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Evaluación de las inversiones en tecnología de información. El evaluar las inversiones sirve para cuatro razones fundamentales dentro de una organización. 

La primera es justificar los recursos utilizados para la inversión, ¿cuánto dinero se necesita para llevarla a cabo? y ¿cuáles son los beneficios tangibles e intangibles que se van a obtener?

La segunda razón es que permite a una empresa escoger entre varios proyectos simultáneos, ¿cuál es el que dará mayores beneficios a la organización?

La tercera razón, que es la que nos interesa en específico a nosotros, se refiere a que evaluar las inversiones brinda a una organización las medidas y controles necesarios para monitorear la implementación de un proyecto.

Y por último permite a una organización generar experiencia para evaluaciones futuras.

En los últimos años se han realizado muchos estudios para comprobar que existe una relación positiva entre la tecnología de información y la productividad (a esto le llaman los especialistas la paradoja de la productividad). Las empresas deben administrar la TI como cualquier otro activo, si éste es manejado de manera eficiente va a tener un impacto positivo en las variables financieras de la empresa de lo contrario la inversión habrá sido realizada en vano. Métodos de evaluación Debemos tener cuidado en escoger el método para evaluar una inversión de estas magnitudes, que permita saber los riesgos financieros, operativos y estratégicos a los cuales se enfrenta la empresa. Siempre han existido problemas para definir cuál es el mejor método para evaluar inversiones de tecnología de información, algunos prefieren los enfoques cuantitativos y otros los cualitativos. A veces el usar un enfoque financiero lleva a olvidar los aspectos intangibles del proyecto, y no considerarlos es crítico ya que representan puntos importantes para la implementación y éxito del mismo. Si no sabemos comunicar a la gente que va a trabajar con la nueva tecnología las expectativas, metas, objetivos, servicios y beneficios de ésta podemos haber hecho los mejores análisis financieros, pero el sistema no va a ser exitoso y se puede convertir en un gasto en lugar de una inversión. Sin embargo, no cuantificar los beneficios esperados, el tiempo de implementación y los costos relacionados nos puede llevar al mismo fracaso que mencionamos anteriormente. Si encontramos un balance entre ambos enfoques podemos tener una visión general de lo que esperamos de una inversión y cuáles van a ser sus resultados o consecuencias. Existen varias técnicas y enfoques para evaluar o justificar las inversiones en tecnologías de información. Dentro de los más usados encontramos el retorno sobre la inversión (ROI) y el análisis de costo beneficio. En un estudio realizado por Barbara Farbey, Frank Land y David Targett ,se analizan las técnicas o métodos que utilizaron los administradores para justificar sus inversiones en un proyecto de TI, de dieciséis proyectos diferentes solo se encontró que nueve tuvieron una justificación formal mientras siete no. Dentro de los métodos utilizados de manera formal se


encontraron el ROI, análisis costo beneficio y reportes ad hoc donde se hacia una evaluación formal de los argumentos para llevar a cabo el proyecto. Los métodos cuantitativos mencionados anteriormente no complementan la visión operativa y estratégica de la organización, son análisis aislados que presentan bajo mediciones supuestas resultados financieros de un proyecto, pero no toman en consideración factores como el humano, aceptación de la tecnología, expectativas de servicio y otros factores importantes que influyen en el éxito de un sistema de información o tecnología. Suponen que la TI por sí sola cumple con los resultados esperados, que es ajena a muchos de los aspectos que influyen en la operación diaria de una empresa y que no se ve afectada por ellos. Es importante considerar todo el contexto para evaluar una inversión. Un proyecto pudo haber sido implementado en una empresa con éxito pero no implica que el exacto mismo proyecto si se implementa en otra organización vaya a tener los mismos resultados. Cada ambiente de trabajo tiene sus peculiaridades y distintos problemas, que pueden ser factor crítico para el éxito de una inversión en TI Los métodos cuantitativos para el propósito de nuestro proyecto no son los ideales ya que como se ha venido mencionado los sistemas ya fueron adquiridos y tenemos que sacar el mejor provecho de ellos, puede considerarse desventaja, sin embargo esto hace que nos enfoquemos en sacar lo mejor de ellos y tratar de lograr una implementación exitosa. Además, no permiten un análisis completo de todo el contexto y otros obstáculos a los cuales nos encontramos al tratar de implementar nuevas plataformas de información en una organización. Dentro de las técnicas cuantitativas se han utilizado variantes, por ejemplo una derivada del análisis de costo beneficio es la técnica de economía de información que consiste en identificar, medir o rankear el impacto económico en el desempeño de una empresa por los cambios resultantes de la introducción de un nuevo sistema. “En ausencia de una teoría y bajo la presión de justificar las inversiones en TI, se han propuesto una gran variedad de métodos y técnicas para decidir en la viabilidad y prioridad de distintos proyectos de tecnología de información.”(Mylonopoulos et al., 1995). Además de los métodos tradicionales financieros podemos encontrar algunos que se combinan. En algunos proyectos se ha utilizado el método ROM (return on management), que significa retorno sobre la administración; y consiste en medir el incremento que tuvo la productividad de la administración después de ser implementado el sistema (Strassman, 1990). El problema de este método consiste en quitar todo lo que ha agregado valor a la empresa, es decir identificar si el sistema es el que ha permitido a la organización agregar más valor; además este método se aplica al sistema después de haber sido implementado, y nosotros buscamos que nos ayude durante la implementación. Existe el método multiobjetivo y multcriterio, por sus siglas en ingles se conoce como MOMC (Land, 1976), que asume que hay mejores maneras de evaluar los proyectos de inversión en TI que la monetaria. Permite a los administradores determinar sus metas y darles un peso a cada una de éstas, reconociendo que hay distintas personas interesadas en el proyecto dentro de la organización que tienen distintas expectativas de los beneficios que va a dar como resultado el sistema . Schuman y Rohrbaugh (1991) en su artículo sobre toma de decisiones para planeación de sistemas mencionan que la inversión en TI les da como resultado alcanzar mejoras en áreas funcionales como lo es en la planeación organizacional en donde se mejoran aspectos como:


• Definición metas y prioridades organizacionales • Nos ayuda a ubicar presupuestos • Establecimiento planes estratégicos a 3 años • Rediseño de sistemas de entrega de servicio • Clarifica asignaciones a los empleados y sus prioridades • Predice efectos a largo plazo en cuanto a las opciones financieras tomadas • Determina y ubica necesidades de espacio de oficina • Selecciona sitios para ubicaciones de nuevas oficinas • Evalúa alternativas para planes de reorganización • Re-diseña la estructura organizacional • Planea los sistemas de información basados en computadoras Aunque estos beneficios no se pueden medir de forma monetaria, hacen que los administradores se encuentren más y más preocupados por utilizar sistemas de información que traigan un valor agregado a la toma de decisiones y por consiguiente a la empresa misma.

El rol de los indicadores en el diseño de un sistema de información Un SI eficaz requiere la definición, cálculo y comparación de indicadores que permitan controlar la gestión; de esta manera, se percibe al sistema no sólo como recolector y procesador de datos, sino como generador de la información necesaria para la toma de decisiones dentro de la organización. De no ser así, el producto final del sistema podría no estar estructurado de acuerdo a los requerimientos de los decisores y limitar sus proyecciones futuras. Tal como lo plantea Hernández (2001:3), los SI representan un problema para los sistemas de control de gestión, ya que la mayoría sólo emite información parcial, caracterizada por ser superficial o global de una determinada situación, sin profundizar en sus implicaciones; generalmente, los sistemas en sí no realizan análisis sobre el rendimiento de las actividades, se concentran en medir tareas y recursos por departamentos, pero resultan ineficaces para evaluar si el desempeño individual o por unidad contribuye o no al desempeño de la organización, y si éste responde a los criterios y estándares de gestión establecidos.

Gestión de activos e inventario de hardware y software Las soluciones de gestión de inventario y activos le permiten automatizar la recopilación del inventario de equipos propios o en renting, contratos de licencias de software y seguimiento de sus activos empresariales. Disponer en todo momento de información actualizada es fundamental. Sin esta información, las decisiones sobre actualizaciones, implementación de nuevas tecnologías y compras futuras no las realizarás desde una posición de total conocimiento, sino estarán basadas en información obsoleta o errónea. Así, si desconoces, por ejemplo, cuántos de tus usuarios utilizan una aplicación específica en un momento determinado, te será muy complicado ajustar eficazmente los presupuestos de software y realizar una previsión realista de las futuras inversiones.


Por tanto el coste anual de mantener una infraestructura informática crece desproporcionadamente cuando no existe un sistema de gestión de activos e inventario. Según Gartner “…las organizaciones que implementan una estrategia efectiva de gestión de activos TI consiguen ahorros de entre el 5% y el 35% de su presupuesto TI.”

Gestión de Beneficios y Costos Operativos Las 14 principales razones para gestionar los activos de TI

Reducir el Coste de Propiedad de sus equipos (TCO).

Obtener una contabilidad precisa.

Cumplir con los acuerdos de licenciamiento de software.

Estar protegido contra auditorias de fabricantes de software.

Acabar con la piratería y uso ilegal.

Mejores precios de licenciamiento al tener un mayor poder de negociación.

Cumplimiento con leyes gubernamentales (LOPD, ISO, Sarbanes Oxley, ITIL, etc).

Decisiones de compra de hardware más informadas.

Minimizar periodos de inactividad y de recuperación de desastres.

Despliegue efectivo de recursos.

Fácil gestión de renovaciones de mantenimiento y garantías.

Menores costes en soporte, mantenimiento y configuración de equipos.

Mejor planificación de los presupuestos TI.

Provisión de una nueva configuración de equipos con un “arrastrar y soltar”


Los problemas más comunes cuando no se gestiona los activos e inventarios. Gasto excesivo en software Quizás te cuesta admitir o más probable creer que estás malgastando miles de Euros en compras de software. Pero, la mayoría de las empresas, y la tuya no es una excepción, tienen mucho más software instalado del que realmente necesita o utiliza. Y una vez el software está instalado en un PC, rara vez es eliminado, aunque no se utilice. Al contrario del pensamiento mayoritario, las empresas compran licencias de software en un exceso de hasta el 60%. ¿Cómo puede suceder esto? Te debes preguntar. Pues bien, básicamente por falta de un control del uso real que hacen los empleados del software corporativo a lo largo de los años. Para evitar este gasto innecesario tienes que distinguir entre “instalación” versus “uso”. Mejores informes sobre el uso real de las aplicaciones de software te permiten obtener grandes ahorros. Considera esta situación: Un empleado te solicita la compra de una licencia completa de Adobe Acrobat, la cuál te cuesta unos 600 dólares aproximadamente. Analizas si su compra está justificada y es totalmente legítimo por el trabajo que realiza y por tanto la adquieres. Pero pasado un tiempo, la persona cambia de departamento o proyecto y esa aplicación deja de usarse. Nunca se abre o sólo se usa para leer documentos, con lo que podría substituirse por una licencia de “modo lectura”, que es gratuita. Adicionalmente al cabo de un tiempo otro empleado te vuelve a solicitar una licencia de Adobe Acrobat. La vuelves adquirir y por tanto malgastar otros 600 dólares, cuando podrías simplemente transferir aquella licencia que ahora ya no se utiliza. ¡Imagínate el impacto económico que tiene esta falta de información cuando hablamos de cientos de usuarios y aplicaciones de software en una organización! Un caso muy común es definir un PC estándar, en donde se instalan los mismos paquetes de software a todos los usuarios de la red, como por ejemplo Microsoft Profesional. Registras el número de licencias instaladas y te olvidas de ello. Cuando llega un nuevo usuario, ocurre lo mismo, se registran las nuevas licencias y ya está. Pero esta aparente simplicidad conlleva la compra excesiva de licencias. ¿Por qué pagar y seguir renovando 500 licencias de Microsoft Office Profesional cuando sólo tienes 300 usuarios que realmente necesitan este paquete y los demás 200 podrían funcionar perfectamente con el Office estándar? o ¿Por qué no utilizar esta información para negociar y conseguir mejores precios en tu paquete Microsoft Profesional? Si puedes identificar aquellas aplicaciones que no se usan o están infrautilizadas a través de un gestor de activos informáticos:

Evitarás compras de licencias en exceso.


Eliminarás renovaciones de mantenimiento innecesarias. Podrás verificar la información que te presentan los fabricantes de software en sus auditorías. Negociarás mejores condiciones de compra de licencias.

Aunque pienses que tú lo tienes más o menos todo controlado, te urjo a que cuantifiques ese más o menos. Deja de regalar dinero a SAP, Adobe, Oracle, Citrix, Microsoft u otra empresa de software. Sorpréndeles con los mejores informes del mercado sobre el uso que se hace internamente de su software. Esta información te permitirá negociar mejores condiciones de compra de licencias o renovaciones de mantenimiento.

Gasto excesivo en hardware y uso inapropiado del PC Muchos empleados piensan que los PCs de la empresa son de su propiedad, sin importarles o conocer los dolores de cabeza que te dan por el mal uso que hacen de ellos. Tus usuarios: Almacenan las fotos de la comunión o los videos de la fiesta de cumpleaños de sus hijos en su disco duro. No pueden resistirse a descargar sus series favoritas y canciones preferidas.

Conectan sus USBs a la red pudiendo transferir ficheros infectados.

Pierden el tiempo navegando libremente por Internet, ralentizando la red.

Te exponen a la descarga de software ilegal o archivos infectados. Usan el Messenger para hablar con clientes o proveedores, exponiendo información confidencial en un medio poco seguro. Desinstalan el grabador de DVD y lo utilizan en casa para uso personal.

Detienen el servicio de antivirus.

Y muchas otras cosas más.


Si puedes identificar, prevenir o controlar este tipo de acciones con facilidad, evitarás el coste de incrementar su memoria o de invertir en un nuevo equipo y podrás valorar cuando sus peticiones son razonables y justificadas. Asimismo reducirás las incidencias técnicas que resultan por problemas de rendimiento en sus PCs y sobre todo, disminuirás riesgos de seguridad interna. De hecho, la mayoría de nuestros clientes han descubierto que más de la mitad de las brechas de seguridad, ocurren dentro de su firewall corporativo, ya sea involuntariamente o de forma maliciosa. Las típicas amenazas incluyen programas hacking y spyware, pero incluso aplicaciones comunes de chat. Dejar que los usuarios descarguen cualquier software, almacenen todo tipo de ficheros sin que tu estés informado, supone un riesgo interno que puede fácilmente evitarse con una herramienta de gestión de activos. Trata en la medida de lo posible adquirir un gestor de activos e inventarios el mismo que te permitirá:

Comprobar cualquier acción que consuma cierto ancho de banda.

Realizar un escaneo para ver todos los archivos .avi o .mp3 instalados en la red.

Verificar qué usuarios activan sus USBs o insertan CD /DVDs con frecuencia. Conocer el comportamiento de tus usuarios durante el horario laboral, como por ejemplo intentos de acceso a páginas restringidas o qué aplicaciones son ejecutadas. Descubrir que un nuevo equipo se ha agregado a la red. Ser notificado de cualquier cambio crítico en el inventario de hardware, por ejemplo espacio en disco libre por debajo de X GB o cambio de CPU. Ser avisado de la parada de una aplicación crítica, como por ejemplo el antivirus.

Despilfarro en energía ¿Todos tus empleados apagan sus PCs al finalizar su jornada? Los costes en energía del departamento TI son a menudo uno de los más altos en los presupuestos y todo y así se pasan por alto. Si identificas aquellos equipos que están encendidos las 24 horas, conocerás el tiempo desperdiciado en consumo de energía fuera del horario laboral y podrás calcular con precisión el ahorro que se alcanzaría si se apagaran los PCs durante la noche. En una organización en donde se dejan 100 PCs DELL Dimension B110 encendidos las 24 horas, se incurre en el siguiente coste anual:


Nº de PCs encendidos toda la noche

100

Nº de horas (fuera del horario laboral)

12

Energía consumida por un PC por hora (vatios)

90

Despilfarro anual en energía en KW

21.600*

Coste medio de KW por hora (KWh)

$.0.11

Coste total en dólares *Cálculo realizado sobre la base de 200 días laborables / año

$. 2.376

Además controlando el consumo energético, ayudas a tu empresa a ser más ecológica al reducir las emisiones de CO2 a la atmósfera. Aunque te pueda parecer insignificante tu aportación, según un estudio de Gartner de junio de 2008: “Los PCs y monitores suponen el 39% de las emisiones de CO2 en el sector informático, lo cual equivale a un año de emisiones de aproximadamente 43,9 millones de coches.” Gartner estima que el 48% de los presupuestos TI serán destinados al pago de la factura eléctrica. Con un consumo más eficiente se estima que los ahorros pueden llegar a alcanzar un 25%. “Ser más verde ya no es para una minoría que desea hacer lo correcto”, se ha convertido en una actividad esencial para todos los directivos TI.” Mr. Simon Mingay -Vicepresidente de Investigación de Gartner

Bibliografía

http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/mems/arista_f_a/capitulo3.pdf http://www.revistasice.com/cachepdf/ICE_838_125145__540A95B4C32ABBD592C3B7C9D6A6C4A7.pdf http://eco.unne.edu.ar/contabilidad/costos/SanLuis2006/area3d.pdf http://www.kilberdiaz.com/gestion-de-activos-e-inventario-de-hardware-y-software/ http://biblioteca2.ucab.edu.ve/anexos/biblioteca/marc/texto/AAP6966_1.pdf

Gestión de tecnologias de información  

Revista enfocada a la gestión de tecnologías de la información

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