

Descrição

Tipo de documento

Nº Registo

Quantidade

O professo bibliotecário: _______________________________________ Data: ______/_____/_______

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Anexo 8 – Calendarização de utilização das Maletas do Plano Nacional de Leitura Maleta: __________________________________________________________________ Mês: ______________________________

Horas/Dias

1

2

3

4

5

6

7

Nº de exemplares: ___________

Ano letivo:__________/___________

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

8:20 9:05 10:10 10:55 11:50 12:35 13:40 14:25 15:20 16:05

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Anexo 9 – Requisição de Material Multimédia e Audiovisual para utilização em sala de aula Requisitante

Título (CD/DVD)

Tipo a)

Nº Registo

Data Requisição

Data Devolução

Observações

a) Indique o tipo de documento: CD áudio, CD Rom; DVD; Jogo; Mapa, etc.

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