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GESTIÓN DOCUMENTAL

MYRIAM MARLENE RUBIANO

GRUPO 3

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA: CIDBA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ 2011


GESTIÓN DOCUMENTAL

ESTUDIANTE MYRIAM MARLENE RUBIANO

TUTOR LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ PROFESIONAL EN CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVÍSTICA

GRUPO 3

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA: CIDBA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ 2011


CONTENIDO

INTRODUCCIÓN………………………………………………………… OBJETIVOS……………………………………………………………… GESTIÓN DOCUMENTAL…………….…………………………… CONCLUSIONES………………………………………………………… CIBERBIBLIOGRAFÍA…………………………………………………….


INTRODUCIร“N

El presente trabajo se ha elaborado de acuerdo a la informaciรณn recomendada para leer y con la investigaciรณn la importancia del Programa de Gestiรณn Documental y la importancia. Es indispensable conocer de su importancia y su normatividad vigente. El ciclo vital de documento y las Tablas de Retenciรณn Documental


OBJETIVOS

Al elaborar el presente trabajo se pretende: Conocer las ventajas de la programa de gesti贸n documental Identificar las fases de este programa Aprender la aplicaci贸n de Tablas de Retenci贸n documental.


GESTIÓN DOCUMENTAL Construya su propio concepto de Archivo, Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da el AGN.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

DOCUMENTO Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones este hace que se llame patrimonio documental.


Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE 1991:

Artículo 5. El Estado reconoce, sin discriminación alguna, la primacía de los derechos inalienables de la persona y ampara a la familia como institución básica de la sociedad. Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley


Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos LEY 594 DE 2000 dicta Ley General de Archivos

LEY 594 DE 2000 (julio 14) Diario Oficial No. 44.093, de 20 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, articulo 21

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EL Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

Implementar estrategias archivísticas que regulen la producción de documentos

Regular la recepción y distribución de correspondencia que llega a la empresa

Posicionar la imagen corporativa de los documentos comerciales de acuerdo a la Norma Icontec,

Utilizar la Tabla de Retención Documental como herramienta para la organización de los archivos.

Realizar las transferencias documentales necesarias de acuerdo a las Tablas de Retención Documental


Cumplir con los tiempos de retención según el ciclo vital del documento

Implementar los medios de reprografía para la recuperación de la información

Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental

Todos los trámites administrativos deben realizarse con la mayor transparencia y eficacia.

Con ayuda de la gestión documental se debe evaluar la producción irracional de documentos y desperdicio de los elementos de trabajo.

Se debe realizar el PGD, con base a la Ley 594/2000 (Ley General de Archivos) que da lineamientos generales sobre la organización de los archivos y describe la Gestión Documental como parte primordial del ciclo vital del documento, TRD y los principios de procedencia y orden original en los documentos.

Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.


Regula la producción de documentos

Controla los recursos dentro de la empresa

Verifica el manejo de los documentos desde su producción, distribución, organización y disposición final de los documentos

Coordina la aplicación de los procesos archivísticos según la normatividad vigente y lineamientos internos.

Implementa las tecnologías en el manejo documental

Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.


LEY 80/1989, Crea el Archivo General de la Nación de Colombia Esta es la Ley que crea al Archivo General de la Nación y le da funciones.

LEY 594/2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Es la Ley que da disposiciones generales sobre la organización de los archivos y la obligatoriedad de las entidades públicas y privadas que cumplan servicios públicos a cumplirlas Acuerdo 060/2001, Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas Expresa el manejo de las unidades de correspondencia en las empresas, el procedimiento que se debe tener con una comunicación desde que llega a la empresa hasta su destinatario, la radicación y control de las comunicaciones. Acuerdo 039/2002, Regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Regula la elaboración y aplicación de las TRD, su procedimiento para poder manejarlas y su importancia para las oficinas productoras.


Acuerdo 042/2002, Establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Establece la obligación de crear los archivos de gestión, determina criterios de organización de los archivos y regula el Inventario Único Documental, creado como instrumento de control para la consulta de los documentos

Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles son sus etapas.

Las TRD es el instrumento esencial para la labor archivística, Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, según el acuerdo 039/2002 aprobación de las de las mismas


1 etapa Recolección de información sobre la empresa como: organigrama, manual de procesos y procedimientos, manual de funciones y las encuestas, esta información es con el fin de reunir información que sirva para determinar oficinas productoras y sus funciones. 2 etapa Análisis de la información, creación de series y subseries, determinar tiempos de retención y disposición final de los documentos de acuerdo a la información recolectada 3 etapa Elaboración y presentación de la TRD, se prepara la presentación de la TRD con los documentos que en la primera etapa consultamos para soportar las TRD, se deben presentar en primera instancia al Comité Interno de Archivo cuando ellos le den el primer aval a las TRD se deben enviar a los Comité Evaluadores de Documentos dependiendo de la categorización de la empresa. Es decir, si es una empresa del orden Nacional deberá enviarla al Comité Evaluador de Documentos del AGN, si es una empresa del orden Departamental deberá enviarla al Comité Evaluador de Documentos del AG del departamento , o si es una empresa del orden Municipal enviarla al Comité Evaluador de Documentos del AG del Municipio para su aprobación final. 4 etapa Aplicación, después de tener aprobadas las TRD, el comité de archivo de la entidad debe realizar capacitaciones al personal sobre la implementación y manejo de las TRD, controlar su aplicación dentro del archivo. Además, se deberán hacer las transferencias necesarias y cumplir con la disposición final que la TRD aplicó, dejando Acta de los documentos a eliminar según lo anterior. 5 etapa Seguimiento y actualización, se realizará seguimiento de la aplicación de la TRD a cada una de las oficinas productoras, si se necesita algún cambio o modificación de la TRD deberá realizarse por la unidad de archivo de la empresa y aprobada por el Comité de Archivo de la misma.


CONCLUSIONES DespuĂŠs de haber elaborado el presente trabajo podemos concluir que: El PGD es importante ya que nos dice todos los procesos para verificar y llevar el control Aplicar TRD importante ya que nos da el valor de ciclo vital de documento Conocer la normatividad vigente


BIBLIOGRAFÍA Programa de gestión documental http://www.cienciadelainformacion.edu.co/course/view.php?id=692 Ley general de archivos http://www.saludpereira.gov.co/index.php/normatividad/leyes/147-ley-594-de-2000dicta-ley-general-de-archivos Acuerdo 027 http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2013

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