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Taller Excel Aplicado a Administración II Procesamiento Ágil de Información


Temario

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Integración y combinación de operadores para cálculos administrativos. Filtrado y organización de datos. Herramientas de Datos – Texto en Columnas – Quitar Duplicado – Consolidación de datos administrativos. – Elaboración de escenarios para presupuestos y proyecciones. Uso de esquemas para la presentación de informes y controles. Uso de vínculos para la integración de información.

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Integración y combinación de operadores para cálculos administrativos Conociendo más a fondo todo el trabajo que Excel puede ahorrarnos.

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Una f贸rmula es una secuencia formada por valores constantes y referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores, con la que se pueden realizar diversas operaciones. La f贸rmula se puede escribir en la Celda o en la Barra de f贸rmulas y debe Empezar siempre por el signo =.

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Operadores Un operador es un símbolo que indica que se realizará una acción especifica. Los diversos tipos de Operadores que se utilizan en Excel son: Aritméticos De Comparación De Referencia Tipo Texto

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Operadores aritméticos Ejecutan operaciones matemáticas y generan resultados numéricos: + Suma – Resta o Negativo * Multiplicación / División % Porcentaje ^ Exponenciación

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Operadores de comparaci贸n Comparan dos valores, dando como resultado un valor l贸gico: VERDADERO o FALSO.

= Igual > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto de

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OPERADORES DE COMPARACIÓN

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Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para realizar c谩lculos. Operador de Referencia

Significado

: (Dos Puntos)

Rango. Une un conjunto de celdas.

, (Coma)

Uni贸n. Combina varias referencias en una sola celda.

(Espacio)

Intersecci贸n. Genera una referencia a celdas comunes de 2 rangos.

Ejemplo B5:B15

SUMA(B5:B15,D5:D15)

B7:D7 C6:C8

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Operador de texto El signo “&”, conocido como “Y comercial”, une o concatena una o varias cadenas de texto. Ejemplo “Daniel"&“ ”&“Rivas”

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Prioridad de operadores Operador

Descripción

: , -espacio-

Operadores de referencia

Negativo (–1)

%

Porcentaje

^

Exponencial

*

/

Multiplicación y división

+

-

Suma y resta

&

Concatenación

= <> <= >= <>

Comparación

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Cuando existen operadores con la misma prioridad, se evaluarán de izquierda a derecha. Para modificar ese orden, se usan paréntesis “()”. Dentro de ellos, se mantiene la prioridad normal de los operadores.

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Ejemplo La f贸rmula multiplica 2 por 3 y, a continuaci贸n, suma 7 al resultado. =7+2*3

=13

= (7+2)*3

=27

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Filtrado y Organizaci贸n de Datos Procesando de forma 谩gil


Filtros en Excel

Facilitan la búsqueda de datos de un rango.

Muestran sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. No reorganiza los rangos, solo oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Usado para aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

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Uso del Filtro dentro de una Lista Para aplicar filtros a las listas, se selecciona el rango que cubre todos sus encabezados.


En Herramientas del Menú Datos, se selecciona la opción Filtro. En los encabezados aparecerán botones de acción que activan los filtros de cada Columna.

Al seleccionar cualquiera de los botones, aparece el siguiente menú:


Dependiendo del contenido de la columna, se despliega en el menú, filtros de texto ó número.

Las opciones de los filtros de texto que existen son:

• • • • • •

Es igual a No es igual a Comienza por Termina con Contiene No Contiene


Las opciones de filtros de número que existen son: • • • • • • • • • • •

Es igual a No es igual a Mayor que Mayor ó igual que Menor que Menor ó igual que Entre Diez mejores Superior al Promedio Inferior al Promedio Filtro personalizado


Filtros Avanzados

Se encuentra la opción en el Menú de Datos.

Se – – –

Los criterios de texto deben ir entre comillas y con un operador lógico dentro de ellas que indique el tipo de criterio: – > – < – = – <>

deben incluir Filas adicionales. Mínimo 3. Encabezados Filas Criterios Fila en blanco

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Ordenar

Permite organizar los datos de forma ordenada

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Ordenar por:

Ordenar según:

Criterio de Ordenación:

También puede usarse como criterio una Lista Personalizada.


Se selecciona la matriz, rango 贸 lista a ordenar . Al activar la herramienta, aparece el siguiente Cuadro de Di谩logo:


Manejo Efectivo de Herramientas de Datos


Texto en Columnas Separa un texto en varias columnas, ya sea delimitado 贸 con un ancho fijo.


Quitar Duplicados Elimina los duplicados de una lista de valores.


Consolidar

Integra resultados de hojas de cálculo independientes en una Hoja de Cálculo. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos para que sea más fácil actualizarlos y agregarlos. Se pueden consolidar datos para: • • • •

Sumar Promediar Conocer los Máximos / Mínimos Contar Valores


Buscar Objetivo Colocar la referencia donde est谩 la f贸rmula

Colocar el valor que debe tener la referencia donde est谩 la f贸rmula Indicar la celda que va a variar hasta encontrar el valor deseado


Escenarios Arma escenarios diversos para anรกlisis

Escenarios

Para mostrar el escenario


Esquemas para la presentaci贸n de Informaci贸n


Esquemas

Resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.

Los datos deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene información similar, y no contiene filas ni columnas en blanco.

Permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de cálculo, de forma que la información se pueda ver con más o menos detalle. Un.

Los símbolos necesarios para contraer o expandir los niveles de un esquema son el más (+) y el menos (-).

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Esquemas

Antes de crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos:

Los datos deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles. Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estén juntas. En una hoja se puede incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, hay que copiar los datos a otra hoja.

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Uso de V铆nculos para la integraci贸n de informaci贸n


Vínculos

Enlaces a sitios externos al libro de Excel.

Vínculos Hipervínculos

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Esquemas

Antes de crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos:

Los datos deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles. Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estén juntas. En una hoja se puede incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, hay que copiar los datos a otra hoja.

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Excel Administración Módulo II  

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