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TALLER 2 CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD

Grupo: 3 ANGELA PATRICIA FUENTES MONGUI LILIANA GAMEZ AREVALO CÓDIGO:

C16403_04

GRUPO: 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTANCIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II 2014


TALLER 2 CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD

PRESENTADO POR:

ANGELA PATRICIA FUENTES MONGUI LILIANA GÁMEZ ARÉVALO

PRESENTADO A:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

CÓDIGO: C16403_04 GRUPO: 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTANCIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DOCUMENTAL II 2014


TABLA DE CONTENIDO Introducción Objetivo General Objetivos específicos 1. Conceptualicen ¿qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende alcanzar? 2. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia? 3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo 19? 4. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos? 5. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos? 6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos? 7. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada? 8. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras. 9. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD. 10. Conceptualice: FONDO, SERIE DOCUMENTAL, SUBSERIE DOCUMENTAL, UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE, UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA, EXPEDIENTE, CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE


ORDEN ORIGINAL, SELECCIÓN, ELIMINACIÓN, DISPOSICIÓN FINAL 11. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación?. Explique. 12. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve? 13. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia? 14. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de gestión Documental. 15. Indaguen en una entidad (no muy grande) su estructura orgánica (organigrama) y codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención Conclusiones Cibergrafía


INTRODUCCIÓN

La implementación de un programa de gestión documental es la manera organizada en la que se pueden mantener los procesos archivísticos en las entidades sena publicas o privadas con el fin de conocer la importancia de los documentos desde su elaboración o creación hasta su destino final dependiendo de parámetros, estrategias y normas que establecen que documentos se pueden almacenar, conservar o eliminar.


OBJETIVO GENERAL

Poseer los conocimientos básicos para la implementación de un PGD dentro de una institución o aplicarlo en el sitio de trabajo de cada uno.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS → Conocer cuál es el ente rector sobre la archivística en nuestro país. → Distinguir las consideraciones de un PGD para desarrollarlo e implementación. → Desarrollar los conceptos básicos y la implementación de las TRD. → Dominar los aspectos generales de un PGD. → Identificar que son, como y para que se aplican las TRD.


1. ¿Qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende alcanzar? Programa de gestión documental: conjunto de disposiciones en las que se especifican las instrucciones para el desarrollo al interior de una entidad según el Decreto 2609 de 2012 de los procesos de la gestión documental como:  Planeación  Producción  Gestión  Trámite  Organización  Transferencia  Disposición de documentos  Preservación a largo plazo  Valoración Objetivos:  Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.  Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.  Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.


 Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.  Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.  Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.  Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. 2. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia? El ente rector de la archivística en nuestro país es el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION el cual es creado por medio de la ley 80 de 1989. El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Las funciones que cumple el AGN son: 1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. 2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo. 3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo Documental que integra el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.


4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. 5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica. 6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros 3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo 19? TITULO V GESTION DE DOCUMENTOS Articulo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación dieran observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. TITULO IV ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: Organización archivística de los documentos. Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y


reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARÁGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. 4. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos? -

La UNESCO ( Organización de las Naciones unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura) Entidad que desarrolla el dialogo y la comunicación entre comunidades de forma propicia basándose en principios como el respeto y la igualdad para así generar campos de acción y estrategias a nivel mundial. -

Consejo Internacional de Archivos ( ICA) Entidad no gubernamental que se dedica al desarrollo de los archivos a nivel mundial, a su vez este se preocupa por su conservación como parte de la memoria histórica.

5. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos? Fue concebida en los Estados Unidos (USA) en los años 60 en el Siglo XX. La Biblioteca del Congreso y la British Library, crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para sus de bases de datos. Las antiguas bibliotecas se organizaban con listados de documentos por carpetas y categorías, luego se desarrollo el sistema decimal creando así las fichas catalogo que ayudaban a seleccionar y encontrar un libro.


La aparición del computador y programas permitió almacenar la información de los documentos en ficheros digitales que identifican la referencia de un documento almacenados en “floppy disk”, discos duros, servidores y actualmente encontrados documentos que se pueden visualizar digitalmente. 6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos? Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V, Artículos 21 al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales. 7. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada? • •

Diagnosticar: teniendo como marco los procesos archivísticos, realizar un diagnostico integral que permita identificar y evaluar los aspectos críticos de la gestión documental de la entidad. Identificar requerimientos: o Administrativos o Económicos o Tecnológicos o Normativos o De gestión del cambio

Formular los procesos: según las etapas, principios, características, requisitos y Metadatos establecidos en el Decreto 2609 de 2012, así como el contexto funcional de la entidad. o Procesos: 

Planeación


Produccion

Gestión y tramite

Organización

Trasferencias

Disposición de los documentos

Preservación

Valoración

Fases de implementación: o Elaboración: analizar y realizar un diagnostico con el plan de acción de la entidad. o

Ejecución y puesta en marcha: realizar un protocolo e sensibilización y capacitación con el área de personal, garantizar la disponibilidad de recursos físicos, técnicos, tecnológicos y humanos requeridos.

o Seguimiento: validar las medidas y objetivos del plan de trabajo, superar y evaluar el funcionamiento y conformidad del PGD. o Mejora: contemplar las políticas para el desarrollo y aplicación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, al establecer un plan de mejora se reducen los riesgos y se prevé cambios significativos en la entidad. •

Establecer programas específicos: como tipos de información y documentos, sistemas, medios, controles asociados a la gestión. o Normalización de formas y formulario electrónico o Documentos vitales o esenciales o Gestión de documentos electrónicos o Programa de archivos descentralizados


o Reprografía o Documentos especiales o Plan institucional de capacitación o Auditoria y control •

Armonizar gestión:

con

el

modelo

integrado

de

plantación

y

o Modelo integrado de planeación y gestión o Plan estratégico institucional o Plan de inversión o Plan de acción anual o Plan institucional de archivos de la entidad •

Publicar: debe ser aprobado el PGD por el comité institucional de desarrollo administrativo en las entidades de orden nacional y por el comité interno de archivo en las entidades de orden territorial, publicarlo en la Web de la entidad.

8. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras. Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como: Planeación, Producción, Gestión y Trámite, organización, transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo, valoración (según Decreto 2609 de 2012). Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:


Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. CONSIDERACIONES BÁSICAS Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes aspectos: -

Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:


La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección, también debe Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado), y debe contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con control interno, compras y suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto. -

Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Se puede decir que dentro de las consideraciones más importantes para el desarrollo e implementación de un Pgd son el de tener establecidos que costos son los que se van a utilizar para la todos los procesos que deben llevar a una entidad, entre estos están la producción, distribución, consulta, organización, recuperación, conservación y disposición final.

- Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. En la parte archivística conocemos definiciones importantes como los de: -

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Estas dos definiciones forman parte integral del Pdg, ya que durante la implementación y desarrollo de este se deben tomar en cuenta todos los riesgos a los que está expuesta la documentación que se almacena en la entidad y la que se produce como desarrollo de las funciones mismas.


9. Explique con sus propias palabras PLANEACIÓN que se deben considerar desarrollo de un PGD.

los ASPECTOS DE para el diseño y

Los aspectos de planeación de un PGD comienzan desde la identificación de los requerimientos para el plan de mejoramiento de la entidad en donde se debe realizar un diagnostico teniendo presentes las políticas y directrices para la elaboración de los procesos utilizando requisitos técnicos como: el manual de funciones, las TRD y TVD, normatividad, las fases del ciclo vital de los documentos y las unidades de correspondencia, las funciones administrativas de la entidad, los sistemas de información, talento humano, programas de capacitación y condiciones de infraestructura. 10. Conceptualice: fondo, serie documental, subserie documental, unidad documental simple, unidad documental compuesta, expediente, clasificación documental, principio de procedencia, principio de orden original, selección, eliminación, disposición final. - Fondo: Es la totalidad de las series documentales de una misma procedencia y/o parte de un archivo que es objeto de la conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

- Serie Documental: Es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

- Subserie Documental: Es un conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, las cuales son identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

- Unidad Documental Simple: Son series conformadas por tipos documentales simples, donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí los


mismos rasgos estructurales o formales, un ejemplo de una unidad documental simple es un memorando.

- Unidad Documental Compuesta: Son series conformadas por tipos documentales complejas comúnmente llamadas expedientes. Cada uno de estos está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero que están relacionados en razón de un trámite determinado.

- Expediente: Es una unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados funcional y orgánicamente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

-

Clasificación Documental: Es una fase importante dentro del proceso de organización documental, en donde se pueden identificar y establecer las agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

-

Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

-

Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

-

Selección: Es la etapa de disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo


central cuyo fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”.

-

Eliminación: Es la Actividad resultante de la disposición final la cual es señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

-

Disposición Final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

11. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación? Explique. • • •

Depuración: destrucción del documento al cumplir los plazos de conservación y al no ser de tipo histórico. Expurgo: operación técnica de evaluación para retirar una parte de una colección cuyo término de conservación ha terminado. Selección: disposición para escoger conservación según las TRD y TVD.

documentos

para

su

Son términos similares porque clasifican los documentos que no tienen carácter histórico y que según la normatividad pueden ser eliminados. 12. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve? Es un esquema que refleja la jerarquización y clasificación de la documentación producida por cada área o dependencia de una institución, en este se registran las secciones, subsecciones, series y su series con sus correspondientes tipos documentales. (Acuerdo 0022004) y sirve para identificar claramente los códigos por dependencia , las series y subseries documentales producidas o manejadas por cada


dependencia y los tipos documentales que contiene cada uno, esto suele ser de gran ayuda para identificar correctamente las series y subseries que ingresarán a la TRD. 13. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia? TRD: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanecía en cada etapa del ciclo vital del documento y su disposición final. Importancia:  Facilitan el manejo de la información.  Contribuyen a la racionalización de la producción de documentos.  Reducen los tiempos de búsqueda que se pueden destinar al análisis de la información.  Ayudan a evitar re-procesos.  Aseguran la aplicación de procesos archivísticos con calidad.  Garantizan su futura conservación como testimonio e información de los procesos y como fuente de información para historia.  Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.  Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.


14. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de gestión Documental.

PRIMERA ETAPA: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR INSTITUCIÓN Y FUENTES DOCUMENTALES

SOBRE

LA

Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.


SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS INFORMACIÓN RECOLECTADA

E

INTERPRETACIÓN

DE

LA

Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA SU APROBACIÓN El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios


empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación. CUARTA ETAPA. APLICACIÓN Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. QUINTA ETAPA. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DE

LAS

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento


en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

15. Indaguen en una entidad (no muy grande) su estructura orgánica (organigrama) y codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención. La entidad en la que nos basamos para realizar el organigrama, el cuadro de gestión documental, las encuestas y la tabla de retención se llama Camino del norte es una constructora.


CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO DEPENDENCIA

CÓDIGO

NOMBRE SERIE

CÓDIGO

NOMBRE SUBSERIE

TIPOS DOCUMENTALES

presupuesto anual administración 2012 presupuesto anual el guamo 2012

Balances, soportes o facturas año 2012, licitaciones o propuestas.

GERENCIA GENERAL

100

100-01

100-05

ACTAS JUNTA DIRECTIVA

PRESUPUESTOS 100-05ANUALES 01 100-0502

100-10

REQUISICIONES

100-1001

requisiciones externas

100-1002

requisiciones internas

solicitud, de cotización solicitud, de cotización

formato calidad, formato calidad,


100-15

ORDENES COMPRA

DE 100-1501

solicitud o de requerimiento, el formato orden de compra, cotización.

órdenes compra guamo

FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA OFICINA PRODUCTORA CODIGO

100-01

Camino del norte Gerencia General

CODIGO 100 TRADICION DISPOSICIÓN RETENCIÓN SERIES Y TIPOS DOCUMENTAL FINAL PROCEDIMIENTOS DOCUMENTALES O C D.E A.G A.C C.T E M S ACTAS DE JUNTA

X

PRESUPUESTOS ANUALES -05- presupuesto anual X administración 2012 -05- presupuesto anual X proyecto el guamo 2012

X

2

5

X

X

2

8

X

X

2

8

X

1

2

100-05 100 01 100 02

100-10 REQUISICIONES 100 -10- requisiciones externas

X

X

X


01 100 02

-10-

requisiciones internas

100-15 ORDENES DE COMPRA 100 -15- órdenes de compra el X 01 guamo

X

X

1

2

X

X

1

2

X

CONVENCIONES CT E M S O C D.E

Conservación Total Eliminación Microfilmación Selección Original Copia Documento Electrónico

Firma Responsable Fecha

X


CONCLUSIONES

-

Aprendimos la importancia de conocer la implementar un buen programa de gestión documental.

-

Como futuros profesionales en Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística, estaremos en la capacidad de desarrollar un programa de gestión documental y hacer cumplir las normas establecidas para lograr avanzar en este campo dentro de las instituciones.


CIBERGRAFIA • •

• • •

Archivo General de la Nación http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=10577 Sociedad de la Información http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documen tal.pdf Historia de la gestión documental. Tomado de TBS – Telecon Business Solutions, el día 27 de Febrero 2014 http://www.tbs-telecon.es/blog/historia-gestion-documental Gestión Documental. Tomado de Wikipedia La Enciclopedia Libre, el día 27 de Febrero 2014 http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental Depuración. Tomada de Con-ciencia archivística, el día 27 de Febrero 2014 http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2011/03/ladepuracion.html Expurgo. Tomada de mundo archivístico, el día 27 de Febrero 2014 http://www.mundoarchivistico.com.ar/? menu=diccionario&id=655 Sección. Tomado de Glosario de gestión documental, el día 27 de Febrero 2014 http://es.scribd.com/doc/122247846/Glosario-GestionDocumental


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